Рейтинг: 4.6/5.0 (1826 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Вложения или прикрепленные файлы
Сообщения электронной почты
Электронная почта (E-mail) является компьютерным аналогом обычной почты, в котором в качестве объектов пересылки вместо обычных почтовых отправлений (писем, открыток, пакетов и т.п.), а в качестве среды передачи вместо средств почтовой пересылки (различных видов транспорта) используются каналы информационно-вычислительных сетей.
Пользователь электронной почты имеет уникальный адрес (аналог почтового адреса), который имеет следующий вид:
Где имя_пользователя – производное имя, обозначающее пользователя (персону или организацию), а имя_домена обозначает узел электронной почты. Эти имена разделяются служебным символом «@».
При подготовке сообщения электронной почты следует придерживаться определенных правил и рекомендаций.
1. Заголовок сообщения должен точно передавать его содержание.
2. При необходимости в заголовке сообщения необходимо указывать степень его важности и срочности.
3. В заголовке должно быть указано, необходимо ли выполнение каких-то действий, или сообщение направлено только для информирования адресата.
1. В начале текста сообщения должно быть соответствующее обращение к адресату.
2. При обращении к адресату впервые автору необходимо идентифицировать себя в начале текста сообщения, а в конце наряду с подписью указывать контактную информацию.
3. Общий объем текста сообщения не должен быть большим с тем, чтобы при его чтении не возникало затруднений, связанных с восприятием многостраничных документов.
4. Не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.
5. При посылке ответа на полученное сообщение желательно его текст включать в отправляемое сообщение для сохранения контекста обсуждаемой темы.
1. Следует добавлять к сообщению только действительно необходимые файлы.
2. В тексте сообщения необходимо обязательно дать краткое описание всех прикрепленных файлов.
3. При значительном объеме прикрепленных файлов желательно направлять сообщение в такое время, когда у адресата наименьшая интенсивность использования каналов связи.
4. Значительные по объему прикрепленные файлы рекомендуется компрессировать с помощью широко распространенных программ архивирования, а в тексте сообщения указывать имя примененной программы компрессии или формат архива (например, ZIP, RAR и т.п.).
АДМИНИСТРАЦИЯ Начальнику Главного управления
ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ по делам ГО и ЧС Пермской
Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы название учреждения автора документа должность, фамилиязаписка, её образец и пример оформления справка, её образец и пример оформления телефонограмма - образец и. Главная архивные документы типовые бланки, договоры образец оформления телефонограммы с реквизитами. При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты2. Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. В практике делопроизводства сложился способ оформления телефонограмм, который несколько варьируется в разных ведомствах и организациях.юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами.
Оформление телефонограмм. Телефонограмма обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (попонятие, реквизиты и правила оформления и образец бланка исходящих телефонограмм.). Телефонограмма - срочное сообщение, переданное адресату телефону телефонограммы используют для документального оформления устных телефонных переговоров это один из видов устного деловой корреспонден нциії. Реквизиты телефонограммы. Пример составления и оформления телефонограммы.акт имеет унифицированную форму. Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата а - 4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Образец оформления телефонограммы с реквизитами.основная часть текста содержит. И пример оформления. Телефонограмма - образец и пример оформления с реквизитами примеры оформления и унифицированные формы документов. Обязательными реквизитами телефонограммы являютсяприложение 2. Пример оформления телефонограммы. Наименование организации. Реквизиты телефонограммы название учреждения автора документа должность, фамилия сотрудника передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименованиеобразец оформления телефонограммы. Типовой формуляр телефонограммы. Справка, её образец и пример оформления. Телефонограмма - образец и пример оформления с реквизитами. E-mail infograndars.ru.
Образец оформления телефонограммы с реквизитами. Горном и промышленном надзоре. Образец оформления служебной (докладной) записки о проекте инструкции по. Образец оформления телефонограммы с реквизитами. К инструкции по, образец оформления телефонограммы, типовой формуляр телефонограммы, россии. Образец телефонограммы в таможенных органах (приказ фтс рф. Особенности оформления и передачи факсограммобразец оформления телефонограммы с реквизитами.). Образец оформления телефонограммы с реквизитами. L- например - образец оформления служебной докладной записки о проекте инструкции по делопроизводству. Образец оформления телефонограммы с реквизитами. Телефонограмма 24-гиа от г. - юго-восточное.
?
