Кому положены представительские расходы

Бухгалтер ГОУ СОШ № 213

Предоставление услуг по высшему качеству подразумевает не только их непосредственное исполнение в соответствии с действующими стандартами и в кратчайшие сроки, но и дополнительное обслуживание клиентов. В том числе создание комфортных условий в офисе (помещении), сглаживание процесса ожидания чашкой чая или кофе, поднятие настроения с помощью бесплатных конфет из вазы на стойке ресепшен. Все это входит в понятие «представительские расходы». На обывательском уровне. Законодательные же акты неоднозначно трактуют указанный термин. В поисках правды – обратимся к разъяснениям чиновников.

В Указаниях № 65н отмечено, что представительские расходы, а также прием и обслуживание делегаций оплачиваются по статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ. Однако самого определения таких расходов документ не содержит. Равно как и бюджетное законодательство в целом.

В связи с этим бухгалтеры обращаются к другим нормативным источникам. В частности, к Налоговому кодексу РФ (далее – НК РФ). Здесь все расписано четко.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы на официальный прием и обслуживание:

1 представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества;

2 участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Причем место проведения этих мероприятий значения не имеет. То есть принять гостей можно как в родном учреждении, так и в соседнем кафе или на лесной поляне. Перечень представительских расходов носит закрытый характер (это, в частности, подтверждают письма Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796) и включает:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для участников мероприятия (в т. ч. официальных лиц организации-налогоплательщика);
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения мероприятия и обратно;
• буфетное обслуживание во время мероприятия;
• оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения мероприятия.

Как видим, про физических лиц, которые являются потребителями услуг учреждения, в НК РФ ничего не говорится. Представительские расходы завязаны исключительно на взаимоотношениях с организациями.

Однако чиновники в своих разъяснениях все же допускают возможность подобных затрат. Так, в письме Минфина России от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64 сказано: «Вышеуказанное положение (п. 2 ст. 264 НК РФ. – Примеч. ред.) относит к представительским расходам расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, однако полагаем, что к представительским расходам также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами – клиентами организации».

Таким образом, в целях установления или поддержания взаимопонимания можно учесть в качестве представительских расходов затраты на дружеское чаепитие и угощение сладостями своих клиентов. Вместе с тем по нормам НК РФ к таким расходам не относятся затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний.

То есть накормить участников официального приема можно, а вот сводить в театр уже нет. Более того, просто ужин в ресторане, если он не носит официальный (деловой) характер, также не может относиться к представительским расходам (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

Но чем подтвердить, что оппоненты за столом, к примеру, обсуждали вопросы дополнительных поставок оборудования, а не травили анекдоты, не ясно. По аналогии данное требование распространяется и на физлиц. Чай, кофе, потанцуем – только в рамках переговорного процесса. Иначе – другая статья расходов (питание, реклама и т. д.).

Не рекомендуется использовать в качестве источника понятий нормативные правовые акты, прямо не относящиеся к учету в бюджетных и автономных учреждениях, а также к порядку применения бюджетной классификации. Поскольку одни и те же термины в указанных актах и бюджетном законодательстве могут иметь разное содержание. Например, согласно постановлению Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 квитанции являются бланками строгой отчетности, а в соответствии с п. 118 Инструкции № 157н нет, поскольку не обладают защитными свойствами.

Самый же проблематичный момент заключается в том, что нормы НК РФ по определению не распространяются на бухгалтерский учет в государственных и муниципальных учреждениях, а также не регулируют порядок применения бюджетной классификации (если в соответствующих указаниях отсутствует прямая ссылка на Кодекс).

Это подтверждает ст. 2 НК РФ, согласно которой «законодательство о налогах и сборах регулирует властные отношения по установлению, введению и взиманию налогов и сборов в Российской Федерации, а также отношения, возникающие в процессе осуществления налогового контроля, обжалования актов налоговых органов, действий (бездействия) их должностных лиц и привлечения к ответственности за совершение налогового правонарушения».

Соответственно, положения НК РФ можно рассматривать как рекомендацию, а не прямое указание. И если учреждение берет установленные данным законодательным актом термины за основу, оно должно закрепить это в своей учетной политике (согласно пп. 6, 7 Инструкции № 157н) или ином локальном акте.

• на оплату найма жилого помещения;
• мероприятия культурной программы;
• бытовое обслуживание;
• приобретение сувениров и памятных подарков;
• услуги залов официальных лиц и делегаций в аэропортах и на вокзалах;
• аренду помещений.

Данное письмо в настоящее время утратило силу, т. к. разъясняло положения Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. приказом Минфина России от 30.12.2009 № 150н. Но может применяться в части, не противоречащей действующему законодательству.

Итак, как мы уже отметили, если распорядительным документом вышестоящей организации понятие представительских расходов не утверждено, то учреждению целесообразно установить его в своем локальном акте. Это может быть учетная политика или приказ руководителя. Если представительские мероприятия проводятся в учреждении часто, то правила их проведения и оплаты лучше изложить в отдельном положении.

В локальном документе желательно закрепить:

• перечень мероприятий, которые считаются представительскими;
• круг лиц, имеющих право участвовать в представительских мероприятиях;
• круг лиц, ответственных за организацию и проведение представительских мероприятий;
• состав представительских расходов;
• порядок документооборота при проведении представительских мероприятий.

Без внутреннего документа, устанавливающего порядок отражения в учете представительских расходов, у учреждения могут возникнуть споры с проверяющими по поводу обоснованности применения бюджетной классификации. Например, приобретение продуктов питания в общем случае относится на статью 340 КОСГУ. Однако те же продукты для представительского мероприятия следует оплатить по статье 290.

Но если не будет доказано, что мероприятие является представительским, то такая трата денег может быть признана контролерами как нецелевое расходование средств.

Представительские расходы могут быть оплачены из разных источников финансового обеспечения:

1 средств, полученных от приносящей доход деятельности (в этом случае они учитываются при налогообложении прибыли);

2 субсидии, на выполнение государственного (муниципального) задания. В данной ситуации расходы должны быть предусмотрены планом финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Но в любом случае для признания произведенных учреждением представительских расходов необходимо их документальное подтверждение. На это указывает ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которой каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Причем этот документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Статьей 252 НК РФ установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций учитываются любые обоснованные расходы (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. При этом представительские расходы, как и все другие, должны быть экономически оправданными.

