Описание

Реферат - Приказ от 5 июня 2008 г

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 5 июня 2008 г. N 107

О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, руководствуясь п. 1 ст. 17 Федерального закона "О прокуратуре Российской Федерации", приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.07.2008 согласованную с Федеральным архивным агентством Инструкцию по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях.

2. Первым заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителям главных следственных управлений и управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, руководителям следственных управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по субъектам Российской Федерации и иных приравненных к ним специализированных следственных управлений, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям следственных отделов Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по районам, городам и приравненных к ним специализированных следственных отделов, руководителям научных и образовательных учреждений организовать изучение Инструкции всеми работниками органов прокуратуры и их учреждений и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Считать утратившим силу Приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 28.12.1998 N 93 "О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации".

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на первых заместителей Генерального прокурора Российской Федерации.

Приказ направить первым заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, ректору Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителям главных следственных управлений и управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, руководителям следственных управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по субъектам Российской Федерации и иных приравненных к ним специализированных следственных управлений, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям следственных отделов Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по районам, городам и приравненных к ним специализированных следственных отделов, которым довести его содержание до сведения подчиненных работников.

от 05.06.2008 N 107

^ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях (далее - Инструкция) устанавливает на единой основе систему делопроизводства в Генеральной прокуратуре Российской Федерации (далее - Генеральная прокуратура), прокуратурах субъектов Российской Федерации, приравненных к ним прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и специализированных прокуратурах, в научных и образовательных учреждениях Генеральной прокуратуры, а также в Следственном комитете при прокуратуре Российской Федерации (далее - Следственный комитет) и входящих в его систему органах и учреждениях <*>.

<*> В дальнейшем Генеральная прокуратура Российской Федерации, прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним прокуратуры именуются "вышестоящие прокуратуры", прокуратуры городов и районов, другие приравненные к ним территориальные и иные специализированные прокуратуры - "районные прокуратуры", научные и образовательные учреждения - "учреждения".

В дальнейшем Следственный комитет при прокуратуре Российской Федерации, его управления по субъектам Российской Федерации и приравненные к ним территориальные и другие специализированные управления именуются "вышестоящие следственные органы"; его отделы по районам, городам и приравненные к ним специализированные следственные отделы именуются "районные следственные органы".

Первый заместитель Генерального прокурора Российской Федерации - Председатель Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации (далее - Председатель Следственного комитета), исходя из особенностей деятельности следственных органов Следственного комитета, может самостоятельно устанавливать порядок работы с документами путем издания соответствующих организационно-распорядительных документов, обязательных для исполнения всеми работниками Следственного комитета.

Главная военная прокуратура и другие военные прокуратуры, военные следственные органы Следственного комитета соблюдают требования настоящей Инструкции в части исполнения поручений Генеральной прокуратуры, Следственного комитета, подготовки и оформления документов, представляемых на подпись руководству Генеральной прокуратуры, Следственного комитета, а также в части организации документооборота, входящего в компетенцию органов военной прокуратуры и военных следственных органов. В остальном при ведении служебной переписки и делопроизводства они руководствуются соответствующими приказами Министра обороны Российской Федерации.

1.2. Инструкция определяет порядок приема, регистрации, учета, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, отправки, формирования их в дела, надзорные (наблюдательные, контрольные) производства, хранения и использования на бумажных и электронных носителях.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные, информационно-справочные документы (приложение N 1), на процессуальные, финансовые и другие документы - только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для сдачи в архив.

Порядок работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3-1, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации и Председателя Следственного комитета.

1.4. Делопроизводство в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, а также на государственном языке республики, на территории которой находится прокуратура, следственный орган или их учреждение. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик.

Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок прокуратур, следственных органов, учреждений оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.

1.5. Общее руководство делопроизводством осуществляет один из руководителей прокуратуры, следственного органа.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, органах районного звена возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением.

1.6. Начальник управления документационного и методического обеспечения, начальник отдела общего и особого делопроизводства, специалист (в районной прокуратуре, районном следственном органе) <*> обеспечивает делопроизводственное обслуживание работников, принимает меры к совершенствованию делопроизводства и повышению квалификации прокурорских и других работников в этой области.

<*> В дальнейшем - руководитель делопроизводственной службы.

