Категория: Инструкции
Эффективное управление персоналом организации, полное раскрытие профессионального и творческого потенциала кадровых ресурсов, повышение качества и эффективности труда невозможно без юридически и научно обоснованного распределения обязанностей между работниками. Должностные обязанности могут быть зафиксированы в трудовом договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах. Особую роль в их закреплении играет должностная инструкция работника.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93 относит должностные инструкции к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия, тем самым подтверждая, что должностная инструкция является локальным нормативным актом, определяющим задачи, функции, основные обязанности и сферу ответственности работников при осуществлении ими трудовой деятельности согласно занимаемой должности (термин "должность" является определяющим, так как должностные инструкции разрабатываются только для служащих; для рабочих же, осуществляющих трудовую функцию в соответствии с профессией, существуют тарифно-квалификационные характеристики).
Должностные инструкции раскрывают понятие трудовой функции работника, определяемой заключенным с ним трудовым договором. Кроме того, без должностных инструкций невозможно проведение аттестации работника, их наличие и соблюдение обеспечивает объективность при его поощрении, а также наложении на него дисциплинарных взысканий за ненадлежащее исполнение (неисполнение) должностных обязанностей.
При создании должностной инструкции основными целями являются:
создание организационно-правовой основы трудовой деятельности;
повышение ответственности работника за результаты его деятельности;
обеспечение объективности при аттестации работника, его поощрении и наложении на него дисциплинарного взыскания.
Должностные инструкции составляются по каждой штатной должности, носят обезличенный характер, разрабатываются исходя из задач и функций, поставленных перед организацией, в соответствии со штатным расписанием, с соблюдением требований трудового законодательства. Разработку должностных инструкций осуществляет, как правило, непосредственный руководитель структурного подразделения, в которое входит регламентируемая должность (или иное ответственное лицо, в соответствии с его трудовыми обязанностями). При этом кадровая служба осуществляет методическое руководство и оказывает ему помощь в оформлении документа. Утверждается должностная инструкция до приема на работу работника на соответствующую штатную должность. Создание должностной инструкции после приема работника на должность, по которой она составлена, не допускается, иначе работодатель лишается права требовать от работника исполнения инструкции, с которой тот не был ознакомлен при приеме на работу до подписания трудового договора.
Текст должностной инструкции делится на разделы, разработка каждого из которых подчиняется определенным правилам:
В разделе "Общие положения" указываются:
- категория, к которой относится регламентируемая должность, определяется согласно фасету 10 Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), а также по Квалификационному справочнику - руководитель, специалист, технический исполнитель;
- порядок назначения на должность и освобождения от должности определяется в соответствии с нормативными правовыми актами, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о структурном подразделении, другими локальными нормативными актами;
- перечень документов, которыми должен руководствоваться работник. Как правило, в этот перечень включаются:
законодательство Российской Федерации;
положение о структурном подразделении, в которое входит должность;
постановления и распоряжения вышестоящей организации;
приказы руководителя организации;
распоряжения руководителя структурного подразделения;
сама должностная инструкция;
- подчинение работника - определяется вышестоящее должностное лицо, которому подчиняется работник.
Раздел "Функции" закрепляет основные задачи и направления деятельности работника. Разработка данного раздела осуществляется на основании соответствующих нормативно-правовых и локальных нормативных актов.
Раздел "Должностные обязанности" содержит перечень обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках возложенных на него функций. В качестве основы для разработки данного раздела используются квалификационные характеристики. В некоторых случаях возможно распределение обязанностей, содержащихся в одной квалификационной характеристике, между несколькими исполнителями или, наоборот, дополнение обязанностей, предусмотренных квалификационной характеристикой по одной должности, обязанностями, предусмотренными характеристиками по другим должностям.
Раздел "Права" определяет полномочия, необходимые для выполнения возложенных на работника обязанностей, например:
". знакомиться с проектами решений руководства управления, касающимися его деятельности; запрашивать и получать от структурных подразделений организации информацию, относящуюся к компетенции Отдела; обращаться к руководству с предложениями по вопросам, входящим в его компетенцию; требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. ".
Раздел "Ответственность" перечисляет виды возможной ответственности работника. Основой для разработки данного раздела является законодательство Российской Федерации о различных видах юридической ответственности. Как правило, формулировки даются в общем виде, например:
"Работник несет дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством".
