Руководства, Инструкции, Бланки

правила хранения бланков строгой отчетности img-1

правила хранения бланков строгой отчетности

Рейтинг: 4.5/5.0 (1839 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Хранение бланков строгой отчетности организациями

Рейтинг топ блогов рунета

Yablor.ru - рейтинг блогов рунета, автоматически упорядоченных по количеству посетителей, ссылок и комментариев.

Фототоп - альтернативное представление топа постов, ранжированных по количеству изображений. Видеотоп содержит все видеоролики, найденные в актуальных на данных момент записях блогеров. Топ недели и топ месяца представляют собой рейтинг наиболее популярных постов блогосферы за указанный период.

В разделе рейтинг находится статистика по всем блогерам и сообществам, попадавшим в основной топ. Рейтинг блогеров считается исходя из количества постов, вышедших в топ, времени нахождения поста в топе и занимаемой им позиции.

Реклама

Предложения о рекламе

Хранение бланков строгой отчетности организациями

Вся документация, подпадающая под понятие «строгая отчетность», обеспечивается обязательными для исполнения требованиями, закрепленными на законодательном уровне. Такие документы контролируются госструктурами (проверки налоговых органов и т.п.) соответственно это обязывает руководителя организации (ИП) обеспечить работу с БСО таким образом, чтобы проверки не влекли негативных последствий.

Одним из первых этапов обеспечения работы с БСО для руководителя (ИП), является назначение ответственного лица за работу с бланками. Для таких целей издается соответствующий приказ с возложением обязанностей по приему, учету, выдаче и хранению БСО. Каждый бланк документа имеет свой индивидуальный номер и серию, порядок работы с ним установлен законом, это возлагает на назначенное руководством лицо ответственность по обеспечению надлежащего учета и сохранности каждого бланка в отдельности и всего процесса работы с такими документами в целом. Следствие всего этого договор о материальной ответственности с избранным руководством лицом.

На законодательном уровне закреплена обязанность руководителя организации (ИП) создать надлежащие условия для работы с бланками ответственному за них лицу, в том числе имеют значение и условия, позволяющие обеспечить сохранность БСО.

Хранение бланков строгой отчетности обеспечивается наличием сейфа (металлического шкафа, специально оборудованного помещения).

В своей работе, ответственное за бланки лицо, обязано предпринять все необходимые меры и сделать невозможным контакт с БСО, лиц, не имеющих отношения к работе с ними. По окончании рабочего дня, место, где хранятся бланки, ответственным лицом опечатывается (опломбируется).

Использованные в работе БСО обязательно дублируются или имеют отрывную часть. Хранятся они в систематизированном виде. Для обеспечения сохранности БСО подлежат упаковке в мешки и опечатываются.

Следует уделить внимание срокам хранения БСО. Законодательством строгих рамок по хранению бланков не установлено, однако имеется указание, что копии использованных бланков и корешков, подлежат хранению не менее пяти лет и уничтожаются при условии истечения месячного с рока со дня проведения инвентаризации. Сроки хранения некомплектных, испорченных бланков документов не предусмотрены, поэтому сроки их хранения зависят от распоряжения руководителя организации (ИП).

По истечению сроков, установленных для хранения БСО, они подлежат уничтожению.

Факт СМЕРТИ человека далеко не всегда говорит о том, что он ЖИЛ. ----------------- В русском языке существует немало слов, неправильное произношение которых не только укоренилоь в народе, но и было вполне официально закреплено(в.

Петербург - большой русский столичный город. На улицах слишком много машин, красивых женщин и бесцельно фланирующих мужчин. Архитектура великолепно. Ужинал в ресторане дворца Строгановых. Бефстроганов совсем не то, что все знают. Косуля была замечательна. Если и есть столицы Европы, то их.

К 75-летию Большого террора (в 2012 году «юбилей» тридцать седьмого) «Новая газета» представляет специальный проект: с августа по сентябрь во всех киосках Москвы вместе с газетой будут будут продаваться (недорого) книги из серии «Вещественные.

Раньше я был уверен, что самый велосипедный город Европы - это Амстердам. Возможно, потому что я не такой поклонник велосипеда, как мой кудрявый сосед по топу ЖЖ. Однако после нашей последней совместной поездки в Копенгаген, я изменил свое мнение. Столица Дании - это настоящий рай для в.

да. они меня за***ли. эти ленты повсюду: на сумках, на машинах, на вывесках, на всех.

Вы авторизовались на сайте

Другие статьи

Учёт бланков строгой отчётности - Студопедия

Учёт бланков строгой отчётности

Порядок утверждения формы бланков строгой отчётности (БСО), приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливает Правительство РФ (п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ), которое Постановлением № 171 утвердило Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (далее - Положение).

Перечень документов, которые предприятие считает бланками строгой отчётности, порядок их хранения, выдачи, инвентаризации устанавливается руководителем предприятия и оформляется приказом.

В общем случае к бланкам строгой отчетности относятся: квитанционные книжки, по которым конкретными исполнителями могут быть получены денежные средства в оплату за услуги и работы, бланки удостоверений, дипломов, свидетельств, использование которых предоставляет определенные права или льготы, а также талоны, абонементы, билеты и прочие документы, являющиеся средством платежа; к бланкам строгой отчётности могут быть отнесены бланки векселей, незаполненные трудовые книжки, путёвки, приобретаемые за счёт предприятия или фонда социального страхования до выдачи их работнику и многое другое.

