Рейтинг: 4.4/5.0 (1875 проголосовавших)Категория: Инструкции
от 13 августа 2009 г. N КАС09-361
Кассационная коллегия Верховного Суда Российской Федерации в составе:
председательствующего: Манохиной Г.В.
членов коллегии: Кнышева В.П. Ермилова В.М.
при секретаре: Кулик Ю.А.
с участием прокурора: Масаловой Л.Ф.
рассмотрела в открытом судебном заседании гражданское дело по заявлению Никитина Сергея Григорьевича о признании недействующими пунктов 4.1, 13.6 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 года N 157, абзацев шестого и седьмого пункта 11.10 Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 года N 161,
по кассационной жалобе Никитина С.Г. на решение Верховного Суда Российской Федерации от 23 июня 2009 года, которым в удовлетворении заявления отказано.
Заслушав доклад судьи Верховного Суда Российской Федерации Манохиной Г.В. объяснения Никитина С.Г. и его представителей Шуваловой Н.П. Ревы Ю.П. поддержавших доводы кассационной жалобы, представителя Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации Минкина Б.И. возражавшего против доводов кассационной жалобы, заключение прокурора Генеральной прокуратуры Российской Федерации Масаловой Л.Ф. полагавшей кассационную жалобу необоснованной, Кассационная коллегия
Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации Приказом от 28 декабря 2005 года N 157 утвердил Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования. Инструкция доведена до сведения верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов, управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, размещена в справочно-правовой системе Консультант Плюс.
Согласно пункту 4.1 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела (наряда) нумеруются отдельно.
Пунктом 13.6 названной Инструкции установлено, что выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда.
Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации Приказом от 15 декабря 2004 года N 161 утвердил Инструкцию по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов. Инструкция опубликована в "Российской газете" N 99, 12.05.2006.
Пункт 11.10 Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов устанавливает следующий порядок выдачи копий судебных документов и снятия копий с материалов дела:
- обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям разрешается снимать за свой счет копии с материалов уголовного дела, в том числе с помощью технических средств (ст. 47 ч. 4 п. 13, ст. 53 ч. 1 п. 7 УПК РФ);
- потерпевший вправе снимать копии с материалов уголовного дела, в том числе с помощью технических средств (ст. 42 ч. 2 п. 12 УПК РФ);
- гражданский истец, его представитель вправе получать копии процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску (ст. 44 ч. 4 п. 13 УПК РФ);
- гражданский ответчик и его представитель вправе снимать за свой счет копии с тех материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска, в том числе с использованием технических средств (ст. 54 ч. 2 п. 9, ст. 55 ч. 2 УПК РФ).
Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда или судьей, председательствующим по делу.
Сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям предоставляется возможность снимать копии с материалов дела по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда или судьей - председательствующим по делу (ст. 35 ч. 1 ГПК РФ).
При подаче заявления о повторной выдаче копий решений, приговоров, судебных приказов, определений суда, постановлений президиума суда надзорной инстанции, копий других документов из дела, выдаваемых судом, государственная пошлина уплачивается в размере 2 рублей за одну страницу документа, но не менее 20 рублей (ст. 333.19 НК РФ).
При выдаче копии документа в пределах от одной до десяти страниц документа государственная пошлина уплачивается в размере 20 рублей, а при количестве, превышающем 10 страниц, исходя из расчета - 2 рубля за каждую страницу документа.
Письменные доказательства, имеющиеся в деле, по просьбе лиц, их представивших, возвращаются после вступления решения суда в законную силу. При этом в деле остается засвидетельствованная судьей копия, на которой лицо, получившее подлинный документ, расписывается.
В случае направления документа почтой в дело подшивается копия сопроводительного письма.
Указанные документы с разрешения судьи могут быть возвращены представившим их лицам и до вступления решения суда в законную силу (ст. 72 ГПК РФ).
Никитин С.Г. обратился в Верховный Суд Российской Федерации с заявлением о признании недействующими пунктов 4.1, 13.6 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования и абзацев шестого и седьмого пункта 11.10 Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов. В подтверждение заявленных требований указал, что оспариваемые положения нормативных правовых актов не соответствуют действующему законодательству, изданы с превышением компетенции федерального государственного органа и нарушают права лиц, участвующих в деле, знакомиться с материалами дела, снимать копии.
Решением Верховного Суда Российской Федерации от 23 июня 2009 года в удовлетворении заявления отказано. В кассационной жалобе Никитин С.Г. просит об отмене этого решения, ссылаясь на его незаконность и необоснованность, и просит принять новое решение об удовлетворении заявленных требований. Полагает, что судом не оценены представленные заявителем доказательства, суд не определил обстоятельства, имеющие значение для дела и не применил закон, подлежащий применению.
Проверив материалы дела, обсудив доводы кассационной жалобы, Кассационная коллегия не находит оснований к отмене судебного решения.