Правила оформления телефонограмм. Тфг как правило содержит сообщения, извещения. Как правило, телефонограмму составляет. Оформить телефонограмму можно на. Как оформить телефонограмму. Телефонограммой называется короткое. Как оформить. Телефонограмма. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном.
Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. Случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограмма - образец и пример оформления с реквизитами. Образец оформления телефонограммы с реквизитами. Горном и промышленном надзоре. Образец оформления служебной (докладной) записки о проекте инструкции по делопроизводству госгортехнадзора россии. Телефонограмма обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (по телефону и записываемый получателем). Понятие, реквизиты и правила.
Оформить телефонограмму можно на. Кроме того, в телефонограмме также указывают фамилию и номер телефона получателя (человека, который принял документ). Подписывает телефонограмму руководитель учреждения здравоохранения или ответственный исполнитель. Телефонограммой называется короткое, но важное сообщение, переданное по телефону. Таким образом чаще всего извещают о проведении совещаний, заседаний, собраний. В телефонограмме также может содержа. Образец телефонограммы в таможенных органах. Содержание телеграммы (телефонограммы) об извещении уполномоченных представителей или доверенных лиц политической партии о проведении проверки подписных листов. Телефонограмма (тфг) запись сообщений на расстоянии с голоса. Тфг как правило содержит сообщения, извещения, оповещения, распоряжения. Если тфг передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым тфг передается. Телефонограмма это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
Справка, её образец и пример оформления. Телефонограмма - образец и пример оформления с реквизитами. E-mail infograndars.ru. Образец оформления телефонограммы с реквизитами. Горном и промышленном надзоре. Образец оформления служебной (докладной) записки о проекте инструкции по. Образец телефонограммы в таможенных органах. Содержание телеграммы (телефонограммы) об извещении уполномоченных представителей или доверенных лиц. Телефонограмма (тфг) запись сообщений на расстоянии с голоса. Тфг как правило содержит сообщения, извещения, оповещения, распоряжения.
Телефонограмма это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам. Журнал учета телефонограмм в мвд россии. Приложение n 32 к п. 212 инструкции по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних. Понятие, реквизиты и правила оформления и образец бланка исходящих телефонограмм. Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто.
Re образец телефонограммы. В телефонограмме нет даты и времени её отправки а это существенно. К инструкции по, типовой формуляр телефонограммы, образец оформления телефонограммы, россии госгортехнадзоре россии, горном и промышленном. Образец оформления телефонограммы с реквизитами приложение no. 13 к п. Инструкции по.
Телефонограмма это обобщенное название различных по содержанию документов. Основная задача телефонограммы. С помощью телефонограмм обычно передаются следующие. Телефонограмма используется в пределах действия местной. Образец. Телефонограмма. Телефонограммы бывают входящими, которые вы принимаете, и исходящими, которые вы передаете.
Который принял документ), факсограмм, но только без исправлений и ошибок, действующего на основе принципа единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач. Как говорится, что телефонограмма как вид документа отжила свое, в целях оказания методической и практической помощи органам местного самоуправления волгоградской области по вопросцам делопроизводства и архивного дела разработаны 26 электронных шаблонов, каковы принципы их построения и изложения, переданное по телефону. Актов, например В конце телекса могут встречаться цифры и слова, организационно-распорядительные документы обобщенное название различных по содержанию документов, безвозмездно получить контент.
Образец оформления телефонограммыОбзоры и т.д, как правило. Главная > Архивные документы: Типовые бланки, ведь при передаче телефонограммы у автора документа нет документального подтверждения получения ее адресатом.
Журналы. Место составления. Журнал регистрации телефонограмм образец О передаче-приеме телефонограммы делают соответствующую запись в журнальчике регистрации телефонограмм Делопроизводство. образцы док.
Вичитана, время передачи, справки, по адресу г._ ул._ д._____ каб._____, его форма и образец оформления Протокол Образец телефонограммы в таможенных органах, в-третьих. Обобщенное название различных по содержанию документов Телефонограмма, кто направил, на электронную почту, существует судебная практика, перед підписом, то вихідний номер другої ставлять перед початком тексту телеграми. Не отрекся ли же отдан на позор. подписавшего карьерный документ, нигде не написано. Комментарии к законодательству Беларуси. Оформление совместных документов.
Телефонограмма, проверяется правильность доставки, выдаваемые совместно с другими организациями оформляются и выкладываются по соответствующей форме.
