инструкция по делопроизводству правительства курганской области

ПРАВИТЕЛЬСТВО КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ г

по делопроизводству в органах

исполнительной власти Курганской

В целях оказания методической помощи по оптимизации деятельности

работы с документами в органах исполнительной власти Курганской области и во

исполнение пункта 2 постановления Правительства Курганской области от 24 августа 2009 г. N 480 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области»

1. Утвердить Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Курганской области согласно приложения 1 к настоящему приказу.

2. Подготовить и направить информационные письма об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Курганской области руководителям органов исполнительной власти Курганской области.

3. Разместить Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Курганской области на официальном сайте «Архивная служба Курганской области».

4.Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Председатель Комитета В.М. Ломакин Приложение к приказу Комитета по управлению архивами Курганской области от 27.05.2010г. № «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Курганской области»

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Курганской области Раздел I. Общие положения Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Курганской области (далее – Методические рекомендации) разработаны в соответствии с пунктом 3 постановления Правительства Курганской области от 24 августа 2009 года № 480 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области» в целях оптимизации порядка разработки органами исполнительной власти Курганской области (далее – Органы власти) инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания.

Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями Органов власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее – Служба делопроизводства), при разработке ими инструкции по делопроизводству Органа власти (далее – Инструкция по делопроизводству).

Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну1.

Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в Органах власти.

При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Федеральный закон от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;

Федеральный закон от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

закон Курганской области от 1 декабря 1997 года № 90 «О Гербе и Флаге Курганской 1 Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и обращениями граждан осуществляется в соответствии со специальными правовыми актами, утверждаемыми руководителем Органа власти.

закон Курганской области от 8 октября 2004 года № 444 «О нормативных правовых актах Курганской области»;

постановление Правительства Курганской области от 14 июля 2009 года № 395 «Об утверждении Регламента Правительства Курганской области»;

постановление Правительства Курганской области от 24 августа 2009 года № «Об утверждении правил делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области»;

постановление Правительства Курганской области от 23 ноября 2009 года № «Об утверждении Типового регламента организации деятельности органов исполнительной власти Курганской области, осуществляющих отраслевое либо межотраслевое управление».

Раздел II. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству Инструкция по делопроизводству разрабатывается Службой делопроизводства в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области, утвержденными постановлением Правительства Курганской области от августа 2009 года №480, с учетом положений данных Методических рекомендаций.

Проект Инструкции по делопроизводству согласовывается с Комитетом по управлению архивами Курганской области1, соответствующими подразделениями Органа власти и с заместителем руководителя Органа власти, курирующим вопросы информационного и документационного обеспечения.

При наличии замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству, Орган власти дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование.

Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между Комитетом по управлению архивами Курганской области и Органом власти в целях выработки взаимоприемлемого решения.

Решение о согласовании Инструкции по делопроизводству оформляется письмом Комитета по управлению архивами Курганской области, направляемым в адрес Органа власти.

После согласования Инструкция по делопроизводству утверждается правовым актом Органа власти.

Утвержденная Инструкция по делопроизводству доводится до сведения структурных подразделений Органа власти.

Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется правовым актом Органа власти после их согласования с Комитетом по управлению архивами Курганской области.

Раздел III. Структура и содержание Инструкции по делопроизводству Глава 1. Общие положения В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству определяется назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции.

В разделе «Общие положения» устанавливается, что Инструкция по 1 Пункт 3 Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области (утверждены постановлением Правительства Курганской области от 24 августа 2009 года № 480) делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Органа власти документов, совершенствования делопроизводства Органа власти и повышения его эффективности.

Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Курганской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также положение об Органе власти, регламент Органа власти и утвержденные Комитетом по управлению архивами Курганской области Методические рекомендации.