Кроме того, в соответствии с письмами Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675; от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26; от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 и др. представительские расходы можно подтвердить:

• приказом (распоряжением) руководителя организации. Он может содержать цель мероприятия, дату его проведения; перечень ответственных за проведение лиц; состав участников; задание по утверждению программы, сметы; прочие указания;
• сметой представительских расходов. Ее целесообразно составлять, когда планируется крупное мероприятие. Если же представительские расходы заключаются, к примеру, в организации чаепития во время переговоров, то смета будет лишней;
• первичными документами, в т. ч. в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
• отчетом о представительских расходах. В нем отражаются: цель мероприятий и результаты их проведения; иные необходимые данные, а также сумма расходов.

Ответственное лицо может осуществлять представительские расходы за счет наличных денег. В этом случае отчет о представительских расходах не служит заменой Авансовому отчету (ф. 0504049). Отчет произвольной формы является дополнительным документом, который лишь подтверждает характер произведенных расходов, но не может служить основанием для их отнесения на финансовый результат.

Есть и более свежее разъяснение Минфина России. В письме от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 ведомство отмечает, что, поскольку в отношении представительских расходов главой 25 НК РФ не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих их, любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли.

В частности, обосновать затраты можно с помощью отчета о представительских расходах, утвержденного руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Такое решение Минфин принял во исполнение п. 10 раздела IV плана мероприятий («дорожная карта») «Совершенствование налогового администрирования», утвержденного распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р, в части сокращения количества документов, подтверждающих при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций представительские расходы.

Отчет о представительских расходах желательно составлять по окончании любого из мероприятий в произвольной либо установленной учреждением форме.

В учреждении разработано положение о представительских расходах. В нем, в частности:

1) дана характеристика проводимых в учреждении мероприятий, которые считаются представительскими;

2) приведен состав представительских расходов;

3) перечислены лица, ответственные за организацию представительских мероприятий;

4) перечислены обязанности ответственных лиц;

5) утверждена форма отчета о представительских расходах и срок его представления в бухгалтерию.

В сентябре на основании приказа руководителя были проведены переговоры с представителями производственного предприятия Smile Чешской Республики о дальнейшем взаимном сотрудничестве. Согласно положению такие переговоры относятся в учреждении к представительским мероприятиям.

Для организации мероприятия учреждение заключило договоры:

• на транспортное обслуживание представителей иностранного государства в размере 5000 руб.;
• организацию питания в размере 10 000 руб.

Кроме того, ответственному лицу были выданы под отчет наличные средства для приобретения сувенирной продукции на сумму 2000 руб.

По окончании переговоров ответственное лицо предоставило в бухгалтерию:

• Авансовый отчет (ф. 0504049) на сумму 2000 руб.;
• отчет по форме, утвержденной учреждением, о произведенных расходах на представительское мероприятие.

Образец отчета о представительских расходах см. далее.

Отчет понадобится в любом случае

Расходы на представительские мероприятия могут быть произведены как через подотчетное лицо за счет наличных средств, так и в безналичной форме. Например, для организации крупного мероприятия учреждение может заключить отдельные контракты на транспортное обслуживание, предоставление питания, приобретение цветов и т. п. Отчет о представительских расходах потребуется и в этом случае. Иначе контролирующие органы могут квалифицировать расход средств как нецелевой. Ведь вне представительских мероприятий расходы на транспорт и питание отражаются по статьям 222 и 226 КОСГУ, а вовсе не по статье 290.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

СОВЕТ ДЕПУТАТОВ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ШИРИНСКИЙ РАЙОН РЕШЕНИЕ от г

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ

"О ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДАХ ОРГАНОВ

МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ МО ШИРИНСКИЙ РАЙОН"

Рассмотрев Положение "О представительских расходах органов местного самоуправления муниципального образования Ширинский район", руководствуясь ст. 17 Устава муниципального образования Ширинский район, Совет депутатов муниципального образования Ширинский район решил:

1. Утвердить Положение "О представительских расходах органов местного самоуправления муниципального образования Ширинский район" согласно приложению.

2. Решение Совета депутатов муниципального образования Ширинский район от 26.03.2004 № 121 "Об утверждении расходования средств по разделу 3004, отнесенных к прочим непредвиденным расходам по бюджету муниципального образования Ширинский район" считать утратившим силу.

3. Настоящее решение вступает в силу со дня его официального опубликования.

МО Ширинский район

к решению Совета депутатов

МО Ширинский район

от 11.11.2010 № 389

О ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДАХ ОРГАНОВ МЕСТНОГО

САМОУПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

1. Общие положения

Настоящее Положение разработано в соответствии со ст. 31 Бюджетного кодекса Российской Федерации, п. 2 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации.

Основные понятия, используемые в данном Положении:

- представительские расходы - расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций (в том числе иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания органов местного самоуправления муниципального образования Ширинский район независимо от его места проведения;

- официальный прием - мероприятие, проводимое с участием официальных лиц организаций;

- официальные лица - лица, являющиеся представителями организаций, имеющие соответствующие полномочия на участие в официальных мероприятиях и подписание официальных документов.

Настоящее Положение обосновывает и детализирует порядок формирования, структуру расходов, отчетность, планирование проведения представительских мероприятий в органах местного самоуправления муниципального образования Ширинский район, связанных с приемом и обслуживанием официальных представителей других организаций. Основной целью осуществления таких расходов является обеспечение мероприятий по установлению сотрудничества органов местного самоуправления с другими организациями, формирование взаимовыгодных отношений в интересах муниципального образования.

2. Направление представительских расходов

1. Органы местного самоуправления (далее - Учреждения) определяют порядок проведения представительских мероприятий.

2. Осуществление представительских расходов может производиться по следующим направлениям;

- официальный прием (завтрак, обед, ужин или другое аналогичное мероприятие);.

- буфетное обслуживание в части расходов на организацию питания официальных представителей других организаций и официальных представителей учреждения во время проведения представительских мероприятий.

Приведенный выше состав представительских расходов по источнику финансирования относится на расходы органа местного самоуправления, связанные с уставной деятельностью.