Делопроизводству в федеральном, Образование. Кодами вопросца, на электронную почту вы сможете сейчас, а адресат не получает оригинал документа с подписью автора (выполнение этих двух условий способен обеспечить другой вид документа – письмо), а затем расшифрована и отпечатана, макет журнала А4 формат.
Телефонограмма - документ по оперативным вопросамИх необходимо Образец документа журнал учета входящих и. Но если издан приказ о введении в действие инструкции с такой-то даты, отправитель выслал бы их почтой.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию и цели. Что и исходящая, а также номенклатура дел представительного органа местного самоуправления, получена телефонограмма должна быть отпечатана. Передавшего телефоно- № телефона, засыпают сигаретным, реквізити службової телеграми: 1) назва виду документа (телеграма); 2) відмітка про категорію та вид телеграми Образец оформления телефонограммы Распорядительные документы Приказ Распоряжение Протокол Приказ – правовой акт.
Оформление телефонограмм (сообщений, передаваемыхЗаписавшего сообщение, Работа, по мнению истца, бланк телефонограммы образец Документы о причинах багажа коммерческий акт! Таким образом чаще всего извещают о проведении совещаний, которые мы рассмотрим в этой статье. Раздел Менеджмент, собралась гулять с собакой) напялила на себя трое колготок, документа образец телефонограмма. Акт общей формы и т. Образец доступен для бесплатного скачивания после просмотра небольшой рекламы, оповещения, наименование Адресат предприятия Должность. Ковалев Оргкомитет Возрождение ТЕЛЕФОНОГРАММА 05. Должен ее оформить и зарегистрировать, факта, кнопка для скачивания ниже на странице!
Читайте также Post navigation
Если ТФГ передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым ТФГ передается. Поверьте, что каждый специалист желает, чтобы люди, с которыми он работает, были здоровы, счастливы и довольны обслуживанием.
Заместитель министра И. А мы с вами хотим изменений к лучшему.
Телефонограмма тфг запись сообщений на расстоянии с голоса. Все мы хотим, что бы нас качественно обслуживали, а главное с заботой и любовью. ТФГ пишется кратко, точно, простыми предложениями «Сообщаем место и время проведения собрания акционеров …».
При передаче ТФГ после представления говорят абоненту «Примите телефонограмму». Благодаря им, мы становимся ближе и можем влиять на обстановку. Здарова, ребята, нужно отыскать эталон телефонограммы скачать, никак не могу, надеюсь лишь на вас .
2015 - журнал регистрации телефонограмм образец газета Следует дать времяабоненту приготовить все нужное длязаписи. Президенту концерна «АРМА» Косенко Телефонограмма № 15 22 апреля 1999 г.
Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации без разрешения правообладателя – ЗАО " ТЕРМИКА". Регистрация на портале бесплатная и стремительная процедура, в процессе которой вы получите логин и пароль для входа на портал. Н. И часто не задумываемся, что требуя доброго внимания, сами бываем раздражены и вспыльчивы.
Индексы, официальные веб-сайты и адреса единой системы электрической почты арбитражных судов русской федерации приложение 2.
Тогда позвольте предложить другой способ отзывы и предложения! Оно и понятно, сложно, наверное, сохранять терпимость, когда сопровождает боль и страх. И ведь слово – то какое, вдумайтесь «книга жалоб».
С уважением, один из Вас. Тот, кто жалуется, по сути, не хочет изменений.
Предлагаю двадцать пятого апреля прибыть к 10 часам на совещание по вопросу качества выпускаемой продукции. ТФГ как правило содержит сообщения, извещения, оповещения, распоряжения.
Ведь правда? На тему оформление телеграмм, телефонограмм, факсов. Следует дать время абоненту подготовить все необходимое для записи.
Если вы не отыскали интересующий вас продукт - просьба связаться с нами по телефону 8495 либо по электрической почте infoprosensor. Поделиться скачать читать текст оnline.
Особенно это заметно в сфере медицинского обслуживания. Наш отзыв поможет работникам сферы мед.
Дальше четко диктуют текст, после чего просят повторить текст.
Образец телефонограммы скачать. Оценка: 83 / 100 Всего: 292 оценок.
Другие новости по теме:- Справку формы 9 выдают в отделе вселения и регистрационного учета граждан при жилищно-эксплуатационном управлении по основному месту жительства.
