Описание

Подписание первичных документов

в случае ведения бухгалтерского и налогового учета специализированной организацией, именно она выступает в роли главного бухгалтера по отношению к заказчику по договору бухгалтерских услуг. Следовательно, подписывать первичные документы заказчика вправе руководитель специализированной организации или уполномоченное им лицо, а также индивидуальный предприниматель.

При желании организация-заказчик может полностью переложить право подписи на исполнителя. Таким образом, подпись руководителя на документах и отчетности может ставить только индивидуальный предприниматель, уполномоченный руководителем организации-заказчика, на основании договора на ведение бухучета и доверенности.

При этом сотрудники ИП не вправе подписывать первичные документы ООО даже при наличии доверенности, выданной руководителем ООО. поскольку договор на ведение бухучета заключен только с ИП.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и «Системы Главбух» vip -версии.

1. Рекомендация:Как организовать ведение бухучета

Ведение бухучета и хранение документов бухучета организует руководитель организации (ч.1 ст.7 Закона от 6декабря 2011г. №402-ФЗ ).

Он обязан выбрать один из следующих вариантов и закрепить это в учетной политике:

• возложить ведение бухучета на главного бухгалтера или на другого ответственного сотрудника организации;
• заключить договор об оказании услуг по ведению бухучета со сторонней организацией (специалистом);*
• принятьведение бухучета на себя (для субъектов малого и среднего бизнеса, а также некоммерческих организаций, имеющих право применять упрощенные способы ведения бухучета ).

Об этом сказано в части 3 статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подписи в документах

Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом .

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы .

В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам. На это прямо указано в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430 .*

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация:Как правильно выдать доверенность представителю

Организации и физические лица зачастую выступают в гражданском обороте через представителей. Как правило, полномочия одного лица выступать в гражданском обороте в качестве представителя другого лица оформляются в виде доверенности.*

Доверенность представляет собой письменный документ, в котором содержатся полномочия представителя действовать от имени представляемого перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ ). От того, смог ли представляемый соблюсти все правила выдачи доверенностей, зависит как действительность сделок и иных юридических действий, совершенных представителем от имени представляемого, так и определенность во взаимоотношениях между представителем и представляемым.

Внимание! С 1 сентября 2013 года правила работы с доверенностями изменились.

Федеральным законом от 7 мая 2013 г. № 100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации» были изменены правила работы с доверенностями. Эти изменения нужно учитывать при выдаче доверенностей от имени организации или физического лица.

Доверенность должна быть совершена в письменной форме путем составления единого документа. Это следует из содержащегося в Гражданском кодексе РФ определения, в котором сказано, что доверенность «представляет собой письменный документ».

В доверенности должна содержаться дата ее совершения. Без такой даты доверенность признается ничтожной (абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ ).*

Обязательно ли в доверенности указывать срок ее действия

Нет, не обязательно.

Дело в том, что наличие или отсутствие в доверенности срока, на который она выдана, никак не влияет на действительность такой доверенности. При условии что в доверенности указана дата ее выдачи (абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ ).

Если срок действия в доверенности не указан, то она будет сохранять силу в течение одного года со дня ее совершения.

Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

На какой срок можно выдать доверенность

Максимальный и минимальный сроки действия доверенности законом не установлены.

Поэтому доверенность можно выдать на любой срок, на который хочет лицо, выдающее доверенность. Для этого нужно лишь указать такой срок в самой доверенности.*

Ответ на вопрос, кем может быть удостоверена доверенность, зависит от того, кто выдает эту доверенность.

Доверенность от имени юридического лица может быть удостоверена:

нотариус г. Москвы

кандидат юридических наук, старший эксперт ЮСС «Система Юрист»

начальник юридического отдела ООО «Русский проект»

3. Статья:Отдадим ведение учета в хорошие руки

Отношения между организацией-заказчиком и сторонним исполнителем (например, аудиторской или консалтинговой компанией либо индивидуальным предпринимателем), который будет вести учет, оформляются договором возмездного оказания услуг. По этому договору исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить оказанные услуги (п. 1 ст. 779 ГК РФ).*

Если иное не предусмотрено.

Если иное не предусмотрено договором возмездного оказания услуг, исполнитель обязан оказать услуги лично (ст. 780 ГК РФ)

В договоре с исполнителем следует подробно изложить предмет договора или привести конкретный перечень услуг, оказываемых исполнителем. Например, организация может поручить специализированной компании лишь расчет заработной платы и различных пособий работникам, ведение кадрового учета, исчисление НДФЛ и страховых взносов во внебюджетные фонды. А расчетом остальных налогов, составлением и сдачей налоговой и бухгалтерской отчетности по-прежнему будет заниматься ее штатный бухгалтер.

Помимо стандартных условий (стоимость услуг, порядок и сроки расчетов, срок действия договора, штрафные санкции, порядок урегулирования споров и др.), в договоре о ведении учета или в приложениях к нему целесообразно предусмотреть :

— объем и пределы ответственности исполнителя (порядок разграничения ответственности между заказчиком и исполнителем);

— сроки выполнения обязательств (например, может быть указано, что исполнитель обязан представлять руководителю заказчика заполненные налоговые декларации для ознакомления за два дня до окончания срока их сдачи в налоговые органы);

— порядок документооборота и обмена иной необходимой информацией между сторонами договора;

— место оказания услуг (в помещении заказчика или исполнителя);

— периодичность и сроки оформления документов по результатам проделанной работы (акта об оказании услуг, отчета исполнителя, счета на оплату и др.);

— порядок обеспечения конфиденциальности;

— список сотрудников, привлекаемых исполнителем для выполнения до-говора;

— действия сторон в случае изменения характера финансово-хозяйственной деятельности заказчика или увеличения объема работ по договору;

— другие существенные условия (в зависимости от объема передаваемой работы и видов деятельности заказчика).

Кроме того, рекомендуем включить в договор условие о том, что при выполнении договора исполнитель обязан неукоснительно соблюдать требования действующего законодательства РФ.

Передачу организацией ведения.

Передачу организацией ведения бухгалтерского и (или) налогового учета стороннему исполнителю необходимо зафиксировать в ее учетной политике

Обратите внимание: для оказания услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета и составлению отчетности лицензия исполнителю не требуется 2 (ст. 17 Федерального закона от 08.08.2001 № 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности»).

Кто должен подписывать первичные документы и отчетность

Бухгалтерская отчетность. Согласно общему правилу бухгалтерскую отчетность организации подписывает ее руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер). Основанием является пункт 5 статьи 13 Закона № 129-ФЗ.

Ведение бухгалтерского учета организации сторонним исполнителем означает, что функции главного бухгалтера выполняет этот сторонний исполнитель — специализированная компания (индивидуальный предприниматель). Поэтому за главного бухгалтера бухгалтерскую отчетность организации-заказчика подписывает руководитель специализированной компании либо предприниматель, ведущий бухучет.*

Чья печать должна быть на бухгалтерской отчетности?

На бухгалтерской отчетности организации (балансе, отчете о прибылях и убытках, отчете об изменениях капитала и др.) не обязательно ставить оттиск печати. Ведь такое требование не предусмотрено ни Законом № 129-ФЗ, ни Положением, ни ПБУ 4/99. Не содержится требования о проставлении оттиска печати на бухгалтерской отчетности и в приказах Минфина России, которыми утверждены формы такой отчетности. Напомним, что бухгалтерская отчетность за 2010 год составлялась по формам, рекомендованным приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н. Начиная с бухгалтерской отчетности за 2011 год нужно применять формы отчетности, установленные приказом этого же ведомства от 02.07.2010 № 66н.

Тем не менее большинство организаций обычно заверяет свою бухгалтерскую отчетность печатью. Как быть, если бухгалтерский учет организации ведет специализированная компания? На отчетности такой организации достаточно оттиска ее печати. Ставить еще и печать компании-исполнителя не нужно, поскольку требование об этом действующим законодательством не установлено

Таким образом, бухгалтерскую отчетность организации, в которой ведение бухучета передано стороннему исполнителю, должен подписывать руководитель этой организации и руководитель компании-исполнителя (индивидуальный предприниматель), занимающейся ведением учета. Это следует из положений пункта 5 статьи 13 Закона № 129-ФЗ, пункта 38 Положения и пункта 17 ПБУ 4/99.*

Налоговые декларации (расчеты). Уже отмечалось, что налогоплательщик вправе представлять свои интересы в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, лично либо через своего уполномоченного представителя (подп. 6 п. 1 ст. 21 и п. 1 ст. 26 НК РФ). Уполномоченным представителем налогоплательщика — юридического лица может быть физическое или юридическое лицо, полномочия которого подтверждены доверенностью. оформленной в установленном порядке (п. 1 и 3 ст. 29 НК РФ). Значит, договор о ведении учета (бухгалтерском и налоговом обслуживании или сопровождении и др.) не является достаточным правовым основанием для представления компанией-исполнителем интересов организации-заказчика в сфере налогообложения. Таким правовым основанием может быть только доверенность.*

Несмотря на передачу права.