Особое место среди ценностей, учитываемых на счете 006, занимают банковские (лимитированные и не лимитированные) чековые книжки, дающие право на снятие со счета денежных средств, а также получившие в последние годы широкое распространение дисконтные карты.

На предприятии должен быть организован забалансовый учет бланков строгой отчетности и таким образом, чтобы исключить использование неучтенных бланков, а также возможный подлог и подделку документов, по которым, в частности, принимаются денежные средства от населения.

С этой целью выдача пронумерованных бланков производится с указанием начального и конечного номера документа, под роспись ответственного лица. Все полученные бланки должны быть использованы, а испорченные или неиспользованные бланки сдаются обратно в бухгалтерию для хранения и уничтожения в сроки, установленные приказом руководителя.

Счет 006 «Бланки строгой отчетности» является самым распространенным из всех забалансовых счетов. Весь учет на предприятии по счету 006 ведется в условной оценке, чаше всего — поштучно по каждому виду бланков строгой отчетности.

Поступление на предприятие указанных бланков отражается по дебету счёта 006. Пронумерованные, сброшюрованные бланки выдаются для использования конкретным материально ответственным лицам и отражаются по кредиту 006, в разрезе конкретных исполнителей. Здесь для целей учёта вполне применима двойная запись: бланки, выданные (списанные) бухгалтерией предприятия с учёта в месте хранения должны найти своё отражение в том же количестве у материально ответственных лиц (исполнителей), получивших их под отчёт.

Получении отчётов от ответственных лиц в случае использования (погашения) бланков строгой отчетности, то есть с приложением корешков квитанций, расписок о полученных дипломах и т п. или возврате — в случае порчи, невыдаче отражается также двойной записью: по дебету 006 при постановке на учет в централизованной бухгалтерии и, одновременно, кредиту 006 при списании бланков строгой отчётности с учёта у конкретного исполнителя.

По окончании сроков хранения бланков строгой отчетности они уничтожаются по акту комиссии и окончательно списываются с забалансового счета 006.

Аналитический учёт по счёту 006 должен быть организован по каждому виду бланков и местам их хранения.

Итоговые проводки по счету 006 имеют вид:

Дебет 26, 44 и др. Кредит 76 - списываются затраты по покупке (изготовлению) бланков (как правило, в составе общехозяйственных расходов);

Дебет 006 — на величину (количество) поступивших бланков строгой отчетности;

Кредит 006 — на величину (количество) бланков строгой отчетности списываемых с учёта в связи с их уничтожением.

Учет талонов на нефтепродукты ведется на счете 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо».

Документы, оформленные на бланках строгой отчетности, являются первичными учетными документами (за исключением билетов для проезда в наземном пассажирском транспорте общего пользования). Следовательно, за нарушение порядка и сроков их хранения предприниматель и организация могут быть оштрафованы на сумму от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП). Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов (в том числе БСО) квалифицируется как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, за которое организацию (предпринимателя) могут привлечь к административной ответственности.

Что такое БСО в бухгалтерии, каковы правила их хранения и выдачи?

Что такое БСО в бухгалтерии, каковы правила их хранения и выдачи?

Согласно действующему законодательству, все субъекты предпринимательской деятельности при осуществлении расчетов наличными денежными средствами обязаны использовать контрольно-кассовую технику. Однако, законодательство позволяет индивидуальным предпринимателям обходиться без неё, в таком случае используются бланки строгой отчетности.

В связи с тем, что бланки строгой отчетности подлежат учету, организация их хранения требует самого пристального внимания со стороны предпринимателя. В частности, законодательство предусматривает, что хранение БСО должно исключать возможность их получения неуполномоченными лицами. Для этого все документы должны храниться в сейфе или специальном помещении, которые ежедневно опечатываются.

Выдача всех бланков строгой отчетности сопровождается оформлением специальных документов. Но, прежде чем бланки будут получены должностными лицами, должна осуществиться их приемка ответственным лицом. Прием бланков из типографии также осуществляется комиссией, данный факт подтверждает акт приемки.

автор вопроса выбрал этот ответ лучшим

Скачать образец бесплатно

Скачать образец бесплатно. Приказ о назначении ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности

29 Сентября 2016

В период простоя работнику в общем порядке выплачивают заработную плату, а не компенсационные выплаты. Оплату простоя облагают страховыми взносами в ПФР, ФФОМС, ФСС России и взносами на "травматизм". Если время простоя оплачивается, то указанный период засчитывают в страховой стаж сотрудника.

Хотя аптечное учреждение занимается довольно узким и специфическим видом деятельности и, как правило, не ведет деятельности за рамками своего профиля, если оно находится на общем режиме налогообложения, ему необходимо позаботиться о соблюдении раздельного учета различных видов реализуемой продукции, чтобы не допустить ошибок при исчислении НДС.

С 1 января 2017 года вступит в силу недавно принятый Федеральный закон № 238‑ФЗ «О независимой оценке квалификации» (далее – Закон № 238‑ФЗ), устанавливающий порядок прохождения такой оценки работниками. Одна из целей введения этой процедуры – создание для работника возможности подтвердить свою квалификацию не у своего работодателя или образовательном учреждении, а в других, независимых, специально созданных для этого организациях. Предполагается, что такая оценка будет удобна не только для работников, но и для работодателей. Правда, убедиться в этом мы сможем еще не скоро. А пока попробуем разобраться, что на сегодняшний момент установил законодатель по поводу независимой оценки квалификации работника.