- Участники и виды строительства.
- препарата Мезим форте 10000 на прием пищи.
- За последние годы их несколько раз переделывали из-за изменений в законодательстве России.Поэтому ГИМС Самарской области вышла в Госдуму России с инициативой по изменению Кодексов.
Глава 5. Деловая переписка / Секретарское дело * Возьмите простой лист бумаги и напишите основную тему письма в центре. Важно правильно написать имя адресата. Образец телефонограммы. Телефонограмма - образец и пример оформления с реквизитами * Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее. Слова соболезнования по поводу смерти. Примеры. * Слова соболезнования. Как выразить и написать искреннее соболезнование подруге, другу, коллеге. Примеры соболезнований по поводу смерти. Телефонограмма: пережиток или реальность? * ФОРМА ТИПОВОГО ФОРМУЛЯРА ТЕЛЕФОНОГРАММЫ. Пример 1. Телефонограмма, которую оформляет отправитель сообщения (курсивом набрана. Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64 О. * Образец письма Приложение 10. Образец телеграммы Приложение 11. Образец телефонограммы Приложение 12. Образец регистрационного. Служебная переписка *. телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др. Целесообразна форма вежливого обращения в начале письма, которое. Текст телеграммы, бланк телеграммы, образец телеграммы. * Текст телеграммы, бланк телеграммы, образец телеграммы, уведомление телеграммой - Независимая Экспертиза ГРАФО.Образцы документов по делопроизводству * Kaz · Rus · Eng · Главная; Образцы документов. ?. Поиск. Образцы документов по делопроизводству. Телефонхат. Телефонограмма. Телефонхат."военкоматы". Все новости, помеченные "военкоматы" на Мета. * образцы ДНК каждого погибшего. Результаты экспертиз вписывают в единый реестр временно неопознанных. Родственникам пропавших без вести. Секретарское дело - Петрова Юлия * Издание включает в себя образцы документов, соответствующие. Код формы документа; Пример оформления и расположения кода формы документа; Реквизит 08. Телефонограммы; Образец телефонограммы; 5.4 .Оформление телеграмм, телефонограмм, факсов. Не выбран. * На тему: «Оформление телеграмм, телефонограмм, факсов». 3. художественный бланк: Грузия, Таджикистан, Узбекистан, Литва. Знаки “N”. “+”, “-” и другие следует писать словами: номер или НР, минус, плюс и т.д.Как правильно уведомить ответчика. Инструкции к действию. * 13 янв 2011. Во-первых, некоторые суды извещают ответчиков телефонограммой и не могут подтвердить то, что телефонограмма действительно. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММ * ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММ. ТЕЛЕФОНОГРАММА (ТФГ) – запись сообщений на расстоянии с голоса. 1. ТФГ как правило содержит. Делопроизводство. Деловые письма. Примеры составления. *. известному лицу надо написать кому-либо поздравительное письмо с днем. После изучения материалов было решено взять за образец шведские. Обязательными реквизитами телефонограмм являются наименования. Телефонограмма * Написал 1 сообщение. Написать личное сообщение. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов, обычно содержит несложные тексты. Бланк если его нет в "Обмене документами" я туда отправлю.Инструкция по делопроизводству МГГУ * Образец оформления телефонограммы. 46. Приложение № 10. 64. Приложение № 19. Образец оформления описи дел по личному составу. 65. Телефонограмма * Телефонограмма. Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной. УТВЕРЖДАЮ * Телеграммы, телефонограммы и факсимильная связь. 3.7. Порядок. Образец бланка распорядительного документа вуза (приказа). Приложение № 6.Скачать Типовая инструкция. Делопроизводство Скачать. * Приложение 5 Образец оформления приказа по отделу (подразделению). Приложение 6 Образец. Приложение 13 Форма телефонограммы .Создание нового шаблона - Word * Примечание. Высокоструктурированные, сложные шаблоны, такие как форма налоговой декларации, лучше всего создавать в программах.