Руководители делопроизводственных служб вышестоящих прокуратур и вышестоящих следственных органов осуществляют методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях, подчиненных прокуратурах и следственных органах.

1.7. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты и другие работники делопроизводственных служб <*>.

<*> В дальнейшем - делопроизводители.

1.8. Прокуроры, следователи, научные и педагогические работники, делопроизводители органов прокуратуры и их учреждений несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.

1.9. Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С этими документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю дел, незаконченных надзорных и наблюдательных производств, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.

Порядок предания гласности материалов прокурорской и следственной деятельности устанавливается специальными приказами и указаниями Генерального прокурора Российской Федерации, Председателя Следственного комитета, прокуроров субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуроров, руководителей следственных органов в субъектах Российской Федерации с учетом Постановления Конституционного Суда Российской Федерации от 18.02.2000 N 3-П.

При этом необходимо:

обеспечивать взвешенный подход к отбору материалов;

строго руководствоваться требованиями Конституции Российской Федерации, гарантирующей право каждому гражданину на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту чести и доброго имени, а также международными актами, запрещающими предавать гласности любую информацию, которая может привести к указанию на личность несовершеннолетнего правонарушителя без его согласия и согласия его законного представителя;

предавать гласности материалы проверок и предварительного следствия в точном соответствии с требованиями федерального законодательства;

обеспечивать тщательную проверку данных, готовящихся для освещения в средствах массовой информации, следить за тем, чтобы в них не содержались сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, а также информация конфиденциального характера.

1.10. Каждому гражданину по его просьбе должна быть предоставлена возможность знакомиться с документами и материалами, имеющимися в органах прокуратуры и следствия и затрагивающими его права и свободы, в том числе с уголовными делами, прекращенными производством, материалами об отказе в возбуждении уголовного дела, надзорными и наблюдательными производствами, если иное не предусмотрено законом.

Решение (письменное) о предоставлении гражданину для ознакомления документов принимает руководитель органа прокуратуры или следствия, структурного подразделения. Работник, ознакомивший гражданина с документами, составляет соответствующую справку.

В случае отказа в удовлетворении просьбы гражданину дается мотивированное разъяснение со ссылкой на статьи действующего законодательства, ограничивающего его право на ознакомление с указанными документами, материалами, надзорными и наблюдательными производствами.

Работники делопроизводственных служб по устным (телефонным) запросам граждан могут сообщать им:

входящий регистрационный номер документа;

наименование прокуратуры, следственного органа или структурного подразделения, в котором находится на рассмотрении заявление;

дату направления ответа.

1.11. При увольнении или временном отсутствии работника (отпуск, командировка и т.д.) все находящиеся у него неисполненные документы, дела согласно письменному указанию руководителя подразделения, органа районного звена передаются другому исполнителю через службу делопроизводства с обязательной отметкой на карточках или в книгах учета.

При увольнении начальника делопроизводственной службы числящиеся за ним документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники передаются вновь назначенному лицу по акту, утверждаемому руководителем соответствующего органа.

Порядок приема и передачи дел при освобождении и назначении руководителя прокуратуры или следственного органа и отражения в акте приема и передачи вопросов делопроизводства устанавливается приказом Генерального прокурора Российской Федерации или Председателя Следственного комитета. Примерный перечень данных, которые отражаются в акте приема и передачи, приведен в п. 5.11.6 настоящей Инструкции.

^ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1. Особенности работы с документами

в автоматизированном информационном комплексе "Надзор"

2.1.1. В Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов Российской Федерации, других органах и учреждениях прокуратуры внедрена аппаратно-программная инфраструктура "Информационная система обеспечения надзора за исполнением законов в органах прокуратуры Российской Федерации" (ИСОП), на базе которой функционирует прикладная система - АИК "Надзор".

АИК "Надзор" - автоматизированный информационный комплекс единой системы информационно-документационного обеспечения надзорного производства органов прокуратуры, созданный для автоматизации делопроизводственной и надзорной деятельности.

