Рейтинг: 4.2/5.0 (1834 проголосовавших)Категория: Инструкции
20 сентября 2011 года в ОАО «Атомэнергопром» внедрена в опытную эксплуатацию ЕОСДО (единая отраслевая система документооборота) Государственной корпорации «Росатом».
Для Атомэнергопрома электронный документооборот не является нововведением, так как в 2008 году у нас была установлена более ранняя версия этой же программы – АСУ ОРД (Автоматизированная система управления организационно-распорядительной документацией).
Но нужно сказать, что именно ЕОСДО в полной мере реализует задачу управления организационно-распорядительными документами: от момента их регистрации до списания в дело согласно электронной номенклатуре дел, охватывая циклы исполнения и ознакомления с документами. Решение предназначено как для специалистов службы документационного обеспечения, т.е. содержит очень развитый функционал ведения электронного делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины, архивного хранения электронных документов, так и для всех сотрудников организации, принимающих участие в документообороте.
Как работник службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ), который работает в системе постоянно, могу отметить, что новая система работает гораздо быстрее, значительно сократилось время отклика при переходе от одной операции к другой.
Несколько изменился интерфейс по сравнению с нашей предыдущей системой. Нам он кажется менее удобным, менее интуитивно понятным, чем в АСУ ОРД, но это скорее дело привычки. Хотя над этим можно поработать при подготовке новой версии программы.
Существенным отличием стало введение модуля «Согласование и подписание документов». Исполнитель сам заводит карточку проекта документа в системе, создает маршрут движения проекта документа в процессе согласования и отправляет его на электронное согласование и подписание. Согласование документа в электронном виде становится прозрачным и значительно сокращает сроки согласования. Это очень удобно: не нужно больше бегать по кабинетам и собирать визы вручную.
Конечно, мы возлагаем большие надежды на внедрение «сквозных процессов», которые позволят реализовать основную задачу отраслевой системы – обмен электронными документами между предприятиями Госкорпорации «Росатом». Пока они еще в разработке, но именно это даст возможность работать в одной системе всем организациям отрасли. С внедрением этих процессов появится возможность проводить внешнее согласование документов, отпадет необходимость направлять документы в организации, работающие в ЕОСДО, другими видами связи (почта, электронная почта, «Деловая почта Vip Net»): документы будут в кратчайшие сроки доставляться адресату по ЕОСДО.
Автоматизированная система документооборота решает те же задачи, что и бумажный документооборот, но при автоматизации служб ДОУ удается достичь:
- сокращения времени выполнения операций, связанных с обработкой и доставкой управленческих документов;
- оперативность поиска необходимой информации для принятия решения и исполнения;
- исключения потери и повторного создания или регистрации документа;
- повышения уровня организации контроля и самоконтроля над документами.
ЕОСДО дает возможность подготовки отчетных и статистических материалов. При этом пользователь может это делать на своем рабочем месте, за любой период, по любому исполнителю, по любому подразделению. Это очень ценно.
Для контроля существенную роль играет следующее – такие же отчеты можно создавать по поручениям, по людям, которым были даны поручения, можно просмотреть даже неконтрольные поручения, быстрый поиск поручений руководства.
Внедрение ЕОСДО в ОАО «Атомэнергопром» - долгожданное событие, работа шла более года и мы рады, что теперь можем работать в новой системе, обладающей всеми вышеуказанными преимуществами и возможностями.
Костина Татьяна Борисовна, главный специалист АЭПК
Госкорпорация «Росатом» внедрила Единую отраслевую систему электронного документооборота (ЕОСДО) на 25 своих предприятиях. В 2012 году к ним добавится еще 60.
Сейчас в системе работает более 10 тыс. сотрудников. За счет повышения продуктивности экономический эффект на каждого из них составляет 144 тыс. руб. в год. Только по центральному офису за 2011 год благодаря системе удалось сэкономить 172 млн. руб.
Проект является частью Программы трансформации информационных технологий, реализуемой в Росатоме с 2009 года. В ЕОСДО автоматизированы управление организационно-распорядительной документацией и договорная работа, создан электронный архив. Постепенно формируется единое информационное пространство. «Внедрение единого отраслевого электронного документооборота — это не только и не столько переход на новый программный продукт. Это огромные изменения в сознании и культуре работы сотрудников, как рядовых, так и руководящих», — отметил первый заместитель генерального директора по корпоративным функциям — главный финансовый директор Госкорпорации «Росатом» Николай Соломон.
«Одна из основных целей создания ЕОСДО — формирование надежного электронного архива. Еще год назад для получения информации по находящимся в работе документам у работников порой уходило несколько дней. ЕОСДО позволяет сотруднику самостоятельно и оперативно получить всю информацию по «истории» документа, — сказал начальник Управления документационного обеспечения Госкорпорации «Росатом» Михаил Вождаев.
Если в 2011 году ЕОСДО запускали в основном в головных организациях — ОАО «Концерн Росэнергоатом», ОАО «Атомэнергопроект», ОАО «ТВЭЛ», ОАО «НИАЭП», то в 2012 это будут преимущественно их дочерние компании. По итогам проекта в системе предусматривается работа 150 предприятий отрасли, а количество пользователей ЕОСДО должно составить 50 000 человек.
«Все организационно-распорядительные документы Госкорпорации теперь обращаются в системе, проходят этапы рассмотрения, согласования, учета и т.д. Важно также, что благодаря принципу сквозного контроля, заложенному в ЕОСДО, руководящий состав Росатома получил возможность контролировать исполнение своих поручений на любой стадии и ступени организационной иерархии», — отметил директор Департамента информационных технологий Госкорпорации «Росатом» Владимир Пасынков.