28 Сентября 2016

Если налоговые платежи перечисляются в бюджет с опозданием (то есть с нарушением установленных сроков), то помимо самих налогов необходимо дополнительно уплатить еще и пени. Расчет пеней является, пожалуй, одной из самых рутинных задач, которую приходится решать бухгалтеру. Впрочем, для ее успешного выполнения ему нужно учесть ряд нюансов.

Торговое предприятие (применяющее УСНО) планирует принять участие в региональной выставке-ярмарке «Школьный базар». Должно ли оно оборудовать торговое место ККТ либо торговлю можно осуществлять без применения кассового аппарата (выдавать покупателям по их требованию квитанции)?

Семинары

Особенности изготовления и хранения бланков строгой отчётности

Особенности изготовления и хранения бланков строгой отчётности

Сегодня предприниматели и лица, имеющие юридический статус, предпочитают использовать бланки строго отчетности (БСО) вместо привычных чеков. Ведь в таком случае отпадает надобность использования (обслуживания, регистрирования) кассовых аппаратов.

Особенности изготовления БСО.

Раньше печать бсо разрешалась только в типографиях. Как правило, это занимало некоторое время. Но с поправками, внесёнными в Постановление «Порядок производства бланков строгой отчётности», предприниматели получили возможность создавать такой вид отчётной документации самостоятельно. Единственное условие заключается в обязательном применении во время изготовления автоматизированных систем создания БСО. Стоит уточнить, что в поправке не даётся точное определение автоматизированным системам, но с получением определённой практики сформировались некоторые правила, прописывающие требования, которые должно удовлетворять используемое программное обеспечение при печати.

  1. ПО должно иметь технологию авторизации, защищающей от несанкционированного пользования БСО;
  2. ПО должно сохранять ход проведения всех операций и сохранять их в течение последующих 5 лет;
  3. программа должна обладать способностью установки номера, создаваемому документу. Идентификатор должен быть уникальным (в обязательном порядке);
  4. программа должна обладать функцией, позволяющей быстро предоставлять всю необходимую информацию по производству бланков строгой отчётности в налоговый орган.

Следует понимать, что юридическое лицо (или ИП) во время самостоятельного производства БСО берёт на себя ответственность за соблюдение указанных выше правил. Важно знать, что для печати БСО не подходят такие программные обеспечения, как OpenOffice.

Если предприниматель не обладает возможность самостоятельной печати (в рамках закона), то он может заказать бланки у сторонних организаций, специализирующихся на изготовлении подобной документации.

Правила хранения и утилизация БСО.

Каждый предприниматель несёт личную ответственность за хранение (предоставление по требованию, утилизацию) бланков. Их необходимо хранить либо в сейфе, либо в помещении, которое опечатывается. Нельзя чтобы к бланкам был открыт свободный доступ. Хранение неиспользованных бланков не определяется по срокам. Утилизировать разрешается корешки от бланков по истечении времени, после оформления документа в 5-ть лет.

Также почитайте:
  • Отбор по шаблону в 1С 7.7
  • Советы по выбору клинкерной плитки
  • Выбор телевизора. Что при этом следует учесть?
  • Почему ESET NOD32 Антивирус?
  • Купить наушники для профессионала — сложно, но возможно

Хранение БСО

Хранение БСО

21 марта 2016 | Рубрика: БСО

Согласно действующему законодательству, все компании, принимающие наличные деньги от физических лиц, обязаны устанавливать ККМ. Фирмы, работающие в отдельных отраслях, могут заменить кассовые чеки на бланки строгой отчетности. Эти документы могут выглядеть по-разному: абонементы, путевки, проездные билеты и т.д. Суть остается одной: они должны содержать все необходимые реквизиты, а хранение БСО и их документальное отражение должны производиться в строгом соответствии с положениями нормативно-правовых актов.

Документальное отражение наличия БСО

Нормы сохранения бланков строгой отчетности прописаны в соответствующих положениях Правительства РФ. Они гласят, что организация обязана вести журналы учета БСО, где фиксируется их количество. Образец оформления таких документов не установлен законодательно, поэтому юридическое лицо вправе выбирать тот формат, который будет ему удобен. Журнал должен отвечать трем основным характеристикам:

  • наличие номеров страниц;
  • прошивка листов;
  • наличие подписи директора и оттиска печати юридического лица.

Заводя журнал, организация выпускает акт касательно правил его заполнения. В этом документе прописывается ФИО работника, ответственного за использование и сохранность БСО.

Отражение БСО в бухгалтерии предприятия

Законодательство не предусматривает единых правил бухгалтерского учета бланков, но правила их поступления в организацию и хранения изложены полно и четко.

БСО поступают в фирму вместе с сопроводительным документом (товарная накладная), в котором указано их количество, вид, серия, номер и другие детали. Прием производится комиссией, которая пересчитывает документы и сверяет их номера. Если ошибок не найдено, составляется акт о приеме в свободной форме. Он подписывается руководителем предприятия и служит основанием для принятия БСО к учету.

Существует два вида актов о приеме: временный (ответственные лица получают БСО на четко прописанный срок) и количественный (сотрудникам компании передается бессрочно определенное количество бланков). Акт обязательно содержит информацию о числе поступивших из типографии бумаг, их сериях и номерах.