2.1.2. В формировании баз данных АИК "Надзор" участвуют подразделения Генеральной прокуратуры, прокуратуры субъектов Российской Федерации, приравненные к ним специализированные прокуратуры, прокуратуры городов и районов и другие приравненные к ним территориальные и иные специализированные прокуратуры, научные и образовательные учреждения Генеральной прокуратуры, а также органы Следственного комитета и его учреждения. База данных содержит информацию о всех входящих, исходящих и внутренних документах, всех корреспондентах (гражданах, организациях), о движении подлинников и копий документов, исполнении документов и поручений, формировании документов в дела, надзорные, наблюдательные и контрольные производства.

2.1.3. Система АИК "Надзор" предоставляет возможность работать с электронными образами документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль за исполнением документов и поручений, получать отчеты по контрольным документам, оперативно получать справку об объеме документооборота за отчетный период.

2.1.4. Основной единицей хранения информации в АИК "Надзор" является регистрационная карточка (РК) документа. Она содержит заранее определенный и неизменный набор основных реквизитов документа, а также дополнительные реквизиты, состав которых может изменяться.

Работа в АИК "Надзор" основывается на принципе однократной регистрации документа.

2.1.5. Информационно-технологические службы органов прокуратуры обеспечивают защиту информации на электронных носителях от несанкционированного доступа, сохранность базы данных и функционирование системы.

2.1.6. Информационно-технологические службы органов прокуратуры обеспечивают предоставление прав пользователям для работы с документами в системе АИК "Надзор".

2.1.7. В прокуратурах, где завершилось оснащение необходимой компьютерной техникой, обучен персонал, изданы информационно-распорядительные документы о внедрении (вводе в эксплуатацию, применении в повседневной деятельности) АИК "Надзор", регистрация всех входящих, исходящих и внутренних документов (за исключением документов, имеющих гриф "секретно"), ввод резолюций, контроль за исполнением и движением документов и их электронных образов, списание документов в дела, надзорные (наблюдательные) производства должны осуществляться в указанной системе.

2.2. Общие положения

2.2.1. Прием, доставка и передача документов осуществляется работниками делопроизводственных служб. Документы передаются на рассмотрение и исполнение в день поступления. Срочные документы доставляются незамедлительно. В вышестоящих прокуратурах и следственных органах рекомендуется передавать документы не менее двух раз в день в соответствии с устанавливаемым графиком, в районных - по мере поступления.

2.2.2. Заявления, жалобы и иные обращения <*>, поступающие от граждан, организаций, предприятий и учреждений, дела, надзорные и наблюдательные производства, другие документы передаются на рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с обязательной отметкой в регистрационных формах бумажных <**> или электронных носителей. При традиционной (бумажной) регистрации работниками делопроизводственной службы передача документов из одного подразделения в другое осуществляется в обязательном порядке через эту службу.

<*> В дальнейшем - обращения.

<**> Бумажный носитель - документ, учетно-регистрационная форма.

За документы, переданные минуя службу делопроизводства, ее работники ответственности не несут.

В органах и учреждениях прокуратуры, где функционирует АИК "Надзор", корреспонденция регистрируется в электронном виде, передача документов происходит непосредственно между структурными подразделениями минуя отдел по рассмотрению обращений. При этом отмечается направление документа в АИК "Надзор" в "журнале передачи" и РК в "журнале пересылки".

2.2.3. При регистрации входящих, исходящих и внутренних документов в АИК "Надзор" на документе распечатывается стандартный штамп из системы с уникальным номером (приложение N 4).

2.2.4. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении, порядке исполнения, контроле, передаче, списании в дело, которые размещаются на бумажном и (или) электронном носителе (АИК "Надзор"). Все отметки датируются и подписываются, подпись расшифровывается.

2.2.5. Документы передаются, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой на бумажных и электронных носителях.

В Генеральной прокуратуре под расписку передаются обращения Президента Российской Федерации, запросы и обращения депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.

Перечень документов, передаваемых под расписку в других прокуратурах и следственных органах, утверждается руководителями этих структур.

В обязательном порядке под расписку передаются уголовные дела, материалы проверок по административным правонарушениям, материалы проверок об отказе в возбуждении уголовного дела, ходатайства о продлении процессуального срока, материалы заседаний коллегии, координационных совещаний, личные дела работников органов прокуратуры, паспорта, дипломы, удостоверения, свидетельства и другие личные документы.

