Как хранить документы в организациях

Все организации, независимо от форм собственности, обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с законодательством РФ об архивном деле, но не менее пяти лет. Каков же срок хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов?

Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом от 06.10.2000. В перечне приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации. При этом не имеет значения, передают они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят самостоятельно.

По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условно разделить на два вида:

• документы с временным сроком хранения (например, 1 год, 5 лет, 75 лет);
• документы, которые должны храниться постоянно.

Расчет срока их хранения производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 г. начинается с 1 января 2005 г.

Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация должна хранить первичные бухгалтерские документы не менее пяти лет. В соответствии с Перечнем установлены следующие сроки хранения бухгалтерских документов:

• отчетов по налогам: годовых – постоянно; квартальных – 5 лет; месячных – 1 год;
• бухгалтерских отчетов и балансов организаций: сводных годовых – постоянно; годовых – постоянно; квартальных – 5 лет; месячных – 1 год;
• первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, табелей, извещений банков и переводных требований, актов о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.) – 5 лет; Контрольные кассовые ленты, книги кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для хранения первичных учетных документов, но не менее пяти лет.

Согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, которые необходимы для расчета и уплаты налогов, в течение четырех лет. Кроме того, в течение этого срока необходимо хранить документы, которые подтверждают полученные доходы, произведенные расходы и уплаченные налоги. Срок хранения кадровой документации составляет 75 лет. К ней относятся такие документы, как приказы, распоряжения о приеме, увольнении, перемещении работников, личные дела, личные карточки работников, лицевые счета или расчетные ведомости по начислению заработной платы, табели и наряды работников вредных профессий, трудовые договоры и т. п.

Организация хранения и уничтожения документов

Организация может поручить ведение собственного архива специализированной организации (частному или государственному архиву). Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы. Если в учреждении решили самостоятельно их хранить, то необходимо разработать и принять соответствующий внутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранения документов. Например, положение о хранении документов, утвержденное приказом директора, в котором следует определить: виды документов, подлежащих обязательному хранению, порядок поступления документов на хранение, сроки хранения и т. п.

Также необходимо создание соответствующей архивной службы и закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива. Затем следует разработать положение об экспертной комиссии, которая будет проводить экспертизу ценности документов, образовавшихся в организации. Положение утверждается руководителем. Он же приказом также утверждает состав экспертной комиссии. В работе комиссия руководствуется законодательством об архивном деле в РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, муниципальными правовыми актами об архивном деле, а также нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации. При разработке положения о деятельности комиссии в учреждении необходимо руководствоваться приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

Основными задачами экспертной комиссии являются: организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, на стадии подготовки их к передаче в архив организации, организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение. Комиссия имеет право в целях реализации возложенных на нее задач в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам, запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

Экспертная комиссия создает номенклатуру дел со сроками хранения документов, то есть систематизирует все имеющиеся документы по видам и датам и составляет перечень наименований дел. Когда все документы систематизированы и прошиты, составляется их опись, которая должны быть утверждена руководителем учреждения.

Ежегодно на основании номенклатуры дел экспертная комиссия выделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, и составляет на них акты в произвольной форме. Документы отбираются путем просмотра каждого листа дела. Акты о выделении документов с истекшим сроком годности к уничтожению рассматриваются и утверждаются руководителем организации. После этого документы, перечисленные в них, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения. Дела, приготовленные к уничтожению, передаются на переработку специализированной организации или уничтожаются самой организацией. Если документы отправляются в утиль, то передача дел специализированной организации оформляется приемо-сдаточным актом или накладной. В них необходимо указать дату передачи, количество передаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Уничтожить документы, срок хранения которых уже прошел, можно непосредственно в организации с помощью бумагорезательной машины. В этом случае экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения устаревших документов, составив соответствующий акт. Следует отметить, что их уничтожение по истечении периода хранения является правом, а не обязанностью организации (Письмо Минфина РФ от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).

Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов

В соответствии со ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ) контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов РФ, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством РФ и законодательством субъектов РФ. Данные органы проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела, обеспечение сохранности, комплектования и использования организациями документов в делопроизводстве.