В плане счетов существует отдельная группа для отражения бланков строгой отчетности. Расходы, связанные с их печатью, вычитаются из налоговой базы по налогу на прибыль. С периодичностью, установленной законодательно (чаще всего раз в месяц), проводится инвентаризация документации.

Порядок хранения документов строгой отчетности

БСО хранятся в металлических шкафах или сейфах. Для этих целей может быть использована касса, потому что она оборудована специальным образом для размещения ценностей. Если документы были напечатаны в большом количестве, их размещают в отдельные комнаты (кабинеты), в которых созданы условия, исключающие вероятность порчи или хищения.

По окончании рабочего дня сейф, в котором находятся БСО, опечатывается. Руководитель компании заключает договор с одним сотрудником, который работает с документами строгой отчетности и обеспечивает их сохранность. С этим должностным лицом подписывается договор о полной материальной ответственности.

Срок хранения БСО

Законодательство не ограничивает время, в течение которого действительны БСО. Можно сказать, что «срок годности» документов устанавливает сам предприниматель.

Компания, применяющая БСО, обязана хранить корешки и копии использованных бланков в течение пяти лет. По окончании этого срока она имеет право уничтожить архив. Для этого нужно выбрать день, когда с даты последней инвентаризации пройдет не менее одного месяца.

Инвентаризация БСО

Организация несет обязанность осуществлять инвентаризации бланков с периодичностью, установленной законом. В ходе проверки пересчитывается количество документов, выявляются те их них, срок хранения которых истекает. Проведение ревизии – зона ответственности инвентаризационной группы, которая выбирается руководителем предприятия из числа сотрудников.

Пересчет документов должен производиться в присутствии лица, ответственного за их хранение. По результатам проверки составляется инвентаризационная опись в двух экземплярах.

Если ревизия выявила недостачу, нужно выявить ее причины. Для начала определяется степень вины ответственного лица. Если вина была установлена, к этому сотруднику могут быть применены меры дисциплинарного взыскания.

Если недостачи в организации – частое явление, рекомендуется обратиться за помощью в правоохранительные органы.

Списание БСО

Когда срок хранения БСО, определенный предпринимателем, истекает, их нужно списать. Закон устанавливает, что предприниматель обязан сохранять не только использованные, но и испорченные документы (с ошибками в дате или в реквизитах) в течение пяти лет. По истечении этого периода от них можно избавиться.

Для списания утерянных бланков существует особый порядок. Их недостача проявляется в ходе ежемесячных ревизий. Изменение количества документов фиксируется в журнале учета БСО.

Лицо, отвечающее за работу с этими бумагами, несет дисциплинарное наказание, если устанавливается его вина. Если потеря БСО сопровождалась кражей другого имущества организации или иными действиями противоправного характера, имеет смысл обратиться в органы внутренних дел.

Печать и хранение бланков строгой отчетности для ИП

Печать и хранение бланков строгой отчетности для ИП
  • Какие существуют виды бланков строгой отчетности?
  • Как осуществлять учет бланков?
  • Ответственность за невыдачу документа при совершении сделки

Печать бланков строгой отчетности для ИП является альтернативой кассовым чекам. Они необходимы, когда ИП по законодательным нормам не может использовать в своей деятельности кассу. Еще совсем недавно предприниматель мог применять бланки строгой отчетности только для осуществления мероприятий, утвержденных на уровне закона. На сегодняшний день лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, получили право на ведение БСО. Единственное условие, которое должно неукоснительно выполняться, — это печать БСО для ИП только на типографских станках. Применять для этих целей принтер запрещено. Как правило, ИП самостоятельно составляет примерные варианты бланков строгой отчетности, но если регистрация предприятия осуществляется на территории, где законодательно утверждены формы и образцы БСО, соблюдать нужно именно их.

Какие существуют виды бланков строгой отчетности?

В случае ведения финансовой деятельности частным лицом БСО может быть представлен в виде квитанции, талона, путевки, проездного билета и т.д. Форма такого бланка утверждена законом и определяет деятельность и вид оказываемой услуги. Учитывая то, что ИП может лично придумывать форму и образцы БСО, важно помнить о внесении необходимой информации в бланк:

  1. Номер и серия бланка.
  2. Название предприятия. В случае ИП нужно указать его идентификационный номер, а также номер и серию свидетельства о регистрации.
  3. Адрес расположения организации.
  4. Наименование оказываемых услуг.
  5. Цена и способ расчета (наличный или безналичный).
  6. Дата заполнения документа и время оплаты услуги.
  7. Фамилия и инициалы, должность лица, выдающего бланк. Документ заверяется личной подписью и печатью предпринимателя.

Во время совершения сделки (покупка, продажа) индивидуальный предприниматель выписывает чек или квитанцию. Физическим лицам, ведущим предпринимательскую деятельность, важно знать основные правила заполнения документов. Обязательно нужно указывать, какая услуга или товар были оплачены, их стоимость и количество. Если в документе прописано несколько позиций, указывается общая сумма к оплате. Любая запись должна быть сделана разборчивым почерком в нужных графах. Если какие-либо поля не заполняются, то в них ставят прочерк. Подпись и печать на документах отчетности ставятся только после того, как совершена сделка и получены деньги.

Вернуться к оглавлению

Как осуществлять учет бланков?