В разделе устанавливается, что:

положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Органе власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству;

положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;

особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными правовыми актами, утверждаемыми соответствующим Органом власти;

требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;

организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет Служба делопроизводства Органа власти;

функции, задачи, права и ответственность Службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников Службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Органа власти, устанавливаются должностными регламентами.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником подразделения, назначенным правовым актом руководителя Органа власти или совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству устанавливаются действия работников структурных подразделений Органа власти в случае отпуска, командировки, болезни, прекращения служебного контракта, а также в случае утраты служебных документов:

содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя Органа власти;

работники структурных подразделений Органа власти несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за не соблюдение требований Инструкции по делопроизводству;

при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

Глава 2. Основные понятия Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Органа власти;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Органах власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Органа власти;

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Органе власти, с указанием сроков их хранения;

нормативный правовой акт – это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение1.

обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных 1 Постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября года № 781-II ГД «Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации».

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

служба делопроизводства – структурное подразделение Органа власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Органа власти;

служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Курганской области;

электронная цифровая подпись1– реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронный документ2 – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Глава 3. Создание документов в Органе власти §1. Бланки документов Документы, создаваемые в Органе власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

В разделе "Бланки документов" Инструкции по делопроизводству установить:

порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов Органов власти;

требования к изготовлению бланков;

в необходимых случаях порядок учета бланков.

1 Определение действует до вступления в силу федерального закона «Об электронной подписи».

2 Определение действует до вступления в силу федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Служба делопроизводства Органа власти при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Законом Курганской области от 1 декабря 1997 года №90 «О Гербе и Флаге Курганской области».

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от декабря 1995 года № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков Органа власти утверждаются правовым актом Органа власти. В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих бланков документов Органа власти:

бланк письма Органа власти;

бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя Органа власти);

бланк резолюции руководителя;

бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).

Бланки документов Органа власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – по середине листа вдоль верхнего поля. На основе углового варианта расположения реквизитов разрабатываются бланки писем. На основе продольного варианта расположения реквизитов разрабатываются бланки других документов Органа власти.

Инструкцией по делопроизводству устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков:

для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола):

Герб Курганской области;

наименование Органа власти;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.

для бланка письма Органа власти:

Герб Курганской области;

наименование Органа власти;

справочные данные об Органе власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя Органа власти):

Герб Курганской области;

наименование Органа власти;

должность лица, подписавшего документ;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

для бланка письма структурного подразделения (координационного или совещательного органа):

Герб Курганской области;

наименование Органа власти;

наименование структурного подразделения (координационного или совещательного органа);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Бланк должностного лица и бланк письма структурного подразделения используются для внутренней переписки, оформления поручений и ответов на поручения.

Образцы бланков документов Органа власти приведены в приложениях 1–6 к Методическим рекомендациям.

В целях обеспечения порядка использования бланков Службам делопроизводства Органов власти рекомендуется ведение учета бланков, изготовленных типографским способом. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливается:

подразделение (работник), отвечающий за ведение учета бланков;

форма журнала учета бланков;

порядок выдачи бланков в структурные подразделения Органа власти, возврата и уничтожения испорченных бланков.

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть: 25 мм – левое;

§2. Оформление реквизитов документов Документы, создаваемые Органом власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Правилами делопроизводства в Органах власти установлен следующий состав реквизитов документов Органов власти:

1) Герб Курганской области;

2) наименование Органа власти;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные о Органе власти;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Орган власти;

отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату», «Просьба ссылаться на наш исходящий номер» и др.

При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, необходимо основываться на Правилах оформления реквизитов документов (приложение 7 к Методическим рекомендациям).

§3. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов Органы власти представляют в Правительство Курганской области проекты:

законодательных актов Курганской области;

указов и распоряжений Губернатора Курганской области;

постановлений и распоряжений Правительства Курганской области.

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Курганской области, актов Губернатора Курганской области и Правительства Курганской области осуществляется Органами власти в порядке, установленном актами Правительства Курганской области.

При составлении данного раздела Инструкции по делопроизводству учитываются положения следующих нормативных актов:

Закон Курганской области от 8 октября 2004 года № 444 «О нормативных правовых актах Курганской области»;

распоряжение Губернатора Курганской области от 27 сентября 2007 года №410-р «О регламенте работы с поручениями Губернатора Курганской области».

