Лекция № 4

Разного рода справки

Применение стандартных форм обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов.

Бланк документа- это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового так и продольного их размещения. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов, считается более выгодны, поскольку позволяет экономить до 20% площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже расположен в правом верхнем углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций – получателей писем.

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и др.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит большое количество документов данного вида.

Все поля формата, кроме разбивания на зоны размещения реквизитов, условно разделяется на три части: служебное поле документа, поля для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения.Поле для размещения углового штампа (флаговым каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) располагается в левом верхнем углу формата или в верхней части. Припродольном варианте расположения штампа (центрованным начало и конец каждой строки реквизита равноудален от границ зоны расположения реквизитов). Остальная - большая часть площади формата – составляетрабочее поле документа.

Центрованное расположение реквизитов

Флатовое расположение реквизитов

Телетайп: № 111788, «Вилла», тел. 165-47-41

На № ____________от _______________________

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие требования, касающиеся размеров полей документов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм: верхнее – 20; левое - 20; правое – 10; нижнее – 20.

Стандарт, предусматривает, кроме того, левое поле размером 35 мм, что по некоторым техническим причинам (удобство подшивки, необходимость нанесения пометок на поле и др.) представляется предпочтительным. Однако в целях экономии расходования бумаги левое поле размером 35 мм рекомендуется использовать только для бланков и первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных документов по усмотрению выбираются в пределах 20 – 35 мм, но одинаковыми для данного документа.

Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм, т.е. наоборот, по сравнению с лицевой стороной.

Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертацииследует оформлять, соблюдая следующие размеры полей (ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Общие требования и правила оформления): левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм.

При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными. Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.», буквы «с.» и знаков тире (черточек).

2. Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требования ГОСТ Р 6.30-2003.

Шаг письма (размер печатного знака) и межстрочный интервал установлены ГОСТ 6.20.5-87, в миллиметрах: 2,6 шаг письма; 4,25 – межстрочный интервал. Допускается использовать шаг письма – 2,54 мм, межстрочный интервал - 4,24 мм.

Для удобства поиска начала печатания реквизитов предусмотрено восемь стандартных положений, называемыми табулятором. Отчет ведется от границы левого поля листа в печатных знаках.

От 0-го положения табулятора (от границы левого поля) печатают: название вида документа, дата, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметка о наличии приложения, наименование должности в реквизите подпись, гриф согласования, фамилия исполнителя. завершительная надпись «Верно», отметка об исполнении документа и направлении его в дело, а также слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ и др.

От 1-го положения табулятора (5 знаков от границы левого поля) печатают начало абзацев в тексте.

От2-го положения табулятора (16 знаков от начала левого поля) печатают: индекс исходящего документа, дату в реквизите «Ссылка на индекс и дату входящего документа», расшифровка подписи в первом грифе согласования, переменная информация в водной части актов и протоколов.

От 3-го положения табулятора (24 знака от границы левого поля) печатают: название вида документа в продольном штампе, расшифровку подписи исполнителя в реквизите «Отметка об исполнении документа и направление его в дело».

От 4-го положения табулятора (32 знака от границы левого поля) печатают: номер страницы в многостраничных документах, реквизит «Адреса».

От 5-го положения табулятора (40 знаков от границы левого поля) печатают: гриф утверждения, второй гриф согласования, надпись на приложении к документу с указанием номера приложения, отметку о поступлении документа.

От 6-го положения табулятора (48 знаков от левого поля документа) печатают: расшифровку подписи в реквизите «Гриф утверждения», расшифровку подписи в реквизите «Подпись», идентификатор электронной копии документа.

От 7-го положения табулятора (56 знаков от границы левого поля) печатают слово «копия».

При составлении документов с использованием компьютера и различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. В этом случае шесть стандартных положений из восьми (со 2-го по 7-й) следует считать ориентирами при оформлении документа. Нулевое и первое положение остаются обязательными.

При размещении многострочных реквизитов в пределах выделенной формуляром площади следует использовать строки полной длины. Начало каждой новой строки при этом должно быть выровнено по вертикали. В этом случае, когда определено начало размещения реквизита, его длина должна быть рассчитана так, чтобы можно было разместить все части реквизита равномерно в пределах левого и правого полей документа.

При оформление документов ОРД на компьютере или машинописным способом требуется отделение реквизитов, их составных частей и строк в тексте документов относительно друг от друга на удобное для работы и экономное с точки зрения расходов бумаги расстояние (интервал ). Рекомендуется следующие сочетание межстрочных интервалов в зависимости от формата документов:

х Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала.

хх В скобках приведены значения интервалов, которые допускаются наряду с основными.

Что собой представляет бланк документа?

Что такое табулирование реквизитов?

Какие межстрочные интервалы применяются при оформлении реквизитов.

Какие размеры полей устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003.

Нумерация многостраничных документов.

Какими способами можно изготавливать бланки документов?

Сколько видов бланков устанавливает ГОСТ Р6.30-2003?

Для оформления, каких видов документов используется общий бланк?

Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?

Главные реквизиты документов

Документы являются неотъемлемой частью нашей жизни. Наше рождение подтверждается документом, каждый этап жизни связан с официальными бумагами и даже смерть фиксируется документально. Основным элементом документа любого вида являются реквизиты. Именно о них и пойдет речь далее.

Реквизиты документов - это их элементы, которые позволяют оценить назначение, тип и степень важности бумаги. На сегодня в нашей стране принят единый государственный стандарт (ГОСТ 351141 от 1998 года), который определяет не только количество реквизитов, как таковых, но и требования к их оформлению, а также регламентирует их комбинацию в документации различного типа.

Тип документа определяется степенью его важности, назначением. Они, в свою очередь, определяют количество и расположение реквизитов. В целом, документы можно разделить на две большие категории: официальные и личные.

Личные представляют собой результат деятельности человека. К ним можно отнести письма и мемуары, фотографии и записки. Такие документы представляют ценность только для конкретного человека или круга людей, чаще всего они не обладают юридической силой.

Официальные документы включают в себя различные распорядительные и нормативные акты, предназначенные для исполнения в рамках отдельной организации или государства в целом (указы, законы, предписания, протоколы и т.д.), а также официальные личные документы (удостоверения личности, документы, подтверждающие гражданское состояние, статус и т.д.).

Реквизиты документов являются основным элементом именно официальной их разновидности. Как уже говорилось выше, именно статус и назначение официального документа определяет количество составляющих элементов.

В отдельную категорию можно выделить основные реквизиты документов. Как следует из самого названия этой категории, они представляют собой набор элементов, обязательно присутствующих в официальной бумаге. Наиболее ярко совокупность основных реквизитов отражает бланк или формуляр документа. Именно в них собраны те реквизиты документа, без которых он будет считаться оформленным неверно. В их числе:

• государственный герб и/или логотип компании;
• наименование организации (полное и, если есть, сокращенное);
• справочные данные. Стоит отметить, что положения стандарта не содержат четких указаний относительно полноты содержания этих данных. Поэтому в них достаточно указать только юридический адрес и контактные телефоны. Однако нередко они включают в себя и банковские реквизиты ;
• наименование вида документа;
• автор и данные лица, которому документ направляется;
• дата и регистрационный номер;
• заголовок;
• собственно сам текст документа;
• подпись руководителя предприятия или автора.

Данные реквизиты документа являются далеко не единственными. Помимо основных элементов, он может содержать различные отметки о срочности и конфиденциальности, согласовании или утверждении (иначе называемые «грифами» и «визами»).

Многие документы наоборот обладают силой и без некоторых указанных выше элементов. Так, те, что предназначены для внутреннего оборота, могут не содержать справочных данных об организации, а выполняться на бланке без таковых.

Реквизиты документов, их грамотное размещение и оформление в соответствии с принятым стандартом, говорят не только о грамотности исполнителя, ответственного за составление документа, но и о высоком статусе самой организации.

Порядок подготовки и оформления документов - скачать бесплатно

1. Область применения

2. Состав реквизитов документов

3. Требования к оформлению реквизитов документов

4. Требования к бланкам документов и оформлению документов

5. Правила изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая средства электронно-вычислительной техники

6. Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации

Приложение 1 СХЕМЫ расположения реквизитов документов

Приложение 2 ОБРАЗЦЫ оформления служебных документов

Приложение 3 ОБРАЗЦЫ бланков некоторых видов служебных документов

Порядок подготовки и оформления документов разработан в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Настоящий порядок распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД ) (далее документы) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

При подготовке и оформлении служебных документов используются следующие реквизиты ( приложение 1):

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

15 - гриф утверждения документа;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - отметка для автоматического поиска документа.

2.2. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов

2.3. При оформлении документов используют следующие реквизиты 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование автора документа (наличие бланка организации), название вида документа (кроме писем), заголовок к тексту, дату, регистрационный номер, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

В процессе подготовки и оформления служебных документов состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами.

Дополнительными реквизитами документа являются гриф утверждения (для заключений обязательно), адресат (для писем обязательно), отметка о заверении копии, печать, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, индекс предприятия связи (почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона), место составления или издания, фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно), ссылка на индекс и дату входящего документа.

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

3.4. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

3.7. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адресов электронной почты и др.).

3.8. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письмах наименование вида документа не указывается.

3.9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Дату документа оформляют тремя парами цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 4 июля 1999 года следует оформлять: 04.07.99, дату 1 января 2000 года - 01.01.2000.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например 4 июля 2000 года.

3.10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Ссылка в тексте на какой-либо документ должна включать наименование, дату и регистрационный номер документа, а также наименование организации, например:

…постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.99 №124 предусмотрено…. при этом сначала указывается дата, затем номер.

При подготовке ответа конкретному адресату на конкретное обращение обязательна ссылка на регистрационный (исходящий) номер и дату документа адресата (проставляется в левом верхнем углу перед заголовком к тексту).

3.12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, для служебного пользования, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

3.14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Верховный Суд Российской Федерации

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Заместителю Министра экономики Российской Федерации

Старшему помощнику генерального прокурора Российской Федерации

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно в именительном падеже, например:

Территориальные органы государственной вневедомственной экспертизы субъектов Российской Федерации

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами, при этом сначала указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например:

614099, г. Пермь, ул. Т. Хасана, д.7а

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам. В этом случае применяются конверты с заранее оформленными адресами.

При направлении документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя. Например:

460002, г. Оренбург, ул. Постникова, д.32а

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают, например:

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа, например:

Министерства и ведомства

3.15. Документ утверждаются должностным лицом (должностными лицами) или издаваемым документом.

Гриф утверждения располагают в верхнем правом углу документа. Гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточий), оформленного прописными буквами, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

личная подпись Ю.Б. Жуковский

При утверждении документа двумя должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (баз кавычек и двоеточий), оформленного прописными буквами, наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

Приказ Главгосэкспертизы России

3.16. Резолюция - реквизит документа, оформляемый соответствующим должностным лицом и содержащий принятое решение по данному документу.

Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Прошу подготовить проект ответа.

Срок исполнения - 15.12.99.

Резолюция оформляется на бланке формата А6 (10,4 мм ´ 14,5 мм) или оформляется от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте.

3.17. 3аголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста.

Заголовок оформляется от левого поля и начинается с предлога «О» или «Об».

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.

Например: приказ (о чем?)

Об архиве Главгосэкспертизы России

или: письмо (о чем?)

О проведении экспертизы проектно-

При этом краткое содержание может быть дополнено информацией, конкретизирующей наименование вида документа, входящий номер и дату, например:

О Порядке проведения государственной

экспертизы градостроительной и проектной

документации в Российской Федерации

Поручение Госстроя России от 02.03.99

Заголовок не составляется к тексту документов, оформленных на бланках формата А5.

3.18. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.19. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты пишут только на русском языке при направлении их:

- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Подготавливаемые служебные документы должны быть краткими, обоснованными, конкретными и логически последовательными. Текст должен излагаться простым и ясным языком, быть тщательно отредактирован. Содержание текста должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты, наименование документа, наименование организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм (например, договор на выполнение экспертных работ).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В письмах необходимо использовать следующие формы изложения:

¨ от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

¨ от первого лица единственного числа («считаю необходимым», прошу командировать»);

¨ от третьего лица единственного числа («Главгосэкспертиза России не возражает», «Главгосэкспертиза России считает возможным»).