В случае использования документов строгой отчетности для ИП важно знать и помнить, что документацию данного вида следует правильно учитывать. Желательно вести журнал учета. Особой законодательно утвержденной формы такого журнала нет. Ее разрабатывают самостоятельно, придерживаясь общих правил и принципов:

  1. Все листы обязательно пронумеровывают и прошивают. Последний лист журнала заверяется печатью и личной подписью индивидуального предпринимателя.
  2. На первой странице должны быть указаны данные о том, когда журнал начали вести, кто является материально ответственным лицом, список бланков строгой отчетности, их количество и серийные номера.
  3. Списывают с баланса документы по порядку их расходования. Ежедневно нужно указывать количество использованных бланков, их серию и номер.

Правильное хранение не менее важно, чем печать или покупка бланков. К организации этого мероприятия следует подойти со всей ответственностью. В случае ведения предпринимательской деятельности частным лицом, ответственным за хранение, выдачу и списания документов строгой отчетности, является кассир или ИП. В любом случае важно правильно организовать прием документации. Обязательно сверяют фактическое количество, указанное в журнале учета, проверяют все серии и номера. По завершении данных мероприятий составляется акт приема-передачи, на основании которого индивидуальный предприниматель выдает, а ответственное лицо принимает бланки строгой отчетности. Акт обязательно заверяется подписью обоих и личной печатью ИП.

Будет правильно хранить важную для отчетов документацию в металлических несгораемых шкафах. Индивидуальный предприниматель обязан обеспечить такие условия хранения. Если бланков накопилось большое количество, для их хранения оборудуется специальное помещение. Копии или корешки БСО подлежат хранению в течение 5 лет. Время от времени следует осуществлять инвентаризацию бланков строгой отчетности. Данное мероприятие призвано своевременно выявить недостачу, нарушения правил хранения или заполнения документов. Даже если бланк строгой отчетности для индивидуального предпринимателя — это обычный кассовый чек, не стоит пренебрегать правилами их учета и хранения. Грамотный поход к ведению документации позволит избежать растрат, позволит правильно вести учет движения товаров и других материальных ценностей.

Об утверждении Инструкции о порядке хранения пенсионных дел и учета бланков строгой отчетности (с изменениями на 25 декабря 2000 года), Приказ ГТК Рос

Об утверждении Инструкции о порядке хранения пенсионных дел и учета бланков строгой отчетности (с изменениями на 25 декабря 2000 года) Об утверждении Инструкции о порядке хранения пенсионных дел и учета бланков строгой отчетности


ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 12 июля 1999 года N 425

(с изменениями на 25 декабря 2000 года)

____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206.
____________________________________________________________________

2. Начальникам региональных таможенных управлений обеспечить хранение пенсионных дел и учет бланков строгой отчетности в соответствии с Инструкцией. упомянутой в п.1 настоящего приказа .

3. Региональному таможенному управлению тылового обеспечения (А.Д.Листопад) осуществлять контроль за обеспечением соответствующих условий хранения пенсионных дел и учета бланков строгой отчетности в соответствии с Инструкцией. упомянутой в п.1 настоящего приказа .

4. Контроль за исполнением настоящего приказа осуществлять заместителю председателя ГТК России Г.М.Ануфриеву.

Председатель Комитета
генерал-полковник
таможенной службы
М.В.Ванин

Инструкция о порядке хранения пенсионных дел и учета бланков строгой отчетности


Приложение
к приказу ГТК России
от 12 июля 1999 года N 425

(с изменениями на 25 декабря 2000 года)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок хранения, пересылки пенсионных дел, а также хранения и учета бланков строгой отчетности в подразделениях пенсионной службы ГТК России.

1.2. Пенсионные дела и бланки строгой отчетности хранятся в оборудованных хранилищах - архивах.

1.3. Ответственность за сохранность пенсионных дел и бланков строгой отчетности несет руководитель подразделения пенсионной службы. Непосредственно за сохранность пенсионных дел и бланков строгой отчетности отвечает один из сотрудников подразделения пенсионной службы, назначенный приказом начальника таможенного органа.

2. Требования к оборудованию архива

2.1. Оптимальные условия хранения пенсионных дел, бланков строгой отчетности обеспечиваются:

предоставлением для архива помещения под хранилище и рабочей комнаты для сотрудников архива;

оборудованием помещения средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

применением специального оборудования для хранения пенсионных дел и бланков строгой отчетности (стеллажей, сейфов, картотечных шкафов и т.д.);

созданием оптимального температурно-влажностного режима в помещении хранилища, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

2.2. Хранилище архива должно быть удалено от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов и химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

2.3. В хранилище прокладывается скрытая электропроводка. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ. В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

2.4. В архиве на видном месте вывешиваются: инструкция о мерах противопожарной безопасности, план эвакуации документов и имущества в случае пожара, где указывается место эвакуации и укрытия документов, перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди.

В хранилищах запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

2.5. Помещения архива должны содержаться в порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли.

Для проведения санитарно-гигиенических работ в архиве в плане работы предусматриваются санитарные дни не реже одного раза в месяц.

2.6. Хранилища оборудуются стационарными стеллажами, а также несгораемыми шкафами и несгораемыми картотечными ящиками.

2.7. О случаях утраты, порчи, гибели документов, а также возникновения ситуаций, которые могут привести к указанным последствиям, немедленно ставится в известность начальник таможенного органа.