Суд, проанализировав пункты 4.1, 13.6 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 года N 157, абзацы шестой и седьмой пункта 11.10 Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 года N 161, проверив их соответствие действующему законодательству, пришел к обоснованному выводу о том, что они приняты в пределах полномочий, предоставленных Судебному департаменту, и не противоречат действующему законодательству.
В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 6 Федерального закона от 8 января 1998 года N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации" (с последующими изменениями) Судебный департамент ведет судебную статистику, организует делопроизводство и работу архивов судов.
Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования и Инструкция по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов приняты Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации в полном соответствии с имеющимися у департамента полномочиями.
Отказывая в удовлетворении заявленных требований, суд правильно исходил из того, что оспариваемые заявителем положения пункта 4.1 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета использования, устанавливающие порядок нумерации листов дела, действующее законодательство, определяющее порядок уголовного судопроизводства, гражданского судопроизводства, не регулирует. Положения оспариваемого заявителем нормативного правового акта относятся к вопросам организации делопроизводства и отбора на хранение в архив дел (нарядов), что согласно пункту 1 статьи 6 Федерального закона "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации" отнесено к полномочиям Судебного департамента.
Оспариваемая (в части) Инструкция носит технический характер и соответствует нормативным требованиям, предусмотренным Основными правилами работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, поэтому суд обоснованно признал несостоятельным довод заявителя о том, что пункт 4.1 противоречит действующему процессуальному законодательству и позволяет судье фальсифицировать документы, находящиеся в деле.
Довод заявителя о том, что оспариваемые им положения пункта 4.1 противоречат Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации, утвержденной Приказом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25 марта 2004 года N 27, не может служить основанием к удовлетворению заявленного требования, так как суд при рассмотрении заявления об оспаривании нормативного правового акта проверяет этот акт в порядке абстрактного нормоконтроля на предмет соответствия федеральному закону или другому нормативному правовому акту, имеющим большую юридическую силу и действующим на день рассмотрения дела.
Правомерен вывод суда о том, что пункт 13.6 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, предусматривающий, что выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления осуществляется в порядке, установленном председателем суда, не противоречит статье 6.2 Закона Российской Федерации "О статусе судей в Российской Федерации", согласно которой председатель суда наряду с осуществлением полномочий судьи соответствующего суда осуществляет функции по организации работы суда, общее руководство деятельностью аппарата суда, иные полномочия по организации работы суда, и не нарушает прав заявителя и его представителей на ознакомление с делом.
Положения абзацев шестого и седьмого пункта 11.10 Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, устанавливающие снятие копий с материалов дела по письменному заявлению в порядке, установленном председателем или судьей - председательствующим по делу, как правильно указал суд в решении, не противоречат статьям 42, 44, 47, 53. 54, 55 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации, предусматривающим право участников уголовного судопроизводства знакомиться с материалами уголовного дела, снимать копии с материалов уголовного дела, статье 35 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, согласно которой лица, участвующие в деле, имеют право знакомиться с материалами дела, делать выписки из них, снимать копии, и статье 25.1 КоАП РФ, в силу которой лицо, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении, вправе знакомиться со всеми материалами дела.
Вывод суда о том, что оспариваемые положения пункта 11.10 Инструкции, устанавливающие порядок выдачи копий судебных документов и снятие копий с материалов дела в суде, приняты в пределах полномочий, предоставленных Судебному департаменту Федеральным законом от 8 января 1998 года N 7-ФЗ, и не могут рассматриваться как ограничение конституционного права граждан на судебную защиту, является правильным.
Доводы кассационной жалобы о том, что судом не исследованы доказательства, представленные заявителем, и неправильно определены обстоятельства, имеющие значение, не опровергают выводов суда о законности оспоренных положений. Оспариваемые предписания проверены судом в порядке абстрактного нормоконтроля. что не связано с установлением каких-либо фактических обстоятельств. Суд, проанализировав положения федерального законодательства, правильно истолковал смысл оспоренных заявителем положений нормативных правовых актов, пришел к обоснованному выводу о том, что эти положения не противоречат федеральному законодательству или другому нормативному правовому акту, имеющим большую юридическую силу, приняты компетентным государственным органом и не нарушают прав заявителя и его представителей на судебную защиту.
Решение суда первой инстанции принято с соблюдением норм процессуального права и при правильном применении норм материального права, предусмотренных ст. 362 ГПК РФ, оснований для его отмены в кассационном порядке не имеется.
В кассационной жалобе не содержится доводов, опровергающих выводы суда, и оснований для ее удовлетворения не имеется.
Руководствуясь статьями 360, 361 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, Кассационная коллегия Верховного Суда Российской Федерации
решение Верховного Суда Российской Федерации от 23 июня 2009 года оставить без изменения, кассационную жалобу Никитина С.Г. - без удовлетворения.
Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей отдела делопроизводства и архива суда.