Согласно ст. 27 Закона № 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Административная ответственность в данном случае регулируется ст. 13.20 КоАП РФ, в соответствии с которой нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа. При совершении организацией двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. При этом следует учитывать, что уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение. Заметим, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета в результате неправильного их хранения является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Такие нарушения в соответствии с п. 2 ст. 120 НК РФ влекут за собой наложение самостоятельного штрафа. Указанные штрафы не налагаются на учреждение, если оно представит доказательства, что документы утеряны не по вине учреждения, а вследствие наступления форс-мажорных ситуаций (кража, пожар, затопление). Такими доказательствами могут быть справка из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов с их описью, справка от пожарных и т. д. Однако следует иметь в виду, что если документы сгорели, а в помещении, в котором они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают. Аналогично и с кражей. Если помещение, в котором хранились документы, не запиралось, то штраф придется уплатить. Напомним, что потребовать у организации документы налоговики могут только за три последних года. Поэтому оштрафовать ее по ст. 120 НК РФ за отсутствие документов за четвертый год они не вправе. Ответственность за организацию хранения документов учреждения несет руководитель, а за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности – еще и главный бухгалтер.

Также по этой теме:

Приказ о хранении документации

Приказ о хранении документов в организации

Особенности отсчета сроков хранения. Срок хранения документов исчисляется с момента, когда документ перестает Приложение 1. Образец приказа о создании экспертной комиссии. ЗАО «ГАММА» Приказ г. Москва. 10.01.2014 г. № 4. 7 апреля 2014

А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс, которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Скачать Приказ о хранении технической документации
Информация о файле:
Загружен: 11.04.2013
Скачан раз: 286
Рейтинг: 212
Средняя скорость скачивания: 14955 КБ/сек.
Похожих файлов: 27
N 1182.При отборе на постоянное хранение НТД, созданной до 1968 г. применяется "Перечень научно- технической документации, подлежащей приему в Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (утв. текст в предыдущей редакции). Эксплуатация включает использование по назначению, транспортирование, хранение, техническое обслуживание и ремонт.64. № 526-ст.- копии проектной, рабочей и иной технической документации, представляемой на хранение - кадровая документация (личные дела работников, приказы о приеме, переводе, отпуске, поощрении, объявлении дисциплинарного взыскания3. (см. N 1182). Материально-техническое обеспечение хранения документов Общества обеспечивает бухгалтерия Общества. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. N 71.4.1.29. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. Помещения для хранения научно-технической документации оборудуют стационарными или передвижными - Приказ МВД России от 21.05.2012 N 526. О выполнении указанных требований по техническомусклады, предназначенные для хранения оружия и патронов, представляют проектную документацию указанных сооружений в территориальные В архиве, принимающем на хранение различные виды архивных документов, составляются и ведутся самостоятельные списки организаций - источников комплектования научно- технической документацией, списки организацийПомещения для хранения научно-технической документации оборудуют стационарными или передвижными металлическими стеллажами, а также 3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30 ноября 2009 г. Типы, разновидности, технические требования»Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. ПРИКАЗ от 31 июля 2007 г. К нормативной документации относятся приказы, распоряжения, нормы, наставления, руководства, ГОСТ, определяющие порядок эксплуатации Министерство культуры и массовых коммуникаций российской федерации. приказом главархива ссср от 12.10.1988 n 71).4.1.29. Одобрены коллегией Главархива СССР 30 сентября 1988 года, Приказ Главархива СССР от 12 октября 1988 г. · ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. r

Приказ Минздрава СССР от 30.09.1949, 01.10.1949 N 718. О введении в действие Положения о медицинском архиве лечебного учреждения 2. Контроль за состоянием и хранением медицинской документации в отделениях лечебного учреждения.

Документация по ККТ Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение.

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: (1) Присланные для сведения - до минования надобности. 266. о хранении материально-имущественных ценностей. 771. об авариях, дорожно-транспортных происшествиях25 августа 2010

В полном объеме (с Перечнем документов) приказ № 558 был официально опубликован 19 сентября 2011 г. и вступил в силу 30 сентября 2011 года. Именно с этой даты организации должны для целей определения срока хранения документов

Приказ (распоряжение) о хранении документов. Рубрика: Делопроизводство общее и кадровое. Так и составляйте: Приказываю: 1 работникам таких-то отделов сдавать оригиналы документов (см.приложение№1) ВАМ.