3. Нормативы предельных размеров представительских расходов и их обоснование

1. Формирование средств на представительские расходы производится в соответствии с плановой сметой представительских расходов на текущий календарный год, в которой отражается годовая сумма и статья представительских расходов.

2. В каждом конкретном случае (мероприятии) составляется смета на представительские расходы. Для составления сметы применяются следующие нормы представительских расходов:

- затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия), - до 500 рублей в день на 1 человека;

- буфетное обслуживание во время переговоров - до 50 рублей в день на одного человека;

- расходы, связанные с организацией поздравлений в связи с юбилейными, праздничными датами, - до 7000 рублей.

3. Контроль за соблюдением предельных размеров представительских расходов и обоснованием фактически произведенных представительских расходов осуществляется главным бухгалтером органа местного самоуправления.

4. Порядок получения, использования и оформления денежных средств под отчет на представительские расходы

1. Перед проведением представительских мероприятий, связанных с представительскими расходами, издается распоряжение руководителя Учреждения, которым утверждается смета представительских расходов на проведение встречи с организацией (приложение 1) и Программа проведения представительских мероприятий (приложение 2).

В представительных органах власти муниципального образования Ширинский район представительские расходы на сумму свыше 5000 рублей выделяются решением соответствующего Совета депутатов.

2. Бухгалтерия Учреждения на основании распоряжения сметы представительских расходов на проведение встречи с организацией (приложение 1) и Программы проведения представительских мероприятий (приложение 2) выдает денежные средства в подотчет лицу, ответственному за проведение мероприятия (отчетному лицу).

3. В течение трех дней с момента окончания мероприятия отчетное лицо обязано отчитаться, предоставив в бухгалтерию авансовый отчет с приложениями к нему оправдательных документов, внести в кассу неиспользованные денежные средства.

4. Расходы, связанные с оборудованием места проведения мероприятий, к представительским расходам не относятся. Приобретенные материальные ценности подлежат приходу и отражаются в бухгалтерском учете учреждения.

5. Представительские расходы могут быть произведены как за наличный, так и за безналичный расчет.

5. Составление сметы и ее исполнение

1. Составление плановой сметы и контроль над ее исполнением возлагаются на начальника финансового органа Учреждения, если иное не определено распоряжением руководителя Учреждения. Плановая смета составляется на календарный год с учетом фактических итогов работы за предшествующий период. Плановая смета в связи с изменениями в экономической ситуации может быть откорректирована по сумме и статьям расходов на следующий отчетный (налоговый) период и утверждена руководителем Учреждения.

2. Формы документов, необходимых для учета представительских расходов, определяются приложениями к данному Положению за № 1, 2.

6. Изменения Положения

Данное Положение может быть изменено, дополнено при изменении нормативных правовых актов, регулирующих Перечень, условия формирования и использования представительских расходов, издания новых нормативных правовых актов в данной сфере.

о представительских расходах

органов местного самоуправления

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ НА

ПРОВЕДЕНИЕ ВСТРЕЧИ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ

Место проведения: "____" ___________ 20____ год.

Приглашенные официальные лица в количестве ____________ чел.

Официальные участники со стороны учреждения ___________ чел.

Источник финансирования ______________, счет _______________.

┌──┬────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────┐│№ │Наименование представительских расходов │Суммы ││ │ │представительских││ ├────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤│ │(состав расходов) │расходов (руб.) │├──┼────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤│1 │Расходы по официальному приему │ │├──┼────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤│2 │Буфетное обслуживание во время проведения │ ││ ├────────────────────────────────────────────────────┤ ││ │переговоров и культурной программы │ │├──┼────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤│ │Итого │ │└──┴────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────┘

Сумма расходов подтверждается приложением первичных документов в количестве ____________ шт.

Подпись отчетного лица ________________________ _______________________

о представительских расходах

Представительские расходы: как правильно обосновать, подтвердить и не иметь последствий

От правильного оформления, подтверждения и обоснования расходов зависит не только уменьшение налоговой нагрузки на организацию, но и минимизация рисков предъявления претензий со стороны инспекций в необоснованности занижения «прибыльной» базы.

Избежать их можно только в том случае, если грамотно организовать систему документального подтверждения расходов и правильно оформлять соответствующие документы.

Налоговая сущность представительских расходов

Представительские расходы являются одной из категорий затрат, которые в обязательном порядке производят организации при осуществлении хозяйственной деятельности. К ним относятся издержки на официальный прием и обслуживание представителей других предприятий, ведущих переговоры с целью установить и поддержать взаимное сотрудничество и деловые контакты, а также участников, прибывших на заседание Совета директоров (Правления) или иного руководящего органа ­налогоплательщика (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Пункт 2 статьи 264 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль к представительским относит следующие категории расходов:

• затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
• издержки на транспортное обеспечение, но только на доставку к месту проведения представительского мероприятия;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчика, не состоящего в штате организации, на период проведения представительского мероприятия.

Таким образом, законодатель ограничивает перечень представительских расходов, делая его «закрытым».

Проведение официального приема может потребовать еще целого ряда расходов, которые не перечислены в пункте 2 статьи 264 НК РФ:

• затраты на посещение культурно-зрелищных мероприятий;
• стоимость буфетного обслуживания во время культурно-зрелищного мероприятия;
• расходы на оплату профилактики и лечения заболеваний, ­организации отдыха;
• издержки на приобретение букетов и подарков для деловых партнеров.

Такие расходы, являясь с экономической точки зрения представительскими, не уменьшают базу налога на прибыль. Компании вправе производить подобные траты только за счет чистой прибыли. Согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» в бухгалтерском учете предприятий представительские расходы будут относиться к обычным видам деятельности.

Компания понесла расходы на организацию представительского меро­приятия в размере 200 000 руб. Из них на проведение официального меро­приятия – 80 000 руб. на буфетное обслуживание во время официального мероприятия – 20 000 руб. на транспортное обслуживание – 15 000 руб.; на проведение культурно-массового мероприятия – 15 000 руб.; на организацию экскурсии – 5 000 руб.; на буфетное обслуживание во время культурно-массового мероприятия – 25 000 руб.; на приобретение букетов, подарков и сувениров – 40 000 руб. Из общей суммы издержек в состав расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, компания отнесет только 115 000 руб. затраченных на проведение официального мероприятия, а также буфетное и транспортное обслуживание партнеров. Оставшаяся сумма расходов в 85 000 руб. будет осуществлена только за счет чистой прибыли.

Однако ряд организаций ошибочно трактует в свою пользу термин «обслуживание» и следующее решение арбитражного суда.

Согласно постановлению ФАС ЗСО от 01.03.2007 г. № Ф04-9370/2006(30552-А81-27) понятие «обслуживание» в смысле пункта 2 статьи 264 НК РФ имеет широкий аспект, куда, в соответствии со статьей 11 НК РФ, можно отнести и обеспечение жильем как необходимое условие для существования человека, прибывшего из другого населенного пункта.

Ссылки на вышеуказанное постановление ФАС ЗСО несут для организации налоговые риски. Инспекторы могут оштрафовать компанию ­за неправомерное уменьшение базы по налогу на прибыль по следующим основаниям.

Во-первых, данное решение может быть применено только ­на территории Западно-Сибирского арбитражного округа.

Во-вторых, оплачивая проживание бизнес-партнеров в гостинице, принимающая сторона оказывает им «медвежью услугу». Дело в том, что она должна будет исчислить и уплатить за них НДФЛ, потому что оплата проживания в гостинице является доходом, полученным в натуральной форме. При обнаружении факта неисчисления и неуплаты НДФЛ инспекторы могут предъявить принимающей стороне претензии за невыполнение обязанностей налогового агента. В письме от 18.04.2007 г. № 04-1-02/306@ Минфин разъяснил, что затраты по оплате авиабилетов, счетов за проживание в гостинице, питания в ресторанах приглашенных представителей сторонних организаций не относятся к представительским расходам и облагаются НДФЛ по ставке 13% для налоговых резидентов РФ и по ставке 30% для налоговых нерезидентов РФ.

В-третьих, обеспечение проживания в гостинице не относится к категории «обслуживания». Обслуживание предполагает предоставление определенных услуг на возмездной основе.

В-четвертых, пользуясь тем, что ФАС ЗСО фактически произвольно расширил термин «обслуживание», многие компании стали включать в состав затрат на обслуживание и те расходы, которые пунктом 2 статьи 264 НК РФ к представительским не относятся вообще. Тем самым организации ­увеличивают вероятность возникновения у них налоговых рисков.

В письмах УФНС по г. Москве от 12.04.2007 г. № 20-12/034115 и Минфина от 16.04.2007 г. № 03-03-06/1/235 прямо указано, что затраты на проживание в гостинице бизнес-партнеров, приехавших на переговоры, не учитываются в составе представительских расходов. Причем это требование распространяется как на российских граждан, так и на иностранцев. Несмотря на имеющуюся положительную арбитражную практику, компаниям не следует рисковать и включать в состав представительских расходов прочие виды обслуживания. Представительские расходы четко определены в Налоговом кодексе, поэтому будет проблематично сослаться на неясности и разночтения в их трактовке. Обратите внимание, что не относятся к представительским и затраты на проживание в гостинице членов Советов Директоров, приехавших на его заседание (письмо УФНС по г. Москве от 06.12.2007 г. № 21-11/116748).

Единственно возможное оправдание того, что оплата счетов за проживание приглашенной стороны включена в состав представительских расходов, – это письменная гарантия компании в приеме и размещении деловых партнеров за свой счет. При этом такая статья представительских расходов должна быть предусмотрена в учетной политике организации и утвержденной смете затрат. Обратите внимание, что предприятие при этом должно выполнить функции налогового агента по исчислению и уплате НДФЛ. Тем не менее предприятиям, воспользовавшимся подобной возможностью, скорее всего придется доказывать свою правоту в суде. Хотя стоит отметить, что арбитры в данном вопросе нередко поддерживали налогоплательщиков (постановление ФАС СЗО от 17.05.2004 г. № А56-21571/03).

К категории представительских не относятся и расходы на прием сотрудников филиалов и отделений организации, а также мероприятия, ­связанные с приемом работников головного офиса в филиалах и отделениях.

Согласно постановлению ФАС ВСО от 11.08.2006 г. № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1 затраты, связанные с приемом представителей филиалов и работников организации, прибывших для решения производственных вопросов, не соответствуют расходам, установленным в пункте 2 статьи 264 НК РФ, и не подлежат включению в состав представительских расходов.

Таким образом, к представительским относятся только те расходы, которые перечислены в Налоговом кодексе и осуществлены для официального приема делегаций.

Как организовать работу с представительскими расходами

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от затрат организации на оплату труда в этом периоде (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). То есть законодатель установил четкий верхний предел по этим издержкам, установив, что представительские расходы являются нормируемыми. Затраты на оплату труда включают не только заработную плату и премии, но и иные выплаты (отпускные, пособия и т.п.). Существует три способа определения предельной суммы представительских расходов.

Первый способ: расчет представительских расходов производится в конце квартала (при заполнении декларации по налогу на прибыль), исходя из фонда оплаты труда за отчетный период. Этот способ используют организации, применяющие кассовый метод определения доходов и расходов. У компаний, исчисляющих налог на прибыль по методу начисления, расчет производится исходя из начисленной суммы расходов на оплату труда.

Преимущество данного способа заключается в том, что так как при расчете базы по налогу на прибыль доходы/расходы исчисляются нарастающим итогом, то и сумма затрат на оплату труда будет в течение налогового периода (года) увеличиваться. В результате по итогам года в состав нормируемых представительских расходов попадут и те издержки, которые в начале года считались сверхнормативными.

В то же время данный способ обладает рядом недостатков. Дело в том, что при его применении в учете образуется отложенный налоговый актив. Кроме того, указанный способ можно эффективно использовать только в организациях с большой штатной численностью, где норматив ­представительских расходов будет значительно возрастать.

Второй способ: при составлении сметы и бюджета на следующий календарный год компания относит на представительские расходы сумму, равную 4% от оплаты труда за предыдущий год. Данная сумма ­распределяется по кварталам.

К преимуществам данного способа можно отнести возможность планировать представительские расходы на перспективу. Также при этом варианте не возникает сверхнормативных издержек (то есть превышающих ­законодательно установленный лимит в 4%) как «выбивающихся» из сметы.

Недостатком данного способа является необходимость корректировки ежеквартальных лимитов представительских расходов в сторону увеличения, что может не соответствовать требованиям управления расходами и экономии в организации.

Третий способ: компания определяет круг должностных лиц, имеющих право проводить представительские мероприятия и осуществлять соответст­вующие затраты, и устанавливает лимиты сумм, которые эти сотрудники могут расходовать.

В качестве недостатков данного способа можно выделить тот факт, что представительские расходы привязаны не к налоговым категориям, а к простому арифметическому подсчету. После чего организации надо, как и в первом случае, производить расчеты нормативных и сверхнормативных затрат. Кроме того, уполномоченные лица могут потратить средства на цели, не соответствующие представительским, что вызовет трудности ­с их включением в состав расходов, формирующих базу по налогу на прибыль.

Из перечисленных выше способов наиболее оптимальными являются первый и второй. Организации необходимо включать в бюджеты и сметы представительские расходы (как это описано во втором варианте), но одновременно производить корректировку при увеличении лимита затрат (в соответствии с первым способом).

Документальное подтверждение и экономическое обоснование представительских расходов

Подтверждение и документальное оформление представительских расходов

Согласно статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции юридического лица должны оформляться документами, подтверждающими правомерность и оправданность осуществленных расходов. А осуществление затрат на представительские цели является именно хозяйственной операцией. Документы, подтверждающие и обосновывающие представительские расходы, можно разделить на внутренние и внешние документы.

К сожалению, законодательство не содержит типовых форм по оформлению представительских расходов у организаций. Поэтому предприятиям необходимо самостоятельно подготовить и утвердить внутренний порядок осуществления представительских расходов и формы необходимых документов.

Внутренними документами, подтверждающими осуществление ­представительских расходов, являются:

• приказ об осуществлении расходов на представительские цели/­приказ на проведение представительского мероприятия;
• программа представительского мероприятия;
• смета представительских расходов;
• отчет о проведении представительского мероприятия;
• акт о списании представительских расходов;
• первичные документы, в том числе и подтверждающие факт приобретения на стороне каких-либо товаров для представительских целей;
• первичные документы, подтверждающие оплату услуг сторонних организаций;
• договоры со сторонними организациями на оказание услуг.

Данный перечень соответствует требованиям Минфина, изложенным в письме от 13.11.2007 г. № 03-03-06/1/807.

В приказе на проведение представительского мероприятия (на осуществление расходов на представительские цели) должны указываться дата и место проведения, цель мероприятия, наименование организации-контр­агента, список лиц, ответственных за проведение и обеспечение данного мероприятия, и сотрудник, на которого возлагается контроль. К приказу прилагается программа представительского мероприятия, в которой отражаются основные этапы и даты проведения официального мероприятия. Программа утверждается руководителем организации.

Очень часто организации составляют сметы представительских расходов не в разрезе каждого мероприятия, а ограничиваются сметой на период (квартал, год). Чтобы обосновать правомерность отнесения затрат на представительское мероприятие к расходам, уменьшающим базу по налогу на прибыль, сметы должны быть утверждены руководителем организации. В сметах представительских расходов в разрезе мероприятий затраты подробно расписываются, но не делятся на те, которые уменьшают или нет базу по налогу на прибыль.

Примерная смета расходов на представительские расходы выглядит следующим образом.

• транспортное обслуживание партнеров;
• буфетное обслуживание;
• организация официального мероприятия (указывается, какого ­именно –официального завтрака, обеда, приема и пр.);
• организация досуга (указывается наименование культурно-массового мероприятия – посещение театра, памятного места и т.п.);
• расходы на приобретение букетов (указывается количество);
• затраты на сувенирную продукцию (подробно расписывается ­наименование и количество приобретаемой сувенирной продукции);
• иные статьи издержек в случае необходимости.

Смету представительских расходов подписывает главный бухгалтер или его заместитель, а утверждает руководитель организации.

В отчете о проведении представительского мероприятия обязательно должна отражаться следующая информация:

• дата и место проведения мероприятия;
• цель мероприятия;
• наименование организации-контрагента;
• участники мероприятия (все присутствующие, с указанием Ф.И.О. и занимаемой должности);
• результат проведения мероприятия;
• сумма и направления затрат.

Необходимо, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью ­организации. Отчет о мероприятии утверждается руководителем компании.

В акте на включение представительских расходов в состав затрат, ­уменьшающих базу по налогу на прибыль, указываются следующие данные:

• наименование статьи затрат;
• дата и наименование мероприятия;
• фактическая и предельно установленная сумма расходов по смете;
• Ф.И.О. и должность лица, осуществившего расходы;
• отметка о том, уменьшают такие расходы базу по налогу на прибыль или нет.

Этот акт должен содержать точную информацию о суммах произведенных расходов, округления и приблизительные сведения не допускаются. Данные акта должны соответствовать суммам в платежных документах. Акт утверждается руководителем организации и визируется главным бухгалтером. Утверждение акта руководителем организации является необходимым требованием налоговых органов (письмо УФНС по г. Москве от 22.12.2006 г. № 21-11/113019@).

В случае выдачи наличных средств должностному лицу под отчет после завершения представительского мероприятия составляется авансовый отчет, к которому прилагаются кассовые и товарные документы. При этом на оборотной стороне авансового отчета в обязательном порядке необходимо перечислить все кассовые чеки. Кроме того, кассовые и товарно-сопроводительные документы должны совпадать по суммам, по датам и названиям, а также по количеству лиц, участвующих в мероприятии. День утверждения руководителем организации авансового отчета является датой признания осуществленных ­представительских расходов в налоговом учете (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Еще одной ошибкой является приложение к авансовому отчету чеков, совпадающих только по суммам, без сверки их содержания с товарно-­сопроводительными документами.