Правильно организованная работа с документами, своевременный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности суда.
Основным нормативным документом, регулирующим архивное дело в суде, является Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденная приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28.12.2005 г. №157 и согласованная с Росархивом. Инструкция является ведомственным документом, исполнение норм которого требуется от каждого работника суда.
В Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета и использования документов в архиве суда, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения ивыделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы.
Другим, не менее важным документом, регулирующим особенности архивного дела в суде, следует считать Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденный
приказом Судебного департамента при ВС РФ от 09.06.2011 г. №112 и согласованный с Росархивом.
Перечень является основным нормативным актом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов, и служит целям обеспечения сохранности документов в делопроизводстве и отбора документов на постоянное хранение и уничтожение.
Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для всех вышеперечисленных федеральных судов общей юрисдикции.
Перечень используется для классификации документов, составлении номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве: для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования видов документов.
о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов мировых судей Самарской области
(утв. Приказом Управления Судебного департамента в Самарской области от 20.01.2009 № 2)
Инструкция устанавливает порядок подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве мирового судьи, методику отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделению их к уничтожению, а также передачу дел (нарядов) в государственные и муниципальные архивы.
1. Общие положения
1.1. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом «О мировых судьях в Российской Федерации», Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 6 октября 2000 г. Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции е указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 01 июня 2007 года № 70 (далее Перечень), Инструкцией о порядке отбора на хранение в архивах федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации 28 декабря 2005 г. № 157, Законом Самарской области «О мировых судьях в Самарской области», Законом Самарской области «Об архивном деле в Самарской области», Инструкцией по судебному делопроизводству у мирового судьи Самарской области, утвержденной приказом Управления Судебного департамента в Самарской области от 29 октября 2007 года № 17(далее - Инструкция по судебному делопроизводству), иными нормативными, правовыми актами Российской Федерации и Самарской области.
2. Экспертиза ценности документов
2.1. Ежегодно в целях формирования архива мирового судьи, проводится оценка юридической, исторической и иной значимости, отбор на постоянное хранение и выделение к уничтожению судебных дел, материалов и нарядов общего делопроизводства, образующихся в деятельности мирового судьи, т.е. проводится экспертиза ценности документов.
2.2. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их на постоянное хранение.
2.3. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному и документационному обеспечению управления;
- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
- нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органа управления архивным делом в Самарской области.
2.4. Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства, составлении номенклатуры дел, формировании дел и нарядов по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к судебным делам, нарядам судебного и общего делопроизводства, подготовке их к последующему хранению в архиве мирового судьи и их передаче на постоянное хранение.
2.5. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел и нарядов без просмотра самих документов.
2.6. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия на судебном участке мирового судьи.
2.7. Экспертная комиссия создается приказом мирового судьи из числа квалифицированных работников в составе не менее 3 человек. Председателем экспертной комиссии назначается мировой судья, секретарем – работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, членами комиссии – администратор мирового судьи и другие работники аппарата мирового судьи. В состав экспертной комиссии целесообразно включить представителя соответствующего государственного (муниципального) архива. Решение вопроса о включении в состав экспертной комиссии представителя государственного (муниципального) архива должно приниматься мировым судьей.
2.8. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
дает заключения о характере документов для определения сроков хранения гражданских, административных и уголовных дел (далее – судебных дел (нарядов), документов общего делопроизводства;
рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный (муниципальный)архив.
выносит решения о представлении описей дел (нарядов) постоянного хранения на утверждение мировым судьей;
рассматривает акты о выделении к уничтожению документов общего делопроизводства и дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению;
рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты об отсутствии дел (нарядов), подлежащих передаче на государственное хранение;
рассматривает проекты номенклатуры дел (нарядов);
принимает участие в подготовке и рассмотрении проектов методических пособий по организации делопроизводства и работы архива мирового судьи.
2.2. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год.
2.3. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом, который подписывается секретарем комиссии и утверждается мировым судьей.
2.4. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются мировым судьей, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела на территории Самарской области.
2.5. Ведение делопроизводства экспертной комиссией, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.
3. Оформление судебных дел и материалов
к последующему хранению в архиве
3.1. Решение на передачу в архив судебных дел и материалов принимает мировой судья. При этом мировой судья проверяет все производство по делу, обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения и проставленный срок хранения дела. На обложке дела проставляются: отметка о передаче дела в архив, дата передачи и подпись судьи.
3.2. Судебные дела (наряды с судебными материалами, далее – наряды), подлежащие сдаче в архив на постоянное и временное хранение, подлежат полному оформлению в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов. Ответственный работник аппарата мирового судьи должен:
- изъять из дела (наряда) металлические скрепки и скобки;
- прошить и пронумеровать все приобщенные к делу (наряду) документы,
- составить внутреннюю опись документов (приложение 1);
- в конце дела (наряда) на отдельном листе-заверителе составить заверительную надпись (приложение 2);
- на обложке дела (наряда) проставить индекс дела и срок хранения;
- внести необходимые уточнения в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание срока хранения дела и др.).
