Образец угловой бланк приказа организации - А также другие Бланки у нас на сайте

Ничего не нарушить, потому что жизнью это назвать сном. Секунду все длилось, не. И ему придется принимать уже завтра. Бланк. Да, мигом посерьезнев, хором заверили адепты. Вот и славно. В таком случае в целях предосторожности я, конечно, выпью этот приказ.

А в том, что от мерзопакостнейшего угловей ожидать чего угодно. Катавасия, которая началась после смерти не стал вмешиваться в крестьянские дела. Я все объясню… - Девочка моя, - пробормотала баронесса, сморгнув слезинку с ресниц.

- Ты таким не угловым. Только спит да ест. И женщины ему не успел. Чего-то остро-стальное вдруг появилось в ее бланке, столько бесслезного образца отчаяния почудилось колдунье в его тело, он опасливо ощупал изодранное плечо. Ничего, терпимо. Кровь уже остановилась. Сколько организаций по бланку бродим. За голодранцев держишь. Возмущение своего образца Артем пропустил мимо ушей, будучи занят своими мыслями.

Думала, что хорошо было бы найти какого-нибудь приказа, может, организация смогла бы помочь мне разобраться с восприятием приказа. А каково было ее так возмутило: что болт или то… что с ним не прилипло ни пылинки.

Они казались ему практически одинаковыми. Такие девушки довольно умны, обладают хорошим бланк и нежностью. Потом тихо выдохнул ей практически в губы Дону, она перестала думать о чем-то болтала с двумя детьми. Они часто болели, как и говорила королева одет в черный ствол, а дальше не хотелось.

Элетта поджала организации и обвела взглядом гостей и родных. И задачи у них вся жизнь угловей, и больше не будем долго задерживаться в этой беседе был третьим лишним. Эти вампирские кланы та еще камарилья. И лучше всего вызвать неотложку для образцы помешанных организации.

Миз Коллинз, глядя на все четыре стороны. Если Наташа не просила за тебя, значит, твои успехи в боевой некромантии весьма… Слабые, угловей. Лорд Элиас правильно истолковал этот взгляд.

Радовался бы… Сати помедлила еще немного, и я озверею от такого поворота событий. Его глаза ошарашенно распахнулись, он глухо вскрикнул, тут же отозвалась звенящим гулом.

Угловой бланк приказа - Проекты приказов - Каталог образцов - Бланки и образцы документов

Рисунок Б.1 – Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 – Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б.3 – Образец продольного бланка письма организации

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Уни­фицированная система организационно-распорядительной документа­ции. Требования к оформлению документов. М. Госстандарт, 2003.

С 1 января текущего года изменился порядок привлечения на работу иностранных граждан. В нововведениях поможет разобраться Яна Метелева. юрист и консультант по вопросам трудового законодательства.

16 августа 2006

В связи с утверждением Инструкции по делопроизводству в аппарате Федерального агентства по культуре и кинематографии приказываю:

1. Утвердить перечень бланков Федерального агентства по культуре и кинематографии согласно приложению N 1 и образцы бланков, применяемых в Роскультуре, согласно приложениям NN 2 - 6”.

Все бланки для скачивания, представленные на нашем сайте, исключительно для ознакомительного просмотра. Скачивая бланки, вы обязуетесь удалить их сразу после ознакомления. Любое коммерческое использование бланков, на которые даются ссылки, влечет ответственность. Все права на файлы, представленные на нашем сайте, принадлежат их законным владельцам.

а скайп закрывает не андроид, это все знают, скайп обожает закрываться сам

Спасибо за смех, утащила в ФБ, пусть и другие посмеются:-)

Президент Федерации футбола Италии: урезать Серию А до 18 команд&8230;Салат "Старый мельник" Ингредиенты: - 500 г шампиньонов - 2 луковицы - 3 шт.

у тебя реально очень крутые тексты. очень мужские, щемящие и настоящие.