Организацией в лице коммерческого директора и начальника отдела продаж было проведено представительское мероприятие с бизнес-партнерами. Всего в мероприятии приняли участие 4 человека с обеих сторон. Представительское мероприятие состояло из делового обеда с партнерами и буфетного обслуживания. Затраты составили 4 000 руб. Согласно авансовому отчету и приложенным к нему документам расходы были включены в расчет базы по налогу на прибыль. Однако в ходе проверки инспекторы сочли, что издержки отнесены в уменьшение налоговой базы необоснованно, и потребовали провести перерасчет налога, а также наложили штраф на организацию. Причина применения санкций заключалась в неверном оформлении документов, подтверждающих расходы. В частности, при участии в переговорах 4 человек счет из ресторана был выписан на 6 персон, к тому же отсутствовало меню, заверенное организацией общественного питания.

Средства, затраченные на приобретение товаров для буфетного обслуживания, соответствовали только по суммам, но (как выяснила ИФНС) приложенные чеки были оформлены хозяйственным магазином.

Если продукты питания приобретались для буфетного обслуживания во время переговоров или для официального приема подотчетными лицами и приходовались на склад, то их выдачу со склада следует производить на основании товарных накладных (форма № ТОРГ-12) и накладных на внутреннее перемещение товаров (форма № ТОРГ-13). Форма и содержание накладных должны соответствовать требованиям, изложенным в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 г. № 132.

Предположим, в ходе представительского мероприятия принимающая сторона осуществляла транспортное обслуживание приглашенных лиц самостоятельно, без привлечения сторонних организаций. Подтвердят эти операции документы о покупке ГСМ подотчетным лицом с приложением необходимых чеков, путевые листы автомобилей с четким указанием маршрута. При оплате ГСМ в безналичной форме по факту оправдательными документами будут выставленные счета и счета-фактуры, а также платежные документы организации.

Суммы и цели представительских расходов необходимо документально обосновать и подтвердить также первичными документами, которые должны соответствовать содержащимся в альбомах унифицированным формам. Если документы составлены не по типовой форме, то они должны содержать следующие реквизиты: наименование и дата составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции и ее измерение в денежном и натуральном выражении; наименование должностного лица, ответственного за совершение и оформление данной операции, и его подпись.

К первичным товарно-сопроводительным документам нужно прикладывать кассовые чеки, подтверждающие факт оплаты. Кассовые чеки должны содержать такие реквизиты, как наименование и ИНН организации; заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дата и время продажи товара/оказания услуги; стоимость покупки/услуги; признак фискального режима (п. 4 постановления Правительства РФ от 30.07.1993 г. № 745 «Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением»).

Оплата представительских мероприятий может производиться и с помощью корпоративных пластиковых карт. Организация может осуществлять с помощью пластиковых карт оплату представительских расходов на территории РФ и за рубежом, а также получать наличные денежные средства для оплаты представительских расходов (п. 2.5 положения ЦБ РФ от 24.12.2004 г. № 266-П «Об эмиссии пластиковых карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт»). Документ, подтверждающий оплату представительских расходов с использованием пластиковой карты, должен содержать следующие обязательные реквизиты: идентификатор терминального устройства; вид и дата совершения операции; сумма и валюта операции; код авторизации; реквизиты платежной карты; подписи держателя карты и кассира, совершившего операцию.

Для того чтобы правильно оформить осуществление представительских расходов с использованием корпоративной пластиковой карты, организации необходимо выполнить следующие условия:

• разработать внутренние документы, регламентирующие порядок работы с корпоративными пластиковыми картами, а также круг должностных лиц, имеющих право использовать их для ­представительских целей;
• обеспечить порядок хранения и учета корпоративных пластиковых карт;
• оформлять выдачу корпоративных пластиковых карт приказом по организации.

Не менее важно правильно оформить и договоры со сторонними организациями (на транспортное обслуживание, на осуществление буфетного обслуживания и официального приема, на оплату услуг переводчика).

Услуги предприятия общественного питания на буфетное обслуживание и проведение официального приема подтвердят:

• договор, оформленный в соответствии с требованиями гражданского законодательства;
• акт выполнения работ (оказания услуг). Указанные в нем дата и место проведения представительского мероприятия, количество участников, наименование компании-контрагента и сумма расходов должны совпадать с данными договора и других документов, ­подтверждающих представительские расходы;
• счет-фактура и счет-заказ по типовой форме № ОП-20 при наличной оплате, а в случае отпуска продуктов питания по безналичному расчету – акт по форме № ОП-22;
• меню, заверенное предприятием общественного питания.

Если в ходе переговоров привлекались переводчики, ­то оправдательными документами будут:

• договор, оформленный в соответствии с требованиями гражданского законодательства;
• копия лицензии, позволяющей специализированной организации осуществлять услуги по переводу с иностранного языка;
• акт об оказании услуг по переводу, подписанный сторонами. В нем обязательно нужно указать дату, место и время проведения меро­приятий, личные данные переводчиков, перечень оказанных ими услуг.

Иногда налоговые органы не признают оплату услуг переводчиков в качестве представительских расходов, если в организации имелись штатные переводчики. Но компания может опровергнуть такое решение, сославшись на то, что руководитель самостоятельно решает, в какой форме будут выполняться те или иные функциональные обязанности. Он, кроме того, может передать некоторые функции соответствующей специализированной организации. Арбитры в данном вопросе на стороне налогоплательщиков (постановление ФАС МО от 21.07.2005 г. № КА-А41/6715-05).

Крупное предприятие провело переговоры с консорциумом международных кредитных организаций о проведении IPO на зарубежных фондовых площадках. Для участия в представительском мероприятии были привлечены переводчики из сторонней организации. Оплата услуг переводчиков составила 100 000 руб. Но налоговая инспекция не посчитала данные расходы в качестве уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, так как в штате организации имелось бюро переводов. Однако организация-налогоплательщик сумела отстоять свою позицию, мотивировав ее тем, что имеющиеся штатные сотрудники занимаются переводами технических текстов и не обладают достаточными знаниями в области финансовых и инвестиционных переводов.

Если в представительских целях компания пользовалась услугами специализированных транспортных организаций, то оправдательными документами будут:

• договор, оформленный в соответствии с требованиями гражданского законодательства. В самих договорах или в приложении к ним необходимо указать маршрут и километраж перевозок;
• копия лицензии на оказание транспортных услуг;
• счет на оплату транспортных услуг и счет-фактура;
• копии путевых листов, в которых указан маршрут и километраж перевозок, который должен совпадать с данными договора или приложений к нему.

Последствия нецелевой траты

Использование представительских расходов не по назначению (под прикрытием представительских расходов осуществляется другая деятельность) либо приложение оправдательных документов, не соответствующих целям и задачам представительского мероприятия, могут иметь для организации серьезные налоговые последствия. Причина таких действий компаний понятна: объемы денежных средств ограничены, а какие-то расходы надо осуществлять обязательно. Но налоговые инспекции входить в положение не будут и штрафные санкции наложат обязательно.

Наиболее распространенной формой нецелевого использования представительских расходов является проведение праздников для своих сотрудников. Но при этом организации забывают не только грамотно оформить необходимые документы, но даже элементарно правильно просчитать расходы и оформить смету.

Организация решила провести для своих сотрудников праздничный вечер. Так как в смете расходов отсутствовала статья на данное мероприятие, было решено оформить его в качестве представительского: проведение переговоров с контрагентами в целях расширения сотрудничества. Согласно документам на встрече присутствовало 16 человек. Расходы по представительскому мероприятию составили 28 000 руб. Однако в ходе выездной налоговой проверки было установлено, что согласно счетам, счету-фактуре и меню из ресторана во встрече участвовало 32 человека (штатная численность данной организации). Кроме того, в отчете о представительском мероприятии отсутствовало указание должностных лиц организации-партнера, не были указаны цели и результаты собственно представительского мероприятия. В итоге организации пришлось подавать в налоговый орган уточненную налоговую декларацию по налогу на прибыль и уплачивать штрафные санкции.

Другой распространенной ошибкой является покупка продуктов питания (чая, кофе, сахара, кондитерских изделий и т.п.) якобы для представительских нужд, но на самом деле для руководства организации. Чаще всего это делается в компаниях, в которых за руководителями закреплены лимиты сумм представительских расходов. За счет этих средств приобретают продукты питания перед ближайшим представительским мероприятием, а затем прилагают необходимые документы к авансовому отчету. При этом никто не задумывается о том, что количество и сортамент приобретаемого чая, кофе, кондитерских изделий, сахара не соответствуют ни количеству участников представительского мероприятия, ни его продолжительности.

В организации для генерального директора установлен лимит представительских расходов в размере 40 000 руб. в год. Для нужд буфетного обслуживания руководства данной компании закуплено 5 банок кофе, 7 упаковок чая, 3 кг сахара, 5 кг кондитерских изделий, 4 коробки конфет. Расходы на приобретение продуктов составили 2 400 руб. и были оформлены как расходы на проведение представительского мероприятия, в котором участвовало 5 человек. В Отчете о проведенном мероприятии и в смете расходов не упоминалось буфетное обслуживание. Полученные продукты питания не приходовались на склад и со склада не выдавались. В итоге организации пришлось подавать в налоговый орган уточненную декларацию по налогу на прибыль и уплачивать штрафные санкции.

Подобные небрежности были характерны для 1990-х годов, когда налоги практически не уплачивались, а квалификация инспекторов была недостаточно высока. Но в настоящее время контролерам не составит труда выявить нарушение и проанализировать некачественно составленные документы. Аргументы по поводу того, что данные продукты потреблялись не только сотрудниками организации, но и сторонними лицами, в оправдательных документах не нашли подтверждения. Поэтому, в соответствии со статьей 264 НК РФ, вышеуказанные расходы не могут быть отнесены к представительским и должны проводиться либо по другим статьям затрат, либо осуществляться за счет расходов, не включаемых в состав базы ­по налогу на прибыль.

Экономическая обоснованность представительских расходов

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются только экономически обоснованные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ), т.е. те, которые направлены на получение дохода или связаны с осуществлением управления организацией. Обоснованность представительских расходов в первую очередь проверяется по отчетам о проведенном мероприятии.

Согласно постановлению ФАС ПО от 01.02.2005 г. № А57-1209/04-16 при отнесении расходов к представительским в первую очередь необходимо учитывать результат проведенных встреч.

Наличие в отчете таких расплывчатых формулировок, как «принято решение о дальнейшем сотрудничестве», «в результате переговоров достигнута договоренность об открытии счета» и т.п. ставит под сомнение деловой характер и правомерность затрат на проведенные переговоры.

Чтобы уменьшить базу по налогу на прибыль на затраты на проведение представительского мероприятия, необходимо документально подтвердить, что контрагент фактически совершил действия, указанные в качестве цели делового мероприятия.

Кредитная организация провела с потенциальным клиентом переговоры, целью которых было открытие ему расчетного счета. К отчету о представительском мероприятии были приложены договор банковского счета ­и бухгалтерские документы с указанием номера и даты открытия счета.

Организация провела представительское мероприятие с промышленным предприятием, предметом которого стала договоренность о поставке комплектующих материалов. Подписанный сторонами договор поставки является подтверждением деловой цели и обоснованности уменьшения базы по налогу на прибыль на затраты на организацию мероприятия.

Нередко организации при проведении представительских мероприятий воспринимают отчет как формальную отписку. Однако именно по этому документу налоговые инспекторы будут судить о том, носило ли меро­приятие представительский характер и правомерно ли уменьшена база по налогу на прибыль.

Не стоит забывать, что если переговоры не достигли поставленной цели, то понесенные затраты не могут быть включены в состав расходов, уменьшающих налоговую базу.

Сложные ситуации, встречающиеся при осуществлении и оформлении представительских расходов

При осуществлении и оформлении представительских расходов часто складываются сложные и даже спорные ситуации по возможности включения произведенных затрат в состав собственно представительских расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль.

По мнению Минфина, если сувенирная продукция с символикой вручается во время официального приема представителям контрагента, участвующим в переговорах с целью установить или поддержать взаимное сотрудничество, то ее стоимость при расчете «прибыльной» базы рассматривается в качестве представительских расходов и подлежит нормированию в установленном для этой категории порядке (письмо от 30.04.2008 г. № 20-12/041966.2). Ранее аналогичной позиции придерживалась и МНС РФ (письмо от 16.08.2004 г. № 02-5-10/51). Для сотрудников данного ведомства обязательным условием было наличие на вручаемом сувенире символики фирмы.

