Бланк письма - это

бланк письма это: Смотреть что такое "бланк письма" в других словарях:

БЛАНК ПИСЬМА — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. На бланке письма… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ПРОДОЛЬНЫЙ БЛАНК ПИСЬМА — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк письма с центрированным расположением реквизитов «Наименование организации», «Наименование вида… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

УГЛОВОЙ БЛАНК ПИСЬМА — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк письма с расположением в верхнем левом углу реквизитов «Наименование организации» (08),… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Бланк — У этого термина существуют и другие значения, см. Бланк (значения) … Википедия

Бланк строгой отчетности — (далее БСО) документ, выдаваемый вместо чека ККМ при расчетах с населением за оказанные услуги. БСО, в частности, являются: железнодорожные и авиабилеты и иные проездные документы туристические путевки театральные билеты и т. д. БСО может… … Бухгалтерская энциклопедия

бланк — а; м. [от франц. blanc белый, чистый] Лист бумаги с частично напечатанным стандартным текстом, графами и т.п. для единообразного оформления документов, почтовых отправлений и т.п. Взять, заполнить б. Фирменный б. Телеграфный б. Б. для служебного… … Энциклопедический словарь

бланк — I. БЛАНК I blanc d argent. Бланк, Францусская монета, в которой на Россииския деньги пять полушек. 1755. ЛВ 1 1 265. Лекс. Энц. лекс. 1836. II. БЛАНК II а, м. blanc, > нем. Blanck. 1. Незаполненный лист вексельной бумаги; бланкет. Утверждать… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

бланк — а; м. (от франц. blanc белый, чистый) см. тж. бланковый Лист бумаги с частично напечатанным стандартным текстом, графами и т.п. для единообразного оформления документов, почтовых отправлений и т.п. Взять, заполнить бланк. Фирменный бланк.… … Словарь многих выражений

БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА (КРОМЕ ПИСЬМА) — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

бланк — а, м. Лист бумаги с печатным заголовком, предназначенный для составления документа, официального письма и т. п. [От франц. blanc белый] … Малый академический словарь

КЛАССИФИКАЦИЯ БЛАНКОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», проводится по следующим признакам: 1) расположению реквизитов; 2) по автору документа; 3) виду документа. В… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Книги

• Народы Российской империи на почтовых открытках. Конец XIX - начало XX века. Шангина Изабелла Иосифовна. На открытках печатались репродукции с картин знаменитых художников, виды городов, архитектурные памятники, пейзажи, портреты знаменитых артистов, композиторов, писателей, художников,… Подробнее Купить за 1547 руб
• Документоведение. Куняев Н. Н. Уралов Д. Н. Фабричнов А. Г. Излагается современное состояние учебной дисциплины «Документоведение». Раскрываются значение и место документоведения и документа в научной картине мира. Освещаются проблемы систематизации и… Подробнее Купить за 350 руб
• Подарочный набор "Классическое письмо от Деда Мороза" (для девочки). В состав Классического письма от Деда Мороза входит: 1. Красочный фирменный бланк канцелярии Деда Мороза с поздравительным текстом. Размер бланка – А4. Обратите внимание, что текст письма… Подробнее Купить за 197 руб

Другие книги по запросу «бланк письма» >>

4 Правила оформления деловой переписки

4.5. Правила оформления деловой переписки

4.5.1.Виды деловой переписки

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями .

Основной признак, по которому переписку выделяются в особую группу докумен-тов, - пересылка их по почте, с использованием телеграфа, радио, аппаратов факсимиль-ной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

К переписке прибегают для реализации информационных связей между органи-зациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Обмен информацией в процессе делового сотрудничества осуществляется в различных формах в зависимости от используемых средств связи. Использование этих средств регулируется Федеральным законом от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», в котором устанавливаются правовые основы деятельности в области связи на территории Российской Федерации и на находящихся под юрисдикцией Российской Федерации территориях, определяются полномочия органов государственной власти в области связи, а также права и обязанности лиц, участвующих в указанной деятельности или пользующихся услугами связи.

В качестве объектов средств связи, содержащих деловую информацию, обычно используются:

письменная корреспонденция (письма);

сообщения электронной почты.

4.5.2. Современное деловое письмо

4.5.2.1. Деловое письмо в условиях унификации

Деловое письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выяс-няются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модем-ной связи и т.п. - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Одна-ко диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное коли-чество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работ-ников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затруд-няет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы - вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютери-зация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в слу-жебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д. практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу - коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

4.5.2.2. Требования к оформлению бланка делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стан-дарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Культура оформления официальной переписки начинается с бланка для письма организации. Бланк письма - это визитная карточка организации, которая при правиль-ном оформлении позволяет получить достаточно полную информацию об адресанте, его правовой основе, месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информа-ции, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальней-шее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении доку-мента в сторонние организации.

Современный бланк должен соответствовать правилам, установленными ГОСТами, и принципам технической эстетики. При проектировании бланков используются:

ГОСТ 9327-60 на формат бумаги;

ГОСТ 6861-73 на ее качество;

ГОСТ 8274-78 на шаг письма, т. е. размер букв и пробелов между ними.

Бумага, применяемая для изготовления бланков письма, должна быть белого, кре-мового или желтого цвета. Применение других цветов нецелесообразно, так как темные цвета затрудняют прочтение документа. Однако следует помнить, что документы посто-янного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов, желательно белого цвета.

Классификация бланков писем возможна по следующим признакам:

по автору документа;

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков писем:

ул. Орджоникидзе, д.11, Москва, 115419

ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл. 301264.

Обязательным реквизитом письма является дата . которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания . Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль . Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).

Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например N 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем . Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией. При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется.

Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

На N ________ от _______

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На N 4520/144 от 17.05.2000».

Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Кемеровское ОАО «Гранит»

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.

экономики и управления

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены . Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую сте-пень), его следует указывать перед фамилией:

акад. А.Г. Иванову

проф. Н.Г. Кирсанову

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотно-шений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «госпо-дину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контрактуN33-02/567

О покупке кирпичного завода

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

По делу гр. Круглова А.А.

Текст - основной реквизит делового письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на ______ л. в _______ экз.

В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2000» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор школыПодписьН.К. Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действитель-ность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи распола-гают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор институтаПодписьА.Н. Марченко

Главный бухгалтерПодписьЮ.П. Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар

ПодписьИ.В. ПетровПодписьГ.А. Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать под-линные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсут-ствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не име-ет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

Бланк письма может при необходимости реквизит30 - идентификатор электрон-ной копии документа.

4.5.2.3. Требования к тексту делового письма

Деловая переписка - это процесс коммуникации, поэтому при ее ведении должно учитываться следующее:

При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он сос-тавляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста.

Он должен четко прояснить для себя:

- что адресату известно о предмете письма и на что он может опереться как на исходную точку;

- какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо

Композиция текста делового письма

Композиция письма - это последовательность логически связанных в соответствии с темой смысловых частей.

Деловое письмо может состоять только из одной смысловой части, когда оно составлено в ситуации, не требующей обоснования или разъяснения, когда и автору и адресату без каких-либо пояснений понятно, с какой целью направлено письмо, например:

Просим Вас выслать каталог производимого вашим предприятием оборудования, а также предоставить информацию об условиях его поставки.

Направляем Вам проект Типового положения о Государственном центре по тестированию оборудования для перерабат-ывающих отраслей, аграрно-промышленного комплекса и просим дать заключение до 20 ноября 2003 г.

большинстве случаев деловые письма включают в себя две и более смысловых части. Так, гарантийное письмо состоит из двух частей - формулировки просьбы и выражения гарантии. Сопроводительное письмо может состоять как из одной части (сообщение о направлении каких-либо материалов), так и из двух частей (сообщение о высылке материалов и просьбы рассмотреть их и дать ответ до определенного срока), например:

1-я часть - сообщение о высылке документа

2-я часть - изложение просьбы

Сообщаем, что в настоящее время ваш заказ не может быть выполнен вследствие непредвиденной задержки поставок нашими зарубежными партнерами.

Поставка заказанного Вами оборудования может быть осуществлена не ранее середины марта 2006 г.

е менее чем из двух композиционных частей состоят письма-отказы: собственно отказа и, независимо от ситуации, послужившей темой письма, его обоснования. Наряду с этим, желательно сообщить корреспонденту о том, кем или каким образом может разрешена возникшая в связи с отказом ситуация, например:

1-я часть - собственно отказ с объяснениемпричины

2-я часть -Предложение о возможности

Письма, состоящие более чем из двух смысловых частей, составляются в тех случаях, когда необходимо детально описать сложившуюся ситуацию, дать ее анализ, различные подходы к решению возникших проблем, обосновать свои выводы, просьбы, предложения, мнения.

Изложение текста письма может осуществляться одним из следующих способов:

При хронологическом способе содержание излагается в соответствии с последова-тельностью происходящих событий, то есть сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) направления письма, после этого приводятся аргументы и в заключение следуют выводы.

Примером изложения содержания в хронологическом порядке может быть следующее письмо:

Всентябре месяце текущего года вследствие сбоев в работе следящей системы происходили нарушения ритмичности работы сборочного конвейера.

В связи с этим потери от сверхнормативных простоев оборудования составили 18000 руб.

В целях устранения указанных дефектов просим провести ремонт датчиков следящей системы, их калибровку и обеспечить систематическую проверку их работоспособности.

При фактологическом (систематическом) способе изложения все основные факты или положения кратко излагаются в начале письма (как правило, в одном абзаце), а далее - все подробности, конкретная, дополняющая и уточняющая информация. Примером использования систематического способа изложения содержания может быть следующее письмо:

Предлагаем Вам туристические путевки в Санкт-Петербург. Девятидневная поездка включает в качестве культурной программы семь интересных экскурсий:

1. Дворцы Санкт-Петербурга;

2. Музеи Санкт-Петербурга (Эрмитаж, Русский музей)

3. Храмы города на Неве;

В стоимость путевки входит: проезд в поезде в оба конца, проживание в гостинице со всеми удобствами, двухразовое питание (завтрак и обед), экскурсионное обслуживание, услуги гида.

Стоимость путевки - 5 тыс. 500 руб. Для группы свыше 8 чел. предоставляется скидка 2%.

За дополнительной информацией Вы можете обратиться по тел. 902-17-14.

деловых письмах, связанных с основной (производственной) деятельностью организации, когда описываются управленческие ситуации или обосновывается необходи-мость осуществлять какие-либо действия, следует использовать хронологический способ.

В целом текст письма может состоять из следующих частей:

Основное содержание текста (изложение, описание ситуации).

Заключительные этикетные формулы.

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную то-нальность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений.

Назначение обращения - установить уровень контакта с адресатом, привлечь его внимание, обеспечить заинтересованность в теме письма. Составитель обращения должен принять во внимание следующие факторы:

служебное положение адресата в соотношении с собственным;

степень знакомства, характер отношений;

официальность/неофициальность ситуации общения;

этикетные нормы, действующие в данном коллективе.

Строго официальный характер носит обращение по должности:

Уважаемый господин Президент!

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин министр!

Уважаемый господин депутат!

Такие обращения используются в письмах, адресованных руководителям органов власти и управления, лицам, занимающим высокое должностное положение и др.

Официальный характер носит и форма обращения по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества или инициалов) широко используется в деловой переписке, оно является вполне официальным и уместно в большинстве ситуаций, возникающих в деловом общении:

Уважаемый господин Попов!

Уважаемая госпожа Дежнева!

Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству или только по имени:

Уважаемый Владимир Петрович!

Уважаемая Елена Павловна

Обращение по имени и отчеству уместно в письмах-приглашениях, письмах-позд-равлениях, а также в тех случаях, когда автор письма и адресат знакомы, имеют тесные деловые контакты, а также в случаях, когда организации, ведущие переписку, входят в одну систему или подчиняются одна другой.

Обращение по имени широко используется в сообщениях электронной почты при общении между работниками, имеющими постоянные деловые связи.

При обращении к особо важным персонам (VIP-персонам) следует использовать обращения:

Глубокоуважаемый господин председатель

Глубокоуважаемый господин Михайлов!

Глубокоуважаемый Андрей Васильевич!

При обращении к группе работников или всему коллективу организации используются обращения:

При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение:

При печатании обращение выравнивается по центру:

Уважаемый Владимир Петрович!

В России обращение не является обязательным элементом письма. Обращение целесообразно использовать в случае, если письмо адресуется конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного в письме вопроса.

Обращение может отсутствовать в служебных письмах, касающихся тривиальных ситуаций и не нуждающихся в рассмотрении лично руководителем, в письмах типового содержания, рассылаемых широкому кругу организаций, в сопроводительных письмах, если в них непосредственно не содержится просьбы, требующей серьезного рассмотрения непосредственно руководителем.

Не следует в деловой переписке использовать обращение «Дорогой. » или «Дорогие …!», эти обращения приемлемы лишь в личной, приватной переписке.

Во вступлении формулируется цель письма или объясняется причина его написания с тем, чтобы установить связь между тем, что уже известно адресату, и тем, что автор намерен ему сообщить.

В соответствии с этим во вступлении может содержаться:

ссылка на документ, связанный с темой письма (нормативный, организационный, распорядительный, договорный и др.), где документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок. Например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения. »

писание факта, события, сложившейся ситуации. Например:

В связи с неоднократными ошибками в финансовой отчетности комиссией осуществлена проверкафинансово-хозяйственной деятельности филиала предприятия в г. Ярославле.

Вашим предприятием в мае текущего года были проведены регламентные работы на 8-м участке кабельной сети.

Банком «Финансрегард» при участии крупнейших зарубежных банков разработан план мероприятий по распространению в крупных городах банковских карточек как средства осуществления безналичных расчетов.

Благодарим Вас за предоставленные нам информационные и справочные материалы по вопросам дорожного строительства в Псковской области.

соответствии с деловым этикетом вступление может начинаться фразами, выра-жающими в зависимости от ситуации благодарность, поздравление, сожаление, соболезно-вание и др.

Сожалеем, что предоставленная Вами проектная документация по застройке промышленной зоны после вывода оттуда предприятий не во всем отвечает конкурсным требованиям.

Поздравляем профессоров и преподавателей университета с 25-летием выпуска первых специалистов по управлению.

Основное содержание текста.

В этой части письма содержится описание ситуации, послужившей поводом для составления письма, высказываются мнения, приводятся доказательства, необходимые для формулировки заключительной части - просьбы, предложения, требования, напоминания и др.

Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным .

Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа.

Текст многоаспектных писем может состоять из разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой пере-писки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.

Заключение является итоговой частью письма и представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п.

Содержательная суть заключения обычно выражается глаголом, по которому определяется разновидность письма:

«напоминаем» - в письмах-напоминаниях (напоминаем о приближении срока исполнения договора …, напоминаем о необходимости срочного завершения работ. и т.д.);

«поздравляем» - в письмах-поздравлениях (поздравляем с назначением на должность …, поздравляем с 50-летием …, поздравляем с избранием … и т.д.);

«предлагаем» - в письмах-предложениях (предлагаем принять участие …, предлагаем выполнить взятые на себя обязательства … и т.д.);

«представляем», «направляем» или «высылаем» - в сопроводительных письмах (представляем на рассмотрение и утверждение …, высылаем для сведения …, направляем на отзыв … и т.д.);

«приглашаем» -в письмах-приглашениях (приглашаем на торжественное заседание, посвященное …, приглашаем принять участие в. и т.д.);

«просим» - в письмах-просьбах и запросах (просим провести переговоры …, просим предоставить информацию …, просим организовать встречу … и т.д.);

«сообщаем» - в информационных письмах (сообщаем, что …, сообщаем выводы комиссии по проверке … т.д.).

Заключение, содержащее отрицательный вывод, формулируется как отказ от сделанного предложения или просьбы: «не располагаем. », «не нуждаемся. », «не считаем целесообразным. », «не можем обеспечить. », «не имеем возможности. » и т.д.

Предупреждение содержит угрозу применения каких-либо санкций в отношении адресата, если им не будут выполнены перечисленные в письме условия.

Предупреждение - обязательный элемент таких писем, в которых речь идет о невыполнении организацией-адресатом взятых на себя обязательств или возложенных на нее функций. Эта часть письма, как правило, начинается языковыми формулами:

«в противном случае. », «в случае невыполнения. », «в случае отказа. » и т.п.

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.

В случае невыполнения Вами договорных обязательств дело будет передано в Арби-тражный суд.

Заключительные этикетные формулы.

Обычно деловое письмо завершается устойчивыми в языковом отношении фразами (формулами вежливости), выражающими надежду на дальнейшее сотрудничество, разви-тие отношений или сожаление в случае ограниченных возможностей адресанта или адресата, например:

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Выражаю свою признательность за оказанное содействие …

Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение.

Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач

Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением.

Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с пропис-ной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредитель-ных или нормативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование долж-ности не указывается.

К заключительным этикетным фразам относится и фраза «С уважением», которая печатается под текстом и отделяется от названия должности запятой, например:

Генеральный директорЛичная подпись О.Н. Крылов

Заключительная фраза «С уважением,» используется только в том случае, если деловое письмо начинается с обращения «Уважаемый . ». Указанные обращение и заключительная фраза составляют так называемую этикетную рамку . Впрочем, не следует подчеркивать обязательность этикетной рамки. В некоторых случаях наличие в письме двойного выражения уважительного отношения (в начале и в конце письма) может вызвать обратную реакцию.

Формулируя заключительные фразы, следует помнить, что этикет подчинен опреде-ленной системе ценностей и социальных приоритетов. В сложившейся у нас системе официальных отношений негативно воспринимаются демонстрация преувеличенного внимания, подобострастия. уничижения, фамильярности и другие подобные отношения, поэтому нежелательно включать в заключительные этикетные фразы разговорные слова и выражения, слова и выражения, имеющие экспрессивную окраску:

К сожалению, мы поздно получили Ваше приглашении

К счастью, наши опасения не подтвердились

Очень рады оказать Вам услугу

С наилучшими пожеланиями

Язык и стиль делового письма

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль. Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официаль-но-деловых отношений.

Особенности делового стиля определяются условиями, в которых реализуется письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

в деловом общении участвуют организации в лице действующих от их имени руководителей и других должностных лиц;

характер и содержание информационных отношений между организациями имеют значительную степень регламентации;

предметом деловой переписки всегда является деятельность организации в той или иной области: управленческой, производственной, экономической, научной, тех-нологической и др.;

в основном ситуации, возникающие в деятельности организации и нужда-ющиеся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к содержащейся в деловых письмах информации. Она должна быть:

официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отно-шений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

адресной . так как управленческий документ всегда предназначен конкрет-ному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;

актуальной . поскольку документ должен содержать именно ту информа-цию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управ-ленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

объективной и достоверной . так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

убедительной, аргументированной . поскольку задача делового общения - побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;

полной и достаточной для приятия управленческого решения, так как недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка - научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.

Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

1)стандартизация изложения. Стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огромное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых кон-струкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандарт-ные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность до-кументов, заметно облегчает их восприятие, что способствует оптимизации документо-оборота в целом.

2) нейтральность изложения. Нейтральный тон изложения - это норма официаль-ного делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном харак-тере изложения. Нейтральность тона изложения исключает возможность употребления в текстах экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лекси-ки и междометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле. Инфор-мация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. По этой причи-не личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной ок-раской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличе-ния или уменьшения, междометия).

Но следует учитывать, что цель большинства деловых писем - заинтересовать адресата, убедить его, склонить к действиям в нужном для автора направлении. Поэтому деловое письмо не должно быть лишено эмоционального контекста, эта эмоциональность, даже экспрессивность должны быть скрытыми, завуалированными. Эмоциональность делового письма должна быть не языковой, а содержательной, она должна скрываться за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения.

3) точность и ясность изложения текста. Текст делового письма должен быть точным и ясным. Точность изложения обеспечивает однозначность его восприятия адресатом, исключает всякого рода двусмысленности, недомолвки, что является важнейшим условием делового общения.

Точность изложения достигается употреблением понятной партнерам по общению терминологии, использованием устойчивых языковых оборотов, исключением не всем понятных образных слов и выражений.

Ясность текста достигается, прежде всего, четкостью его композиции, отсутствием логических ошибок, продуманностью и строгостью формулировок.

4) лаконичность, краткость изложения текста. Лаконичность изложения текста делового письма достигается экономным использованием языковых средств, исключени-ем слов и выражений, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с умень-шением объема текста и, следовательно, к сокращению времени на ознакомление с ним и последующую обработку. В лучшем случае деловое письмо должно занимать одну стра-ницу. В сложных ситуациях, требующих детального рассмотрения, объем письма может составлять одну-две страницы формата А4 и лишь в исключительных случаях - иметь больший объем.

Основными особенностямиязыкового стиля делового письма являю-тся:

1) использование языковых формул. Одна из особенностей письменной деловой речи - широкое употребление языковых формул (канцеляризмов) - устойчивых (шаб-лонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Для мотива-ции того или иного действия применяются следующие выражения:

- Сообщаем, что в период с.по. ;

- Сообщаем, что по состоянию на. ;

- Направляем Вам согласованный. ;

- Просим Вас рассмотреть вопрос о.

- Проверкой установлено, что. ;

- В связи с отсутствием финансовой помощи. ;

- В связи со сложной экономической ситуацией. ;

- В соответствии с Вашим письмом. ;

- В порядке проведения совместной работы. ;

- В соответствии с протоколом. ;

- В подтверждение нашей договоренности. ;

- В целях укрепления ответственности. и т. д.

Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает доста-точной юридической силой:

- Гарантируем возврат кредита в сумме.

- Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты.

- Контроль за выполнением возлагается.

2) использование терминов.Термин (от лат. terminus - предел, граница) - слово или словосочетание, точно и однозначно именующее понятие и его соотношение с другими понятиями в пределах специальной сферы. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию . или терминосистему .

Термины, используемые в деловой переписке, - это, прежде всего, отраслевая тер-минология, отражающая содержание той предметной области, в рамках которой осущест-вляется деловое общение, и, кроме того, термины, характерные для управленческой дея-тельности.

Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однознач-ность восприятия текста, что очень важно в деловом общении.

При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учиты-вать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значе-ний. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения:

в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре;

во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт»,

договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях.

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигаются ис-пользованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.

Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.

При употреблении терминов в деловой переписке необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору, но и адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:

- дать официальное определение термина;

- разъяснить значение термина словами нейтральной лексики;

- заменить термин общепонятным словом или выражением.

3) применение лексических и графических сокращений.

Длинные слова и словосочетания часто неудобны для восприятия, поэтому для компрессии (сжатия) текста вместо полных слов используются сокращения. В литератур-ной речи используется два основных вида сокращенных слов:

- лексические сокращения (аббревиатуры ), которые представляют собой сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов, например: СНГ, Мосгостехнадзор, завхоз, зам. спецназ и д.р.

- графические сокращения. являющиеся применяемыми на письме сокращенными обозначениями слов, например: гр-н, тчк, ж.-д. кв. м. и др.

Лексические сокращения (аббревиатуры) используются в речи как самостоятель-ные слова. Графические сокращения словами не являются и применяются только на пись-ме, а при чтении расшифровываются и читаются полностью.

Различается несколько типов лексических сокращений (аббревиатур):

буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, АКБ, СП, МП, КБ, ООО;

звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ТЭО, ГУМ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, вуз

буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ГИБДД, НИОПИК;

слоговые сокращения (образованы из частей, слогов слов): зампред, Москомзем, Доринвест, Мосстройтранс, техред, главбух, завхоз;

частично-сокращенные слова (образованы из части или частей слов и полного слова) Москомархитектура, Жилкооперация, промотходы, хозрасчет, рембаза;

усечения:зам, зав, спец;

телескопические сокращения (образованы из начала и конца слов, обозначающих понятия): рация(из:ра[диостан]ция),бионика(из: био[логия и электроника),мопед(из: мо[торизованный велоси]пед);

смешанного типа:ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгазНИИпроект.

Различается несколько типов графических сокращений:

точечные. с, стр. - страница, др. - другие, т.п.— тому подобные, см. - смотри, эт. - этаж, ул. - улица;

дефисные. г-н - господин, гр-н - гражданин;

косолинейные. п/о - почтовое отделение, а/я - абонентский ящик;

нулевые, или курсивные(т, кг, см, л; как правило, так обозначаются физические величины);

комбинированные. ж.-д. - железнодорожный, сев.-зап. - северо-западный.

Основными языковыми проблемами, возникающими при составлении текста делового письма являются:

1) сочетаемость слов. Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В русском языке, как и в любом другом, существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка»*. Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

контроль - возлагается на кого-либо; осуществляется

должностной оклад - устанавливается

архив - создают, обрабатывают, сдают (документ) в

вакансию - имеют, замещают

совещание - готовят, открывают, ведут, закрывают, перено­сят, проводят, устраивают.

Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

2) использование иностранных слов. Применение иностранных слов должно быть целесообразным, т.е. вызываться необходимостью. Если вам предстоит сделать выбор между словами-синонимами (словами, близкими по значению), одно из которых - русское, а другое - заимствованное, надо, прежде всего определить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для вашего текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан. Так, слова «удобный» и «комфортабельный» близки по значению, но прилагательное английского происхождения «комфортабельный» более точно передает оттенки смысла - «удобный в бытовом отношении, благоустроенный». Видимо, оно занимает все более прочные позиции в современной русской речи.

Но иногда выбор иностранного слова не объясняется ничем, кроме дани моде. Зачем, например, писать пролонгирован вместо продлен, репрезентовать вместо представить? Единственное обоснование, которое можно найти, звучит так: слова, заимствован­ный характер которых очевиден, нередко имеют стилистический оттенок официальности, который придает документу больший вес («договор пролонгирован» звучит солиднее, чем «договор продлен»). Но эта логика не безупречна. Ведь термины, которые пока не вполне освоены русским языком, с большой долей вероятности могут быть неверно истолкованы. Потому прежде чем поддаться их «стилистическому обаянию», надо удостовериться в том, что их значение вполне понятно и самому пишущему, и адресату.

Работая над составлением документов, можно пользоваться современными словарями иностранных слов.

3) плеоназм (греч. pleonasmos - излишество). Это одна из самых распространен-ных «болезней» официального стиля. Она заключается в том, что в словосочетании оказы-ваются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Вот некоторые примеры расхожих плеонастических сочетаний (выделены лишние слова):

промышленная индустрия (слово «индустрия» само по себе означает «промышленность»);

форсировать строительство ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer - ускорять темп деятельности);

тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. nuance - оттенок, тонкое отличие);

своя автобиография (первая часть слова «автобиография» имеет греческое происхождение: autos - «сам»);

в апреле месяце (апрель не может быть ничем, кроме месяца);

150 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги);

прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix - цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;

маршрут движения (слово «маршрут» означает «направление движения»);

главная суть («суть» - это и есть главное).

Но нет правил без исключений. Некоторые плеонастические словосочетания, не-смотря на противодействие ученых-филологов, вошли в обиход и, более того, приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. В сегодняшней речи стали нормативными сочетания «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.

4) тавтология (греч. tauto - тот же, logos - слово). Это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания («масло масляное»). Эта стилистическая ошибка делает речь неблагозвучной, задерживая внимание, затрудняет понимание текста. Приме-ры типичных для официальной речи тавтологий:

польза от использования чего-либо;

следует учитывать следующие факторы,

данное явление проявляется в указанных условиях;

адресовать в адрес.

Эти словосочетания можно заменить другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «данное явление отмечается в указанных условиях», «направить в адрес».

5) различение паронимов (греч. para - возле, при; onyma - имя). Паронимы - родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова «братом-близнецом» - паронимом - влечет за собой существенные искажения смысла. При работе с документами надо обратить особое внимание на такие паронимы:

оплатить - заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» - косвенного: «заплатить за что-нибудь»;

командированный - командировочный (причастие «коман­дированный» образовано от глагола «командировать»; «ко­мандированный» - «тот, кого командировали», например, командированный сотрудник; прилагательное «командиро­вочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке»: «командировочное удостоверение»).

К числу основных орфографических трудностей, связанных с написанием текстов деловых писем, следует отнести трудности правописания имен собственных. И это вполне естественно: в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Сам лексический пласт собственных имен чрезвычайно подвижен: сдвиги в его составе отражают непрекращающийся процесс развития общественной жиз-ни. Новые социальные институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охваты-вает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами.

имена прилагательные, образованные от имен лиц. Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы (пушкинское стихотворение, морозовское наследство). С прописной пишутся прилагательные, обозначающие индивидуальную принадлежность, образованные от собственных имен лиц, животных, мифологических существ и др. при помощи суффикса —ов (-ев) или -ин (Зевсов гнев, Муркины котята), а также прилагательные на -ский, означающие «имени кого-либо», «памяти кого-либо»: Пушкинские чтения.

географические названия. Все слова названия пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Южная Америка, Северный Ледовитый океан, Содружество Независимых Государств.

- имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Белая Церковь. Но в названиях улиц: Чистые пруды, Кузнецкий мост, Красные ворота, Сущевский вал, Каретный ряд - они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое значение.

- иноязычные родовые наименования пишутся с прописной буквы: Рио-Колорадо (рио - река), Сьерра-Невада (сьерра - горная цепь), Йошкар-Ола (ола - гора). Но иноязычные родовые наименования, вошедшие в присущем им значении в русский язык (фиорд, стрит), пишутся со строчной буквы.

- названия титулов, должностей в составе названий пишутся с прописной буквы: острова Королевы Шарлотты, мост Лейтенанта Шмидта.

- в названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже (в неофициальных вариантах названий) отдельные слова - со строчной: Нидерландское королевство, Великое герцогство Люксембург, Соединенное королевство.

- в названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.

названия учреждений, организаций, предприятий. Все слова пишутся с прописной буквы в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций:

Организация Объединенных Наций; Администрация Президента Российской Федерации.

- в большинстве названий первое слово пишется с прописной буквы:

Комиссия по государственным наградам при Президенте Российской Федерации.

- помимо первого слова с прописной может быть написано первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название:

Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея); Центральный Дом журналиста (Дом журналиста).

названия документов, памятников культуры. В составных названиях документов, памятников с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, собор Парижской богоматери, храм Василия Блаженного, Девятая симфония Бетховена.

наименования должностей и званий. С прописной буквы пи­шутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие - со строчной: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации

Один из самых активных способов словообразования в современном русском языке - сокращение слов. Как уже отмечалось, в литературной речи используется два основных вида сокращенных слов: лексические сокращения (собственно аббревиатура) и графичес-кие сокращения.

Позволяя сэкономить место и избегнуть громоздких словосочетаний, такого рода сокращения таят в себе серьезные опасности. Если они не стандартизованы, у адресата документа могут возникнуть трудности с их расшифровкой. Кроме того, скопление боль-шого числа аббревиатур делает текст тяжелым, громоздким, осложняет восприятие. Поэтому пишущий должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.

1) правила аббревиации. Основной принцип:сокращения не должны ослож-нять понимание текста или вести к двойному толкованию.

Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом или другим сокращением. Оно должно быть обратимым - разворачиваться в полное наименование. Сокращение должно соответствовать нормам русского произношения и правописания.

При адресовании писем следует приводить название учреждения, предприятия в том виде, в каком оно дано в его документах. Сокращения должны быть единообразны на всем протяжении документа.

Форма P.S. (от лат. post scriptum - после написанного) в деловой переписке не употребляется.

Желательно отбрасывать максимальное количество букв, но не больше, чем допус-тимо для правильного и однозначного понимания текста: лучше фундам., чем фундамен-тал. НО: лучше социальн., чем соц., поскольку сокращение «соц.» может быть расшифро-вано и как «социальный», и как «социалистический».

Сокращение до одной буквы допускается, только если оно является общеприня-тым.

При употреблении сокращений необходимо помнить, что они не должны оканчи-ваться на гласную: учен. маслян.

Сокращение не может заканчиваться на- й - ; сохраняется следующая согласная: крайн. калийн.

Мягкий знак отбрасывается: сельский - сел.

Удвоенная согласная не сохраняется, остается одна буква: металлический - метал.

В сложных прилагательных, пишущихся через дефис, сокращают каждую часть слова по данным правилам: проф. - тех. В сложных прилагательных, пишущихся слитно, сокращают вторую часть: агролесомелиор. лесохоз.

Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

Сокращения - названия учреждения, предприятия, организации, обозначение марки изделия - пишутся с прописной буквы.

Если в марках изделия буквенные сокращения предшествуют цифрам, то их отделяют дефисом: двигатель АЯЗ-200. НО: в марках материалов буквы и цифры пишутся слитно: алюминиевый сплав АЛ5, сталь Б2.

Слово «год» после дат сокращается до одной буквы г. или до двух - во множественном числе. В 2000 г. В 1990—1999 гг.

Цифровое обозначение учебного и финансового года пишется через косую черту; слово «год» употребляется в единственном числе: В 1998/99 учебном году.

«Рубль» сокращается до руб. (реже р.).

Условные обозначения физических, химических, математи­ческих величин должны точно соответствовать государственным стандартам.*( * См. ГОСТ Р 1.5-92 Государст-венная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содер­жанию стандартов. - П. 4.12. Сокращения).

2) определение грамматического рода аббревиатур

Род буквенных аббревиатур определяется по главному слову исходного словосоче-тания (ВВЦ - существительное мужского рода: в словосочетании «Всероссийский Выста-вочный центр» главное слово - «центр»).

Буквенные аббревиатуры не склоняются!

Род звуковых аббревиатур раньше рекомендовалось устанавливать так же, но сейчас он чаще определяется по аналогии (аббревиатуры, оканчивающиеся на согласный, похожи на слова мужского рода, оканчивающиеся на о - на слова среднего рода: решение ВАК, роно закрыто).

К области морфологии относятся правила изменения и грамматической сочетае-мости слов. Специфические проблемы могут быть связаны и с использованием служебных частей речи (союзов, предлогов и др.).

1) использование предлогов. Русский язык предоставляет говорящему и пишу-щему широкий выбор причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря. На каком основании следует предпочесть один из них? Подсказкой должны стать оттенки значений, которыми обладают эти предлоги:

• ввиду - чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду предстоящего проведения конференции;

• вследствие - чаще о совершившемся факте: прошу предоставить мне отпуск вследствие болезни;

• благодаря - чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: мы справились с задачей благодаря деятельной по­мощи работников министерства.

Предлоги обычно управляют существительным в одном определенном падеже. НЕЛЬЗЯ говорить, например: согласно нижеприведенного перечня, согласно вашего запроса. НАДО: согласно нижеприведенному перечню, согласно вашему запросу (существительное в дательном падеже!).

2) выбор падежа существительного (предложное управление) при синонимич-ных словах.

Идентичный чему-либо - сходный с чем-либо - близкий к чему-либо

Обращать внимание на что-либо - уделять внимание чему-либо

Опираться на что-либо - базироваться на чем-либо

Основываться на чем-либо - обосновывать чем-либо

Отзыв о чем-либо - рецензия на что-либо (аннотация на что-либо, аннотация чего-либо)

Отчитаться в чем-либо - сделать отчет о чем-либо

Превосходство над чем-либо - преимущество перед чем-либо

Препятствовать чему-либо - тормозить что-либо

Различать что-либо и что-либо - отличать что-либо от чего-либо

Уплатить за что-либо - оплатить что-либо

3) склонение сложных составных слов. Развитие языка не останавливается ни на миг. Он гибок и изменчив, поскольку иначе утратил бы роль главного средства человечес-кого общения. Особенно быстро и непосредственно реагирует на все происходящее в жизни людей лексика - словарный состав языка. Любое новое явление в области поли-тики, науки, искусства, быта, моды и другой должно обрести имя. Так возникают новые слова. Некоторые из них вскоре забываются, другие остаются в языке надолго.

Один из путей образования новых слов - сложение. Соединяться могут основы с использованием соединительных гласных, иногда также с участием суффиксов (сельское + хозяйство = сельскохозяйственный), части основ (туристическая + база = турбаза), начальные буквы слов (Всероссийский выставочный центр = ВВЦ). Возможно и сложе-ние целых слов. Это особенно часто происходит, когда существует потребность в состав-ном наименовании нового объекта, соединяющего в себе признаки двух предметов. Так возникли в разное время широко употребительные сегодня слова плащ-палатка, вагон-ресторан, диван-кровать и др.

Употребление таких терминов сопряжено с определенными трудностями. Во-первых, в каждом конкретном случае следует определить, как склоняется состоящее из двух частей слово: надо ли изменять по падежам обе части или только одну. Например, какой вариант предпочесть: сообщить генералу-лейтенанту или сообщить генерал-лейтенанту?

Во-вторых, бывает непросто выбрать форму сказуемого или определения при подлежащем, выраженном составным наименованием. Слова, вошедшие в состав нового термина, могут относиться к разным грамматическим родам. Как правильно: новый плащ-палатка или новая плащ-палатка?

Эти вопросы нельзя отнести к числу окончательно решенных. Речь идет об относи-тельно новых словах. Традиция их употребления только формируется, поэтому возникают неизбежные разночтения.

Столкнувшись с трудностями при использовании сложносоставных наименований, нужно избрать определенную последовательность действий:

1) установить, сколько частей слова склоняется;

2) если склоняются обе части, определить грамматический род по первому слову (платье-костюм - у меня нет платья-костюма - у нее появилось новое платье-костюм);

3) если склоняется только вторая часть, грамматический род определяется по второму слову (кафе-мороженое открыто).

Однако эти рекомендации нельзя назвать исчерпывающими. Далеко не всегда мы в состоянии с уверенностью сказать, обе ли части слова склоняются. Наиболее верный спо-соб ответить на этот вопрос - обратиться к словарю. Правда, толковый словарь русского языка может помочь не во всех случаях. Как уже сказано выше, большая часть этих слов возникла относительно недавно и не успела попасть в словари. Другие отмечены слова­рем, но им не посвящены отдельные статьи, содержащие грамматическую информацию. Так, слово диван-кровать приведено в «Словаре русского языка С.И. Ожегова» (изд. 14) в статье «диван», слово летчик-космонавт - в статье «летчик»; при этом информация о склонении отсутствует. Полезным может оказаться «Словарь трудностей русского языка» Д.Э. Розенталя и М.А. Теленковой. В нем слова, склонение которых вызывает затруднения, приводятся в форме как именительного, так и родительного падежа; при необходимости указывается также грамматический род: «генерал-майор, генерал-майора», «кресло-кровать, кресла-кровати, ср.»* (* Розенталь Д.Э. Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка, изд. 3-е. М. 1984, с. 108, 239).

Но как быть, когда под рукой нет необходимого словаря? Что делать, если слово относится к числу недавних новообразований или является узкоспециальным и потому не зафиксировано общедоступными словарями? В этом случае автор пособия «Практическая стилистика русского языка» Д.Э. Розенталь рекомендует руководствоваться прежде всего смыслом термина. Чтобы решить вопрос о склонении и грамматическом роде, надо уста-новить, какое из двух слов, вошедших в состав наименования, оказывается ведущим: «ведущим. является то слово, которое выражает более широкое понятие или конкретно обозначает предмет, например: Кафе-столовая отремонтирована (столовая - более широкое понятие). Кресло-кровать стояло в углу (мыслится один из видов кресел, вторая часть выступает в роли уточняющей). »* (* Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка, изд. 3-е. - М. 1974, с. 230).

