Как оформить кадровые документы при реорганизации ЮЛ в форме выделения?

Как оформить кадровые документы при реорганизации юридического лица в форме выделения (филиал в СПб станет самостоятельным юр.лицом)? Хотелось бы получить больше конкретики о реорганизации ЮЛ в форме выделения. Есть ли моменты, на которые обязательно надо обратить внимание, учесть при оформлении документов с работниками?

При реорганизации сначала руководитель определяет структуру, штатный состав и штатную численность организации-правопреемника. Для этого он утверждает штатное расписание

В силу ч. 5 ст. 75 ТК РФ при реорганизации организации-работодателя, в том числе в форме выделения, трудовые отношения с работником продолжаются.

В то же время работники имеют право отказаться от продолжения работы. если организация-работодатель реорганизуется или меняется ее подведомственность (ч. 6 ст. 75 ТК РФ). Тогда трудовой договор прекращается в соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

По поводу необходимости уведомления работников о предстоящее реорганизации законодательство однозначного ответа не содержит.

Если условия трудовых договоров после реорганизации не изменятся, то работодатель может не уведомлять сотрудников (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). При этом сотрудники могут отказаться от продолжения работы в связи с реорганизацией организации (ч. 6 ст. 75 ТК РФ). Поэтому лучше предупредить сотрудников о предстоящей реорганизации, составив уведомления в произвольной форме.

Если после реорганизации условия трудовых договоров сотрудников изменятся, работодатель обязан их уведомить, указав причину изменений (реорганизация) (ст. 74 ТК РФ). Уведомить сотрудников нужно не позднее чем за два месяца в порядке, предусмотренном для изменения организационных или технологических условий труда.

Полагаем, что во избежание споров и в целях реализации права, предусмотренного ч. 6 ст. 75 ТК РФ, все работники организации (и те, которые остаются, и те, которые перейдут в выделяемое предприятие) должны знать о предстоящей реорганизации. Специалисты Роструда, например, рекомендуют уведомить работников о предстоящей реорганизации и ознакомить их с проектами штатных расписаний создаваемых в результате такой реорганизации юридических лиц за два месяца до ее завершения (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 05.02.2007 № 276-6-0).

Кроме того, если в ходе реорганизации планируется сокращение численности или штата такое уведомление обязательно не позднее чем за два месяца.
Тем работникам, которые намерены продолжать работу после реорганизации учреждения и согласно проекту штатного расписания будут осуществлять ее в выделившемся учреждении, в трудовую книжку вносится запись о реорганизации юридического лица со ссылкой на решение, на основании которого данная реорганизация проводится. Такую запись следует оформить по аналогии с оформлением записи о переименовании работодателя, пример которой приведен в п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (см. также письмо Роструда от 05.09.2006 № 1553-6).
По смыслу п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), такие записи должны быть внесены в недельный срок с момента внесения записи в ЕГРЮЛ о регистрации выделившегося учреждения.

Если у сотрудника при реорганизации меняется трудовая функция или подразделение и он согласен на продолжение работы, оформите его перевод (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). При этом внесите соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника (п. 4. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 16 апреля 2003 г. № 225
Одновременно с этим должны быть внесены изменения в трудовые договоры с указанными работниками в части изменения наименования работодателя. Согласно ст. 57 ТК РФ содержание трудового договора составляет совокупность двух групп элементов: сведений (ч. 1 ст. 57 ТК РФ) и условий (ч. 2 и 4 ст. 57 ТК РФ). Наименование работодателя относится к сведениям, указываемым в трудовом договоре, но не к его условиям (см. например, решение Златоустовского городского суда Челябинской области от 11.09.2013 по делу № 2-1930/13, решение Сыктывкарского городского суда Республики Коми от 21.01.2011 по делу № 2-1394/11). Соответственно, и нет оснований для применения положений ст. 74 ТК РФ о необходимости уведомить работников не позднее чем за два месяца об изменении наименования работодателя.
Вместе с тем согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ одним из обязательных для включения в трудовой договор условий является место работы. При этом ТК РФ не раскрывает содержание понятия «место работы». В правоприменительной практике под местом работы понимается, в том числе, и наименование организации-работодателя (см. например, решение Ленинского районного суда г. Нижнего Тагила от 28.02.2011 по делу № 2-201/2011, кассационное определение Амурского областного суда от 19.01.2011 по делу № 33-281/11).
Поэтому если при заключении трудового договора стороны указали в разделе «место работы» конкретное наименование организации-работодателя, то изменение наименования работодателя повлечет необходимость изменения условий трудового договора путем заключения дополнительного соглашения.
Необходимо передать кадровые документы вновь созданному юридическому лицу.
В соответствии с п. 2 постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» личная карточка работника является унифицированной формой первичной учетной документации для организаций независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации.
В соответствии с п. 12 Правил с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под личную подпись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Таким образом, обязанность ведения личных карточек работника возложена на работодателя.
Указаниями по заполнению формы № Т-2 установлено, что она заполняется на лицо, принятое на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Как уже отмечалось, реорганизация организации-работодателя (в том числе в форме выделения) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации. Иначе говоря, выделившаяся организация не является для своих работников новым работодателем. Следовательно, заводить на этих работников новые личные карточки как на вновь принятых не следует.
Таким образом, трудовые книжки и личные карточки соответствующих работников должны быть переданы выделяемому юридическому лицу при реорганизации. Порядок подобной передачи законодательством не установлен и поэтому может быть предусмотрен внутренними актами самой организации, передающей такие документы, например, положением о порядке документооборота.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ:Что нужно сделать кадровой службе при реорганизации организации

Чтобы оформить кадровые изменения при реорганизации:

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Ответ:Как составить штатное расписание при реорганизации организации

Сначала руководитель определяет структуру, штатный состав и штатную численность организации-правопреемника. Для этого он утверждает штатное расписание. Об этом сказано в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .

В штатном расписании отразите введение и исключение новых структурных подразделений, должностей. Если реорганизация сопровождается сокращением численности сотрудников, не включайте в новое штатное расписание должности сотрудников, подлежащие сокращению. Это следует из письма Роструда от 5 февраля 2007 г. № 276-6-0 .

Вопрос из практики. обязан ли работодатель уведомить сотрудников о предстоящей реорганизации

Ответ на этот вопрос зависит от того, изменятся условия трудовых договоров сотрудников или нет.

Если условия трудовых договоров после реорганизации не изменятся, то работодатель может не уведомлять сотрудников (ч. 2 ст. 74 ТК РФ ). При этом сотрудники могут отказаться от продолжения работы в связи с реорганизацией организации (ч. 6 ст. 75 ТК РФ ). Поэтому предупредите сотрудников о предстоящей реорганизации, составив уведомления в произвольной форме .

Если после реорганизации условия трудовых договоров сотрудников изменятся, работодатель обязан их уведомить, указав причину изменений (реорганизация) (ст. 74 ТК РФ ). Уведомить сотрудников нужно не позднее чем за два месяца в порядке, предусмотренном для изменения организационных или технологических условий труда. Подробнее о том, как это сделать, см. Как изменить трудовой договор .

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3. Ответ:Как уволить сотрудника при реорганизации организации

Сама по себе реорганизация не может являться основанием для расторжения трудового договора с сотрудником организации (ч. 5 ст. 75 ТК РФ ). Это отмечают и суды, см. апелляционное определение Брянского областного суда от 9 сентября 2014 г. № 33-2872/2014. Однако оформить увольнение сотрудника в данной ситуации можно:
– если реорганизация сопровождается сокращением численности или штата сотрудников (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ );
– если сотрудник отказывается от продолжения работы в связи с реорганизацией (ч. 6 ст. 75 ТК РФ ).

Чтобы оформить увольнение сотрудника, получите его отказ от продолжения работы в связи с реорганизацией (ч. 6 ст. 75 ТК РФ ). Свой отказ сотрудник может выразить, сделав соответствующую запись в уведомлении или написав отдельное заявление в произвольной форме. На основании оформленного отказа издайте приказ об увольнении по форме № Т-8 или по самостоятельно разработанной форме и внесите запись в трудовую книжку сотрудника (п. 15 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).

Чтобы оформить кадровые изменения в связи с реорганизацией, издайте приказ в свободной форме. Сотрудникам, которые согласны продолжать работу после реорганизации, составьте дополнительные соглашения к трудовым договорам. в которых укажите изменившиеся реквизиты работодателя (ч. 1 ст. 57 ТК РФ ). Кроме того, отразите в дополнительных соглашениях новые условия труда сотрудников, если они были изменены (ст. 72 ТК РФ ).

Вопрос из практики. нужно ли вносить запись о реорганизации в трудовую книжку сотрудника

По мнению Роструда, запись о реорганизации нужно вносить в трудовую книжку, ссылаясь на соответствующее решение учредителей (иного органа, уполномоченного на это учредительными документами) (письмо Роструда от 5 сентября 2006 г. № 1553-6 ).

Вместе с тем, законодательством предусмотрен порядок внесения в трудовую книжку записи об изменении наименования организации (п. 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 ). Аналогичный порядок рекомендуется применять для внесения записи и в случае реорганизации.

Таким образом, запись о реорганизации вносите в трудовую книжку по аналогии с записью о переименовании организации. Порядок следующий:

• в графах 1 и 2 порядковый номер и дату записи не ставьте;
• в графу 3 внесите запись о реорганизации с указанием ее вида (путем слияния. присоединения. разделения. выделения. преобразования );
• в графу 4 впишите дату и номер решения о реорганизации.

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

4. Ответ:Как оформить перевод сотрудника при реорганизации организации

Если сотрудника перевели в другую организацию в связи с реорганизацией, то выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск ему не нужно. Это объясняется тем, что после реорганизации трудовые отношения с сотрудником у организации не прекращаются, то есть считается, что сотрудник продолжает работать в той же организации (ст. 75 ТК РФ ).

Вопрос из практики. как поступить с сотрудником, который находится в отпуске по уходу за ребенком, при реорганизации компании

Оформление отношений с таким сотрудником проходит в общем порядке.

Сотрудника также нужно уведомить о предстоящей реорганизации. Сделать это можно по почте заказным письмом. Если сотрудник не хочет работать в новых условиях, то может направить заявление об отказе от продолжения работы после реорганизации. В этом случае работодатель вправе провести увольнение в соответствии с пунктом 6 статьи 77 Трудового кодекса РФ (ст. 75 ТК РФ ). Это основание для увольнения не относится к увольнению по инициативе организации, а значит, расторгнуть трудовой договор можно в том числе и во время отпуска по уходу за ребенком.

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

5. Ответ:Как передать кадровые документы организации-правопреемнику при реорганизации организации

Кадровые документы реорганизованной организации, которая прекращает свою деятельность, должна хранить организация-правопреемник, к которой переходят ее права и обязанности. Исключением из данного правила будет реорганизация в форме выделения, при которой правопреемнику передается только часть кадровых документов. Это связано с тем, что при реорганизации в этом виде реорганизованная организация продолжает свою деятельность и к правопреемнику переходит только часть ее прав и обязанностей. Такой вывод можно сделать из статьи 58 Гражданского кодекса РФ.

Условия и место хранения архивных документов реорганизованной организации должны определить ее учредители или уполномоченные ими органы (совет директоров) (п. 9 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ ). К архивным документам, в частности, относятся и документы по личному составу. которые, как правило, оформляет кадровая служба (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ ).

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

С уважением и пожеланием комфортной работы, Наталья Никонова,

эксперт Системы Кадры

Об обновлении форм документов, подтверждающих факт внесения записей в ЕГРЮЛ и ЕГРИП

Приказ ФНС России от 12.09.2016 N ММВ-7-14/481@ "Об утверждении формы и содержания документа, подтверждающего факт внесения записи в Единый государственный реестр юридических лиц или Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей, признании утратившими силу отдельных приказов и отдельных положений приказов Федеральной налоговой службы"

С 1 января 2017 года будут применяться обновленные формы документов, подтверждающих факт внесения записей в ЕГРЮЛ (форма N Р50007) и ЕГРИП (форма Р60009).

С указанной даты вступает в силу Приказ, которым утверждены формы:

• "Листа записи Единого государственного реестра юридических лиц" по форме N Р50007;
• "Листа записи Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей" по форме Р60009.

Указанные формы практически не изменились. Исключены поля для проставления печатей.

Зарегистрировано в Минюсте России 28.09.2016 N 43854.