ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗА О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя по унифицированной форме N Т-1 или N Т-1а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Основанием для его издания является трудовой договор. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям договора. Приказ о приеме на работу подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом, после чего объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Следует обратить внимание, что в ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ дано определение понятия «персональные данные». К ним относятся в том числе и доходы физического лица. Поскольку составление приказа по форме N Т-1а предусматривает внесение сведений о заработной плате нескольких работников и ознакомление их с подписанным руководителем приказом, не рекомендуется применять указанную форму в своей работе.

Важно! В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20).

При заполнении формы N Т-1 нужно учитывать следующее:

1. Наименование работодателя отражается в соответствии с учредительными документами с указанием кодов.
2. Даты издания приказа и заключения трудового договора могут не совпадать, т.е. приказ составлен до подписания трудового договора. Но данная ситуация может быть рассмотрена лишь в качестве исключения (например, в случае фактического допущения работника к работе без надлежащего оформления трудового договора).
3. При заключении трудового договора на неопределенный срок дата окончания действия трудового договора в приказе не проставляется (т.е. соответствующая графа не заполняется).
4. Сведения о подразделении и должности указываются в соответствии со штатным расписанием организации.

1. Условия приема, характер работы отражаются в соответствии с трудовым договором (например, основное место работы или работа по совместительству, срочный трудовой договор, на время исполнения обязанностей отсутствующего работника или постоянная и др.).
2. Сведения о размере оклада (тарифной ставки) и других условиях оплаты труда должны вноситься в соответствии с трудовым договором. В приказе отражается сумма, которая зафиксирована в трудовом договоре согласно штатному расписанию. Установление работнику премий, доплат и надбавок производится на основании локального нормативного акта (например, положения об оплате труда), с которым работник должен быть ознакомлен под роспись.
3. Запись об установлении испытания и его продолжительности делается, только если это условие включено в трудовой договор. Отдельное соглашение об испытании может быть подписано до начала работы, если работник фактически допущен к работе, но трудовой договор не оформлен.
4. Приказ может подписать не только руководитель организации, но и уполномоченное лицо со ссылкой на документ, предоставляющий такое право. Подробнее см. п. 1 настоящего материала.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку. С данной записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке.

Подробнее о заполнении трудовой книжки см. п. 1 настоящего материала.

Подробнее о заполнении личной карточки работника см. раздел «Заполнение личной карточки работника» настоящего материала.

1. Оформление приказа о приеме на работу руководителя организации

Приказ (распоряжение) о приеме на работу руководителя оформляется аналогично приказам о приеме на работу других сотрудников организации. Подробнее об этом см. п. 1 настоящего материала. Унифицированная форма N Т-1 заполняется по общим правилам. Приказ о приеме подписывает лицо, уполномоченное учредителем, собственником имущества организации.

На практике встречаются ситуации, когда приказ о вступлении в должность руководителя организации издается в простой письменной форме. Данный документ подписывает избранный руководитель, так как право выступать от имени работодателя наступает не с момента оформления трудового договора, а с момента принятия решения уполномоченным органом (решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 29.05.2006 N 2817/06). Регистрация приказа в таком случае производится в книге регистрации приказов по основной деятельности.

Важно! Заместитель руководителя не может подписывать приказ о приеме руководителя, если данное право не отражено в уставе общества.

Приказ о приеме на работу - как его правильно оформить

Прежде чем приступить к выполнению каких-либо должностных обязанностей, надо позаботиться об официальном трудоустройстве. Причём это важно как будущему работнику, так и работодателю. Самое главное в этом деле – подписать трудовой договор и получить соответствующий приказ.

Весь процесс поступления на работу можно поделить всего на три главные части:

1. Сбор документов. Сюда относится: трудовая книжка, все бумаги, удостоверяющие личность, документы об образовании, свидетельство пенсионного страхования и т.д. Иногда могут потребоваться и иные документы.
2. Подписание трудового договора.
3. Издание приказа о приеме на работу нового сотрудника.

Статья Трудового кодекса №68 позволяет решать все вопросы, которые могут быть связаны с приемом на работу, а в 2004 году был утвержден особым Государственным комитетом РФ специальный образец приказа о приёме новых сотрудников на рабочее место.

Данный документ в любой организации может издаваться только после подписания трудового договора. На данный момент существует 2 формы, которые действуют на территории страны и были созданы Государственным комитетом:

• о приёме одного сотрудника – №Т-1;
• о приёме нескольких сотрудников – №Т-1а.