В соответствии с Приказом Росархива от 26.08.2010 N 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе Сроки хранения кадровой документации.

1.3. Издать необходимым тиражом перечень форм медицинской документации, утвержденный настоящим приказом, с целью обеспечения Формат. Вид документа. Срок хранения. 1.1. Медицинская учетная документация, используемая в стационарах.31 декабря 2002

Управление образования администрации муниципального образования Курганинский район ПРИКАЗ № 64. от 25 января 2012 года г.Курганинск. О хранении документов по аттестации педагогических кадров.

Перечень и образцы форм первичной медицинской документации (Приложение к Приказу). <**> ЭПК - экспертно-проверочная комиссия, определяющая необходимость продления сроков хранения документов сверх установленных.

15.09.2015 Оформление внутренней документации по обучению персонала в Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной

О том, какие законы, положения и приказы устанавливают правила хранения документов и о том, в чем эти правила заключаются, рассказывает Татьяна Войцехович, ведущий эксперт компании «Делис Архив».14 августа 2013

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами: Порядок хранения бухгалтерских документов определен в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Профиль файла: Приказ о хранении тех. документации. Приказ о хранении тех. документации.

В обоих документах приводится минимальный срок хранения документов. Исчисление сроков хранения дел и документов начинается с Их минимальный срок хранения исчислялся 5 годами. В новом Перечне список приказов развернут (ст. 19).

Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и Постоянно. Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним

Там сказано: за необеспечение правильного комплектования, учета, хранения и использования документации И еще, я ошибаюсь, или недавние изменения законодательства установили хранение приказов по отпускам (любым!) в 75 лет?

Сроки хранения документов организаций Приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 утверждён перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов

-- копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д. Сроки хранения документов. Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по

Новый Перечень отличается от Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 и признанного приказом Росархива от

Нормы о порядке хранения медицинской документации содержаться в отдельных приказах по учетным формам. Интересно отметить, что Порядок заполнения учетной формы № 025/У «Медицинская карта пациента

Приказ. Перечень документов со сроками хранения министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения.

Хранение документов: правила, сроки и способы

В любой организации ведется сразу множество важных бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. И все эти бумаги нужно определенным образом хранить. Помимо того, что документы имеют разную степень важности, у каждого из них есть свой срок хранения. Если организация будет соблюдать все соответствующие правила и сроки, то сможет избежать многих проблем.

Первыми документами, которые получает любая организация, являются ее учредительные документы. Как свидетельство рождения для человека, так и устав и свидетельство о регистрации для организации - очень важны и необходимы в самых различных ситуациях. При утере такие документы легко восстанавливаются, после уплаты государственной пошлины. Хотя лучше ничего, конечно же, не терять - а для этого нужно четко знать, как, при каких условиях и сколько нужно хранить ту или иную документацию.

В соответствии с требованиями статьи 52 Гражданского кодекса РФ. любое юридическое лицо создается на основании учредительных документов. Состав и количество этих документов прямо зависит от организационно-правовой формы предприятия. В большинстве случаев это только Устав. Также у всех организаций есть свидетельство о регистрации. Кроме того, все налогоплательщики получают свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН/КПП). У хозяйственных обществ обязательно есть в наличии учредительный договор, а у акционерных обществ существует еще реестр ценных бумаг и их владельцев.

Правоустанавливающими документами организации всегда считались документы, которые имеют юридическое значение для деятельности организации в целом, и написаны на бумаге. Но с появлением полноценного электронного документооборота в России электронные документы получили равное действие с бумажными. Более того, они даже начали вытеснять бумажные документы из оборота.

Например, для получения различных госуслуг и совершения юридически значимых действий организации получили право не предоставлять чиновникам бумажные правоустанавливающие документы. Такое изменение основано на том обстоятельстве, что все необходимые сведения об этих документах уже содержатся в едином реестре государственной регистрации юридических лиц. Любой чиновник или нотариус, имеющий доступ к ЕГРЮЛ, может получить из него всю нужную информацию в любой момент. А, скажем, общества с ограниченной ответственностью теперь могут обходиться вообще без бумажного Устава и использовать типовой электронный Устав.

