Пример приказа о создании экспертной комиссии - Приказы о назначении комиссии - Каталог образцов - Бланки и образцы документов

О создании экспертной комиссии

и проведении экспертизы ценности

В целях обеспечения качественного отбора и уничтожения документов и дел, образующихся в деятельности ОАО "Меридиан",

1. Создать экспертную комиссию в составе:

Председатель - первый заместитель генерального директора Г.Л.Нилов.

Секретарь - секретарь-референт С.И.Якубовская.

2. Зав. архивом Е.Г.Козаковой разработать и представить на утверждение генеральному директору положение об экспертной комиссии.

Срок представления - 19.03..

3. Экспертной комиссии провести экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности ОАО "Меридиан" за 2008 - гг.

Срок исполнения - 01.05..

заведующий отделом документоведения БелНИИДАД

В каждой организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством, согласование проектов номенклатур дел организации, ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение и т.д.

Заседания ЭК должны быть надлежащим образом задокументированы. Согласно п.177 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, ход заседаний и решения ЭК организации отражаются в протоколе.

В практике деятельности организаций нередко возникает вопрос относительно того, каким образом следует оформлять такой протокол, какую информацию необходимо в нем отразить. Общие требования к составлению и оформлению протоколов отражены в п. 103-110 Инструкции по делопроизводству.

Протокол составляется секретарем ЭК, который в свою очередь должен быть определен соответствующим приказом, утверждающим персональный состав ЭК. Для того, чтобы не забыть отразить в протоколе все ключевые моменты заседания, целесообразно вести стенограмму или аудиозапись заседания ЭК. Подобные записи позволят секретарю максимально точно отразить в протоколе выступления и важные замечания участников заседания.

По полноте освещения заседания протоколы могут составляться по полной, краткой или же сокращенной форме. С учетом значимости функций ЭК наиболее целесообразным представляется вести протоколы по полной форме. Это позволит более точно и полно отразить ход принятия решений.

Датой протокола заседания ЭК является дата проведения заседания.

Текст протокола ЭК делится на вводную и основную части. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов ЭК. Указывать наименования должностей членов ЭК нет необходимости, поскольку это отражено в приказе о создании ЭК. Во вводной части также указываются наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами ЭК. В частности, если на заседание ЭК приглашен представитель государственного архива, источником комплектования которого является организация, его фамилию, инициалы и должность следует отразить в протоколе. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня, в которой перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии. Наиболее характерными вопросами, которые рассматриваются ежегодно на заседаниях ЭК и, соответственно, отражаются в повестке дня, являются:

·согласование проекта номенклатуры дел организации;

· согласование описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

· согласование акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

При вынесении на рассмотрение ЭК двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала

О создании экспертной комиссии по экспертизе учебников, учебных пособий и другой учебной литературы по истории, а также культуре и традициям народов Дагестана на предмет политкорректности их содержания

На основании протокола № 09-10/2 от 2 октября года, во исполнение пункта 20 раздела 2 решения заседания Антитеррористической комиссии в Республике Дагестан

1. Создать Экспертную комиссию по экспертизе учебников, учебных пособий и другой учебной литературы по истории, а также культуре и традициям народов Дагестана на предмет политкорректности их содержания.

2. Утвердить состав Экспертной комиссии (приложение).

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Документы и дела постоянного, долговременного (10-75 лет) и кратковременного (до 10 лет) хранятся в любой организации независимо от формы ёе собственности до.

- истечении срока их хранения, после чего они выделяются к уничтожению (основной массив, уничтожаемых дел - дела кратковременного срока хранения)

- передачи дел на хранение в государственный или частный архив (дела долговременного и постоянного срока хранения)

- ликвидации организации (дела всех сроков хранения)

- Федеральным законом Об архивном деле в Российской Федерации 1 ;

- Положением о Федеральной архивной службе России 2

- Основными правилами работы архивов организаций 3.

- Постановление Правительства Российской Федерации О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти 4 ;

- Постановление Правительства Российской Федерации О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти 5

и другими нормативными документами в области архивного дела.