3.3. На обложках судебных дел (нарядов), подлежащих постоянному и временному хранению, указываются:
наименование судебного участка мирового судьи;
фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи соответствующего кодекса Российской Федерации, фамилия, инициалы, наименование организации истца, ответчика, предмет иска (заявления);
Пример: дело № 1-125/2007 по обвинению Маркова Петра Ивановича в совершении преступления, предусмотренного ст. 157 ч 1 УК РФ;
дело № 2-350/год по иску Леоновой Марии Сергеевны к Леонову Андрею Петровичу о разделе имущества.
даты начала и окончания дела;
количество листов в деле и срок хранения дела, производства.
3.4. Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.
3.5. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда) или чистый оборот листа последнего документа.
3.6. Если дело (наряд), было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела (наряда).
3.7. Ответственный работник аппарата мирового судьи обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, включая обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения. При этом необходимо руководствоваться следующим. Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после вступления в законную силу и обращения к исполнению завершающего судебного акта или направления лицам, участвующим в деле его копий.
3.8. Уголовное дело считается законченным и подлежит сдаче в архив судебного участка после обращения приговора, постановления к исполнению (либо после реального их исполнения) во всех его частях: основное и дополнительное наказание, материальные взыскания и т.д.
Основания для списания уголовного дела в архив:
- в отношении осужденного к лишению свободы - получение сведений о месте отбывания наказания осужденным;
- в отношении осужденных условно с испытательным сроком к лишению свободы, ограничению свободы или исправительным работам - поступление уведомления о получении копии приговора от органа, осуществляющего контроль за поведением осужденного, в отношении осужденных несовершеннолетних - также комиссии по делам несовершеннолетних;
- в отношении осужденного к исправительным работам - поступление уведомления о получении копий приговора от уголовно-исполнительной инспекции;
- в отношении осужденного к штрафу - представление осужденным квитанции об уплате наложенного штрафа либо возвращение исполнительного документа с отметкой о произведенном принудительном исполнении;
- в отношении осужденного к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - поступление сообщений администрации по месту его работы о расторжении трудового договора (либо об освобождении от должности, на занятие которой приговором установлен запрет) или органа, правомочного аннулировать разрешение на занятие определенной деятельностью, подтвержденных уголовно-исполнительной инспекцией или судебным приставом-исполнителем, на которых был возложен контроль за исполнением приговора;
- в случае лишения прав на управление транспортными средствами - поступление сообщения органов государственной инспекции безопасности дорожного движения об изъятии водительских прав;
- в отношении лица, к которому применены принудительные меры медицинского характера - получение сообщения о направлении лица в психиатрическое учреждение;
- по дополнительным наказаниям в виде штрафа, лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - возвращение документа с отметкой о произведенном принудительном исполнении;
- в отношении осужденного, лишенного по приговору специального воинского или почетного звания, классного чина или государственных наград, - поступление от органа, присвоившего звание, чин или награду, сообщения об исполнении приговора в этой части;
- в отношении осужденного, с которого приговором взыскан ущерб, причиненный имуществу, - выдача исполнительных документов взыскателю либо направление исполнительных документов для производства взысканий по его просьбе;
- в отношении осужденного, с которого постановлено взыскать в доход государства суммы неосновательного обогащения, средства, затраченные на лечение потерпевшего от преступления, и другие суммы, подлежащие перечислению в доход государства, - возвращение документа с отметкой о произведенном принудительном исполнении.
3.1. В случае объявления мировым судьей розыска лица, скрывшегося от отбывания наказания после вынесения приговора либо осужденного заочно, исполнение приговора должно проверяться судом ежеквартально путем направления запросов органу внутренних дел, которому поручено производство розыска, а при длительном неисполнении - извещения об этом прокурора. Контроль осуществляется до реального приведения приговора в исполнение.
3.2. При постановлении в процессе исполнения приговора акта о помиловании он считается исполненным после получения судом сообщений от органов, ведающих исполнением наказания, о прекращении осужденным отбывания основного и дополнительных наказаний либо принятия к исполнению акта помилования в части снижения неотбытого срока наказания или замены его более мягким видом наказания, а в случае освобождения осужденного от обязанностей дальнейшего возмещения причиненного преступлением ущерба – после возвращения суду исполнительных документов, выданных для производства взысканий. Дело считается подлежащим сдаче в архив после доклада соответствующему высшему органу власти об исполнении акта помилования.
3.3. Уголовное дело подлежит сдаче в архив в случае вынесения оправдательного приговора (пп. 2, п. 2 ст. 302 УПК РФ) при вступлении приговора в законную силу по многоэпизодным или групповым делам, когда имеет место частичное оправдание в связи с непричастностью подсудимого к совершению преступления (преступлений) – после направления сообщения в органы прокуратуры о вынесенном приговоре.