3. Хранение, пересылка пенсионных дел и их оформление при прекращении выплаты пенсии

3.1. Основными учетными документами в архиве являются книга учета пенсионных дел (приложение 1 ) и книга учета бланков строгой отчетности (приложение 2 ).

3.2. Пенсионные дела хранятся в порядке возрастания номеров, присвоенных им по реестру пенсионных дел. При этом прекращенные пенсионные дела, а также документы, по которым отказано в назначении пенсии, хранятся отдельно от действующих. Выдача пенсионных дел сотрудникам подразделений пенсионной службы производится под роспись в карточке-заместителе (приложение 3 ), которая заводится на каждое пенсионное дело.

3.3. На алфавитные, учетные карточки и карточки на уничтоженные пенсионные дела заводятся картотеки. По каждому виду карточек картотеки ведутся отдельно.

3.3.1. Алфавитные карточки заполняются на все поступившие действующие и прекращенные дела и хранятся в специальной картотеке по алфавиту по фамилиям пенсионеров таможенных органов.

Если члены семьи, обратившиеся за пенсией или получающие пенсию по случаю потери кормильца, имеют фамилию, отличающуюся от фамилии умершего сотрудника таможенных органов, за которого назначается (назначена) пенсия, то кроме основной алфавитной карточки заполняется вторая карточка - "дублер" на члена семьи - получателя пенсии, в которой указывают также фамилию, имя и отчество умершего сотрудника таможенного органа.

В алфавитной карточке, заполняемой на поступившие пенсионные документы, указывается учетный номер, под которым они зарегистрированы в книге учета пенсионных документов. При назначении пенсии и оформлении пенсионного дела рядом указывается номер, присвоенный пенсионному делу.

Если пенсионному делу присваивается новый номер, его указывают в алфавитной карточке, а старый номер зачеркивают.

В алфавитной карточке производят отметки о прекращении и возобновлении выплаты пенсии, о приобщении прекращенного пенсионного дела пенсионера таможенных органов к пенсионному делу членов его семьи, о высылке пенсионного дела в подразделение пенсионной службы, о возвращении и уничтожении пенсионного дела.

3.3.2. Учетные карточки заполняются на все пенсионные дела - вновь заведенные, восстановленные и поступившие из подразделений пенсионной службы, а также перерегистрированные в связи с назначением другого вида пенсии.

Учетные карточки разделяются по видам пенсий (за выслугу лет, по инвалидности, по случаю потери кормильца) и отдельно от них на получателей компенсаций. На учетные карточки пенсионных дел, имеющих ограниченные сроки выплаты, и на учетные карточки получателей компенсаций заводятся контрольно-учетные карточки (приложение 4 ), которые хранятся по срокам окончания выплаты пенсии; учетные карточки пенсионных дел хранятся в порядке номеров, присвоенных им по реестру пенсионных дел. Выдача карточки производится под роспись в карточке-заместителе (приложение 3 ).
(Пункт 3.3 в редакции приказа ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206

3.4. При смене начальника подразделения пенсионной службы либо замене сотрудника, непосредственно ответственного за хранение пенсионных дел, производится сверка имеющихся пенсионных дел и документов, по которым отказано в назначении пенсии, с данными книги учета пенсионных дел (приложение 1 ).

Полная инвентаризация пенсионных дел с одновременной проверкой наличия учетных карточек на действующие пенсионные дела производится не реже одного раза в три года.

Результаты инвентаризации пенсионных дел и проверки наличия учетных карточек на действующие пенсионные дела оформляются актом, который утверждается руководителем таможенного органа.

При приеме-передаче дел проверяются наличие и состояние:

- бланков строгой отчетности;

- противопожарного и охранного оборудования.

В обязательном порядке проверяются условия хранения документов.

Акты приема-передачи документов при смене ответственного за хранение пенсионных дел подписываются сдающими и принимающими лицами и утверждаются начальником таможенного органа с одновременным изданием приказа о назначении нового ответственного за хранение пенсионных дел.

При реорганизации подразделений пенсионной службы (абзац дополнительно включен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 ):

- производится полная инвентаризация документов ликвидируемых подразделений пенсионной службы (абзац дополнительно включен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 );

- составляется акт приема-передачи пенсионных дел, книги учета пенсионных дел, книги учета бланков строгой отчетности, учетных карточек, ведомости на выдачу бланков строгой отчетности (приложение 9 ), который подписывают сдающие и принимающие лица реорганизуемых подразделений пенсионной службы и копия которого высылается в пенсионную службу ГФЭУ ГТК России (абзац дополнительно включен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 );

3.5. При переезде пенсионера на новое место жительства в пределах деятельности регионального таможенного управления подразделением пенсионной службы на основании заявления пенсионера оформляется изменение адреса и банковских реквизитов в пенсионном деле и учетной карточке.

При переезде пенсионера на новое место жительства в регион деятельности другого РТУ его пенсионное дело вместе с учетной карточкой и выпиской из лицевого счета в 7-дневный срок со дня поступления выписки из лицевого счета пересылается в подразделение пенсионной службы по новому месту жительства для продолжения выплаты пенсии.

3.6. Пенсионные дела пенсионеров, выехавших на постоянное жительство за пределы Российской Федерации, высылаются (вместе с учетной карточкой) в отдел пенсионного обеспечения Регионального таможенного управления тылового обеспечения.