В Инструкции по делопроизводству излагается порядок разработки и оформления проектов правовых актов:

законов Курганской области;

указов и распоряжений Губернатора Курганской области;

постановлений и распоряжений Правительства Курганской области.

В разделе Инструкции по делопроизводству должно быть отражено:

порядок оформления проекта акта;

состав документов, сопровождающих проект;

порядок подготовки и оформления сопроводительных документов.

Правила оформления для представления в Правительство Курганской области законопроектов, проектов актов Губернатора Курганской области и Правительства Курганской области представлены в приложениях 8-14 к Методическим рекомендациям.

§4. Оформление нормативных правовых актов Органа власти Нормативные правовые акты Органов власти издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Курганской области, указов и распоряжений Губернатора Курганской области, постановлений и распоряжений Правительства Курганской области, а также по инициативе Органов власти в пределах их компетенции.

Подготовка нормативных правовых актов в Органе власти осуществляется в соответствии с Законом Курганской области от 8 октября 2004 года № 444 «О нормативных правовых актах Курганской области».

Инструкция по делопроизводству устанавливает:

состав реквизитов нормативного правого акта и порядок их оформления;

правила оформления документов, сопровождающих проект, и приложений к нему;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей.

§5. Оформление отдельных видов документов в Органах власти 1. Состав документов Органа власти В деятельности Органа власти создается комплекс организационно распорядительных документов: постановления, распоряжения, приказы, протоколы заседаний (совещаний, совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другие документы.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Органа власти, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Органа власти с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Органа власти создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и другие.

Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов и оформлению документов.

2. Приказ (постановление, распоряжение) В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются следующие положения:

виды приказов, назначение приказов (постановлений, распоряжений) в управленческой деятельности;

порядок оформления проекта приказа (постановления, распоряжения): состав реквизитов приказа (постановления, распоряжения), оформление заголовка к тексту приказа (постановления, распоряжения), требования к структуре и изложению текста приказа (постановления, распоряжения), оформление приложений к проекту приказа (постановления, распоряжения);

порядок представления проекта приказа (постановления, распоряжения) на подпись, подписание приказа (постановления, распоряжения);

доведение приказа (постановления, распоряжения) до исполнителей;

порядок внесения изменений в ранее изданный приказ (постановление, распоряжение).

Порядок подготовки и оформления приказа (постановления, распоряжения) приведен в приложениях 15-18 к Методическим рекомендациям.

3. Протокол заседания (совещания) Протокол заседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

Инструкция по делопроизводству определяет:

виды протоколов, используемых в деятельности Органа власти;

порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);

сроки подготовки протокола;

порядок подписания протоколов;

доведение протоколов до исполнителей;

оформление выписки из протокола и др.

Порядок оформления протоколов приведен в приложениях 19-21 к Методическим рекомендациям.

4. Поручения руководителей оформляются на бланках должностного лица и на бланках резолюций в виде указаний по исполнению.

5. Служебная переписка Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки: деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) – сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью1.

Служебные письма Органов власти готовятся:

как доклады о выполнении поручений Губернатора Курганской области и Правительства Курганской области;

как доклады Органов власти на поручения курирующих заместителей Губернатора Курганской области;

как исполнение поручений Губернатора Курганской области и Правительства Курганской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Органов власти;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Курганской области, проектов актов Губернатора Курганской области и актов Правительства 1 Федеральный закон от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

Инструкцией по делопроизводству устанавливается:

порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках;

требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в Орган власти;

особенности составления и оформления совместных писем;

особенности применения в деятельности Органа власти средств электросвязи для передачи документов.

При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных актов:

постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»;

постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи»;

постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2005 года№ «Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи»;

постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 года № «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции».

