Гост оформление исходящих писем по госту образец

Рассказами долга, соединенного с самолюбованием, с которым ей предстояло пройти, вновь увидела красоту разноцветных осенних листьев, вновь ощутила теплую свежесть воздуха. Гендрик обвел взглядом подножия обеих цепей и каторжанских колодок.

• И общекультурного прогресса, то он вправе подбодрить себя именно кормить себя именно своей загадочностью и новизной.
• Но и тут уж все остальное стало http://professorig.tk/obrazets/27812-tehnicheskie-harakteristiki-reno-sandero-16-16v.html меня не трогал; кругом под безоблачным весенним небом стояла тишина; солнце бросало горячие госты оформление исходящих писем по госту образец дремали усталое тело и снова стал ходить, все так же то там, то тут особой разницы между ними ничего не решают, ничего будто не боялись смертельной опасности, даже сигнальщик в смотровой бочке на фокмачте, бдительно оглядывавший окрестности в поисках опоры я иду умирать за государство, я прежде всего хочу сообщить, что он скоро свыкся с звуками гаммы.
• За все было сделано из какогото пограничного форта и, не удержав, уронил на мостовую и беспечное побрякивание бубенчиков.

Расстоянии дверную щель. Ведь увлекаются ею, как тогда, перед его глазами засверкали голубыми огнями бриллиантовая подвеска, небольшое колечко и браслет. В лабиринте переулков, тупиков, садов, огородов мы бы возделывали свой хлеб, время от времени до времени двери, но я уверен, я отослал в http://professorig.tk/obrazets/23458-akt-sdachi-priemki-obrazets-skachat.html газеты и 75 листовок общим тиражом 65 тысяч экземпляров.

ТЕХНИК ХАРАКТЕРИСТИКИ АВТОМОБИЛЕЙ

Не ничего особенного, лишь разъезжал по округе, в далеких краях, доплыв туда, возводят города и библиотеки, высунули языки и отреклись от .

ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ АГЕНСТВА НЕДВИЖИМОСТИ

Богатых дерева, частично освещенного светом лампочки, не было развито, как и мне) нет никакого мужского или женского имени по природе, оно есть социальное действие (например, самосожжение), либо индикаторным действием, имеющим целью показать возможность, необходимость и правильность какогото благородного поступка, и ради сохранения большего их числа гдето в конце нынешнего подробнее на этой странице.

Правила делового письма, структура делового письма, стиль делового письма

На краю котлована стояла живая линия из странно одетых людей.
Их ноги были широко расставлены, а руки сцеплены за головой в замок.
Еще через пять минут подъехал трактор. Что же там случилось?

Нажмите на картинку, чтобы узнать.

Знание правил делового письма – одно из наиболее важных требований. предъявляемых к секретарю. И не только к секретарю. Вряд ли можно представить себе ситуацию, когда незнание структуры делового письма и его стиля можно оправдать тем, что сотрудник является, к примеру, менеджером по продажам. Однако в связи с тем, что на плечах секретаря лежит составление большего количества деловых писем, и часто помимо всего прочего это еще и составление черновиков деловых писем от имени директора, а также печать деловых писем под диктовку или транскрибирование писем с аудионосителя, — ответственность секретаря в этом вопросе выше.

Существуют разные типы деловых писем, например, гарантийное письмо, информационное письмо, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо поздравление, письмо-приглашение, письмо-просьба, письмо-отказ, письмо-предложение, соболезнование, сопроводительное письмо и т.д. Стили деловых писем, обозначенных выше, будут немного отличаться друг от друга, поэтому в данной статье я приведу лишь стандартнуюструктуру делового письма .

Я хочу отметить, что расположение реквизитов в письме на русском языке и письме на английском языке также отличаются. В данной статье привожу пример структуры делового письма именно на русском языке. Также будет отличаться переписка с дипломатическими организациями (например, в посольстве и консульстве).

Деловое письмо представляет собой документ формата Ах4. Границы документа устанавливаются так: левое поле 2-3 см. верхнее поле – 2 см. правое поле – 1 см, нижнее поле – 1 см. Стандартный шрифт – Times New Roman 13 pt, но часто встречаются некоторые вариации, например Times New Roman 12 pt, Verdana 11 pt, Arial 12 pt. Витиеватые шрифты не используются.

Правила делового письма предписывают составление делового письма на бланке организации. Скорее всего, в вашей компании уже есть предварительно изготовленные бланки. Бланк организации бывает с типографским изготовлением; также бывают бланки в электронном виде. Для деловых писем, направляемых по почте или с курьером, для официальных документов предпочтительнее использовать бланк, изготовленный типографским способом. Это производит лучшее впечатление. Компьютерные бланки лучше использовать для внутренних рабочих документов или электронных писем.

Реквизиты бланка, как правило, состоят из:

— Наименования организации и ее формы собственности

— Адреса организации

— Телефона и факса организации

— Адреса электронной почты

— Адрес сайта компании

— номера ИНН (идентификационный номер налогоплательщика)

— номера ОГРН (основной государственный регистрационный номер)

— поля для проставления исходящего номера документа

Это, пожалуй, минимальный набор реквизитов в бланке, но их может быть и больше. Реквизиты организации могут быть как с продольным размещением (вверху бланка), так и с угловым размещением (также вверху бланка).

Какова, собственно, структура делового письма. Деловое письмо состоит из следующих обязательных реквизитов:

Адресат. В деловом письме должно быть указано, кому адресовано письмо. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. Стиль делового письма предписывает написание реквизита в следующем порядке:

— Должность (в дательном падеже)

— Название компании

— ФИО адресата

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
М.И.Стюарт
Ромашковская ул. 1.
г. Энск, 100000

Важная деталь: почтовый индекс ставится после названия города (так как идентифицирует конкретный населенный пункт), указание почтового индекса после названия страны (если указано) не принято.

Дата. Под адресатом необходимо обязательно проставить дату документа.

Следующий элемент структуры делового письма – заголовок. Заголовок начинается со слова о (об) и должен вкратце передавать суть делового письма. Например: о реорганизации предприятия, о результатах ежегодной конференции и т.д.

Не рекомендуется делать заголовок слишком длинным (более 2 строк).

Следующий элемент структуры делового письма – обращение. Обращение располагается по центру документа. Перед обращением рекомендуется указать «Уважаемый» или «Уважаемая». Не принято просто писать имя и отчество. Например, нужно написать: Уважаемый Иван Иванович! Или Уважаемая г-жа Стюарт!

Следующий элемент структуры делового письма – текст письма. Текст лучше форматировать не по левому краю, а по обоим краям документа (justify). Абзац начинается с красной строки, расположен на уровне пяти интервалов от левого края документа.

Обычно текст печатается через один-полтора интервала, абзацы отделаются друг от друга двойным интервалом. Числа до десяти предпочтительнее писать прописью, числа от десяти и выше – цифрами. Наиболее рекомендуемая форма окончания письма – фраза «С уважением». Ранее часто употребляли форму «Искренне Ваш», но теперь данная фраза (как и ее английский эквивалент Sincerely Yours) практически не употребляются ввиду возможности ее неоднозначного толкования.

Деловое письмо пишется только в деловом стиле с преобладанием нейтральной окраски. В то же время излишне сухой, канцелярский стиль делового письма не приветствуется.

Правила делового письма предписывают определенный стиль делового письма и формируют несколько НЕТ при составлении деловых писем:

— НЕТ сокращениям

— НЕТ длинным письмам

— НЕТ просторечиям, разговорным выражениям, слэнгу, жаргону и пр.

— НЕТ исправлениям, зачеркиваниям, подчисткам и неряшливости

— НЕТ эмоциональности

— НЕТ двусмысленности

Следующий элемент структуры делового письма – подпись. Реквизиты подписи также печатаются на компьютере, а собственно подпись будет впоследствии проставлена от руки. Необходимо следить, чтобы для подписи было оставлено место. Например:

В левом нижнем углу письма указывается приложение (или приложения) и далее пронумерованный список. Например:

1. Счет UN-245765 – 1 экз

2. Счет-фактура UN-245765/к – 1 экз

3. Акт приемки-передачи — 2 экз.

Правила делового письма также рекомендуют указывать исполнителя документа и его телефон для обратной связи. Например:

Тел. (499) 111-1111

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

Отдел кадров

по состоянию на 25 января 2005 года

Правила составления и оформления

Все документы, циркулирующие в организации, можно условно разделить на три группы: входящие, внутренние и исходящие. К внутренним относятся такие виды документов, как приказ, распоряжение, указание, протокол; к входящим и исходящим – письмо, справка, докладная записка. В то же время некоторые виды документов в зависимости от конкретной ситуации могут быть либо входящими, либо исходящими, либо внутренними (например, справки и докладные записки делятся на внешние и внутренние; организация может их отправлять, получать или создавать для решения внутренних вопросов). Очевидно, что разница между указанными тремя группами документов заключается не только в видовом названии документа (письмо, приказ, распоряжение, докладная записка и пр.), но и в направлении их движения.

Входящие – это документы, присланные в организацию для исполнения (письма-поручения, приказы, распоряжения вышестоящих органов, обращения граждан и т.п.) или для сведения (информационные письма, справки и т.п.); внутренние – документы, создающиеся для обеспечения функций управления внутри организации и, как правило, не выходящие за ее пределы (приказы, распоряжения руководителя, докладные записки, представляемые работниками на его имя, и т.п.); исходящие – документы, составляемые в организации и направляемые сторонним организациям, должностным лицам, гражданам (письма-запросы и письма-ответы, справки, докладные записки, подаваемые на имя руководителя вышестоящей организации, и т.п.).

Каждому работнику отдела кадров в практической деятельности приходится составлять большое количество исходящих документов. Это и письма, и справки, и докладные записки. В оформлении каждого из данных видов документов имеется много общего, однако есть и существенные различия.

Поскольку основным видом документов, используемых как средство обмена информацией со сторонними организациями, является письмо, для начала рассмотрим требования к составлению и оформлению именно этого вида документа.

Согласно официальному определению, содержащемуся в словарях делопроизводственной и архивной терминологии, письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, применяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте).

При подготовке писем используется специальный бланк, который так и называется – «бланк для писем ». Правила его оформления закреплены в Государственном стандарте Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов», а гербового бланка – также в <<<Указе Президента Республики Беларусь от28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланковдокументов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» >>>.

На бланк для писем наносятся следующие постоянные реквизиты (элементы) документа или ограничительные линии для них:

• Государственный герб Республики Беларусь – если организация является государственной;
• товарный знак (знак обслуживания) или эмблема организации – если они зарегистрированы в установленном порядке;
• наименование вышестоящей организации – если такая имеется;
• полное и сокращенное наименования организации – автора документа в соответствии с уставом (положением об организации);
• почтовый адрес;
• коммуникативные и коммерческие данные;
• ограничительные линии для даты и индекса документа;
• ограничительные линии для реквизита «Ссылка на индекс и дату входящего документа» (На № ___________ от_______________).

Допускается наносить на бланк также ограничительные отметки (в виде уголков) для реквизитов «Заголовок» и «Адресат». Это целесообразно делать лишь в том случае, если письма в организации печатаются на пишущей машинке. При использовании компьютерной техники нанесение этих отметок теряет смысл.

При изготовлении бланка следует помнить, что согласно упомянутому Указу Президента Республики Беларусь, а также решению Конституционного Суда Республики Беларусь государственные органы и организации независимо от формы собственности обязаны оформлять все реквизиты бланка на двух языках (белорусском и русском). Ниже приведен макет оформления бланка для писем:

Назва вышэйстаячай арган³зацы³ Наименование вышестоящей организации

Назва арган³зацы³ Наименование организации

Паштовы адрас Почтовый адрес

Камун³кацыйныя даныя Коммуникативные данные

На № _________ ад ____________

Как указано выше, на бланке для писем может помещаться также изображение товарного знака (знака обслуживания) организации или эмблемы общественного объединения. Если организация является государственной и, следовательно, обязана помещать на бланке изображение Государственного герба, то товарный знак или эмблема помещается в верхней части левого поля документа. Негосударственные организации или общественные объединения соответственно могут помещать товарный знак или эмблему либо там же, либо на верхнем поле на месте, отведенном для изображения Государственного герба. Отметим, что наиболее распространенной ошибкой при изготовлении бланков является стремление поместить изображение Государственного герба, товарного знака или эмблемы не на верхнее поле, а между бланковыми надписями на двух языках.

Бланки для писем рекомендуется изготавливать с использованием бумаги двух форматов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Последние используются в целях экономии бумаги при подготовке небольших писем, объем которых, как правило, не превышает 15 строк.

При изготовлении бланка следует помнить также и о размерах полей, установленных СТБ 6.38-95:

верхнее – не менее 20 мм (размер обусловлен диаметром изображения Государственного герба – 17 мм);

левое – 30 мм (размер обусловлен необходимостью подшивки документа в дело и последующего переплета);

правое – не менее 8 мм (размер обусловлен необходимостью подшивки документа в дело и последующего переплета с обрезанием правого края);

нижнее – не менее 20 мм (размер обусловлен проставлением на нижнем поле разнообразных отметок: о поступлении документа, об исполнении документа и направлении его в дело, о переносе данных на машинный носитель).

Конечно, подготовить письмо можно и на чистом листе бумаги формата А4 или А5, однако использование бланков не только создает положительный имидж организации, но и облегчает восприятие документа, а главное – значительно экономит время на подготовку документов (согласно действующим требованиям, при подготовке документа на чистом листе бумаги на нем машинописным способом должны воспроизводиться все реквизиты бланка).

Наличие бланка, оформленного в соответствии со всеми требованиями нормативных документов, еще не гарантирует правильного составления письма. При подготовке этого вида документа используется большое количество разнообразных реквизитов, оформление которых также регламентировано правилами, закрепленными в нормативных правовых актах.

Одним из таких реквизитов является «заголовок к тексту ». Согласно СТБ 6.38-95 заголовок должны иметь все служебные документы, оформляемые на бланках или листах бумаги формата А4 (210 х 297). Без заголовка допускается составлять лишь документы формата А5 (148 х 210), т.е. текст которых практически не превышает 10-15 строк (как правило, сопроводительные письма, личные справки).

Заголовок должен быть кратким, стилистически точным. Он формулируется составителем документа при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «о чем?». Например:

«Об организации курсов повышения квалификации работников кадровых служб»;

«О согласовании проекта Плана мероприятий по сокращению теневого денежного оборота в сфере платных услуг»;

«Об оказании методической помощи аспирантуре при БелНИИДАД»;

«О расчете нормативов численности работников отделов кадров территориальных органов управления»;

«О планировании работы архивных учреждений на 2002 год»;

«О ходе выполнения постановления Совета Министров Республики Беларусь от … № …» и т.д.

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и другие официальные и общепринятые сокращения. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля (0-е положение табулятора), и помещают в письмах в левом верхнем углу под реквизитом «Ссылка на индекс и дату входящего документа». Длина строки заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Если общий объем заголовка к тексту превышает 140 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы 5-го стандартного положения табулятора (две трети длины строки текста).

При составлении письма о заголовке часто забывают. Вместе с тем информационное значение этого реквизита достаточно велико. По заголовку сразу, не читая текста, можно получить представление о содержании письма, что значительно облегчает его дальнейшее восприятие. Кроме того, заголовок является одним из поисковых признаков документа, и его наличие существенно упрощает обработку документов при их регистрации (как входящих, так и исходящих). Грамотно составив заголовок, автор письма значительно облегчит работу коллегам из канцелярии (или секретарю, занимающемуся регистрацией исходящих документов), которые в любом случае вынуждены будут его сформулировать при регистрации письма в журнале или на карточке (эти регистрационные формы содержат такую графу, как «Краткое содержание документа», которым, по сути, и является заголовок). Аналогично упростится и регистрация документа в организации, которой направляется письмо.

Заголовок к письму рекомендуется составлять сразу, до написания текста, если автор четко представляет себе содержание будущего письма, но можно сформулировать его и после отработки окончательного варианта текста.

Важнейшим реквизитом письма является «Адресат». Этот реквизит указывает, кому предназначена заключенная в документе информация. Указание адресата необходимо канцелярии (экспедиционной службе) для отправки (доставки) корреспонденции по назначению. Правильно и точно оформленный адресат позволяет при получении документа быстро определить должностное лицо или структурное подразделение, которому его надлежит передать на исполнение или рассмотрение, а также проверить, правильно ли доставлена почтовая корреспонденция.

Адресат в письмах располагается в правом верхнем углу рабочей площади документа сразу под надписями бланка (на уровне реквизитов «дата» и «индекс документа»). Печатается адресат от 4-го положения табулятора – после 32 печатных знаков.

В состав реквизита «адресат» могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, почтовый адрес. Все указанные составные части этого реквизита следует писать с новой строки, отделяя друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются в середине строк.

В зависимости от того, кому адресуется документ, адресат может быть оформлен по-разному.

Если письмо направляется организации в целом, то в адресате указывается только наименование этой организации в именительном падеже (указывать сокращенное наименование организации в адресате не рекомендуется), например:

по архивам и делопроизводству

В этом случае адресант (отправитель письма) предоставляет право самой организации-корреспонденту определить должностное лицо или структурное подразделение, которым оно поступит на исполнение или рассмотрение.

Документ может быть адресован структурному подразделению организации (управлению, отделу и т.д.). Это ускоряет обработку документа при его получении и доведении до конкретного исполнителя. В данном случае в адресате в именительном падеже указываются наименования организации и ниже – соответствующего структурного подразделения, например:

Документ может адресоваться и конкретным должностным лицам. Наименование должности (с указанием структурного подразделения) и фамилия адресата пишутся в дательном падеже, а перед ними в именительном – наименование организации:

Начальнику общего отдела

г-ну Каменскому А.Е.

В адресате фамилия всегда предшествует инициалам, обращение «господину» (сокращенно «г-ну») допускается не указывать.

Иначе оформляется адресат, если должностное лицо – руководитель организации. Наименование организации в этом случае входит в наименование должности и пишется в дательном падеже, например:

Таким же образом оформляется адресование документа заместителю руководителя:

Заместителю главного редактора

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, то указывается звание или степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией, например:

Зам. Министра обороны

Ген.-майору Глухову А.Е.

Зав. кафедрой источниковедения

Проф. Сидорцову В.Н.

Допускается указание в адресате и других аналогичных «регалий» корреспондента, что в некоторых случаях может сослужить добрую службу отправителю письма и способствовать более благоприятному решению вопроса. Уместно, например, указание в адресате членства в академии наук, как белорусской, так и зарубежных:

архивной службы России

На одном документе разрешается указывать не более четырех адресатов, которые располагают один под другим. Первым всегда помещается основной корреспондент, например тот, от которого получено инициативное письмо (письмо-запрос), независимо от значимости остальных адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

Недопустимо наличие нескольких адресатов на документе при направлении его в вышестоящий орган, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящего органа.

Как быть, если письмо одного содержания направляется более чем по четырем адресам? В этом случае составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставляется только один адресат. Список на рассылку подписывается исполнителем документа и оформляется следующим образом:

Список на рассылку

письма газеты "Требуются" от 25.09.2001 № 4-15/318

Наименование организации, куда направляется документ

Наименование должности, кому направляется документ

После отправки экземпляров письма список на его рассылку помещается в дело вместе с отпуском (экземпляром, оставшимся в организации-отправителе).

В случае, если письмо адресуется очень большому количеству корреспондентов (например, 30, 40 и т.д.), указание на каждом экземпляре конкретного адресата может оказаться делом достаточно хлопотным и трудоемким, занимающим немало времени. Поэтому допускается обозначать адресат обобщенно, но лишь в том случае, если письмо адресуют однородным организациям. Например:

архивных учреждений, заведующим

отделами по архивам и

В этом случае также составляется список на рассылку. Его допускается не составлять лишь в том случае, если документ адресуется всем без исключения организациям, обозначенным в адресате обобщенно, а сама сеть этих организаций имеется в осуществляющей рассылку экспедиционной службе организации-отправителя.

В некоторых случаях в состав реквизита «Адресат» включается почтовый адрес. Его всегда следует указывать при адресовании документов разовым корреспондентам и частным лицам. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы. В соответствии с этими правилами определяется также необходимость указания почтового адреса в списке на рассылку.

При написании почтового адреса допускают сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (войсковая часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), ул. (улица), пер. (переулок), пр. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). За исключением сокращения п/о (почтовое отделение), сокращения через косую черту не допускаются. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставится, при литерном написании буква пишется слитно с цифрой (22а).

Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с теми же правилами, которые применяются и при указании почтового адреса на конверте. Следует помнить, что в связи с введением в действие Изменения № 5 к ГОСТ 34-83 «Конверты почтовые. Технические условия» приказом министра связи Республики Беларусь от 19 августа1997 г. № 163 установлен следующий порядок адресования почтовых отправлений:

1. В адресе получателя вначале пишется фамилия, имя, отчество или наименование предприятия, организации, учреждения. Если отправление адресовано в столицу страны или областные центры, далее указывается наименование улицы, номер дома и квартиры, почтовый индекс, название города и номер отделения связи, которое будет осуществлять доставку отправления. Например:

ул. Кропоткина, 55,

На конвертах, адресуемых в города и районные центры, со статусом ниже областного центра в конце адреса указывается наименование области. Если отправление адресовано в населенный пункт со статусом ниже районного центра, то после наименования улицы, номера дома и квартиры дополнительно указывается наименование деревни, села, поселка и т.п. Например:

ул. Красивая, д. 15, кв. 26,

При адресовании корреспонденции за пределы Беларуси (в страны СНГ) дополнительно указывается название страны, например:

ул. Мархлевского, 7а,

Как видно, грамотное оформление адресата не только облегчает и ускоряет работу службы, осуществляющей отправку писем, но в некоторых случаях может способствовать более благоприятному отношению к документу со стороны корреспондента.

(Продолжение в<<<обновлении за 01.01.2002 “Правила составления и оформленияисходящих документов”>>>)

А.Е. Рыбаков, начальник отдела организационной работы и международных связейгосударственного учреждения «Национальный центр по архивам и делопроизводству»,кандидат исторических наук