Руководства, Инструкции, Бланки

оформление согласования документа образец

Рейтинг: 4.2/5.0 (523 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Правила оформления документов

Правила оформления документов

“Отдел кадров бюджетного учреждения“, 2009, N 12

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Работа в отделе кадров связана с необходимостью оформления достаточно большого количества документов, не только тех, которые составляются по унифицированным формам, но и различных приказов, справок, доверенностей и т.д. Часто возникают вопросы о том, какие поля необходимо установить в документах, какой шрифт, где ставится печать и др. В данной статье рассмотрим основные требования, предъявляемые к составлению документов. Эта информация будет полезна не только кадровикам, но и другим работникам, чья трудовая деятельность связана с оформлением документов.

Требования к оформлению документов разработаны на федеральном уровне и регламентированы ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“ (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), введенным в действие с 01.07.2003 Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. В разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 указано, что требования являются рекомендуемыми, вместе с тем в Письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6, разъясняющем порядок внесения изменений в должностную инструкцию, рекомендовано руководствоваться этим Стандартом.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 “Общероссийский классификатор управленческой документации“ (ОКУД) <1> (класс 0200000). В частности, к указанному классу относится документация:

- по созданию, реорганизации, ликвидации организаций, предприятий (учредительные документы, протоколы собраний, приказы о реорганизации, сообщения о ликвидации и т.д.);

- по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

- по распорядительной деятельности организаций, предприятий (приказы по вопросам основной деятельности, по распределению обязанностей между руководством и др.);

- по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.);

- по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия (акты, письма по вопросам основной деятельности, справки по вопросам основной и кадровой деятельности);

- по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению с работы, оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий (заявления, приказы, докладные записки).

--------------------------------
<1> Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от 08.06.2009).

При составлении определенного вида документа его наименование должно соответствовать видам документов, предусмотренных указанным ОКУД.

В ГОСТ Р 6.30-2003 установлены состав реквизитов документов, требования к оформлению этих реквизитов и к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. В приложениях приведены схемы расположения реквизитов документов и образцы бланков документов.

Поскольку приводимые ниже нормы являются рекомендуемыми, руководителям организаций и работникам кадровых служб необходимо обратить внимание на закрепление порядка делопроизводства в локальном нормативном акте организации, например в инструкции по ведению делопроизводства.

Документы изготавливаются на бланках. Требования к бланкам документов установлены в разд. 4 ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, указано, что стандартными форматами бланков документов являются А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Для изготовления бланков используется белая бумага или бумага светлых тонов.

Каждый лист документа должен иметь поля не менее 10 мм правое и не менее 20 мм левое, верхнее и нижнее.

По назначению различают следующие виды бланков документов:

- общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);

- бланк конкретного вида документа (кроме письма).

В зависимости от расположения реквизитов документа бланки документов бывают угловые и продольные. Приведем примеры (все наименования организаций, их справочные данные и т.д. являются условными):

- образец общего бланка организации;

- образец углового бланка письма организации;

- образец продольного бланка письма организации;

- образец бланка конкретного вида документа организации;

- если в организации предусмотрен бланк писем должностных лиц, то его форма будет такой (образец продольного бланка).

При изготовлении бланков возможно размещение на них:

- Государственного герба РФ - в случаях, установленных Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации“ (ред. от 30.06.2003);

- герба субъекта РФ - в соответствии с правовыми актами субъектов РФ;

- эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) - в соответствии с уставом или положением об организации.

Как правило, герб (эмблема, товарный знак) располагается над наименованием и справочными данными организации. Ниже этих реквизитов указываются:

- код организации согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) <2>;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица согласно документам, выдаваемым налоговыми органами;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

- код формы документа в соответствии с ОКУД.

--------------------------------
<2> Приказ Росстата от 29.07.2008 N 174 “Об утверждении Положения о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений“.

Порядок оформления других реквизитов документов, установленный в разд. 3 ГОСТ Р 6.30-2003, рассмотрим подробнее.

Наименование организации и справочные данные

Согласно п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. При наличии закрепленного в учредительных документах сокращенного наименования его помещают в скобках ниже полного наименования или за ним. Если у организации, являющейся автором документа, имеется вышестоящая организация, под наименованием первой указывается также сокращенное (а при его отсутствии - полное) наименование последней. Если автор документа - филиал, территориальное отделение, представительство, то его наименование ставится ниже наименования организации.

Далее указываются справочные данные об организации, включающие почтовый адрес, номер телефона, а также по усмотрению организации номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.д.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если документы были изданы двумя или более организациями, то они должны иметь одну (единую) дату. Рекомендуется оформление даты арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять в виде “05.06.2003“. Кроме того, допускаются словесно-цифровой способ оформления даты (например: 5 июня 2003 г.), а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2003.06.05).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Если документ был составлен совместно двумя и более организациями, его регистрационный номер состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Если документ является ответом на другой документ, то в нем необходимо указать регистрационный номер и дату последнего.

Место составления или издания документа указывают, если затруднено его определение по реквизитам “Наименование организации“ и “Справочные данные об организации“. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Если документ адресован должностному лицу, инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору
ОАО “Северные регионы“
В.А. Лагунину

АО “Электроцентромонтаж“
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их рекомендуется указывать обобщенно, например:

Администрации районов
Московской области

Каждая строка реквизита “Адресат“ может быть центрирована по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору
Издательского дома
“Медиадом“
Н.В. Семиной

При наличии нескольких адресатов слово “Копия“ перед наименованиями второго, третьего, четвертого адресатов не пишут. Если адресатов больше четырех, составляют список рассылки документа.

В состав реквизита “Адресат“ может входить почтовый адрес, элементы которого указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Если письмо адресовано в организацию, указывают ее наименование и почтовый адрес, например:

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Москва, Профсоюзная ул. д. 82, 117393

Если документ адресован физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл. 301264

Утверждение документа и резолюция

Утверждение документа может производиться путем подписи его должностным лицом (должностными лицами) или путем издания специального документа. В первом случае непосредственно на документе в правом верхнем углу проставляется гриф утверждения, состоящий из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО “Ростекстиль“
Личная подпись В.А. Степанов
Дата

Элементы грифа утверждения документа можно центрировать относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО “Электронные технологии“
Личная подпись Л.В. Кузнецов
Дата

Если документ утверждают несколько должностных лиц, их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Подпись должностного лица не ставится. Например:

УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 N 14

УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 N 82

Резолюция документа - это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение <3>. Резолюция содержит фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
“Термика“ к 05.10.2003.

Личная подпись
Дата

--------------------------------
<3> Пункт 57 ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения“, утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

Такая резолюция может быть оформлена и на отдельном листе.

Заголовок документа должен быть согласован с наименованием вида документа и включать в себя краткое содержание документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

- о чем (о ком)? (например, “Приказ о создании аттестационной комиссии“);

- чего (кого)? (например, “Должностная инструкция ведущего эксперта“).

Если документ оформлен на бланке формата А5, можно не указывать заголовок.

Оформляем текст документа

В п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 указано, что текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с федеральным <4> и региональным законодательством. Документ может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

--------------------------------
<4> Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ “О государственном языке Российской Федерации“, Закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 “О языках народов Российской Федерации“ (ред. от 11.12.2002).

Если текст составляется в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта выражаются именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (“имеете“, “владеете“ или “были“, “находились“ и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Заголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Когда таблица размещена более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа (“приказываю“, “предлагаю“, “прошу“).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (“постановляет“, “решил“).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (“приказываем“, “решили“).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (“слушали“, “выступили“, “постановили“, “решили“).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (“отдел осуществляет функции“, “в состав объединения входят“, “комиссия установила“).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (“просим направить“, “направляем на рассмотрение“);

- от первого лица единственного числа (“считаю необходимым“, “прошу выделить“);

- от третьего лица единственного числа (“министерство не возражает“, “ВНИИДАД считает возможным“).

Приложение к документу

Если документ имеет приложения, об этом необходимо сделать отметку следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если прилагаемый документ не был назван в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на
5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления
регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Число листов не указывается лишь в сброшюрованных приложениях.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилу, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут “Приложение N“ с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2
к Приказу Росархива
от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение “ПРИЛОЖЕНИЕ N“ печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к Приказу Минздрава России
от 05.06.2003 N 251

Реквизит “Подпись“ должен содержать наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), например:

Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

Наименование должности лица, подписавшего документ, может быть центрировано относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор Личная подпись Н.А. Федоров
ЗАО “Партнер“

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

В случае подписания документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин
Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе по научной работе
Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова
Личная подпись А.С. Красавин
Личная подпись О.И. Рысков

Оформление согласования документа

Гриф согласования документа включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, должность лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др. гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 N 430-162

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании “Росгосстрах“
от 05.06.2003 N 10

Кроме грифа согласования необходимо оформить визу согласования документа, включающую в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

Если к документу сделаны замечания, визу оформляют следующим образом:

Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Если подлинник документа остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Если подлинник отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003).

Заверение копии документа

Соответствие копии документа подлиннику заверяется путем проставления ниже реквизита “Подпись“: надписи “Верно“; должности лица, заверившего копию; личной подписи; расшифровки подписи (инициалов, фамилии); даты заверения. Например:

Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе состоит из инициалов и фамилии исполнителя документа и номера его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков
924 45 67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова “В дело“; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается эту отметку проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул) в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Делопроизводство у государственных служащих

Государственным служащим следует помнить, что для отдельных ведомств разработаны инструкции по ведению делопроизводства, которые опираются на ГОСТ Р 6.30-2003, содержат дополнительные требования и, в отличие от этого Стандарта, носящего рекомендательный характер, являются обязательными для исполнения. Например, п. 9 Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, утвержденной Приказом Минюста России от 25.06.2008 N 126, установлено, что при подготовке документов Службы рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 14, 15 через 1 - 1,5 интервала. В Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, утвержденной Приказом Генпрокуратуры России от 05.06.2008 N 107, уточнены требования к бланкам, к порядку размещения герба на них, установлены правила оформления и печати документов на компьютерах.

Кроме того, можно назвать:

- Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденную Приказом Судебного департамента при ВС РФ от 15.06.2007 N 76;

- Инструкцию по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденную Приказом Судебного департамента при ВС РФ от 29.04.2003 N 36 (ред. от 23.01.2007, с изм. от 21.05.2007);

- Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утвержденную Приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160 (ред. от 30.03.2007).

Утверждены и другие инструкции по ведению делопроизводства в отдельных министерствах и федеральных агентствах. В связи с этим работникам кадровых служб указанных органов и ведомств рекомендуем руководствоваться специальными нормами, регламентирующими порядок делопроизводства, а в случае отсутствия регламентации по какому-либо вопросу обращаться к ГОСТ Р 6.30-2003.

К.В.Шестакова
Эксперт журнала
“Отдел кадров
бюджетного учреждения“


Подписано в печать
04.12.2009

ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!

оформление согласования документа образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Согласование документов

    Согласование документов

    Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать, как правило, 2-3 дней (для каждой согласующей инстанции).

    Остальные документы следует визировать в день их поступления на согласование.

    Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается.

    При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа рядом с визой указывается: «Замечания прилагаются». Например:

    Зав. общим отделом.

    Подпись А.Е. Байкулов.

    С проектом не согласен.

    При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа принимает должностное лицо, подписывающее (утверждающее).

    2.1.2 Виза ознакомления

    Кроме визы согласования в делопроизводственной практике часто применяется и так называемая виза ознакомления. Виза ознакомления проставляется на официальном документе, т.е. уже подписанном, утвержденном и вступившем в действие3. Необходимость оформления визы ознакомления возникает, например, при поступлении документа из другой организации, если с содержанием этого документа должны ознакомиться должностные лица в соответствии с их служебным положением и должностными обязанностями. Кроме того, для организации качественного и своевременного исполнения документов с содержанием не только поступившего документа, но и внутреннего, требующего исполнения (приказа, распоряжения и др.), должны быть ознакомлены все работники, которых касается его содержание.

    Как оформлять визу ознакомления в этих ситуациях? Здесь возможны различные варианты.

    Если при подготовке внутренних документов (тех же приказов) заинтересованные должностные лица знакомятся с содержанием приказа еще в проекте (проставляют визы согласования), то, естественно, дополнительные визы ознакомления с документом после его подписания и вступления в силу не требуются. В подобных ситуациях должностным лицам, ответственным за исполнение документа, как правило, вручаются его копии, и ознакомление с подписанным документом осуществляется именно таким способом.

    В некоторых случаях возникает необходимость ознакомить с содержанием документа (внутреннего или поступившего) всех сотрудников (например, при установлении новых должностных окладов). В этом случае первый экземпляр документа передается во все структурные подразделения, и работники, ознакомившись с его содержанием, оформляют визу ознакомления. Ее рекомендуется оформлять на оборотной стороне листа по тому же принципу, по которому оформляется виза согласования (название должности, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата). Если на оборотной стороне документа недостаточно места, то допускается прилагать к нему отдельный лист для оформления всех необходимых виз ознакомления.

    Несколько иные требования предъявляются к оформлению визы ознакомления в приказах по личному составу. Если заинтересованные должностные лица визируют проект такого приказа на стадии его подготовки (например, приказ о приеме на работу завизируют кадровик, главный бухгалтер, начальник отдела, в который принимается работник, другие должностные лица согласно их компетенции), то работник знакомится с его содержанием уже после подписания. Кроме того, ознакомление работника с приказом согласно трудовому законодательству является обязательным, поэтому визу ознакомления работника с приказом по личному составу рекомендуется оформлять на лицевой стороне (хотя допускается и на обороте), а составляющие элементы этого реквизита можно впечатать в проект приказа заранее, на стадии оформления проекта. Особенностью оформления визы ознакомления работника с приказом по личному составу является отсутствие в ней такого элемента, как наименование должности, так как оно указывается в тексте приказа.

    Располагается виза ознакомления работника с приказом по личному составу ниже подписи документа, Например, если приказ о приеме на работу двух сотрудников подписывает директор института, то визы ознакомления этих сотрудников с приказом будут оформлены следующим образом:

    Директор института Подпись Н.С. Кавко.

    С приказом ознакомлены: Подпись А.Е. Байкулов.

    Подпись В.П. Лидогостер.

    Все элементы реквизитов «Подпись» и «Визы ознакомления» в примере были впечатаны заранее. Директор проставил подпись лично, работники, в свою очередь, проставили подписи и день месяца в дате ознакомления.

    2.2 Порядок внешнего согласования документов

    Согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами называется внешним согласованием. Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (профессиональными союзами и их комитетами, советами трудовых коллективов и т.п.), которые действуют при организации - авторе документа.

    Внешнее согласование оформляется реквизитом «Гриф согласования».

    2.2.1 Гриф согласования

    Гриф согласования - это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием учреждения, его органа, должностного лица, не являющегося автором документа.

    Гриф согласования состоит из следующих элементов:

    - наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения);

    - личной подписи должностного лица и ее расшифровки;

    Слово «СОГЛАСОВАНО» следует писать прописными буквами, не заключая в кавычки. Расшифровку подписи, по возможности, размещают таким образом, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно под последней буквой в наименовании должности, например:

    Директор института «Белпромпроект».

    При подготовке документов с использованием компьютерных технологий оформление грифа согласования может осуществляться в соответствии с требованиями Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий.

    Документ может быть согласован также посредством письма или коллегиальным органом. В этом случае гриф согласования оформляют следующим образом:

    Протокол заседания профсоюзного комитета.

    Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и печатается от границы левого поля. При наличии двух грифов согласования их располагают на одном уровне. Например:

    Директор Национального архива.

    Подпись В.Д. Селеменев Подпись А.К. Голубович.

    Несколько грифов согласования размещают на документе двумя вертикальными рядами.

    Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Об этом на документе делается отметка, располагаемая на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования. Например:

    Лист согласования прилагается.

    В заключение отметим, что согласно Примерной инструкции по делопроизводству внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

    - с подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;

    - с общественными организациями - в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;

    - с органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

    - с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов. согласование виза документ

    Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации (знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Для человека, вне сферы служебной деятельности, чаще всего используется устная информация, не закрепленная письменно на каком-либо носителе (на бумаге, на дискете). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях/предприятиях (паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное письмо…). Служебная деятельность человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.), напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом (а значит частью документооборота или делопроизводства), а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов.

    Отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других информационных системах) образуют информационные ресурсы страны. Удовлетворение информационных потребностей граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений требует создания соответствующих условий, обеспечения гарантий реализации предоставляемых законодательством прав.

    Поэтому вполне логично можно прийти к выводу, что самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов. Иными словами делопроизводство, делопроизводство и ещё раз делопроизводство!

    Список источников и литературы

    1. Российская Федерация. Законы. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. закон от 27.07.2006 г. - № 149.

    2. Российская Федерация. Законы. Об электронной цифровой подписи: федер. закон от 10.01.2003 г. - № 1.

    3. ГОСТ Р. 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М. Изд-во стандартов, 1998.

    4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М. Изд-во стандартов, 2003.

    5. ГОСТ 6.10.1-80. Унифицированные системы документации. Основные положения.

    6. ГОСТ 6.10.2-83. Унифицированные системы документации. Термины и определения.

    7. Государственная система документированного обеспечения управления: Общие требования к документам и службам документированного обеспечения. - М. 1991.

    8. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД): 1.75.018. - М. 1984.

    9. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).

    10. Березина Н. М. Современное делопроизводство. учеб. пособие / Н. М. Березина, Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова. - 3-е изд. - М. ИНФРА-М, 2007. - 241 с.

    11. Гайдукова Л. М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л. М. Гайдукова. - Секретарское дело. - 2006. - №10 - С. 17-22.

    12. Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д. И. Глик. - Секретарское дело. - 2006. - № 9 - С. 45-75.

    13. Делопроизводство. учебник для вузов / Т. А. Быкова и др.; под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецова. - М. МЦФЭР, 2004 - 544 с.

    14. Кочеткова П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова. - Секретарское дело. - 2006. - №8. - С. 20.

    15. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства. учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. - 6-е изд. - М. ИНФРА-М; НГА, 2006 - 364 с.

    16. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учеб. пособие / И. Н. Кузнецов. - М. «Дашков и К» 2009. - 520 с.

    17. Ларин М. В. Соколова А. Н. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003. / М. В. Ларин. А. Н. Соколова. - 2-е изд. - М. МЦФЭР, 2006. - 112 с.

    18. Рогожин М. Ю. Организация делопроизводства предприятия. учеб. пособие / М. Ю. Рогожин. - М. 2003.

    19. Спивак В. А. Делопроизводство / В. А. Спивак. - СПб. Питер, 2003. - 208 с.

    20. Стенюков М. В. Документы делопроизводства / М. В. Стенюков. - М. Книга-сервис, 2003. - 160 с.

    Размещено на Allbest.ru

    Проект документа: стадия согласования

    Проект документа: стадия согласования

    Когда в «Справочнике кадровика» мы приводим образцы оформления документов, как правило, они включают визы согласования и ознакомления с данным документом (его проектом) заинтересованных лиц. Задумывались ли вы, насколько они нужны? Или это просто обычай делового оборота и лишняя головная боль для делопроизводителей? Постараемся разобраться.

    Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т. п.

    В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа – одна из важных составных частей процесса своевременного принятия единственно верного управленческого решения.

    Виды согласования

    Обратите внимание! Процедура согласования проекта документа с заинтересованными должностными лицами по общему правилу не является обязательной. Но в тех случаях, когда действующие у работодателя локальные нормативные акты по делопроизводству предусматривают согласование тех или иных документов, оно становится обязательной процедурой в процессе создания документа

    Согласование может быть внешним или внутренним. При внутреннем согласовании оценку содержания проекта документа дают специалисты (сотрудники) организации-автора. При внешнем согласовании экспертизу (оценку) содержания проводят компетентные внешние организации, чьи интересы затрагивает документ, в т. ч. различные «разрешительные» инстанции и органы, не входящие в структуру организации. Внешнее согласование осуществляется после того, как проведено внутреннее согласование.

    Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего – оформляется гриф согласования.

    Порядок внутреннего и внешнего согласования документов, а также требования к оформлению реквизитов документа «Виза» и «Гриф согласования» определены Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 (далее – Типовая инструкция по делопроизводству).

    Порядок согласования

    Работодатель определяет случаи и порядок согласования документов на локальном уровне. Работа с документами, как правило, регламентируется комплексом документов по делопроизводству, прилагаемых к Инструкции по делопроизводству. Движение потоков документов – от создания или получения до исполнения или отправки – обычно закрепляется в разделе «Организация документооборота» Инструкции. Материалы данного раздела являются основой для разработки Графика документооборота, где отражаются все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, в частности согласование.

    Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Виза – это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

    При визировании проекта документа заинтересованными считаются структурные подразделения в следующих случаях:

    • в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
    • в их адрес имеются поручения;
    • из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

    Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.

    Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией. Типовая инструкция по делопроизводству предусматривает, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания. Вместе с тем порядок визирования типовых документов организации (т. е. документов, отражающих однотипные, повторяющиеся управленческие ситуации) можно закрепить в соответствующих организационных документах, например в Инструкции по делопроизводству данной организации, регламенте работы коллегиального органа и др.

    Процедуру визирования целесообразно осуществлять в следующей последовательности:

    • составитель документа;
    • руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ;
    • руководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;
    • руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
    • руководитель юридической службы (юрист организации).

    Типовой инструкцией по делопроизводству предусмотрено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, в обязательном порядке согласовываются с юридической службой.

    Обратите внимание! В случае когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки

    При установлении порядка согласования документов на локальном уровне работодатель может предусмотреть, что при подготовке, например, приказа по личному составу проект документа в обязательном порядке должен быть завизирован юридической службой (юрисконсультом) организации, а также руководителем того структурного подразделения, где трудится работник, на которого распространяется действие приказа, начальником (инспектором) отдела кадров, главным бухгалтером. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например начальником отдела труда и заработной платы, начальником планово-экономического отдела.

    При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа целесообразно согласовать с руководителями обоих подразделений. При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями этих подразделений.

    сроки согласования

    Во многих организациях, особенно крупных, имеющих сложную структуру, на процедуру согласования нередко уходит до месяца. Длительный срок визирования проекта документа может снизить эффективность принимаемого решения, поэтому целесообразно в Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте по делопроизводству установить определенные временные ограничения на процедуру визирования.

    Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать, как правило, 2–3 дня (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы желательно визировать в день их поступления на согласование. Приведем фрагмент документа «Об утверждении регламента согласования и подписания распорядительных и иных документов».

    Процедура согласования завершается, как правило, возвращением проекта документа исполнителю. В данном случае в документообороте имеет место возвратное движение (передача документа в инстанцию, где он уже находился), но это движение обусловлено деловой необходимостью.

    Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям

    Следующий этап – передача проекта распорядительного документа исполнителю на доработку по замечаниям. После доработки проект документа окончательно оформляется на бланке и передается на повторное визирование.

    Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, то документ оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом. При этом проект документа визируется руководителем организации.

    Повторное визирование

    Повторное визирование проекта документа необходимо для того, чтобы все заинтересованные должностные лица проставили визы на том экземпляре документа, который будет представляться руководителю на подпись.

    Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. При внесении в проект документа не меняющих сути уточнений (исправление опечаток, грамматических ошибок и т. п.) повторное визирование не требуется.

    Завизированный всеми заинтересованными лицами документ передается руководителю организации на подпись.

    Виза согласования

    Виза согласования включает в себя название должности визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи и дату визирования. Слово «Виза (визы)» при оформлении внутреннего согласования проекта документа не пишется. Виза согласования может частично заготавливаться при печатании документа. В этом случае визирующий от руки проставляет личную подпись и дату, например:

    Мнение эксперта Когда специалист отсутствует

    При организации процесса согласования документов работодателю следует учитывать один нюанс. В локальных нормативных актах по делопроизводству целесообразно указывать должности специалистов, отвечающих за подготовку документа, и должности заинтересованных должностных лиц, имеющих право согласовывать документы (без указания конкретных фамилий и инициалов). Тогда в случае перевода на другую работу или увольнения конкретного работника обязанность согласования документов перейдет к тому работнику, который будет занимать эту должность, и при этом не нужно будет вносить изменения в нормативные документы.

    В случае временного отсутствия на работе конкретного работника, обычно визирующего

    тот или иной документ, согласовывать документ будет тот работник, который в настоящий момент исполняет обязанности временно отсутствующего работника.

    ТК РФ предусматривает несколько вариантов исполнения обязанностей отсутствующего работника:1. Временный перевод на другую работу по соглашению сторон трудового договора (ч. 1 ст. 72 2 ТК РФ).2. Временный перевод на другую работу без согласия работника в исключительных случаях, перечисленных в ч. 2 и 3 ст. 72 2 ТК РФ.

    В случаях временного перевода на другую работу работник занимает должность временно отсутствующего работника, соответственно в реквизите «Виза» указывается именно эта должность.

    3. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором (ст. 60 2 ТК РФ).

    При исполнении обязанностей временно отсутствующего работника в этом случае работник занимает должность, определенную трудовым договором, которая и будет указываться в реквизите «Виза».

    При этом полномочия работника на согласование документов за временно отсутствующего работника будут подтверждаться дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом работодателя, где установлен срок, в течение которого работник выполняет дополнительную работу, ее содержание и объем.

    Для тех ситуаций, в которых по каким-то причинам должностные обязанности временно отсутствующего работника никто не исполняет (не осуществлен временный перевод на эту должность, обязанности по согласованию документов не возложены на другого работника), целесообразно для обеспечения процесса согласования документов в локальных нормативных актах предусмотреть порядок замены работника, визирующего те или иные документы. Например, можно предусмотреть в Инструкции по делопроизводству норму следующего содержания: «Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу согласовываются с … и начальником юридического отдела. При длительном отсутствии на работе (временная нетрудоспособность, командировка, отпуск) начальника юридического отдела документы … согласовывает главный специалист юридического отдела».

    Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования. Например:

    Делать какие-либо исправления в проекте документа не следует. Если лица, визирующие проект документа, не согласны с его отдельными положениями или содержанием в целом, они вправе изложить свои замечания. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «С пунктом 5 не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. В этом случае виза может быть оформлена следующим образом:

    Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие.

    Процесс принятия решения – «внутреннее дело» организации. Получателя документа (адресата) о технологии принятия решения в известность, как правило, не ставят. Поэтому в документе, подлинник которого отправляют из организации (например в письме), визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Если же письмо будет отправлено по факсу, визы следует проставлять на оборотной стороне последнего листа единственного экземпляра письма, т. е. на той стороне листа, которую факсимильный аппарат «не считывает».

    Для документа, подлинник которого остается в организации (например для приказа), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

    Для проектов некоторых документов (организационных документов, приказов по основной деятельности, бизнес-программ, бизнес-планов и т. д.) допускается оформление виз на отдельном листе согласования (визирования), где указывается, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер.

    По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа и (если необходимо) его приложения. К такой процедуре обычно прибегают при визировании договоров, протоколов.

    Работа с договорами

    С особым вниманием следует отнестись к процедуре согласования договорных документов.

    Договор – соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ). Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать судебных споров. Например, незначительная ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной налогового спора. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.

    Поскольку договорные отношения обслуживаются многими службами – и юридической, и бухгалтерской, и финансовой, получается, что договорная работа насквозь пронизывает всю хозяйственную деятельность предприятия. Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить вероятность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

    Схема процедуры согласования договорных документов может быть следующей.

    1. Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с листом согласования документов.

    2. Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования, а при несогласии с проектом договора они должны написать мотивированное заключение в листе замечаний или оформить его в виде отдельного документа.

    Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе. При этом ответственность за соблюдение сроков согласования возлагается на специалистов, осуществляющих согласование, а контроль за соблюдением сроков – на руководителя службы делопроизводства (начальника договорного отдела).

    3. Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Ссылки на дату поступления договора на согласование и дату возврата от специалистов помогают отслеживать сроки согласования каждым специалистом и видеть их нарушение.

    4. При наличии замечаний у согласующих лиц к проекту договора он передается работниками службы делопроизводства (договорного отдела) исполнителю для устранения замечаний, а затем повторно направляется на согласование. Если разногласия остаются, то ответственный исполнитель инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных подразделений. Совещание протоколируется, а по его итогам директор организации принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.

    5. Согласованный всеми специалистами проект договора служба делопроизводства (или работники договорного отдела) готовит для подписания.

    6. В практике договорной работы применяется прошивание листов договора с указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон. Обычный вид надписи показан ниже в примере. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на которой написано: «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов». Именно такое расположение оттиска печати помогает избежать подделки документов.

    Помимо визы согласования, в делопроизводственной практике часто применяется и виза ознакомления, которая служит письменным подтверждением факта доведения содержания документа до сведения работника. Об этом пойдет речь в следующем номере.