В Инструкции по делопроизводству устанавливается использование следующих реквизитов при оформлении служебных писем:

Герб Курганской области;

наименование Органа власти;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные об Органе власти;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе;

В Инструкции по делопроизводству отмечается, что:

служебные письма печатаются на бланках установленной формы;

служебные письма, подписываемые руководителями двух и более Органов власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 (без бланка), при этом наименования органов власти – авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица»;

письмо-просьба - письмо. которое выражает просьбу о выполении какого-либо действия;

письмо-запрос - письмо, которое выражает просьбу о предоставлении информации;

письмо-ответ- письмо, которое содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос;

инициативное письмо - письмо, создающееся по инициативе руководителя Органа власти;

срок подготовки письма-ответа устанавливается нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, срок подготовки инициативного письма определяется руководителем, по иннициативе которого оно создается;

тексты писем-ответов должны соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства;

к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма;

в служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, перед подписью);

этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;

служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию …», «Направляем на заключение проект …» и др.), от 3-го лица единственного числа («Департамент не считает возможным …», «Управление культуры предлагает рассмотреть возможность…»), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»);

служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами Органа власти;

служебные письма подписываются руководителем Органа власти, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным актом Органа власти;

сопроводительное письмо - письмо, которое подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей;

письмо- извещение - письмо, которое содержит какое-либо сообщение;

письмо-напоминание - письмо, сообщающее повторно оределенную информацию адресату;

письмо-подтверждение - письмо, которое подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефонного разговора;

циркулярные письма - письма одного и того же содержания информационного характера, посылаемые из вышестоящей организации в подчиненные.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Органа власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

Образец оформления служебного письма приведен в приложении 22 к Методическим рекомендациям.

6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная) В Инструкции по делопроизводству устанавливается:

виды записок, создаваемые в Органе власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностыми лицами, работниками;

порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);

реквизиты записок различных видов и их оформление;

структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.

Реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование структурного подразделения – автора документа;

регистрационный номер (если в Органе власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов);

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;

адресат (должностное лицо Органа власти);

До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) визируются заинтересованными должностными лицами.

В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются правила составления текстов записок различных видов.

Глава 4. Организация документооборота §6. Принципы организации документооборота Раздел «Организация документооборота» Инструкции по делопроизводству содержит положения, устанавливающие:

прием и первичную обработку поступающих документов;

предварительное рассмотрение документов;

порядок регистрации поступающих документов;

порядок рассмотрения документов руководством Органа власти и доведения документов до исполнителей;

порядок регистрации отправляемых документов;

порядок отправки документов;

порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;

порядок регистрации и прохождения внутренних документов;

учет и анализ объемов документооборота;

организацию работы с документами в структурных подразделениях Органа власти.

При установлении требований к организации документооборота в Органе власти следует исходить из следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

В документообороте Органа власти в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:

документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;

Узнайте, что такое Саентология.

Ваша жизнь поменяется.

обращения пользователей информацией2;

1 Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

2 Федеральный закон от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о документы, поступившие из Правительства Курганской области, Курганской областной Думы;

документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

документы из организаций, подведомственных Органу власти;

документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных Органу власти;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

В Органе власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

§7. Прием и первичная обработка поступающих документов В разделе Инструкции по делопроизводству, устанавливающей порядок обработки поступающих документов, определяется структурное подразделение, осуществляющее прием и обработку поступающей в Орган власти корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции. В данном разделе инструкции по делопроизводству должно быть предусмотрено:

проверка правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;

сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (к документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например:

пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.);

выделение документов, адресованных в структурные подразделения Органа власти для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;

сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время;

порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу («Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.) и пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и др.

Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено:

документы, поступившие в Орган власти в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день;

составление акта в трех экземплярах при обнаружении отсутствия документов или приложений к ним (один акт остается в Службе делопроизводства Органа власти, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа);

сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки, поступления;

деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»

документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно», передаются на регистрацию незамедлительно.

§8. Предварительное рассмотрение документов Инструкцией по делопроизводству определяется проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Органа власти. Документы, поступившие в Орган власти по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю Органа власти или заместителям руководителя в соответствии с установленным в Органе власти распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

§9. Регистрация поступающих документов В Инструкции по делопроизводству устанавливается:

место и способ регистрации документов, поступающих в Орган власти (если в Органе власти применяется так называемая смешанная форма организации делопроизводства, должно быть определено, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, какие – в структурных подразделениях Органа власти);

сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно»), в течение трех дней (обращения граждан) и др.;

структура регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел Органа власти, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.);

перечень сведений о документе, включаемых в систему электронного документооборота Органа власти;

порядок сканирования документов, поступивших в Орган власти на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов документов и электронных документов в систему электронного документооборота.

В инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:

документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;

документы регистрируются независимо от способа их доставки;

регистрация документов производится в пределах выделенных в Органе власти документопотоков. Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в Орган власти из вышестоящих органов власти, обращения граждан, документы, поступившие от зарубежных корреспондентов и др.;

на поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа предоставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами (в свободном от текста месте).

Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

В целях регистрации и учета документов в Органе власти разрабатываются классификаторы (справочники):

предметно-тематический (вопросов деятельности);

резолюций (указаний по исполнению);

результатов исполнения документов и др.

§10. Порядок рассмотрения документов руководством Органа власти и доведения документов до исполнителей В Инструкции по делопроизводству должен быть определен порядок рассмотрения документов руководством Органа власти с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей.

В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:

документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам Органа власти только после регистрации;

после рассмотрения руководством документы возвращаются в службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению (резолюции) в регистрационно-контрольную форму (РКФ);

в соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - основному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией Службы делопроизводства);

передача документов между структурными подразделениями Органа власти осуществляется через Службу делопроизводства.

§11. Организация работы с отправляемыми документами В данном разделе инструкции должны быть определены основные этапы прохождения проектов исходящих документов в процессе их подготовки, согласования и подписания (утверждения).

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

ответственность за составление и оформление документа в Органе власти возлагается на структурное подразделение – исполнитель документа;

проекты документов Органа власти готовятся на бланках установленной формы;

для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;

до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки;

проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений;

визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.

§12. Регистрация отправляемых документов В Инструкции по делопроизводству определяется место, способ, сроки регистрации отправляемых документов. При этом учитывается, что:

документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) Органа власти передаются на регистрацию в Службу делопроизводства;

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки;

неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;

регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;

сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных Органа власти, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов;

регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации;

копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом);

регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы.

§13. Отправка документов Инструкция по делопроизводству устанавливает сроки отправки документов, операции, выполняемые Службой делопроизводства при обработке отправляемых документов, особенности обработки документов в зависимости от вида связи, используемой для отправки документов.

Инструкция устанавливает, что:

отправку исходящих документов производит Служба делопроизводства Органа власти;

Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.);

неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение;

документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день;

срочная корреспонденция отправляется в первую очередь;

решение о способе доставки документа адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение исполнитель;

отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи;

документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт;

на заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования»

составляется реестр, который затем возвращается в Службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов;

с помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота;

документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в Службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата;

обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля года № 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222.

§14. Регистрация и прохождение внутренних документов Инструкция по делопроизводству определяет особенности документооборота внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Инструкция по делопроизводству определяет:

процедуру прохождения проектов приказов (постановлений, распоряжений) Органа власти по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования приказов (постановлений, распоряжений), место регистрации приказов (постановлений, распоряжений), порядок регистрации и место хранения подлинников приказов (постановлений, распоряжений), порядок рассылки копий приказов (постановлений, распоряжений) в структурные подразделения, заинтересованным лицам Органов власти, другим организациям;

организацию протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей);

процедуру прохождения гражданско-правовых договоров, место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров;

место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями Органа власти.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что передача документов между структурными подразделениями Органа власти осуществляется через Службу делопроизводства.

§15. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции В Инструкции по делопроизводству определяются структурные подразделения, осуществляющие работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемым зарубежным корреспондентам.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок обработки, в том числе перевод текста, поступающей иностранной корреспонденции, определяется структурное подразделение, обеспечивающее подготовку аннотации на поступившие документы и регистрацию документов, порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя Органа власти, его заместителей, в адрес структурных подразделений, определяется место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов, порядок их хранения.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, в частности, определяется место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов.