3.7. Подразделение пенсионной службы при пересылке пенсионного дела в другое подразделение пенсионной службы проверяет правильность выплаты пенсий, пособий и компенсаций произведенных по данному делу выплат пенсии и наличие в деле всех необходимых документов. Сопроводительное письмо к пенсионному делу подписывается начальником таможенного органа и начальником подразделения пенсионной службы (абзац дополнен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 .

Копия сопроводительного письма остается в подразделении пенсионной службы на контроле до поступления подтверждения о получении пенсионного дела.

3.8. Подразделение пенсионной службы, получившее пенсионное дело из другого таможенного органа, проверяет правильность произведенных по данному делу выплат пенсии, пособий и компенсаций, наличие в нем всех необходимых документов, правильность заполнения учетной карточки и высылает в таможенный орган, из которого получено пенсионное дело, подтверждение о получении дела с замечаниями по результатам его проверки, если таковые имеются.

При реорганизации региональных таможенных управлений подразделение пенсионной службы, получившее пенсионное дело из другого регионального таможенного управления, присваивает этому пенсионному делу новый номер, в учетной карточке изменяет номер пенсионного дела, наименование таможенного органа, п. 15, п. 16, при необходимости п. 18 учетной карточки, о чем своевременно сообщает в пенсионную службу ГФЭУ ГТК России (абзац дополнительно включен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 )

3.9. В случае утраты пенсионером права на получение пенсии в подразделении пенсионной службы проверяется правильность произведенных выплат по пенсионному делу и в десятидневный срок со дня утраты права на пенсию оформляется прекращение пенсионного дела: производится запись на обложке дела о дате его прекращения и установленном сроке хранения, а также соответствующие отметки в книге учета пенсионных дел, в учетной и алфавитной карточках; составляется сообщение о дате и причинах прекращения выплаты пенсии (приложение 5 ) в двух экземплярах, один из которых высылается в пенсионную службу ГФЭУ ГТК России, а другой подшивается в прекращенное пенсионное дело (пункт в редакции приказа ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 .

3.10. В случае прекращения выплаты пенсии пенсионеру из числа сотрудников таможенных органов ввиду его смерти подразделение пенсионной службы в течение 10 дней оформляет прекращение пенсионного дела умершего и направляет запрос в таможенный орган по месту жительства умершего пенсионера для проверки права на пенсию по случаю потери кормильца и (или) единовременное пособие членов семьи умершего. Таможенным органом проверяется наличие членов семьи умершего и их право на пенсию и (или) единовременное пособие. При наличии права оформляются соответствующие документы для назначения пенсии и (или) единовременного пособия.

Если членам семьи умершего пенсионера из числа сотрудников таможенных органов назначается пенсия, то прекращенное пенсионное дело умершего (без обложки) вместе с учетной карточкой приобщается к пенсионному делу семьи, о чем делается отметка в алфавитной карточке умершего пенсионера и в книге учета пенсионных дел. При этом прекращенное пенсионное дело умершего пенсионера, приобщенное к пенсионному делу семьи и являющегося его составной частью, в последующем самостоятельно не учитывается.

3.11. При возобновлении выплаты пенсии по ранее прекращенному пенсионному делу или при поступлении пенсионного дела из другого таможенного органа, а также при переходе пенсионера на новый вид пенсии (с выслуги лет на инвалидность или с пенсии по инвалидности на пенсию за выслугу лет) эти дела регистрируются в книге учета пенсионных дел с присвоением им новых порядковых номеров, о чем делается отметка в алфавитных карточках. При этом в книге учета пенсионных дел против номера, за которым было зарегистрировано дело ранее, делается ссылка на новый номер дела.

В случае возвращения пенсионного дела из другого таможенного органа заполняется учетная карточка в одном экземпляре - для пенсионной службы ГФЭУ ГТК России. На пенсионное дело, по которому возобновлена выплата пенсии, учетная карточка заполняется в двух экземплярах - для пенсионного отделения таможенного органа и для пенсионной службы ГФЭУ ГТК России, а учетная карточка, ранее заполненная на это пенсионное дело, изымается из картотеки и приобщается к разделу первому пенсионного дела (пункт в редакции приказа ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 .

3.12. Прекращенные пенсионные дела и дела с документами, по которым отказано в назначении пенсии, хранятся в течение следующих сроков:

а) пенсионные дела пенсионеров из числа сотрудников таможенных органов - 25 лет после прекращения выплаты пенсии;

б) пенсионные дела умерших пенсионеров из числа сотрудников таможенных органов при отсутствии у этих пенсионеров членов семьи, которые впоследствии могли бы реально претендовать на пенсию по случаю потери кормильца, - 5 лет после смерти пенсионеров;

в) пенсионные дела пенсионеров из числа членов семей умерших сотрудников таможенных органов - 5 лет после прекращения выплаты;

г) дела с документами, по которым отказано в назначении пенсии, - 10 лет со времени последнего обращения за назначением пенсии.

3.13. Сроки хранения дел, указанные в пункте 3.12 настоящей Инструкции. исчисляются с 1 января года, следующего за годом после смерти пенсионера, прекращения выплаты пенсии или последнего обращения за назначением пенсии соответственно.

По истечении установленных сроков хранения пенсионные дела и дела с документами, по которым отказано в назначении пенсии, подлежат уничтожению.

