Как правильно заверять копии документов?

В письме от 07.02.2013 г. № 43-06-15-13 Укргосреестр разъяснил, что согласно пункту 10 Порядка государственной регистрации прав на недвижимое имущество и их отягощений, заявитель вместе с заявлением о госрегистрации подает органу госрегистрации прав, нотариусу необходимые для такой регистрации документы, определенные Порядком, их копии, документ, подтверждающий внесение платы за предоставление выписки из Государственного реестра прав, и документ об уплате госпошлины.

Таким образом, законодательством установлена необходимость представления копий документов, необходимых для госрегистрации прав,заверенных в установленном порядке.

Укргосреестр рассказал о механизмах заверения копий документов. Согласно ст. 75 Закона «О нотариате» нотариусы, должностные лица органов местного самоуправления, которые совершают нотариальные действия, удостоверяют верность копий документов, выданных предприятиями, учреждениями и организациями, при условии, что эти документы не противоречат закону, имеют юридическое значение и удостоверение верности их копий не запрещено законом.

Верность копии документа, выданного гражданином, удостоверяется в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на оригинале этого документа удостоверена нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправления или предприятием, учреждением, организацией по месту работы, учебы, жительства или лечения гражданина.

Согласно пункту 77 Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров АРК, местных органах исполнительной власти, надпись об удостоверении документа состоит из слов «Согласно с оригиналом», наименования должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа «Подпись». Надпись об удостоверении копии скрепляется печатью с указанием на ней наименования соответствующего учреждения (без изображения герба) или печатью структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т.д.) учреждения.

В случае подготовки документов для предоставления судебным органам. при решении вопросов приема граждан на работу, учебу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав во взаимоотношениях с учреждением, а также при формировании личных дел работников учреждение может изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.д.). Отметка «Копия» проставляется на лицевой стороне в правом верхнем углу первого листа документа.

Заверение документа руководителем предприятиям, учреждения, организации должно происходить в соответствии с требованиями Национального стандарта «Требования к оформлению документов» ДСТУ 4163-2003. Так, заверять документы следует с указанием названия должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его инициалов и фамилии, с отметкой «Согласно с оригиналом», заверенной печатью, даты заверения копии.

Укргосреестр также указал, что законодательство не содержит требований в случае, когда физлицом осуществляется заверение копии документа. его касающегося, а потому, исходя из общих положений относительно удостоверения копий документов, на таких копиях проставляется личная подпись лица, удостоверяющего копию, его инициалы и фамилия, с отметкой «Согласно оригиналом», дата заверения копии.

Таким образом, Укргосреестр разъяснил, что для целей проведения госрегистрации прав к копиям документов, заверенным в установленном порядке. следует относить копии документов, заверенных как нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправления, так и уполномоченным лицом органа госвласти, предприятия, учреждения, организации (для юрлиц ) или физлицом (для физлиц), подающими такой документ.

Как заверить копию документа - надлежащим - образом

Дата публикации: 20.02.2012

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикам во внебюджетные фонды, для выдачи работникам, участникам, для участия организации в конкурсе (аукционе) и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути, все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:
(или) нотариус;
(или) сама организация (сам предприниматель).

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии.
При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ N 9779-X). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования, скорее, как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан».
Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер.
Вывод
Лучше соблюдать требования Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее, дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).
Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты.

Заверять копию документа, следуя ГОСТу, опасно?

• Смольянинова Мария | главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»

Окончание статьи, начало в № 11` 2012

Поводом к написанию настоящей статьи послужил звонок одного из читателей нашего журнала, у которого в суде возникли проблемы из-за того, что представленные им в качестве доказательств копии документов были заверены согласно рекомендациям ГОСТа Р 6.30-2003.
Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы рассмотрели практику представления заверенных копий документов в различных сферах (в налоговый орган; при привлечении к ответственности за утрату подлинников; по запросу работника; по запросу акционера / участника; для участия в конкурсе / аукционе; как доказательство в суде). И систематизировав такой большой объем информации, в конце мы делаем окончательные выводы – даем свои рекомендации по заверению копий документов, так сказать, на все случаи жизни.
Анализ собранной в статье судебной практики вооружит вас до зубов, и в случае предъявления претензии к заверенной вами копии со стороны контролирующих органов, контрагентов, судей или ваших коллег вы всегда будете знать, что им ответить.

М ожно ли сделать вывод о том, что при заверении копии документа необходимо соблюдать только требования Указа № 9779-Х и игнорировать содержание хоть и более современного, но имеющего рекомендательный характер ГОСТа Р 6.30-2003?

Для ответа на этот вопрос обратимся к практике судебных и иных уполномоченных органов власти, которая складывается при рассмотрении наиболее часто встречающихся случаев, когда возникает необходимость заверения копий документов самой организацией.

Арбитражными судами нередко рассматриваются дела об оспаривании компаниями привлечения их к ответственности по ст. 13.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях (за утрату документов, хранение которых является обязательным в силу закона). Судьи в таких спорах зачастую принимают во внимание положения Указа № 9779-Х как единственного нормативного правового акта (за исключением законодательства, регулирующего деятельность нотариата в Российской Федерации и правила совершения нотариальных действий), применяемого по вопросу о надлежащем заверении копии документа при утрате его подлинника.

Судебная практика 11

Постановлением Регионального отделения ФСФР России в Центральном федеральном округе (РО ФСФР России в ЦФО) от 27.10.2010 ОАО «Фирма «Салют» было привлечено к административной ответственности по ч. 1 ст. 13.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях в виде административного штрафа в размере 200 000 руб. Нарушение состояло в том, что общество утратило подлинники документов, связанных с регистрацией выпусков, проспекты ценных бумаг и отчеты об итогах выпусков ценных бумаг. Выявлено оно было при обращении организации в РО ФСФР России в ЦФО за получением дубликатов указанных документов. ОАО «Фирма «Салют» попыталось оспорить привлечение к ответственности в арбитражном суде. Однако, несмотря на то, что общество представило акты утраты документов и копии утраченных документов, сделанные с подлинников, хранившихся у регистратора, суд посчитал, что представленные им копии не соответствуют требованиям, относящимся к заверенной в установленном порядке копии документа ни по его реквизитам, ни по порядку его получения. Арбитры отметили, что в случае утраты подлинников, подлежащих обязательному хранению, обществу следовало обратиться в уполномоченный орган для получения заверенных в установленном порядке копий документов.

Поэтому суд подтвердил вину общества в административном правонарушении (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.07.2011 № КА-40/7012-11). При этом в мотивировочной части суд сослался на п. 3.4 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 17.07.2003 № 03-33/пс), а также на Указ № 9779-Х, требования которого обществом выполнены не были. Из данного Указа следует, что верность копии свидетельствует своей подписью руководитель или уполномоченное на то должностное лицо организации, которая выдает копию документа, а не организации, получающей копию документа. Это требование как раз и не было исполнено обществом.

И такой подход судов по аналогичным делам в наше время не редкость (см. например, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.08.2012 № 09АП-22421/2012).

Со стороны Минфина и ФНС России издан комплекс актов, которые устанавливают порядок и реквизиты заверения копий представляемых налогоплательщиками документов. Среди них назовем и прокомментируем несколько наиболее часто применяемых:

1. Приказ ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@, в приложении № 5 к которому даны комментарии о том, как необходимо заверять копии документов, представляемых по требованию налоговых органов.

Извлечение из приложения № 5 к приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@

Истребуемые документы представляются в виде заверенных копий. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

В силу ст. 62 Трудового кодекса РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему копии документов, связанных с работой, в срок не позднее 3 рабочих дней .

При этом практика исходит из того, что выдавать надо именно заверенные копии документов.

Судебная практика 13

Г.В. обратился в суд с иском к Муниципальному учреждению здравоохранения «Станция скорой медицинской помощи» Ступинского муниципального района Московской области о возложении обязанности выдать заверенные печатью организации документы, связанные с работой у ответчика водителем с 01.06.2006: копии расчетных листков, графики работы, копии путевых листков, копии расчета оплаты больничных листков, очередных отпусков, заработной платы за работу в праздничные дни. Одновременно Г.В. просил суд взыскать сумму возмещения морального вреда в размере 100 000 рублей.

Суд первой инстанции установил, что необходимые Г.В. документы связаны с его работой у ответчика, и, руководствуясь ст. 62 ТК РФ, пришел к выводу об удовлетворении требований Г.В. (кроме требований о возмещении морального вреда).

Определением суда кассационной инстанции от 02.08.2011 решение суда первой инстанции было отменено: отказывая в удовлетворении требований Г.В. суд указал, что к возникшим правоотношениям подлежит применению п. 1 Указа № 9779-Х, которым предусмотрена выдача работнику не любых документов, связанных с работой, а только тех, которые необходимы последнему для защиты законных прав и интересов.

Суд надзорной инстанции поступил следующим образом: отменил постановление суда кассационной инстанции и оставил в силе решение Ступинского городского суда Московской области. Мотивировал это так. По смыслу ст. 62 Трудового кодекса РФ право работника на получение копий документов распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у данного работодателя. Юридическим основанием для выдачи работнику копий документов, указанным в ст. 62 Трудового кодекса РФ, является заявление работника, составленное в письменной форме. Императивных требований к содержанию такого заявления данная норма закона не предъявляет, поэтому работник вправе изложить свое требование в произвольной форме. При этом в заявлении необходимо точно обозначить конкретные виды документов, копии которых желает получить работник, и обосновать соответствующее требование ссылкой на ст. 62 ТК РФ. Иных, помимо заявления работника, оснований для выдачи копий документов, связанных с работой, в данном случае не установлено. При этом законодатель не связывает обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, с действительной нуждаемостью работника в таких копиях. Из искового заявления и надзорной жалобы Г.В. следует, что копии указанных им документов необходимы для обращения в вышестоящие органы для проверки правильности начисления заработной платы, расчета больничных листков, очередных отпусков. При таких обстоятельствах и принимая во внимание, что Указ № 9779-Х не противоречит ст. 62 Трудового кодекса РФ, а лишь регламентирует общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, вывод суда кассационной инстанции об отказе в удовлетворении требований Г.В. нельзя признать законным и обоснованным (постановление Президиума Московского областного суда от 08.02.2012 № 41 по делу № 44г-24/12).

Обратите внимание на следующее. Персональные данные работников подлежат защите в соответствии с главой 14 «Защита персональных данных работника» Трудового кодекса РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Поэтому если в документе, копию которого работник просит предоставить в своем заявлении и который связан с работой данного сотрудника, содержатся также и персональные данные других работников, необходимо оформить и выдать ему выписку из такого документа .

В соответствии с корпоративным законодательством (в частности – со ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», далее – Закон об АО) общество должно обеспечить акционерам (участникам) доступ к документам, которые оно обязано хранить в соответствии с законом. Так, согласно п. 2 ст. 91 Закона об АО документы. предусмотренные п. 1 этой же статьи, должны быть предоставлены обществом в течение 7 дней со дня предъявления соответствующего требования для ознакомления в помещении исполнительного органа общества. Общество обязано по требованию лиц, имеющих право доступа к документам, предусмотренным п. 1 ст. 91, предоставить им копии указанных документов .

Однако организации не всегда выполняют данную обязанность, не говоря уже о том, что не соблюдают требования Указа № 9779-Х при заверении выдаваемых копий документов. Посмотрим, как к этому относятся суды.

Судебная практика 14

Т. и М. будучи акционерами ЗАО «Эврика», обратились в арбитражный суд с иском об обязании общества предоставить им копии ряда документов (в том числе приказов по поводу проведения общего годового собрания акционеров; протокола собрания; списков лиц, имеющих право на участие в собрании и зарегистрированных для участия в нем; бюллетеней по всем вопросам повестки дня общего собрания). Общество предоставило обычные копии запрашиваемых документов, т.к. по его мнению, закон обязывает предоставлять только «копии документов», а не «заверенные обществом копии документов».

Суд на поводу у общества не пошел и удовлетворил требования Т. и М. При этом указал следующее. Незаверенный документ не свидетельствует о том, что он является копией запрашиваемого документа, поскольку в соответствии с Указом № 9779-Х верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью; на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации. Организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 30.10.2008 № КГ-А40/9957-08 по делу № А40-54180/07-131-460).

Судебная практика 15

Гражданин Ч. являвшийся акционером ОАО «БЗ АТИ», обратился в арбитражный суд и с учетом уточнения своих исковых требований просил обязать ОАО «БЗ АТИ» представить ему заверенные копии документов (протокола общего собрания акционеров, отчета об оценке).

ОАО «БЗ АТИ» с данными требованиями было не согласно. Сослалось на то, что Гражданский кодекс РФ и Закон об АО, ГОСТ Р 51141-98 не предусматривают выдачу надлежаще оформленных копий документов, а Указ № 9779-Х распространяется на государственные и общественные предприятия, а не на акционерные общества.

В судебном заседании было установлено, что ОАО «БЗ АТИ» были выданы Ч. копии истребуемых документов, но без надлежащего оформления. Обращение же Ч. к ОАО «БЗ АТИ» с просьбой заверить копии печатью общества было проигнорировано. За это ОАО «БЗ АТИ» и поплатилось в суде.

Рассматривая дело по существу, суд указал, что ссылка на Указ № 9779-Х как действующий нормативный правовой акт является правомерной. Кроме того, арбитры обратили внимание, что ни Гражданский кодекс РФ, ни Закон об АО не конкретизируют понятие «копия документа», поэтому в силу п. 1 ст. 6 Гражданского кодекса РФ необходимо применять гражданское законодательство, регулирующее сходные отношения (аналогия закона). А из буквального толкования Указа № 9779-Х следует, что он определяет порядок выдачи, свидетельствования копий документов, и требования обозначенного Указа имеют отношение к акционерным обществам (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 14.08.2003 № Ф04/3899-859/А03-2003).

В ст. 35 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» перечислено, какие документы и копии документов должны быть представлены в составе заявки для участия в аукционе. В том случае, если поступившие от претендентов на участие в аукционе копии документов заверены ненадлежащим образом, им может быть отказано в допуске.

При рассмотрении споров в арбитражных судах, касающихся вопросов правомерности или неправомерности отказа в допуске к участию в аукционе лиц, подавших заявки, суды зачастую вынуждены давать свою оценку достоверности представленных копий документов.

Судебная практика 16

Федеральным государственным учреждением «Управление по эксплуатации здания Счетной палаты Российской Федерации» Управления делами Президента Российской Федерации (далее – заявитель) был проведен открытый аукцион «Оказание услуг по содержанию в чистоте служебных и технических помещений общего пользования корпусов Счетной палаты Российской Федерации». По результатам рассмотрения заявок на участие в аукционе, поданных ООО «Нью Лэнд», ООО «Лазория», ООО «Диана-Офис-Сервис», ООО «Альфа-Сервис», к участию в аукционе было допущено только ООО «Лазория», а трем другим претендентам отказано. Последние обратились в Управление Федеральной антимонопольной службы по г. Москве и Московской области (далее – УФАС), чтобы обжаловать такой отказ. УФАС признало жалобу ООО «Альфа Сервис» обоснованной и выдало заявителю предписание об устранении нарушений закона. Заявитель же с таким решением УФАС не согласился и обратился в суд.

Отказ в допуске ООО «Альфа-Сервис» к аукциону был мотивирован среди прочего:

• отсутствием документа (подлинника либо надлежащим образом заверенной копии), подтверждающего полномочия лица (генерального директора) на осуществление действий от имени участника размещения заказа, в частности, на подписание заявки на участие в аукционе и документов в составе заявки;
• отсутствием подписи (парафирования) ряда страниц документов, входящих в заявку на участие в аукционе, лицами, указанными в документации об аукционе.

В обоснование своей позиции по неправомерности отказа ООО «Альфа-Сервис» в допуске к участию в аукционе УФАС ссылалось на следующие обстоятельства:

• в конкурсной документации об аукционе отсутствует требование об оформлении заявки в соответствии с государственными стандартами, при этом требования ГОСТа Р 6.30-2003 об оформлении аукционных заявок носят рекомендательный характер;
• аукционная заявка ООО «Альфа-Сервис» оформлена в соответствии с требованиями Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ.

При рассмотрении дела судом было установлено следующее. Заявка со всеми приложениями была подписана генеральным директором ООО «Альфа-Сервис» Ч. В составе поданной ООО «Альфа-Сервис» заявки имелись: ксерокопии протокола от 10.04.2007 № 3, приказа от 11.04.2007 № 2, доверенности от 11.04.2007 № 3. Суд посчитал, что ксерокопии вышеуказанных документов не являются документами, подтверждающими полномочия генерального директора данного участника аукциона, так как они не были заверены надлежащим образом и не могли в связи с этим с должной степенью достоверности подтверждать указанные в них сведения. Ссылаясь на п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003, суд обратил внимание, что «на вышеуказанных ксерокопиях документов проставлена только печать ООО «Альфа-Сервис» и чья-то подпись, при этом не понятно, к какому требованию отнесены указанные печать и подпись: к требованию о заверении документа либо к требованию о парафировании каждого документа, входящего в состав заявки на участие в аукционе».

Поэтому судья посчитал обоснованным вывод аукционной комиссии о том, что вышеуказанные ксерокопии не могут быть признаны документами, подтверждающими полномочия генерального директора ООО «Альфа-Сервис» Ч. на подписание заявки на участие в аукционе со всеми приложениями к ней. Таким образом, отказ в допуске к участию в открытом аукционе был признан правомерным (решение Арбитражного суда г. Москвы от 10.06.2008 по делу № А40-8829/08-92-65).

Заметим, что данные о дальнейшем обжаловании этого решения в судах вышестоящих инстанций отсутствуют. Между тем ссылка суда на применение ГОСТа Р 6.30-2003 является спорной. Но если смотреть по существу, то использованный ООО «Альфа-Сервис» способ оформления документации к аукциону действительно ставил под сомнение достоверность указанных в копиях документов сведений. Вот так ошибка в заверении копий документов повлекла за собой, среди прочих нарушений, срыв участия компании в аукционе.

В соответствии с гражданско-процессуальным 2 и арбитражно-процессуальным 3 законодательством письменные доказательства должны представляться в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Как мы уже говорили, определения понятию «надлежащим образом заверенной копии» в законе нет. Поэтому и приходится ориентироваться на судебную практику. Наиболее типичные высказывания судей мы приводим ниже.

Судебная практика 17

Высший Арбитражный Суд РФ в определении от 20.12.2010 № ВАС-14501/10 по делу № А45-9663/2009 пояснил, что «к надлежащим образом заверенным копиям документов относятся только те копии, идентичность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетентного должностного лица [организации], от которой исходит соответствующий документ».

Рекомендации Научно-консультативного совета при Федеральном арбитражном суде Западно-Сибирского округа (принятые по итогам заседания, состоявшегося 09.09.2011 в г. Горно-Алтайске)

В зависимости от того, кем заверяется копия документа, копии могут быть нотариально заверенные и заверенные иными уполномоченными лицами, в частности заверенные уполномоченным лицом организации, судебным органом (часть 10 статьи 75 АПК РФ) или иным государственным органом и т.д.

Нотариальное заверение копии документа является обязательным в случаях, прямо предусмотренных законом.

Если на законодательном уровне не установлено, что копии документов должны быть удостоверены нотариусом или иным государственным органом, организация вправе самостоятельно заверить копии необходимых документов.

Судебная практика 18

Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа рассматривал в кассационной инстанции дело об административном правонарушении, предусмотренном ч. 3 ст. 14.13 КоАП РФ: конкурсный управляющий общества, находившегося в состоянии банкротства, длительное время не принимал имущество данного общества, в т.ч. бухгалтерскую и иную документацию; не обеспечивал сохранность имущества общества, в результате чего самой организации и ее кредиторам были причинены убытки. В качестве доказательств совершения правонарушения были представлены незаверенные копии документов.

Данным обстоятельствам суд дал следующую оценку (постановление от 28.07.2004 по делу № А56-48848/03): в соответствии со ст. 26.2, 26.6 КоАП РФ, а также ст. 75 АПК РФ незаверенные ксерокопии письменных документов не могут считаться надлежащими доказательствами по делу об административном правонарушении, а протокол об административном правонарушении, основанный на этих документах, не может считаться достаточным доказательством. Одновременно суд прокомментировал, что надлежаще заверенными копиями документов являются:

• копии, заверенные нотариально;
• копии, выданные в порядке, установленном Указом № 9779-Х;
• копии, удостоверенные консульским учреждением либо проставлением апостиля.

Судебная практика 19

Гражданин Ш. являвшийся акционером ОАО «Конаковский фаянсовый завод» и не принимавший участия в общем собрании акционеров, на котором было принято решение о ликвидации данного общества, обратился в арбитражный суд с иском о признании такого решения незаконным. В обоснование иска Ш. указал, что не был извещен о проведении общего собрания.

Однако ОАО «Конаковский фаянсовый завод» представило доказательства извещения акционеров общества о проведении спорного общего собрания в виде заверенных обществом копий реестра отправки и почтовой квитанции с оттиском календарного штемпеля органа почтовой связи, подтверждающие прием на отправку заказной корреспонденции в адрес акционеров общества. По мнению Ш. общество было не вправе заверять эти два документа. Однако судом было отмечено, что АПК РФ не содержит запрета на заверение копии письменного доказательства самим юридическим лицом, участвующим в деле и представляющим данное доказательство арбитражному суду, и что это не противоречит порядку выдачи и освидетельствования организациями копий документов, установленному Указом № 9779-Х (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.08.2008 по делу № А66-8123/2007).

При этом необходимо учитывать и другие положения закона относительно доказательственного значения копий документов. Так, в силу ч. 7 ст. 67 ГПК РФ и ч. 6 ст. 71 АПК РФ суд признает недоказанным факт, подтверждаемый копией документа, если:

• подлинник документа отсутствует (не предъявлен);
• копии документов, представленные разными сторонами, по содержанию не совпадают;
• невозможно установить содержание подлинника документа, исходя из других имеющихся по делу доказательств.

Причем все эти 3 обстоятельства должны иметь место в совокупности. Поэтому даже при представлении в суд ненадлежащим образом заверенных копий документов в качестве доказательств сторона, приобщившая их к материалам дела, имеет возможность подтвердить необходимые ей факты. Правда, эта возможность будет поставлена в зависимость от грамотности аргументации такого участника процесса и от усмотрения суда. А мы видим, что не все суды придерживаются одинаковых подходов. Некоторые судьи могут быть приверженцами формализма, и при наличии ненадлежащим образом заверенной, по их мнению, копии документа (или вовсе незаверенной) просто признать недоказанными обстоятельства, на которые ссылается сторона, представившая такую копию.

Судебная практика 20

Территориальное управление Федерального агентства по управлению федеральным имуществом по Республике Бурятия обратилось в арбитражный суд с иском к индивидуальному предпринимателю З. о взыскании задолженности по арендной плате и пеней за просрочку оплаты. Ответчик З. представила копию соглашения к договору аренды, согласно которому арендная плата должна была осуществляться в адрес ФГУП «Бурятгеоцентр», поэтому, по ее мнению, во взыскании задолженности по арендным платежам в пользу истца следовало отказать.

Федеральный арбитражный суд Восточно-Сибирского округа с этими доводами не согласился, т.к. названное соглашение со стороны З. было представлено в виде копии, которая не соответствовала требованиям, предъявляемым к копии и перечисленным в Указе № 9779-Х. Поэтому суд отказал в принятии данной копии в качестве доказательства по делу (постановление от 24.04.2006 № А10-4675/05-Ф02-1602/06-С2).

В ряде случаев формальный подход при рассмотрении дела может повлечь отмену вышестоящими судами вынесенных в результате таких действий судебных актов и направление дела на новое рассмотрение. Но есть и примеры судебных дел, когда вышестоящие инстанции оставляют вынесенные в описываемой ситуации судебные акты в силе.

Судебная практика 21

ООО «Медиа-Маркт-Ростов-1» обратилось в арбитражный суд с заявлением к Инспекции Федеральной налоговой службы по Ворошиловскому району г. Ростова-на-Дону о признании незаконным решения данной налоговой инспекции, вынесенного по результатам проведения камеральной налоговой проверки представленной обществом первичной налоговой декларации по НДС.

Решением суда первой инстанции в удовлетворении заявления отказано. Общество обратилось в кассационную инстанцию с обжалованием вынесенного не в его пользу судебного акта.

Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа посчитал, что светокопии документов, которыми налогоплательщик (общество) обосновывал право на налоговый вычет, представленные как обществом, так и налоговым органом, заверены с нарушением требований п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 и Указа № 9779-Х. При этом отметил, что суду первой инстанции еще при первоначальном рассмотрении спора следовало указать участвующим в деле лицам на ненадлежащее оформление представленных светокопий и истребовать подлинники таких документов. Нижестоящим судом также не было учтено, что налоговая инспекция в своем решении и отзыве на заявление общества не ссылалась на отсутствие у налогоплательщика подлинных документов, которыми последний подтверждал свое право на налоговый вычет, или на отказ их представить при проведении проверки. Осталось невыясненным, истребовались ли налоговиками у общества подлинники документов в порядке, установленном п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, либо была каким-то другим способом проверена содержащаяся в светокопиях информация.

Принимая все это во внимание, тройка судей кассационной инстанции вернула дело на новое рассмотрение в суд первой инстанции со специальным указанием истребовать у общества подлинники документов, которыми оно обосновывало заявленные им требования, приобщить к материалам дела копии этих документов, заверенные с соблюдением установленного порядка, исследовать и оценить все доказательства (постановление от 26.12.2008 № Ф08-7782/2008 по делу № А53-6624/2008-С5-23).

В ряде случаев встречается обратная ситуация, когда суд первой инстанции принимает в качестве доказательств ненадлежащим образом заверенные копии документов, а суды вышестоящих инстанций с этим не соглашаются и возвращают дело на новое рассмотрение.

Судебная практика 22

Суд кассационной инстанции вернул на новое рассмотрение дело по спору ООО «КонтинентальПром» с Инспекцией Министерства РФ по налогам и сборам по г. Элисте в отношении возмещения из бюджета НДС в сумме 30 667 000 руб. (ранее судом первой инстанции требования ООО «КонтинентальПром» были удовлетворены в полном объеме, а после апелляции оставались удовлетворенными требования в части 29 051 721 руб.).

Мотивировка кассационного суда была следующей. Сделанные нижестоящими судами выводы были основаны на ксерокопиях документов, которые надлежаще не заверены. Ссылка на то, что подлинные документы обозревались в заседании, не может приниматься во внимание, так как не указано, подлинники каких именно документов с указанием их реквизитов были предметом судебного исследования. Судом первой инстанции не была засвидетельствована верность копий документов, имеющихся в деле.

Поэтому суд кассационной инстанции потребовал, чтобы при новом рассмотрении дела была проверена обоснованность требований ООО «КонтинентальПром» о его праве на применение налоговой льготы по НДС на основании подлинных документов или их копий, заверенных надлежащим образом. При этом суд сослался на п. 1 Указа № 9779-Х (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 30.09.2002 № Ф08-3639/02-1282А по делу № А22-275/02/6-40).

Другие же судьи могут рассмотреть ситуацию по существу, и даже при наличии ненадлежащим образом заверенных копий документов с помощью их подлинников и/или других доказательств установить обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения дела.

Однако, согласитесь, гораздо проще сразу представить в суд правильно оформленные копии документов в качестве доказательств своей позиции по делу, предусмотрев при заверении все требуемые и рекомендуемые к применению реквизиты.

Изучив нормативную базу, практику применения положений Указа № 9779-Х и ГОСТа Р 6.30-2003, мы пришли к следующему заключению:

1. Требования Указа № 9779-Х в отношении порядка выдачи заверенных копий документов и реквизитов заверения необходимо соблюдать всем организациям во избежание привлечения к административной и гражданско-правовой ответственности, споров с проверяющими органами, иными органами государственной власти, а также придирок со стороны контрагентов по договорам и работников в ходе судебных разбирательств и на стадии досудебного урегулирования споров.
2. Установленные в ГОСТе Р 6.30-2003 правила заверения копий документов по ряду моментов дополняют положения Указа № 9779-Х, поэтому целесообразно использовать рекомендации ГОСТа относительно отдельных реквизитов заверенной копии документа в дополнение к обязательным положениям Указа № 9779-Х. Тем более что судебная практика по данному вопросу весьма разнообразна, а порой и противоречива, в чем мы с вами смогли убедиться.
3. Необходимо избегать удостоверения верности копий документов организации лицами, не состоящими в ее штате (в т.ч. представителями управляющих или дочерних структур; лицами, с которыми заключены договоры подряда или возмездного оказания услуг, включая адвокатов, аудиторов, специалистов по ведению архива и др.).
4. Имеет смысл прописать в инструкции по делопроизводству (образцы формулировок см. в Примере 3, опубликованном в первой части статьи в предыдущем номере журнала):
   • порядок заверения копий документов;
   • образец заверительной надписи, которая объединила бы в себе правила, предписанные Указом № 9779-Х, и рекомендуемые ГОСТом Р 6.30-2003, и/или эскиз для штампа, который облегчит выполнение заверительных надписей, особенно когда это требуется для оформления большого количества копий документов.
     В Примере 6 мы приводим образец отметки о заверении копии одностраничного документа, оформленной в соответствии с требованиями Указа № 9779-Х и рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003. Если же копия документа включает в себя несколько листов, то можно воспользоваться образцом заверительной надписи из Примера 7. А теперь вопрос «на засыпку». Как вы станете заверять копию двухстраничного документа, распечатанную на двух сторонах одного листа? Здравые люди сочтут, что оформление заверительной надписи на одной стороне копии будет достаточным, в ГОСТе рекомендуют располагать ее ниже реквизита «Подпись», а Указ ничего не говорит о месте ее нахождения. Но мы советуем оформлять заверительную надпись на обеих сторонах листа, чтобы избежать лишних придирок и сомнений со стороны проверяющих, контрагентов и судей относительно информации на «незаверенной» стороне копии. Причина в том, что данный документ классифицируется как многостраничный, и при формальном подходе нужно заверять каждую его страницу либо сшив;
   • перечень должностных лиц, которые наделены правом, наряду с руководителем организации, удостоверять верность копий документов, подлинники которых находятся в этой организации (можно также прописать, если это необходимо, что отдельные должностные лица имеют право заверять подлинность копий только строго определенных документов: например, главный бухгалтер – в отношении копий документов, представляемых в налоговые органы; начальник канцелярии – в отношении копий документов, представляемых по запросам других органов контроля и надзора; начальник юридического отдела – в отношении копий документов, представляемых в судебные органы, и т.п.). Данным лицам обязательно надо выдать и доверенность, содержащую соответствующие полномочия.
     Образцы приказа о наделении соответствующими полномочиями, доверенности и формулировки трудового договора приведены в Примерах 2, 4 и 5 в предыдущем номере журнала.

Заверительная надпись на копии одностраничного документа, объединяющая требования Указа № 9779-Х и рекомендации ГОСТа Р 6.30-2003 (располагается ниже реквизита «Подпись»)

Amos. 25 октября 2013 04:08

Да это - ретро киножурнал "Фитиль"! Для мотивированного убеждения работников суда 1-й инстанции, что в их обязанности входит заверение истребуемых копий протокола с/з по апелляции во 2-й инстанции нужно. 1) Обладать силой убеждения и определённым уровнем IQ. 2) Основательно подготовиться - по средствам множественной распечатки наглядных пособий, в виде всего вышеперечисленного, и не упомянутого. P.S. Мы ответственны за тех, кого содержим, обучаем, воспитываем.

alexey86. 2 декабря 2013 22:01

Требования судов о заверке копий "надлежащим" по их мнению способом зачастую носят бредовый характер. ГОСТ - это подзаконный акт который как и все ведомстсвенные акты вступает в силу только после его регистации Минюстом и опубликования. Никакие фразы типа "верно", "копия верна", " оригинал находится там-то" писать не надо. Заверка копии от юрлица производится путем простановки печати или подписью представителя, от физлица просто подписью.

Наталья. 1 марта 2016 15:39

Статья, действительно, хорошая. Спасибо за нее. На данный момент, правда, ГОСТ Р 51141-98 заменен на ГОСТ Р 7.0.8-2013. Единственный вопрос по приведенным примерам 6 и 7: как быть с приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", гласящем, что "печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица"?