Отмечается также, что чаще всего ведущее слово стоит на первом месте и обе части термина склоняются. Если же, напротив, ведущим является второе слово («Роман-газета» - издание, публикующее романы), то склоняется только вторая часть: Про­читать в «Роман-газете».

Аналогично предлагает решать вопрос о склонении и роде сложносоставных слов К.С. Горбачевич - автор пособия «Нормы современного русского литературного языка». Он различает составные и слитные слова. Сами названия указывают на разницу между типами двойных терминов:

• в составных сложных словах каждый элемент несет самостоятельную информацию, причем вторая часть воспринимается как определение к первой: телефон-автомат (автоматический телефон);

• слитные сложные слова обозначают единое, фактически нерасчленимое понятие; основная смысловая нагрузка падает на вторую часть: дизель-мотор (дизельный мотор)* (* Горбачевич К.С. Нормы современного русского литературного языка, изд. 3-е. - М„ 1989, с. 148).

Особо подчеркивается, что наименования лиц по профессии, должности, чину, званию (премьер-министр, генерал-полковник и др.), а также специальные термины (эхо-импульс, грамм-масса и др.) обычно представляют собой слитные сложные слова.

В соответствии со смыслом определяются грамматические характеристики слов:

• в составных сложных склоняются обе части и грамматический род соответствует первой (в кресле-кровати - ср. р. встреча-банкет состоялась);

• в слитных сложных склоняется только вторая часть и по ней устанавливается род (спросить у шеф-повара, дивизионная штаб-квартира).

Важно помнить о том, что перечисленные правила не имеют абсолютного характера. Они рассчитаны на человека, обладающего языковым чутьем, способного самостоятельно анализировать смысл и определять грамматические свойства слова. Живая речевая практика порой противоречит языковой теории. В непринужденной устной речи проявляется тенденция к склонению только второй части составного наименования (в вагон-ресторане, на диван-кровати и т.п.). Подобные колебания могут с течением времени повлиять на грамматические характеристики слова. Однако в современной официально-деловой речи, которая в це­лом строго нормирована, эти варианты могут не учитываться. Автор и редактор текста документа должны ориентироваться не на речевую стихию, а на литературную языковую норму.

4) склонение числительных. В большинстве случаев количественное числитель-ное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного):

Недостает четырех книг, изложить на двухстах страницах.

В творительном падеже возможны параллельные варианты с числительными, в состав которых входит элемент «сто»:

С двумястами рублями - с двумястами рублей.

Во втором случае числительное управляет существительным.

Слово «тысяча» чаще всего управляет существительным: расходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей.

В составных числительных склоняются все части:

Серия пособий с двумя тысячами четырьмястами семьюдесятью пятью чертежами

Груз весом в тысячу пятьсот тонн

но: в тысяча девятьсот тридцатом году

При подготовке текста, рассчитанного на произнесение в официальной обстановке, надо давать словесную расшифровку цифровых обозначений:

На завод было доставлено до 850 т (восьмисот пятидесяти тонн) металлолома.

Как сделать свой текст понятным и убедительным? Это во многом зависит от ваше-го умения соединять между собой слова, строить словосочетания и предложения. К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последователь-ность изложения материала, а также сочетание полноты и краткости текста. Следует стре-миться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой непростой задачей поможет знание ряда языковых правил, которые были выработаны и зафиксиро-ваны именно для того, чтобы сделать русскую речь более динамичной, ясной и вырази-тельной.

1) действительный, страдательный, безличный оборот. Русский язык предостав-ляет говорящему и пишущему широкие возможности выбора между синонимичными (близкими по смыслу) грамматическими конструкциями. Часто от того, какой вариант предпочтет автор документа, зависит степень понятности и убедительности сообщения.

Чрезвычайно существенно найти нужную форму сказуемого. Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы рассмотрели ваши предложения» и пассивной: «На-ми рассмотрены ваши предложения». Разница состоит в том, что в первом случае подле-жащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо), во втором - объект действия.

Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность. Подчерки-вается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка пишущего еще более последовательно реализуется при использовании безлич-ной конструкции: «Предложения рассматриваются».

Пассивные и безличные обороты давно стали одной из характернейших примет официального стиля. Немало сказано в их адрес и недобрых слов.

Действительно, не стоит злоупотреблять пассивом. Во-первых, чем меньше в текс-те глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в нем разобраться. Во-вторых, пассивные и безличные конструкции как будто снимают ответственность с того, кто подписывает документ. Создается впечатление, что некое лицо или организация избегают открыто говорить о своих решениях и действиях. Все, о чем упоминается в тексте, преподносится как совершившееся само по себе: «Работа проводится. », «Меры принимаются. », «Проблемы решаются. ». «Вам было отказано. », «С 1 января запрещается. ».

Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива и безличных предложений, однако хотелось бы, чтобы они занимали в тексте подобающее им скромное место.

2) расщепление сказуемого(расщепленное сказуемое). Для деловой речи харак-терно употребление расщепленного сказуемого, т.е. замена глагольного сказуемого соче-танием однокоренного существительного с полузнаменательным глаголом.

Снижаются цены - идет снижение цен.

Растет производительность труда - происходит рост производительности труда.

Применяют новые методы - используют применение новых методов.

Иногда использование расщепленного сказуемого обоснованно: именно такая кон-струкция позволяет пишущему подчеркнуть официальный характер действия. Так, «осмо-треть оборудование» может любой, кому это интересно, а «произвести осмотр» - только специалист.

В других случаях использование расщепленного сказуемого придает высказыва-нию книжный характер.

Участвуют - принимают участие.

Помогают - оказывают помощь.

Заботятся - берут на себя заботу.

Осматривают - производят осмотр

Ненавидят - питают ненависть.

Советуют - дают советы.

Но наряду с достоинствами расщепленное сказуемое обладает и недостатками. Как указывает Д.Э. Розенталь, «в некоторых случаях употребление глагольно-именного сочетания вместо глагола в роли сказуемого придает высказыванию канцелярский характер».* (* Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка, изд. 3-е. - М. 1974, с. 202).

Прежде чем остановить свой выбор на расщепленном сказуемом, надо убедиться в том, что это действительно необходимо, т.е. что глагол, взятый сам по себе, не передает того содержания, которое вы намереваетесь донести до адресата.

3) порядок слов. Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным порядком слов. Говорящий и пишущий волен переставлять слова в предложении, и общий смысл при этом не нарушается:

1. Вчера получено письмо.

2. Вчера письмо получено.

3. Письмо получено вчера.

4. Письмо вчера получено.

5. Получено письмо вчера.

6. Получено вчера письмо.

Однако нельзя сказать, что все варианты равноценны. Очевидно, что порядком слов мы подчеркиваем, акцентируем ту или иную часть сообщения. В данном случае ударной оказывается позиция в конце предложения. Так, в 1 и 6 варианте акцент сделан на слове «письмо», во 2 и 4 - на факте его получения, в 3 и 5 - на времени получения.

Кроме того, порядок слов дает нам определенные стилистические возможности. Предложение 1 звучит более официально, нежели 6, хотя между ними и нет смыслового различия.

Эти свойства русского синтаксиса несомненно требуют от человека, работающего с текстом, языкового чутья и особого внимания к построению фразы. Следует помнить, что в письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация. Поэтому обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, поставив ее в конец предложения - в актуализированную позицию.

На вопрос: «Намерены ли вы выполнить свои обязательства и завершить работу к назначенному сроку?» - правильнее всего ответить:

К 1 августа работа будет завершена.

Если же вопрос задан иначе: «В какой срок будет выполнена работа?» - надо предпочесть другой порядок слов:

Работа будет завершена к 1 августа.

4) использование деепричастных оборотов. Часть речи, называющая добавочное действие, называется деепричастием. Деепричастие с зависимыми словами составляет деепричастный оборот. С одной стороны, использовать его очень удобно: он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях, т.е. способствует краткости изло-жения. С другой стороны, с деепричастным оборотом связаны определенные трудности. Дело в том, что употреблять его можно не всегда.

Ошибки в его использовании ведут к двусмысленности и создают комический эффект. Еще в 1884 г. А.П. Чехов в юмористической миниатюре «Жалобная книга» пародировал речь безграмотного пассажира, сделавшего такую запись: «Подъезжая к станции и глядя на природу в окно, у меня слетела шляпа». Почему эта жалоба звучит нелепо? Дело в том, что, читая ее, мы невольно представляем себе, как шляпа, подъезжая к станции, смотрела на природу. Запомните: деепричастный оборот может употреб-ляться только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым, осуществляю-тся одним лицом . Если же дело обстоит иначе, вместо деепричастного оборота надо использовать придаточное предложение. Жалоба чеховского пассажира в отредактирован-ном виде звучала бы так: «Когда я подъезжал к станции и глядел в окно, с меня слетела шляпа».

Есть и еще одно правило, которое необходимо соблюдать: деепричастный оборот можно употреблять только в предложении, где есть подлежащее (т.е. названо действующее лицо). Вы имеете право сказать: «Читая эту книгу, я представляю себе, что знаком с автором». Но недопустимо: «Читая эту книгу, кажется, что был знаком с автором». Второе предложение - безличное: в нем есть сказуемое - «кажется», но отсутствует подлежащее. Деепричастный оборот здесь нельзя использовать и его то­же следует заменить придаточным предложением: «Когда читаешь эту книгу, кажется. ».

Исходя из этих грамматических норм, отредактируем предложения, взятые из официальной документации.

Неправильно. «Проработав два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха».Правильно. «После того как он проработал два месяца, у него возникли осложнения с на­чальником цеха».

Неправильно. «Изучая проблемы транспорта, нами были получены следующие результаты. ».Правильно. «Изучая проблемы транспорта, мы получили следующие результаты. ».

6) нанизывание косвенных падежей.Косвенный падеж – это любой падеж, кроме именительного. Нанизывание падежей - расположение цепочкой, обычно с после-довательным подчинением, нескольких одинаковых падежных форм:

Чаще всего наблюдается подобное скопление форм родительного падежа: «Дом племянника жены кучера брата доктора» (пример А. М. Пешковского).

Возможно также нанизывание форм:

а) творительного падежа: Доклад был встречен слушателями шумными аплодисментами. Вопрос будет рассмотрен назначенной дирекцией комиссией. Дрессировщик был поднят слоном хоботом. Вы недовольны чем-то мною.

б) дательного падежа: Приступили к подготовке к экзаменам. Стремились к выполнению к назначенному сроку.

в) предложного падежа. Рассказал о дискуссии о методах работы. Обсуждался вопрос о соглашении о взаимной помощи.

Длинные цепи существительных в косвенных падежах - одна из ярких и весьма неприятных примет делового стиля. Причиной этого стилистического недостатка обычно бывает стремление пишущего изъясняться как можно более официально. С этой целью автор избегает глаголов, заменяя их отглагольными существительными: «Влетение и разбитие стекол вороною. », «Изгрызение плана оного мышами. ».

Необходимо избегать подобных конструкций: они далеко не всегда смешны, но во всех без исключения случаях затемняют смысл текста. Редактор обязан безжалостно вычеркивать цепочки существительных в косвенных падежах, заменяя тяжеловесные и невразумительные конструкции глаголами, меняя структуру предложения.

Неправильно. «Для выполнения требования повышения качества образования. ».

Правильно. «Чтобы повысить качество образования. ».

Неправильно. «Мы согласились с принятыми нашими коллегами решениями».

Правильно. «Мы согласились с решениями, которые приняли наши коллеги».

7) структура сложного предложения. Предложения, состоящие из двух или нес-кольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу (подле-жащее и сказуемое или один из главных членов), называют сложными. Части могут соеди-няться с помощью союзов или только с помощью интонации. В письменном тексте части сложного предложения обычно разделяются запятой или другими знаками препинания.

Для официального стиля характерно использование большого числа сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, т.е. таких, в которых одна из частей является главной, другая - придаточной (зависимой). В документации невозможно обойтись без подчинительных конструкций с придаточными времени («После того как письмо будет получено, мы примем меры. » и т.п.), условия («Если обязательства не будут выполнены, мы применим штрафные санкции. » и т.п.), цели («Предлагается рассмотреть вопрос на президиуме, для того чтобы выработать общую точку зрения. » и т.п.) и др.

Во многих случаях предпочтительно употреблять именно сложные предложения, а не конструкции с причастными и деепричастными оборотами. Это помогает избежать такой тяжелой болезни канцелярского стиля, как «безглагольность». Как уже отмечено выше, именно недостаток глаголов ведет к «нанизыванию» косвенных падежей («обсуж-дение улучшения проведения мероприятий»), делает речь тяжеловесной, осложняет пони-мание. Нередко замена причастного или деепричастного оборота придаточным предложе-нием дает пишущему возможность вернуть в текст глагол, придать сообщению ясность и динамику.

«В справке анализируются процессы, протекающие в отраслях промышленности, оснащенных современным оборудованием».

«В справке анализируются процессы, которые протекают в отраслях промышленности, оснащенных современным оборудованием».

В первом случае два причастных оборота следуют друг за другом и затрудняют понимание текста. Во втором - сочетание придаточного определительного с союзным словом «которые» и причастного оборота придает предложению необходимое грамма-тическое разнообразие, делает содержание более ясным.

Со сложными предложениями могут быть сопряжены и определенные трудности. Прежде всего этим грамматическим средством, как и любым другим, нельзя злоупотреб-лять. В официальных бумагах неуместны очень длинные предложения, включающие в себя бесконечную цепь придаточных. Оптимальная конструкция для делового стиля - сложное предложение, состоящее из двух частей.

Кроме того, следует помнить, что недопустимо соединение в одном предложении в качестве однородных членов причастных или деепричастных оборотов и придаточных предложений.

Неправильно. «Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и какие меры можно принять для их устранения».

Правильно. «Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и определить, какие меры можно принять для их устранения».

При использовании сложноподчиненных предложений важно следить за тем, что-бы придаточная часть, относящаяся к отдельному слову, сочеталась с ним лексически. Рассмотрим пример:

«Просим вас подтвердить прохождение обследования в вашей медсанчасти студентаN, а также была ли ему выдана справка».

Очевидно, что подтвердить можно лишь какой-либо факт. Любая конструкция с союзом «ли» предполагает не констатацию факта, а постановку вопроса и не может сочетаться с глаголом «подтвердить».

«Просим вас подтвердить прохождение обследования в вашей медсанчасти студентаN, а также указать, была ли ему выда­на справка».

Сегодня работник документной сферы поставлен в выигрышные условия по сравнению со своими коллегами, трудившимися в этой области в предшествующие десятилетия. Современная электронная техника значительно облегчает создание, обработку, хранение, поиск документов. Совершенствуется процесс составления и редактирования текстов. Однако при этом нужно помнить, что даже самая совершенная техника остается лишь средством в руках человека и не может взять на себя все его обязанности. Так, проверка орфографии возможна лишь в определенных пределах: имена собственные, аббревиатуры, сугубо специальная терминология - все это остается на совести автора и редактора текста. Компьютер не гарантирует ни от грамматических, ни от стилистических ошибок. Вот почему профессиональные требования к современному работнику аппарата - это и компьютерная, и языковая грамотность.

Композиция (от лат. compositio) - это построение, организация текста. Наряду с лексической, грамматической, стилистической грамотностью от человека, работающего со словом, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Иногда абсолютно правильный, с точки зрения языка и стиля, документ трудно воспринимается только потому, что в нем царит хаос, нет логики в сочетании частей.

Для примера проанализируем фрагмент из приказа Госкомвуза:

2.1. Представить в месячный срок согласованные с Главным управлением образова-тельно-профессиональных программ и технологий и утвержденные руководством Госкомвуза России перечень полиграфического оборудования для доукомплектования типографий и полиграфических участков вузов-победителей конкурса грантов, сводную смету расходов, предусматривающую организационную работу по завершению первого тура конкурса, приобретение и доставку оборудования.

Не требует доказательств тот факт, что разобраться в содержании приказа непросто. Это связано прежде всего с тем, что в предложении, занимающем несколько строк, только один глагол («представить»), три причастных оборота и огромное число существительных. В то же время специфика жанра приказа такова, что в текст вряд ли могут быть внесены существенные исправления. Что же может предпринять редактор, столкнувшись с такой проблемой? Расставить абзацные отступы. Они выявят структуру документа, подскажут адресату, в каких местах надо сделать паузы при чтении. Сравните:

2.1 Представить в месячный срок согласованные с Главным управлением образовательно-профессиональных программ и технологий и утвержденные руководством Госкомвуза России:

• перечень полиграфического оборудования для доукомплектования типографий и полиграфических участков вузов - победителей конкурса грантов;

• сводную смету расходов, предусматривающую организацион­ную работу по завершению первого тура конкурса, приобретение и доставку оборудования.

При такой композиции достаточно беглого взгляда, чтобы уяснить, что Госкомвуз требует представить в месячный срок два типа документов, каждому из которых дана краткая характеристика.

Данный пример демонстрирует, насколько важен внешний вид официального документа. Нет ничего страшнее «слепого» текста без заголовков, подзаголовков, отступов, пробелов и графических выделений. Эти средства, если использовать их разумно, могут сделать «читаемым», доступным даже самый сложный текст.

Текст должен содержать целесообразное количество информации. Не следует повторять общеизвестное, загромождать документ деталями.

Особенно существенно выделять и подчеркивать главное. Как уже отмечено выше, этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные компьютерные редакторские программы дают большой простор для выразительного оформления текста.

Следует структурировать текст в соответствии с содержанием.

Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.

В сегодняшнем делопроизводстве принят определенный порядок нумерации частей документа: номер каждой части вклю­чает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления: 1.2.1, 2.9.1.

Соблюдение названных лексических, грамматических, композиционных правил требует от работника канцелярской сфе­ры высокого уровня филологической культуры и большой собранности. Но это окупается сторицей; из-под вашей руки выходит грамотный, ясный, по-своему изящный текст; общение. которое обслуживается официальными документами, делается более плодотворным.

Редактирование (другими словами - проверка и исправление текста) - один из важнейших этапов работы над документом. Прежде всего деловая бумага, содержащая ошибки - фактические, стилистические, орфографические или какие-либо другие, осложняет процесс общения, требует даль-нейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникации. Кроме того, неграмотный или просто неакку-ратно оформленный документ снижает авторитет подписавшего его должностного лица или организации-отправителя, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работаю-щих в сфере делопроизводства. Наконец, документ с ошибками способен превратиться в своего рода «бомбу замедленного действия»: рано или поздно содержащиеся в нем неточ-ные и неверные сведения могут быть использованы и нанесут получателю информации существенный вред. Вот почему на работника, ответственного за редактирование документации, ложится большая ответственность.

Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто стилистической (т.е. не затрагивающей содержания), так и смысловой. В первом случае от редактора требуется прежде всего безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором - наряду с этим основательное знание существа вопроса, владение фактическим материалом. Есть, однако, и общие принципы. Обобщенная схема работы редактора выглядит так:

• восприятие - критика - коррективы;

• проверка фактического материала;

• выявление композиционных недочетов;

• выявление стилистических ошибок и погрешностей;

• выявление орфографических и пунктуационных ошибок.

Важно помнить о том, что первый этап редактирования - восприятие текста - имеет чрезвычайно большое значение. Только неопытный сотрудник, прочитав первые несколь-ко строк документа, берется за карандаш и начинает вносить исправления. Прежде чем что-либо изменить, следует ознакомиться с документом в целом. При этом можно делать пометки на полях или выписки (особенно если это текст большого объема). Часть вопро-сов обычно удается снять по ходу чтения. Кроме того, только при целостном восприятии редактор оказывается в состоянии оценить композицию текста, обнаружить противоречия, логические ошибки, несоразмерность частей и т.п.

Удобнее всего, проанализировав текст, начать читать его с начала, постепенно и последовательно устраняя отмеченные недостатки.

После того как вы внимательно прочли документ, оценили его, отметили ошибки и моменты, вызывающие сомнение, вам предстоит решить наиболее сложный и деликатный вопрос, всегда встающий перед редактором. Это вопрос о допустимой степени вмеша-тельства в текст. Своеобразие редакторской работы заключается в том, что исправле-ния вносятся в чужой текст. В конце концов под документом должна появиться подпись другого лица. Следовательно, вы берете на себя дополнительную ответственность: вы имеете право изменить форму, но не содержание; иначе получится, что вы навязываете адресату свои мысли от чужого имени.

Одна из главных «заповедей редактора» может быть сформулирована так: не прибавляй и не убавляй. Каким бы ни было воздействие на текст (замена слов, граммати-ческих конструкций, перестановка частей) - смысл высказывания должен оста­ваться прежним. В случае же, если требуется изменить содержа­ние (допустим, устранить факти-ческую ошибку), это должно быть непременно согласовано с автором.

Далеко не всегда вопрос о допустимых пределах вмешательства в текст решается просто. В первую очередь это относится к проблеме словесных повторов.

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку документов - точность, однозначность высказывания. В связи с этим автору и редактору приходится порой действовать в ущерб красоте стиля, заботясь о ясности смысла. Обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой. Но ситуация не может быть оценена столь определенно, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому нередко приходится делать ис­ключение для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла.

Например, общий отдел высшего учебного заведения инструктирует работников деканатов: После окончания работы ГАК деканаты на основании протоколов ГАК составляют приказ об окончании университета, который представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента окончания работы ГАК.

ГАК - государственная аттестационная комиссия (сокращение может не расшифро-вываться в документе, который имеет хождение внутри учреждения; для работников вуза это общепонятный термин). Наименование нельзя заменить близким по значению слово-сочетанием. Чтобы избежать троекратного по­втора, можно один раз использовать вместо аббревиатуры слово «комиссия». В то же время необходимо отказаться от троекратного повторения слова «окончание». Редактор придает тексту следующий вид: После окон-чания работы ГАК деканаты на основании протоколов комиссии составляют приказ об окончании уни­верситета, который представляется в учебный отдел в пятиднев­ный срок с момента завершения деятельности ГАК.

Рассмотрим также примеры из специальных текстов, связанных с газовой промыш-ленностью.

1. Обратим внимание, что по условиям безопасности необходимо нулевой провод заземлять, т.е. надежно соединять его с землей через специальный заземлитель, напри-мер, металлический лист, закопанный в землю. При отсутствии такого заземления и при соединении одного из линейных проводов с землей второй линейный провод окажется по отношению к земле под двойным напряжением.

2. В целях использования для сварки стыков трубопровода автоматической сварки под флюсом, обеспечивающей высокое качество и более высокую производительность сварочных работ, в институте были разработаны три варианта организации сборочно-сварочных работ на трассе строительства трубопровода.

В первом фрагменте употребляются однокоренные слова «заземлять», «земля», «заземлитель», «заземление». Кроме того, дважды используется словосочетание «линей-ный провод». Несомненно, это делает предложения тяжеловесными, затрудняет восприя-тие. Тем не менее редактору вряд ли удастся полностью из­бежать повторов. Так, термино-логическое словосочетание «линейный провод» нельзя заменить другим, близким по смыслу.

Прежде чем осуществить правку, следует уточнить, кому адресован текст. Если это не отрывок из пособия для школьников, можно уверенно отказаться от объяснения того, что означает глагол «заземлять».

Редактору следует помнить: если приходится сохранить повторы, надо подумать о других путях «облегчения» текста. В ча­стности, можно отказаться от длинных, громозд-ких предложе­ний. Чаще всего сложное предложение нетрудно превратить в несколько простых. После исправлений первый фрагмент при­обретает следующий вид:

Обратим внимание, что по условиям безопасности нулевой про­вод необходимо заземлять. В качестве заземлителя может ис­пользоваться, например, металлический лист, закопанный в землю. В противном случае при соединении одного из линейных проводов с землей второй окажется под двойным напряжением.

Во втором фрагменте повторяются существительное «свар­ка» (2 р.) и используются близкие словосочетания «сварочные работы» и «сборочно-сварочные работы»; дважды употребляет­ся определение «высокий» («высокое качество», «высокая производитель-ность»).

Правка может быть минимальной: термин «сварка» не до­пускает синонимических замен. Надо лишь отказаться от при­лагательного «сварочный», когда речь идет о произ-водительности работ, поскольку оно не вносит в текст новой информации. Допустимо также ограничиться однократным употреблением прилагательного «высокий»: когда речь идет об обеспечении ка­чества, само собой разумеется, что имеется в виду именно высо­кое качество. Определенную динамичность тексту придаст заме­на причастного оборота придаточным определительным. Окон­чательный вариант может быть таким:

В целях использования на стыках трубопровода автоматиче­ской сварки под флюсом, которая обеспечивает качество и более высокую производительность работ, в институте были разрабо­таны три варианта организации сборочно-сварочных работ на трассе строительства трубопровода.

Обобщая сказанное, можно определить наиболее важные принципы редакторской правки:

• сохранение содержания документа неизменным;

• возможность доказать, что вмешательство в текст необходимо;

• целостность и последовательность (все недостатки отме­чаются и исправляются сразу, поскольку одно изменение может повлечь за собой другое);

• четкость и аккуратность.

Последнее кажется очевидным. Тем не менее нередки слу­чаи, когда редактор производит правку от руки, и некоторые слова оказываются «нечитаемыми». В дальней-шем тот, кто на­бирает текст на компьютере, может невольно внести в доку­мент новую ошибку.

Совершенно недопустимо, закончив редакторскую работу, оставлять на полях знаки вопроса или другие пометки.

Редакторские функции считаются выполненными после то­го, как все сомнения разрешены и на полях документа остались только пометки, предназначенные для внесения исправлений.

Различают четыре основных вида редакторской правки:

Правка-вычитка максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунк­туационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.

Современная компьютерная техника освободила работников документной сферы от большой части корректорской нагрузки: текстовые редакторы позволяют проверять правописание и вно­сить исправления непосредственно во время набора текста. Но это не должно быть основанием для совершенной беззаботно­сти. В данном вопросе, как и во многих других, человек не име­ет права полностью полагаться на технику.

Приходится иметь в виду, что компьютерные текстовые ре­дакторы «не знают» многих собственных имен. Фамилии, ини­циалы, географические названия, наименования предприятий и учреждений необходимо выверять с особой тщательностью.

Кроме того, компьютер способен обнаружить далеко не все опечатки. Он «не заме-тит», например, превращения предлога «на» в предлог «за», частицы «не» в «ни»: для него все это оди­наково правильные слова. Автоматическая проверка не даст ре­зультатов, если вы по ошибке набрали «1897» вместо «1997». Только человек, понимающий смысл высказывания, в состоя­нии обнаружить подобные ошибки.

Пренебрежение правкой-вычиткой нередко приводит к курь­езам. Нетрудно предста-вить себе реакцию руководителя, кото­рый получает документ, названный не «Прото-кол № 5», а «Прокол № 5». Если текст, содержащий такого рода опечатку, выйдет за пределы учреждения, от этого, безусловно, пострадает авто­ритет фирмы.

Правка-сокращение производится в двух основных случаях:

• когда необходимо любыми способами сделать документ короче (тогда можно пойти на некоторое уменьшение объема содержания);

• когда в тексте содержится избыточная информация - по­вторы и «общие места».

Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструк­ции. Как отмечено выше, словесные повторы также относятся к числу стилистических недостатков, но избежать их иногда не представ-ляется возможным. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, на­сколько оправдано повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами.

Правка-обработка представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, неразличением паро-нимов, исполь­зованием громоздких синтаксических конструкций и т.д.

Рассмотрим фрагмент приказа, требующего сокращения и обработки.

Кадровым службам дочерних предприятий и дочерних акционер­ных обществ

1.1 С целью дальнейшего развития человеческих ресурсов пред­приятий в соответствии со стоящими перед нами производствен­ными задачами с 01.01.1999 г. начать и в течение текущего года осуществлять внедрение системы непрерывного индивидуального обучения руководителей, специалистов и рабочих отраслевых пред­приятий и организаций.

1.2 Расширить работу по привлечению к творческой деятельно­сти молодежи и принять активное участие в проведении Отраслевой научно-практической конференции молодых ученых и специалистов.

1.3 Привести в соответствие структуру и численность кадро­вых служб предприятий стоящим перед ними задачам по управле­нию и развитию персонала, приняв необходимые меры к последова­тельному улучшению их качественного состава.

1.4В течение 1999—2000 гг. привести материальную базу учебных заведений отрасли в соответствие современным требо­ваниям обучения персонала, основываясь на действующих отрас­левых нормативах.

Прежде всего редактор обнаружит в данном тексте словесный повтор: «дочерних предприятий» и «дочерних акционерных обществ». Нормы русской грамматики позволя-ют не повторять определение при каждом из однородных членов предложения. Достато-чно согласования (совпадения рода, числа и падежа), чтобы определение воспринималось как относящееся ко всем членам предложения, входящим в группу однородных. Написав:

«Кадровым службам дочерних предприятий и акционерных об­ществ», мы ясно укажем на то, что имеются в виду дочерние акционерные общества.

Помимо этого, рассматриваемый документ отличает словес­ная избыточность. Не следует уточнять: «стоящие перед нами производственные задачи» (п. 1.1): подразумева-ется, что в прика­зе говорится о проблемах той сферы, в рамках которой он соз­дан. «Принять необходимые меры» (п. 1.3) - также избыточное словосочетание. Совершенно очевидно, что перечисляются именно те меры, которые необходимы для достижения цели. Лишено смысла и использование причастия «действующие» в п. 1.4. Ни у кого не вызовет сомнений тот факт, что исполните­ли приказа должны руководствоваться действующими, а не от­мененными или еще не принятыми нормативами.

Обработка данного текста включает в себя изменение поряд­ка слов в пп. 1.1 и 1.3, а также исправление ошибок, связанных с выбором падежной формы существительного. Необходимо поменять местами сказуемое «начать» и обстоятельство време­ни «с 01.01.1999 г.». В противном случае названные в предложе­нии сроки связываются в сознании читателя не с началом дей­ствия, а с упоминанием о производственных задачах. В п. 1.3 используется конструкция «привести что-либо в соответствие с чем-либо», требующая определенного порядка слов.

Наконец, в тексте дважды встречается ошибка, вызванная незнанием норм управ-ления (выбора падежа существительного, входящего в словосочетание). В русском языке возможны кон­струкции «соответствие чего-либо чему-либо» (соответствие закона Кон-ституции), «привести что-либо в соответствие с чем-либо» (привести закон в соответ-ствие с Конституцией) и «в со­ответствии с чем-либо» (поступать в соответствии с законом). Следовательно, в анализируемом тексте должны использоваться формы твори-тельного падежа с предлогом «с»: «привести струк­туру и численность кадровых служб в соответствие со стоящими перед нами задачами», «привести материальную базу в соответ­ствие с современными требованиями».

Язык всегда предоставляет говорящему и пишущему множе­ство синонимических возможностей. Одно и то же можно выра­зить различными способами, выбирая слова и грамматические конструкции. Вот почему содержание рассмотренного приказа может быть передано и другими средствами.

Кадровым службам дочерних предприятий и акционерных обществ

1.1 С целью дальнейшего развития человеческих ресурсов пред­приятий в соответствии со стоящими перед отраслью производ­ственными задачами начать с 01.01.1999 г. внедрение системы непрерывного индивидуального обучения руководителей, специали­стов и рабочих.

1.2 Расширить работу по привлечению к творческой деятельно­сти молодежи и принять активное участие в проведении Отраслевой научно-практической конференции молодых ученых и специалистов.

1.3 Привести структуру и численность кадровых служб пред­приятий в соответствие со стоящими перед отраслью задачами по управлению и развитию персонала; принять меры к улучшению их качественного состава.

1.4 В течение 1999-2000 гг. привести материальную базу учеб­ных заведений в соответствие с современными требованиями обу­чения персонала, основываясь на отраслевых нормативах.

Таким образом, документ, выправленный квалифицирован­ным редактором:

• не содержит фактических ошибок и опечаток;

• идеально грамотен с точки зрения орфографии и пунк­туации;

• имеет оптимальный объем;

• строится по законам логики;

• соответствует стилистическим нормам русского литературного языка.

Примеры редакторской правки

Студент из другого высшего учебного заведения (имеющего государ­ственную лицензию), поступившего на общих основаниях (по конкурсу), имеет право на перевод на бесплатную форму обучения. Для этого сту­денту необходимо представить в деканат личное заявление и документ, подтверждающий его обучение в другом вузе (зачётная книжка или ака­демическая справка).

Студент из другого высшего учебного заведения (имеющего государст­венную лицензию), поступивший на общих основаниях (по конкурсу), имеет право на перевод на бесплатную форму обучения. Для этого студенту не­обходимо представить в деканат личное заявление и документ, подтвер­ждающий его обучение в другом вузе (зачётную книжку или академиче­скую справку).

Редакторская правка заключается в уточнении падежных форм существительных. В тексте нарушена грамматическая связь между определяемым словом «студент» и согласо-ванным определением-причастием «поступивший». Оба они должны стоять в форме име-нительного падежа.

Редактор изменил падеж слов, заключенных в скобки и раскры­вающих значение дополнения «документ». Поскольку существительное «документ» имеет форму винитель-ного падежа («представить доку­мент»), то и заключенные в скобки приложения должны использовать­ся в том же падеже.

2. Студент имеет право на обучение по индивидуальному плану. Для этого ему необходимо подать личное заявление в деканат. На заседании Совета факультета рассматривается вопрос о предоставлении студенту индивидуального плана обучения. После положительного решения на осно­вании заявления с визой декана и выпиской из решения Совета факуль­тета составляется приказ, который представляется в учебный отдел в 5-ти дневный срок с момента решения Совета факультета.

Студент имеет право обучаться по индивидуальному плану. Для этого необхо-димо подать личное заявление в деканат. Вопрос о предос­тавлении права на обучение по индивидуальному плану рассматривается на заседании Совета факультета. В случае положительного решения составляется приказ, основанием для которого служит заявление сту­дента с визой декана и выписка из решения Совета факультета. Приказ представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента решенияСовета факультета.

В данном случае редакторская правка направлена прежде всего на уточнение смысла. Совет факультета рассматривает вопрос не о пре­доставлении индивидуального плана обучения, а о том, чтобы разре­шить студенту заниматься по такому плану. Кроме того, желательно разбить первое предложение на две части: каждая содержит самостоя­тельное высказывание. Изменение предлога («в случае» вместо «по­сле») существенно уточняет смысл. Дело в том, что Совет факультета может принять как положительное, так и отрицательное решение. Наконец, неверным было написание слова «пятидневный». Сложные прилагательные, в состав которых входят корни числительных, могут записы-ваться с использованием цифр: 20-метровый, 100-процентный, 5-дневный. Дефис ставится между корнями. Падежные окончания, находящиеся в середине слова, буквами не обозна-чаются. Поскольку прилагательное «пятидневный» содержит однозначное число, оно не относится к числу длинных, трудных для восприятия слов и не требу­ет словесно-цифровой записи.

3. Четыре подобных автомата обслуживают несколько тысяч человек.

Правка зависит от смысла высказывания. Прежде всего следует вы­яснить, о чем идет речь: об обслуживании людей автоматами или авто­матов людьми, - и после этого использовать пассивную конструкцию.

Четыре подобных автомата обслуживаются несколькими тысячами человек. Или: Четырьмя подобными автоматами обслуживаются несколь­ко тысяч человек.

4. Во исполнение приказа намечены меры по его выполнению.

Намечены меры по выполнению приказа.

Редактор избежал использования однокоренных слов. Смысл выска­зывания не изменился.

5. Вторые профессии - смежные профессии, не меняя своего основного вида профессиональной деятельности, необходимы особенно в бригадах.

Вторые, или смежные профессии, которые осваиваются без изменения основного вида деятельности, особенно необходимы в бригадах.

Деепричастный оборот может использоваться не во всех предложе­ниях. Называе-мое им добавочное действие должно соотноситься с ос­новным действием, производимым лицом-подлежащим. В данном слу­чае это условие не выполняется. Поэтому редактор отказывается от деепричастия и употребляет предложную конструкцию с отглагольным существительным. Уточнен также порядок слов.

6. Для этой цели наша фирма использует имеющиеся подсобные по­мещения.

Для этого наша фирма использует подсобные помещения. Или:

С этой целью фирма использует подсобные помещения.

«Для цели» - сочетание слов, противоречащее литературной норме. Предлог «для» сам по себе имеет целевое значение. Слово «имеющие­ся» делает текст избыточным. Кро-ме того, очевидно, что фирма не мо­жет использовать помещения, которых нет.

7. Общему отделу обеспечивать Управление копией всех нормативных документов.

Общему отделу обеспечивать Управление копиями всех нормативных документов.

Поскольку речь идет не об одном документе, а о множестве, слово «копия» должно использоваться в форме множественного числа.

8. В программе обучения учитываются пожелания слушателей, кото­рые присылаются совместно с подтверждением о согласии принять уча­стие в работе курса.

В программе обучения учитываются пожелания слушателей, при­сылаемые вместе с подтверждением согласия принять участие в ра­боте курса.

Если не заменить придаточное определительное причастным оборо­том, возникает комичная двусмысленность: «. слушателей, которые присылаются. ». Предлог «совместно с» желательно использовать, ко­гда речь идет о деятельности, осуществляемой общими усилиями с кем-либо. Если же объединяются не лица, а неодушевленные предме-ты, надо употреблять предлог «вместе с». Грамматическая норма не допускает формули-ровки «подтверждение о чем-либо» - следует говорить: «подтверждение чего-либо».

9. Следует обеспечить повышение личной ответственности планово-финансовых, бухгалтерских и юридических служб, их совместный контроль за использованием бюджетных средств.

Следует обеспечить повышение ответственности планово-финансо­вых, бухгалтерских и юридических служб, их совместный контроль за ис­пользованием бюджетных средств.

«Личной» может быть названа лишь ответственность лица - кон­кретного человека. Службы несут коллективную ответственность.

10. Для молодых специалистов и специалистов, впервые пришедших на работу в данную отрасль, предусматривается специальная 2-х годичная программа, позволяющая адаптировать специалиста к отрасли, определить его профессиональные качества и привить фирменные традиции.

Для выпускников вузов и других специалистов, впервые пришедших на работу в данную отрасль, предусматривается специальная двухгодичная программа, позволяющая адаптировать работника к отрасли, определить его профессиональные качества и привить ему уважение к традициям фирмы.

Редактор избежал повторения слова «специалисты», поскольку словосочетание «молодой специалист» синонимично словосочетанию «выпускник высшего учебного заведения». Во втором случае сущест­вительное «специалист» заменено словом «работник», которое в данном контексте выступает в качестве его синонима. «Двухгодич­ный» - прилагательное, которое нежелательно записывать с исполь­зованием цифр. «Привить традиции» - ненормативное словосочета­ние. Традиции вообще не могут стать свойством одного человека - они существуют в коллективе, в отрасли в целом. Конкрет-ная личность может научиться уважать традиции фирмы. Называть их «фирменными» нежелательно, чтобы не вызывать у читателя ассоциаций с фирменной одеждой и фирмен-ной аппаратурой.

Правила этикета делового письма основаны на следующих нормах делового общения:

проявление вежливости и уважения к деловому партнеру;

соблюдение формальной субординации между работниками, занимающими разное служебное положение;

умение высказывать свое мнение, не обижая партнера й не задевая его самолюбия;

терпимость к иному мнению;

честность в деловых отношениях;

умение корректно вести спор, полемику.

Одно из важнейших правил деловой переписки - не следует медлить с ответом, не заставлять корреспондента ждать. Если ответ не может быть дан в установленный срок, необходимо сообщить причину задержки ответа адресату, принести извинения и указать срок окончательного ответа.

Не следует писать ненужных писем. Каждое письмо, какого бы вопроса оно ни касалось, должно быть предельно информативным, но в то же время лаконичным.

При подготовке ответа необходимо быть внимательным к оформлению реквизита «Адресат»: письмо должно быть адресовано тому, кто подписал поступившее письмо.

Если ответ был ожидаем и важен, в следующем письме к партнеру необходимо выразить благодарность за ответ.

Если в письме имеется обращение с просьбой, которую выполнить нет возмож-ности, необходимо объяснить отказ и предложить что-либо взамен, может быть, пореко-мендовать обратиться в другое учреждение или сюда же, но позже.

Проявлением этикета является употребление вступительных (обращение) и заключительныхформул вежливости.

Но при этом следует исключить ложную вежливость. Такие выражения, как «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить» и подобные им неуместны в деловых письмах.

Необходимо исключить из текста служебного письма местоимения «я» и «он», используя «мы» и «Вы».

«Договором от ___ №___ Ваше предприятиевзяло на себя обязательства по доставке оборудования, поступающим в наш адрес. Однако в марте текущего года вами была задержана очередная партия груза, в результате чего возникла угроза остановки монтажа сборочной линии»

сли требуется напомнить партнеру о необходимости выполнить взятые на себя обязательства, то нужно формулировать напоминание или претензию спокойно и четко, например:

Если необходимо потребовать выполнения обязательств, следует использовать этикетные формулировки, которые позволяют смягчить категоричность высказываний.

Считаем, что в сложившейся ситуации Вы должны безоговорочно принять наши условия.

Считаем, что в сложившейся ситуации Вам было бы целесообразно принять наши условия.

Следует учитывать, что в деловом общении существуют так называемые отрицательные этикетные знаки: не полученный вовремя ответ, задержка с ответом, отказ от ответа и др. Такое отношение воспринимается как нежелание поддерживать деловое сотрудничество, некорректное поведение, неуважение к корреспонденту.

Для русского речевого этикета в равной степени значимы личные заслуги и социальный статус, а признак пола практически не имеет значения. И хотя при личном обращении к женщине используется слово «госпожа», при обозначении должностей, званий профессий и т.п. относящихся к женщине, используется форма мужского рода, как и при обозначении лиц мужского пола.

Ильину Татьяну Петровну назначить на должность заведующего отделом кадров с 23апреля 2006 г. с окладом согласно штатному расписанию.

Главный бухгалтер Осипенко Д. И. провела работу по переходу на новую систему бухгалтерского учета и отчетности.

Этикет делового общения дает возможность поддерживать отношения на достойном уровне в любой управленческой ситуации, как бы неблагоприятно она ни складывалась. Соблюдение норм делового этикета способствует эффективности и комфортности делового общения.

4.5.2.5. Виды деловых писем

Родовым понятием по отношению к различным видам деловых писем является понятие служебного письма.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями и выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой .

Содержательное богатство и разнообразие форм деятельности при ведении бизнеса неизбежно порождает соответствующее многообразие деловых писем. С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции можно разбить на 5 групп.

Первую группу образуют деловые письма, связанные с распространением инфор-мации. Деловая деятельность предполагает распространение информации в связи с paзны-ми причинами: необходимостью передачи официальной информации, необходимостью информирования партнеров по бизнесу и заинтересованных сторон в проведении тех или иных мероприятий или о существенных событиях в сфере их интересов; необходимость информирования партнеров и потенциальных покупателей и потребителей о предоставляе-мых товарах и услугах. Как правило, деловые письма данной группы носят инициа-тивный характер.

Вторую группу образуют деловые письма, связанные с обращениями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам (в том числе и партнерам по бизнесу) в связи с приобретением товаров, оказанием услуг или выполнением тех или иных действий. Эти письма могут носить как инициативный характер, так и являться следствием получения деловых писем, отнесенных к предыдущей группе.

Третью группу образуют деловые письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы.

Четвертая группа деловых писем связана с необходимостью разрешения возни-кающих в процессе делового взаимодействия споров и противоречий и отражают различ-ную степень и глубину претензий.

В пятую группу входят письма, связанные с выражением личного участия по различным поводам. Не отражая собственно деловую деятельность, эти письма способст-вуют поддержанию необходимых контактов, создавая необходимую этическую и психоло-гическую среду ведения бизнеса.

Следует отметить еще два вида деловых писем, не вошедших в перечисленные группы и необразующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендатель-ные письма.

Письма, связанные с распространением информации

Данную группу образуют следующие виды писем:

Информационное письмо(устар. циркулярное письмо) – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организа-циям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться от-дельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информацион-ные письма подписываются руководителем организации.

Информационное письмо оформляется на бланке письма. Обязательнымирекви-зитамиинформационного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Пример оформления информационного письма:

Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприя-тиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в про-водимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.

Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руко-водителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения мо-гут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Письмо-извещение оформляется на бланке письма.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат« оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Обязательнымиреквизитамиписьма-извещения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Пример оформления письма-извещения:

Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т.п.

Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному дол-жностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: «Уважаемый …!».

Пример оформления письма-приглашения:

Письмо-уведомление - служебное письмо, содержащее официальную информа-цию каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и содержанию письму-сообщению, письму-извеще-нию или приглашению.

Пример оформления письма-уведомления

Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющихвзаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящее из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

«Сообщаем Вам, что…»;

«Доводим до Вашего сведения, что…»;

«Считаем необходимым поставить Вас в известность о…».

Письмо-сообщение оформляется на бланке письма. Обязательнымиреквизитамиписьма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Пример оформления письма-сообщения

Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое потенциальному партне-ру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение (оферта).

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информа-цию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информа-цию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

В письме уместна формула вежливости. К тексту письма могут быть приложены доказательные убедительные материалы в виде соглашений, проспектов и т. д. Форма изложения текста примерно следующая:

- Мы рады предложить (рекомендовать) Вам. ;

- Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции..;

- Ставим Вас в известность, что. ;

- Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Письмо-предложение оформляется на бланке письма. Обязательнымиреквизи-тамиписьма-предложения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Пример оформления текста письма-предложения:

Письма-предложения (оферты) имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции с указанием конкретных условий сделки.

Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложения такого типа аналогичны договору о купле-продаже, имеют юридическую силу и подлежат обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.

Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение на определен-ный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение кото-рого продавец считает себя связанным условиями предложения, то оно считается твер-дым . Срок действенности предложения - необходимый реквизит твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношению к продавцу. Если предло-жение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свобод-ным .

Отличительная особенность оферты - исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продук-ции, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Эта особенность и определяет саму структу-ру и стиль письма-оферты.

В заголовке к тексту письма употребляются стандартные выражения:

О предложении на поставку.

О поставке. и т. п.

Важным является и выбор наиболее удачной формы предложения. Наименее эффективным на практике оказывается вариант письменного обращения, начинающийся со слов «Предлагаю (предлагаем). ». Более правильным считается сделать небольшой комплимент адресату - сослаться на его безупречную репутацию, поблагодарить за прояв-ленный интерес к вашему предложению. Поэтому начинать такое письмо следует с использованием формулировок:

Учитывая безупречную репутацию фирмы.

Принимая во внимание многолетнее и взаимовыгодное сотрудничество.

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего запроса и сообщаем.

В ответ на Ваш запрос и в подтверждение нашей договоренности (теле-фонного разговора) мы можем (могли бы) отправить Вам.

Благодарим Вас за внимание и интерес, проявленный Вашим предприятием.

В тексте письма-оферты, как правило, используют следующие формулировки:

Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельнос-ти лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения.

Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках, но и на специаль-ной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

Компания «Дикая Орхидея» от всей души поздравляет Вас
с новогодними праздниками!

Верим, что прошедший год принес Вам много новых достижений

и приятных событий.

Надеемся, что и в Новом 2009 году наше сотрудничество поможет

вместе подняться еще на несколько ступеней вверх.

Счастья Вам, крепкого здоровья и благополучия!

Директор ООО «Черная Орхидея» А.В. Веролайнина

Пример оформления письма-поздравления

Письмо-благодарность– служебное письмо, направляемое организации, долж-ностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письма благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д.

Письмо может быть оформлено на бланке письма или на бланке благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно регистрируется в установленном порядке. Письмо, оформленное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель». Это письмо, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

«Благодарим за оказанную помощь в. »;

«Выражаем Вам свою благодарность за. »;

«Позвольте Вас поблагодарить за…»;

Обязательнымиреквизитамиписьма-благодарости являются: наименование организации, справочные данные об орга-низации, код органи-зации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код при-чины постановки на учет, дата, регистрационный но-мер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись.

:Пример оформления письма-благодарности

Письмо-соболезнование – служебное письмо, направляемое в трагических или печальных жизненных обстоятельствах (смерть, несчастный случай, стихийное бедствие и др.) для выражения участия.

Письмо соболезнование относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение сопереживания и поддержки адресату по поводу того ли иного печального события или утраты.

При написании соболезнования очень важно правильно подобрать искренние слова, действительно способные поддержать адресата в его горе. При этом важно выразить свои чувства и переживания относительно произошедшего.

Соболезнование оформляется в сдержанном корректном стиле на официальном бланке или специальной открытке и заверяется личной подписью отправителя.

Выражаем (выражаю) Вам (вам)…

Мы приносим Вам (вам)…

… от лица общественности…

… от своего имени…

Мы глубоко скорбим о смерти (имя) и выражаем всему вашему кол­лективу свое сочувствие. (Имя) всегда был нашим надежным партнером, и мы всегда будем помнить его добрые дела по отношению к нашей компании в прошлом и понимаем, как его будет не хватать всем, кто его знал.

Примите наши искренние соболезнования.

Пример оформления письма-соболезнования

Письмо-извинение - служебное письмо, автор которого приносит извинения адресату за причиненные неудобства.

Начинать письмо-извинение лучше с выражения сожаления, личной обеспокоен-ности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут / были предпри-няты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем.

План письма может быть такой:

1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации

2. Выражение сожаления.

4. Объяснение действий компании.

5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества.

Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:

Приносим свои извинения за то, что…

Позвольте принести (вам) свои извинения за…

Искренне сожалеем, что…

Примите наши искренние извинения за…

Письмо-извинение должно быть искренним и откровенным. Оно должно содержать только истину. Какие-либо оговорки, увертки, объяснения причин и обстоятельств здесь не уместны. Искреннее признание своей вины лучше всего способствует вашему полному прощению и сохранению между вами в дальнейшем добрых отношений.

Приношу Вам свои извинения за недостоверные сведения о некоторых действиях вашей компании, изложенные в моем выступлении на семинаре в Информационном центре 27.03.2000.

Эта информация попала в текст выступления из-за ошибки моего референта, который уже получил взыскание.

Для исключения возможных негативных последствий произошедшего мною всем участникам семинара направлены письменные сообщения с отказом от той части выступления, в которой содержались недостоверные сведения.

Еще раз прошу извинить меня.

Пример оформления текста письма-извинения:

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Сопроводительное письмо оформляется на бланке письма. Обязательнымирекви-зитамисопроводительного письма являются. наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложений.

Текст сопроводительного письма начинается словами:

«Представляем Вам…» (в вышестоящую организацию);

«Направляем Вам…» (в подведомственную организацию);

«Высылаем Вам…» (в стороннюю организацию).

Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…»;

«В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…»;

«В подтверждение нашей договоренности высылает Вам…».

Разновидностью сопроводительного письма выступает договорное письмо. В этом письме говориться о конкретном виде документа - договоре. Структура текста этого письма такая же, как сопроводительного письма.

Пример оформления сопроводительного письма:

Рекомендательное письмо - служебное письмо, в котором дается характеристика конкретного человека для устройства его на работу, обучение и д.р.

Целью рекомендательного письма является предоставление объективной и всесторонней информации о конкретном человеке. Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике или преподавателя о студенте, обычно с поручительством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю. Рекомендация может исходить, в свою очередь, как от частного лица, так и от организации.

Рекомендательное письмо содержит в себе следующие разделы:

2. Как продолжительно и в каком качестве рекомендуемого знает рекомендатель.

3. Подтверждение факта работы в компании - что, где, как и когда рекомендуемый делал (например: «работал с такого-то по такое-то там-то», или «участвовал в таком-то проекте в качестве такого-то»).

4. Краткая характеристика (Какие ключевые достижения, какие сильные стороны рекомендуемого может отметить рекомендатель).

5. Письмо должно быть на фирменном бланке компании, заверено печатью и подписью (печать необязательна, но желательна).

6. Контактные координаты: должность, фамилия, имя, отчество того, кто подписывает рекомендательное письмо, и его контактный телефон, для возможности подтвердить рекомендацию.

Пример оформления рекомендательного письма:

4.5.2.6.Средства и формы доставки письменной корреспонденции

Обмен деловыми письмами реализуется посредством оказания услуг почтовой связи как государственными, так и коммерческими организациями.

В составе государственных организаций, оказывающих услуги почтовой связи, находятся Федеральное государственное унитарное предприятие (ФГУП) «Почта России» и Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации (ГФС России). Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации - федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий доставку корреспонденции по принципу «из рук - в руки» в высшие и территориальные органы власти, объекты стратегического назначения Минобороны, объекты особой важности и Межправительственной ассамблеи стран-участников СНГ. Имеет подразделения в административных центрах субъектов Российской Федерации. Находится в составе МВД РФ, подчиняется непосредственно Президенту Российской Федерации.

Коммерческие организации занимаются, в основном, экспресс-доставкой письменной корреспонденции.

Оказание услуг почтовой связи регулируется Федеральным законом от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (с изменениями от 07.07.2003, 22.08.2004), который направлен на обеспечение конституционных прав каждого свободно получать, передавать и распространять информацию, на тайну переписки, почтовых, телеграфных и иных сообщений, устанавливает систему правовых гарантий формирования и эффективного функционирования почтовой связи на территории Российской Федерации в целях укрепления и развития взаимодействия участников экономических, социальных и политических отношений, реализации потребностей населения в услугах почтовой связи.

Положения этого закона конкретизированы Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221).

Носители письменной корреспонденции

Основными носителями письменной корреспонденции, используемыми при почтовой пересылке, являются почтовые конверты, в которые заключаются деловые письма на бумаге, и почтовые карточки.

Почтовый конверт (далее конверт) - плоская прямоугольная оболочка из бумаги или другого подобного материала, закрываемая липким или самоклеющимся клапаном, расположенным вдоль одной из ее сторон. Конверты изготавливаются в соответствии ГОСТ Р 51506-99 «Конверты почтовые. Технические требования. Методы контроля».

Материалом для конвертов служит бумага (офсетная, этикеточная, обложечная и др.) массой 1 кв.м 70—140 г. Она может быть белой или цветной светлых тонов. Для изготовления конвертов допускается применение других бумагоподобных материалов.

В закрытом виде конверт должен исключать доступ к вложению без повреждения конверта. Места склейки должны находиться только на оборотной стороне конвертов. Конструкция конверта должна исключать соприкосновение клеевого слоя на закрываю-щем клапане с вложением при закрытом конверте.

Конверты классифицируются по следующим признакам:

месту расположения закрывающего клапана;

наличию указаний, разъясняющих место и порядок написания адресной информации;

виду оформления лицевой стороны.

В Правилах оказания услуг почтовой связи установлены предельный вес (0,5 кг) на следующие пять размеров писем в упаковке: 110x220 мм; 114x162 мм; 1б2х229x324 мм; 250x353 мм.

Письма в почтовых конвертах размером 114x162 мм и 110x220 мм, толщиной не более 5 мм и весом до 20 г отнесены в упомянутых Правилах к стандартной письменной корреспонденции.

Установленные в ГОСТ Р 51506-99 конверты соответствуют размерам, приведенным в Правилах оказания услуг почтовой связи, и имеют также обозначения по международному стандарту ISO 269-85 «Конверты для переписки. Обозначение и размеры» (см.табл.4.1).

Обозначение и размеры конвертов (по ГОСТ Р 51506-99)

Конверт размером 114х162 (формат C6) часто называют «российским» (рис..4.1). Указанный размер конвертов был основным на территории бывшего СССР до 1997 года, когда официально был введен «европейский» конверт 110х220 (формат DL). (рис.4.2.)

Конверт С6 (114x162 мм) - «российский конверт»

КонвертDL(110x220 мм) - «европейский конверт»

Для пересылки корреспонденции в открытом виде используются почтовые карточки, изготовление которых регламентируется государственным стандартом ГОСТ Р 51507-99 «Карточки почтовые. Технические требования. Методы контроля» (рис.4.3).

Карточка почтовая (105x148 мм)

В настоящее время широкое распространение получили конверты с окнами на месте зоны адреса корреспондента (рис.4.4). Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окном, окном, то адресат указывается один раз - в письме. Окно - вырез прямоугольной формы с закругленными углами на лицевой стороне конверта для визуального прочтения через него адреса получателя. Окно в конверте должно быть закрыто защитной пленкой, прозрачность которой обеспечивает визуальное прочтение через нее адресной информации.

С окнами выпускаются конверты трех размеров (С6, DL, С5). В обозначениях таких конвертов добавляется буква «О»: С6/О; DL/O; С5/0. Окна имеют длину 85+10 мм ( у конвертов С6/О) и 90 +10 мм (у конвертов DL/O и С5/0); высоту -35+10 мм (у всех форматов конвертов).

В зависимости от места расположения закрывающего клапана конверты подразделяются на два типа:

Б - конверты с боковым расположением клапана по короткому левому краю конверта;

В
- конверты с верхним расположением клапана.

Конверт с окном

В зависимости от указаний, разъясняющих место расположения и порядок написания адресной информации, конверты подразделяют на два исполнения:

I - конверты, на которых присутствуют направляющие линии для написания адресной информации;

II - конверты, на которых присутствуют угловые элементы, ограничивающие адрес­ные зоны.

В зависимости от территории хождения конверты подразделяют на:

Вн - конверты для внутренних почтовых отправлений;

Мн - конверты для международных почтовых отправлений.

Конверты для внутренних почтовых отправлений используются для пересылки писем внутри территории Российской Федерации. На их лицевой стороне размещаются следующие элементы оформления:

шестизначный кодовый штамп (элементы шестизначного кодового штампа должны быть черного цвета, образец цифр почтового индекса для заполнения кодового штампа изображается на внешней стороне закрывающего клапана);

слова подсказа «Кому», «Куда» в адресной зоне адресата;

слова «От кого», «Откуда» в адресной зоне отправителя;

рамки для написания почтовых индексов с соответствующими словами подсказа ( «Индекс места назначения», «Индекс места отправления»).

В зависимости от оформления лицевой стороны конверты подразделяют на следующие виды:

НП - немаркированные простые;

НИ - немаркированные иллюстрированные;

МП - маркированные простые;

МИ - маркированные иллюстрированные.

На лицевой стороне конвертов для авиаотправлений синим цветом печатаются слова «PAR AVION (АВИА)». Эти конверты имеют окантовку по периметру в виде полос красного и синего цветов.

На оборотной стороне конверта наносятся выходные сведения: наименования издателя и изготовителя, год выпуска, фамилия художника и др.

Маркированный конверт (маркированная карточка) - стандартный почтовый конверт (почтовая карточка), издаваемый Минсвязи России, с типографским изображением на нем почтовой марки и эмблемы организаций федеральной почтовой связи.

Государственные знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем углу почтового конверта, почтовой карточки. Запрещается наклеивать почтовые марки одну на другую. Марки гасятся оттиском календарного штампа так, чтобы их нельзя было использовать вторично.

Изображение почтовой марки или другого знака почтовой оплаты, наносимое на конверты типографским способом, должно располагаться таким образом, чтобы верхний правый угол изображения находился в угловой метке. Угловую метку в этом случае не наносят. В границах поля с размерами 25 мм по вертикали и 40 мм по горизонтали, предназначенного под изображение почтовой марки или другого знака почтовой оплаты, никаких других изображений или надписей не допускается.

На государственных знаках почтовой оплаты указываются название государства на русском языке «Россия» и в латинской транслитерации «Rossija», сумма платы арабскими цифрами или латинскими буквами, год выпуска или регистрационный номер. Кроме того, на них может помещаться слово «Почта», нанесенное русскими или латинскими буквами. Сумма оплаты может быть заменена отметкой, указывающей, что оплата произведена полностью.

Бумага для письменной корреспонденции

Форматы (размеры) бумаги - писчей, почтовой, для множительных аппаратов, а также изделий из бумаги (бланков, конвертов и других) определяет ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы».

Стандартом установлены три ряда потребительских форматов: А, В, С. Основным рядом потребительских форматов является ряд А. Форматы вспомогательного ряда В применяются в исключительных случаях, когда необходимы форматы, занимающие пpомежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А. Форматы ряда С применяются для таких изделий, как папки, конверты и другие им подобные.

Потребительские форматы обозначаются буквами, за которыми следует цифра, указывающая число делений, которые были произведены, начиная с исходного формата (А0, ВО, СО). Потребительские форматы рядов А, В, С соответствуют величинам, представленным в табл.4.2.

Размеры потребительских форматов бумаги (ширина х высота), мм

Форматы бумаги (ряд А)

В делопроизводстве используется бумага форматов: А3, А4, А5, А6. Письма оформляются на бумаге форматов А4 и А5.

Виды почтовых отправлений

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи к почтовым отправлениям относятся: письменная корреспонденция, посылки, прямые почтовые контейнеры. Письменную корреспонденцию составляют простые и регистрируемые письма, почтовые карточки, бандероли и мелкие пакеты.

Специфической разновидностью почтовой корреспонденции является секограмма - почтовое отправление, написанное секографическим способом (то есть имеющее рельефный шрифт, например, шрифт Брайля) и подаваемое к пересылке в открытом виде, с вложением, которое предназначено исключительно для слепых (рис.4.6).

Почтовые отправления, принимаемые для пересылки и доставки адресату на территории Российской Федерации, называются внутренними почтовыми отправлениями.

Для переписки используются такие виды внутренних почтовых отправлений, как письма и почтовые карточки.

В нормативных актах в области связи под письмом понимается почтовое отправление с письменным сообщением и (или) документами, размеры, вес и способ упаковки которых определяются Правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовой карточкой называется почтовое отправление в виде письменного сооб-щения на специальном бланке, отвечающем требованиям нормативной документации по стандартизации, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, осущест-вляющим управление деятельностью в области почтовой связи.

Внутренние почтовые отправления подразделяются на местные и иногородние.

Местное почтовое отправление принимается для пересылки и доставки адресату в пределах одного города, районного центра или поселка городского типа, а в сельской местности - в пределах территории, обслуживаемой одним объектом почтовой связи.

Иногороднее почтовое отправление принимается для пересылки и доставки адресату за пределы территории одного города, районного центра или поселка городского типа, а в сельской местности - за пределы территории, обслуживаемой одним объектом почтовой связи.

Почтовое отправление, пересылаемое воздушным транспортом (на всем пути или на отдельных его участках называется почтовым авиаотправлением.

Категория почтового отправления

Категория почтового отправления - совокупность признаков, определяющих порядок и условия приема, обработки, перевозки и доставки (вручения) почтового отправления (простое, заказное, с объявленной ценностью). В соответствии с указанными категориями письма подразделяются на простые, заказные, с объявленной ценностью; почтовые карточки - на простые и заказные.

Простое почтовое отправление принимается без выдачи отправителю квитанции. Простое почтовое отправление, пересылка которого отправителем не оплачена или оплачена не полностью, называется «доплатным почтовым отправлением».

Заказное почтовое отправление - почтовое отправление, принимаемое без оценки стоимости вложения с выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку.

С объявленной ценностью - почтовое отправление, принимаемое с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем, выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку.

Почтовые отправления, принимаемые с выдачей отправителю квитанции и вручаемые адресату под расписку, называются регистрируемыми почтовыми отправлениями . С отметкой «Вручить лично» могут приниматься письма с объявленной ценностью, заказные письма и заказные почтовые карточки с заказными уведомлениями о вручении, адресованные гражданам на дом. Такие почтовые отправления вручаются лично адресату под расписку на бланке уведомления.

Почтовое отправление с уведомлением о вручении - регистрируемое почтовое отправление, при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему или указанному им лицу, когда и кому вручено почтовое отправление.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи во внутренних простых и заказных письмах пересылаются письменные сообщения, деловые бумаги, фотографии, художественные открытки, схемы и другая аналогичная бумажная продукция.

Во внутренних письмах с объявленной ценностью пересылаются предметы и документы (ценные бумаги, дипломы, паспорта, водительские удостоверения, пенсионные и судебные дела, облигации государственных займов, акции, лотерейные билеты, свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, грамоты, фотографии, художественные карточки, рукописи, государственные знаки почтовой оплаты и др.), представляющие для пользователя определенную ценность.

Для отдельных отправителей и адресатов устанавливаются следующие разряды почтовых отправлений:

правительственные, к которым относятся почтовые отправления, отправляемые лицами, указанными в Правилах оказания услуг почтовой связи;

воинские, к которым относятся почтовые отправления, отправляемые и получаемые войсковыми частями и учреждениями, а также их личным составом;

служебные, к которым относятся почтовые отправления операторов почтовой связи.

Контрольные сроки прохождения письменной корреспонденции установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 1996 г. № 472. Например, в Москве, Санкт-Петербурге, столицах республик, административных центрах краев и областей, автономной области и автономных округов корреспонденция должна проходить за 2—3 дня. Доставка корреспонденции между административными центрами районов (в пределах одного субъекта Российской Федерации) может занимать 2—5 дней. Наиболее продолжительные сроки приведены в специальной таблице, по которой определяются контрольные сроки прохождения корреспонденции между столицами субъектов Российской Федерации. Эти сроки могут составлять до 20 дней.