Несмотря на передачу права подписания налоговой отчетности уполномоченному представителю, руководитель организации-заказчика может сам подписывать налоговые декларации (расчеты) этой организации (п. 2 ст. 26 НК РФ)

При наличии такой доверенности налоговые декларации (расчеты), составленные от имени организации-заказчика, подписывает уполномоченное ею лицо. Допустим, уполномоченный представитель передал в порядке передоверия полномочия, полученные по доверенности. В этом случае налоговые декларации (расчеты) организации-заказчика вправе подписывать как первоначальный представитель, так и новый поверенный.

Кто несет ответственность

Ошибки в бухучете и нарушение сроков сдачи бухгалтерской отчетности. Ответственность за организацию и ведение бухгалтерского учета юридического лица несет руководитель этого юридического лица (п. 1 ст. 6 и ст. 18 Закона № 129-ФЗ). Именно он, а не руководитель компании, которая фактически ведет бухгалтерский учет в данном юридическом лице, подлежит привлечению к административной ответственности за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности5.

Под грубым нарушением правил.

Под грубым нарушением правил ведения бухучета и представления бухгалтерской отчетности понимается искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% либо искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10% (ст. 15.11 КоАП РФ)

С данным выводом согласен Верховный суд РФ. В пункте 26 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24.10.2006 № 18 указано следующее. Тот факт, что нарушение правил ведения бухгалтерского учета или представления отчетности совершено не самой организацией, а сторонним исполнителем, не освобождает руководителя этой организации от административной ответственности, предусмотренной статьей 15.11 КоАП РФ, поскольку именно он несет ответственность за организацию бухгалтерского учета.

Отметим, что руководитель юридического лица, поручивший ведение бухгалтерского учета стороннему исполнителю, по сути, передает этому стороннему исполнителю функции главного бухгалтера. Пленум Верховного суда РФ разъяснил, что руководитель несет ответственность за надлежащую организацию бухгалтерского учета, а главный бухгалтер — за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности (п. 24 постановления от 24.10.2006 № 18). Казалось бы, компания-исполнитель, допустившая ошибки в бухучете организации-заказчика или нарушившая сроки сдачи ее бухгалтерской отчетности, тоже должна нести административную ответственность.

Вместе с тем административный штраф за подобные нарушения может быть наложен только на должностных лиц (ст. 15.11 КоАП РФ). Возможность привлечения юридического лица к административной ответственности за нарушение законодательства о бухгалтерском учете не предусмотрена. Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 07.06.2010 по делу № А32-44941/2009, ФАС Поволжского округа от 16.04.2010 по делу № А6527376/2009 и от 12.11.2010 по делу № А6512898/2010. Таким образом, на компанию. допустившую в бухгалтерском учете организации-заказчика грубые нарушения, не может быть наложен административный штраф, установленный статьей 15.11 КоАП РФ.

Иначе обстоят дела, если бухгалтерский учет организации-заказчика ведет не юридическое лицо, а индивидуальный предприниматель. Ведь лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица и совершившие административные правонарушения, несут административную ответственность как должностные лица (ст. 2.4 КоАП РФ). Получается, за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и нарушение сроков представления бухгалтерской отчетности организации-заказчика на индивидуального предпринимателя, ведущего ее учет, может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Однако не удалось найти ни одного судебного решения, подтверждающего либо опровергающего данный вывод.*

Ошибки в расчете налогов (сборов) и нарушение сроков сдачи налоговых деклараций (расчетов). Аналогичный подход используется при решении вопроса о привлечении к ответственности за нарушения в исчислении налогов (сборов) и несоблюдение сроков представления налоговых деклараций (расчетов). За указанные нарушения ответственность несет сам налогоплательщик .

Стороннего исполнителя, который ведет налоговый и бухгалтерский учет, рассчитывает налоги и (или) сдает отчетность организации-заказчика, нельзя привлечь ни к налоговой, ни к административной ответственности за указанные нарушения.

В то же время при ненадлежащем исполнении договорных обязательств сторонний исполнитель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) несет перед организацией-заказчиком гражданско-правовую ответственность. Размер и порядок наступления этой ответственности устанавливаются сторонами в договоре о ведении учета (договоре о бухгалтерском и налоговом обслуживании или сопровождении) •

1Подробнее о том, кто является законным представителем налогоплательщика (физического или юридического лица), читайте здесь .

2Аналогичное мнение высказал Минфин России в пункте 2 письма от 01.08.2007 № 03-11-04/2/193.

3Порядок и образцы заполнения соответствующего информационного сообщения о доверенности в электронном виде установлены письмом ФНС России от 24.01.2011 № 6-8-04/0002@.

4Речь идет прежде всего о расчетах по форме РСВ-1 ПФР и форме-4 ФСС РФ.

5За указанные нарушения на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Журнал «Российский налоговый курьер» № 9, май 2011

Алла Пыжова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Варварой Абрамовой,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.