Хранение таких документов должно происходить в отдельном месте. Как правило, это отдельная папка, помещенная в сейф. Хранить этот сейф с документацией обязан директор или главный бухгалтер организации, в качестве ее первых лиц. Если в компании есть юридический отдел, то доверить хранение могут и юристам, однако нести ответственность по закону, в случае порчи или утраты документов, будет все равно руководитель организации.

Особые требования к порядку и срокам хранения правоустанавливающих документов установлены для акционерных обществ. 16 июля 2003 года было принято постановление ФКЦБ N 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ". Для юридических организаций других организационно-правовых форм, в частности для ООО, сроки и порядок хранения таких документов не регламентированы специальными нормативными актами. Это связано с тем, что акционерные общества имеют дело с ценными бумагами, к обороту и хранению которых традиционно предъявляются особые требования.

Так как организация ведет хозяйственную деятельность и взаимодействует с другими организациями, то правоустанавливающие документы регулярно приходится кому-нибудь предъявлять. Поэтому должен вестись специальный реестр их выдачи и возврата. На основании этого реестра всегда можно будет найти того, кто не вернул или потерял тот или иной документ. Если действовать совсем по требованиям буквы закона, то, вместо изъятого из папки документа, в нее необходимо положить лист, который будет его заменять. На этом листе должно быть указано название и реквизиты документа, а также его краткое содержание. Заверен должен быть такой "документозаменитель" двумя подписями - лица, которое выдало документ, и лица, которое его получило. Но на практике так делают очень редко.

Но вернемся к срокам хранения правоустанавливающих документов. На самом деле, все достаточно просто - эти документы должны храниться постоянно, пока организация существует. И даже после того, как ее не станет. Хранение документации регулирует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года. В соответствии с его разделом 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» предусматривается получение заключения государственного/муниципального архива о составе переданных документов приватизируемой или ликвидируемой организации о том, что они подлежат постоянному хранению. Но есть документы, для которых установлены определенные сроки хранения - это различные письма, извещения и уведомления об изменениях в статусе организации и других переменах. Такие документы должны будут храниться в архиве 5 лет с момента их передачи.

Коммерческие организации не нуждаются в экспертизе ценности архивных документов и могут самостоятельно уничтожать документы, по истечении временных сроков хранения, определенных для них в перечнях и других нормативных актах. А вот за уничтожение документов, имеющих постоянные сроки хранения, предусмотрена административная ответственность, регламентированная статьей 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Кроме правоустанавливающих документов, любой хозяйствующий субъект ведет бухгалтерский и налоговый учет. Даже те организации, которые избавлены от такой необходимости соблюдения требований Федерального закона "О бухгалтерском учете". все равно ведут учетные документы своей финансовой деятельности. Все эти документы, конечно же, имеют свои особенности и сроки хранения.

Первичные документы имеют существенно большую ценность. Ведь в основной своей массе - это те документы, которые поступают в организацию извне, от ее контрагентов. На основании первичных документов, имеющих определенные форму и вид, происходят все бухгалтерские операции и формирование базы налогообложения. К первичным документам относятся все договоры, акты, счета-фактуры и накладные, а также ряд других документов. Поскольку именно эти бумаги удостоверяют какие-либо юридически значимые действия, они имеют особые требования - как к содержанию, так и к условиям и срокам хранения. Правда, сейчас и первичные документы могут быть в электронном виде. Для этого они должны иметь установленную форму и вид, а также удостоверены квалифицированной электронной подписью. Сроки же хранения электронных и бумажных документов ничем не отличаются.

Каждая организация и индивидуальный предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Такой порядок установлен в статье 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Традиционно обеспечением сохранности документов в организации занимается ее руководитель. А вот индивидуальные предприниматели самостоятельно несут ответственность за соблюдение этих норм. Кроме первичных документов, особое внимание уделяется бухгалтерской отчетности. Балансы организации, отчеты о финансовых результатах и все налоговые декларации подлежат бессрочному хранению в архиве наряду с правоустанавливающими документами.

Надо отметить, что сроки и условия хранения бухгалтерских документов необходимо обязательно прописать в уставе организации. Сделать это нужно затем, чтобы избежать потом лишних вопросов от проверяющих органов. Кроме того, можно издать внутренний нормативный документ за подписью руководителя организации, регламентирующий как порядок хранения документов, так и ответственных за это лиц.