Если на предприятии принято издавать распоряжения, то они могут использоваться и вместо приказов. Их текст будет соответствующим.

Обе формы, которые законодательно закреплены, подразумевают указание следующих данных:

1. Код организации и приказа.
2. Название организации (структурного звена).
3. ФИО и должность нового сотрудника, а также его табельный номер.
4. Условия, по которым человека принимают на работу. Здесь надо указывать возможность испытательного срока, частичной занятости и др.
5. Продолжительность испытательного периода, а также срок действия самого трудового договора.
6. Особенности работы. Например, выполнение должностных обязанностей по совместительству.

Информация о сроке действия трудового договора может быть упущена, если документ подписан как бессрочный. Сам приказ подписывается уполномоченным лицом (руководителем отдела кадров или всей организации). После того, как приказ вступит в силу, работник обязан подробно с ним ознакомиться. Затем в трудовую книжку делается запись о занятости и новому сотруднику открывают персональный счёт для выплаты зп.

Новый сотрудник обязан поставить свою подпись в листе ознакомления с приказом или в соответствующем журнале о том, что приказ им прочитан в срок не более трех дней.

Каждый индивидуальный предприниматель должен знать систему налогообложения и.

Перед многими россиянами остро стоит жилищная проблема. Реальная.

В развитии любого бизнеса необходимы постоянные финансовые вложения.

После регистрации в налоговой инспекции любой предприниматель, оформив.

В карьере почти любого предпринимателя существует такой период.

ККМ – контрольно-кассовая машина, бывает с активными и пассивными.

Расчет больничного листа является обязанностью бухгалтера предприятия. Однако.

Приказ о приеме работника на работу

Юрист, ведущий специалист по правовым вопросам и кадровому делопроизводству Центра развития кадровых технологий, эксперт журналов «Справочник кадровика», «Всё для кадровика».

Работа кадровика – это прежде всего общение с людьми. Жаль, что зачастую кадровики об этом забывают, утопая в огромном количестве документов, которые нужно оформить, исправить, подшить, сохранить, сделать копии, выдать справки… Голова кругом от бумаг, какие уж тут люди… В кадровом море особенно сложно плыть новичку – тут и айсберги приказов, и бермудские треугольники докладных и объяснительных записок, цунами заявлений работников, и всякая экзотика вроде номенклатуры дел или акта об уничтожении испорченной трудовой книжки (…знать бы еще, как он выглядит)… Но и опытный капитан судна нет-нет да и задумается – а все ли правильно оформляю? А ну как потом при проверке ошибки выявят, исполняй предписания, строчи очередные бумаги… Предлагаем всем – и «юнгам», и «старым морским волкам» – компас или, если хотите, навигатор по безбрежным просторам кадрового делопроизводства – рубрику «Что написано пером. или как оформить идеальный документ». А начнем, пожалуй, с азов – приема на работу… Сверимся по карте, ну, то есть по унифицированной форме, и вперед…

Значение правильного оформления приказа о приеме на работу понимают все кадровики. Достаточно вспомнить, что документ хранится 75 лет и на его основании в трудовой книжке работника делается запись о приеме на работу.

Значит, подходить к его оформлению нужно ответственно. Казалось бы, какие тут могут быть проблемы? Унифицированная форма есть. Заполняем, и все. Но на самом деле нюансов много. Вот о них и пойдет речь для того, чтобы создаваемый вами приказ о приеме на работу действительно стал идеальным документом.

Итак, прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Издается приказ на основании заключенного трудового договора.

Определиться с формой приказа помог Госкомстат России, утвердив унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу имеет две унифицированные формы: № Т-1 – на одного работника и № Т-1а – на группу работников.

Эти формы применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников.

Заполнение унифицированной формы приказа допускается как от руки (разборчиво), так и печатным способом, в т. ч. с использованием средств вычислительной техники.

Графы унифицированной формы заполняются по определенным правилам, на каждом из них остановимся ниже.

В приказе о приеме работника на работу указываются:

• дата приема на работу;
• структурное подразделение и должность (специальность, профессия);
• условия приема на работу;
• характер предстоящей работы;
• размер оклада и надбавки;
• срок испытания, если такое условие установлено при заключении трудового договора.

Оформление приказа не ограничивается указанием перечисленных сведений, в документе должны быть заполнены все строки и графы. Остановимся на каждом реквизите подробнее.