Статья 1 Закона Об архивном деле в Российской Федерации говорит, что закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использо-вания документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Данное положение говорит о том, что закон распространяется на все организации, независимо от их организационно-правовой формы и на частных лиц - собственников архивных документов.

Закон определяет ряд ключевых архивных понятий.

- документы Архивного фонда Российской Федерации ;

- особо ценный документ ;- уникальный документ ;

- документ по личному составу ;

- документ постоянного, длительного и временного срока хранения и другие архивные термины и понятия.

Закон разъясняет, что в Российской Федерации проводится единая государственная политика в области архивного дела (ст. 4, п. 1).

Закон разграничивает полномочия в области архивного дела между Российской Федерацией, субъектами Российской Федерации и муниципальными образованиями и устанавливает следующие виды собственности архивных документов.

- собственность субъектов Российской Федерации ;

К архивным документам, находящимся в частной собственности относятся следующие документы.

- организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее - негосударственные организации) ;

- созданные гражданами или законно приобретенные ими.

Закон указывает, что архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом купли, продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению и утрате, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами. В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности.

Государственные органы и органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, являющиеся собственниками документов, обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, а негосударственные собственники - организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения, отложившихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

В главе 4 Закона раскрывается порядок хранения и учета архивных документов. В частности в статье 17 главы 4 говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность ар-хивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также действующими перечнями документов.

В соответствии с Законом Об архивном деле в Российской Федерации документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы. Законом установлены сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение 6 .

Закон устанавливает порядок, обеспечивающий сохранность документов при реорганизации или ликвидации организаций.

- при реорганизации государственных и муниципальных организаций, органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с Росархивом или органами Росархива в субъектах Российской Федерации.

- при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

На основании Распоряжения Правительства Российской Федерации Об обеспечении сохранности документов по личному составу 7 принято решение о том, что учредители вновь создаваемых юридических лиц должны включать в свои учредительные документы положения ( статьи) об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу и о своевременной передаче их на государственное хранение при ликвидации организации.

Методическим документом, на основании которого осуществляется хранение документов в архиве организации, являются Основные правила работы архивов организаций 8 .

Негосударственные организации, являющиеся собственниками документов, сами обеспечивают хранение создаваемых и поступающих к ним документов или передают их на хранение в государственный, муниципальный или иной архив на основании договора после проведения экспертизы ценности документов.

Независимо от того, является ли организация источником комплектования и передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив или является собственником своих документов и сама организует хранение документов, в организации должна проводиться экспертиза ценности документов 9 в целях определения сроков хранения документов и их систематизации.

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая Экспертная Комиссия ( далее - ЭК). ЭК является совещательным органом при руководителе организации и организует свою работу на основании Положения о постоянно действующей Экспертной Комиссии организации, утверждаемого руководителем и создаваемого на основании Примерного положения, разработанного Росархивом Основными функциями ЭК является согласование Номенклатуры дел организации и Описей дел 10. передаваемых на хранение в архив и Актов на выделения документов к уничтожению.

Основой систематизации документов в целях их последующего хранения в организации является Номенклатура дел. Номенклатура дел закрепляет состав дел, создаваемых в организации, и сроки их хранения. Нормативными документами, на основании которых устанавливаются сроки хранения документов, являются Перечни документов со сроками хранения.

При определении сроков хранения дел, включаемых в Номенклатуру дел организации, используются Типовые перечни со сроками хранения 11 и отраслевые Перечни …. разрабатываемые Федеральными министерствами и иными органами управления и организациями для организаций, входящих в их систему.

Для определения сроков хранения используются следующие Перечни.

- Управленческой документации Перечень типовых управленческих документов 2000 г ;

- Научно-технической и производственной документации Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций 2007 г, устанавливающий сроки хранения документов научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности орга-низаций, применяемых в различных отраслях экономики.

В виду трудоёмкости и сложности ( необходимости наличия у работника. выполняющего данную работу необходимых архивоведческих знаний и навыков) и, как правило, отсутствия в штате организации специалиста- архивариуса для подготовки и передачи документов и дел на хранение в архив организации желательно привлекать к исполнению данных работ специализированные архивные компании, обладающие необходимой квалификацией и опытом работы.