Первичные бухгалтерские документы необходимо хранить в соответствии с требованиями действующего законодательства, но не менее пяти лет. Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, ФЗ "О бухгалтерском учете" и в Перечне, утвержденном 25 августа 2010 года приказом Минкультуры России № 558. Минимальный срок хранения этих документов составляет 4 года.

В статье 23 Налогового кодекса РФ сказано, что те документы, которые используются при расчете налогов организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить в течение четырех лет. Такое требование распространяется на все документы бухгалтерского и налогового учета, включая электронные документы, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Первичными электронными документами, в частности, являются документы электронных систем документооборота между организациями и банком по системе "Клиент-Банк".

Позиция Министерства финансов по этому поводу состоит в том, что все участники налоговых отношений обязаны соблюдать такой срок хранения документов, если только в отношении этих документов законодательными актами не установлены другие сроки хранения РФ. Надо отметить, что изменение сроков хранения всегда происходит только в большую сторону. То есть, если закон определяет, что накладные, к примеру, надо хранить 4 года, а какой-то нормативный акт требует хранить их 5 лет, то следует выбирать больший срок хранения.

Именно такая ситуация возникает с первичными бухгалтерскими документами, которые влияют на начисление налогов и, вместе с тем, попадают под действие статьи 29 ФЗ "О бухгалтерском учете". В этой статье указано, что все первичные учетные документы и регистры бухучета следует хранить в соответствии с правилами архивного дела, но не меньше 5 лет. Таким образом, все налоговые документы также нужно хранить не менее 5 лет с момента их создания, дабы избежать ответственности за нарушение сроков хранения бухгалтерской документации. Но есть бухгалтерские документы, для которых законодательство предусматривает и более долгий срок хранения.

В частности, это документы, которые подтверждают факт приобретения организацией основных средств, то есть амортизируемого имущества. Например, договоры купли-продажи и акты приема-передачи. Такие документы следует хранить в течение 4 лет после того отчетного периода, в котором данное имущество будет полностью самортизировано и списано с баланса организации. Также особый срок хранения определен для документов, которые подтверждают проведенную с дебиторами работу по взысканию задолженности. Все договоры, платежные документы, письма и претензии необходимо сохранять еще 4 года после того отчетного периода, в котором задолженность была признана безнадежной и списана с баланса. Если же срок давности по взысканию задолженности прерывался и начинал исчисляться заново, срок хранения документов также продлевается. Это соответствует нормам как статьи 265 Налогового кодекса РФ. так и статьи 203 Гражданского кодекса РФ.

Началом срока хранения документов считается 1 января того года, который следует за годом, в котором эти документы были созданы и приняты к учету. Однако из этого правила, как водится, есть исключения. Так, все учетные регистры по НДС - книги продаж и книги покупок, журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур, начинают храниться с момента внесения в них последней записи, то есть закрытия документа. И, как уже было сказано выше, те документы, которые подтверждают поступление на учет амортизируемого имущества и определяют его первоначальную стоимость, попадают под хранение с даты, когда на имущество перестает начисляться амортизация. Такие нормы подтверждены письмом Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270.

Отдельно стоит упомянуть еще раз о хранении первичных и сводных документов бухгалтерского учета в электронном формате, а также электронных регистров налогового учета. Поскольку такие документы можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно именно так. При этом никаких особых требований и отличий по сравнению со сроками хранения бумажных документов законодательством не установлено.

Напоследок следует сказать о том, что существует категория бухгалтерских документов, которые следует хранить в течении 75 лет. Это документы о заработной плате работников организации. Эти сведения являются особенно важными и обязательно должны передаваться в архив, поскольку они влияют на вопросы начисления и размера пенсии граждан, которые работали в этой организации.

Кадровые документы практически всегда являются документами строгой отчетности. Более того, они содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть обеспечены особые условия хранения. Ответственность за сохранность как самих документов, так и содержащихся в них данных несет специально уполномоченный человек - инспектор по кадрам. Если такая должность в организации не предусмотрена, то отвечать за кадровые документы будет главный бухгалтер или руководитель.

