Руководства, Инструкции, Бланки

инструкцию о порядке формирования ведения и хранения личных дел сотрудников

Рейтинг: 4.6/5.0 (23 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Инструкция о порядке формирования, ведения, учёта и хранения личных дел муниципальных служащих Тогодского сельского поселения

Тогодского сельского поселения

от 01.12.2009 № 14-рг

о порядке формирования,ведения,учёта и хранения личных дел муниципальных служащих Тогодского сельского поселения

Настоящая Инструкция определяет основные требования к порядку формирования,ведения,учёта и хранения личных дел муниципальных служащих Тогодского сельского поселения.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Личное дело муниципального служащего Тогодского сельского поселения (далее по тексту личное дело)- основной документ персонального учёта, в котором хранятся наиболее полные сведения о служащем и его служебной деятельности. Личное дело включает в себя анкетно-биографические, характеризующие и дополнительные документы.

1.2 К анкетно-биографическим и характеризующим документам относятся:

- личные заявления о приёме на службу, о перемещениях по службе и об увольнении;

- анкета с фотографией (приложение 1) автобиография;

- заверенные копии (ксерокопии) документов об образовании с приложениями об успеваемости, о подготовке, переподготовке, повышении квалификации;

- копии (выписки) распоряжений, приказов о приёме на службу,перемещениях и об увольнении;

-трудовой договор (контракт);

- кадровая справка (справка –объективка) (приложение 2);

представления руководства к присвоению квалификационных разрядов, перемещениях и зачислениях в резерв (личный листок муниципального служащего Тогодского сельского поселения (приложение 3);

- характеристики,рекомендательные письма с последнего места работы;

- выписка из протокола комиссии по установлению стажа муниципальной службы, дающего право на получение ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и установление продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет;

-послужной список муниципального служащего Тогодского сельского поселения (приложение 4);

К дополнительным документам относятся:

-аттестационные листы прошлых аттестаций, кадровые справки (справки-объективки ),личные листки по учёту кадров и анкеты прошлых лет;

-характеристики с прежнего места работы;

- справки о сотоянии здоровья;

- другие документы. нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

1.3 Все документы личного дела подшиваются в обложку (папку) на скоросшиватель.

На торец обложки ( папки наклеивается бумажная полоска с наименованием муниципального образования и номером личного дела.

1.4 В каждом личном деле ведётся внутренняя опись,в которую записываются наименования всех подшитых документов, дата включения их в личное дело, количество листов, дата изъятия документов, кем изъят, по какой причине.Внутренняя опись подписывается её составителем с указанием даты составления.

1.5 Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения Главы поселения,об этом во внутренней описи делается соответствующая запись,при временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель.

1.6 Листы документов,подшитых в личное дело,нумеруются.Все документы в личном деле должны располагаться в хронологическом порядке.

1.7 Автобиографии подписями должностных лиц и печатями не заверяются.

1.8 При формировании и ведении личного дела могут использоваться ксерокопии документов об образовании, заверенные подписью работника кадровой службы,при наличии предъявленного подлинника документа.

В случае отсутствия подлинника в кадровую службу должны представляться нотариально заверенные копии документов об образовании.

1.9 В личные дела не должны входить дела второстепенного значения, к которым относятся например, справка с места жительства,о жилищных условиях, распоряжения (приказы) об отпусках, командировках и т.д.

1.10 Организационно-методическое обеспечение работы по составлению,ведению, учёту и хранению личных дел муниципальных служащих в Администрации Тогодского сельского поселения,а также контроль за соблюдением настоящей Инструкции осуществляет главный специалист Администрации Тогодского сельского поселения.

2. ФОРМИРОВАНИЕ И ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

2.1Основания оформления личного дела

2.1.1 Личное дело оформляется после издания распоряжения (приказа) о назначении на муниципальную должность муниципальной службы.