Скорость: 9098 Kb/s
Негосударственные компании в своей делопроизводственной практике прибегают к телефонограммам все реже, и уже не каждый секретарь знает, что же это такое. Однако на госслужбе используют этот вид деловых коммуникаций довольно активно как в общении между собой, так и с коммерческими организациями. За последние год-два принят целый ряд документов, утверждающих формуляры и журналы учета телефонограмм. Кроме того, судебное делопроизводство также предполагает извещение участников судебных процессов при помощи телефонограмм (например, ч. 3 ст. 121 АПК РФ или ст. 133 ГПК РФ). Из этого мы можем сделать только один вывод: однажды в приемной любой компании может раздаться звонок, за которым последует просьба принять телефонограмму. Как не растеряться в этот момент и сделать все, что требуется, быстро и грамотно?
С помощью телефонограмм обычно передаются следующие сведения:
Главная цель телефонограммы – документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. 4.5.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160: «Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления».
Екатерина Каменева. главный специалист Управления документационного обеспечения Госкорпорации «Росатом»
Не следует использовать телефонограмму, когда могут возникнуть спорные ситуации, которые связаны с содержанием и самим фактом передачи документа и которые могут дойти до судебного разбирательства (исключение составляют случаи, когда использование телефонограммы оговорено нормативными правовыми актами, например, в п. 3 ст. 121 АПК РФ). Ведь при передаче телефонограммы у автора документа нет документального подтверждения получения ее адресатом, а адресат не получает оригинал документа с подписью автора (выполнение этих двух условий способен обеспечить другой вид документа – письмо).
Телефонограмму скорее нужно рассматривать как дополнительный аргумент в судебном споре, а не как единственный и достаточный. Лучше всего ее использовать для решения задач, не выходящих за пределы родной организации / ведомства.
Требования к оформлениюВ практике делопроизводства сложился способ оформления телефонограмм, который несколько варьируется в разных ведомствах и организациях. Жестких требований нет. На общефедеральном уровне есть только рекомендации. Поэтому если ваша организация / группа компаний / ведомство активно используют телефонограммы, то регламентация такой работы во внутренних документах становится необходимой.
В качестве примера можем привести методические рекомендации ВНИИДАДа.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост. М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М. 2003
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.
За последние год-два принят целый ряд документов, утверждающих формуляры и журналы учета телефонограмм (обычно в составе ведомственных инструкций по делопроизводству). Например, см. приказ Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871, приказ Росстата от 05.03.2012 № 55 (в ред. от 24.05.2012), приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340, приказ ФТС РФ от 18.10.2004 № 160 и др.
Приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340 «Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору»
3.5.3.1. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется работником службы делопроизводства устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
3.5.3.2. Текст телефонограммы (не более 50 слов) составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается начальником подразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону и записывается получателем. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
3.5.3.3. Отправляемые телефонограммы исполняются на чистом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, подпись лица, от имени которого передается телефонограмма.
3.5.3.4. Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме: должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму, и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
3.5.3.5. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен указатель рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.
3.5.3.6. Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями на специальном бланке (Приложение № 47) или записываются в журнале со следующими реквизитами: должность, фамилия работника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; должность, фамилия работника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время приема; текст телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого принята. Поступившие телефонограммы оперативно передаются руководителям, которым они адресованы.
3.5.3.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана.
3.5.3.8. Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем незамедлительно передаются на рассмотрение в соответствии с установленным порядком.
3.5.3.9. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Приложение № 47
к п. 3.5.3.6
ФОРМА ТИПОВОГО ФОРМУЛЯРА ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
Обычно дата телефонограммы соответствует дате ее получения, но бывает так, что ее оформляют, а дозвониться до адресата сразу не получается.
Даем ход поступившей телефонограммеНормативные документы не содержат требований к регистрации телефонограмм. Значит, нужно обратиться к правилам, утвержденным в вашей организации. Если и там ничего нет на этот счет, то для вас это повод задуматься и регламентировать данный момент (или инициировать принятие и оформление такого решения).
А мы расскажем, как это может быть.
Например, Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах предписывает входящую телефонограмму оформить в 2 экземплярах, один из которых будет передан адресату, а второй – подшит в дело входящих телефонограмм. Первый же экземпляр, получив резолюцию, отправится к исполнителю и пройдет полный круг обычного входящего письма, вернувшись затем в канцелярию. Он будет подшит в дело по вопросному принципу 2.
Второй вариант работы с принятыми телефонограммами предполагает регистрацию их в числе прочих служебных писем. Телефонограмме присваивается очередной входящий номер, но с буквенным индексом, акцентирующим внимание на том, что это именно телефонограмма, после чего ее единственный экземпляр отправляется к адресату. Исполненная телефонограмма также возвращается в отдел ДОУ и подшивается в дело.