Разработку и внедрение системы осуществила компания КРОК. «ЕОСДО разработана на основе собственного программного продукта КРОК, который мы развиваем уже более 5 лет на базе EMC Documentum. Эта платформа используется для хранения и версионирования электронных образов документов, организации поиска по тексту документов, ограничения доступа к ним, а также для создания регламентированных маршрутов прохождения документов. Использование платформы EMC Documentum гарантирует надежность и масштабируемость ЕОСДО», — говорит заместитель генерального директора по работе с ключевыми заказчиками компании КРОК Иван Рубцов.
ЕОСДО решает целый ряд практических задач. Это сокращение времени на принятие управленческих решений, увеличение производительности труда за счет ускоренной обработки и согласования документов, повышение исполнительской дисциплины и, конечно, экономия за счет перехода на безбумажный документооборот.
С 2009 года Госкорпорация «Росатом» проводит масштабную трансформацию корпоративной ИТ-платформы на основе лучших мировых ИТ-продуктов таких как SAP, Documentum, Oracle Primavera и др. Программа трансформации ИТ призвана оказать информационно-технологическую поддержку в достижении стратегических целей атомной отрасли РФ. Ее реализация обеспечит быстрый доступ к достоверной информации на всех уровнях управления и, как следствие, повышение качества и скорости принятия управленческих решений.
В 2011 году в Росатоме были завершены основные пилотные внедрения бизнес-приложений на крупнейших предприятиях ядерно-энергетического комплекса, создано ядро единого информационного пространства атомной отрасли. Началась разработка и внедрение типовой информационной системы в ядерном оружейном комплексе. Количество пользователей ИТ-систем на конец 2011 года составило около 46 000. Типовые решения, отработанные в ходе пилотных внедрений, в 2012 году будут тиражироваться на предприятия дивизионов.
Компания КРОК — российский лидер в области создания ИТ-инфраструктур, № 1 в России по услугам системной интеграции (отчеты IDC за 2002-2011 гг). КРОК входит в пятерку крупнейших ИТ-компаний страны («РИА-Аналитика» 2011 г. РА Эксперт 2010), в Топ-200 крупнейших частных компаний России (Forbеs).
Документы – это один из основных информационных ресурсов компании. Они обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, сопровождающий деятельность организации, позволяющий оперативно ею управлять.
Федор Фролов, начальник отдела прикладных информационных систем Департамента информационных технологий ОАО «Концерн Росэнергоатом»
Ежегодно в Центральном аппарате Концерна создается более 150 тысяч организационно-распорядительных документов, протоколов, служебных записок и другой документации. В целом по Концерну это уже миллионы экземпляров нормативной и проектно-сметной документации, заявок на ОРЭМ, приказов, служебных записок, других оперативно-распорядительных документов.
Вся деятельность подразделений Концерна, и в особенности действующих АЭС, регламентируется нормативной документацией, объемы которой огромны. Регламенты, журналы обходов, дефектов – суть тоже документы. Цепочка жизненного цикла многих из них – от рождения до смерти – включает процедуры согласования, утверждения и публикации, исполнения, архивирования и хранения в течение определенного времени. Горы макулатуры, длительный поиск, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при бумажном документообороте.
Конечно, переход документов в электронный вид – это то, что каждый наблюдает вокруг себя ежедневно, – информация электронной почты, сканы, электронные таблицы и т. п. Сегодня практически все документы изначально создаются и начинают свой жизненный путь в электронном виде. Объем информации, накапливаемый человечеством в электронном виде, удваивается каждый год. Google, Яндекс и другие ведущие в этой сфере компании отрабатывают технологии работы с электронными документами независимо от того, где находится адресат и отправитель, с помощью какого инструмента и по каким каналам он подсоединен к мировой паутине.
Та же участь в 2011 году постигла и Концерн – было принято решение о внедрении единой отраслевой системы электронного документооборота (ЕОСДО). Причем это было уже второе пришествие Documentuma – платформы, на которой создается ЕОСДО, в Концерн. Первый проект системы электронного документооборота был реализован в «Росэнергоатоме» в 2007 году.
Надо сказать, что тогда, в 2007-м, система была более толерантна. Она позволяла многое, что сегодня представляется неверным. В то же время в ней не было многого из того, что есть сегодня в ЕОСДО, – согласования документов и договоров, работы с доверенностями и т. п. Не было и решимости Госкорпорации «Росатом» жестко требовать соблюдения единых правил документооборота для всех.
Но «жить по уставам тяжело суставам» – гласит старая пословица. И вряд ли сегодня найдется тот, кто хоть раз не вспомнил сегодня эту или другие пословицы – покрепче.
Я имею в виду тех, кто работает со стандартным интерфейсом системы, а не VIP-интерфейсом, созданным для работы с системой в режиме «офф-лайн», когда нет возможности подсоединиться к Интернету.
Существует целый комплекс проблем, всегда сопровождающий внедрение электронного документооборота. Прежде всего, это более жесткая регламентация деятельности. То, что вчера было естественным, – подойти и получить визу, «поправить запятую» и продолжить процесс согласования – сегодня становится невозможным. Система с упорством невменяемого охранника трактует изменение «запятой» как «изменение документа», требующего полного пересогласования. Даже шрифт не трогай. Размер символов, пробелы, принятые сокращения и любые орфографические ошибки – создают круги пересогласования.
Да, мы резко переходим в зону регламентации, где понятия, которые являются элементом корпоративной культуры, перестают работать вдруг, в одну секунду. Персоналу не дается возможность адаптироваться к изменениям. И этот процесс всегда проходит очень болезненно.