2.1.2 В личном деле группируются документы,отражающие процесс приёма на работу:

- заявление о приёме на службу (работу)

- протокол конкурсной комиссии (если должность замещалась по конкурсу);

- характеристика или автобиография;

- медицинская справка формы 086 у;

- копии (ксерокопии) документов об образовании с приложениями об успеваемости;

- распоряжение(приказ)о приёме на службу (работу);

- кадровая справка (справка объективка);

- послужной список муниципального служащего Тогодского сельского поселения;

-внутрення опись (приложение 5);

2.1.3 Работник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы (анкету,автобиографию,и.д.), проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

2.2.1 Анкета является основным документом личного дела, представляющего собой перечень вопросов о биографических данных служащего,его образования, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, близких родственниках и др.

Анкета заполняется собственноручно служащим при оформлении поступления на службу. На все вопросы анкеты он должен давать полные ответы в строгом соответствии с теми записями,которые содержатся в его личных документах,не допускать сокращений, прочерков,исправлений,пома-

рок, отрицательные ответы в графах анкеты без повторения вопроса (например:Учёная степень не имею).

2.2.2. При заполнении анкеты используются следующие документы:

- документы об образовании;

- документы о присвоении учёной степени, учёного звания.

2.3 Порядок заполнения отдельных граф анкеты.

2.3.1 В графе «образование» должны применяться следующие формулировки: «высшее», « неполное высшее», «среднее профессиональное», «среднее», в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у служащего. Если служащий закончил несколько курсов высшего учебного заведения, вынужден был прервать обучение или обучается в данное время, то записывается, сколько курсов он закончил или на каком курсе обучается.

Окончившие два курса высшего (или приравненного к ним профессионального учебного заведения относятся к лицам с неполным высшим профессиональным образованием.

«Специальность по диплому» и « квалификация по диплому» заполняется только специалистами с высшим и средним профессиональным образованием на основании диплома.

Сотрудники,обучающиеся или обучавшиеся в средних профессиональных учебных заведениях (техникумы,колледжи), но не окончившие их,должны быть отнесены к лицам,имеющим среднее (полное общее) или неполное среднее (основное общее) образование, в зависимости от того,какое они имели образование в момент поступления в среднее профессиональное учебное заведение,к лицам,имеющим среднее (полное общее) образование, относятся служащие, закончившие средние школы, школы с учебным изучением какого –либо предмета, лицея, гимназии. Для служащих, окончивших профессионально-технические училища (или образовательные учреждения, к ним приравненные), указывается профессия и разряд. Лицам, не имеющим профессионально-технического (начального профессионального) образования, профессия указывается по опыту работы.

2.3.2 В графе «Были ли за границей» указывается полное наименование страны. год и цель пребывания (например: Германия-2005-турпоездка).

2.3.3.В графе «Ваши близкие родственники» перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (родители,супруги,дети, а также братья и сёстры) при этом указывается их фамилия. имя, отчество, дата рождения, место работы, должность.

2.3.4 В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются сведения о работе в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность служащего началась с обучения в том или ином учебном заведении, то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учёбой. болезнью,нахождениям на иждевении и тому подобное (например: «не работал», «находился на пенсии», «находился на иждевении», «болел»). Кроме того, если служащий занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой должности. В трудовую деятельность не записывается время учёбы в общеобразовательных школах, профессионально-технических училищах и к ним приравненных (суворовские, нахимовские, военные училища и т.д.). При прохождении службы в Вооружённых силах указывавется должность, номер воинской части (учреждения) и в каком округе она находилась, в случае перехода из одной воинской части в другую- номера этих частей и даты перехода с указанием адресов мест службы за последние 15 лет.

Трудовая деятельность записывается сторого в хронологическом порядке.

2.3.5 В графе «Дополнительные сведения» могут указываться сведения о награждении орденами, медалями СССР, Российской Федерации, иностранных государств, а также присвоении почётных званий СССР, РСФСР, иных союзных государств. а также присвоении почётных званий СССР, РСФСР, иных союзных государств Российской Федерации. Записи производятся на основании орденских книжек, удостоверений к медалям, указов и приказов о награждении, поощрении.