При заполнении унифицированной формы наша задача облегчается тем, что достаточно вписывать информацию в специально отведенное для нее место.

Но при заполнении унифицированных форм мы встретимся с различными классификаторами и кодированием информации. И кадровику нужно обладать необходимыми знаниями о каждом из этих классификаторов.

Реквизиты документа – отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами для оформления официальных документов

1. Наименование организации
Для этого реквизита в приказе предусмотрена отдельная строка. Наименование организации, которое мы здесь укажем, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Сокращенное название организации указывается только в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Обратите внимание, что если у вашей организации есть сокращенное наименование, оно должно указываться обязательно – (в скобках) после полного наименования.

2. Код формы по ОКУД
Приказ о приеме на работу по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации) имеет код – 0301001. Именно его необходимо указать в графе приказа «Форма по ОКУД». Если вы используете бланки приказов, напечатанные в типографии, то этот код уже будет напечатан в графе.

3. Код по ОКПО
Код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) состоит из восьми цифр и сохраняется за организацией на протяжении всего ее существования. По сути это уникальный номер, который не может повториться ни у какой другой организации.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

4. Дата приема работника на работу
Реквизит приказа «Дата» состоит из двух граф. Графа «с» заполняется в соответствии с обязательным условием трудового договора о дате начала работы. Например, вы заключили с работником трудовой договор, в котором указали, что он обязан приступить к работе 15 марта 2010 г. Соответственно, эта дата начала работы согласно трудовому договору заносится в приказ о приеме на работу.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фрагмент)

Приказ о приеме на работу

Он составляется работником кадровой службы. Целью данного документа является оформление факта приема работника на определенную должность (в ИП, фирму, организацию).

Как правило, приказ о приеме на работу оформляется на специальном унифицированном бланке по форме № Т-1 или № Т-1а.

Основанием для издания приказа является трудовой договор, который подписан между работником и работодателем. Скачать бланк и образец приказа о приеме на работу можно здесь .

Оформление приказа и остальных документов

Подготовкой этого документа чаще всего занимается сотрудник юридического или кадрового отдела. Заверяет документ руководитель организации.

Работник, в свою очередь, должен предварительно ознакомиться с текстом документа и подтвердить это подписью на приказе.

После этого на основании приказа должны быть оформлены дополнительные документы, которые нужны для трудоустройства нового сотрудника, а именно:

• трудовая книжка;
• лицевой счет (который открывают в бухгалтерии);
• личная карточка работника.

Содержание приказа о приеме на работу

Организация или индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно разработать собственную форму этого документа. В нем должны быть следующие пункты:

• указание распорядительного действия;
• фамилия, имя и отчество нового работника;
• должность (на которую он принимается);
• отдел (организации);
• размер заработной платы;
• условия испытательного срока (при его наличии);
• номер и дата заключения трудового договора.

Как передает tbis.ru, в случае приема на работу группы лиц, указывают все вышеперечисленные данные для каждого человека в отдельности.

Для организаций при оформлении приказа о приеме на работу использовать унифицированные формы документа. Дело в том, что в данных формах больше преимуществ, чем в бланках, которые разработаны самостоятельно:

• унифицированные формы более просты;
• нет необходимости делать дополнительные отметки (о согласии работника с проведенными инструктажами, условиями труда или медосмотра).

Напомним, что форма № Т-1 применяется для приема на работу одного сотрудника, а форма № Т-1а – для группы сотрудников.

При заключении бессрочного трудового договора ИП с работником. строка "Дата" должна оставаться пустой.

Все, что касается заработной платы (надбавки, оклада, тарифной ставки) в приказе прописывают в соответствии со штатным расписанием и трудовым договором.

Как написать сложный приказ о приеме на работу (образец приказа)?

Основой делопроизводства, связанного с кадровым составом организации, являются приказы по личному составу. которые документируют процесс движения кадров. Приказы издают после заключения с сотрудниками трудовых договоров, а также при их внесении в них изменений и прекращении действия.

Приказы по структуре бывают простыми и сложными.

• Простой кадровый приказ касается только одного лица, его ещё называют индивидуальным.
• Сложный кадровый приказ характеризуется объединением нескольких распорядительных пунктов, которые могут касаться нескольких сотрудников.

Если в сложном приказе решается один кадровый вопрос (например, прием группы работников или увольнение нескольких человек), его заголовок формулируется в соответствии решаемому вопросу.