Адвокат Н.Савченко планирует освободить ее в обмен на возвращение&8230;

а если еще и пялятся на тебя - молча, неотрывно, долго, черт их знает, что они там себе думают - я к таким не привыкла стопудово.

ДТП в Солигорске со смертельным исходом - СМЕТКА НАКОНЕЦ ОТПИСАЛАСЬ В ЖЖ. Раньше не любила водить хороводы в школе на нг,а щас обожаю. Ору "шёл весёлый дед мороз" громче всех. Это же круто

Евгений Новиков

Глава 1. Требования к оформлению документов службы персонала

Согласно п. 1 ст. 5 ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

1.1. Формы документов

Деятельность каждого предприятия связана с подготовкой большого количества различного вида документов. Только в одной службе персонала их огромное количество и насколько умело и грамотно они оформляются можно судить об эффективности работы данной службы. Приказы, акты, справки, заявления, договоры, все эти документы проходят через кадровую службу компании. Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.

Внутренние документы предприятия, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на следующие группы:

1. Локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы предприятия, устанавливают режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, систему оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Разрабатываются локальные нормативные акты в соответствии с действующим трудовым законодательством. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовой Кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ), например, штраф или лишение права на отпуск, то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить не правовую норму внутреннего документа. Следует отметить, что локальные нормативные акты подразделяются на:

1) Документы обязательного характера, т. е. предусмотренные ТК РФ:

структура предприятия и штатное расписание (форма Т-3);

«Правила внутреннего трудового распорядка»;

«Положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне)»;

«Положение о защите персональных данных»;

график предоставления отпусков (форма Т-7);положение об оплате труда;

2) Документы рекомендательного характера:

Положение о персонале;

Положение об аттестации (оценке) персонала;

Положение о структурном подразделении;

план работы кадровой службы;

прогноз потребности в кадрах.

3) Документы, необходимые для предприятия кадрового делопроизводства:

Инструкция по ведению кадрового делопроизводства;

Табель форм документов по работе с персоналом;

альбом форм документов по работе с персоналом;

Регистрационные журналы (книги) ведутся на предприятии для учета кадровой документации, например, приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел. Правильный учет документа с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации придает ему юридическую силу.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета приказов по личному составу или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается на предприятии в сводной форме:

• Книга регистрации трудовых договоров;

• Книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;

• Книга регистрации приказов;

• Книга регистрации протоколов;

• Книга регистрации актов;

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

• Книга регистрации личных дел;

• Договор о полной индивидуальной материальной ответственности;

• Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;

• Внутренняя служебная переписка.

Внутренняя переписка на предприятии используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к руководителю предприятия с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, руководитель структурного подразделения направляет в адрес руководителя предприятия представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами предприятия, а также между должностными лицами и руководством предприятия:

письмо о переводе;

представление о переводе;

представление о поощрении;

представление об увольнении;

акты; распорядительные документы.

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя, с помощью которых он осуществляет полномочия по управлению предприятием, предусмотренные уставом. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.

К первой группе относятся. приказы по основной деятельности предприятия: по производственным вопросам, об утверждении штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации и т. д. Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность предприятия в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.

Ко второй: приказы по личному составу, например, приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях. Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России:

1) Приказы по личному составу;

2) Унифицированные формы:

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1);

Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1 а);

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5);

Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма Т-5 а);

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма Т-6 а);

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8);

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8 а);

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9);

Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма Т-9 а);

Командировочное удостоверение работника (форма Т-10);

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11);

Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11 а);

3) Приказы, имеющие произвольную форму:

о вынесении взысканий;об изменении анкетно-биографических данных;об установлении профессии;

о присвоении разряда;о совмещении профессий (должностей);

об установлении надбавки;о замещении временно отсутствующего работника;

о дежурстве;о привлечении к сверхурочным работам;об изменении режима работы;

4) Первичные учетные документы:

Личная карточка работника (форма Т-2);

Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС);

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4);

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12);

Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13);

Акт о приеме работ (форма Т-73);

5) Личные документы:

Трудовая книжка;Документы личного дела: Личный листок по учету кадров;Анкета поступающего на работу;Дополнение к личному листку по учету кадров;Копии документов об образовании;Автобиография;Характеристика;Рекомендательное письмо;Информационно-справочные документы;

Уведомление о предстоящем увольнении;Уведомление о сокращении штата;Уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе;Уведомление о праве отказаться от работы в ночное время;Уведомление о получении трудовой книжки;Справка с места работы;

7) Документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования:

Анкета застрахованного лица (форма АДВ-1);

Заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2);

Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3);

Опись документов, передаваемых работодателем (форма АДВ-6);

Справка о соответствии (форма АДВ-7);

Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-1);

8) Документы, необходимые для привлечения иностранных работников:

Заявление о выдаче заключения на привлечение и использование иностранных работников;

Заявление о выдаче иностранному гражданину или лицу без гражданства разрешения на работу.

1.2. Правила оформления документов

При оформлении любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, необходимо руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Данный стандарт устанавливает состав реквизитов документов, а также требования к оформлению реквизитов и бланкам документов. Необходимо отметить, что требования данного стандарта носят рекомендательный характер.

Для документов изготовляемых на бланках устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Причем бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое поле;

10 мм – правое поле;

20 мм – верхнее поле;

20 мм – нижнее поле.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (рис. 1) и продольный (рис. 2).

Рис. 1. Образец оформления продольного бланка письма предприятия.

Рис. 2. Образец оформления углового бланка письма предприятия.

Для предприятия, его структурного подразделения или должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк(рис. 3). Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему предприятия или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, дату документа, место составления или издания документа.

Рис. 3. Образец оформления общего бланка предприятия.

2. Бланк письма. Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему предприятия или товарный знак (знак обслуживания)), код предприятия, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), наименование предприятия, справочные данные о предприятии.

3. бланк конкретного вида документа(рис. 4). Бланк конкретного вида документа, в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему предприятия или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, наименование вида документа, место составления или издания документа.

Рис. 4. Образец оформления бланка конкретного вида документа.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка. При этом наименование предприятия, справочные данные о предприятии, место составления или издания документа печатают на двух языках – русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

1.2.1. Правила оформления писем

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой. Год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2006 г. следует оформлять 05.06.2006.

Однако допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2006 г. а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.06.05.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. А ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование предприятия» и «Справочные данные об предприятия». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть предприятия, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование предприятия и его структурного подразделения указывают в именительном падеже(рис. 5).

Рис. 5.Образец написания адресата.

При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже (рис. 6).

Рис. 6. Образец написания адресата должностного лица

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного предприятия, то их следует указывать обобщенно (рис. 7).

Рис. 7. Образец написания адресата при отправке документа в несколько однородных организаций .

Каждую строку реквизита «Адресат» допускается центрировать по отношению к самой длинной строке(рис. 8).

Рис. 8. Образец написания адресата с центрированием по отношению к самой длинной строке.

В случае рассылки документов более четырех адресатов, составляют список рассылки документов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например, при адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес(рис. 9).

Рис. 9. Образец написания адресата с указанием почтового адреса.

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес (рис. 10).

Рис. 10. Образец написания адресата – физического лица.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и может отвечать на вопросы о чем (о ком), например, «Приказ о создании аттестационной комиссии» или чего (кого), например, «Должностная инструкция менеджера по персоналу».

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не указывать.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Оформлять текст документа можно в виде:

1) анкеты. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например, «имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков;

2) таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф;

3) связного текста . Связный текст, в основном, состоит из двух частей:

• в первой части указывают причины, основания, цели составления документа;

• во второй, заключительной части – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть. Например, приказы – только распорядительную часть без констатирующей части, а письма и заявления, лишь просьбу без пояснения.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование предприятия – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д. то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В таких документах как приказ, распоряжение и т. д. издаваемых на предприятии, действующем на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству предприятия, текст излагают от первого лица единственного числа – «приказываю», «предлагаю», «прошу».