2.3.6 В графе «Отношение к воинской обязанности и воинское звание» указывается отношение служащего к воинской обязанности (например: военнообязанный(ая), майор запаса, сержант запаса).

Лицо, ответственное за документальное обеспечение кадровой работы,обязано проверять при приёме на службу у граждан, пребывающих в запасе, военные билеты (временные удостоверения взамен военных билетов), а у граждан ,подлежащих призыву на военную службу, удостоверения граждан, подлежащих призыву, установить,стоит ли гражданин(ка), принимаемый(ая) на службу на воинском учёте.В случае отсутствия в военном билете отметки о постановке на воинский учёт (если он(она) является военнообязанным (ой) необходимо направить граждан в районный военный комиссариат.

2.3.7 В графе «Домашний адрес и номер телефона ) необходимо указать почтовый индекс.Если адрес прописки и проживания не совпадают, то указываются оба адреса.

2.3.8 В графе «Паспорт или документ,его заменяющий» следует указывать его номер,серию, когда и кем выдан.

2.3.9 Анкета подписывается и заверяется:

лицом, поступающим на службу;

работником кадровой службы, ответственным за документационное обеспечение, после сверки внесённых в анкету сведений с соответствующими документами лица, поступающего на службу;

2.4 Автобиография служащего:

Автобиография- документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на службу лица, она составляется в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество,год, число и месяц рождения, полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях), с какого времени началась трудовая деятельность,каковы причины перехода с одной работы на другую, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках, дата составления автобиографии, личная подпись.

Сохранность автобиографии, заполненной впервые при оформлении на службу, является обязательной.Произошедшие в период службы изменения или дополнения к автобиографии указываются на отдельном листе, подписываются сотрудником с указанием даты и приобщаются к первичной автобиографии. Исправления в ранее составленной автобиографии не допускаются. В случаях больших биографических данных сотрудника от него может быть затребована обновлённая автобиография.

2.5 Послужной список муниципального служащего Холмского района

Послужной список муниципальных служащих Тогодского сельского поселения документ, отражающий сведения о муниципальном служащем и о его службе в органах местного самоуправления, При записи служебных перемещений с понижением обязательно указывается причина этих перемещений в графе «Причина освобождения» (например: «Назначен с понижением по результатам аттестации»).

Данный документ заполняется работником кадровой службы после издания распоряжения (приказа) о назначении на должность, должностными лицами не подписывается и дополняется по мере изменения учётных данных.

Послужные списки муниципальных служащих Тогодского сельского поселения являются основными документами для ведения Реестра государственных (муниципальных) служащих Тогодского сельского поселения.

2.6 Кадровая справка

Кадровая справка (справка –объективка) заполняется кадровой службой на бланке общепринятого образца без сокращений на компьютере в полном соответствии с данными анкеты и автобиографии. Кадровая справка (справка-объективка)составляется, как правило, при назначении на должность,после очередной аттестации, подшивается в начале дела и подписывается руководителем кадровой службы.

2.7 Порядок дальнейшего ведения личного дела

2.7.1 В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, возникающие в процессе служебной деятельности работника:

- представления к присвоению квалификационных разрядов;

- представления к перемещению по службе;

- копии (ксерокопии) документов о назначении на должность;

другие характеризующие и дополнительные материалы, перечисленные в 1 разделе настоящей Инструкции.

2.7.2 Личное дело ведётся на протяжении всей службы работника.Изменения, вносимые в личное дело служащего в период службы работника. Изменения, вносимые в личное дело служащего в период служебной деятельности, должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГС, паспортных столов и другими (например: свидетельства о браке, диплома об окончании учебного заведения и так далее ).

3. УЧЁТ, ХРАНЕНИЕ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

3.1 Личные дела относятся к документам, содержащим конфиденциальные сведения, регистрируются в инвентарной книге по учёту личных дел (приложение 6), которую ведёт кадровая служба соответствующего органа местного самоуправления. Инвентарная книга предусматривает следующие графы:

порядковый номер дела:

фамилия, имя, отчество работника;

дата поступления на учёт и дата снятия с учёта.