3.14. Для уничтожения прекращенных пенсионных дел и испорченных бланков строгой отчетности создается комиссия, в состав которой входят должностные лица, отвечающие за хранение пенсионных дел, председатель комиссии - начальник подразделения пенсионной службы. Комиссия отбирает дела, сроки хранения которых истекли, и просматривает их для определения возможности уничтожения. При этом в зависимости от конкретных обстоятельств (причины прекращения выплаты пенсии, возраст лиц, могущих претендовать на пенсию, и т.д.) комиссия при необходимости принимает решение о продлении установленных сроков хранения. Определенный комиссией срок хранения указывается на обложке каждого пенсионного дела, где проставляются подписи всех членов комиссии.

Дела, отобранные для уничтожения, вносятся в алфавитном порядке в акт (приложение 11 ). Акт составляется отдельно на пенсионные дела и дела с документами, по которым отказано в назначении пенсии, и утверждается начальником таможенного органа, после чего комиссия уничтожает дела согласно установленному порядку, что удостоверяется соответствующей записью в акте.

Акт, подписанный членами комиссии, передается на хранение в архив подразделения пенсионной службы таможенного органа вместе с подлинниками документов пенсионного дела, не подлежащих уничтожению.

Об уничтожении дел делаются соответствующие записи в книге учета пенсионных дел.

При уничтожении пенсионных дел или дел с документами, по которым отказано в назначении пенсии, производится отметка об уничтожении со ссылкой на номер и дату акта в учетной или алфавитной карточке соответственно. Отметки об уничтожении подписывает начальник регионального таможенного органа, после чего их заверяют гербовой печатью.

При уничтожении бланков строгой отчетности составляется акт, подписанный членами комиссии, с указанием серии и номера бланков, подлежащих уничтожению. В книге учета бланков строгой отчетности производится отметка об уничтожении со ссылкой на номер и дату акта, подписанная начальником регионального таможенного управления и заверенная гербовой печатью.

Учетные карточки на уничтоженные пенсионные дела, алфавитные карточки дела с документами, по которым отказано в назначении пенсии, хранятся в пенсионной службе таможенного органа в алфавитном порядке либо по порядку номеров, присвоенных делам по книге учета пенсионных дел.
(Пункт в редакции приказа ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206

3.15. На уничтоженное прекращенное пенсионное дело заводится учетная карточка (приложение 6. 7 ), на которой в левом верхнем углу делается пометка о количестве оставшихся и уничтоженных документов. Документы, не подлежащие уничтожению, подшиваются в отдельные папки и хранятся по номерам актов об уничтожении пенсионных дел.

3.16. Учетные карточки на уничтоженные пенсионные дела хранятся в специальной картотеке в алфавитном порядке либо в порядке номеров, присвоенных делам по реестру пенсионных дел.

4. Хранение и учет бланков строгой отчетности

4.1. Бланки разрешений на выплату пенсии, бланки поручений на единовременную выплату пенсии, пенсионные удостоверения, другие удостоверения и свидетельства о праве на соответствующие льготы, листы талонов на право получения билета на бесплатный проезд либо с 50-процентной скидкой являются бланками строгой отчетности и изготавливаются в централизованном порядке (пункт в редакции приказа ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 .

4.2. Выдача бланков строгой отчетности сотрудникам подразделения пенсионной службы производится под роспись в книге учета бланков строгой отчетности на каждый вид бланков в отдельности. В расходовании этих бланков сотрудники ежеквартально отчитываются ведомостью (приложение 8 ), проверенной и подписанной руководителем подразделения пенсионной службы. Бланки строгой отчетности выдаются подразделениям пенсионной службы региональных таможенных органов при наличии доверенности (пункт дополнен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 .

4.3. Правильность хранения, учета и расходования бланков строгой отчетности и их наличие проверяются руководителем подразделения пенсионной службы один раз в полугодие, а начальником таможенного органа - не реже одного раза в год, о чем делается запись в книге учета бланков строгой отчетности (приложение 2 ). На день проверки выводится итоговая сумма израсходованных и оставшихся бланков. Книга учета бланков строгой отчетности должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена гербовой печатью таможенного органа и подписана руководителем таможенного органа. В случае неправильного расходования, недостачи или массовой порчи бланков составляется акт и проводится служебная проверка. По результатам проверки руководителем таможенного органа принимается решение.

Испорченные бланки уничтожаются по акту.

4.4. Бланки строгой отчетности хранятся в отдельном сейфе. Ключи от сейфа находятся у должностного лица, ответственного за хранение бланков строгой отчетности. Опломбированный дубликат ключей хранится у начальника подразделения пенсионной службы.

4.5. Корешки разрешений на выплату пенсий, поручений на единовременную выплату пенсии и листов талонов на бесплатный или льготный проезд с приложением всех испорченных бланков хранятся в течение 3 лет со дня их выписки. По истечении этого срока корешки и испорченные бланки уничтожаются согласно установленному порядку по акту (пункт дополнительно включен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 ).

4.6. В связи с реорганизацией региональных таможенных управлений и для упрощения работы по пенсионному обеспечению вводится кодификация региональных таможенных управлений (приложение 12 ), а также нумерация пенсионных дел по мере возрастания с указанием предшествующих им кодов соответствующих таможенных органов (например, "ВС-21") (пункт дополнительно включен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 ).

Приложение 1. Книга учета пенсионных дел

Приложение 1
к Инструкции о порядке
хранения пенсионных дел
и учета бланков строгой
отчетности

Об утверждении Инструкции о порядке хранения пенсионных дел и учета бланков строгой отчетности (с изменениями на 25 декабря 2000 года)