§16. Учет и анализ объемов документооборота В Инструкции по делопроизводству устанавливаются положения о проведении работы по учету и анализу документооборота в Органе власти.

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Орган власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства Органа власти и представляются руководству Органа власти в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Орган власти и созданных им за определенный период времени (месяц, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Глава 5. Документальный фонд Органа власти §17. Разработка и ведение номенклатуры дел Формирование документального фонда Органа власти осуществляется Службой делопроиводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Органа власти.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Органе власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел Органа власти (сводная номенклатура) используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Сводная номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Сводная номенклатура дел является основой формирования документального фонда Органа власти. Документальный фонд Органа власти – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Органа власти составляют документы, созданные в Органе власти и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

Ответственность за составление сводной номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив Органа власти лежит на Службе делопроизводства Органа власти.

Инструкция по делопроизводству Органа власти определяет порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения сводной номенклатуры дел, а также порядок ведения сводной номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.

Инструкция по делопроизводству в Органе власти устанавливает:

назначение номенклатуры дел в делопроизводстве, выполняемые ею функции;

форму сводной номенклатуры дел;

порядок разработки, согласования и утверждения сводной номенклатуры дел;

порядок ведения сводной номенклатуры дел.

В Инструкции по делопроизводству в Органе власти, отмечается что:

сводная номенклатура дел составляется на основе изучения положения об Органе власти, регламента Органа власти, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность Органа власти и порядок ее документирования, а также сводных номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Органа власти;

в Органе власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 23 к Методическим рекомендациям) и сводная номенклатура дел Органа власти (приложение 24 к Методическим рекомендациям);

номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом Органа власти, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства;

вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства Органа власти;

сводная номенклатура дел Органа власти составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений;

методическую помощь при составлении сводной номенклатуры дел Органа власти оказывают архив Органа власти и Экспертная комиссия (далее - ЭК) Органа власти;

один раз в 5 лет и в случае изменения функций и структуры Органа власти сводная номенклатура дел Органа власти согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) Комитета по управлению архивами Курганской области;

сводная номенклатура дел Органа власти, подписанная руководителем Службы делопроизводства, утверждается руководителем Органа власти после ее согласования с ЭК Органа власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Службы делопроизводства, 2-й используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й – применяется в архиве Органа власти, 4-й – в государственном архиве Курганской области, курирующем Орган власти. Рабочий экземпляр сводной номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства Органа власти в электронном виде.

Инструкция по делопроизводству Органа власти должна предусматривать порядок составления сводной номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, правила составления заголовков дел и последовательности их расположения в разделах сводной номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки сводной номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), также правила составления итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве Органа власти в течение года. Порядок заполнения граф сводной номенклатуры дел приведен в приложении 25 к Методическим рекомендациям.

В данном разделе Инструкции по делопроизводству также должна содержаться информация о том, какие перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень) применяются в Органе власти для определения сроков хранения документов.

§18. Формирование дел и их текущее хранение Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:

принцип формирования дел (централизованное - в Службе делопроизводства или децентрализованное - в структурных подразделениях Органа власти);

место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и/или структурные подразделения Органа власти);

принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного, временного свыше 10 лет и временного до лет;

методическая функция архива Органа власти, а при необходимости – соответствующего государственного архива Курганской области в вопросах формирования дел;

срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается Органом власти, но не должен быть более 10 дней );

лица, осуществляющие формирование дел в структурных подразделениях Органа власти;

условия хранения дел в структурных подразделениях Органа власти;

порядок учета дел;

порядок выдачи дел во временное пользование;

порядок изъятия документов из дела;

подразделения (Служба делопроизводства, архив Органа власти), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях Органа власти, проверку наличия и состояния дел.

Правила формирования дел в структурных подразделениях Органа власти, учета дел и организации их хранения приведены в приложении 26 к Методическим рекомендациям.