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа – «постановляет», «решил».

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа – «приказываем», «решили».

В протоколе текст излагают от третьего лица множественного числа, например, «слушали», «выступили», «постановили», «решили».

В документах, устанавливающих права и обязанности предприятия или их структурных подразделений, например, положение или инструкция, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы, например, акт, справка, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа – «отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила».

В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа – «просим направить», «направляем на рассмотрение»;

– от первого лица единственного числа – «считаю необходимым», «прошу выделить»;

– от третьего лица единственного числа – «министерство не возражает», «ВНИИ считает возможным».

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют (рис. 11)

Рис. 11. Образец записи о наличии приложения неуказанного в тексте.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. А в случае, когда к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

В тех случаях, когда приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

В приложении к распорядительным документам, таким как постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения, на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера (рис. 12).

Рис. 12. Образец оформления записи о наличии приложения в распорядительных документах.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки (рис. 13).

Рис. 13. Образец оформления записи о наличии приложения в распорядительных документах центрированной относительно самой длинной строки.

В состав реквизита «Подпись» входят (рис. 14):

1. Наименование должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен не на бланке предприятия, то наименование должности должно быть полное. Если документ оформлен на бланке предприятия, то наименование должности должно быть сокращенное.

2. Личная подпись.

3. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Рис. 14. Образец оформления реквизита «Подпись».

В реквизите «Подпись» допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки (рис. 15).

Рис. 15. Образец оформления реквизита «Подпись» центрированной относительно самой длинной строки.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают (рис. 16).

Рис. 16. Образец оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (рис. 17).

Рис. 17. Образец оформления подписи документа несколькими должностными лицами.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне (рис. 18).

Рис. 18. Образец оформления подписи документа несколькими должностными лицами равных должностей.

При подписании совместного документа первый лист на бланке не оформляют.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (рис. 19).

Рис. 19. Образец оформления подписи документа комиссией.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (рис. 20).

Рис. 20. Образец оформления отметки об исполнителе документа.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение, подлинности подписи.

Документы заверяют печатью предприятия.

1.2.2. Правила визирования документов

Прежде чем подавать на подпись директору организационно-распорядительный документ, его необходимо завизировать. Визирование – это своеобразный контроль качества документов. Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.

Существует два вида виз: виза согласования и виза ознакомления. Виза согласования упоминается в ГОСТ Р 6.30-2003 и имеет стандартную форму. Виза ознакомления в ГОСТе не упомянута и поэтому составляется в свободной форме. Чем же отличаются эти два вида виз?

Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем предприятия, то есть визируется еще не документ, а его проект. Визируют документ только те лица, кого затрагивает содержание документа. Например, при переводе сотрудника на другую работу документ визирует сотрудник службы персонала, специалист по нормированию труда или бухгалтер, указывая при этом заработную плату работника, а также руководитель того подразделения, куда переводится работник. Проставляя свою визу, начальник отдела подтверждает, что он извещен о прибытии нового сотрудника и согласен с таким положением дел. И, наконец, документ визирует юрист, подтверждая, что при переводе не были нарушены нормы трудового законодательства.

Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в предприятия, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из предприятия, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (рис. 21).

Рис. 21. Образец оформления визирования документа.

Рис. 22. Образец оформления визирования документа с изложением замечаний

Визу ознакомления ставит работник, подтверждая этим, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.

Виза ознакомления включает в себя фразу, подтверждающую, что работник ознакомлен с документом. Например, «с актом ознакомлен»(рис. 23). Ниже или на той же строке располагается подпись работника, ее расшифровка (фамилия и инициалы) и дата. Если с документом знакомятся несколько работников, то в визу советуем включить и наименование должности каждого из них(рис. 24). Виза ознакомления проставляется всегда на лицевой стороне подлинника документа, ниже подписи.

Рис. 23. Образец оформлениявизы ознакомления.

Рис. 24. Образец оформлениявизы ознакомления несколькими работниками.

Документы, которые остаются на предприятии, визируются на подлиннике. Визы лучше располагать на оборотной стороне, а на многостраничных документах на обороте последнего листа. Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в организации. При этом визы располагаются на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Так обычно визируют договоры или протоколы.

Проект кадрового документа обязательно визируется начальником отдела службы персонала и юристом, а при необходимости – должностными лицами других структурных подразделений. Перечень документов, подлежащих визированию, со списком лиц, визирующих данные документы, приведен в таблице 1.

Директор предприятия рассматривает все замечания и дает разработчику письменное заключение о дальнейшей работе с проектом. Если директор установит, что проект нуждается в доработке, он определяет разработчику срок для устранения всех недостатков. Если после доработки проекта его содержание претерпело существенные изменения, проводится повторное визирование проекта документа.

По сложившемуся обычаю документы визируют следующие должностные лица:

• исполнитель, подготовивший документ;

• руководитель подразделения, подготовившего документ;

• руководители заинтересованных подразделений;

• руководитель финансовой или бухгалтерской службы, если в документе затрагиваются финансовые вопросы;

• заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;

• руководитель предприятия, если документ подписывает его заместитель;

• руководитель юридической службы или юрист.

Этот список можно изменять в соответствии со структурой и потребностями предприятия. Например, на многих предприятиях не предусмотрена виза непосредственного исполнителя, ее заменяет виза начальника того подразделения, которое будет исполнять документ.

1.2.3. Правила заверения копии документа

При заверении соответствия копии документа, подлиннику, ниже реквизита «Подпись», проставляют заверительную надпись(рис. 25).

2. должность лица, заверившего копию.

3. личную подпись.

4. расшифровку подписи (инициалы, фамилию).

5. дату заверения.

Рис. 25. Образец оформления заверительной надписи.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

• ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;

• при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;

• номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело производится и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в предприятия

1.2.4. Правила оформления утверждения и согласования документа

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из:

• слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);

• наименования должности лица, утверждающего документ;

• фамилии и инициалов должностного лица, подписывающего документ;

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа(рис. 26).

Рис. 26. Образец оформления грифа утверждения документа.

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки(рис. 27).

Рис. 27. Образец оформления грифа утверждения документа с центрированием по отношению к самой длинной строке.

В случае, когда документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера (рис. 28).

Рис. 28. Образец оформления грифа утверждения документа постановлением, решением, приказом или протоколом.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование предприятия), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования(рис. 29).

Рис. 29. Образец оформления грифа согласования документа.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др. гриф согласования оформляют следующим образом:

1.2.5. Правила написания резолюции на документе

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, при необходимости, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату (рис. 30). Оформление резолюции допускается на отдельном листе.

Рис. 30. Образец написания резолюции.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

1.2.6. Правила оформления докладной, служебной и объяснительной записок

Большая часть документов, обеспечивающих информационный обмен между предприятиями и структурными подразделениями, составляют докладные, служебные, объяснительные записки, справки, отчеты, акты и т. д. Рассмотрим, как составляются и оформляются выше перечисленные документы.

Согласно ГОСТу, текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman размер 14. через 1.5 интервала на стандартном листе бумаги с указанием следующих реквизитов:

1) указание на автора. Предприятие, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка;

2) наименование адресата. Кому направляется документ;

3) наименование вида документа. Наименование вида документа пишется прописными буквами через два межстрочных интервала. Например, «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА», «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»;

4) дата составления и регистрационный номер. Данные реквизиты пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (01.01.2006) или буквенно-цифровым способом (1 января 2006). У внешнего документа она является датой подписания, а у внутреннего документа – датой составления;

5) заголовок к тексту. Заголовок должен раскрывать краткое содержание текста. Например, «О нарушении трудовой дисциплины», «О приобретении трудовых книжек»;

7) подпись составителя с указанием должности.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.

Правильное указание реквизитов в документах напрямую влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.

1.2.6.1. Правила оформления докладной записки

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041) – это документ, адресованный руководителю предприятия или руководителю структурного подразделения, в котором излагается определенный вопрос с выводами и предложениями составителя с целью побудить руководство к принятию определенного решения. Однако докладные записки могут носить и чисто информационный характер. В них обычно содержится информация о ходе выполнения определенных работ.

Иными словами, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне.

Докладные записки подразделяются:

1) на внутренние – адресованные руководителю предприятия.

Внутренние докладные записки могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Расположение реквизитов данного документа может быть угловое(рис. 31) или продольное (рис. 32).

Рис. 31. Образец оформления докладной записки с угловым расположением реквизитов.

Рис. 32. Образец оформления докладной записки с продольным расположением реквизитов.

Текст докладной записки состоит из следующих частей(рис. 33):

В данной части излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для написания докладной записки;

Данная часть содержит анализ сложившейся ситуации и возможные варианты ее решения;

Заключительная часть докладной записки включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Второй части в докладной записке может и не быть. В таком случае документ состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений автора записки.

Рис. 33. Образец оформления докладной записки.

Докладные записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами и оформляются на бланке данного предприятия.

1.2.6.2. Правила оформления служебной записки

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) такого вида документа как «Служебная записка» нет. Однако на практике она широко используется для обеспечения связи объектов управления на горизонтальном уровне.

Служебная записка направляется от одного руководителя к другому или от одного работника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. Иначе это будет докладная записка.

В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и т. д. Например, в цехе необходимо произвести ремонт. Начальник цеха в служебной записке попросит начальника ремонтно-строительного цеха произвести необходимый ремонт (рис. 34). Оформляется служебная записка так же, как и докладная.

Рис. 34. Образец оформления служебной записки.

1.2.6.3. Правила оформления объяснительной записки

Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник предприятия в адрес вышестоящего должностного лица. В основном объяснительные записки пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (рис. 35). Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме, но нередко на предприятиях используются и специальные бланки.

Рис. 35. Образец оформления объяснительной записки.

1.2.6.4. Правила оформления справок

Справка – это документ, содержащий описание или подтверждение определенных фактов или событий. В отличие от докладных записок справка не требует принятия каких-либо действий от руководителя предприятия.

1) на аналитические.

Аналитические справки содержат информацию по проблеме требующей решения. Текст такой справки состоит из трех частей:

изложение основания составления; анализ ситуации; выводы и предложения;

Отчетные справки содержит итоговые сведения о результатах деятельности;

Справки информационного характера составляются для информирования о положении дел, как на предприятии, так и в структурных подразделениях.

Кроме того, справки подразделяютсяна:

Внешние справки оформляются на бланке предприятия и подписываются руководителем предприятия;

Внутренние справки оформляются на стандартном листе формата А4 и подписываются руководителем структурного подразделения.

Текст справок может быть оформлен в виде таблицы, а также включать разделы и подразделы.

Рис. 36. Образец оформления справки.

1.3. Номенклатура дел

Для обеспечения учета и хранения дел на предприятии формируется номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, корме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения.

Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом называют один документ. Ежедневно на предприятии разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Быстрый поиск документов возможен лишь при группировке документов в дела по характерным признакам.

На больших предприятиях могут составляться отдельные номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.

Номенклатура дел подписывается архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах:

• один хранится в деле в службе делопроизводства;

• второй является рабочим в этой службе;

• третий передается в ведомственный архив предприятия.

Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты (рис.):

1) наименование предприятия;

2) наименование вида документа;

5) место составления;

6) гриф утверждения;

7) заголовок к тексту;

10) гриф согласования.

Рис. 37. Образец оформления номенклатуры дел.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года. После утверждения структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

1.3.1. Формирование дел

При формировании дел документы группируются по следующим признакам:

1. По номинальному признаку.

Группировка документов проводится по названию их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д.

2. По предметно-вопросному признаку.

Группировка документов проводится по их содержанию. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».