Как важно бывает в эту секунду дать людям такой функционал, который позволит им улыбнуться, – подумали о них. Сделали так, что новая система, которая воспринимается как Цербер, вдруг сама помогает найти документ, подставить фамилию, которую раньше приходилось каждый раз вписывать ручками, автоматически выбрать сканер, принтер, цвет, расположение полей и т. д. Именно в этот период привыкания важно увидеть то, что система не жесткий и тупой автомат, а гибкий, но принципиальный помощник, способный адаптироваться под каждого, кто в ней работает.
ЕОСДО не такая. Чтобы прикрепить документ со сканера, надо сделать пятнадцать операций! Причем мышкой, снайперски нацеливаясь на каждую кнопочку. Счастье, что кнопочки еще не бегают от мышки, как в некоторых компьютерных играх. Функциональность системы не может компенсировать отсутствие ее «клиентоориентированности», направленность на комфортную и удобную работу персонала. Человек не должен чувствовать себя винтиком. Уж так он устроен. Перефразируя древнюю фразу, можно сказать – не человек для системы, а система для человека. Даже если она позволяет решать великие задачи и достигать невиданных высот. Говорят же, что даже египетские пирамиды построили не рабы, как считалось раньше, а свободные инженеры.
Только начав свой путь, ЕОСДО в короткое время стимулировала унификацию бизнес-процессов управления организационно-распорядительными документами и процессов договорной работы как на уровне Центрального аппарата, так и в филиалах Концерна. А также выпуска единых регламентирующих документов для всех филиалов, соответствующих отраслевым регламентам. Это стало результатом кропотливой работы специалистов отдела делопроизводства Департамента административного обеспечения, Юридического департамента, Управления корпоративной работы, Департамента информационных технологий, разработчиков ЕОСДО и ЗАО «Гринатом» по коррекции регламентов, настройке системы, подготовке специалистов работы в системе. Коллективы ЦА, ПАТЭС, ТФ и НТЦ АТР совместно со специалистами ЗАО «Гринатом» успешно провели все подготовительные работы, провели обучение специалистов и приступили к работе в ЕОСДО. Одновременно с тиражированием ЕОСДО на московские филиалы начат процесс тиражирования системы и на филиалы Концерна – действующие АЭС: Ленинградскую, Нововоронежскую, Балаковскую и Ростовскую.
На сегодняшний момент работниками Концерна обработано в ЕОСДО более 150 тысяч документов, выполнено более миллиона операций, зарегистрировано несколько тысяч договоров. Концерн вышел на первое место по многим показателям работы ЕОСДО, в частности по показателю численности активно работающих пользователей. Сегодня активно работает в системе около 2000 специалистов Концерна – пятая часть работающих в системе. И это при том, что еще не прошло и года с момента запуска ЕОСДО в Концерне в опытную эксплуатацию.
Все понимают, что электронный документооборот – важная составляющая часть современной организации. Она позволяет параллельно обрабатывать документы, гарантирует оперативную доставку документа и возможность его обработки независимо от того, где сейчас находится работник. Исключена подмена. Гарантированы единые принципы обработки документов по всей Госкорпорации. Масса других задач решается быстро и эффективно. Система постепенно занимает соответствующее ей место – ключевого координатора операционной деятельности Госкорпорации в целом и Концерна в частности.
Да, ЕОСДО – это громадное создание. По признанию многих – это беспрецедентная система корпоративного документооборота как по функционалу, так и по количеству пользователей, работающих в ней. И это только сегодня, когда программа функционального наполнения реализована еще не до конца.
Проект ориентирован на вовлечение более 40 тысяч пользователей всех предприятий Госкорпорации. Он предусматривает автоматизацию работы с организационно-распорядительной информацией, договорами, работы коллегиальных органов, переписки между предприятиями отрасли, работы с нормативной и другой документацией отрасли. Концерн, ведущий большой объем производственной деятельности по строительству, модернизации, эксплуатации и обслуживанию энергоблоков, стремится также к наделению ЕОСДО теми функциями, которые нужны ему, – управления проектно-сметной документацией, оборота эксплуатационной документации, обмена электронными сообщениями с СО ЭС, Советом рынка, АТС и т. п.
Но беспрецедентность всегда должна сопровождаться осмотрительностью и осторожностью. Мы – первопроходцы! Мы – первые! Не всегда это означает, что мы первыми порвем ленточку. Ведь на финише может оказаться стена – бетонная. Каждый пионер рискует. И мы сегодня в полной мере начали ощущать, что финиш будет именно по второму варианту.
Первый сигнал – жалобы пользователей на низкое быстродействие системы. Второй – на низкую скорость реакции разработчиков на явные «дыры» системы. Третий – эксплуатирующей организации. То есть кроме жесткости системы и ее «сырости», пользователи столкнулись с неспособностью системы управления проектом оперативно эти «дыры» и «сырость» устранять.
Причин много – организационные, финансовые, архитектурные. И если первые две можно поправить росчерком пера, приняв необходимые решения, скорректировав бюджет и технологию финансирования, то с архитектурными проблемами придется повозиться. Не зря ИТ-статистика говорит, что ошибка, допущенная при проектировании, стоит в десятки раз больше, чем при разработке. Чем глубже кроется причина, тем дороже стоит до нее докопаться и ее ликвидировать.
Специалистам Концерна, ЗАО «Консист-ОС» и ЗАО «Гринатом» пришлось здорово повозиться, чтобы нащупать объективные метрики, которые бы позволили понять, почему пользователям трудно, почему они стали тратить в разы больше времени на работу с документами. Были созданы модель взвешенной операции, модель типового документа, проведены статистические измерения на различных площадках, где эксплуатируется ЕОСДО, – Центральный аппарат Концерна, Госкорпорация, «Гринатом» и ЛАЭС.
Результат неутешительный – 15 секунд на операцию, 5 минут на документ. И это без учета внешних операций, например, времени сканирования документов. То есть персонал стал в разы больше времени тратить на работу с документами.
Серьезные изменения в серверном комплексе, на котором базируется ЕОСДО, проведенные «Гринатомом», позволили повысить быстродействие на 20 – 25 %. Но эти серьезные достижения дали время лишь на небольшую передышку – нужна трансформация архитектуры ЕОСДО. Ведь в системе сегодня работает лишь около четверти от планируемого количества пользователей. Тираж с включением новых филиалов в работу ЕОСДО, перенос миллионного архива документов в систему, по крайней мере, в Концерне, расширение функционала остановлены, чтобы не давать системе лишней нагрузки.
Сегодня мы работаем над тем, чтобы принять необходимые технические решения, трансформировать архитектуру ЕОСДО таким образом, чтобы в каждой крупной организации можно было разместить собственный узел ЕОСДО, который бы плотно взаимодействовал с центральным узлом, задающим все основные правила игры. Такая федеративная архитектура системы позволит не только снять проблемы роста, но и обеспечить более глубокую интеграцию каждого узла системы с теми приложениями, которые используются именно в этом месте – на АЭС, в Центральном аппарате, в других организациях. Это сделает ЕОСДО не только инструментом отраслевого документооборота, но и отраслевой интеграционной средой. Когда системы и люди смогут работать вместе, обеспечивая реализацию стратегий как отдельных компаний, так и Госкорпорации в целом.
Трансформация архитектуры ЕОСДО позволит решить серьезные проблемные вопросы, которые переведут систему на другой уровень, обеспечат решение задач, которые были непосильны ранее. К ним, в частности, относится обеспечение отказоустойчивости за счет создания кластеров на базе выделенных узлов ЕОСДО, обеспечение непрерывности работы даже при обновлении программного обеспечения, практически неограниченная расширяемость функционала системы, техническая доступность даже там, где нет надежных сетей связи и, наконец, способность к интеграции на любом организационном уровне. Теперь и Билибинская АЭС, и плавучие АЭС получат доступ к ЕОСДО. Мы сможем встроить в нее сценарии работы с проектно-сметной документацией и обеспечить действительно отраслевое распространение.
Наряду с этим, для ухода от бумажных документов необходимо настойчиво прививать культуру работы с электронными документами. Трансформация корпоративной культуры – это ключевой фактор успеха внедрения безбумажного документооборота и перехода к современным средствам обмена информацией. Необходимо решить и совершенно прикладную задачу – обеспечить юридическую легитимизацию документов в ЕОСДО.
Считаем, что, решив «архитектурные» проблемы, мы сможем смело двигаться вперед. Нам стало все ясно!
Благодаря слаженной и эффективной работе лучшей командой проекта по внедрению Единой отраслевой системы документооборота признана команда АО «Атомэнергоремонт».
В среду, 2 марта, в Госкорпорации «Росатом» прошло установочное совещание по внедрению ЕОСДО, на котором были подведены итоги работы и награждены победители.
С приветственным словом к участникам встречи обратился Первый заместитель генерального директора по корпоративным функциям – главный финансовый директор ГК «Росатом» Николай Соломон. Он подчеркнул роль информационных технологий в достижении целей отрасли.
Грамоту «За слаженную работу, стремление к изменениям и профессионализм, проявленные при реализации проекта «Внедрение ЕОСДО» из рук Николая Соломона получила начальник отдела документационного обеспечения АО «Атомэнергоремонт» Светлана Щипчина и начальник отдела информационных технологий Вадим Подвалов.
Напомним, что в промышленную эксплуатацию ЕОСДО в АО «Атомэнергоремонт» была введена в ноябре 2015 года. На сегодняшний день уже более 300 работников центрального аппарата и филиалов успешно используют систему в своей ежедневной работе.
По словам менеджера проекта Светланы Щипчиной, благодаря ЕОСДО повысился уровень исполнительской дисциплины, сократились сроки исполнения поручений, стала проще система хранения документов и появилась возможность оперативного доступа к ним.
АО «Атомэнергоремонт» – динамично развивающаяся компания, головная специализированная ремонтная организация атомно-энергетической отрасли России, генеральный подрядчик по техническому обслуживанию и ремонту оборудования атомных станций и других промышленных и энергетических предприятий. АО «Атомэнергоремонт» выполняет более 70% ремонтных работ на площадках АЭС АО «Концерн Росэнергоатом».
Группа внутренних и внешних коммуникаций АО «Атомэнергоремонт» .
При использовании материалов ссылка на сайт www.rosenergoatom.ru обязательна.
20 июля 2016 года прошло заседание аукционной комиссии по рассмотрению вторых частей заявок и подведению итогов аукциона по закупке услуг технической поддержки программного обеспечения ЕМС (EMC Documentum) для нужд организаций «Росатома» [1]. На базе этого ПО в госкорпорации работает единая система электронного документооборота.
«Росатом» закупает услуги техподдержки ПО Documentum на 155 млн рублей
Заявки на участие в закупке были поданы компаниями «Крок » и «Корус Консалтинг ». По ходу аукциона, который состоялся 15 июля, начальная цена в 182 млн рублей в течение 25 минут была снижена до 155 млн рублей. Итоговой оказалось 16-ое по счету предложение о снижении начальной цены.
Наименьшую стоимость исполнения договора предложила компания «Крок», она и была признана победителем закупки.
Напомним, что аукцион на техподдержку ПО был объявлен компаний «Атомкомплект» (дочернее общество "Росатома") в июне 2016 года.
Перечень услуг включал техподдержку для 15 наименований ПО. При этом общее количество лицензий, на которые должно было распространяться сопровождение, составляло более 100 тыс. а начальная сумма контракта превышала 180 млн рублей.