2.2.6. Обращения и иные документы передаются из одного подразделения в другое (в случае неправильной разметки и т.п.) через службу делопроизводства по мотивированной резолюции (справке) начальника подразделения с обязательной отметкой в учетно-регистрационных формах на бумажных и электронных носителях.

При работе в АИК "Надзор" вместе с обращением передается его паспорт и осуществляется связка в РК справки и обращения.

2.2.7. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации, Председателя Следственного комитета, их заместителей, планы работы и выписки из решений коллегий Генеральной прокуратуры и Следственного комитета, постановления координационных совещаний руководителей федеральных правоохранительных органов, информационные письма и обзоры передаются для ознакомления и исполнения по указанию руководителя прокуратуры или следственного органа. Лица, ознакомившиеся с документом, расписываются на самом документе или на листе ознакомления.

2.3. Прием и первичная обработка входящих документов

2.3.1. Первичную обработку поступившей в органы и учреждения прокуратуры корреспонденции осуществляют отдел прохождения корреспонденции, специальные подразделения или отдельные работники делопроизводственных служб (далее - отдел прохождения корреспонденции).

2.3.2. Обращения и прочие документы, полученные работниками прокуратуры и следственных органов на личном приеме, при выезде в другие прокуратуры, учреждения и организации, доставленные нарочным, по различным каналам связи и информационным системам общего пользования, передаются в делопроизводственную службу не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.

Управление взаимодействия со средствами массовой информации и общественностью Генеральной прокуратуры обеспечивает передачу обращений, поступающих от граждан в Интернет-приемную Генерального прокурора Российской Федерации, содержащих сведения о нарушениях законодательства, охраняемых законом прав, свобод и интересов человека и гражданина, интересов общества и государства, в отдел прохождения корреспонденции для последующей регистрации в срок не позднее следующего рабочего дня со дня поступления обращения.

2.3.3. Работникам отдела прохождения корреспонденции Генеральной прокуратуры и прокуратур субъектов Российской Федерации запрещается принимать обращения непосредственно от граждан. В районных прокуратурах при особых обстоятельствах работник службы делопроизводства вправе принять обращение и по просьбе заявителя расписаться на его копии, проставить штамп о принятии.

В каждой прокуратуре и следственном органе должен быть ящик "Для обращений и заявлений", который размещается в доступном для граждан месте.

Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп "Из ящика для обращений и заявлений" и указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.

2.3.4. Ценные письма, бандероли и посылки учитываются в книге (приложение N 17) и передаются по назначению под расписку. При работе в АИК "Надзор" указанная книга не ведется, данная информация вносится при регистрации документа в поля РК.

2.3.5. В отделе прохождения корреспонденции Генеральной прокуратуры вскрывается вся корреспонденция, за исключением пакетов с пометкой "Лично", поступивших фельдсвязью в адрес руководства Генеральной прокуратуры от руководителей федеральных органов государственной власти, в других прокуратурах - за исключением пакетов с пометкой "Лично", поступивших соответственно от руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации или органов местного самоуправления. Эти пакеты учитываются и незамедлительно передаются по назначению.

2.3.6. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, доставки, целостность упаковки и наличие указанных вложений. Ошибочно доставленные документы направляются по принадлежности или возвращаются в почтовое отделение.

При недостаче или повреждении документов, поступающих из организаций, составляется акт в трех экземплярах (приложение N 18). Первый экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к документу, третий - остается в отделе прохождения корреспонденции.

В случае обнаружения в почтовых отправлениях денег, акций, иных ценных бумаг и материальных ценностей работниками отдела прохождения корреспонденции составляется акт в двух экземплярах с указанием в акте вложенных ценностей. Первый экземпляр акта прикладывается к документам, второй - остается в отделе прохождения корреспонденции. Предметы и продукты, представляющие опасность или не относящиеся к рассмотрению обращений, уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.

Акты подписываются работником, вскрывшим пакет, и утверждаются начальником отдела прохождения корреспонденции.

2.3.7. Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, прикалываются к обращениям, документам и сохраняются исполнителем до принятия по ним решения. В случае, если дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте, - работник отдела прохождения корреспонденции прикладывает конверт к документу, а на остальных документах (если это необходимо) делает соответствующую отметку.

2.3.8. Штамп с указанием даты поступления (приложение N 19) проставляется:.