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.п.), а также в документах, адресованных вышестоящей организации, изложение должно идти от первого лица единственного числа «приказываю», «предлагаю», «прошу».

3.20. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется от левого поля по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Заключение Главгосэкспертизы России от 01.01.99

№24-5-1/10-22 на 30 л. в 1 экз.

2. Проектно-сметная документация - 4 книги.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Администрации Воронежской области

от 18.02.99 №2-1/8 и приложение к нему,

В приложении к документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования документа, его регистрационного номера и даты, например:

к приказу Главгосэкспертизы

России от 03.07.99 №11.

3.21. В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Главгосэкспертизы Россииличная подписьЮ.Б. Жуковский

Начальник личная подписьЮ.Б. Жуковский

При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывается. Например, при оформлении письма на бланке Председателя Госстроя России подпись оформляется так:

личная подписьА.Ш. Шамузафаров

При подписании документа (не на бланке) несколькими должностными лицами организации их подписи располагаются одна над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Главгосэкспертизы России личная подписьЮ.Б. Жуковский

Главный бухгалтер личная подписьТ.И. Политова

При подписании документа на бланке организации наименование организации не указывается.

Начальник личная подписьЮ.Б. Жуковский

Главный бухгалтер личная подписьТ.И. Политова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей подписи располагают на одном уровне.

Заместитель Председателя Государственного комитета Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу

Заместитель Министра экономики Российской Федерации

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии личная подписьЮ.Б. Жуковский

комиссии личная подписьИ.В. Савин

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам», или косую черту перед наименованием должности. Необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ и его фамилию.

3.22. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточий), оформленного прописными буквами, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

подпись И.Ю. Горбунов

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др. гриф согласования оформляют по следующей форме:

Письмо Госстроя России

от 20.02.99 №АШ-3297/24

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка «Лист согласования прилагается». Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта постановления Правительства Российской Федерации

3.23. Внутреннее согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости - должность визирующего.

Визы проставляются на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются.

Личная подпись В.Н. Шульц

3.24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

3.25. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:

Главгосэкспертизы России Личная подпись Ю.Б. Жуковский

Начальник сектора кадров Л.А. Лебедева

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.26. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Станкевич Владимир Иосифович

3.27. Отметка об исполнении документа делается в левом нижнем углу документа и включает краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, отметку «В дело», номер дела, в котором будет хранится документ, дату, подпись исполнителя документа, например:

Исполнено. Письмо Главгосэкспертизы

России от 12.07.99 №24-1-9/250 в адрес

Минэкономики за подписью Жуковского.

15.07.99. личная подпись И.В. Савин

3.28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.29. Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Примеры оформления реквизитов документов приводятся в приложении 2.

4.1. Документы изготавливают на бланках.

ГОСТ Р 6.30-97 установлено два основных формата бланков документов -А4 и А5, допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327 .

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм

4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов допускается изготавливать с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых приведен в разделе 6 настоящего Порядка.

4.3. Бланки документов проектируют в соответствии с приложением 1. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром – переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов

4.4. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный в соответствии с приложением 3.

4.5. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

4.7. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,04,06,07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18.

4.8. На бланках субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06,07,12 печатают на двух языках русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

5.1. Документы изготавливаются с помощью печатающих устройств. Даты и регистрационные номера также оформляются с помощью печатающих устройств

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка)

5.2. При наборе текста документа должны выдерживаться следующие поля, не менее

5.3. Документы изготавливаются на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

5.4. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

5.5. Допускается печать документов с использованием оборотной стороны листа (заключения, обобщения, договора на выполнение экспертных работ и т.п.).

5.6. Если направляется совместное письмо организации с какой-либо другой организацией, то в этом случае оно оформляется без бланка.

5.7. При составлении документов на средствах электронно-вычислительной технике (ЭВТ) рекомендуется использовать редакторская оболочка «WORD », позволяющая автоматизировать процесс изготовления документов. В ГОСТе не нашло отражение положение о том, какими видами шрифтов следует пользоваться при изготовлении документов при помощи печатающих устройств средств ЭВТ, поэтому основное требование к шрифтам заключается в том, чтобы они были хорошо читаемыми.

В то же время, в целях обеспечения унификации и соблюдения единого порядка подготовки и оформления документов, создаваемых в организации при наборе текста заключений рекомендуется пользоваться шрифтом « TimesNew Roman » с размером букв «14 » (данный документ оформлен с использованием этих рекомендаций).

При использовании локальных заключений в качестве составляющего материала при подготовке сводного заключения, специалистам организации необходимо откорректировать шрифт, размер букв, поля и межстрочные интервалы, обеспечить единую нумерацию, установить единообразие разбивки текста на разделы, подразделы, пункты и т.п.

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Набор реквизита «Текст» рекомендуется осуществлять на пишущих машинах через 1,5 интервала (соответствует 1 интервалу в печатающих устройствах ЭВТ).

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, набирают также через 1 межстрочный интервал на пишущих машинах, (1 интервал в печатающих устройствах ЭВТ). Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

(2 межстрочных интервала)

отдела (1 межстрочный интервал)

(2 межстрочных интервала)

Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» оформляются на уровне последней строки наименования должности, например:

Главгосэкспертизы России _______________________________Ю.Б. Жуковский

Наименование вида документа оформляется прописными буквами, например:

6.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) подлежат учету.

6.2. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

6.3. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в регистрационно-учетной форме.

6.4. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации (управление делами, канцелярия, общий отдел). Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

6.5. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

6.6. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учета, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебной расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

6.7. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

к Порядку подготовки

и оформления документов

Схема расположения реквизитов и границы

их зон на формате А4 (210´ 297 мм) продольного бланка

Схема расположения реквизитов и границы

их зон на формате А4 (210´ 297 мм) углового бланка

к Порядку подготовки

и оформления документов

О представлении проекта

В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 07.08.99 № НА-П5-26215 Госстрой России представляет проект постановления Правительства Российской Федерации «О порядке проведения комплексной государственной экспертизы градостроительной, предпроектной и проектной документации в Российской Федерации», разработанный Госстроем России и Минэкономики России и согласованный Минздравом России (Солодкий В.А.), МПР России (Пинчук Н.П.), Минтрудом России (Киселев С.Г.), МЧС России (Локтионов Н.И.).

Приложения: 1. Проект постановления Правительства Российской

Федерации на 10 л. в 1 экз.;

2. Пояснительная записка к проекту постановления

Правительства Российской Федерации на 2 л. в 1 экз.;

3. Справка о согласовании постановления Правительства

Российской Федерации на 6 л. в 1 экз.

ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО-

ПЕРВЫЙ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

117987, ГСП-1, Москва, ул. Строителей, 8, корп. 2

О финансировании строительства

Московского метрополитена в 1999 году

Поручение Правительства Российской

Федерации от 25.05.99 №СС-П10-02143

В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации Госстрой России рассмотрел вопрос финансирования развития Московского метрополитена из средств федерального бюджета в 1999 году и сообщает.

Межведомственной комиссией Госстроя России совместно с Минэкономики России и Минфином России в феврале 1998 года была определена технологически обоснованная потребность в средствах из федерального бюджета на строительство метрополитена в Москве в 1999 году в объеме 2389,0 млн. рублей.

Решением Правительства Российской Федерации (протокол от 19.10.98 № ВГ-П10-6пр) Госстрою России было поручено совместно с Минэкономики России, Минфином России и Правительством Москвы рассмотреть вопрос максимального сокращения объемов государственного финансирования строительства новых линий метрополитенов на 1999 год. В результате рассмотрения изыскана возможность сокращения объемов государственных капитальных вложений на строительство Московского метрополитена в 1999 году до 1716,0 млн.рублей или на 39,2 процента.

Учитывая необходимость развития метрополитена в Москве, а также в целях обеспечения безопасности подземных выработок и сохранности выполненных конструкций в условиях ограниченности государственных бюджетных ассигнований, предусмотренных в 1999 году на строительство новых линий метрополитенов, Госстрой России считал бы целесообразным рассмотреть дополнительно вопрос о возможности увеличения государственных инвестиций на строительство Московского метрополитена в 1999 году с учетом исполнения федерального бюджета за I квартал 1999 г.

О разработке ТЭО реконструкции

На Ваше обращение Госстрой России сообщает.

В соответствии с установленным порядком рабочая документация на строительство и реконструкцию объектов должна разрабатываться на основании утвержденных ТЭО (проектов).

Однако, учитывая сжатые сроки реконструкции служебного здания, МИД и то, что Министерство финансов Российской Федерации выделило лимиты на проведение проектно-конструкторских и других подготовительных работ, Госстрой России считает возможным разрешить, в виде исключения, выполнение работ по первому пусковому комплексу реконструкции здания (левое крыло) по рабочим чертежам и сметам на отдельные виды работ до утверждения ТЭО на весь объем реконструкции.

В целях повышения качества проектной документации сокращения сроков ее разработки и исключения бросовых работ и затрат, проектной организации необходимо предварительно согласовать с Главгосэкспертизой России основные принципиальные решения по первому пусковому комплексу, в связи с чем заказчику целесообразно заключить с Главгосэкспертизой России договор на экспертное сопровождение разработки ТЭО реконструкции здания МИД.

ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО-

Министерства и ведомства

117987, ГСП-1, Москва, ул. Строителей, 8, корп. 2

В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации (от 18.11.98 № ВГ-10-33398) Госстрой России уточнил с учетом требований вновь принятых федеральных законов Порядок проведения государственной экспертизы градостроительной и проектной документации в Российской Федерации и направляет его на согласование.

О результатах просьба сообщить Госстрою России в возможно короткий срок.

Приложение: на 8 л.

Заместитель Председателя Н.В. Зацаринский

ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОМУ КОМПЛЕКСУ

368600, Республика Дагестан, г. Дербент, ул. Шахбазова, д.60

117987, ГСП-1, Москва, ул. Строителей, 8, корп. 2

О строительстве высоковольтной

линии электропередачи (ВЛ)

Главгосэкспертиза России по поручению руководства Госстроя России рассмотрела направленное Вами заявление жителей совхоза «Ленинский» и сообщает.

В соответствии с действующими Правилами устройства электроустановок (ПУЭ) при прохождении по населенной местности расстояния по горизонтали от крайних проводов высоковольтных воздушных линий электропередачи (ВЛ) при наибольшем их отклонении до ближайших выступающих частей зданий и сооружений должны быть не менее: 2 м для ВЛ до 20 кВ, 4 м для ВЛ 35-110 кВ и 6 м для ВЛ 220 кВ.

Никаких других ограничений для прохождения указанных ВЛ по территориям городов и поселков нет.

Для ВЛ 330 кВ в целях защиты населения от воздействия электрического поля, создаваемого воздушной линией электропередачи, санитарными правилами и нормами СанПиН 2.2.1/2.1.1.567-96 установлена санитарно-защитная зона с расстоянием 20 м от проекции на землю крайних фазных проводов в направлении, перпендикулярном к ВЛ.

При меньшем расстоянии до жилых домов сооружение ВЛ 330 кВ недопустимо.

Первый заместитель начальника Ш.М. Гордезиани

ГОСУДАРСТВЕННОЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОМУ КОМПЛЕКСУ

Первый заместитель начальника

по технико-экономическому обоснованию строительства ПС 200 кВ с заходами ВЛ 220 кВ для внешнего электроснабжения второй очереди строительства Южной водопроводной системы города Москвы и Московской области

1. Разработчик - институт «Энергосетьпроект», Москва

2. Заказчик - АООТ «Мособлжилкомхоз».

3. Подрядная строительная организация - АООТ «Спецсетьстрой»

4. Основание для проектирования:

- письмо ОАО «Мосэнерго» от 07.04.98 №34-12/53-1606 «О внешнем электроснабжении II очереди строительства Южной водопроводной системы»,

- письмо ГСПИ Минатома России от 30 10 96 №1226,

- заключение Главгосэкспертизы России по ТЭР «Внешнее электроснабжение второй очереди строительства Южной водопроводной системы города Москвы и Московской области.

5. Основные данные и принятые технические решения.

5.1.Хозяйственная необходимость и целесообразность строительства

5.2.Основные технологические решения.

5.3.Организация эксплуатации.

5.4.Основные строительные решения