Федеральный закон от 22 Октября 2004 г. № 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации. Постановление Правительства Российской Федерации от 17 Июня 2004 г. № 290 О Федеральном архивном агентстве. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива 06 Февраля 2002 г. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 Января 2005 г. № 30 О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти ;Постановление Правительства Российской Федерации от 28 Июля 2005 г. № 452 О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. Статья 22 Федерального закона Об архивном деле в Российской Федерации устанавливает следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение.

Для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Феде рации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в со став Архивного фонда Российской Федерации документов государственных вне бюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет ;

б) Документов по личному составу, записей нотариальных действий, нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет ;

в) Проектной документации по капитальному строительству - 20 лет ;

г) Технологической и конструкторской документации - 20 лет ;

д.) Патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет ;

е) Научной документации - 15 лет ;ж) Кино и фотодокументов - 5 лет ;

з) Видео и фонодокументов - 3 года. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21 Марта 1993 г. № 358-Р

Об обеспечении сохранности документов по личному составу .

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06 Февраля 2002 г.) Росархив, ВНИИДАД. М. 2003. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев (ГОСТ Р. 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. Приказом Росархива от 19 Января 1995 г. № 2). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Росархивом 06 Октября 2000 г. (см. изм. от 27.10.2003);- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31 Июля 2007 года № 1182).

Об утверждении Примерной номенклатуры дел профессионально-технических учебных заведений и Типового положения о постоянно действующей экспертной комисс

Документ по состоянию на август 2014 г.

В целях совершенствования делопроизводства в учебных заведениях профтехобразования приказываю:

1. Утвердить Примерную номенклатуру дел профессионально-технических учебных заведений и Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведений, разработанные ВНИИпрофтехобразования и согласованные с Главным архивным управлением при Совете Министров СССР (прилагаются).

2. Профессионально-техническим учебным заведениям в работе по делопроизводству руководствоваться утвержденными настоящим Приказом Примерной номенклатурой дел профессионально-технических учебных заведений и Типовым положением о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведений.

3. Государственным комитетам профтехобразования союзных республик установить постоянный контроль за ведением делопроизводства в подведомственных учебных заведениях в соответствии с настоящим Приказом.

4. Данный Приказ подлежит включению в Перечень действующих нормативных актов Госпрофобра СССР.

Заместитель Председателя
Государственного комитета
А.Н.ОСИПОВ

Утверждена
Приказом
Государственного комитета СССР
по профессионально-техническому
образованию
от 27 мая 1981 г. N 80

Согласовано
с Главным архивным управлением
при Совете Министров СССР
14 апреля 1981 года

Примерная номенклатура дел профессионально-технических учебных заведений, методические указания по ее применению и Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведений разработаны лабораторией научных основ управления ВНИИпрофтехобразования на основе исследования вопросов документационного обеспечения управления учебными заведениями профессионально-технического образования, обобщения опыта организации делопроизводства в них. При их разработке использованы действующие нормативные документы Госпрофобра СССР, Единая государственная система делопроизводства, ГОСТы 6.38-72 и 6.39-72, Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, утвержденный Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 03.12.67, а также опыт ведения делопроизводства в профессионально-технических учебных заведениях.

Указанные разработки предназначены для руководящих работников профтехучилищ, аппарата местных управлений профтехобразования и государственных комитетов профтехобразования республик.

Делопроизводство является особой отраслью управленческой деятельности, включающей в себя процесс подготовки документов и организацию работы с ними. Письменная документация профтехучилища представляет собой одну из форм реализации управленческих решений, отражения процесса управления учебно-воспитательной работой с учащимися. Следовательно, улучшение работы с документами может быть отнесено к одному из важнейших условий эффективного управления учебным заведением.