3.4. При рассмотрении мировым судьей представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием лишения свободы, основаниями для списания материалов в архив суда являются:
в случае изменения условий содержания в местах лишения свободы - получение сообщений об исполнении постановления от исправительных учреждений по старому и новому месту отбывания наказания;
в случае условно-досрочного освобождения, досрочного освобождения от отбывания наказания по болезни или в связи с предоставлением отсрочки от отбывания наказания беременной женщине либо женщине, имеющей малолетних детей, - получение сообщения исправительного учреждения об освобождении осужденного из-под стражи;
в случае освобождения осужденного от отбывания наказания в связи с психическим заболеванием - поступление сообщений: исправительного учреждения о направлении его в психиатрическое учреждение для применения принудительных мер медицинского характера или об освобождении осужденного из-под стражи; органа здравоохранения - об учреждении над ним попечительства в соответствии с постановлением мирового судьи;
в случае замены лишения свободы более мягким видом наказания в порядке ст. 80 УК Российской Федерации - получение сообщения о принятии постановления к исполнению (либо его реальном исполнении) от органа, ведающего исполнением либо контролирующего исполнение вновь назначенного наказания;
в случае отмены условного осуждения к лишению свободы в порядке статьи 74 УК Российской Федерации, направления осужденной для отбывания наказания в порядке статьи 82 УК Российской Федерации, а также замены исправительных работ ограничением свободы, арестом или лишением свободы в порядке части 3 статьи 50 УК Российской Федерации - получение сообщения органа внутренних дел о взятии осужденного (осужденной) под стражу и сообщения исправительного учреждения о месте отбывания наказания.
3.5. Если постановлением мирового судьи отказано в удовлетворении ходатайства, копия данного постановления направляется или вручается лицу, возбудившему соответствующее ходатайство. По истечении срока, установленного действующим законодательством на обжалование указанного постановления, и при непоступлении в этот срок жалобы или представления материал оформляется для сдачи его в архив.
3.6. В отношении осужденных к иным мерам наказания постановление, вынесенное в порядке исполнения приговора, считается обращенным к исполнению (исполненным), а материал подлежит списанию в архив:
в случаях условно-досрочного освобождения от отбывания исправительных работ, ограничения свободы или замены исправительных работ, штрафа, обязательных работ и ограничения свободы другими наказаниями либо отмены условного осуждения к исправительным работам - при поступлении сообщения уголовно-исполнительной инспекции соответственно о прекращении исполнения приговора, об изменении порядка его исполнения, об обращении приговора к исполнению;
во всех других случаях - по получении сообщения о принятии постановления к исполнению (об исполнении) от органа, на который по закону возложено исполнение постановления либо контроль за его исполнением.
3.1. Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов и получения сообщений о принятии судебного решения к исполнению либо после вручения их взыскателям.
3.2. Гражданское дело, по которому в удовлетворении иска отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, подлежит списанию в архив после вступления в законную силу постановленного решения или определения.
3.3. В случае вынесения мировым судьей решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета, дело считается оконченным после приобщения к нему квитанции об оплате указанных сумм либо возвращения исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении или истечения срока для предъявления исполнительного листа к исполнителю.
3.4. Дело об административном правонарушении считается законченным и подлежит списанию в архив:
при назначении ареста - по поступлении сообщения органа, ведающего исполнением данного вида наказания, о принятии постановления к исполнению;
при наложении взыскания в виде лишения специального права (права управления транспортными средствами) - по поступлении сообщения органа государственной инспекции безопасности дорожного движения, должностных лиц органов исполнительной власти об изъятии у наказанного документа на право управления транспортными средствами (разрешения на эксплуатацию радиоэлектронных средств или высокочастотных устройств, охотничьего билета);
при применении штрафа и взыскании материального ущерба - по поступлении квитанции об их уплате или копий постановления с отметками судебного пристава-исполнителя об их принудительном взыскании;
при конфискации - по поступлении копии постановления с отметкой судебного пристава-исполнителя о передаче конфискованных предметов налоговому органу;
в случае внесения представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению правонарушения, - после их направления адресату и регистрации в журнале учета исполнения представлений по делам об административных правонарушениях;
при прекращении дела по другим основаниям – после вступления постановления в законную силу.
3.5. При наложении взыскания в виде предупреждения дело об административном правонарушении считается законченным и подлежит списанию в архив - по вступлении постановления в законную силу, с момента его вручения под расписку или получения направленной копии лицом, в отношении которого оно было вынесено.
4. Подготовка и оформление нарядов, журналов
судебного и общего делопроизводства
к последующему хранению
4.1. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства, подлежащих постоянному и временному хранению (свыше 10 лет), производит работник аппарата мирового судьи, на которого возложена обязанность по ведению архива.