По условиям договора, исполнитель должен оказывать поддержку в течении 2 лет с даты подписания соответствующего акта. В течение этого же периода заказчик должен обладать правом использования новых основных версий, сервисных пакетов и исправлений приобретенных программных продуктов EMC Documentum.
2014-2015:Оптимизация СЭДЗа пять лет c момента старта проекта по автоматизации процессов документооборота единая отраслевая СЭД «Росатома» была внедрена на 107 предприятиях отрасли. В 2014 году в системе работало около 41 тыс. пользователей. Система активно использовалась для обработки различной документации, включая организационно-распорядительные, договорные, закупочные и другие специфичные для отрасли документы.
Постоянный рост количества пользователей и объема данных привел к увеличению нагрузки и замедлению скорости отклика системы при работе пользователей. В связи с этим было принято решение повысить производительность и скорость работы системы. Технологическим партнером по решению этой задачи выступила компания AT Consulting.
Оптимизация системы проводилась в период с сентября 2014 по февраль 2015 года:
В результате оптимизации были решены поставленные задачи и совместно с командой заказчика достигнуты положительные результаты, заметные как по данным автозамеров, так и по проведенным ручным замерам у группы пользователей, а также по отзывам.
Система была оптимизирована, средняя скорость замеряемых операций выросла более чем на 35%. Выполненные работы позволили уменьшить загрузку аппаратного обеспечения, что в свою очередь позволит снизить капитальные затраты на аппаратное и программное обеспечение системы в ходе ее дальнейшего тиражирования.
Единая отраслевая система электронного документооборота обеспечивает поддержку распределенного документооборота, автоматизацию процессов и процедур административного управления, постановку документированной информации и документов на учет, а также их защиту и сохранность.
2013: Аудит СЭДВ мае 2013 г. корпоративная газета «Росатома» «Страна-Росатом» сообщила о завершении аудита единой отраслевой системы электронного документооборота (ЕОСДО), по итогам которого планировалось провести оптимизацию системы.
«Недавно мы закончили аудит ЕОСДО. Подробно изучили технологическую архитектуру и функционал, проанализировали жалобы, образно говоря, разобрали по винтикам, - цитировало издание ИТ-директора «Росатома» Евгения Чаркина . - На основании этого будут определены пути оптимизации, в том числе с точки зрения скорости, надежности и удобства для пользователей».
В «Стране-Росатом» отмечалось, что единая СЭД вызвала немало нареканий со стороны пользователей: система им казалась сложной, непонятной, и в ней случались сбои.
Федор Фролов. начальник отдела прикладных информационных систем ИТ-департамента концерна «Росэнергоатом», чьи сотрудники также являлись пользователями ЕОСДО, в свое статье в одноименном корпоративном журнале в 2012 г. отмечал наличие жалобы пользователей на «низкое быстродействие системы, на низкую скорость реакции разработчиков и эксплуатирующей организации на явные «дыры» системы.
Конкурс на выполнение работ по аудиту программной реализации и нагрузочному тестированию ЕОСДО «Росатом» проводил в апреле 2013 г. Выиграла его «Корус Консалтинг». Как следовало из опубликованного ТЗ, в ходе работ необходимо было выявить и задокументировать потенциальные риски дальнейшей эксплуатации системы, проблемы и «узкие места» ЕОСДО, выявленные в рамках ее эксплуатации, а также определить предельную нагрузку комплекса технических средств.
Работы должны были выполняться для базового интерфейса системы (тонкий клиент) и рабочего места гендиректора и его заместителей (толстый клиент), при этом нагрузочное тестирование тонкого клиента - производиться для 5 000 одновременно работающих пользователей.
Одной из задач в ходе работ ставился также анализ трудоемкости для миграции на версию платформы EMC Documentum 6.7 (текущая версия ЕОСДО базировалась на платформе EMC Documentum 6.5).
Стоит отметить, что в феврале 2013 г. с разработчиком ЕОСДО – «Крок» - был заключен договор на доработку системы на сумму почти в 60 млн руб. однако – лишь в части повышения скорости принятия управленческих решений.
В мае 2013 г. Евгений Чаркин рассказывал TAdviser, что в СЭД работали уже порядка 30 тыс. пользователей примерно на 70 предприятиях «Росатома», а общий охват должен был затронуть 150 предприятий госкорпорации.
2012: Внедрение СЭД на 25 предприятиях РосатомаВ марте 2012 г. сообщалось о внедрении компанией «Крок» единой отраслевой системы электронного документооборота (ЕОСДО) на 25 предприятиях Росатома. В 2012 году эта система должна была заработать еще на 60 предприятиях госкорпорации.
Система разработана на основе собственного программного продукта КРОК на базе EMC Documentum. Эта платформа используется для хранения и версионирования электронных образов документов, организации поиска по тексту документов, ограничения доступа к ним, а также для создания регламентированных маршрутов прохождения документов.
ЕОСДО решает целый ряд практических задач. Это сокращение времени на принятие управленческих решений, увеличение производительности труда за счет ускоренной обработки и согласования документов, повышение исполнительской дисциплины и, конечно, экономия за счет перехода на безбумажный документооборот.
Если в 2011 году ЕОСДО запускали в основном в головных организациях – ОАО «Концерн Росэнергоатом », ОАО «Атомэнергопроект », ОАО «ТВЭЛ, ОАО », ОАО « НИАЭП », то в 2012 запуск системы осуществлялся преимущественно в их дочерних компаниях. Планировалось, что по итогам проекта в системе будет работать 150 предприятий отрасли, а количество пользователей ЕОСДО достигнет 50 тыс. человек.
По состоянию на весну 2012 г. в системе ЕОСДО работало более 10 тыс. сотрудников. За счет повышения продуктивности экономический эффект на каждого из них составлял 144 тыс. рублей в год. По центральному офису за 2011 год благодаря системе удалось сэкономить 172 млн. рублей.
В ЕОСДО были автоматизированы управление организационно-распорядительной документацией и договорная работа, создан электронный архив. Постепенно формировалось единое информационное пространство.
«Одна из основных целей создания ЕОСДО – формирование надежного электронного архива. Еще год назад для получения информации по находящимся в работе документам у работников порой уходило несколько дней. ЕОСДО позволяет сотруднику самостоятельно и оперативно получить всю информацию по «истории» документа», – говорил начальник управления документационного обеспечения госкорпорации «Росатом» Михаил Вождаев .
«Все организационно-распорядительные документы госкорпорации теперь обращаются в системе, проходят этапы рассмотрения, согласования, учета и так далее. Важно также, что благодаря принципу сквозного контроля, заложенному в ЕОСДО, руководящий состав Росатома получил возможность контролировать исполнение своих поручений на любой стадии и ступени организационной иерархии», - отмечал директор департамента информационных технологий госкорпорации «Росатом» Владимир Пасынков .
Росатом проводил масштабную трансформацию корпоративной ИТ-платформы на основе решений SAP. EMC Documentum. Oracle Primavera и других с 2009 года.
В 2010 году госкорпорация начала реализацию масштабного проекта по автоматизации процессов документооборота.
Примечания
Это незавершённая статья.
Вы можете помочь проекту, дополнив и улучшив ее. Попробуйте. Просто нажмите на ссылку "Править" вверху статьи.
Slideshare uses cookies to improve functionality and performance, and to provide you with relevant advertising. If you continue browsing the site, you agree to the use of cookies on this website. See our User Agreement and Privacy Policy.
Slideshare uses cookies to improve functionality and performance, and to provide you with relevant advertising. If you continue browsing the site, you agree to the use of cookies on this website. See our Privacy Policy and User Agreement for details.
Explore all your favorite topics in the SlideShare app Get the SlideShare app to Save for Later — even offline
Continue to the mobile site »
Double tap to zoom out
Росатом - Единая отраслевая система электронного документооборотаShare this SlideShare
LinkedIn Corporation © 2016
В рамках конкурса «Инновационные решения в документационном обеспечении управления» возникла идея рассказать о некоторых решениях, которые позволили повысить эффективность согласования проектов документов в Госкорпорации «Росатом» и о которых пока нигде не говорилось. Вот лишь некоторые из них: определение срока согласования в зависимости от объема проекта документа; как использовать протокол разногласий; «очередь согласования» в действии. Кроме того, опубликованы некоторые формулировки требований, которые полезно включить в документ организации, регламентирующий согласование.
Б ольшинство проектов организационно-распорядительных документов должно быть согласовано. Под согласованием (или визированием) проекта документа понимается анализ руководителями (работниками) проекта документа с целью получения экспертного мнения и оценки целесообразности издания документа предложенного содержания, заявленных сроков исполнения решения и соответствия текста проекта документа 1 действующему законодательству и локальным нормативным актам организации.
Согласование начинается с передачи проекта документа согласующему или нескольким согласующим лицам 2. Согласующий анализирует проект документа и затем оформляет визу. которая выражает согласие или несогласие с содержанием проекта документа.
При наличии замечаний согласующий прилагает их к проекту документа. В свою очередь исполнитель 3. как правило, должен создать новую версию проекта документа, устранив замечания, и передать проект документа на повторное согласование.
В случае отсутствия замечаний у согласующих проект документа передается на подписание.
В настоящее время согласование проектов документов может осуществляться двумя способами:
Признано, что традиционный способ согласования длителен, трудоемок, неэффективен, а также имеет ряд других недостатков. Приведем сравнение традиционного и электронного способов согласования по нескольким параметрам (см. Таблицу на следующей странице).
Отметим, что в Госкорпорации «Росатом» для организационно-распорядительных документов, а также для некоторых других видов документов автоматизирован весь их жизненный цикл. Работа с документами осуществляется с использованием единой отраслевой системы электронного документооборота (далее – ЕОСДО), в ней же мы осуществляем согласование проектов документов в электронном виде.
Маршрут согласования по рецепту Росатома 4Известно, что при согласовании может использоваться один из следующих вариантов маршрута движения проекта документа:
Сравнение традиционного и электронного способов согласования проектов документов
Согласование проекта документа в Госкорпорации «Росатом» на специальной закладке карточки документа в ЕОСДО
Как было отмечено выше, при традиционном способе согласования, когда в состав визы согласования входит собственноручная подпись, как правило, используется только последовательный маршрут. А так как традиционный способ согласования намного «старше» электронного, то в большинстве методических документов и учебных пособий, посвященных делопроизводству, подробно не рассматривается использование параллельно-последовательного маршрута.
При электронном способе согласования возможно использование любого из перечисленных маршрутов, однако параллельно-последовательный маршрут согласования часто является наиболее оптимальным. Например, параллельно-последовательный маршрут позволяет сначала осуществить согласование с руководителем подразделения, в котором создан проект, а после этого направить проект документа одновременно на согласование руководителям других подразделений.
В Госкорпорации «Росатом» при проектировании и разработке ЕОСДО возможность использования параллельно-последовательного маршрута согласования была тщательно проанализирована. В результате в ЕОСДО был реализован функционал, который существует не во всех СЭД и который позволяет эффективно организовать процесс согласования. Перечислим некоторые возможности ЕОСДО, связанные с созданием маршрута согласования:
Два типа очереди согласования, которые чаще всего используются при согласовании проектов организационно-распорядительных документов
Очередь «Согласование» – согласующие, указанные в очереди данного типа, обладают правами, необходимыми для согласования проекта документа: просмотр карточки документа и файлов, содержащих проект документа и приложений к нему (включая все версии проекта документа), ввод в карточку документа визы согласования и при необходимости – замечаний к проекту документа, направление проекта документа для анализа работникам, находящимся в непосредственном подчинении, и т.д.
В маршруте согласования проекта документа может быть одна или несколько очередей, имеющих тип «Согласование».
Очередь «Контроль согласования» – «специальная» очередь, в которой указывается высококвалифицированный работник Управления документационного обеспечения, контролирующий полноту и корректность выбора согласующих лиц, а также сроки согласования проекта документа. В маршруте согласования может быть только одна очередь с типом «Контроль согласования».
Очередь «Контроль согласования» имеет большое значение. Это связано с тем, что состав согласующих проекта организационно-распорядительного документа зависит от тематики проекта и вида документа. Поэтому в ЕОСДО или иной СЭД нельзя настроить «универсальный» маршрут согласования, и исполнитель должен формировать или дополнять состав согласующих для создаваемого проекта. А так как исполнитель заинтересован получить минимум замечаний и быстрее передать документ на подписание, в функции службы ДОУ должен входить контроль полноты и корректности составления маршрута согласования проектов организационно-распорядительных документов. Очередь «Контроль согласования» позволяет это сделать: работник, указанный в данной очереди, обладает в ЕОСДО дополнительными правами 5. позволяющими вносить изменения в маршрут согласования проекта документа.
Отметим, что в локальном нормативном акте Госкорпорации «Ростом» определено, при согласовании каких проектов организационно-распорядительных документов очередь «Контроль согласования» должна включаться в маршрут согласования. А в настройках ЕОСДО для ряда проектов организационно-распорядительных документов очередь «Контроль согласования» добавлена по умолчанию, и исполнитель при создании проекта не может удалить ее.
В заключении раздела статьи отметим, что большинство СЭД поддерживают параллельно-последовательный маршрут согласования, но при этом не во всех из них наглядно отображаются очереди согласования и отсутствует возможность по использованию разных типов очередей.
Определение срока согласования в зависимости от объема проекта документаНесмотря на все преимущества электронного способа согласования, максимальный эффект от него можно получить только в случае правильного определения и регламентирования срока, в течение которого согласующий должен проанализировать проект документа и поставить свою визу согласования. Так, если срок, отведенный на согласование, будет завышен, то это увеличит длительность согласования. Если он будет слишком мал, то это приведет к некачественному анализу проекта документа или к игнорированию согласующими установленного срока согласования. А так как объем документов одного вида может сильно различаться 6. то устанавливать единый срок согласования проектов организационно-распорядительных документов или отдельных видов организационно-распорядительных документов не оптимально.
Для повышения эффективности процесса согласования проектов документов Управление документационного обеспечения Госкорпорации «Росатом» предложило определять сроки согласования проектов организационно-распорядительных документов в зависимости от их объема. Другими словами, срок, в течение которого согласующий должен проанализировать проект документа и поставить визу, рассчитывается в зависимости от количества страниц проекта документа и его приложений.
Мы установили 3 срока согласования в зависимости от объема проекта организационно-распорядительного документа и всех его приложений:
Начало исчисления срока согласования зависит от вида маршрута согласования:
В локальном нормативном акте организации могут быть приведены исключения из правила определения сроков согласования, связанные, например, с «наполнением» проекта документа. Так, в локальном нормативном акте Госкорпорации «Росатом» установлено, что срок проектов документов, созданных во исполнение поручений Президента РФ, Правительства РФ, других государственных органов, может быть сокращен.
Маршрут движения проекта документа, включая срок согласования, указывается в ЕОСДО при создании проекта. Когда проект документа поступает согласующему, он видит период времени, который отведен ему на согласование. Согласующий может согласовать проект документа раньше установленного срока. После внесения согласующим визы в ЕОСДО (или всеми согласующими, включенными в одну очередь) проект документа автоматически переходит на следующую очередь согласования, а при отсутствии следующей очереди согласования направляется на подписание 8 .
В ЕОСДО, кроме срока согласования, также автоматически фиксируется время ввода визы в систему. На основании этих данных можно построить отчеты, позволяющие контролировать соблюдение сроков согласования.
Отметим, что определение сроков согласования в зависимости от объема проекта документа – это «ноу-хау» нашей корпорации, т.к. подобный подход мы не встречали ни в нормативно-методических документах, ни в учебных пособиях по делопроизводству. Однако в настоящее время во многих СЭД срок согласования проектов документов может задаваться в зависимости от объема проекта. С точки зрения авторов статьи, использование данного решения позволит более эффективно осуществлять согласование, оптимизировав сроки его проведения.
Вы тоже можете использовать в своей СЭД данное решение. Для этого нужно определить и указать в локальном нормативном акте сроки согласования и соответствующие им объемы проектов документов, а также при необходимости произвести донастройки СЭД.
См. статью «Юридические аспекты работы с протоколами разногласий». Из № 11' 2010 вы узнаете об особенностях оформления протокола разногласий к гражданско-правовым договорам; чем он отличается от приложения к договору, допсоглашения, протокола о намерениях, протокола переговоров и от протокола урегулирования разногласий (с которым его чаще всего путают). Опубликованы 6 подробных образцов документов, которые пригодятся вам в договорной работе. В № 12' 2010. Как направить протокол разногласий контрагенту (с подписанным договором или без и др.)? Последствия игнорирования вашей организацией полученного протокола разногласий. Опубликованы образцы нескольких документов с комментариями относительно оптимальных формулировок
Протокол разногласий к проекту документаТеперь поделимся с вами другой нашей идеей, которую мы уже успешно обкатали у себя на практике. Она пригодится при наличии неурегулированных замечаний к проекту документа (например, когда замечание согласующего противоречит мнению исполнителя или замечания двух согласующих невозможно учесть одновременно, и никто из участников процесса согласования не готов менять свою позицию). Что делать тогда?
Одним из вариантов решения данной проблемы является подготовка и подписание протокола разногласий к проекту документа 9. У нас, в Госкорпорации «Росатом», его составляет исполнитель в случае появления неурегулированных замечаний к проекту документа.
Унифицированной формы протокола разногласий не существует: форма протокола разногласий не закреплена в нормативных актах или методических документах, посвященных делопроизводству. Соответственно, организация может разработать удобную ей форму протокола разногласий (образец оформления протокола, который используем мы в Госкорпорации «Росатом», показан в Примере 2).
Протокол разногласий к проекту организационно-распорядительного документа (пример создан специально для статьи и не содержит данных Госкорпорации «Росатом»).
В ЕОСДО сформированный протокол разногласий прикладывается к проекту документа. Протокол разногласий подписывается руководителями, имеющими неурегулированные замечания к проекту документа. Процесс создания и подписания протокола разногласий полностью автоматизирован в ЕОСДО и связан с процессом согласования «основного» проекта документа. На период создания и подписания протокола разногласий согласование «основного» проекта документа приостанавливается, а после подписания протокола разногласий «основной» проект документа вместе с протоколом разногласий автоматически направляется на следующую очередь согласования в соответствии с маршрутом согласования, в случае отсутствия следующей очереди согласования – на подписание.
Что это дает? Во-первых, протокол разногласий помогает при наличии неурегулированных замечаний к проекту документа продолжать согласование и не останавливать процесс подготовки документа. Во-вторых, все последующие согласующие лица могут ознакомиться с различными точками зрения и их аргументацией. В-третьих, все это видит и руководитель, подписывающий документ; именно он принимает решение о том, как должен быть изложен пункт или абзац документа, по которому имеются неурегулированные замечания.
В заключении статьи приведем некоторые формулировки требований, которые связаны с «работой» согласующих и которые можно использовать при разработке локального нормативного акта:
Возможные формулировки требований, которые полезно включить в документ организации, регламентирующий согласование
Согласующий анализирует направленный ему проект документа в полном объеме и принимает решение о результате согласования в пределах своего направления деятельности и функциональных обязанностей в течение срока, установленного в маршруте согласования.
Согласующий имеет право запросить экспертную оценку проекта документа у любого работника организации, находящегося в его подчинении, в срок, не превышающий установленного в маршруте срока согласования проекта документа.
По результатам анализа проекта документа согласующий принимает одно из следующих решений:
Результат внутреннего согласования оформляется визой согласования в системе электронного документооборота (СЭД).
В случае отклонения проекта документа согласующий обязан указать причину отклонения и точно сформулированные замечания в карточке документа в СЭД.
При формировании замечаний к проекту документа согласующий должен придерживаться следующих формулировок:
Допускается формулировать замечания к проекту документа в целом при отсутствии целесообразности издания документа предложенного содержания, необходимости изменения наименования вида документа или его структуры, а также в иных случаях, когда замечание нельзя связать с конкретным разделом или пунктом проекта документа.
При согласовании очередной версии проекта документа (повторном согласовании) согласующий может сформулировать замечания исключительно к измененному тексту проекта документа.
В случае отклонения проекта документа с замечаниями, сформулированными не в соответствии с вышеизложенными требованиями, решение об отклонении проекта документа может быть отозвано по согласованию с руководителем службы документационного обеспечения управления в срок, не превышающий одного рабочего дня с момента проставления визы. При этом проект документа повторно направляется на согласование работнику, чья виза была отозвана».
Итак, в данной статье мы рассмотрели несколько новых решений, используемых в Госкорпорации «Росатом» и связанных с согласованием проектов организационно-распорядительных документов. Надеемся, что они пригодятся и вам.
СноскиВ рамках данной статьи предлагаем остановиться только на внутреннем согласовании. Вернуться назад
Согласующий – работник (руководитель), осуществляющий согласование проекта документа. Вернуться назад
Исполнителем в статье будем называть работника, осуществляющего подготовку и оформление проекта документа, а также его доработку по замечаниям согласующих лиц. Вернуться назад
Статья написана в августе 2012 года, и данный раздел статьи описывает маршрут согласования, действовавший на тот момент. Но работа над этим аспектом согласования в Госкорпорации «Росатом» продолжается, в т.ч. оптимизируются требования к составу очередей согласования для проектов организационно-распорядительных документов и составу согласующих, включаемых в очереди. Вернуться назад
По сравнению с согласующими, указанными в очереди с типом «Согласование». Вернуться назад
Например, один проект приказа может не иметь приложений и быть оформлен всего на одном листе, а другой проект приказа может содержать приложения более чем на 50 листах. Вернуться назад
О том, что такое очередь согласования, рассказано в предыдущем разделе статьи. Вернуться назад
При наличии замечаний проект документа поступает на доработку исполнителю. Вернуться назад
Примечание редакции: такие виды документов, как протокол разногласий и протокол урегулирования разногласий, широко используются в договорной работе при согласовании сторонами условий заключаемого договора, когда сразу не получается договориться о формулировках, которые бы устроили все стороны. Использование данного способа фиксации разногласий и аргументов сторон при согласовании проекта организационно-распорядительного документа мы встречаем впервые в практике работы Госкорпорации «Росатом». Вернуться назад