Если в сложном приказе решается несколько кадровых вопросов (например, одного сотрудника увольняют, другого - принимают, третьего - переводят на другую должность и т.д.), заголовок либо не пишут, либо дают в обобщенном виде (например, "По личному составу"). В таких приказах существует своя последовательность: сначала идут пункты о назначении на должности, потом - о переводах на другую должность, последними - об увольнении. При перечислении в одном пункте нескольких фамилий их следует писать в алфавитном порядке.

в избранное ссылка отблагодарить

Приказ о приеме на работу форма Т-1 - образец скачать

Оформление нового работника в штат организации сопровождается в обязательном порядке оформлением приказа о приеме на работу. Приказ имеет типовую форму Т-1 и Т-1а.

Бланк приказа о приеме на работу форма Т-1 – скачать .

В качестве примера мы заполнили форму Т-1 о приеме одного сотрудника на работу, скачать заполненный образец Т-1 можно в конце статьи.

Документ, на основании которого подготавливается приказ – это трудовой договор. заключенный с работником на начальном этапе. Кроме того, работник может написать заявление о приеме на работу (однако это не является обязательным). Как написать заявление, можно прочитать здесь .

Приказ составляется работником кадровой службы и утверждается руководителем организации, после чего дается для ознакомления работнику.

Типовая форма приказа Т-1 очень удобна, так как содержит все необходимые поля, остается только внести их соответствующие данные, к которым можно отнести:

• Название организации;
• Номер и дата заполнения бланка приказа Т-1;
• Дата принятия на работу (если с работником заключается срочный трудовой договор. то пишется дата последнего рабочего дня в строке «по»);
• ФИО принимаемого работника полностью, табельный номер, название структурного подразделение и название должности;
• Характер работы – указывается постоянная работа или по совместительству, прописываются условия приема;
• Оклад или тарифная ставка, берется из трудового договора и зависит от системы оплаты труда, которая применяется к сотрудника данной должности;
• Надбавки к заработной плате;
• Продолжительность испытательного срока;
• Основание для подготовки приказа – трудовой договора, необходимо указать номер и дату этого договора;
• Подпись руководителя и работника.

На основании утвержденной формы Т-1 работник может приступить к своим должностным обязанностям, а кадровый специалист продолжает оформление необходимых кадровых документов: заполняет личную карточку форма Т-2, образец которой можно скачать здесь. при необходимости заводит личное дело .

Нового сотрудника также нужно ознакомить со всеми внутренними документами: коллективным договором. правилами трудового распорядка, различными актами.

Скачать образец приказа о приеме на работу форма Т-1 – ссылка .

Оформление приказа о приеме на работу образец

1.2. Оформляем нового сотрудника. Ошибки при оформлении приказа о приеме на работу

В предыдущей статье мы рассказали о важности заключения трудового договора с новым работником. Но было бы ошибочно предполагать, что на этом прием работника заканчивается. На самом деле необходимо заполнить еще ряд необходимых документов.

Правильно оформить кадровые документы при приеме нового сотрудника – значит избежать множества проблем. Мы расскажем о том, какие документы сотрудник кадровой службы должен получить от работника, с чем ознакомить при приеме, как написать заявление и оформить приказ.

Какие документы представляет работник?

Подбор кандидата на вакантную должность успешно завершен, и принятый работник приступает к работе. Обычно кадровый специалист предприятия заранее предупреждает его о том, что в первый рабочий день необходимо явиться в отдел кадров с документами. Итак, в соответствии со ст.65 ТК РФ новый сотрудник должен принести:

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (в отношении тех, кто вообще впервые выходит на работу, действует то же правило, что и с трудовой книжкой);

4) документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу;

5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки).

Учтите, что иногда возникают случаи, когда необходимо требовать предъявления дополнительных документов при приеме на работу. Это:

1) справка о прохождении медосмотра: для лиц моложе 18 лет; для тех, кто принимается на опасные и вредные условия труда, а также при работе на транспорте;

2) медицинская справка и справка из налоговых органов об имущественном положении – при приеме на государственную службу;

3) документ о прохождении обязательной дактилоскопической регистрации: для работников МЧС, МВД, внешней разведки и налоговых органов;

4) индивидуальная программа реабилитации инвалида: при приеме на работу инвалида;

5) справка с основной работы о том, что она не связана с тяжелыми и опасными условиями труда: для принимаемых по совместительству.

Если в обозначенных случаях дополнительные документы не предъявляются, то прием на работу считается неправомерным.

С чем ознакомить работника?

При заключении трудового договора согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ кадровый специалист знакомит принимаемого работника под роспись с локальными нормативными актами предприятия и другими документами:

1) коллективным договором и соглашениями (если они заключались);

2) правилами внутреннего трудового распорядка;

3) инструкцией по технике безопасности, противопожарной безопасности;

4) положением по охране труда;

5) положением о служебной, коммерческой тайне предприятия, перечнем сведений, содержащих служебную коммерческую тайну;

6) положением об оплате труда, о премировании работников;

7) положением об обработке персональных данных;

8) положением о структурном подразделении, в которое принимается работник;

9) должностной инструкцией. Заверенная работником отдела кадров копия должностной инструкции также под роспись выдается работнику на руки.

Нужно ли писать заявление о приеме?

Основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме нового сотрудника является трудовой договор, который документально закрепляет соглашение между работником и работодателем, т. е. волеизъявление равноправных сторон договора. По этой причине юристы совершенно справедливо замечают, что заявление о приеме на работу не является обязательным документом. Тем не менее многие кадровые специалисты предприятий предлагают вновь поступающим на работу собственноручно написать на имя первого руководителя предприятия такое заявление.

Эта практика никак не нарушает закон и связана с тем, что на заявлении в отличие от трудового договора очень удобно проставлять визу непосредственного руководителя (руководителя структурного подразделения) – «Не возражаю. С 24.04.2005 г.», затем подпись и дату. Первый руководитель предприятия также ставит на заявлении свою резолюцию «Отдел кадров. В приказ с 24.04.2005 г.», подпись и дата резолюции.

После оформления приема на работу заявление работника вместе с одним экземпляром трудового договора, который хранится у работодателя (второй экземпляр выдается на руки работнику), и заверенной работником отдела кадров копией приказа (распоряжения) о приеме на работу подшивается в личное дело работника.

Что включает в себя приказ о приеме?

В соответствии со ст.68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказы о приеме на работу оформляются на всех работников (в том числе совместителей, принятых на работу по трудовому договору). Лишь на тех работников, с кем заключаются гражданско-правовые договоры (подряда, возмездного оказания услуг), приказы о приеме не оформляются.

Согласно постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты» при оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу в нем указываются следующие сведения:

1) наименование организации (строго в соответствии с уставом, положением о предприятии. Сокращенное наименование употребляется только в том случае, если оно зафиксировано в уставе);

2) код предприятия по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций). Этот код присваивается предприятию во время регистрации органами статистики. Если он вам неизвестен, о нем можно получить информацию у главного бухгалтера вашей организации;

3) код формы документа по ОКУД (Общероссийскому классификатору управленческой документации). На бланках унифицированных форм проставляется автоматически и служит для машинной обработки больших объемов документации;

4) срок трудового договора (дата начала, для срочного трудового договора – дата окончания работы);

5) фамилия, имя, отчество работника (в соответствии с паспортными данными);

6) наименование структурного подразделения, профессия (должность) в соответствии со штатным расписанием предприятия, структурой и штатной численностью (для работников, имеющих право на льготную пенсию, – строго в соответствии с нормативными документами);

7) испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу. Согласно ст. 70 ТК РФ срок испытания не может превышать 3 месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций – 6 месяцев. Испытательный срок устанавливается работодателем однажды, при приеме на работу, и не может быть продлен по инициативе работодателя в период его прохождения работником.

Иногда на практике возникают, например, следующие ситуации. В трудовом договоре и приказе о приеме работнику установлен испытательный срок в течение месяца. Месяц закончился, но руководство предприятия не пришло к окончательным и конкретным выводам о соответствии работника поручаемой работе, поэтому и предлагает продлить испытательный срок принятому на работу до 3 месяцев. Отдел кадров издает приказ о продлении испытательного срока по инициативе работодателя, не задумываясь о том, что такая процедура по сути не вполне законна.

Если в трудовом договоре и приказе о приеме работника на работу испытательный срок не указан, это означает, что работник принят без испытания.

При необходимости форму приказа (распоряжения) о приеме работника на работу можно дополнить необходимыми реквизитами. Например, указать, что работник принят на работу с материальной ответственностью, с указанием даты и номера договора о материальной ответственности. Для принятых на работу по совместительству необходимо указать продолжительность рабочей недели – 16 ч по 3,33 ч ежедневно.

После подписания трудового договора и заявления о приеме на работу сотрудник отдела кадров подготавливает проект приказа о приеме на работу. Проект приказа при формировании отделом кадров электронной информационно-справочной базы, состоящей из копий приказов, оформляется в 3 экземплярах. Если электронная база отсутствует, необходимо подготовить дополнительную, 4 копию приказа (на бумажном носителе), так как ведение информационно-справочной работы по подлинникам приказов, имеющих срок хранения свыше 10 лет, недопустима.

При оформлении проекта приказа сотрудник отдела кадров проставляет месяц и год издания приказа. Нужно иметь в виду, что дата и номер приказа вписываются вручную после подписания приказа руководителем. Оптимальный вариант, когда дата приказа и дата приема работника на работу совпадают.

Стоит заметить, что некоторые современные кадровые программы автоматически регистрируют приказы на этапе оформления проекта документа. Это не совсем правильно с точки зрения делопроизводства и нарушает хронологический порядок издания приказов (датой приказа считается дата его подписания руководителем). В то же время исключает возможность издания приказов задним числом, их переоформления и других подобных случаев фальсификации документов.

После оформления проекта приказа (распоряжения) о приеме работника на работу приказ визируется всеми заинтересованными лицами. Их состав зависит от структуры организации, это может быть:

1) руководитель кадровой службы;

2) отдел труда и заработной платы;

3) непосредственный руководитель (руководитель структурного подразделения, в которое работник поступает на работу);

4) работник бухгалтерии.

Последним, непосредственно перед подписанием приказа руководителем, свою визу ставит сотрудник юридической службы.

Проект приказа визируется на лицевой стороне первого экземпляра для того, чтобы подлинник хранился вместе с визами ответственных должностных лиц. Визирование проекта документа – это оценка его сущности, своевременности и целесообразности, а также соответствия действующим законодательным и нормативным актам. Визирующая подпись ответственного должностного лица означает, что с точки зрения его компетенции в тексте данного документа не содержится никаких нарушений.

После визирования руководитель подписывает первый экземпляр приказа. Если бухгалтерия для оформления лицевого счета работника, а также предъявления документов различным проверочным комиссиям требует подлинник, а не копию приказа (распоряжения) о приеме на работу, начальнику отдела кадров придется убедить руководителя предприятия подписать 2 экземпляра приказа.

Не забудьте, что работник также должен расписаться в приказе о своем приеме на работу!

Регистрация документов о приеме После подписания приказа руководителем сотрудник кадровой службы регистрирует приказ в журнале или картотеке регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников предприятия. На практике из-за большого объема работы эта процедура часто выпадает из поля зрения сотрудников кадровых служб. Однако это ошибка: документ в обязательном порядке должен быть зарегистрирован.

Затем необходимо заполнить на вновь принятого работника личную карточку и подшить подлинник приказа в дело. Через 5 дней после приема работника на работу на основании приказа о приеме делается запись в трудовой книжке в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

Заверенные работником отдела кадров копии приказа (распоряжения) о приеме распределяются в следующем порядке:

1) 1 экземпляр передается в бухгалтерию;

2) 2 экземпляр подшивается в личное дело работника;

3) 3 экземпляр подшивается в дело «Приказы о приеме, переводе, увольнении работников предприятия. Копии» с целью ведения информационно-справочной работы.

По требованию (письменному заявлению работника) работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ст. 68 ТК РФ).

Реквизит «Отметка о заверении копии» выглядит следующим образом:

Начальник отдела кадров

Если копия выдается по запросу сторонней организации, то подпись должностного лица, заверившего копию, скрепляется печатью, в приведенном нами примере – печатью отдела кадров.

В заключение остается заметить, что приказы (распоряжения) о приеме работника на работу служат основанием для подтверждения трудового стажа, места работы, занимаемой должности и других фактов трудовой биографии работника. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения для приказов по личному составу (в том числе приказов (распоряжений) о приеме) установлен срок хранения в 75 лет. При ликвидации предприятия они в обязательном порядке подлежат сдаче в архив.

Копии приказов, подшитые в личное дело руководителя, хранятся вместе с ним постоянно, а личные дела работников – 75 лет. Копии приказов, не вошедшие в личные дела, имеют срок хранения 5 лет (ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

А теперь приведем несколько образцов кадровых документов, заполняемых при приеме на работу.

Образец заявления о приеме на работу

Генеральному директору _________________ (Наименование организации) _________________ (Ф.И.О) проживающей(му) по адресу: _________________ (адрес)

Прошу принять меня на работу в бухгалтерию на должность старшего бухгалтера.