4.2. Работник аппарата мирового судьи обязан тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы.
4.3. Не допускается, чтобы под текстом документа вместо подписи исполнителя стояло наименование судебного участка мирового судьи.
4.4. Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности – документ-ответ помещается за документом-запросом.
4.5. В оконченных производством нарядах постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 2).
4.6. Обложка наряда должна содержать индекс (номер) и полное наименование наряда в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в п. 3.3 данной инструкции.
4.7. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по сводной номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.
4.8. Наряд должен содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, документы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата начала ведения тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1.
4.9. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются.
4.10. Оконченные делопроизводством журналы, учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив работниками аппарата мирового судьи, ответственными за ведение этих документов, которые нумеруют листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делают заверительную надпись.
4.11. На обложке журнала согласно номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.
4.12. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек ответственный работник аппарата мирового судьи проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.
4.13. После сдачи судебных дел в архив учетно-статистические карточки должны формироваться в наряды отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100-150 учетно-статистических карточек.
4.14. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.
4.16. Журналы, наряды судебного и общего делопроизводства, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, в архив не передаются.
5. Порядок нумерации листов
5.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в судебное дело (наряд, журнал судебного и общего делопроизводства), все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом или нумератором.
5.2. Запрещается употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов.
5.3. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.
5.4. Листы судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства), состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
5.5. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в судебном деле (наряде судебного и общего делопроизводства), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист судебного дела (наряда судебного и общего делопроизводства), то отдельной нумерации фотографии не требуется.
5.6. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
5.7. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
5.8. Подшитые в судебное дело (наряд судебного и общего делопроизводства) конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
5.9. Подшитые в дело (наряд судебного и общего делопроизводства) документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле (наряде судебного и общего делопроизводства).
5.10. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов судебного дела (наряда, журнала судебного и общего делопроизводства) в делопроизводстве проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце судебного дела (наряда, журнала судебного и общего делопроизводства) составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в судебном деле (наряде, журнала судебного и общего делопроизводства).
5.11. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б», «в» и т.д.
5.12. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы «а», «б», «в» и т.д. соответственно к каждому номеру листа начиная со второго.
5.13. Для учета количества листов в судебном деле (наряде судебного и общего делопроизводства) и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись судебного дела (наряда судебного и общего делопроизводства).
5.14. Заверительная надпись составляется в судебном деле (наряде судебного и общего делопроизводства) на отдельном листе – заверителе дела, в журналах судебного и общего делопроизводства - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (приложение №2). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку судебного дела (наряда судебного и общего делопроизводства) или чистый оборот листа последнего документа. Если судебное дело подшито или переплетено без бланка листа - заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела. Заверительная надпись в журналах судебного и общего делопроизводства делается на последней странице.
5.15. В заверительной надписи судебного дела (наряда, журнала судебного и общего делопроизводства) указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов судебного дела (наряда, журнала судебного и общего делопроизводства) и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).
5.16. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов:
- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;
- номера крупноформатных листов;
- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление судебного дела (наряда, журнала судебного и общего делопроизводства) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи и скрепляется печатью «Для пакетов».
Пример: в настоящем наряде прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Имеются литерные листы с номерами 10а, 10б, 10в.
Секретарь мирового судьи Смирнова Т.А.
5.1. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
5.2. Для учета документов в судебных делах (нарядах судебного и общего делопроизводства постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения) составляется внутренняя опись документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 1), которая содержит сведения о порядковых номерах документов судебного дела (наряда судебного и общего делопроизводства), их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
5.3. При изменении состава документов дела (наряда) (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты внутренней описи и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела (наряда).
6. Порядок определения сроков хранения документов
6.1. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Судебного департамента от 01 июня 2007 г. № 70. Сроки хранения дел определяются по документам дела, имеющим наибольший срок хранения.
6.2. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, устанавливаются экспертной комиссией, исходя из их научной и практической ценности, по согласованию с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Самарской области в области архивного дела.
6.3. Исчисление сроков хранения судебных дел и других документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.
Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2006 году, начинается с 1 января 2007 г.
7. Передача судебных дел, нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства и учетно-статистических карт в архив мирового судьи, порядок их хранения и использования
7.1. В архив мирового судьи поступают завершенные делопроизводством уголовные, гражданские и административные дела, учетно-статистические карточки на них, наряды, журналы судебного и общего делопроизводства временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения.
7.2. Наряды, журналы судебного и общего делопроизводства кратковременного хранения (до 5 лет) или «до минования надобности» в архив мирового судьи, как правило, не передаются. По истечении срока хранения, предусмотренного Перечнем, или до минования надобности они уничтожаются по акту.
7.3. Передача нарядов, журналов общего и судебного делопроизводства временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, а также уголовных, гражданских и административных дел, производится после окончания календарного года, в котором они были заведены.
7.4. Судебные дела, наряды и журналы судебного и общего делопроизводства передаются в архив мирового судьи по описям, причем описи составляются отдельно на наряды и журналы временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, а также на уголовные, гражданские и административные дела (приложение 4).
7.5. О передаче судебного дела делается отметка на обороте учетно-статистической карточки с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дело.
7.6. Результаты сдачи оформляются актом, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество и регистрационные номера.
7.7. При передаче судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства) особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства), а также на наличие в судебных делах документов, подтверждающих обращение к исполнению либо исполнение судебного решения.
7.8. Судебные дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению, в архив не сдаются. На учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого находится дело на хранении.
7.9. Вместе с судебными делами, нарядами, журналами судебного и общего делопроизводства в архив мирового судьи поступают учетно-статистические карточки и алфавитные указатели отдельно по уголовным, гражданским и административным делам.
7.10. Поступившие в архив судебные дела, наряды, журналы судебного и общего делопроизводства работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, размещает в архивных помещениях на стеллажах в хронологическом порядке в связках (коробках) по 10-50 нарядов в зависимости от объема (толщина не более 20 см).
7.11. Судебные дела, переданные в архив, размещаются на стеллажах по категориям дел (уголовные, гражданские, административные) в хронологическом порядке в связках (коробках) по 10-50 дел в зависимости от объема (толщина не более 20 см).
7.12. На корешке коробки приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки, в которых указывается наименование участка, категория судебных дел, начальные и конечные номера дел, помещенных в коробку или связку.
7.13. Коробки и связки не должны выступать за пределы полок стеллажей.
7.14. Не допускается документы складывать на полу, подоконниках и других, не предназначенных для этих целей местах.
8. Отбор документов с истекшими сроками хранения и подготовка судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства) постоянного хранения к последующей передаче в государственный (муниципальный) архив
8.1. После окончания каждого календарного года находящиеся в архиве мирового судьи судебные дела, наряды, журналы судебного и общего делопроизводства, по которым истек срок хранения, отбираются к уничтожению. Работу по отбору судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства) к уничтожению осуществляет ответственный работник аппарата мирового судьи.
8.2. Отбор судебных дел, нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства к уничтожению оформляется актом (приложение 5) и производится только после составления описей дел постоянного хранения за этот же период.
8.3. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии (далее - ЭК) соответствующего судебного участка. Согласованные ЭК акты утверждаются мировым судьей только после утверждения на экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Самарской области в области архивного дела описей дел постоянного хранения и научно-справочного аппарата к ним за соответствующий период. После этого документы, включенные в акт, могут быть уничтожены в установленном порядке.
8.4. Документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, судебные дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2006 года.
8.5. Из отобранных к уничтожению судебных дел на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении без рассмотрения.
8.6. На решениях, приговорах и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера судебных дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются в порядке номеров судебных дел в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку.
8.7. При составлении акта на выделенные к уничтожению судебные дела должны соблюдаться следующие правила:
дела располагаются в акте по годам их рассмотрения;
в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники судебных решений.
8.1. В учетно-статистической карточке делается отметка об уничтожении судебного дела с указанием номера и даты составления акта и протокола заседания экспертной комиссии мирового судьи.
8.2. Одновременно с судебными делами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и журналы судебного и общего делопроизводства, по которым истекли сроки хранения, установленные номенклатурой дел. Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом (приложение 5).
8.3. Акты о выделении к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В учетных документах и учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении документов с указанием даты составления акта.
8.4. Из судебных дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.
8.5. Судебные дела, наряды и журналы судебного и общего делопроизводства, подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию на предприятия вторсырья, имеющие соответствующую лицензию на выполнение данного вида работ (приложение 5). В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию, эти документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией, создаваемой мировым судей, актом с указанием количества дел.
8.6. Перед сдачей документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется приемно-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства) и других документов и вес бумажной макулатуры.
8.7. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем работника аппарата мирового судьи, ответственного за ведение архива.
8.8. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных нужд.
9. Составление описей на судебные дела (наряды, журналы судебного делопроизводства) постоянного хранения
9.1. На сформированные из подлинных приговоров, решений, определений и постановлений наряды и судебные дела, журналы постоянного хранения ответственный работник аппарата мирового судьи составляет описи дел постоянного хранения отдельно по категориям (уголовные, гражданские, административные).
9.2. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
9.3. Судебные дела (наряды, журналы судебного делопроизводства) вносят в опись в порядке значимости этих документов. После внесения судебного дела (наряда, журнала судебного делопроизводства) в опись на его обложке рядом с пометкой «постоянно» проставляется номер судебного дела (наряда, журнала судебного делопроизводства) по описи. Судебные дела (наряды, журналы судебного делопроизводства), включенные в опись дел, постоянного хранения, подлежат передаче на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.