В ведении такого инспектора находятся все приказы по кадрам, учетные карточки сотрудников, их заявления, а также трудовые книжки. При формировании первичных документов кадровых документов и документов по оплате труда, следует руководствоваться нормами Федерального закона "О бухгалтерском учете". Как следует из этого закона, первичные учетные документы могут быть приняты к учету только при условии, что они составлены по форме из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.

При оформлении трудовых отношений с работниками необходимо применять строго определенные унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты». Такие документы, как приказы о приеме на работу и увольнении, личные карточки и заявления сотрудников, приказы о награждении, премировании и отпусках, а также лицевые счета работников должны хранится в течение 75 лет. Табели учета рабочего времени, штатное расписание, служебные записки и документы по командировкам необходимо хранить не менее 5 лет. Графики отпусков работников и приказы об отпусках можно сохранять только в течение следующего года.

Хранить бухгалтерские документы, в соответствии с положением, утвержденным еще письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 положено в специальных шкафах и сейфах, установленных в отдельном помещении, именуемом "архив". Рекомендации к обустройству архивов в организациях определены в Правилах, утвержденных коллегия Росархива 6 февраля 2002 года. Эти требования являются желательными, но не обязательными для исполнения. Наказывать за их нарушение никто никого не будет.

А вот документы и бланки строгой отчетности обязательно нужно хранить в сейфах или специальных отдельных помещениях, оборудованных для обеспечения сохранности. Такие требования определены в постановлении Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Аналогичные условия хранения необходимо обеспечить для документов, имеющих гриф "коммерческая тайна". Все остальные документы можно хранить просто в шкафах или на стеллажах. Можно даже прямо в кабинете главного бухгалтера или руководителя. При этом, такие документы, как выписки банка, кассовые ордера, авансовые отчеты, акты и прочие, желательно хранить в хронологическом порядке в переплетенном виде.

Если в организации уже прошли проверки ФНС и других служб, либо если у нее недостаточно места для хранения документов, она может передать их в архив муниципального образования. Туда документы принимают по описи, в прошитом и пронумерованном виде. После окончания срока хранения документы можно (а иногда и необходимо) уничтожить. Для этого создается специальная комиссия, которая проверяет документы, фиксирует факт их уничтожения и составляет об этом акт.

Соблюдая установленные законом правила, порядок и сроки хранения документов, любой бизнесмен не только страхует себя от неприятностей с проверяющими органами, но и создает документальную доказательную базу, которая рано или поздно может потребоваться ему самому, или же его сотрудникам, для отстаивания своих законных прав и интересов.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

Хранение документов в организации

П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечиватьсохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

В соответствии со ст. 17 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков. устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики. процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года. в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов организаций регламентировался, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Указаниями по его применению (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.), Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 был утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Росархив приказом от 26.08.2010 г. № 63 в связи с изданием приказа № 558 признал утратившим силу «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы РФ 06.10.2000 г.

О хранении документов и уничтожении бухгалтерских и налоговых документов

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Если в организации отсутствует отдельное архивное помещение, для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные сейфы или шкафы. Сроки хранения нужно закрепить в локальном акте организации. Это может быть положение о хранении и уничтожении документов, номенклатура дел (образец смотрите ниже), положение о документообороте. Есть три нормативных документа, которые регулируют сроки хранения бумаг: налоговый кодекс; Закон о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ; перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Он достаточно большой, но Вам нужны для работы только три раздела: 4 «Учет и отчетность», 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». В Законе о бухучете сказано, что компания должна хранить первичные документы, регистры и отчетность в течение того срока, который указан в приказе Министерства культуры, но не менее пяти лет. За точку отсчета при этом нужно брать не дату составления документа, а 1 января следующего года. Получается, что хранить бухгалтерские документы (первичку, финансовую отчетность и регистры) нужно как минимум в течение пяти лет. Но этот срок может быть и больше, если этого требует перечень из приказа Минкультуры. Налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы храните как минимум пять лет. Папки с банковскими выписками, кассовые книги, нужно хранить -5 лет. Срок хранения договоров зависит от вида договора. Более подробно о сроках хранения договоров вы можете посмотреть в перечне из приказа Минкультуры - http://vip.1gl.ru/#/document/99/902233422/ZAP1OH6396/?step=10 .

Сергея Разгулина. действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как хранить бухгалтерские документы

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ).