Курсовая работа по разработке инструкции по делопроизводству

Курсовая. Анализ инструкции по делопроизводству: на примере конкретной организации. Магазин готовых работ. Новый подход к формированию должностных инструкций15 ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ ДЛЯ
Инструкция по делопроизводству Должностные инструкции работников службы делопроизводства Основные требования к руководителю службы делопроизводства, его права Порядок подготовки инструкции по делопроизводству Должностные инструкции работников службы делопроизводства Инструкции о мерах пожарной безопасности Инструкция по делопроизводству Должностные инструкции работников службы делопроизводства Как осуществляется разработка инструкций о пожарной безопасности? Главная Документоведение Делопроизводство
Инструкция по делопроизводству состоит из нескольких разделов. Структура текста этого документа масс быть такой:
1. Общие положения;
2. Документирование управленческой деятельности
2.1. Подготовка и оформление документов;
2.2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов;
2.3. Требования к бланкам документов и их учет;
2.4. Порядок печатания и размножения документов;
3. Организация документооборота
3.1. Прием и предварительное рассмотрение документов;
3.2. Порядок регистрации документов;
3.3. Порядок организации учетно-справочных картотек;
3.4. Порядок направления документов на исполнение;
3.5. Организация контроля за исполнением документов;
3.6. Порядок отправки исходящих документов;
4. Обеспечение сохранности документов
4.1. Составление номенклатуры дел;
4.2. Требования относительно формирования дел;
4.3. Организация оперативного хранения документов в структурных подразделениях;
4.4. Подготовка дел к архивному хранению.
В разделе "Общие положения" обязательно указывается: инструкцией по делопроизводству установлено единую систему делопроизводства в учреждении, все ее сотрудники должны придерживаться положений этого документа. В отдельном пункте называются нормативные документы, на основании которых составлен инструкцию. В первом разделе также указывают, на кого возложено руководство делопроизводством в учреждении в целом и в структурных подразделениях, в частности, преподают общие принципы организации делопроизводства в учреждении, маршруты движения документов, в т. ч. характеризуют технологические процессы автоматизации документооборота.
Например, в раздел "Общие положения" можно внести такие пункты:
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в учреждении.
1.2. Инструкция определяет порядок организации общего делопроизводства, ЕЕ положения распространяются на всю служебную документацию.

Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ. Рубрика: Разное Предмет: Документоведение Вид: курсовая работа Язык: русский Прислал(а): Мария Дата добавления: 23.07.2008 Размер файла: 37,1 K.
Порядок организации делопроизводства, которая содержит информацию с ограниченным доступом, и делопроизводства по обращениям граждан определяется отдельными инструкциями.
1.3. Инструкция разработана в соответствии с положениями Конституции и законов Украины, нормативно-правовых актов Президента Украины и Кабинета Министров Украины, приказов и методических рекомендаций Государственного комитета архивов Украины, национальных стандартов Украины в сфере делопроизводства, а также организационных документов учреждения.
1.4. Ответственность за организацию делопроизводства в учреждении несет его руководитель.
1.5. Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и применения современных программно-технических средств, а также организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях осуществляет канцелярия.
1.6. Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами в структурных подразделениях учреждения.
1.7. Правила создания управленческих документов и порядок работы со служебными документами, установленный настоящей Инструкцией, являются обязательными для всех работников учреждения. Все работники учреждения несут ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение информации, содержащейся в них.
1.8. Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, а также соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений.
1.9. Руководитель структурного подразделения определяет лицо, ответственное За организацию делопроизводства в подразделении и согласовывает его кандидатуру с заведующим канцелярии.
1.10. Лицо, ответственное за делопроизводство, обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников структурного подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.11. В случае отпуска, командировки, перемещения по должности или увольнении работника все документы и дела, которые он ведет, передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику по акту или под расписку) с уведомлением заведующего канцелярии о передаче дел.
1.12. Задачи и функции канцелярии, обязанности и ответственность ее работников регламентируются Положением о канцелярии.
1.13. Обязанности, права и ответственность работников канцелярии и лиц, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, определяются их должностными инструкциями.

Разработка инструкции по делопроизводству. Курсовая работа [33,5 K], добавлена 15.11.2009. Другие работы, подобные Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ.14 октября 2014
Следующий раздел инструкции по делопроизводству - "Документирование управленческой деятельности". Обычно он имеет несколько подразделений. Первый из них - "Подготовка и оформление документов" - разрабатывается на основании ДСТУ 4163-2003 [32]. Порядок оформления реквизитов, предусмотренных стандартом, учитывают в индивидуальной инструкции, разъясняющие их применение в конкретных случаях и сопровождают примерами, характерными для учреждения.
Целесообразным является включение подразделения "Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов". В нем раскрывают методику составления и оформления основных видов документов, а также документов, при подготовке которых чаще всего возникают трудности (приказы, распоряжения, договоры, акты, письма, протоколы и т.д.). Важно подробно разъяснить порядок подписания, визирования, согласования и утверждения основных видов документов и их разновидностей, в частности то, кто должен визировать приказы по основной деятельности, по личному составу, о премировании, различные виды договоров и т.д. Желательным является представление структуры текста протокола, акта, а также порядка оформления телеграмм, разновидностей писем. Все это должно сопровождаться примерами, взятыми из документов учреждения.
Как правило, в отдельном подразделении - "Требования к бланкам документов" - приводят образцы бланков, применяемых в учреждении, вспоминают о порядке их изготовления и учета. В подразделе "Порядок печатания и размножения документов" преподают требования к документам, которые изготавливают с помощью печатающих средств. Наличие в инструкции по делопроизводству таких сведений значительно упростит подготовку документов, предотвратит их пересдаче и переоформлению.
После правил документирования управленческой деятельности целесообразно представить раздел "Организация документооборота в учреждении", в котором осветить прежде всего такие вопросы: прием и предварительное рассмотрение документов, порядок регистрации документов, порядок организации учетно-справочных картотек, порядок направления документов на исполнение, организация контроля за исполнением документов, порядок отправки исходящих документов. Обработка документов осуществляют работники службы делопроизводства, следовательно, необходимо тщательно осветить методические вопросы, в частности определить, какую систему регистрации принято в учреждении (централизованную, смешанную, децентрализованную), какая форма регистрации применяется (журнальная, карточная, электронная). Должны быть установлены требования по заполнению регистрационных форм, а также правила регистрации документов в пределах определенных групп в зависимости от вида, автора и содержания документа и порядок ведения информационно-справочной работы и т.д.
Подразделения инструкции по делопроизводству, касающиеся обработки документов, составляют с учетом технологии, принятой в учреждении, - традиционной или автоматизированной. Все этапы обработки документов являются практически одинаковыми при применении как традиционной, так и автоматизированной технологии, однако существуют различия по характеру операций, которые должны быть тщательно описаны. Необходимо определить: кто отвечает за работу с документами на каждом этапе документооборота, которые осуществляют операции с документами, взаимосвязаны ли они между собой и насколько необходимы. Для наглядности целесообразно использовать графические методы фиксации движения документов: маршрутные схемы, документограмы, оперограммы.
Важным является подразделение "Организация контроля за исполнением документов". Кроме основных принципов контроля, здесь определяют типовые сроки выполнения различных видов документов и раскрывают технические вопросы осуществления контроля (построение срочных картотек или автоматизированный контроль, составление ведомостей (сводок) на просроченную документацию).
Последний раздел инструкции по делопроизводству посвящена правилам хранения документов в текущем делопроизводстве и их подготовки к дальнейшему хранению. Этот раздел может иметь, например, название "Обеспечение сохранности документов". Очевидно, что выполнены документы, работа с которыми завершена, должны быть сохранены, причем в систематизированном виде, поскольку жизненный цикл документа не завершаются после выполнения им определенных оперативных управленческих функций. Через некоторое время документ может быть востребован для решения управленческих задач и удовлетворения других информационных запросов. Вопросы систематизации документов и определения сроков их хранения решаются в учреждении с помощью номенклатуры дел. Поэтому обязательно выделяют подразделение "Составление номенклатуры дел", в котором приводят примеры формулировки заголовков дел, порядок их систематизации в номенклатуре и т.д. Следует предусмотреть также следующие подразделения: "Требования по формированию дел", "Организация оперативного хранения документов в структурных подразделениях", "Подготовка дел к арх

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных орга¬нах исполнительной власти» (в действующей редак" читать далее >>>. Разработка бизнес-плана ООО "Главбух" - Курсовая работа.

Автоматизация офисного документооборота ( Курсовая работа, 32 стр. ) » Главная » Документоведение » Разработка инструкций по делопроизводству для предприятий ЗАО «Группа ЧТПЗ».

Работу скачали: 0 чел. Инструкция по делопроизводству в небольшой организации. Л.В.Санкина, доцент РГГУ. Курсовая. Ъ: Газфонд вложит деньги в. 2] Претенденты на пенсии [0.2] После перерасчета пенсии работающих петербуржцев и жителей

Курсовая работа. Дисциплина: Организация и технология документационного обеспечения управления. Разработка предложений по усовершенствованию инструкции по делопроизводству в ООО «СГЭС». 44. ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Скачать: Методика разработки инструкции по делопроизводству оформление Технического задания на внедрение сэд «ЭффектОфис». музея как текст культуры Курсовая работа Составитель: студентка 12 "Б" класса: Русяева Ксения Михайловна

Методика разработки инструкции по делопроизводству оформление Технического задания на внедрение сэд «ЭффектОфис» - реферат. СОДЕРЖАНИЕ.

4. Составить инструкцию по делопроизводству для данного учреждения. 5. Составить методическую разработку для работы с документами должностных лиц предприятия. Курсовая Делопроизводство 12.09.2007.

Банк рефератов содержит более 364 тысяч рефератов, курсовых и дипломных работ, шпаргалок и докладов по Глава 3. совершенствование работы с документами. 3.1. Методика разработки инструкции по делопроизводству.

Вид работы: Курсовая работа (т). Предмет: Делопроизводство. Все курсовые работы по делопроизводству. 1.2.3. Разработка должностных инструкций. Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и

Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству. II. Структура курсовой работы. III. Структура и процессуальный порядок судебного разбирательства.

Главная > Курсовая работа >Промышленность, производство. Разработка инструкции по делопроизводству является функцией службы документационного обеспечения.

Разработка Инструкции по ДОУ – это задача отдела делопроизводства (сотрудника, отвечающего за работу с документами). Цель разработки Инструкции по ДОУ – установить технологию работы с документами в организации.

Эссе Отчет по практике Контрольная Чертеж Курсовая Лабораторная Перевод текста Решение задач Реферат Шпаргалки. Разработка временной инструкции по делопроизводству. Если в учреждении не установлено никаких правил работы с

Курсовые работы - простые > Делопроизводство и документооборот на предприятии. Введение 2 1 Правила составления инструкции по делопроизводству 3 2 Особенности разработки инструкции по делопроизводству

Новый подход к разработке инструкции по делопроизводству. 3528. Темы Между тем, инструкции по делопроизводству в организациях практически не содержат норм, правил организации работы с документами в структурных подразделениях, а если и

Целью курсовой работы был анализ инструкции по делопроизводству ОАО "Владивостокский бутощебеночный завод" на основе сравнения с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция по делопроизводству: разработка с нуля

Инструкция по делопроизводству должны быть в каждой компании. На масштабных предприятиях могут разрабатываться отдельные инструкции по общему и кадровому делопроизводству. В маленьких фирмах обычно составляется документ, который объединяет две инструкции и описывает, как сотрудникам следует работать с документами.

Без делопроизводства невозможна деятельность компании, потому что оно обеспечивает создание, движение, учет, хранение документов. Инструкция по делопроизводству - это главный документ, который содержит описание работы с документами в организации: как правильно работать с внутренними и входящими документами, как их создавать и другие основные организационные моменты.

В небольших предприятиях инструкция по делопроизводству необходима, потому что она:

• регламентирует, как создавать, использовать, хранить, уничтожать документы;
• способствует стабильности бумажной работы;
• обеспечивает соблюдение требований законодательных и правовых нормативных актов;
• закрепляет, как нужно организовать делопроизводство в организации;
• определяет ответственных за делопроизводство.

Инструкцию разрабатывает служба ДОУ. Юристы и работники архива тоже участвуют в процессе. Если такой службы нет в компании, то написание инструкции можно передать секретарю. Когда инструкция по делопроизводству готова, руководитель отдела ее подписывает, после чего она вступает в действие.

В начале инструкции располагается гриф утверждения, в котором указывается, кто и когда подписал документ. Вместо этого может быть дана ссылка на дату и номер распорядительного документа. Инструкция по делопроизводству рассылается во все отделы предприятия, если утверждена. Сотрудники обязаны ее соблюдать.

Служба документационного обеспечения управления обучает ответственных за делопроизводство в своих отделах новым правилам. Авторы инструкции объясняют ее содержание, обращают внимание слушателей на важные моменты. Инструкция по делопроизводству доводится до всех сотрудников. А служба ДОУ контролирует, соблюдаются ли ее положения.

Авторам инструкции по делопроизводству требуется много усилий и времени. По этой причине перед разработкой лучше проконсультироваться в государственном архивном учреждении, которое на основании договора предоставляет такие услуги.

Если предприятие небольшое, требования к бумажной работе необходимо закрепить. Во многих компаниях определяется только несколько правил делопроизводства.

Когда в компании документы теряются или нарушается их юридическая сила, готовится распорядительный документ или определяются правила по работе с документами. Но со временем сотрудники забывают правила, документы теряются, поэтому такими методами организовать делопроизводство в организации не получится.

Автоматизация документооборота на предприятии: простой пошаговый план

Инструкция по делопроизводству содержит следующие разделы:

«Общие положения», который:

• содержит информацию о том, на какие документы распространяется инструкция: на все, только на секретные и т.п.;
• устанавливает ответственность за нарушение правил;
• определяет, какой отдел отвечает за то, чтобы работа с документами во всех отделах компании была единой.

Тематические, которые начинаются с того, как нужно составлять и оформлять документы, а далее описывают:

• виды документов;
• правила оформления копий, приложений;
• правила разработки, согласования распорядительных документов;
• работу исполнителей с документами;
• размножение документов, а также применение печатей и бланков.

Кроме того, данный раздел может содержать информацию о том, как правильно разрабатывать документы коллегиального органа и заместителей руководителей.

«Документооборот», который содержит описание:

• этапов движения документов;
• приема входящих документов;
• отправки исходящих документов;
• учета объема документооборота;
• правил передачи документов между структурными подразделениями.

«Регистрация документов», который устанавливает:

• как регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы;
• сроки и методы регистрации;
• как правильно индексировать документы.

«Организация справочной работы», который описывает:

• информационно-справочную работу в компании;
• справочные картотеки, электронную базу данных и другие справочные массивы;
• систематизацию и классификацию справочной информации;
• технологию поиска информации.

«Контроль за исполнением документов», который:

• определяет категории документов, которые обязательно подлежат контролю;
• описывает постановку документов на контроль;
• описывает методы контроля (отметки на документах, контрольные карточки), обязанности исполнителей;
• устанавливает, как обобщать данные по контролю за исполнением документов и уведомлять об исполнительской дисциплине начальников.

«Оперативное хранение документов», который устанавливает:

• как служба делопроизводства и другие подразделения должны хранить документы;
• ответственность за сохранность документов;
• как правильно отдельные категории документов формировать в дела;
• как разрабатывать и использовать номенклатуру дел;
• как систематизировать дела.

«Подготовка документов к сдаче в архив», который включает:

• рекомендации, какие документы стоит подготовить к хранению, а какие - уничтожить;
• описание требований к оформлению и подготовке к хранению дел;
• передачу дел в архив.

Содержание инструкции по делопроизводству зависит от того, какие на предприятии условия работы, как построены технологии делопроизводства. Поэтому она состоит не из всех тематических разделов. Инструкцию можно дополнить описанием работы с обращениями граждан, с ДСП, а также техническими аспектами подготовки документов.

Инструкция по делопроизводству может содержать и приложения с оттисками печатей, справочной информацией, перечнем контролируемых документов, рисунками.

• Протокол совещания: только то, что вам надо о нем знать

Даже в маленьких компаниях инструкцию по делопроизводству нужно утверждать приказом руководителя.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству руководитель может подготовить согласно образцу.

Причины, по которым разрабатывается приказ, могут быть изменены, например, вследствие внедрения системы. Если будет необходимость, добавьте ссылку на соответствующие документы.

Кроме того, можно разработать приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству, в тексте которого слово «утвердить» нужно заменить на «ввести в действие», а гриф утверждения - поставить на саму инструкцию по делопроизводству.

Также в приказе можно указать поручения, их сроки и исполнителей.

Если разработана новая инструкция по делопроизводству, то при ее утверждении обязательно нужно добавить стандартную фразу «Признать утратившим силу приказ …», чтобы отменить действие прежнего документа.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается нечасто, потому что действует длительное время. Пересматривать инструкцию требуется, если на предприятии изменилась технология делопроизводства или произошли значительные изменения в существующих документах, регламентирующих методы работы с архивом. Каждое новое правило должно быть утверждено приказом руководителя.

Открытое акционерное общество «Калина»

Об утверждении инструкции по делопроизводству

В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству.

2. Начальникам отделов ознакомить всех работников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор О.К. Малина

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»

Рассматривая сферу действия новой инструкции, хотелось бы напомнить, что в соответствии с Указом Президента РФ от 09.03.2004 № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» (с изменениями от 20 мая 2004 г. 15 марта, 14 ноября, 23 декабря 2005 г.) в систему федеральных органов исполнительной власти входят федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства. Существующая в настоящее время структура федеральных органов исполнительной власти, утвержденная Указом Президента РФ от 20.05.2004 № 649 (с изменениями от 28 июля, 13 сентября, 11 октября, 18 ноября, 1 декабря 2004 г. 22 июля, 5 сентября, 3 октября 2005 г.), имеет подразделение на три группы:

I. Федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;

II. Федеральные министерства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;

III. Федеральные службы и федеральные агентства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации.

Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти утвержден распоряжением Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 06.08.2004 № 1363/1001 (с изменениями от 23 сентября, 25 октября, 10 декабря 2004 г. 26 августа, 19 октября 2005 г.).

Изменения в системе федеральных органов власти объясняют и тот факт, что если в 2000 г. Типовая инструкция принималась Росархивом, то теперь она утверждена Минкультуры России, поскольку Росархив в статусе федерального агентства перешел в ведение Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации и нормотворческими функциями не обладает.

Назначение Типовой инструкции раскрывается в ее разделе «Общие положения», в котором сказано, что Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах.

В Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п. 11.1) определено, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти, утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством.

В качестве примера ведомственных инструкций по делопроизводству, действующих в настоящее время, можно назвать следующие:

Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (утверждена приказом Минобороны России от 23.05.1999 № 170 (с изменениями от 27.05.2004);

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (утверждена приказом Минюста России от 28.06.2001 № 191);

Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) (утверждена приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160);

Инструкция (временная) по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию (утверждена приказом Рособразования от 04.02.2005 № 38).

Следует отметить, что в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п. 11.2) говорится и о других инструкциях по делопроизводству. При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту РФ и в Правительство РФ, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента РФ и в Аппарате Правительства РФ.

Структура Типовой инструкции претерпела ряд изменений, в основном технического и редакционного характера. Притом что общий объем инструкции уменьшился незначительно, количество разделов в ней сократилось с 10 до 7 за счет оптимизации структуры и преобразования некоторых разделов в подразделы. В некоторых случаях изменился порядок расположения подразделов.

Новая Типовая инструкция имеет следующую структуру:

I. Общие положения

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти

2.5. Бланки документов

2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти

2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.7.1. Приказ, распоряжение

2.7.2. Положение, правила, инструкция

2.7.4. Служебные письма

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.2. Организация доставки документов

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.6. Учет количества документов

3.7. Работа исполнителей с документами

IV. Поисковая система по документам

4.1. Регистрация документов

4.2. Организация поисковой системы по документам

V. Контроль исполнения документов

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

6.1. Составление номенклатур дел

6.2. Формирование и оформление дел

6.3. Организация оперативного хранения документов

VII. Порядок передачи документов на хранение в архив

7.1. Экспертиза ценности документов

7.2. Подготовка и передача документов в архив

В новую Типовую инструкцию не вошли следующие структурные части, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:

раздел II «Документация федерального органа исполнительной власти»;

подраздел 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи»;

подраздел 6.9 «Работа с обращениями и запросами депутатов».

Количество приложений в новой инструкции увеличилось с 15 до 26. В нее было включено 12 новых приложений (обозначены в перечне курсивом) и исключено 3 приложения, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:

Приложение № 1. Образец оформления законопроекта

Приложение № 2. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации

Приложение № 3. Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации

Приложение № 4. Образец оформления постановления федеральной службы

Приложение № 5. Образец оформления приказа министерства

Приложение № 6. Образец оформления приказа федерального агентства

Приложение № 7. Образец оформления распоряжения министерства

Приложение № 8. Образец оформления положения

Приложение № 9. Образец оформления полного протокола

Приложение № 10. Образец оформления краткого протокола

Приложение № 11. Образец оформления общего продольного бланка федерального агентства

Приложение № 12. Образец оформления общего углового бланка федерального агентства

Приложение № 13. Образец оформления углового бланка письма министерства

Приложение № 14. Образец оформления углового бланка письма федерального агентства

Приложение № 15. Образец оформления продольного бланка письма министерства

Приложение № 16. Образец оформления продольного бланка письма федерального агентства

Приложение № 17. Образец оформления бланка должностного лица министерства

Приложение № 18. Образец оформления бланка должностного лица федерального агентства

Приложение № 19. Форма справки о документообороте

Приложение № 20. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти

Приложение № 21. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти

Приложение № 22. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение № 23. Форма листа – заверителя дела

Приложение № 24. Форма внутренней описи документов дела

Приложение № 25. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Приложение № 26. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

В новую Типовую инструкцию не попали следующие приложения, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:

Приложение № 4. Образец оформления письма

Приложение № 7. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)

Приложение № 8. Форма справки о состоянии исполнения документов

Новая Типовая инструкция опирается на действующее законодательство в сфере работы с документами и не вводит каких-либо принципиально новых требований в области делопроизводства. Так, в ней есть ссылки на Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изменениями от 09.07.2002, 30.06.2003), Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утверждено постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233), Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009, с изменениями от 11.12.1997, 06.11.1998, 11.02.1999, 30.09.2002).

Со времени принятия предыдущей Типовой инструкции 2000 г. изменился статус стандарта, определяющего требования к оформлению организационно-распорядительной документации. Национальный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» носит рекомендательный характер. Ссылка на него в Типовой инструкции делает обязательным его соблюдение для организаций, на которые распространяется действие Типовой инструкции.

В области нормативного регулирования делопроизводства в настоящее время накопилось много проблем. Так, нет ясности относительно работ по унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации, статуса и перспектив развития важных инструментов регулирования делопроизводственной сферы, а именно:

– Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

– Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

– Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), в части ведения раздела этого классификатора, посвященного УСОРД.

Вместе с тем в указанной сфере идет активный процесс законотворчества. Например, на рассмотрении в Государственной Думе находятся законопроекты «О документировании информации и документообороте» (№ 162766-4), «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (№ 263597-4), «О персональных данных» (217352-4), «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (№ 217354-4) и др.

7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: что нового?

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доцент Государственного университета управления

В статье А.Ю. Чуковенкова «Новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», опубликованной в № 3 журнала за этот год, дан сравнительный анализ структуры старой и новой типовых инструкций, из которого следует, что из новой Типовой инструкции исключены несколько разделов:

раздел II «Документация федерального органа исполнительной власти»;

подраздел 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи»;

подраздел 6.9 «Работа с обращениями и запросами депутатов».

В то же время новая Типовая инструкция значительно богаче приложениями: в ней 26 приложений, из них 12 новых.

К этому нужно добавить, что серьезному сокращению подвергся раздел VIII «Контроль исполнения документов». В старой типовой инструкции он состоял из двух подразделов:

8.1. Организация контроля исполнения

8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

В новой Инструкции контроль исполнения документов представлен несколькими положениями организационного характера.

Отдельные вопросы подготовки документов в Инструкции

Правила подготовки и оформления документов – это раздел II новой типовой инструкции. Этот раздел имеет следующую структуру:

II. Правила подготовки документов.

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации.

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации.

2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации.

2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти.

2.5. Бланки документов.

2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти.

2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

2.7.1. Приказ, распоряжение.

2.7.2. Положение, правила, инструкция.

2.7.4. Служебные письма.

Подразделы 2.1–2.4 подготовлены на основании инструкций по делопроизводству и правил оформления документов, действующих в Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Государственной Думе, а также с учетом соответствующих положений названных выше типовых регламентов. Но по сравнению со старой новая Типовая инструкция не всегда точно передает требования по подготовке законопроектов, проектов указов и распоряжений Президента РФ, проектов нормативных правовых актов Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти. Нужно отметить, что правила подготовки законодательных и иных нормативных правовых актов сами по себе достаточно сложны, и прежде всего с точки зрения изготовления документов (шрифты, интервалы, абзацные отступы, оформление текста, приложений и др.); тем более досадно, что эти требования, изложенные в новой Типовой инструкции, нередко противоречат положениям нормативных актов, приведенных в сноске. Приведем такой пример. В новой Типовой инструкции (п. 2.1.2) говорится «Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата А4», в то время как в Правилах оформления документов, создаваемых в Администрации Президента Российской Федерации, устанавливается, что «проект федерального конституционного или федерального закона… печатается на стандартных листах бумаги шрифтом Times New Roman Cyr № 14».

Такое же несоответствие отмечается и в разделе о правилах подготовки проектов актов Президента РФ (п. 2.2.2). В новой Типовой инструкции говорится: «Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом № 15», в то время как в Правилах оформления документов, создаваемых в Администрации Президента РФ, устанавливается: «Текст проекта указа Президента Российской Федерации печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером № 14 через межстрочный интервал 18 пт».

Аналогичные несоответствия отмечены и в подразделе 2.3: согласно Новой типовой инструкции проект нормативного акта Правительства РФ печатается шрифтом № 14. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Российской Федерации устанавливает, что текст проекта акта Правительства печатается шрифтом № 13. Отметим, что в старой типовой инструкции ошибок подобного рода не было.

Новая Инструкция и ГОСТ 6.30-2003

В подразделах 2.5 и 2.6 новой Типовой инструкции есть целый ряд новых положений, конкретизирующих положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а в ряде случаев - отличных от положений ГОСТа, хотя в подразделе 2.6 Инструкции провозглашается, что «при подготовке организационно-распорядительных документов работники федеральных органов исполнительной власти оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003…».

■ В пп. 2.5.3 и 2.5.4 подчеркивается, что бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются по заказам федеральных органов исполнительной власти полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Бланки документов федерального органа исполнительной власти подлежат учету, для чего на гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Напоминаем, что в ГОСТ Р 6.30-2003 отсутствуют какие-либо положения относительно способов изготовления бланков документов.

■ В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят, в частности, следующие: код федерального органа исполнительной власти, основной государственный регистрационный номер юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет и код формы документа. В подстрочном примечании к соответствующим пунктам новой Типовой инструкции отмечается, что перечисленные реквизиты указываются в бланках по усмотрению федерального органа исполнительной власти.

■ Важное пояснение содержится в п. 2.6.5 Типовой инструкции, в котором речь идет об обозначении на бланке документа наименования федерального органа исполнительной власти: «Над наименованием федеральной службы или федерального агентства, находящихся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства, в ведении которого они находятся». Следовательно, если руководство федеральной службой или агентством осуществляют Президент РФ или Правительство РФ, на бланке указывается только наименование этой службы или агентства (полное и, если оно имеется, сокращенное); если же федеральная служба или федеральное агентство подведомственны федеральному министерству, на бланке указывается наименование соответствующего министерства, а ниже – наименование службы или агентства.

■ Пункт 2.6.9 содержит положения о порядке датирования документов, в частности, здесь дается такое указание: «Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года». Если учесть, что бланки документов изготовлены типографским способом, а сами документы готовятся на компьютере с последующей распечаткой документа на принтере, становится понятным, что совсем непросто напечатать месяц и год таким образом, чтобы они точно попали в место на бланке, отведенное для даты. Приведенное в п. 2.6.9 правило действовало в то время, когда документы печатались на пишущей машине. С появлением компьютерной техники в практике делопроизводства давно пришли к тому, что дату документа проставляет специалист службы делопроизводства, регистрирующий документ после его подписания руководителем. При этом, конечно, служба ДОУ должна четко соблюдать правило: регистрировать документ в день его подписания.

■ Новая Типовая инструкция предусматривает только два формата написания даты в документах: цифровой – 14.03.2005 и словесно-цифровой – 14 марта 2005 г. ГОСТ Р 6.30-2003, как известно, дает еще один формат написания даты: 2005.03.14.

■ Требует комментария и п. 2.6.13 «Адресат». В целом все предусмотренные новой Типовой инструкцией варианты оформления реквизита «Адресат» при направлении документа в организацию соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. Вопрос возникает в связи с оформлением этого реквизита при адресовании документа физическому лицу. Сравните два примера, приведенные в Типовой инструкции:

- адресование документа руководителю организации:

- адресование документа физическому лицу:

Новоясеневский просп. д. 12, кв. 32,

В первом случае инициалы перед фамилией, во втором – после фамилии. Почему? Есть ли в этом какая-либо логика? Чтобы понять, в чем тут дело, достаточно вспомнить некоторые факты.

В ГОСТ Р 6.30-97, действовавшем до принятия ГОСТ 2003 г. в реквизите «Адресат» инициалы во всех случаях ставились после фамилии. Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, которое было принято постановлением Госстандарта от 21.01.2000 № 9-ст и введено в действие с 1 апреля 2000 г. изменило этот порядок. Буквально в изменении № 1 говорилось следующее: «Пункты 3.14, 3.16. В примерах инициалы указать перед фамилией». Таким образом, получалось, что при оформлении трех реквизитов – «Адресат», «Гриф утверждения» и «Резолюция» – с 2000 г. инициалы во всех случаях без исключения следовало ставить перед фамилией лица (и должностного, и физического). Однако при подготовке ГОСТ Р 6.30-2003 разработчики стандарта допустили ошибку, не внеся правку в пример оформления грифа «Адресат» в примере адресования физическому лицу (в стандарт 2003 г. вошел пример из стандарта 1997 г. без соответствующей правки). Естественно, что у многих работников организаций, готовящих документы и руководствующихся стандартом на оформление, возникает в связи с этим вопрос: почему такая разница при оформлении одного и того же реквизита, разница, не имеющая никакого логического объяснения? К большому сожалению, эта ошибка теперь узаконена еще и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

■ Важное положение содержится в новой Типовой инструкции в п. 2.6.20 «Подпись». Это положение касается оформления подписи в том случае, если руководитель отсутствует и документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель (очевидно, речь идет о ситуациях, когда заместитель наделен правом подписывать определенные документы вместо руководителя в период его временного отсутствия). Сформулировано это положение следующим образом: «Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности». К этому следовало бы добавить еще, что исправлению подлежит также и расшифровка подписи должностного лица, поскольку на подготовленном документе обозначена фамилия руководителя, так как роспись и расшифровка фамилии должны соответствовать друг другу. На практике уже давно закрепилось такое правило: под расшифровкой фамилии руководителя лицо, подписывающее документ, от руки проставляет собственные инициалы и фамилию. Это можно делать и специальным штампом. Многие организации изготавливают такие штампы всем заместителям руководителей, которые имеют право подписывать документы за отсутствующего руководителя.

■ Следует отметить еще одно положение новой Типовой инструкции, касающееся удостоверения документов печатью. Напомним, что ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит каких-либо указаний о том, где проставляется печать. Вопрос этот обычно возникает у работников делопроизводства, поскольку ранее в стандартах на оформление документов было положение: оттиск печати должен захватывать наименование должности лица, подписавшего документ. В определенном смысле «недоговоренность» стандарта была компенсирована Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, где говорилось: «Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати. Возможно оттиск размещать, не задевая подписи, на свободном месте». Расположение печати на документе имеет большое значение, поскольку печать – это способ дополнительного удостоверения документа (наряду с подписью). Действительно, оттиск печати должен быть, во-первых, легко читаем, во-вторых, не должен закрывать подпись должностного лица.

В п. 2.6.22 новой Типовой инструкции говорится: «Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ», то есть Типовая инструкция фактически вернулась к норме, существовавшей до 1997 г. Хотелось бы при этом, чтобы в тексте инструкции было уточнение: «Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ, но не захватывал роспись должностного лица». К сожалению, такого уточнения в новой типовой инструкции нет.

Дата добавления: 2015-10-21 ; просмотров: 204 | Нарушение авторских прав