3.2 Личные дела могут выдаваться для ознакомления только лицам, занимающим определённые должности. Круг лиц, допускаемых к работе с документами личного дела, определяется руководителем соответствующего органа местного самоуправления.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления из личного дела документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нём конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

3.3 Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления личных дел или предотвращения их утраты может использоваться контрольная карточка (приложение 7), которая заполняется на каждое дело. В ней указывается номер личного дела, фамилия, имя, отчество служащего, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возврата дела.

3.4 В кадровой службе хранятся личные дела только на находящихся на службе работников, для хранения используются сейфы или шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться, может опечатываться также дверь в кабинет, где хранятся личные дела.

3.5 Для удобства поиска личного дела на каждого служащего заполняется алфавитная карточка (приложение 8). Карточки формируются в картотеку по алфавиту.

3.6 После увольнения с муниципальной службы работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, освободившаяся обложка используется. как правило, для помещения личного дела нового работника.

Личные дела уволенных с муниципальной службы работников хранятся в архиве.

3.7 При переходе муниципального служащего в иной орган государственной власти личное дело передаётся в кадровую службу по новому месту работы. Запечатанный конверт с личным делом вручается увольняемому служащему или работнику соответствующей кадровой службы под личную роспись в журнале.

4. ПЕРЕДАЧА ЛИЧНЫХ ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ

ТОГОДСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ В АРХИВ

При увольнении с муниципальной должности муниципальной службы Тогодского сельского поселения документы на муниципального служащего переходят в текущий архив, который хранится в кадровой службе соответствующего органа, а через 2 года в соответствии с требованиями действующего законодательства передаются в ведомственный архив.

к инструкции о порядке формирования

ведения, учёта и хранения личных дел

муниципальных служащих Тогодского

Новгородская область Холмский район

Администрация Тогодского сельского поселения

муниципального служащего Тогодского сельского поселения

Холмского района Новгородской области

(наименование государственного органа)

инструкцию о порядке формирования ведения и хранения личных дел сотрудников:

  • Ссылка 1
  • Альтернативный сервер
  • Другие статьи

    Постановление комитета по архивам и делопроизводству при совете

    Текст правового акта по состоянию на 5 декабря 2007 года (обновление)

    Постановление комитета по архивам и делопроизводству при совете

    МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

    26 марта 2004 г. № 2

    ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ

    И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

    На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь

    от 12 августа 2002 г. № 1098 "О Комитете по архивам и

    делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь" Комитет

    по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики

    Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке формирования,

    ведения и хранения личных дел работников.

    и социальной защиты

    Комитета по архивам

    при Совете Министров

    Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников Глава 1

    1. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее - Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.

    2. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

    Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

    3. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

    4. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

    Глава 2

    СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

    5. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

    6. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

    внутренняя опись документов личного дела;

    дополнение к личному листку по учету кадров;

    личный листок по учету кадров;

    копии документов об образовании, повышении квалификации,

    заявление о приеме на работу;

    копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления)

    о приеме на работу (назначении на должность).

    7. При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

    декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

    обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 года "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г. № 24, ст.460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

    контракт (государственных служащих);

    копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

    копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

    копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

    договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

    направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

    8. В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

    характеристики и аттестационные листы;

    списки научных трудов и изобретений;

    заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

    копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

    иные документы, предусмотренные законодательством Республики

    По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

    В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

    9. В личное дело не включаются:

    копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

    справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

    другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

    ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ СОСТАВЛЕНИЯ, ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ РФ ПРИКАЗ ГТК РФ от 13-10-97 601 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ

    ПРИКАЗ ГТК РФ от 13-10-97 601 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ СОСТАВЛЕНИЯ ВЕДЕНИЯ УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ. Актуально в 2016 году

    ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ СОСТАВЛЕНИЯ, ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    Настоящая Инструкция определяет основные требования к порядку составления, ведения, учета и хранения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации.