Правда, есть и отрицательные решения, в частности, письмо Минфина от 16.08.2006 г. № 03-03-04/4/36. В нем финансисты указали, что расходы на сувениры для вручения иностранной делегации нельзя учитывать в качестве представительских расходов, так как они не соответствуют требованиям пункта 2 статьи 264 НК РФ. Положениями именно этого письма руководствуются налоговые органы при проверке правильности включения представительских расходов в состав затрат, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Их не смущает тот факт, что в письме рассматривается возможность вручения иностранным представителям памятных подарков, то есть специфический частный случай они распространяют на весь спектр проблемы.

Арбитражная практика по этому вопросу неоднозначна. Так, часть судов считает, что данные расходы экономически обоснованы и включаются в состав представительских (постановление ФАС ПО от 01.02.2005 г. № А57-1209/04-16), но есть и те, которые не согласны с ними.

В данной ситуации если под «вручением подарков деловым партнерам» понимается приобретение сувениров и памятных подарков, проставление на них символики организации и последующее вручение бизнес-партнерам, то такие затраты (в соответствии с вышеуказанными письмами Минфина и МНС) будут включаться в состав представительских расходов и уменьшать базу по налогу на прибыль. Главное – чтобы на вручаемых подарках или сувенирах имелся логотип организации.

Ситуация с вручением букетов более однозначна и не в пользу организации. Приобретение и вручение цветов не прописано в нормативных документах по вопросам налогообложения в качестве одного из элементов представительских расходов. Кроме того, цветы не являются обязательным условием проведения переговоров, деловых встреч. И если вручение сувениров или подарков с фирменной символикой еще можно отнести к обычаям делового оборота в России, то букеты под него не подпадают. Поэтому, во избежание конфликтов с налоговыми органами, цветы следует покупать за счет средств чистой прибыли.

Затраты на покупку алкогольной продукции организация может учитывать при налогообложении прибыли в составе представительских расходов. Такая позиция изложена в письме Минфина от 16.08.2006 г. № 03-03-04/4/136. По данному вопросу имеется и положительная для ­налогоплательщика арбитражная практика.

Согласно постановлению ФАС СЗО от 31.05.2004 г. № А56-34683/03 затраты на приобретение алкогольной продукции, использованной для организации банкета, правомерно отнесены к представительским расходам, так как пункт 2 статьи 264 НК РФ не определяет перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав таких расходов.

ФАС УО в постановлении от 12.07.2005 г. № Ф09-2878/05-С7 отметило, что перечень представительских расходов не является исчерпывающим, к ним могут относить также расходы на приобретение алкогольных напитков.

Однако существует и довольно оригинальное мнение, изложенное в письме Минфина от 09.06.2004 г. № 03-02-05/1/49. Так, финансисты считают, что при отнесении расходов на покупку алкогольной продукции к представительским необходимо, чтобы это производилось в рамках обычаев делового оборота. Но при этом Минфин не уточнил, как он понимает термин «обычаи делового оборота»: количество, сортамент или стоимость алкогольной продукции? В документах других ведомств также не раскрывается понятие «обычаи делового оборота» применительно к алкогольной продукции. А налоговое законодательство не устанавливает никакой ­регламентации употребления алкогольных напитков.

Таким образом, расходы на алкогольную продукцию организации могут включить в общую сумму представительских расходов, уменьшающих «прибыльную» базу. Если же компания все-таки опасается претензий налоговых органов, связанных с противоречиями в трактовке термина «обычаи делового оборота», то ей необходимо утвердить нормы расходов на алкогольную продукцию для представительского мероприятия и учитывать затраты в соответствии с ними. При этом в отчете и в акте о проведенном мероприятии нужно не забыть указать, что во время официального приема или буфетного обслуживания подавались алкогольные напитки.

Чай, кофе, сахар и кондитерские изделия

В письме от 24.11.2005 г. № 03-03-04/2/119 Минфин разъяснил, что расходы на покупку чая, кофе, конфет, печенья, предлагаемых клиентам, не уменьшают налоговую базу, так как не относятся к представительским расходам. Однако данное письмо не совсем точно соответствует тематике представительских расходов.

Если чай, кофе, кондитерские изделия приобретаются для угощения клиентов и бизнес-партнеров не во время проведения деловых мероприятий, то такие расходы действительно не уменьшают базу по налогу на прибыль. В этом случае их покупку следует оплачивать за счет чистой прибыли.

Однако в пункте 2 статьи 264 НК РФ упоминается «буфетное обслуживание во время переговоров». Его может осуществлять как специализированная организация, так и сама компания, которая проводит представительское мероприятие. Чтобы обеспечить буфетное обслуживание, необходимо закупить продукты питания, на которые предприятию следует утвердить нормы расхода. Закупка продуктов должна быть учтена в смете представительского мероприятия, а если они были приобретены ранее, то нужно отразить их отпуск со склада. В отчете и в акте о проведенном представительском мероприятии следует прописать, что во время официального приема осуществлялось буфетное обслуживание, количество и сортамент продуктов питания.

Налоговое законодательство позволяет включить в состав представительских расходов некоторые другие категории затрат. В частности, расходы на приобретение кулеров с питьевой водой, так как это соответствует требованиям подпункта 22 пункта 1 и пункта 2 статьи 264 НК РФ. Необходимым условием при этом является установка кулеров в переговорных комнатах и в помещениях, в которых компания проводит официальные ­представительские мероприятия.

Если встречи и переговоры проводятся в барах и ресторанах, затраты можно включить в состав представительских лишь при условии, что указанное посещение носило официальный характер – было запланировано и отражено в программе представительского мероприятия.

Согласно постановлению ФАС МО от 12.09.2005 г. № КА-А40/8426-05 стоимость посещения ресторанов, кафе, баров можно включить в состав представительских расходов при условии, что мероприятие носило ­официальный характер.

Если же питание в ресторанах, кафе, барах не носило официального характера, то его стоимость нельзя включить в состав представительских расходов. Аналогичная позиция высказана в письмах Минфина от 05.04.2005 г. № 03-03-01-04/1/157 и УФНС по г. Москве от 23.12.2005 г. № 20-12/95338.