на обращениях граждан - на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы;

на документах, поступивших из учреждений, - на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа;

на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, - на обратной стороне конверта.

При работе в АИК "Надзор" в Генеральной прокуратуре и центральном аппарате Следственного комитета на входящих документах из системы распечатывается штамп с уникальным регистрационным номером документа, датой регистрации и названием органа прокуратуры на лицевой стороне в правом нижнем углу листа, в органах прокуратуры - на оборотной стороне листа (приложение N 4).

2.3.9. В отделе, осуществляющем первичную обработку корреспонденции, документы сортируются, из них выбираются документы, не подлежащие регистрации (приложение N 16), и в установленное время доставляются для регистрации:

на алфавитную картотеку:

обращения граждан и учреждений;

материалы проверок, служебных расследований;

спецдонесения, постановления о продлении процессуального срока, представления, заключения и другие акты прокурорского реагирования по уголовным и гражданским делам, надзорные и наблюдательные производства, письма, поступившие из прокуратур и других организаций по обращениям и делам, а также другие процессуальные документы, информационные материалы и письма, подлежащие приобщению к надзорным и наблюдательным производствам или делам;

на ведомственную картотеку:

документы, не относящиеся к переписке по обращениям и уголовным делам;

переписка по вопросам арбитражного судопроизводства;

сообщения средств массовой информации о грубых нарушениях законности, требующих вмешательства органов прокуратуры (если в публикации указаны конкретные лица, она регистрируется также на алфавитной картотеке);

доклады, отчеты и другие документы о выполнении приказов, указаний, распоряжений, заданий и решений коллегий Генеральной прокуратуры, Следственного комитета;

в структурные подразделения:

документы, относящиеся к компетенции управлений (отделов): организационного (кроме указанных в п. 2.3.9), правового обеспечения, кадров, статистики, финансово-хозяйственного;

документы, подлежащие учету в указанных подразделениях.

Положения данного пункта распространяются только на органы и учреждения прокуратуры, не использующие в работе систему АИК "Надзор".

2.3.10. Срочные документы и обращения, переданные руководителям прокуратуры и Следственного комитета без регистрации, после рассмотрения (при необходимости с них снимаются копии) регистрируются в установленном порядке, в том числе и копии, и передаются для исполнения.

2.3.11. Предварительное рассмотрение обращений и других документов в вышестоящих прокуратурах осуществляют работники отдела по рассмотрению обращений. Если в составе аппарата - лишь один старший помощник прокурора по рассмотрению писем и приему граждан, предварительное рассмотрение корреспонденции осуществляет начальник службы делопроизводства.

При предварительном рассмотрении устанавливается структурное подразделение (должностное лицо), куда (кому) следует передать на рассмотрение или исполнение документ. В нем также подчеркиваются данные, необходимые для регистрации (фамилия, имя, отчество, год рождения, когда, каким судом рассмотрено дело, по каким статьям УК осужден, привлечен к ответственности, адрес заявителя, суть вопроса). В правом верхнем углу первой страницы документа проставляются первые буквы фамилий лиц, на которых необходимо завести алфавитные карточки, через дробь - лиц, на которых выписываются ссылочные карточки.

При рассмотрении ходатайств о продлении процессуальных сроков, приложенных к жалобам копий приговоров, решений, определений судов на сопроводительном письме или жалобе проставляются первые буквы фамилий всех лиц, проходящих по делу.

2.3.12. При работе в АИК "Надзор" фигуранты (гражданин, организация, жители населенного пункта, коллектив, события по факту, упоминаемые в документе), разметка, дата разметки вносятся вышеуказанными работниками на закладку "дополнительные реквизиты" (приложение N 7), регион обжалуемых действий, содержание - на закладку "основные реквизиты" (приложение N 6) в соответствующие поля. Данные о фигурантах вносятся в электронные справочники граждан (приложение N 8) или организаций (приложение N 9).

При направлении обращения в органы прокуратуры и другие организации следует оформить исходящую РК документа, связанную с входящей, с заполнением следующих полей: "подписал", "содержание", "исполнитель", "состав", "адресат".

2.4. Регистрация, учет документов и дел

2.4.1. Общие правила

2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.

В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика "Для обращений и заявлений", регистрируется в общем порядке.

2.4.1.2. Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, внутренние и исходящие - в день подписания.

Исходящие документы дополнительно на карточках не регистрируются. Регистрационные карточки могут использоваться для контроля исполнения исходящих документов организационно-распорядительного и процессуального характера (приказов, указаний, распоряжений, заданий, представлений и т.д.).

2.4.1.3. Входящие документы на иностранных языках регистрируются только после осуществления перевода.

2.4.1.4. Генеральная прокуратура, органы и учреждения прокуратуры, имеющие автоматизированный информационный комплекс "Надзор", осуществляют регистрацию документов, поступающих по различным каналам связи, в АИК "Надзор".

Регистрация документов в электронном виде производится в подразделении, принявшем документ. Документы, поступившие по почте и фельдсвязью, регистрируются отделом прохождения корреспонденции, принятые на личном приеме руководителей органа прокуратуры или следственного органа, регистрируются секретарями руководителей, факсограммы - сотрудниками структурного подразделения.

По окончании регистрации входящего документа в АИК "Надзор" из системы распечатывается стандартный регистрационный штамп (приложение N 4) или паспорт документа (для Генеральной прокуратуры), содержащий первичные сведения о документе (приложение N 5). В случае распечатки паспорта документа на самом документе проставляется штамп с датой поступления (приложение N 19). Документ с распечатанным штампом или паспортом передается в структурное подразделение. В случае передачи документа из одного подразделения в другое паспорт передается вместе с ним. При направлении документа в подчиненные или другие органы паспорт вместе с копией сопроводительного письма приобщается к делу по номенклатуре или надзорному (наблюдательному, контрольному) производству.

Для прокуратур субъектов Российской Федерации, в случае поступления обращений на бумаге различного формата и качества, после регистрации документа в АИК "Надзор" из системы распечатывается РК с полем для резолюции и затем на ней же стандартный регистрационный штамп. Далее РК прикрепляется к документу и передается в подразделение согласно разметке.

2.4.2. Регистрация и учет обращений

2.4.2.1. Поступающие обращения и относящиеся к ним документы регистрируются на алфавитной картотеке. Здесь же регистрируются и устные обращения, принятые работниками на личном приеме и оформленные ими справкой, в которой указываются необходимые для регистрации данные (фамилия, имя, отчество, по какому вопросу, место действия, домашний адрес и т.д.).

Если документы регистрируют несколько человек, рекомендуется на обращении проставлять фамилию или личный индекс работника, который его регистрировал.

2.4.2.2. Перед регистрацией каждого обращения по картотеке проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.

Алфавитная карточка (приложение N 20) заводится на лицо, по делу (в отношении) которого поступило обращение, а ссылочная карточка (приложение N 21) - на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.

В органах прокуратуры, работающих в АИК "Надзор", информацию о регистрации сотрудники получают на рабочем месте с помощью поиска в системе.

2.4.2.3. При регистрации в вышестоящих прокуратурах обращений и жалоб, по которым не заведены надзорные (наблюдательные) производства, кроме алфавитных и ссылочных карточек, на всех указанных в документе лиц выписываются справки (приложение N 22) и вместе с обращением передаются в подразделение.

2.4.2.4. Делопроизводитель подразделения прикрепляет к обращению статистическую карточку и отмечает на ней даты поступления в прокуратуру или следственный орган, управление (отдел), проставляет индекс подразделения, номер надзорного или наблюдательного производства.

Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам и прокурорским работникам Следственного комитета вместе с подобранными надзорными или наблюдательными производствами. На карточке учета движения надзорного или наблюдательного производства (приложение N 23) указывается, какого числа, с каким документом и кому оно передано. Карточки хранятся у делопроизводителей в порядке номеров и по годам.

Учет передачи первичных обращений в вышестоящих прокуратурах может вестись с использованием карточек (приложение N 23), которые рекомендуется заполнять на каждого исполнителя. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного (наблюдательного) производства или направлении за номером с индексом "р".

2.4.2.5. Надзорные (наблюдательные, контрольные) производства (приложения N 26, 27) заводятся по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, следственным органом Следственного комитета, а также направленным с контролем в подчиненные прокуратуры, следственные или другие органы <*>.

<*> В дальнейшем - обращения, принятые к производству.

Надзорные или наблюдательные производства заводятся сразу же при по

Еще работы по разное