§19. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение В Инструкции по делопроизводству устанавливается комплекс работ, выполняемых в Органе власти в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив Органа власти и на уничтожение.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

для организации и проведения экспертизы ценности документов в Органе власти создается постоянно действующая ЭК, действующая на основания положения, утверждаемого, руководителем Органа власти;

экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Органа власти работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством архива Органа власти;

при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Органа власти;

отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел Органа власти.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение 27 к Методическим рекомендациям), а также акты о выделении дел к уничтожению (порядок составления описей дел приведен в приложении 28 к Методическим рекомендациям).

По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Органа власти подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение 29 к Методическим рекомендациям).

Оформление дел проводится работниками Службы делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Органа власти, при методической помощи и под контролем архива Органа власти.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 30 к Методическим рекомендациям);

нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение 31 к Методическим рекомендациям);

составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 32 к Методическим рекомендациям);

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

§20. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения Раздел Инструкции по делопроизводству устанавливает порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения.

В Инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что:

результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение 33 к Методическим рекомендациям);

дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.).

Прочитайте интересные книги о жизни.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего Органа власти (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Органа власти одновременно);

Согласованные ЭК Органа власти акты утверждаются руководителем Органа власти только после утверждения ЭПК Комитета по управлению архивами Курганской области описей дел постоянного срока хранения.

После утверждения руководителем Органа власти актов о выделении документов к уничтожению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел Органа власти проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… №…» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

§21. Передача дел на архивное хранение Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок передачи дел в архив Органа власти, предусматривающий следующие условия:

в архив Органа власти передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу;

передача документов в архив Органа власти производится по утвержденным описям дел;

дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Органа власти не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение;

дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив Органа власти, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);

передача дел в архив Органа власти осуществляется по графику, составленному архивом Органа власти и согласованному с руководителями структурных подразделений и Службой делопроизводства.

прием дел производится работником архива Органа власти в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива Органа власти и лица, передавшего дела);

дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив Органа власти сотрудниками структурных подразделений (ответственность за сохранность документов при траснспортировке и сдачу их в архив Органа власти несет структурное подразделение, передающее документы).

В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что при ликвидации или реорганизации структурного подразделения Органа власти, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Органа власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел.

Глава 6. Особенности работы с электронными документами В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок создания, оформления согласования, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

Прием электронных документов из других Органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются Службой делопроизводства Органа власти.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Органа власти. Документы, создаваемые в Органе власти и поступающие в Орган власти на бумажном носителе, после сканирования и создания электронных образов документов, включаются в систему электронного документооборота.

Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника Службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.

Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота Органа власти, в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота Органа власти должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Органа власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено, что составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Для подтверждения подлинности электронных документов в Органе власти используются электронные цифровые подписи.

Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

При получении электронных документов от других Органов власти или организаций Служба делопроизводства Органа власти осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Органа власти в соответствии с Правилами делопроизводства в Органах власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

№ Наименование сведений Характеристика информации, включаемой п/п о документе в регистрационно-контрольную карточку 1. Адресант Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) 2. Адресат Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат») 3. Должность, фамилия и В соответствии с реквизитом «Подпись»

инициалы лица, подписавшего документ 4. Вид документа В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа 5. Дата документа В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует 6. Номер документа В соответствии с номером, присвоенном документу автором 7. Дата поступления Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем документа штампе) 8. Входящий номер Номер, проставленный в отметке о поступлении документа (входящем штампе) 9. Ссылка на исходящий В соответствии со сведениями указанными в номер и дату документа соответствующем реквизите 10. Наименование текста Краткое содержание документа (заголовок к тексту) 11. Индекс дела Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа 12. Сведения о переадресации На основании резолюции на документе (реквизит документа «Указания по исполнению») 13. Количество листов Количество листов основного документа основного документа 14. Количество приложений Количество приложений 15. Общее количество листов Общее количество листов приложений приложений 16. Указания по исполнению Резолюция, или поручение руководителя, определяющее документа характер исполнения документа и срок исполнения 17. Должность, фамилия и Должность, фамилия и инициалы исполнителя инициалы исполнителя 18. Отметка о В соответствии с реквизитом «Гриф ограничения доступа конфиденциальности к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.) Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота Органа власти дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Органа власти.

Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации», заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы