Образец протокола рабочего совещания - База файлов

Протокол совещания образец. Планируется совещание и сразу возникает вопрос, а как составить протокол, кто его будет вести, ведь на совещании присутствие. Например, протоколы общих собраний, протоколы заседаний совета директоров, протоколы совещаний у директора и т.д. Его форма и образец оформления. В статье подробно разобраны все реквизиты протокола с объяснением вариаций их оформления и образцами целых. Протоколы совещаний и экспертного совета. Необходимые реквизиты и их расположение приведены ниже в образце протокола заседания комиссии. Спасибо перед итоговым совещанием золотая находка.

Протокол рабочего совещания образец - добавлено по просьбе надежда кондрашова. Форма и образец протокола проверены на актуальность. Форма и образец протокола проверены на актуальность. Табель учета рабочего времени это документ, который содержит информацию о. Протокол рабочего совещания (собрания). Раздел образцы документов формы, бланки, формуляры нет комментариев.

Образец бланка протокола рабочей встречи президента оао ржд и руководителя субъекта российской федерации и пример его оформления. Протокол производственного совещания. Образцы по теме протокол. (полное наименование юридического лица) протокол n производственного совещания г. Образец протокола. Заседании, совещании. Табель учета рабочего.

Очень часто такие совещания так и. Ведение протокола оперативного совещания может. Образец протокола для еженедельных рабочих совещаний с. Образец протокола рабочего. Его образец приведен в примере 22. Протоколы совещаний и экспертного совета должны. Реквизиты протокола, варианты его оформления и образцы целых документов.

Протокол рабочего совещания образец > - примеры документов

Решили; которые печатаются от левого поля строчными знаками. В алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании. Каждый раздел состоит из 3-х частей. Номером индексом протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года либо срока возможностей коллегиального органа. Каждый раздел текста состоит из 3-х частей: слушали, выступали и постановили. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросцев и принятия решений на собраниях и конференциях. Основная часть по различному оформляется в коротком и полном протоколе. Протоколы могут быть 2-ух видов: краткие и полные. Адресат и адресование документа. К примеру, оформляются опосля заседания, протокол чего же заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и так дальше датой протокола является дата заседания протоколы, как правило. Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол оформляется секретарем на базе записей, которые он вел на заседании. Данные слова пишутся строчными знаками с новейшего абзаца. Текст протокола включает вводную и основную части. Эталоны, шаблоны и бланки документов. Во вводной части протокола опосля заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. Лаконичный протокол содержит в для себя фамилии докладчиков, темы докладов. Она состоит из перечисления вопросцев, которые дискуссируются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих докладчиков. В начале текста с новейшей строчки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Основная часть текста протокола собрания разбита на несколько составляющих. Протокол оформляется на общем бланке. Содержит сведения не лишь о обсуждавшихся вопросцах, замечания, но и довольно подробные записи, все высказанные представления, принятых решениях и фамилиях выступавших, прозвучавшие вопросцы и высказывания, позиции, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания. И указывается перечень приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и заглавие организации. Фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросцы, фамилии докладчиков и принятые решения. Таковой протокол ведут чаше всего в тех вариантах, когда заседание носит оперативный нрав. Протокола содержит последующие реквизиты: полное наименование организации; заглавие документа протокол; номер протокола; дата заседания; место заседания; заголовок к тексту документа; текст протокола; подписи. Текст постановляющей части печатается на сто процентов в хоть какой форме протокола. С новейшей строчки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и опосля тире, текст выступления либо вопросец ежели в ходе выступления он был задан докладчику. Ежели на заседании были лица из остальных организаций. При использовании хоть какой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пт содержит повестка дня. То опосля слова, приглашенные, с новейшей строчки печатают слово, присутствовали. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола. Решили; отражают принятое решение по обсуждаемому вопросцу. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений. Запись выступления отделяют от фамилии тире. С новейшей строчки опосля слова, присутствовали. Правила составления и советы по составлению документов. Полный протокол дозволяет документировать подробную картину заседания.

Протокол рабочего совещания образец

Группа: Пользователь
Сообщений: 5
Регистрация: 06.06.2014
Пользователь №: 18417
Спасибо сказали: 4 раз(а)

протокол рабочего совещания образец

ПРОТОКОЛ 3 марта заседания Рабочей группы по разработке проекта ПС «Управление персоналом»

03 марта 2014 г.Москва, Минтруд России

Присутствовали:
1. Волошина И.А.
2. Данильченко М.В.
3. Злобин Д.В.
4. Копылова Г.А.
5. Митрофанова В.В.
6. Москвина М.В.
7. Соколова Л.А.

1. Обсуждение проекта ОТФ
- внести редакционные, стилистические и терминологические правки в проекте матрицы с учетом решений группы (отв. Соколова Л.);

- перенести в проекте матрицы все ТФ «Контроллинг» в ОТФ « Управление всеми
процессами» (отв. Соколова Л.);
- провести экспертное рассмотрение ОТФ «Социальной политики в отношении персонала» и внести необходимые корректуру для включения в матрицу (отв. Соболев И.С.)
- на очередном заседании РГ провести обсуждение доработанной ОТФ «Управление всеми процессами»;

- на очередном заседании РГ провести согласование списка и графика мероприятий по общественным обсуждениям проекта ПС на период март – апрель 2014 г;

2. Очередное заседание РГ провести в период 11-14 марта 2014 г.
с согласованием даты проведения с членами РГ.

1. Как работодателям подготовиться к введению профстандартов (в частности, какие изменения вносить в локальные нормативные акты и должностные инструкции (квалификационные характеристики))?

Вопрос. Как работодателям подготовиться к введению профстандартов?

Пока идет сам процесс принятия профессиональных стандартов, готовиться работодателям никак не надо. Необходимо контролировать выход профессионального стандарта по тем профессиональным направлениям (должностям и профессиям), которые есть в данной организации. Работодатель может принять участие в общественном обсуждении такого стандарта или уже принять его как данность после утверждения Минтрудом.

После выхода профессионального стандарта работодателю необходимо в первую очередь обратить внимание на дату, с которого он вводится в действие и изучить квалификационные требования, прописанные в нем, а также как описана трудовая функция и трудовые действия.

Вся эта информация необходима работодателю для корректировки должностных инструкций (при их наличии) или иных документов, которые у работодателя регулирую эти вопросы (например, положения о структурных подразделениях, положения по аттестации рабочих мест, положения по оплате и др.)

2. Последствия приема на работу в государственное учреждение работника, не соответствующего профессиональному стандарту.

Вопрос. Последствия приема на работу в государственное учреждение.

Если вопрос относительно того насколько жестко коммерческие организации могут придерживаться принятых профессиональных стандартов сейчас является дискуссионным (так как в коммерческой организации работодатель может придумывать самостоятельные наименования должностей и профессий, правда только при условии, что по ним нет государственных гарантий, ограничений, компенсаций), то в государственных учреждениях профессиональные стандарты будут применяться как обязательные для определения наименования должностей и прописания квалификационных характеристик.

В связи с принятием профессиональных стандартов согласно ст. 195.1. Трудового кодекса при необходимости вносятся корректировки в единые тарифно-квалификационные справочники (как например, уже произошло с такой должностью как «инженер по охране труда» которая исключена из ЕТКС) – которые как раз и являются обязательными для организаций, бюджетной сферы.

3. На сколько Профстандарты будут соответствовать ситуации названий должностей на рынке труда? Сейчас существует очень много менеджеров, чьих должностей нет в ЕТКС и ЕКС, соответственно трудовую функцию и соответствие занимаемой должности работодатели определяют с помощью должностных инструкций, что тоже выход. Решится ли эта ситуация с помощью новых Профстандартов или они будут опаздывать за изменениями, как ЕТКС?

Профессиональные стандарты определят требования к стандартизированным функциям, которые есть в подавляющем большинстве компаний, например, расчет заработной платы, подбор персонала, ведение кадровых документов и т.д. а новые прогрессивные позиции, как правило, появляются точечно, при появлении в работе неких новационных функций, поэтому ни профессиональные стандарты, ни ЕТКС не могут успеть за ними, так как последние выполняют описательную роль того, что уже существует на рынке и достаточно сильно распространено до уровня – типовых, стандартных функции.

Но так как у работодателя нет запрета на создание новых должностей, профессий, в связи с появлением новых задач, работ, функций – то соответственно профессиональные стандарты и ЕТКС, что очень важно, не вредят и не мешают их появлению.

4. Что изменится с введением профстандарта? Станет ли жизнь работника и работодателя легче или труднее?

Вопрос. Что изменится с введением профстандарта?

В чем то станет легче, в чем то труднее. Однозначно проще работодателю будет теперь разрабатывать должностные инструкции, определять квалификационные требования к работникам при приеме на работу, проводить оценку и аттестацию работников.

В чем станет сложнее, так это в первых организационных мероприятиях по приведению в соответствие внутренних кадровых документов требованиям принятых профессиональных станадартов.

5. Профстандарт четко устанавливает функции, которые обязан выполнять работник, требования к его квалификации, становится новой базой для формирования систем аттестации, сертификации персонала и оплаты труда.
Соглашусь, что конкретные критерии, жестко сформулированные в стандарте, помогут выявить пробелы в образовании кандидата на работу (ведь принимая на работу специалиста, мы прежде всего ориентируемся на документы, представленные кандидатами: диплом об образовании, документы о прохождении повышения квалификации и т.д.) или и в компетенциях уже работника организации. И тогда будет ясно, какая помощь кому требуется: стажировка, переподготовка, временный перевод на другую должность в период прохождения обучения и только в крайнем случае отстранение от должности (но тут нужна будет основательная мотивировка, создание аттестационной комиссии и др. процедуры).

Успокаивает то, что обещанное введение профстандартов – пролонгированный процесс, что через постепенное введение и применение профстандартов на практике будут выявляться пробелы, недочеты и выстраиваться методическая база обучающих центров и образовательных учреждений всех уровней для подготовки специалистов в соответствии и с профстандартами. Одно но: что недобросовестный работодатель предпримет с «неугодными» ему работниками, которые «как бы» не будут соответствовать профстандартам?

Так как прямого основания для прекращения трудового договора с таким работником Трудовой кодекс не устанавливает, все равно вот так вот просто уволить работника в связи с «несоответствие профессиональному стандарту» работодатель не сможет. Максимум через процедуру проведения аттестации работника, которая не такая уж простая и очень часто оспариваемая в судебном порядке.

6. Удивило (если не шокировало) следующее: «…для осуществления воспитательной работы учитель должен обладать восемнадцатью различными умениями и навыками, для успешного развития ребенка – двадцатью». Не слишком ли много для одного человека?
И будет ли объективным справедливым и законным отказать в работе человеку, который, по мнению аттестационной комиссии, не обладает некоторыми из них?
И вопрос: а являются ли таковыми специалистами и сами представители аттестационной комиссии. Риторический вопрос: «а судьи кто?»

Относительно «а судьи кто» меня так же очень интересует вопрос, на одном из последних заседаний В.В. Путин высказал намерение на создание специальных центров оценки профессиональному уровню. Это кстати, достаточно распространенная практика во многих западных странах. До создания таких центров оценку будут производить внутренние аттестационные комиссии работодателя и в случае дальнейшего конфликта между работником и работодателем одним из вопросов, скорее всего и будет касаться состава аттестационной комиссией.

При этом, аттестационная комиссия обязана производить оценку по квалификационным характеристикам, знаниям, умениям, а не личным характеристикам соискателя или работника. Поэтому, конечно, кто будет производить такую оценку – принципиально важный вопрос. В любом случае, любой работник или соискатель может оспорить решение аттестационной комиссии вынеся его на усмотрение комиссии по трудовым спорам, инспекции труда или суда, если не будет согласен с тем является ли решение комиссии объективным и достоверным.

Поэтому во многих отраслях сейчас и набирает обороты добровольная сертификация специалистов. В частности, наш Институт этот проект запускает в этом году и любой желающий сможет пройти такую сертификацию подтвердив свой профессиональный уровень.

В данном случае, понятно, что такая отраслевая сертификация будет производится именно теми, кто работает в данной сфере и вопрос некого «необъективизма» скорее всего будет минимизирован. Понятно, что спрос рождает предложение и наверное будут и те, кто будет производить эту сертификацию просто за деньги. Плати деньги – и ты сертифицирован. Вот тут то как раз по прошествии некого времени рынок и выстроит свое отношение к определнным сертификациям, кому верить, кому нет, некий «квотум доверия».

Мы в своей сертификации сразу задаем высокую планку, чтобы человек, имеющий наш сертификат действительно имел и подтвердил свой профессиональный уровень.

7. Как Вы думаете, надо ли будет вносить в трудовые договоры и книжки работников записи об изменении их профессии или должности, если таковые изменятся в соответствии с классификатором профессиональной деятельности?

На сегодняшний момент вопрос и технология создания (признания) такого центра только разрабатывается. Все еще в проекте и пока говорить о чем-то рано, в том числе о тех требованиях, которые будут устанавливаться к данному центру или центрам (если их будет несколько).

Добровольная сертификация – это сертификация при организациях, которые такую сертификацию проводят (у них есть такой вид деятельности). Это, как правило, организации эксперты в своей отрасли, которые сертифицируют конкретного человека, подтверждая его высокий уровень квалификации в определенной сфере, например «профессиональный бухгалтер», «профессиональный аудитор» и т.д.

В данном случае как раз студенту, который только закончил учебное заведение сертифицироваться вряд ли удастся, так как в сложившейся практике при сертификации требуется подтверждение достаточного практического опыта и успешно реализованных проектов.

8. Я увидела, что Валентина Васильевна Митрофанова в составе рабочей группы по разработке проф. стандартов. Я обучаюсь как раз в ее Институте профессионального кадровика. Отсюда вопрос: будет ли котироваться на рынке труда наш диплом о переквалификации? И подходить под профстандарт кадровика?

Естественно будет. При этом, наш Институт профессионального кадровика входит в состав рабочей группы по профессиональному направлению «Управление персоналом» и по обобщенной трудовой функции «Кадровое делопроизводство» именно мы писали трудовую функцию и трудовые действия. Естественно, что наши учебные программы разрабатываются с учетом требований рынка и возможностей сразу на практике применять все полученные знания.

Если для занятия определенной должности необходимо будет иметь дополнительные программы профессиональной переподготовки (более 500 часов) – то наш диплом и закроет данные требования. Наше обучение является лицензированным и диплом о профессиональной переподготовке будет подтверждать наличие специального образования у работника и его соответствие квалификационным характеристикам.

Если для занятия определенной должности будет требоваться повышение квалификации (от 72 часов), то любой специалист сожжет пройти у нас обучение и получить удостоверение о повышении квалификации, либо пройти программу профессиональной переподготовки, которая по количеству часов превысит даже установленные требования профессионального стандарта о повышении квалификации.

9. Минтруда России прорабатывает подходы к созданию базового центра профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации рабочих кадров. На ваш взгляд, сколько таких центров будет создано в России? Как скоро они появятся в сфере образовании. Требования к такому центру достаточно жесткие. «При отборе организации целесообразно применение следующих основных критериев:

• Участие в международных организациях, проектах, доступ к международным профессиональным стандартам, моделям компетенций и методикам проектирования образовательных программ.
• Наличие положительного опыта работы с бизнесом, в том числе, опыта адаптации учебных программ под задачи бизнеса и опыта координации процесса обучения на конкретных кейсах.
• Высокий уровень квалификации преподавательского состава, наличие преподавателей с практическим опытом работы на производстве в последние 5 лет.
• Наличие действующей системы дистанционного обучения, а также опыта создания дистанционных курсов и проведения вебинаров.
• Наличие соглашений с ведущими производителями промышленного и технологического оборудования.
• Наличие апробированных бизнесом методик и опыта разработки диагностических материалов, профессиональных стандартов, моделей компетенций, регламентов оценки компетенций, рамок квалификаций.
• Наличие широкого количества учебных программ и опыта их реализации по рабочим профессиям».

Замминистра Любовь Ельцова отметила создание « …системы эффективной оценки качества подготовки выпускников и добровольная сертификация квалификаций».

Что такое «добровольная сертификация квалификаций» - определение уровня квалификации специалиста-выпускника?

На сегодняшний момент вопрос и технология создания (признания) такого центра только разрабатывается. Все еще в проекте и пока говорить о чем-то рано, в том числе о тех требованиях, которые будут устанавливаться к данному центру или центрам (если их будет несколько).

Добровольная сертификация – это сертификация при организациях, которые такую сертификацию проводят (у них есть такой вид деятельности). Это, как правило, организации эксперты в своей отрасли, которые сертифицируют конкретного человека, подтверждая его высокий уровень квалификации в определенной сфере, например «профессиональный бухгалтер», «профессиональный аудитор» и т.д.

В данном случае как раз студенту, который только закончил учебное заведение сертифицироваться вряд ли удастся, так как в сложившейся практике при сертификации требуется подтверждение достаточного практического опыта и успешно реализованных проектов.

10. Как Вы думаете, надо ли будет вносить в трудовые договоры и книжки работников записи об изменении их профессии или должности, если таковые изменятся в соответствии с классификатором профессиональной деятельности?

Если в конкретной организации в связи с изменением классификатора профессиональной деятельности будут вводиться новые должности (профессии) и упраздняться существующие или они будут переименовываться, то да, естественно такая запись должна быть внесена в трудовую книжку в обязательном порядке. Эта запись будет внесена как запись о переводе.

Подготовка совещаний и оформление протокола

добавлено: 07-05-2009
просмотров: 356041

В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания ­и протоколы счетной комиссии.

Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций – протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.

Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия – собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального ­оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:

• и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),
• и распорядительным документом (фиксируется принятое ­в результате обсуждения решение).

В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы ­конференций, собраний, семинаров и т. д.

Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др. то протокол может и не понадобиться. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.

Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов

Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.

Выражается это в наличии:

• регламента работы;
• плана работы на ближайший год;
• собственного аппарата, возглавляемого секретарем.

Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа ­(программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.

В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного ­коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.

Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления ­(т.е. ­распорядительного документа) данного коллегиального органа.

Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.

Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.), который относится к категории специалистов или руководителей. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.

В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.

Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.

В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании ­и приглашением участников.

Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый – более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.

В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.

Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики. Задача секретаря – своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров. Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться ­к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.

В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13). Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума). Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным – данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что ­подтверждается, как правило, личной подписью в списке.

Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих – это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания.

Таким образом, еще до начала заседания / собрания секретарь должен иметь следующие документы: повестку дня, тезисы выступлений и проекты решений по каждому вопросу, список участников.

Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:

• полное наименование организации;
• вид документа (протокол);
• номер и дату;
• место составления протокола;
• заголовок к тексту.

Наименование организации всегда указывается вместе с организационно-правовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).

Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации – автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).

Итак, посмотрите на возможные варианты оформления:

Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).

Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.

В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.д.

Существует «мода» написания номера документа и даты, состоящей из одной цифры, двумя цифрами: для этого в начале прибавляют ноль. Здесь можно услышать объяснения следующего свойства: наличие нуля («№ 01» или «01 декабря 2008 г.») не позволит на его месте дописать иную цифру и превратить таким образом 1 в 11, 21 или 31. Но подчеркнем, что указаний на такое написание в нормативной базе не содержится. Это просто довольно распространенная практика.

Место составления документа важно указывать в том случае, когда его затруднительно определить по наименованию организации, а также в тех случаях, когда заседание проводится в другом населенном пункте, а не там, где располагается организация – автор документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 (пункт 3.12) место составления документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, используя только общепринятые сокращения.

Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название ­коллегиального органа в родительном падеже.

Реквизиты заголовочной части могут располагаться продольным (Пример 8) или угловым способом (Пример 9). Выбор варианта остается за организацией.

Текст протокола включает вводную и основную части.

Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Следует иметь в виду, что в протоколе председатель – должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.

Секретарь – лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола. Секретарь совещания (заседания) не обязательно является секретарем по занимаемой должности. Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника. Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно. Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение.

Функции председателя заседания руководителей подразделений может выполнять заместитель генерального директора Панков, а функции секретаря заседания – его личный помощник Егорова. В этом случае их должности по штатному расписанию (заместитель генерального директора и личный помощник заместителя генерального директора) в протоколе отсутствуют. Эти люди будут фигурировать в нем только как председатель и секретарь заседания (см. следующий пример).

С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании.

Если на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций (см. Пример 11).

Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.

Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря. Список составляют заранее по указанию руководителя (он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению). В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц.

При оформлении протокола расширенного заседания (более 15 человек) или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу (см. Пример 13). В таком случае в протоколе указывают:

Во вводную часть протокола включают повестку дня. Ее содержание определяется тем руководителем, который назначает совещание и будет его вести. Если такой документ рассылался участникам перед совещанием, то информация из него и должна быть перенесена в протокол.

Повестка дня в протоколе содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога «О» или «Об», отвечая на вопрос «о чем?». По каждому пункту в протоколе должны быть указаны инициалы и фамилия докладчика – ­должностного лица, который готовил данный вопрос.

Содержание протокола оформляется на основе записей, которые ведет на заседании секретарь вручную или с использованием диктофона1. Текст основной части протокола составляется в соответствии ­с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

По форме изложения текста протоколы разделяются на краткие и полные.

Разные формы протокола отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания. По оформлению отличий в этих формах нет. Этот постулат действует на основе практического опыта, который изложен в любом учебнике по делопроизводству.

Краткий протокол – это документ, который фиксирует:

• обсуждавшиеся на заседании вопросы,
• фамилии докладчиков и
• принятые решения.

Такой протокол, как правило, ведут в следующих случаях:

• когда заседание стенографируется (стенограмма выступлений будет приложением к протоколу) или записывается на диктофон;
• когда заседание носит оперативный характер и важно зафиксировать принятое решение без детализации хода обсуждения.

По краткому протоколу невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части, т.е. управленческого решения. Его образец приведен в Примере 22.

Полный протокол (см. Пример 21) позволяет документировать подробную картину происходящего, передает содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

Таким образом, в полном протоколе по каждому рассматриваемому вопросу присутствует 3 части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПО­СТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей для полного протокола – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») – или из двух для краткого. Эти слова печатают прописными буквами от левого поля.

После слова «СЛУШАЛИ» в тесте протокола указывается фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже (слушали кого?), а через тире излагают запись его речи. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени (см. Пример 15). Если же текст доклада подготовлен в письменном виде и сдан секретарю, то в протоколе можно обозначить только тему доклада и далее приписать «текст доклада прилагается» (Пример 16).

В полном протоколе после слова «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы участников обсуждения вопроса. В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже (выступил кто?). Изложение записи выступления отделяют от фамилии тире, оно излагается от третьего лица единственного числа. В этой же части текста фиксируют вопросы, прозвучавшие по ходу доклада или после его окончания, а также ответы на них.

При отсутствии на совещании обсуждения или вопросов в протоколе часть «ВЫСТУПИЛИ» опускается, и этот фрагмент текста

После слова «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ») печатают текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая – номер принятого решения.

Если по первому пункту повестки дня принято три решения, то они будут носить номера 1.1, 1.2 и 1.3.
Если по второму пункту повестки дня принято только одно решение, то его номер будет 2.1, а не 2, как некоторые ошибочно пишут.

Текст постановляющей части формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку (при этом ответственный исполнитель может указываться в начале текста или в конце).

Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования. Но если оно имело место, то в пункте постановляющей части это должно найти отражение. В более простом исполнении это показано в Примере 19. В протоколах общих собраний акционеров много специфики, в т.ч. она есть и в порядке отражения результатов голосования по принятым решениям, эти результаты фиксируются в протоколе счетной комиссии и в протоколе общего собрания акционеров (см. Пример 20).

Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или аудиозаписей, которые ведутся во время заседания. После заседания секретарь перепечатывает записи, оформляет их в соответствии с изложенными требованиями и представляет для редактирования председателю совещания. С учетом его правок протокол подписывается и становится официальным документом.

Юридическая сила протокола, т.е. официальность, достоверность, бесспорность, зависит не только от правил оформления. По стандартному определению «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления»2. При соблюдении изложенных правил оформления протокол приобретает юридическую силу после подписания двумя лицами: председателем и секретарем.

Оформление этого реквизита не вызывает затруднений, т.к. оно одинаково для всех рассмотренных нами в статье форм протокола (см. Примеры 21, 22). Подписи отделяют от текста 2 или 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

Протокол является внутренним документом, поэтому печать на нем обычно не ставится.

Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без использования ­дефисов, кавычек и др. знаков.

Срок подготовки протокола по общему правилу не должен превышать 5 дней. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.

Но некоторыми документами для определенных разновидностей протоколов установлены свои четкие сроки. Например, закон «Об акционерных обществах» предписывает акционерным обществам протокол заседания Совета директоров оформлять 3 дня, а на оформление такого сложного документа, как протокол общего собрания акционеров, отводит целых 15 дней.

Решения, принятые на совещании, доводятся до сотрудников либо в виде рассылки копий всего протокола, либо выписок постановляющей части. В небольших организациях ознакомление сотрудников с принятыми решениями иногда организуют под роспись, для чего к протоколу ­составляют лист ознакомления.

Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например, решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.

На всем вышеперечисленном можно было бы и успокоиться, но с вступлением в силу новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536) многое изменилось. По крайней мере этот документ ввел новые правила3 оформления кратких протоколов для федеральных органов исполнительной власти, для которых положения данного нормативного документа являются обязательными.

И они отличаются от наработанной к этому моменту практики составления краткой формы протокола. Приведем результаты нашего сравнения в табличной форме (см. Таблицу 1).

Что касается делопроизводства конкретного федерального органа, то у всех есть своя собственная инструкция, которая может и не совпадать с Типовой (обратите внимание на процитированные ниже пункты 1.2 и 1.3 этого нормативного документа). Именно по своей локальной инструкции дело­производства все и работают. А тем, кто не работает в федеральных органах, я всегда советую относиться к Типовой инструкции как к примерной (т.е. не обязательной для исполнения). К тому же сейчас в России вступил в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информациии, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». А его основная идея состоит в том, что организации необходимо «прописать», утвердить правила управления документацией и им следовать. И вот этот пример с кратким протоколом как раз очень показательный – во всех случаях, когда в законодательной и нормативной базе нет конкретных указаний либо есть разночтения, любая организация вынуждена установить свои собственные правила. В таком случае можно обеспечить и ясность, и четкость оформления, а главное – юридическую силу документа.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах ­исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536)

1.2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется – Типовая инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами ­в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах.

1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. индивидуальных инструкций по делопроизводст­ву, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Типовой инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования ­с Федеральным архивным агентством.

Таблица 1. Отличие двух вариантов краткой формы протокола

Полная форма протокола