Изучение документооборота в профтехучилищах лабораторией научных основ управления ВНИИпрофтехобразования показало, что наличие большого количества входящих документов от вышестоящих органов профтехобразования, местных партийных, советских органов и базового предприятия требует много времени у руководителей училищ на их изучение и принятие решений. Нерациональные затраты времени связаны с отсутствием четкой системы в организации работы с документами. Поэтому в училищах необходимы систематизация документов по содержанию и степени важности, распределение их по сферам деятельности руководителей училищ, регламентация правил, приемов и процессов создания документов, порядка работы с ними, хранения и уничтожения.

Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наиболее типичных дел, заводимых в делопроизводстве профессионально-технических учебных заведений. В ней предусмотрен порядок группировки документов по их содержанию и важности в дела с указанием сроков их хранения.

Примерная номенклатура дел разработана в целях унификации группировки документов в учебных заведениях профтехобразования.

В основу построения данной номенклатуры положены принципы:

- единства в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов;

- применения индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;

- стабильности индексов дел;

- сохранения за номенклатурой дел функции учета документов.

Примерная номенклатура дел профессионально-технических учебных заведений разработана применительно к наиболее распространенному и перспективному типу учебного заведения - среднему профтехучилищу.

Структура Примерной номенклатуры дел содержит перечни дел по основным направлениям деятельности профтехучилищ, за которые отвечают определенные должностные лица. Таких структурных разделов в примерной номенклатуре дел 11. Каждому разделу присвоены двухзначные цифровые индексы от 01 до 11.

ЭК - экспертная комиссия (постоянно действующая по отбору на хранение и уничтожение документов училища);

ЭПК - экспертно-проверочная комиссия архивного органа;

НОТ - научная организация труда;

ВДСО - Всероссийское добровольное спортивное общество;

ДСП - для служебного пользования;

МК - местный комитет;

ГТО - "Готов к труду и обороне";

ОФП - общая физическая подготовка.

Примерная номенклатура носит рекомендательный характер и может служить методическим пособием для разработки индивидуальной номенклатуры с отражением в ней специфики формирования дел конкретного профтехучилища.

При разработке Примерной номенклатуры дел особое внимание уделено определению сроков хранения.

При определении сроков хранения дел за основу был принят "Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов" (М. ГАУ при СМ СССР, 1977).

Сроки хранения подавляющего большинства дел Примерной номенклатуры дел профессионально-технических учебных заведений определены согласно графе 4 Перечня типовых документальных материалов. Сроки хранения некоторых дел, не указанных в данном Перечне, определены исходя из научно-практической ценности документов.

Исчисление сроков хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом окончания дел, законченных делопроизводством. Например, для дел, законченных делопроизводством в 1980 г. исчисление срока хранения начинается с 1 января 1981 г.

Продолжительность хранения документов по личному составу равна разности предельного срока хранения 75 лет и возраста (в.) данного лица к моменту окончания дела ("75 л.-в.").

Руководящие и инструктивные документы хранятся до замены новыми.

Невостребованные трудовые книжки работников училища и подлинные личные документы хранятся до востребования, но не менее 50 лет после ухода работников с работы.

Дела, для которых вместе со сроками хранения проставлена отметка ЭК, тщательно просматриваются экспертной комиссией по истечении установленного срока хранения. При этом экспертная комиссия должна продлить сроки хранения документов, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Документы, не подлежащие дальнейшему хранению, включаются в акт на уничтожение и уничтожаются после утверждения этого акта. Личные дела работников училища просматриваются экспертной комиссией и отбираются на постоянное хранение по согласованию с архивным органом.

При установлении сроков хранения дел в индивидуальных номенклатурах училищ отметка ЭК переносится из Примерной номенклатуры. Снятие этой отметки запрещается.

Если профтехучилищу предписано местным архивным органом сдавать документы в государственный архив, оно обязано:

а) согласовать индивидуальную номенклатуру дел с этим архивом;

б) в индивидуальной номенклатуре дел училища срок хранения установить "постоянно" для тех дел, которые будут соответствовать номерам дел Примерной номенклатуры под индексами: 01-04, 01-05, 01-09, 01-10, 01-11, 01-12, 01-14, 01-27, 01-32; 02-03, 02-05, 02-09, 02-10, 02-11, 02-16; 03-01, 03-07, 03-08, 03-10; 04-01, 04-10; 05-01, 05-10; 06-10, 06-11; 07-06, 07-10; 08-04; 09-03, 09-05, 09-06; 11-02, 11-03, 11-04, 11-07, 11-08;

в) при необходимости изменение сроков хранения дел согласовать с данным архивом.

Профтехучилища, не сдающие дела в государственный архив, согласовывают свои индивидуальные номенклатуры дел, а также необходимые изменения сроков хранения дел с канцелярией местного управления профтехобразования.

При разработке индивидуальной номенклатуры дел каждого профтехучилища с использованием Примерной номенклатуры необходимо соблюдать, кроме перечисленных выше, следующие положения:

1. Индивидуальная номенклатура дел учебного заведения профтехобразования оформляется в соответствии с основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (М. ГАУ при СМ СССР, 1974), Методическими рекомендациями по практическому ее применению (М. ГАУ при СМ СССР, 1974), ГОСТами 6.38-72 и 6.39-72, Методическими указаниями по их внедрению (М. Госкомитет стандартов СМ СССР, 1973) и данной Примерной номенклатурой дел профессионально-технических учебных заведений.

2. Форма индивидуальной номенклатуры предусматривается в соответствии с приложением 16 Единой государственной системы делопроизводства.

3. Составление индивидуальной номенклатуры осуществляется по разделам, отражающим основные направления деятельности училища.

4. В индивидуальную номенклатуру дел училища не следует переносить из Примерной номенклатуры названия тех дел, которые в данном училище не ведутся, и можно вносить при необходимости дополнительные дела, не указанные в Примерной номенклатуре.

5. Каждому делу номенклатуры училища присваивается постоянный цифровой индекс, состоящий из двухзначного номерного обозначения раздела номенклатуры и - через дефис - двухзначного порядкового номера дела. Например, раздел "Производственное обучение" обозначен цифровым индексом 05. Следовательно, его первому делу присваивается индекс "05-01", а десятому - "05-10".

6. Установленные в Примерной номенклатуре сроки хранения дел являются обязательными для всех профессионально-технических учебных заведений и проставляются без изменения в индивидуальные номенклатуры дел профтехучилищ при их составлении.

7. При формировании дел училища не рекомендуется, для сокращения их количества, группировать различные по содержанию документы в одно дело, так как они, как правило, имеют разные сроки хранения. Но однохарактерные документы с одинаковыми сроками хранения могут быть объединены в одно дело в целях его лучшего наполнения.

Документы внутри дел располагаются в хронологическом порядке.

8. В конце каждого раздела индивидуальной номенклатуры дел училища указываются 2 - 3 свободных номера для заведения ранее не предусмотренных дел.

9. Составленная номенклатура дел подписывается лицом, ответственным за делопроизводство, и председателем экспертной комиссии профтехучилища; затем она согласовывается с ЭПК архивного органа или канцелярией местного управления профтехобразования и утверждается директором училища.

10. Утвержденная номенклатура дел училища действует в течение ряда лет. Она пересоставляется и переутверждается только после коренного изменения функций и структуры учебного заведения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел училища в конце каждого года уточняется. После внесения в нее текущих изменений она ежегодно перепечатывается и вводится в действие с 1 января следующего года.

11. В конце каждого календарного года в номенклатуру дел училища вносится итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, об их численности в соответствии со сроками хранения: постоянным, долговременным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет).

При оформлении индивидуальной номенклатуры дел в графе 3 проставляется количество томов, заведенных в течение года по каждому наименованию дел. Если дело, предусмотренное номенклатурой, не заведено, в графе 4 пишется "Дело не заведено". В графе "Примечания" отмечается, какие дела переходят на следующий год.

12. Экземпляры номенклатуры дел училища за каждый год хранятся в специальном деле первого раздела номенклатуры.

13. Законченные делопроизводством дела в течение 1 - 2 лет хранятся как справочный материал, а затем просматриваются постоянно действующей экспертной комиссией училища и передаются на хранение в архив учебного заведения или в государственный архив либо на уничтожение, о чем делается отметка в номенклатуре дел.

Утверждено
Приказом Госпрофобра СССР
от 27 мая 1981 г. N 80

<*> В дальнейшем именуется "училище".

1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и отбору их на архивное хранение и к уничтожению в каждом училище создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

1.2. Экспертная комиссия назначается приказом директора училища в составе 3 - 5 человек. Председателем ее назначается один из заместителей директора училища или заведующий учебной частью по общеобразовательным дисциплинам. В состав комиссии включаются: старший мастер, старший библиотекарь, секретарь-машинистка и секретарь учебной части (диспетчер), а в училищах, сдающих документы на хранение в государственный архив, - также представитель местного государственного архива.

Обязанности секретаря экспертной комиссии возлагаются на работника, ответственного за работу архива училища.

1.3. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР (М. ГАУ при СМ СССР, 1966), Положением о Государственном архивном фонде СССР, основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, приказами и инструкциями Государственного комитета СССР и государственного комитета союзной республики по профтехобразованию, а также местного управления профтехобразования, указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, соответствующих республиканских и местных архивных учреждений, типовыми и ведомственными перечнями документальных материалов с указанием сроков их хранения и настоящим Положением.

1.4. Экспертная комиссия училища является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их директором училища или после одобрения экспертно-проверочной комиссией местного архивного учреждения.

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

2.1. Ежегодно организует совместно с делопроизводственной службой и архивом отбор документов на хранение и к уничтожению. При этом основное внимание экспертная комиссия уделяет отбору документов постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет).

2.2. Рассматривает графики передачи документов на хранение в архив училища и в государственный архив (по согласованию с ними) и представляет их на утверждение директору училища.

2.3. Рассматривает описи дел на документы постоянного хранения и по личному составу, находящиеся в архиве училища и подлежащие передаче в государственный архив, и представляет их на утверждение экспертно-проверочной комиссии местного архивного учреждения.

2.4. Рассматривает акты о выделении к уничтожению документов училища, не подлежащих дальнейшему хранению.

2.5. Рассматривает предложения об изменении установленных сроков хранения отдельных категорий документов и представляет их на утверждение в архивное учреждение.

2.6. Участвует в подготовке проектов номенклатур дел подразделений и сводной номенклатуры дел училища, инструкций по организации делопроизводства и архива училища и рассматривает их.

2.7. Проводит инструктажи и консультации работников училища по методике отбора документов на хранение и к уничтожению.

3.1. Экспертная комиссия училища работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией местного архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

3.2. Экспертная комиссия работает по плану, утвержденному директором училища, и отчитывается перед ним о своей работе.

3.3. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.

3.4. Заседания экспертной комиссии протоколируются; протокол подписывается председателем и секретарем комиссии, утверждается директором училища.

3.5. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну спорный вопрос разрешается директором училища или выносится на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Особое мнение членов комиссии отражается в протоколе.

Обязательному утверждению местным архивным учреждением подлежат: решения экспертной комиссии об одобрении описей дел постоянного хранения и по личному составу; предложения об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов, Примерной номенклатурой дел; предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и Примерной номенклатурой дел.

3.6. Ведение делопроизводства экспертной комиссии и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.

3.7. Экспертная комиссия систематически информирует директора училища о своей деятельности.

Экспертной комиссии предоставляется право:

4.1. В соответствии с установленными требованиями давать указания работникам училища по вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, их технической обработки и передачи дел в архив училища.

4.2. Требовать от руководителей подразделений розыска недостающих дел, подлежащих передаче в государственный архив, и представления письменного объяснения в случае их отсутствия.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях информации работников делопроизводства о состоянии учета и сохранности дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.

4.4. Запрашивать от работников училища сведения, необходимые для определения ценности разработанных ими документов.

4.5. Приглашать на заседания экспертной комиссии для консультаций квалифицированных специалистов органов профтехобразования и работников местного архивного учреждения.

4.6. Принимать участие в организации и проведении общественных смотров и проверок состояния делопроизводства и архива училища.

Настоящее Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведений составлено лабораторией научных основ управления ВНИИпрофтехобразования на основе Типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, утвержденного Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 18 мая 1977 г. N 97.