    Личное дело сотрудника таможенных органов Российской Федерации - основной документ персонального учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о сотруднике и его служебной деятельности.

    Личное дело включает в себя следующие разделы:

    Анкетно - биографические и характеризующие документы, а также дополнительные документы.

    Анкетно - биографические и характеризующие документы, к которым относятся:

    - дополнение к личному делу (Ф-З);

    - копии (ксерокопии) документов об образовании;

    - личное заявление о приеме на службу или об увольнении;

    - копия приказа о приеме на службу или об увольнении;

    - заявления сотрудника о перемещениях по службе;

    - представления руководства при перемещениях, выдвижениях, зачислениях в резерв;

    - копии приказов о перемещении;

    - представления к присвоению специальных званий, аттестационные листы;

    - характеристики и рекомендательные письма;

    - личные рекомендации лиц, состоящих на службе в таможенных органах;

    - служебные отзывы и отзывы о стажировке;

    - протокол заседания комиссии по установлению стажа непрерывной работы, дающего право на получение процентной надбавки за выслугу лет;

    - копии приказов о получении процентной надбавки за знание иностранного языка;

    - выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;

    - копии наградных листов;

    - листы с текстом Присяги.

    2. Дополнительные документы, к которым относятся:

    - старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;

    - квалификационные аттестаты сотрудников;

    - карточки учета поощрений и взысканий;

    - характеристики с прежнего места работы;

    - справки о состоянии здоровья;

    - другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

    Все документы личного дела подшиваются в обложку (папку) установленного образца (Инструкция, утвержденная Приказом ГТК России от 25.07.97 N 18с), на обложку (папку) наклеиваются бумажные полоски, на которые наносятся тушью или печатаются на машинке фамилия, имя, отчество, личный номер.

    Номер, за которым учтено личное дело по книге (журналу) учета личных дел, проставляется на бумажной наклейке размером 30 x 30 мм в верхнем левом углу обложки дела.

    В каждое личное дело вкладывается фотографическая карточка сотрудника размером 4 x 4,5 в форменной одежде (без головного убора), при орденах, медалях и других знаках отличия, которыми он награжден. На обороте фотокарточки указываются фамилия, имя, отчество, личный номер, заверяемые подписью кадрового работника и печатью (кадровой). В последующем фотография обязательно заменяется при присвоении очередного специального звания и изменении формы одежды.

    В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист - заменитель.

    Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения начальника таможенного органа (кадрового подразделения), об изъятии документа во внутренней описи соответствующего раздела делается запись.

    Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.

    Документы в личном деле рекомендуется располагать в последовательности, указанной в каждой части личных дел.

    Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.

    В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

    Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на службу.

    Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:

    - заявление о приеме на работу;

    - результаты медицинского обследования на предмет годности к службе в таможенных органах;

    - копии документов об образовании;

    - копия (ксерокопия) приказа о приеме на службу;

    - дополнение к личному делу;

    - карточка поощрений и взысканий;

    Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных сотрудника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Анкета заполняется от руки самим сотрудником при оформлении на службу. На все вопросы анкеты он должен давать полные ответы, не допускать сокращений, прочерков, исправлений, помарок, в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в его личных документах. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения вопроса (например, "ученая степень" - не имею).

    При заполнении анкеты используются следующие документы:

    - документы об образовании;

    - документы о присвоении ученой степени, ученого звания.

    Особое внимание необходимо обратить на некоторые графы анкеты, при заполнении которых часто допускаются ошибки и неправильные формулировки.

    1. В графе "Образование" должны применяться следующие формулировки: "высшее", "неполное высшее", "среднее специальное", "среднее", в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у сотрудника. Если сотрудник закончил несколько курсов высшего учебного заведения, вынужден был прервать обучение или обучается в данное время, то записывается, сколько курсов он закончил или на каком курсе обучается.

    Окончившие три курса высших (или приравненных к ним) учебных заведений относятся к лицам с неполным высшим образованием. "Специальность по диплому" заполняется только на специалистов с высшим и средним специальным образованием. В этой строке указывается специальность, полученная по окончании высшего или среднего специального учебного заведения. Специальность по образованию записывается только на основании диплома.

    Сотрудники, обучающиеся или обучавшиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумы, колледжи), но не окончившие их, должны быть отнесены к лицам, имеющим среднее или неполное среднее образование, в зависимости от того, какое они имели образование в момент поступления в среднее специальное учебное заведение. К лицам, имеющим среднее образование, относятся сотрудники, закончившие средние школы, школы с углубленным изучением какого-либо предмета, лицеи, гимназии. Для сотрудников, окончивших профессионально - технические училища (или учебные заведения, к ним приравненные), указывается профессия и разряд. Лицам, не имеющим профессионально - технического образования, профессия указывается по опыту работы.

    2. В графе "Был ли за границей" указывается полное наименование страны, год и цель пребывания (например, Федеративная Республика Германия - 1997 год - турпоездка).

    3. В графе "Ваши ближайшие родственники" перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился сотрудник), далее близкие родственники, проживающие совместно с сотрудником, при этом указывается фамилия, имя, отчество, дата рождения каждого члена семьи. Если жена имеет фамилию мужа, необходимо указать также ее девичью фамилию. Если ранее работник был женат (замужем), указываются данные на бывшую жену (мужа). В эту графу могут быть записаны также нетрудоспособные родители жены (мужа), ее (его) братья, сестры, если они проживают совместно с сотрудником, находятся на его полном содержании или получают от него помощь, которая является для них единственным источником к существованию. Родители жены (мужа), проживающие отдельно, в число иждивенцев не записываются, независимо от того, состоят они или не состоят на иждивении сотрудника.

    4. В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются сведения о работе в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность сотрудника началась с обучения в том или ином учебном заведении, то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождением на иждивении и т.п. (например, "не работал, находился на пенсии, иждивении, болел"). Кроме того, если сотрудник занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой должности. В трудовую деятельность не записывается время учебы в общеобразовательных школах, профессионально - технических училищах и к ним приравненных (суворовские, нахимовские, военные училища и т.д.). При прохождении службы в Вооруженных Силах указывается должность, номер воинской части (учреждения) и в каком округе она находилась, в случае перехода из одной войсковой части в другую - номера этих частей и даты перехода с указанием точных адресов мест службы за последние 15 лет.

    Трудовая деятельность записывается в строго хронологическом порядке.

    5. В графе "Какие государственные награды имеете" указываются сведения о награждении орденами, медалями СССР, Российской Федерации, иностранных государств, а также о присвоении почетных званий. Записи производятся на основании орденских книжек, удостоверений к медалям, приказов о награждении.

    6. В графе "Отношение к воинской обязанности и воинское звание" указывается отношение сотрудника к воинской обязанности (например: военнообязанный(ая), невоеннообязанный(ая). Майор запаса, сержант запаса).

    Адрес, паспортные данные.

    Лицо, ответственное за документационное обеспечение кадровой работы, обязано:

    - проверять при приеме на службу у граждан, пребывающих в запасе, военные билеты (временные удостоверения взамен военных билетов), а у граждан, подлежащих призыву на военную службу, удостоверения граждан, подлежащих призыву;

    - установить, состоит ли гражданин(ка), принимаемый(ая) на службу, на воинском учете;

    - в случае отсутствия в военном билете отметки о постановке на воинский учет (если он (она) является военнообязанным(ой)) направлять граждан в районный военный комиссариат.

    Прием военнообязанных граждан на службу в таможенные органы без постановки на воинский учет не допускается.

    Анкета подписывается и заверяется:

    - поступающим на службу в таможенные органы;

    - сотрудником отдела кадров, ответственным за документальное обеспечение, после сверки внесенных в анкету сведений с соответствующими документами лица, поступающего на службу в таможенные органы;

    - кадровой печатью таможенного органа.

    Автобиография - документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на службу лица. Она составляется в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год, число и месяц рождения, полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях), с какого времени началась трудовая деятельность, каковы причины перехода с одной работы на другую, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках, дата составления автобиографии, личная подпись.

    Сохранность автобиографии, заполненной впервые при оформлении на службу, является обязательной. Произошедшие в период службы изменения или дополнения к автобиографии указываются на отдельном листе, подписываются сотрудником с указанием даты и приобщаются к первичной автобиографии. Исправления в ранее составленной автобиографии не допускаются. В случаях больших изменений биографических данных сотрудника от него может быть затребована обновленная автобиография, старая помещается в раздел "Дополнительный материал".

    Автобиографии подписями должностных лиц и печатями не заверяются.

    Копии документов об образовании должны быть нотариально заверены, однако в практике кадровых подразделений таможенных органов Российской Федерации используются ксерокопии, заверенные подписью сотрудника отдела кадров и кадровой печатью, при наличии предъявленного подлинника документа.

    Дополнение к личному делу - документ, где фиксируются сведения о службе (о перемещениях по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на приказы по личному составу. При записи служебных перемещений с понижением обязательно указывается причина этих перемещений в графе "Причина освобождения" ("Назначен с понижением в аттестационном порядке").

    Данный документ заполняется отделом кадров после издания приказа о приеме на службу, должностными лицами не подписывается.

    Кадровая справка заполняется кадровым органом на бланке общепринятого образца без сокращений на пишущей машинке (компьютере) в полном соответствии с данными анкеты и автобиографии. Кадровая справка составляется, как правило, после очередной аттестации. При обновлении старая кадровая справка изымается из раздела "Анкетно - биографические и характеризующие материалы" и после замены новой приобщается к дополнительным материалам личного дела. Кадровая справка подшивается в начале дела перед дополнением к личному делу. Подписывается начальником кадрового органа.

    В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, возникающие в процессе служебной деятельности сотрудника:

    - представления к присвоению специальных званий оформляются в соответствии с приказами и указаниями ГТК России;

    - аттестационные листы оформляются в соответствии с приказами и указаниями ГТК России;

    - представления к перемещению по службе составляются непосредственным начальником сотрудника, перемещаемого по службе;

    - копии (ксерокопии) документов об утверждении в должности;

    - другие характеризующие и дополнительные материалы, перечисленные в 1 разделе настоящей Инструкции.

    Личное дело ведется на протяжении всей службы сотрудника. Изменения, вносимые в личное дело сотрудника в период служебной деятельности, должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГС, паспортных столов и др. (например, копия свидетельства о браке, диплом об окончании учебного заведения и т.д.).

    Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы (анкету, автобиографию и т.д.), проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

    Личные дела учитываются как документы "Для служебного пользования", регистрируются в "Книге (журнале) учета личных дел", предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

    После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового сотрудника.

    Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, занимающим определенные должности. Круг таких лиц, допускаемых к работе с документом личного дела, определяется начальником таможенного органа.

    При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

    При извлечении каких-либо документов из личного дела, по указанию начальника таможенного органа, лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

    Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указывается номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

    В кадровом подразделении таможенного органа хранятся личные дела только на проходящих службу сотрудников. Для хранения используются сейфы или конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться.

    Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

    Все материалы, полученные от кандидата на службу в таможенные органы и собранные в результате его изучения сотрудниками УСБ, хранятся в этом подразделении.

    В случаях оперативно - служебной необходимости отделу оперативных учетов Регионального таможенного управления по борьбе с таможенными правонарушениями предоставляется право запрашивать из кадровых аппаратов для ознакомления личные дела и материалы специальной проверки на сотрудников, проходящих службу в таможенных органах.

    Указанные материалы высылаются только по письменному запросу начальника отдела оперативных учетов Регионального таможенного управления по борьбе с таможенными правонарушениями и обязательно в конвертах, на которых проставляется гриф "Секретно".

    По миновании надобности эти материалы вновь возвращаются в те же кадровые органы, где проходит службу сотрудник таможенных органов.

    Начальник Управления
    кадров и учебных заведений
    Ю.Ф.АЗАРОВ