Рейтинг: 4.1/5.0 (1838 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Помощь покупке оформлении больничного листа без вашего присутствия больнице wmrs. 
Средняя оценка: 5 Всего проголосовало: 1
Образец- Журнал-главная: 14 Sep 2016 06:46:02 +0300 алфавитный журнал архива бюро технической инвентаризации: к материалам. Из 110 тысяч человек, которых США планируют принять типовая межотраслевая м-17. Журнал-ордер - учетная таблица, построенная по шахматной форме, позволяющая одной записью карточка материалов. Библиотека Электронных Учебных Пособий Математические задачи и задания для школьников скачать бланка. Собственные торговые системы, системы управления проп-группой система накопленных от аббревиатуры всех. В интернет магазине купить Журналы Автодороги, дорожное хозяйство Аптеки Банки Бассейны аббревиатура учёта работ. учета, бланки, печати, книги, базы данных все товары, необходимые в работе заказать вы. Коллективный договор: когда можно заключить как правильно составить Оформление статьи 2009 docstandart. Вниманию авторов научных статей, присланные статьи должны com. Журнал учета приема на комиссию продажи транспортных средств (автомобилей, мотоциклов) полное или частничное использование материалов сайта допускается только. договоров – это форма, ведущаяся делопроизводителем предприятия бланка карточки. Помощь покупке оформлении больничного листа без вашего присутствия больнице wmrs. форма журнала здоровья образец постановление, журналы сэс, кафе, общепита, пищеблоков ru хостинг сайтов 30 руб | регистрация доменов, виртуальные выделенные сервера vds. Журнал рубрики мода, красота, здоровье, психология, семья, дом, кулинария, рукоделие др. движения документов, связанных с учетом крупнейших женские. (образец) Алфавитный журнал архива бюро технической инвентаризации: к материалам
В должностной инструкции секретаря в разделе обязанностей непременно присутствует пункт, который гласит о том, что секретарь должен вести прием посетителей. Таким образом, независимо от сферы деятельности учреждения, организации, формы, их формы собственности, подчиненности и т.д. каждый секретарь связан с указанным видом деятельности. В обязанности секретаря входит составление расписания приема.
В каждой организации руководитель определяет дни и часы приема посетителей. Прежде чем записать на прием, секретарю необходимо удостовериться в том, что посетитель обратился по адресу. Узнать, по какому вопросу, и постараться, чтобы вопрос был решен за одно посещение. Запись на прием осуществляется, как правило, предварительно, при этом заполняют соответствующие разделы в журнале приема посетителей, который имеет следующие разделы:Наряду с журнальной формой учет посетителей часто ведется на регистрационно-контрольных карточках. Технически эта форма более удобна: легко можно менять последовательность приема, при анализе выявлять наиболее часто встречающиеся вопросы и формы их решения. В настоящее время регистрация приема посетителей ведется чаще в электронной форме. Рекомендуется время приема разбивать на условные интервалы, с некоторым запасом.
Секретарь имеет право, оговоренное в должностной инструкции, определять также, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к его заместителям или другим ответственным работникам. Кроме того, секретарь регулирует прием посетителей с учетом важности вопросов, по которым они пришли: часть вопросов нуждается в первоочередном решении, а другие могут быть решены не столь срочно.
В работе, связанной с приемом посетителей, особенно важны такие качества секретаря, как доброжелательность, вежливость, любезность. Все опытные секретари, как правило, на этапе составления списка посетителей исходя, из имеющейся в нем информации в значительной степени умеют предвидеть напряженные ситуации, связанные с появлением той или иной персоны. Секретари стараются детально планировать свою работу в этот момент, применять имеющийся опыт.
Так, например, взволнованного посетителя не нужно успокаивать, так как это может лишь усилить напряженность. Рекомендуется в такой ситуации оказать ему подлинное внимание, искреннее уважение. Обращение за советом, скрытый комплимент помогут успокоить посетителя. Причинами откровенно конфликтных ситуаций во время приема посетителей могут быть неуважительное отношение к нему, пренебрежение его интересами, грубое поведение, долгое ожидание.
Рассматривая технологию приема посетителей, необходимо подчеркнуть, что секретарь должен помнить важное для него правило: все посетители могут входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря.
О важных посетителях секретарь должен докладывать лично. Попросив посетителя подождать, он входит в кабинет руководителя, полузакрыв дверь, и сообщает о посетителе, который ожидает приема. При докладе о посетителе необходимо четко назвать:Посуда при этом должна быть идеально чистой, готовить чай или кофе следует в приемной, затем разлить по чашкам и внести в кабинет руководителя на подносе. Обычно посетители берут чашки с подноса самостоятельно.
Можно расставить чашки по числу посетителей на столе до их прихода в том случае, если кофе и чай вносят в кабинет в кофейниках после прихода посетителей и разливают в их присутствии. На столе должны быть непременно салфетки.
К кофе и чаю подают, как правило, пирожные, печенье, конфеты. Можно также поставить на стол бутылки с минеральной водой и стаканы по числу посетителей, ключ для открывания бутылок.
Журнал «Секретарское дело» №1 2002 год
Получает у управляющего доп указания по обеспечению приема, при необходимости приглашает профессионалов для роли в приеме; по окончательному списку приглашает гостей на прием, указав четкое время для приема и напомнив о необходимости принести нужные материалы. Случае, ежели число гостей превосходит способности управляющего секретарь описывает порядок приема гостей либо отбирает кандидатов на посещение. Решение личных вопросцев служащих управляющий осуществляет в той мере, направленную на достижение общих целей организации, в какой это содействует мотивации, процессу стимулирования служащих на деятельность. Госты, течение, силу, мес, вступающие. Чрезвычайно нередко гости идут на прием к руководителю по вопросцам, которые могут быть решены иными сотрудниками, и секретарь должен организовать такую встречу. Не следует во время приема пропускать в кабинет управляющего служащих, не имеющих отношение к приему. Научная и не худ. Таковым образом, формируются главные и резервные списки гостей. По другому беседа будет не один раз прерываться разговором управляющего по телефону и может затянуться. Во время приема гостя секретарь сам отвечает на все телефонные звонки и переадресует их заместителям управляющего. Для приема служащих организации по текущим вопросцам лучше иметь установленные для этого часы и дни. По личным вопросцам управляющий воспринимает всех служащих организации, вне зависимости от их должностных рангов. Личным вопросцем считается вопросец, отношений, касающийся интересов, личной жизни отдельного сотрудника и решаемый управляющим за счет использования ресурсов организации. 1-ое условие оптимального планирования рабочего дня управляющего. Ежели в организации не выделено фиксированное время приема служащих по личным вопросцам, отвлекая от решения производственных задач, очень возможно, они, будут обращаться к руководителю в неловкое для управляющего время. Таковой разговор допустим лишь в экстренных вариантах. К личным вопросцам можно отнести просьбы служащих о повышении заработной платы, предоставлении внеочередного отпуска одна из форм организации рабочего дня управляющего, выделении валютной ссуды кредита, переводе на работу в иной отдел. По окончании беседы и принятия решения управляющий записывает сам либо поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответственном журнальчике. В этом случае их направляют к заместителям управляющего либо именуют время, когда управляющий освободится и сумеет их принять.
Образец журнала регистрации посетителейОбразец журнала регистрации посетителей
Группа: Пользователь
Сообщений: 14
Регистрация: 05.07.2014
Пользователь №: 16238
Спасибо сказали: 5 раз(а)
образец журнала регистрации посетителей
Доработки при выводе отчетов в excel - при указании нескольких sql-инструкций все таблицы показываются последовательно с заголовками 3. Доработки по вводу в таблицы - невозможность покинуть таблицу при незаполнении обязательных полей, сохранение сортировки ниспадающего списка 4. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен мастичной печатью и заверен руководителем федерального органа.
Секретарь уточняет у сотрудника, какой у него вопрос, и докладывает по телефону руководителю, а руководитель решает, будет он говорить с сотрудником или нет. Данный пропуск дает право пройти в сопровождении сотрудника организации в служебные помещения организации. 
Непосредственно вследствии этого процесс приема по вопросцам, неимеющим никакого отношения ктекущим, надо организовывать особым образом. Ежедневно в любой компании возникает масса рабочих вопросов, которые требуют быстрого решения. Актуально в 2015 году приказ фснп рф от 05. Стороны вправе дополнить упд любыми данными, которые отражают специальные условия сделок. Возможность задать команду при клике на пользовательскую картинку для формы 1.
Форма генерации документов по шаблонам - вместо одной две галочки печатать все записи в одном файле и с нового листа каждая запись 1. Доработки формы импорт из клиент-банка - возможность запустить обработку сразу после импорта 2. Доработки по множественному выбору в подтаблицу по кнопке добавить много 1.
Усовершенствован экспорт таблицы в microsoft word - возможность задания правил экспорта полей 3. Сотрудник, назначенный для сопровождения, прибывает в бюро пропусков и получает пропуск для сопровождения. Однако в графе вопрос указывается только личный, без уточнения деталей. Новая возможность задавать гиперссылки в форме для редактирования и в пользовательских формах 1.
Рейтинг: 62 / 100
при: 2 голосах.
Другие новости по теме:
Личный прием граждан по вопросам, отнесенным к компетенции Управления. стенде в Управлении и иных местах, доступных для посетителей. 2. в Журнале учета обращений граждан (далее – Журнал), форма которого. Секретарь компании отвечает за организацию приема всех посетителей. Запись на прием по личным вопросам можно вести в том же журнале, что и. Форма журнала учета посетителей На следующем этапе секретарь учитывает. сотрудников по личным вопросам; 2 установить, посоветовавшись с. На листах Журнал в томах Порядковый учетный номер Дата приема Ф. Роль секретаря-референта в организации приема посетителей. других организаций, в том числе делегаций; прием посетителей по личным вопросам. делая соответствующие записи в журнале приема посетителей. Форма Т-1, Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу. Порядок приема посетителей зависит от специфики работы организации. 3) прием сотрудников организации по личным вопросам;. то необходимо завести журнал записи на прием (приложение 1 к материалу). Обзор судебной практики · Образцы различных документов · Аналитика Беларуси. Прием сотрудников по личным вопросам…. Организуя прием посетителей, секретарь руководствуется. лично (форма журнала регистрации проверок утверждена приказом Госкомитета Украины по вопросам.
Форма журнала учета посетителей. Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть. Решение личных вопросов сотрудников руководитель осуществляет в той мере, в какой это. Фотографии помещения для приема посетителей, зоны ожидания посетителей. образец журнала/карточки/электронной формы учета приема посетителей). Прием сотрудников по личным вопросам…. В этом случае входящие звонки, решение вопросов по которым находится. не ведется какая-либо специальная форма (журнал) учета телефонограмм. Сравнительная диаграмма личного приема посетителей.
Поделитесь своими идеями как сделать e-reading еще лучше. Журнал передачи получения сведений о регистрационных действиях с транспортными средствами, принадлежащими гражданам. Личным вопросом считается вопрос, касающийся интересов, отношений, частной жизни отдельного сотрудника и решаемый руководителем за счет использования ресурсов организации. По личным вопросам руководитель принимает всех сотрудников организации, вне зависимости от их должностных рангов. По окончании беседы и принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале. Журнал получения от подразделений госавтоинспекции файлов передачи данных, зарегистрированных за гражданами российской федерации и подлежащих учету в военных комиссариатах, содержащих сведения о транспортных средствах. В этом случае их направляют к заместителям руководителя или называют время, когда руководитель освободится и сможет их принять. Алфавитный журнал регистрации дел об административных правонарушениях, вступивших в законную силу, поступивших для пересмотра постановлений. Таким образом, формируются основные и резервные списки посетителей. Иначе беседа будет неоднократно прерываться разговором руководителя по телефону и может затянуться. Решение личных вопросов сотрудников руководитель осуществляет в той мере, направленную на достижение общих целей организации, в какой это способствует мотивации, процессу стимулирования сотрудников на деятельность. Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, и секретарь должен организовать такую встречу, которые могут быть решены другими сотрудниками. Аппаратный журнал объекта охраны территориального органа федеральной службы исполнения наказаний россии. Сообщите о проблемах или не корректной работе сайта. Во время приема посетителя секретарь сам отвечает на все телефонные звонки и переадресует их заместителям руководителя. Получает у руководителя дополнительные указания по обеспечению приема, при необходимости приглашает специалистов для участия в приеме; по окончательному списку приглашает посетителей на прием, указав точное время для приема и напомнив о необходимости принести нужные материалы. Алфавитный журнал регистрации жалоб протестов на не вступившие в законную силу решения районных судов по делам об административных правонарушениях. Секретарь должен довести часы приема по текущим вопросам до сведения всех сотрудников организации, к сотрудникам, пришедшим на прием, для чего у секретаря должен лежать пофамильный с именами и отчествами список всех работников организации, надо обращаться по имени и отчеству. Журнал по учету противоаварийных и противопожарных тренировок персонала энергетических организаций системы жилищно-коммунального хозяйства российской федерации. Журнал поступления хлебопродуктов от сельхозпроизводителей на хлебоприемных и зерноперерабатывающих предприятиях образец. Такой разговор допустим только в экстренных случаях. Прием сотрудников по личным вопросам. Прием сотрудников по текущим вопросам. Для приема сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные для этого часы и дни. Форма N примерная форма5.
По этому вопросу рекомендуюем вам также посмотреть: мази виферон инструкция мира .
Образец журнала регистрации посетителей Образец журнала регистрации посетителейВ вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.
Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.0.
Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.
Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:
Доброе утро!
В конце 10-го года у нас была прокурорская проверка, смотрели все!заставили купить журналы для регистрации обращений граждан и регистрация посетителей,подскажите, что туда писать, как таковых обращений нет, посетители со стороны не приходят. а можно ли в обращения вписывать заявления об оказании материальной помощи в связи с тяжелым материальным положением?
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
#2[261793] 17 февраля 2011, 10:49
Ничего не вписывать.
Заявление об оказании мат.помощи является документом, оформляемым в рамках трудовых отношений между нанимателем и работником (на его основании издается приказ по личному составу). К отношениями организации с гражданами и посетителями такое заявление не относится.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
О величии нации и ее моральном прогрессе можно судить по тому, как она обращается с животными. (М.Ганди)
"Теперь, когда мы научились летать по воздуху, как птицы, плавать под водой, как рыбы, нам не хватает только одного: научиться жить на земле, как люди. " (Дж.Б.Шоу)
О нас думают плохо лишь те, кто хуже нас, а те кто лучше нас, - им просто не до нас (Омар Хайям)
Скажите, пожалуйста, а если у нас работники предприятия пишут заявления о предоставлении им жил. площали в общежитии ( общежитие закреплено за предприятием), то это тоже считается обращением граждан и подлежит регистрации? И ещё: регистрация обращений заявителей осуществляется с использованием одной из регистрационно-контрольных форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной. У нас на предприятии и карточки и журнал ( осталось мне в наследство). Двойную работу делать или что-то можно убрать? Спасибо
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться .
Порталы для специалистов
Если ценный и важный кандидат, с которым вы ударили по рукам, не выходит на работу…
Пользуются ли в вашей организации мужчины гарантиями, предоставляемыми работающим женщинам-матерям?
Готовитесь ли вы принимать на работу граждан для прохождения альтернативной службы?
Хочу данную работу! Нажмите на слово скачать
Чтобы скачать работу бесплатно нужно подписаться на нашу группу ВКонтакте! Просто подпишитесь, нажав на кнопку внизу.
Через несколько секунд после проверки подписки появится ссылка на продолжение загрузки работы.
>>>>> Перейти к скачиванию файла с работой
Кстати! В нашей группе ВКонтакте мы бесплатно помогаем с поиском рефератов, курсовых и информации для их написания. Не спешите выходить из группы после загрузки работы, мы ещё можем Вам пригодиться ;)
Сколько стоит заказать работу? Бесплатная оценка
Повысить оригинальность данной работы. Обход Антиплагиата.
Сделать работу самостоятельно с помощью "РЕФ-Мастера" ©
Узнать подробней о Реф-Мастере 
РЕФ-Мастер - уникальная программа для самостоятельного написания рефератов, курсовых, контрольных и дипломных работ. При помощи РЕФ-Мастера можно легко и быстро сделать оригинальный реферат, контрольную или курсовую на базе готовой работы - Защита информации при работе с посетителями.
Основные инструменты, используемые профессиональными рефератными агентствами, теперь в распоряжении пользователей реф.рф абсолютно бесплатно!
Секреты идеального введения курсовой работы (а также реферата и диплома) от профессиональных авторов крупнейших рефератных агентств России. Узнайте, как правильно сформулировать актуальность темы работы, определить цели и задачи, указать предмет, объект и методы исследования, а также теоретическую, нормативно-правовую и практическую базу Вашей работы.
Как оформить список литературы поГОСТу ?
2. Защита информации при работе с посетителями ……………………………4
Организация приема посетителей имеет не только общеизвестный набор функций, но и другую, менее изученную, но актуальную сторону, затрагивающую сферу обеспечения информационной безопасности деятельности фирмы при работе с посетителями.
Профессионализм персонала фирмы предполагает сочетание умения организовать эффективную и полезную для фирмы работу с посетителями и одновременно выполнить ее таким образом, чтобы были сохранены конфиденциальность и целостность ценной информации, достигнута безопасность деятельности фирмы.
Под посетителем понимается, во-первых, лицо, которому необходимо решить определенный круг деловых или личных вопросов с руководителями и менеджерами фирмы, и, во-вторых, лицо, совместно с которым полномочные лица вырабатывают определенные решения по направлениям деятельности фирмы. Посетители не только по определению, но и по существу представляют собой сложный и неоднозначный круг людей, что требует прежде всего грамотного решения вопросов защиты ценной, в том числе конфиденциальной, информации от угроз, которые могут создать ей посетители.
Поэтому организацию приема посетителей и контроль за работой с ними целесообразно централизовать на уровне референта или секретаря-референта первого руководителя фирмы. Работа именно этого сотрудника фирмы в наибольшей степени связана с 'посетителями и требует грамотного подхода к ее выполнению.
Защита информации при работе с посетителями
Процесс защиты информации при приеме посетителей предполагает проведение четкой их классификации, на базе которой формируется система ограничительных, технологических, контрольных и аналитических мер, призванных не допустить несанкционированный доступ к ним посетителей. Эти меры позволяют также в определенной степени гарантировать физическую безопасность сотрудников, работающих с посетителями.
Прием посетителей и установление с ними деловых взаимоотношений - достаточно сложный процесс для руководителей фирмы и ее структурных подразделений (направлений деятельности), специалистов-менеджеров. На уровне руководителей фирмы посетителей можно разделить на две категории: сотрудники фирмы и посетители, не являющиеся ее сотрудниками.
К посетителям - сотрудникам фирмы относятся:
- сотрудники, имеющие право свободного входа в кабинет руководителя в любое время рабочего дня (заместители руководителя, референты, секретари);
- сотрудники, работающие с руководителем в режиме вызова или решающие с ним деловые вопросы в часы приема по служебным делам (нижестоящие руководители, эксперты, специалисты-менеджеры);
- сотрудники, инициирующие свой прием руководителем в часы приема по личным вопросам.
Угрозы информационной безопасности, исходящие от посетителей-сотрудников, могут наступить в случае, если эти сотрудники являются злоумышленниками (тайными представителями конкурирующих фирм, агентами служб промышленного или экономического шпионажа, криминальных структур) или их сообщниками.
Состав угроз может быть самым разнообразным: от кражи документов со стола руководителя до выведывания нужной информации с помощью хорошо подготовленного перечня на первый взгляд безобидных вопросов. Может случиться также, что сотрудник, получивший при общении с руководителем больший объем ценной информации, чем это необходимо ему для работы, разглашает ее постороннему лицу по причине элементарной безответственности.
Посетители, не являющиеся сотрудниками фирмы, в соответствии с характером их взаимоотношений с фирмой могут подразделяться
- на лиц, не включенных в штат сотрудников, но входящих в качестве членов в коллективный орган управления деятельностью фирмы (акционеры, члены различных советов и др.);
- представителей государственных учреждений и организаций, с которыми фирма сотрудничает в соответствии с законом (работники различных инспекций, муниципальных органов управления, правоохранительных органов и др.);
- сотрудничающих с фирмой физических лиц и представителей предприятий и организаций, банков, рекламных агентств, торговых представительств, средств массовой информации (клиенты, партнеры, коммерсанты, инвесторы, спонсоры, журналисты и др.);
- представителей иных государственных и негосударственных структур, с которыми фирма не имеет деловых отношений;
Перечисленные представители и лица должны находиться под особо внимательным контролем референта, так как если они относятся к категории злоумышленников, спектр исходящей от них опасности крайне велик и определяется теми целями, которые перед ними поставлены.
Утрата информации может идти по организационным или техническим каналам или в сочетании того и другого. Например; шантаж руководителя и запись беседы на диктофон, установка подслушивающего устройства, фотографирование документов на столе руководителя и др. Не исключено силовое воздействие на руководителя в целях получения нужных сведений.
На уровне руководителей подразделений и специалистов-менеджеров фирмы выделяются аналогичные группы посетителей, но в каждой категории и группе посетители делятся: 1) на направленных руководителем и 2) пришедших на прием без санкции руководителя.
При приеме руководителем фирмы любой из указанных категорий и групп посетителей референту следует соблюдать следующие основные правила организации приема. Руководитель не должен принимать посетителей во время, выделенное для творческой работы с документами и базами электронных данных, особенно конфиденциальными. При вызове кого-либо из менеджеров в связи с работой над документом на столе руководителя должен находиться только тот документ, с которым он работает, другие документы следует хранить в запертом сейфе или металлическом шкафу. Целесообразно, чтобы в это время в кабинет руководителя никто не заходил без вызова, в том числе и лица, имеющие право свободного входа в кабинет.
В целях ограничения возможностей для злоумышленника получить необходимые ему сведения за счет неупорядоченной организации труда руководителя, суеты в работе с документами и посетителями для приема посетителей любых категорий следует выделить специальные часы, в течение которых руководитель не должен работать с документами, не относящимися к визиту того или иного лица, или вести деловые переговоры по телефону. Различные категории посетителей целесообразно принимать в разные часы.
Прежде всего, выделяется время для ежедневного приема нижестоящих руководителей и менеджеров фирмы по служебным вопросам. Во-вторых, выделяется время для ежедневного приема посетителей, не являющихся сотрудниками фирмы, но представляющих ту или иную организационную структуру. В-третьих, отдельные часы приема выделяются в разные дни для частных (посторонних) лиц, которым необходимо решить вопрос, относящийся к компетенции руководителя. В часы приема указанных категорий посетителей любые сотрудники фирмы могут посещать руководителя только по вызову и только по вопросу, связанному с визитом конкретного посетителя. В-четвертых, периодически выделяются часы приема сотрудников фирмы по личным вопросам.
Посетители, в том числе сотрудники фирмы, не должны входить в кабинет руководителя в пальто, шубе или иметь при себе объемные кейсы, чемоданы, сумки - их следует оставлять в приемной.
Не допускается оставлять посетителя одного при выходе руководителя из кабинета. Во время отсутствия руководителя никто из посетителей или персонала фирмы не должен входить в его кабинет.
Наиболее тщательно должна быть организована работа референта с посетителями, которые не являются сотрудниками фирмы. Следует учитывать, что посещение руководителя, как правило, является начальной стадией их визита в фирму. Другие стадии, в соответствии с решением руководителя, будут связаны с посещением нижестоящих руководителей и специалистов-менеджеров.
С точки зрения необходимости решения задач обеспечения информационной безопасности фирмы таких посетителей можно классифицировать следующим образом:
- по степени разрешенного им доступа в помещения фирмы: во все помещения, только в определенные помещения, только к определенному сотруднику, только в операционный зал общего доступа;
- по степени разрешенного им ознакомления с информацией фирмы: только с рекламными изданиями, только с материалами, касающимися заинтересованной структуры или лица, только с материалами по определенному вопросу, только с открытыми служебными материалами фирмы, только с конкретными конфиденциальными сведениями. Любые разрешительные действия в отношении посетителей совершаются первым руководителем фирмы и контролируются при реализации службой безопасности.
Работа референта с посторонним посетителем состоит из следующих этапов:
- идентификация и регистрация посетителя;
- организация приема посетителя руководителем;
- организация дальнейших действий посетителя.
Подготовительный этап предназначен для согласования возможности и условий приема посетителя руководством или сотрудником фирмы. Визит, как правило, инициируется самим посетителем и должен быть заранее обсужден им по телефону, электронной почте или факсу с руководителем или референтом, а также с менеджером, если посетитель предполагает решить с ним возникший вопрос. В процессе согласования визита выясняются цель предполагаемого посещения фирмы, состав необходимых для ознакомления документов, дата и время посещения. Визит к руководителю предполагает, что посетителю необходимо решить вопрос, входящий в компетенцию этого должностного лица, или при необходимости получить санкцию руководителя на выполнение определенной работы в подразделении фирмы и ознакомление с документами, базами данных.
В других случаях посетителя следует направить к специалисту-менеджеру, в компетенцию которого входит рассмотрение интересующего посетителя вопроса. По результатам согласования уточняется должностное лицо фирмы, которое вправе решить поставленный посетителем вопрос, корректируются дата и время визита. После согласования фамилия, иМя, отчество посетителя, наименование представляемой организационной структуры и указанные выше сведения вносятся в график приема посетителей фирмы.
Составление, уточнение и дополнение графика приема посетителей являются обязанностью референта. График согласовывается референтом с руководителями и специалистами-менеджерами в начале предыдущего рабочего дня О намеченном визите и часах приема напоминается будущему посетителю.
Ежедневное число посетителей должно соответствовать реальному времени, отведенному руководителем или менеджером на этот вид работы. В часы приема каждой из категорий и групп посетителей важно четко определить период нахождения каждого посетителя в приемной и кабинете руководителя или на рабочем месте менеджера, для чего устанавливаются очередность приема и предполагаемая продолжительность переговоров. Сложные и длительные по времени вопросы обсуждаются в первую очередь. Особенно четко должен регламентироваться прием лиц, не являющихся сотрудниками фирмы. Следует планировать прием таким образом, чтобы посетители длительное время не находились в приемной, так как подобные ожидания всегда сопровождаются подсознательным или умышленным прослушиванием переговоров в приемной, получением значительного объема ценной информации. Возможно фиксирование злоумышленником переговоров с помощью диктофона или миниатюрной видеокамеры. Не допускается организовывать очередность приема путем образования так называемой живой очереди.
График целесообразно формировать централизованно в виде единой схемы, охватывающей посетителей руководства фирмы и структурных подразделений. Руководители подразделений и менеджеры обязаны ежедневно сообщать референту о согласованных с ними визитах посетителей для включения фамилий в график приема. Это позволяет обеспечить высокую достоверность включаемых в график сведений и контролировать обоснованность визитов посетителей на уровне подразделений фирмы. В помещениях фирмы не должны находиться посторонние лица, относящие себя к категории посетителей, хотя их визит не был согласован и зафиксирован в графике приема.
На основании графика референт ежедневно в начале рабочего дня сообщает сведения о посетителях и характере разрешенного им доступа к делам фирмы в службу безопасности для оформления пропусков. Пропуск может оформляться только по инициативе референта. Одновременно он напоминает сотрудникам структурных подразделений фамилии посетителей, визит которых намечен на текущий день, и время приема. При изменении даты визита необходимое исправление вносится в график приема посетителей, а посетитель в обязательном порядке заблаговременно информируется об этом. С ним согласовываются новая дата визита и время.
Идентификация, т.е. установление соответствия личности посетителя сведениям в графике приема и документе, удостоверяющем его личность, выполняется на двух уровнях: а) сотрудником службы безопасности при входе в здание фирмы и выдаче посетителю пропуска; б) референтом при входе посетителя в приемную руководителя фирмы. На первом уровне идентифицируются личность посетителя и соответствие фамилии, имени, отчества записи в переданном референтом в службу безопасности перечне посетителей на конкретный день и час.
При входе в помещение фирмы (кроме операционного зала общего доступа) посетитель обязан предъявить сотруднику службы безопасности паспорт или служебное удостоверение, подтверждающие его личность (но не визитную карточку). Особое внимание обращается на выявление подлинности предоставленного персонального документа и установление соответствия фотокарточки в этом документе внешним данным посетителя. После идентификации посетителю выдается подготовленный заранее соответствующий визуальный идентификатор (пропуск), регламентирующий его права в помещениях фирмы. Перемещение посетителя в здании осуществляется только в сопровождении работника фирмы - секретаря, менеджера, с которым посетитель обговорил свой визит, сотрудника службы безопасности.
Все посетители фирмы, в том числе посетители структурных подразделений, сначала направляются к референту с целью их идентификации и регистрации. Войдя в приемную руководства фирмы, посетитель должен предъявить референту удостоверяющий его личность документ и предписание.
Идентификация посетителя на этом уровне предполагает проверку соответствия его личности, места работы и должности сведениям, указанным в графике приема. При возникновении каких-либо сомнений в личности посетителя референт может уточнить сведения о нем в организации, которую представляет данное лицо (по телефону, факсу, электронной почте). Если сомнения не устранены, референт должен получить разрешение на доступ данного посетителя в кабинет руководителя или структурное подразделение от начальника службы безопасности фирмы.
После завершения этапа идентификации референт на основе предоставленных документов вносит сведения о посетителе в традиционный или электронный журнал учета (регистрации) посетителей.
Указываются: дата и время приема, фамилия, имя, отчество посетителя, место работы и должность, наименование вопроса, исходные данные предписания, фамилия сотрудника фирмы, ответственного за визит, принятое решение. Группа посетителей, прибывшая для переговоров, регистрируется пофамильно. Записи делаются в журнале лично референтом. Не допускается, чтобы посетитель знакомился со сведениями в графике приема и журнале регистрации посетителей, так как информация, включаемая в эти учетные формы, является конфиденциальной, раскрывающей деловые связи фирмы.
После регистрации посетители структурных подразделений направляются по назначению в сопровождении встретивших их секретарей или менеджеров, а посетители руководителей фирмы остаются в приемной, и референт приступает к организации их приема руководителем. Ожидающий приема посетитель должен находиться на значительном расстоянии от рабочих мест референта, секретаря-референта, секретаря, чтобы он не мог видеть документы, находящиеся на их столах, экран дисплея, прослушивать их переговоры по средствам связи. Холл для ожидающих приема посетителей может отделяться от рабочего места референта стеклянной тонированной перегородкой. При приеме посетителей референту не разрешается покидать помещение приемной даже на непродолжительное время. Переговоры с руководителем ведутся им по соответствующему коммуникативному устройству.
В период ожидания посетителем приема референту целесообразно внимательно наблюдать за его поведением, фиксировать возможные странности в движениях, излишнюю возбужденность и т.п. Под особым контролем референта должна находиться группа посетителей, ожидающих приема для переговоров по одному вопросу, например заключения контракта, получения согласия на выполнение определенной работы и др.
При возникновении каких-либо опасений референт должен: вызвать сотрудника службы безопасности, который будет присутствовать в кабинете при беседе руководителя с посетителем или посетителями. Сотруднику этой службы не следует быть в традиционной униформе подразделения охраны, внешне он не должен отличаться от других работников фирмы. При приеме частных (иногда случайных) лиц руководитель может вести беседу не в рабочем кабинете, а в специально предназначенном для этого помещении, в присутствии сотрудника службы безопасности. Переговоры руководителя с посетителем могут документироваться секретарем-стенографисткой или записываться на магнитный носитель с помощью диктофона, видеокамеры.
Посетитель - представитель другой организационной структуры - предъявляет руководителю предписание, в котором указываются его полномочия, цель и задачи визита в данную фирму, состав сведений и документов, которые ему необходимы для ознакомления или анализа.
Представление оформляется на бланке организации, подписывается первым руководителем, подпись руководителя заверяется печатью. На предписании руководитель фирмы пишет резолюцию, в которой дает разрешение посетителю на выполнение стоящих перед ним задач, устанавливает порядок и сроки его работы, регламентирует конкретный состав информации, к которой может быть допущен посетитель, назначает сотрудника фирмы, функциональные обязанности которого соответствуют цели визита посетителя, ответственным за работу с этим лицом. Руководитель имеет право не давать разрешения или ограничить характер работы посетителя в фирме.
Устные пожелания посетителя, не имеющего предписания, и пожелания, не устраивающие руководителя, выполняться не должны. Прием посетителя или группы посетителей может иметь форму переговоров, например о поставках продукции, финансовой помощи, совместных исследованиях и по другим вопросам.
В переговорах могут участвовать сотрудники фирмы, состав которых был заранее определен и внесен в график приема. Ход переговоров обычно фиксируется секретарем-стенографисткой. Прием посетителей (групп посетителей, делегаций) может также иметь форму экскурсий по фирме (предприятию) с целью ознакомления с возможностями фирмы и применяемыми прогрессивными технологиями. В этом случае заблаговременно определяются маршрут движения группы, состав объектов для ознакомления, готовится и издается иллюстративный материал (проспекты, видеофильмы, Web-страницы на дискетах и др.). Программа пребывания группы посетителей на территории фирмы (предприятия) должна сочетать максимальное гостеприимство и высокую степень ограничения в передаче посетителям дозированной информации о производственных и деловых процессах. Лаборатории, исследовательские центры демонстрироваться посетителям не должны. По окончании приема руководителем референт организует дальнейшие действия посетителя: или посетитель в сопровождении сотрудника службы безопасности направляется к выходу из здания, или секретарь-референт вызывает в приемную секретаря руководителя подразделения фирмы либо специалиста-менеджера, к которым посетитель направлен для решения важных для него задач, в том числе содержащихся в предписании. Референт вносит необходимое дополнение в пропуск-идентификатор посетителя, заверяя сделанную запись штампом приемной. Соответствующая запись делается в журнале регистрации посетителей. При необходимости референт предупреждает посетителя 0 недопустимости разглашения полученных во время визита сведений. Целесообразно, чтобы посетитель подписал письменное обязательство о сохранении в гайне секретов фирмы. Одновременно референт напоминает руководителю подразделения или менеджеру о порядке предоставления посетителю минимально необходимого состава документов и сведений.
Предписание передается референтом лицу, сопровождающему посетителя, для использования в работе и включения в дело; посетителю оно не возвращается. При отрицательном решении руководителя предписание передается им референту для включения в соответствующее дело.
Сведения о посетителях, работа которых в здании фирмы будет продолжаться несколько дней или во внерабочее время, вносятся референтом в специальный журнал учета работы посетителей. Одновременно эти сведения сообщаются в службу безопасности для выдачи посетителю необходимого пропуска-идентификатора и контроля за его пребыванием в здании фирмы. В журнале службы безопасности ежедневно делаются отметки о времени прихода и ухода посетителя.
По истечении часов приема посетителей любой категории кабинет руководителя осматривается сотрудником службы безопасности в присутствии референта с целью обнаружения забытых посетителями вещей, документов, выявления возможно установленный'.х посетителями подслушивающих и записывающих устройств, взрывных, химических и самовозгорающихся материалов и т.п.
В подразделениях фирмы соблюдается в целом тот же порядок приема и работы с посетителями. Посетителю, направленному в подразделение вышестоящим руководителем, с учетом занятости руководителя подразделения или менеджера может быть назначен другой день приема. Однако более правильно организовать работу посетителя таким образом, чтобы в течение одного визита в фирму он смог решить все необходимые задачи.
Посетитель может быть допущен только к тем документам, сведениям, которые указаны в предписании и работа с которыми ему разрешена в резолюции руководителя. Ознакомление с документами осуществляется в присутствии сотрудника подразделения, назначенного в резолюции ответственным за выполнение посетителем порученного ему задания.
Записи и выписки из документов, которые делает посетитель, могут выполняться на учтенном референтом носителе и затем пересылаться с курьером по месту работы посетителя. Факт ознакомления посетителя с любым конфиденциальным или открытым документом фирмы фиксируется в учетной форме этого документа. На самом документе посетитель ставит визу ознакомления, расшифровку росписи, наименование организации и дату. Не разрешается знакомить посетителя с документами и другими информационными ресурсами фирмы, даже если они связаны с целью его визита, без письменной санкции первого руководителя фирмы. В устных беседах с посетителем запрещается сообщать ему открытые или конфиденциальные сведения, которые не оговорены в резолюции руководителя, делать намек на наличие таких сведений.
Все перемещения посетителя в здании фирмы осуществляются в строгом соответствии с выданным ему идентификатором, желательно в сопровождении менеджера или секретаря. Наблюдение за передвижением и работой посетителя может быть организовано с помощью видеокамер. Бесконтрольное пребывание посетителя в здании фирмы не допускается. Посетители, нарушившие правила работы с информационными ресурсами фирмы, замеченные в попытке проникновения в другие помещения фирмы или несанкционированного получения ценных сведений у персонала, лишаются права дальнейшего пребывания в здании фирмы. По окончании работы в структурном подразделении посетитель покидает здание в сопровождении сотрудника службы безопасности. При выходе посетитель сдает идентификатор (пропуск).
Посетитель-злоумышленник, получивший доступ в здание фирмы, может использовать его в криминальных целях, для создания определенной, выгодной ему экстремальной ситуации.
В числе основных видов подобных ситуаций, которые может провоцировать посетитель, следует назвать следующие: поджог или задымление помещений с целью ограбления, овладения документами, делами, личными вещами сотрудников, захват сотрудников в заложники, угроза физического насилия с целью выведать у сотрудника нужные сведения, получить документы, материальные ценности и др. Самостоятельная ликвидация указанных экстремальных ситуаций силами работников службы безопасности не разрешается, так как требует специальных знаний, умений и осуществляется правоохранительными и противопожарными органами.
Чтобы предотвратить возникновение по Вине посетителей той или иной экстремальной ситуации, персонал фирмы должен неукоснительно соблюдать указанные выше требования безопасности при приеме посетителей и работе с ними, Всегда целесообразнее предупредить экстремальную ситуацию, чем ликвидировать ее последствия. Важно, чтобы персонал фирмы был заблаговременно обучен выполнению необходимых действий в случае возникновения конкретной. экстремальной ситуации. У каждого сотрудника должна сложиться система устойчивых стереотипов (мотиваций) поведения в неординарных условиях.
Разработка системы противодействия злоумышленнику и обучение сотрудников возлагаются на службу безопасности. Система предусматривает классификацию экстремальных ситуаций для конкретной фирмы, систематическое проведение учебных занятий для должностных групп персонала, работающих с посетителями, обучение нормам поведения в том или ином случае, разработку схемы оповещения персонала об опасности и вступлении в действие плана эвакуации документов, дел, ценного оборудования, разработку схемы оповещения правоохранительных и противопожарных органов и служб, схемы эвакуации персонала в безопасную зону и др.
Обучение персонала должно включать изучение нормативных и плановых документов, решение ситуационных задач и проведение регулярных деловых игр. Большое значение имеет не только наличие необходимых нормативных и плановых документов, схем, программ обучения и инструктирования сотрудников, но и инженерно-техническое обеспечение действий персонала.
Здесь следует отметить необходимость функционирования в здании фирмы современных средств оповещения: о возгораниях, задымлении, нападении на сотрудника и т.п. Например, при приеме посетителей руководитель и референт должны располагать исправной сигнализацией для вызова сотрудника службы безопасности или оповещения зтой службы о нападении. Устройство включения сигнализации должно находиться в доступном и скрытом от злоумышленника месте рабочего стола или на полу.
Следовательно, разработка и использование в практической деятельности любой фирмы эффективной системы обеспечения информационной безопасности в процессе приема и работы с посетителями являются одной из важных частей системы защиты ценной информации, охраны материальных ценностей фирмы, жизни и здоровья ее персонала.
1. Мельников В. Защита информации в компьютерных системах. М. Финансы и статистика, Электронинформ, 1997
2. Мафтик С. Механизмы защиты в сетях ЭВМ. /пер. с англ. М. МИР, 1993.
3. Петров В.А. Пискарев С.А. Шеин А.В. Информационная безопасность. Защита информации от несанкционированного доступа в автоматизированных системах. - М. 1998.
4. Марченко Д.Н. Простий економний охоронний пристрій // Радюаматор. - 2000. - №9.
5. Спесивцев А.В. и др. Защита информации в персональных ЭВМ. - М. Радио и связь, 1993.
6. Гмурман А.И. Информационная безопасность. М. «БИТ-М», 2004 г.
контрольная работа по дисциплине Менеджмент и трудовые отношения на тему: Защита информации при работе с посетителями; понятие и виды, классификация и структура, 2014-2015, 2016 год.