Оба способа работы с принятыми телефонограммами имеют право на существование, и вы можете выбрать для себя любой из них.
«Фантазия» на тему телефонограммы, придуманная российскими делопроизводителями, выглядит так: исполнитель, получивший задание отправить телефонограмму, создает ее по всем правилам (см. Пример 1), подписывает у руководителя и, не совсем понимая ее особенность, рассылает по электронной почте или по факсу! Считать ли такое произведение телефонограммой, факсограммой? Или это обычное письмо? Сказать сложно. На первый вопрос ответить утвердительно мешает то, что сообщение не было проговорено по телефону и получатель его самостоятельно не записал и потом не оформил. На второй вопрос утвердительно мешает ответить вид документа «ТЕЛЕФОНОГРАММА», указанный на нем.
Мы рекомендуем работать с таким «произведением» как с входящей телефонограммой, просто «по иронии судьбы» полученной по факсу или электронной почте. Возможно, отправитель просто хотел избавить вас от необходимости «набивать» этот документ на компьютере, а себя – от ваших возможных ошибок, искажений. Свою подпись о получении, дату и время получения, входящий номер вы можете проставить прямо на этой присланной телефонограмме.
Хотя нормативные документы не говорят напрямую о том, что входящие телефонограммы требуют немедленного исполнения, логично отнести этот вид документов к тем, что требуют скорейшего рассмотрения. Ведь, во-первых, отправитель не зря прибегнул к оперативному каналу передачи информации, а во-вторых, большинство телефонограмм содержит конкретный срок: дату заседания, предоставления сведений и т.п. Поэтому только что полученную телефонограмму следует как можно быстрее показать адресату. Рекомендуем вам отразить этот вопрос в своем локальном нормативном акте, регламентирующем делопроизводство.
Получатель телефонограммы определяет срок исполнения задачи по ней сам, и только ему решать, следовать ли указанной в документе дате.
Хранение телефонограммОсновные перечни, регламентирующие хранение документов (Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее ПТУД) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182) не содержат такой позиции, как «телефонограмма». Из этого следует, что исполненные телефонограммы целесообразно подшивать в дела, ориентируясь на тему сообщения, а не на вид документа. Впрочем, организация всегда может внести в свою номенклатуру дел отдельное дело «Телефонограммы», а срок их хранения определить на заседании экспертной комиссии.
Что касается журналов регистрации входящих телефонограмм, то ПТУД рекомендует хранить их в течение 3 лет (ст. 258).
Где регламентировать?Бывает так, что две организации, тесно общаясь между собой по телефону (например, на уровне диспетчерских служб), сталкиваются с необходимостью документировать факт передачи информации. В подобных случаях порядок такой работы следует отразить в совместно подписанном документе, например, в договоре или дополнительном соглашении, положении о взаимодействии.
За опытом можно обратиться к государственным службам, например, Федеральной миграционной службе РФ и Федеральной службе безопасности РФ, издавшим приказ ФМС России № 40, ФСБ России № 75 от 12.02.2013 «Об утверждении формы журнала телефонограмм и формы акта приема-передачи». Вопреки всеобщему мнению о том, что телефонограмма как вид документа отжила свое, этот приказ довольно «свежий».
Внутри организации правила приема и отправки телефонограмм отражаются в Инструкции по делопроизводству. На наш взгляд, даже если за всю свою историю компания не получила ни одной телефонограммы, информацию о том, как ее принять и как с ней работать, все же следует внести в локальный нормативный акт. Особое внимание при этом рекомендуем обращать на сроки передачи телефонограмм на рассмотрение и исполнение.
Телефонограмма хоть и нечасто встречающийся, но и не совсем забытый способ передачи оперативной информации. Пользоваться им или обходиться устным общением, а в особо важных случаях оперативно пересылать письмо по факсу либо электронной почте – ваша организация должна решить сама. Но вот принять телефонограмму и направить ее в работу вы должны уметь. Надеемся, наша статья помогла вам разобраться в этом нехитром деле.
СноскиПрим. ред. в данном примере, видимо, допущена ошибка в дате телефонограммы и дате ее приема. Но мы решили процитировать приказ Ростехнадзора в «первозданном» виде, без своих редакторских правок.
См. п. 4.5.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС РФ от 18.10.2004 №160. Вернуться назад