Раздел "Квалификационные требования", как правило, разрабатывается на основании разделов "Требования к квалификации" Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также тарифно-квалификационных характеристик по должностям работников отдельных отраслей.
Оформление должностной инструкции производится в соответствии с правилами оформления локальных нормативных актов, рассмотренными выше. В состав реквизитов должностной инструкции включаются:
наименование вида документа;
заголовок к тексту;
Рекомендуется согласовывать должностную инструкцию с юридическим отделом организации.
Согласованная и утвержденная должностная инструкция шнуруется, нумеруется и заверяется печатью организации. Должностные инструкции обязательно регистрируются с присвоением регистрационного номера. В организации должен вестись журнал регистрации должностных инструкций, реквизитами которого являются дата утверждения должностной инструкции, ее номер, наименование должности, по которой составлена должностная инструкция. Оригинал должностной инструкции хранится по месту ее разработки или в кадровой службе организации в соответствии с номенклатурой.
Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись. Как правило, подпись работника проставляется на лицевой стороне последнего листа должностной инструкции и может выглядеть следующим образом:
│С должностной инструкцией ознакомлен (а) ________/___________│
│ Подпись расшифровка│
│ подписи │
│"___" ___________200 _ года │
Также могут использоваться листы ознакомления различных форм, которые шнуруются и нумеруются вместе с должностной инструкцией:
Лист ознакомления должен быть рассчитан на количество работников, до сведения которых будет доводиться должностная инструкция в течение времени ее действия. Кроме того, возможно ведение журнала ознакомления работников с должностной инструкцией.
Рекомендуется делать копию должностной инструкции и выдавать ее под подпись работнику для хранения на рабочем месте. Расписка в получении экземпляра должностной инструкции в этом случае включается в состав реквизитов листа ознакомления работников с должностной инструкцией:
Подпись работника и дата ознакомления с должностной инструкцией
Подпись работника в получении экземпляра должностной инструкции
В качестве альтернативного варианта оформления должностной инструкции возможно создание для работников персональных должностных инструкций в качестве приложения к трудовому договору. Тогда в них прописываются индивидуальные должностные обязанности, отличные от общеустановленных по данной должности. Рекомендуется хранить такие инструкции в личных делах работников, а экземпляр инструкции выдавать работнику на руки вместе с экземпляром трудового договора.
При возникновении необходимости в должностную инструкцию могут быть внесены изменения. Причины для внесения изменений могут быть различными:
изменение структуры организации;
перераспределение функций между работниками подразделения;
сокращение численности или штата работников организации;
изменение законодательства и т.п.
Являясь локальным нормативным актом, должностная инструкция может быть подвергнута изменениям, которые вносятся в общем порядке, рассмотренном выше. Однако при этом должностная инструкция раскрывает понятие трудовой функции работника, закрепленной в трудовом договоре, а трудовая функция работника не подлежит изменению в ином порядке, кроме как по соглашению сторон трудового договора. Ссылка в трудовом договоре на должностную инструкцию может выглядеть следующим образом:
│"Работник должен выполнять обязанности в│
│соответствии с должностной инструкцией от│
│00.00.0000 N 00." │
Процедура внесения изменений в должностную инструкцию или замены должностной инструкции новой должна основываться на предварительно заключенном соглашении между работником и работодателем об изменении определенных сторонами условий трудового договора.
Если должностная инструкция заменяется новой, то при утверждении новой должностной инструкции текст документа (приказа, распоряжения), которым вводится в действие новая инструкция, дополняется пунктом о признании утратившей силу устаревшей должностной инструкции, например:
│ 4. Признать утратившей силу должностную│
│инструкцию ведущего специалиста отдела кадров от│
│00.00.0000 N 00/1. │
В соглашении об изменении условий трудового договора с работником должна быть прописана ссылка на новую должностную инструкцию:
│ С 00.00.0000 работник должен выполнять│
│обязанности в соответствии с должностной│
│инструкцией от 00.00.0000 N 00/1. │
В том случае, когда должностная инструкция не заменяется новой, а в нее вносятся частичные изменения, издается приказ о внесении изменений в должностную инструкцию (образец приведен далее). При этом в соглашении об изменении условий трудового договора ссылка на измененную должностную инструкцию может выглядеть следующим образом:
│ С 00.00.0000 работник должен выполнять│
│обязанности в соответствии с должностной│
│инструкцией от 00.00.0000 N 00 в редакции приказа│
│от 00.00.0000. │
Работодатель имеет право принять должностную инструкцию как локальный нормативный акт, но без изменения трудового договора эта инструкция будет распространяться только на вновь принятых работников.
© studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам
Этот материал – отрывок литературно обработанной стенограммы семинара «Как грамотно наказать и уволить работника» (лектор – И.В.Журавлева), который был проведен издательством «Главная книга».
Сразу нужно сказать, что должностная инструкция — это обязательный элемент в борьбе за дисциплину.
Конечно, вы можете расписать должностные обязанности работника и в трудовом договоре, и в приложении к нему — это право каждого работодателя. Но я считаю, что лучше делать это именно в должностной инструкции. Объясню почему. Как вы знаете, после внесения поправок в Трудовой кодекс в 2006 году права и обязанности работника, которые раньше были обязательными условиями трудового договора, стали факультативными. И я считаю, что это правильно.
Важно правильно понимать, что значит «обязанности, включенные в трудовой договор». Это означает, что обязанности — это предмет договоренности между работником и работодателем. Поэтому изменить или дополнить их мы можем только путем изменения трудового договора, заключив дополнительное соглашение к нему. Ведь для любого изменения условий трудового договора требуется согласие работника.
К чему это приводит на практике, объясню на примере. Допустим, у вас есть милая девушка — секретарь. У нее в трудовом договоре написано, что в ее обязанности входит отправка корреспонденции. А она ее не отправляет. И когда ей указывают на то, что корреспонденцию надо бы все-таки отправить, что это ее трудовая обязанность, она отвечает, что просто листы бумаги отправить невозможно. Отправить корреспонденцию по почте можно только в конвертах, соответственно, нужно, чтобы кто-то упаковывал письма в конверты и надписывал адрес. Естественно, на нее смотрят большими глазами и говорят: «Милочка, а кто же тебе будет упаковывать? Тебе принесли письма, возьми конверты, упакуй в них письма, напиши на конвертах адреса и отнеси на почту». Вот тут она и задает сакраментальный вопрос: «А где написано, что я должна письма в конверты упаковывать?».
И получается, что для того, чтобы вменить ей в обязанности упаковку корреспонденции, с ней нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Причем она может еще и отказаться его заключать. Согласитесь, это абсурд.
То же самое может произойти, когда должностную инструкцию вы делаете приложением к трудовому договору. Потому что приложение к трудовому договору — это неотъемлемая часть трудового договора, которая может изменяться только в том же порядке, что и сам трудовой договор. Таким образом, мы опять, пусть и немного иным путем, приходим к тому, что поменять что-то в этом приложении мы сможем только через дополнительное соглашение с работником.
Но, согласитесь, такую ситуацию нельзя признать нормальной. Должностная инструкция должна быть документом, выражающим волю работодателя, и только работодателя. При этом она должна быть мобильным документом, в который при необходимости можно быстро внести изменения.
Поэтому должностную инструкцию гораздо рациональнее оформлять исключительно как локальный нормативный акт работодателя. Что такое локальный нормативный акт? Согласно статье 5 ТК РФ это элемент трудового законодательства. Уже само название акта «нормативный» говорит само за себя. Нормативный документ содержит нормы права, то есть обязательные правила поведения, установленные или законодателем, или уполномоченным им лицом. В нашем случае таким уполномоченным лицом является работодатель. В статье 8 Трудового кодекса прямо сказано, что локальные нормативные акты принимают работодатели.
То есть внутренние (локальные) нормативные акты организации — это документы, в которых определены правила работы в ней. И они обязательны для исполнения всеми работниками организации, деятельности которых они касаются. Локальные нормативные акты организации могут издаваться в самых разных формах: это могут быть положения, инструкции, приказы, правила и так далее.
Как видите, локальный нормативный акт — это, по сути, закон, принятый работодателем. А кто закон принял, тот и имеет право его менять. И что самое главное, это можно сделать, не оглядываясь на работника и не спрашивая его согласия. Причем работник будет обязан выполнять требования инструкции в новой редакции. Соответственно, если у секретаря из нашего примера была бы должностная инструкция, то для выхода из конфликтной ситуации достаточно было бы внести в нее дополнительный пункт о том, что в обязанности секретаря входит подготовка корреспонденции к отправке, в том числе упаковка.
Правда, говоря, что локальный нормативный акт — это закон, нужно учитывать один существенный нюанс. В отношении локальных нормативных актов правило «незнание закона не освобождает от ответственности» работает с одной существенной оговоркой. Работодатель обязан ознакомить работников с локальными нормативными актами, имеющими отношение к их трудовой деятельности. Причем сделать это нужно под роспись, чтобы у работодателя остались доказательства того, что и он свою обязанность исполнил, и работник со всем, с чем надо, ознакомился.
Если таких доказательств нет, то действует правило: «неознакомление работодателем работника с локальным нормативным актом освобождает работника от ответственности за его неисполнение».
Мы знаем, что некоторые работники воспринимают это правило немножко по-другому: они искреннее считают, что от ответственности их освобождает незнание локального нормативного акта. Но это не так. От ответственности освобождает именно неознакомление их работодателем с локальным нормативным актом.
В чем разница, поясню на примере.
Часто бывает так. Составили должностную инструкцию. Дали работнику на ознакомление. Он ее прочитал. Ему не понравилось то, что там написано. И он отказывается расписываться в том, что его с инструкцией ознакомили. Причем он уверен, что если не распишется, то может требования инструкции и не выполнять.
В этом случае мы должны ему сказать: «Пожалуйста, не хотите расписываться — не расписывайтесь, никто вас неволить не будет». А потом нужно составить акт о том, что работник отказался от ознакомления с инструкцией под роспись. После этого мы вправе требовать от него выполнения обязанностей по этой инструкции и за их невыполнение наказывать вплоть до увольнения. Нас не должно беспокоить то, что он не расписался в ознакомлении с инструкцией, поскольку мы ему возможность с ней ознакомиться предоставили. И он был обязан ознакомиться. Таким образом, незнание от ответственности не освобождает. От ответственности освобождает именно неознакомление, если работодатель по своей вине этого не сделал.
Таким образом, по моему глубокому убеждению, в трудовом договоре детально трудовые обязанности расписывать не надо. Достаточно указать только трудовую функцию (должность/профессию/конкретный вид поручаемой работы) и основные направления деятельности. Например, инспектор отдела кадров — ведет кадровый учет работников, оформляет их прием на работу, переводы и увольнения. Бухгалтер — ведет бухгалтерский и налоговый учет.
Детализировать трудовые обязанности нужно уже в должностной инструкции. И чем конкретнее они будут в ней прописаны, тем лучше для обеих сторон трудового договора.
Источник: журнал «Главная книга. Конференц-зал»
Посмотреть образец бланка Скачать бланк
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.
Должностные инструкции позволяют оптимальным образом распределить трудовые функции между работниками и создают условия для эффективной работы. Они позволяют объективно оценить деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия.
Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда – принцип разделения и кооперации труда.
Должностная инструкция работника – нормативный документ, который включает в себя как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организации.
Правила составления должностной инструкции заведующего архивомДолжностные инструкции разрабатываются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, включая должности руководителей подразделений и заместителей руководителей.
Если в подразделении несколько одинаковых должностей и при этом работники, занимающие эти должности, выполняют одинаковые функции, разрабатывается одна должностная инструкция. Если работники, занимающие одинаковые должности, выполняют различные обязанности, необходимо несколько должностных инструкций, в каждой из которых будет закреплен круг должностных обязанностей, соответствующих их фактическому распределению между работниками.
Фактическое распределение обязанностей отражается в самом тексте должностной инструкции, например: Должностная инструкция секретаря руководителя или Должностная инструкция секретаря приемной.
Для подготовки должностной инструкции требуется составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работником работ позволит сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или к рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т.п.
Нормативной основой для разработки должностной инструкции является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 г. № 37.
Разработка должностных инструкций – это обязанности руководителей подразделений, которые привлекают для этой работы ведущих специалистов подразделений.
Должностные инструкции в зависимости от структуры организации, подчиненности подразделения, категорий должностей, на которые они разрабатывается, утверждаются руководителем организации или заместителем руководителя.
Визируются должностные инструкции руководителем структурного подразделения, руководителем службы персонала, отдела труда и заработной платы, юридической службы, а при необходимости другими должностными лицами.
При ознакомлении с должностной инструкцией на первом экземпляре (подлиннике) или на экземпляре трудового договора, остающегося в организации, работник проставляет ознакомительную визу.
Текст должностной инструкции обычно состоит из разделов:
В разделе «Общие положения» нужно отметить:
Раздел «Должностные обязанности» устанавливает виды работ, выполняемые работником. При формулировании должностных обязанностей следует обратить внимание на методы (способы) их реализации (контроль, анализ, проверка, обобщение и т.д.), информацию или конкретные виды документов, с которыми связано выполнение обязанностей (подготовка ежемесячных отчетов, предоставления данных, анализа запросов и др.).
В разделе «Права» определяется полномочия работника, обеспечивающие выполнение должностных обязанностей.
В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы, а также мера персональной ответственности работника.
В разделе «Взаимоотношения» устанавливаются информационные взаимосвязи; с кем сотрудничает при выполнении своих должностных обязанностей. Если работник осуществляет связи с другими организациями, то следует отразить и его внешние взаимосвязи.
Должностная инструкция является инструментом организации труда в ее правовой форме, дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры.
Должностная инструкция признается основным организационно-правовым документом, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
Должностная инструкция – это один из локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, на основании ст. 8 ТК РФ могут принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Поэтому практически все работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут вводить должностные инструкции для регламентирования трудовых отношений, а также самостоятельно устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения.
При этом нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.
Должностные инструкции могут разрабатываться как на стадии проектирования организации, бизнеса, так и в уже функционирующем бизнесе со сложившимися трудовыми отношениями. В любом случае порядок разработки должностных инструкций предполагает общепринятый алгоритм действий:
разработка проекта должностной инструкции;
согласование проекта должностной инструкции;
утверждение должностной инструкции.
Разработке должностных инструкций предшествует изучение всех нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения этих организационно-правовых документов.
Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Минтруда РФ. Эти документы перечисляют основные элементы, которые должны быть в инструкции: наименование должности, специальности, профессии работника, требования к уровню его знаний, примерный перечень обязанностей.
В целом при разработке должностных инструкций для обеспечения социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам, работодатель должен руководствоваться квалификационными справочниками, утвержденными Правительством РФ. Если в соответствующих справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то наименования профессий и должностей, а также квалификационные требования к ним и перечень непосредственных работ, видов деятельности работодатель должен указывать в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения.
Структура и содержание должностной инструкции в настоящее время нормативно-правовыми актами подробно не регламентируется, что позволяет создавать ее с учетом специфики организации труда у конкретного работодателя.
После того, как проекты должностных инструкций разработаны, необходимо совершить еще два юридически значимых действия: согласовать их и утвердить. Должностную инструкцию подписывает ее разработчик, а руководитель утверждает.
Должностная инструкция, как правило, согласовывается с юридическим отделом или юрисконсультом, а также с соответствующими структурными подразделениями или должностным лицом, от деятельности которых зависит исполнение положений должностной инструкции.
Юрист проверит должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также уточнит, согласуются ли их положения с локальными нормативными актами и трудовыми договорами сотрудников.
Завершающим этапом в создании должностных инструкций является их утверждение. Работодатель или руководитель организации (или лицо, уполномоченное руководителем на совершение данных действий) ставит свою подпись и дату на грифе: «Утверждаю». Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены новой должностной инструкцией. Утверждение должностной инструкции руководителя организации осуществляется органом управления организации (собственником). Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это входит в круг его полномочий, установленных должностной инструкцией и (или) трудовым договором.
Хранят утвержденные и согласованные должностные инструкции в соответствии с установленным порядком делопроизводства, принятым у конкретного работодателя (как правило, один экземпляр – в отделе кадров, другие – в структурном подразделении и у самого работника).
Приведем пример должностной инструкции главного бухгалтера.
Приведенная выше должностная инструкция носит рекомендательный характер и может изменяться и уточняться в связи с особенностями работы того или иного работника, при совмещении двух или нескольких должностей, с учетом масштабов и сферы деятельности бизнеса.
Типовые должностные обязанности работников бухгалтерии приведены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37.
Основные требования к должности главного бухгалтера определены в ст. 7 Закона "О бухгалтерском учете ". В частности, главный бухгалтер или иное должностное лицо. на которое возлагается ведение бухгалтерского учета. должны отвечать следующим требованиям:В случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета:
1) данные, содержащиеся в первичном учетном документе. принимаются (не принимаются) к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;
2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером в бухгалтерской (финансовой отчетности) на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.
Должностная инструкция главного бухгалтера1. Общие положения
1.1. Главный бухгалтер относится к категории руководителей.
1.2. На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж бухгалтерско-финансовой работы, в том числе на руководящих должностях, не менее 5 лет.
1.3. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации. Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.
1.4. Главный бухгалтер должен знать:1.6. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю экономического субъекта.
1.7. На время отсутствия главного бухгалтера (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности Главный бухгалтер:
2.1. Организует работу по постановке и ведению бухгалтерского учета организации в целях получения заинтересованными внутренними и внешними пользователями полной и достоверной информации о ее финансово-хозяйственной деятельности и финансовом положении.
2.2. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику. исходя из специфики условий хозяйствования, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности организации, позволяющую своевременно получать информацию для планирования. анализа. контроля. оценки финансового положения и результатов деятельности организации.
2.3. Возглавляет работу:2.4. Руководит формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, обеспечивает предоставление необходимой бухгалтерской информации внутренним и внешним пользователям.
2.5. Организует работу по ведению регистров бухгалтерского учета на основе применения современных информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля» исполнению смет расходов, учету имущества, обязательств, основных средств. материально-производственных запасов. денежных средств, финансовых, расчетных и кредитных операций, издержек производства и обращения, продажи продукции, выполнения работ <услуг).финансовых результатов деятельности организации.
2.6. Обеспечивает своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов, выполнения обязательств.
2.7. Обеспечивает контроль за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов.
2.8. Организует информационное обеспечение управленческого учета, учет затрат на производство, составление калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг), учет по центрам ответственности и сегментам деятельности, формирование внутренней управленческой отчетности.
2.9. Обеспечивает:2.10. Принимает участие в проведении финансового анализа и формировании налоговой политики на основе данных бухгалтерского учета и отчетности, в организации внутреннего аудита ; подготавливает предложения. направленные на улучшение результатов финансовой деятельности организации, устранение потерь и непроизводительных затрат.
2.11. Ведет работу по обеспечению соблюдения финансовой и кассовой дисциплины, смет расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь.
2.12. Участвует в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.
2.13. Обеспечивает составление отчета об исполнении бюджетов денежных средств и смет расходов, подготовку необходимой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.
2.14. Обеспечивает сохранность бухгалтерских документов и сдачу их в установленном порядке в архив.
2.15. Оказывает методическую помощь руководителям подразделений и другим работникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и анализа хозяйственной деятельности.
2.16. Руководит работниками бухгалтерии, организует работу по повышению их квалификации.
Главный бухгалтер имеет право:
3.1. Действовать от имени бухгалтерии организации, представлять ее интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации и другими организациями по хозяйственно-финансовым и иным вопросам.
3.2. Вносить на рассмотрение руководителя организации предложения по улучшению его деятельности.
3.3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию.
3.4. Вносить на рассмотрение руководителя организации:3.5. Самостоятельно вести переписку со структурными под разделениями организации, а также иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию бухгалтерии и не требующим решения руководителя организации.
3.6. Требовать от директора организации и руководителей структурных подразделении организации оказания содействия в исполнении главным бухгалтером обязанностей и прав, пред усмотренных настоящей должностной инструкцией.
3.7. Взаимодействовать:Главный бухгалтер несет ответственность в следующих случаях:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством РФ.
4.2. За правонарушения. совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
4.3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
Порядок приема-передачи дел главного бухгалтераПри освобождении главного бухгалтера дела сдаются вновь назначенному главному бухгалтеру (а при отсутствии последнего - работнику, назначенному приказом руководителя организации), одновременна проводится проверка состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных с составлением соответствующего акта, утверждаемого руководителем предприятия.
Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, из которых первый остается на предприятии, второй — у передающего дела.
Акт приема-сдачи дел главным бухгалтером рекомендуется составлять по следующей схеме, представленной на рис. 9.
Рис. 9. Структура акта приема-сдачи дел главного бухгалтера
1. Состояние организации работы бухгалтерии
В этом разделе указывается:2. Общая характеристика состояния бухгалтерского учета
В этом разделе указывается:3. Состояние кассы и учета денежных средств
В этом разделе указывается:4. Состояние учета расчетных операций
В этом разделе указывается:5. Состояние учета основных средств
В этом разделе указывается:6. Состояние материального учета
В этом разделе указывается:7. Состояние отчетности
В этом разделе указывается:8. Состояние сохранности документов
В этом разделе указывается:1. Общие положения
1.1. Заместитель главного бухгалтера относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с нее приказом руководителя организации по представлению главного бухгалтера.
1.2. Заместитель главного бухгалтера непосредственно подчиняется главному бухгалтеру.
1.3. В своей деятельности заместитель главного бухгалтера руководствуется:1.5. Во время отсутствия заместителя главного бухгалтера его обязанности исполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
На заместителя главного бухгалтера возлагаются следующие функции:
2.1. Контроль за ведением бухгалтерского учета расчетов за оказанные услуги, движением денежных средств на валютных и рублевых счетах, составлением бухгалтерской документации для формирования бухгалтерской отчетности.
2.2. Формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о состоянии расчетов за оказанные услуги, платежеспособности организации,
2.3. Разработка прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники и бухгалтерских компьютерных программ.
2.4. Методическая помощь сотрудникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.
3. Должностные обязанности.
Для выполнения возложенных на него функций заместитель главного бухгалтера обязан:
3.1. Осуществлять контроль за работой по ведению бухгалтерского учета обязательств и хозяйственных операций (реализация услуг, расчетов с поставщиками и заказчиками за оказанные услуги, движение денежных средств на валютных и рублевых счетах).
3.2. Вести оперативный учет поступлений и платежей денежных средств, размещать свободные денежные средства на банковских депозитных вкладах, составлять ежемесячные оперативные данные о движении денежных средств по транзитным и текущим счетам предприятия.
3.3. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.
3.4. По согласованию с главным бухгалтером и с разрешения руководителя предоставлять кредиторам, инвесторам. аудиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности сопоставимую и достоверную бухгалтерскую информацию о состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами. Осуществлять переписку с партнерами, готовить необходимую информацию по вопросам, касающимся взаиморасчетов.
3.5. Осуществлять учет расчетов по возвратному налогу.
3.6. Участвовать в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.
3.7. Готовить данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности.
3.8. Следить за сохранностью бухгалтерских документов, оформлять их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.
3.9. Участвовать в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей.
3.10. Выполнять работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносить изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.
3.11. Участвовать в формировании постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определять возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать обоснованные системы обработки бухгалтерской информации.
Заместитель главного бухгалтера имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей отделов, специалистов предприятия информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия при исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.5. Привлекать специалистов организации для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями об отделах, если нет — с разрешения начальника отдела).
4.6. Докладывать главному бухгалтеру обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.
Заместитель главного бухгалтера несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующими административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
6. Взаимоотношения, связи по должности
Примечание. Данный раздел представляется дополнительно к настоящей инструкции для применения пользователями по своему усмотрению.
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящей инструкцией, заместитель главного бухгалтера взаимодействует:
6.1. С руководителем, с заместителем руководителя по финансовым вопросам и персоналу, главным бухгалтером по вопросам:1. Общие положения
1.1. Старший бухгалтер относится к категории специалистов.
1.2. Старший бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению главного бухгалтера.
1.3. Старший бухгалтер непосредственно подчиняется глав ному бухгалтеру.
1.4. На время отсутствия старшего бухгалтера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность старшего бухгалтера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание компьютерных программ по ведению бухгалтерского учета.
1.6. Старший бухгалтер должен знать:2. Должностные обязанности старшего бухгалтера
Старший бухгалтер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т. п.).
2.2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.
2.3. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.
2.4. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.
2.5. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов, подготавливает предложения по их предупреждению.
2.6. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников организации.
2.7. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота.
2.8. Участвует в проведении инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств.
2.9. Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.
2.10. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.
2.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права старшего бухгалтера
Старший бухгалтер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению главного бухгалтера от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность старшего бухгалтера
Старший бухгалтер несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
4.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации,
4.5. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
Должностная инструкция бухгалтера-кассира1. Общие положения
1.1. Бухгалтер-кассир относится к категории специалистов.
1.2. Бухгалтер-кассир назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению главного бухгалтера.
1.3. Бухгалтер-кассир непосредственно подчиняется глав ному бухгалтеру.
1.4. На время отсутствия бухгалтера-кассира его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность бухгалтера-кассира назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода.
1.6. Бухгалтер-кассир должен знать:2. Должностные обязанности бухгалтера-кассира Бухгалтер-кассир выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет прием наличных денежных средств в кассу организации с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных.
2.2. Выдает наличные денежные средства подотчетным лицам на основании расходных кассовых ордеров, подписанных главным бухгалтером и руководителем организации с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных.
2.3. Контролирует соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе.
2.4. Сдает наличную выручку в банк.
2.5. Получает наличные денежные средства по чеку в банке.
2.6. Ежедневно ведет кассовую книгу и оформляет первичные кассовые документы в соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ.
2.7. Готовит платежные поручения и отправляет их в банки по системе "банк-клиент",
2.8. Обменивается корреспонденцией с банками: предоставляет в банки информацию, предусмотренную законодательством (кассовые планы, заявления на утверждение лимита остатка наличных средств в кассе, подтверждение остатков на расчетных счетах и т. п.); получает необходимые предприятию справки, письма, подтверждения.
3. Права бухгалтера-кассира
Бухгалтер-кассир имеет право:
3.1. Принимать решения в рамках своей компетенции.
3.2. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению главного бухгалтера от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность бухгалтера-кассира
Бухгалтер-кассир несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
4.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.5. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Порядок временного замещения бухгалтера-кассираЕсли в организации есть в штате сотрудник, с которым еще при приеме его на работу имелась договоренность о том, что он будет замещать кассира по мере необходимости, и заранее обговорили это условие в его трудовом контракте, тогда на него издается приказ о совмещении.
Если же заранее не предусмотрели, на кого перекладывать обязанности кассира, нужно определиться с такой кандидатурой в момент подачи от кассира заявления на уход в отпуск. Это может быть кто-то из бухгалтерии, в том числе и сам главный бухгалтер. При желании временно заменить бухгалтера-кассира может и руководитель; с 2012 г. это разрешено п. 1.6 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12 октября 2011 г № 373-П (далее — Положение № 373-П).
В этом случае необходимо оформить совмещение должностей.
Оформление дополнительного соглашения с замещающим кассира работником. Сотрудник, который будет временно выполнять обязанности кассира, должен на это письменно согласиться. Таковы требования ч. 3 ст. 151 ТК РФ). Подобный бонус может составлять какой-то процент от оклада уходящего в отпуск кассира, либо можно назначить за время замещения фиксированную сумму.
Составление приказа о совмещении должностей
При наличии письменного согласия работника на временное замещение кассира, составляется приказ о совмещении должности, в котором отражается, кто и на какой срок будет замещать штатного кассира, размер доплаты, порядок приема-передачи дел и ревизии кассы. На приказе должны быть подписи, удостоверяющие ознакомление с данным документом самого кассира и того> кто будет временно исполнять его функции, а также главного бухгалтера (приложение 8).
Заключение договора, о материальной ответственности с временным кассиром. Необходимо заметить, что в новом Положении № 373-П заключать договор о полной индивидуальной материальной ответственности как с кассиром, так и с замещающим его работником необязательно. Однако в случае передачи кассы без этого документа организация не сможет взыскать с них полную сумму ущерба. Возместить удастся лишь в пределах среднемесячного заработка провинившегося ( ст. 241 ТК РФ). Договор о полной материальной ответственности с временным кассиром заключается на тот срок, пока кассир будет в отпуске (приложение 9).
Передачи дел уходящим в отпуск кассиром. Передача дел уходящим в отпуск кассиром замещающему лицу происходит на основании Акта о приеме-передачи кассы (приложение 10).
Кассиру в присутствии своего временного замещающего необходимо пересчитать наличные деньги и прочие ценности в кассе. Желательно, чтобы при этом был еще сторонний наблюдательt кто-то из бухгалтерии или, например, руководитель. Результаты подобной ревизии надо зафиксировать в Акте приема-передачи дел.
Кроме того, по тому же акту кассир должен передать своему временному преемнику Журнал кассира-операциониста, Кассовую книгу, банковскую чековую книжку, а также печать, ключи от сейфа и кассовой комнаты.
Проверив рабочее состояние кассового аппарата, машинки для счета денег, сейфа и различных электрических приборов, отметку об этом надо сделать в акте, затем поставить подписи кассира и замещающего его работника. Главный бухгалтер должен утвердить данный документ.
К акту приема-передачи дел можно приложить Акт об инвентаризации денежных средств по форме № ИНВ-15. Такой документ зафиксирует, что на момент сдачи кассы преемнику недостачи не было, но тогда ревизию кассы надо провести по всем правилам и создать для этого специальную инвентаризационную комиссию. Хотя в случае замены кассира на время его отпуска инвентаризация необязательна, а согласно пункту 1.11 Положения № 373-П организация сама для себя определяет, когда проводить ревизию кассы.