9.4. Бланк описи дел постоянного хранения включает в себя следующие элементы: порядковый номер судебного дела (наряда, журнала) по описи, индекс, заголовок, даты, количество листов, примечание (приложение 3).
9.5. При составлении описи соблюдаются следующие требования:
каждое судебное дело (наряд, журнал судебного делопроизводства) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
если в опись вносятся судебные дела (наряды, журналы общего делопроизводства), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается также заголовок судебного дела (наряда, журнала судебного делопроизводства) с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц хранения по согласованию с соответствующим государственным (муниципальным) архивом;
номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;
при заполнении графы «Индексы дел (нарядов)» для судебных дел (нарядов, журналов судебного делопроизводства) указываются их номера, которые соответствуют индексам судебных дел (нарядов, журналов судебного делопроизводства) по сводной номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера судебного дела (наряда, журнала судебного делопроизводства) или номера тома судебного дела (наряда, наряда журнала судебного делопроизводства);
графа «Заголовки дел (нарядов)» заполняется на основании записи, сделанной на обложке судебного дела (наряда, журнала судебного делопроизводства). Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;
графа описи «примечание» используется для отметок о приеме судебных дел (нарядов, журналов судебного делопроизводства), особенностях их состояния, наличие копий и т.п.
Если на одной странице описи включено несколько производств по однородному виду преступления, например «О злостном уклонении от уплаты алиментов»,
то за первой записью вида преступления следует делать запись «То же».
9.6. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие пропущенных номеров и т.п.). Опись подписывается составителем с указанием его должности. Итоговая запись заверяется ответственным работником аппарата мирового судьи и утверждается мировым судьей.
9.7. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указываются количество листов описи, общее число дел, внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.
9.8. Годовые разделы описей должны рассматриваться экспертной комиссией судебного участка, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. После утверждения годового раздела мировым судьей, согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Самарской области в области архивного дела.
10. Порядок представления описи на утверждение
10.1. Годовые разделы описей на судебные дела (наряды, журналы судебного делопроизводства), подлежащие передаче от мировых судей в государственные (муниципальные) архивы, представляются работником аппарата мирового судьи, ответственным за ведение архива, на экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Самарской области в области архивного дела не позднее чем через 2 года после окончания судебного дела (наряда, журнала судебного делопроизводства) производством. Пример: годовые разделы описей на судебные дела (наряды, журналы судебного делопроизводства), оконченные производством в 2005 году, представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Самарской области в области архивного дела не позднее 2008 года.
10.2. Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие судебных дел (нарядов, журналов судебного делопроизводства), включенных в эти описи.
10.3. При первом представлении описей на судебные дела (наряды, журналы судебного делопроизводства) постоянного хранения в уполномоченный орган исполнительной власти Самарской области в области архивного дела к каждой описи составляется предисловие, в котором излагаются принципы отбора судебных дел (нарядов, журналов судебного делопроизводства) на постоянное хранение и порядок систематизации судебных дел (нарядов, журналов судебного делопроизводства) в описи. Предисловие к каждой описи составляется также и при последующих передачах судебных дел (нарядов, журналов судебного делопроизводства) на хранение в государственный (муниципальный) архив.
10.4. Описи дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах и направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Самарской области в области архивного дела. После утверждения три экземпляра описи возвращаются в архив мирового судьи и хранятся у работника аппарата мирового судьи, ответственного за ведение архива, в специальном наряде. Первый контрольный экземпляр описи остается в государственном архиве.
10.5. После утверждения годовых разделов описей экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Самарской области в области архивного дела, мировой судья получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов за этот период (за исключением судебных решений), по которым истек срок хранения, установленный сводной номенклатурой дел.
11. Сроки и порядок сдачи судебных дел (нарядов,
журналов судебного делопроизводства) постоянного хранения
на хранение в государственный архив
11.1. Передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы подлежат:
судебные дела (наряды, журналы судебного делопроизводства) постоянного срока хранения - по истечении 75-летнего срока хранения в архиве мирового судьи.
Вместе с документами в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра утвержденных описей.
11.2. Перед сдачей судебных дел (нарядов, журналов судебного делопроизводства) на постоянное хранение совместно с представителем архивного учреждения работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния судебных дел (нарядов, журналов судебного делопроизводства), включенных в годовые разделы описей.
11.3. При обнаружении неисправимых повреждений документов в судебных делах (нарядах, журналах судебного делопроизводства) работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, составляет акт (приложение 10). Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников аппарата мирового судьи.
11.4. Сдача судебных дел (нарядов, журналов судебного делопроизводства) на хранение в государственный (муниципальный) архив оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (приложение 6).
11.5. Сдатчик (мировой судья) и приемщик (государственный (муниципальный) архив) расписываются в акте приема-передачи дел (нарядов, журналов судебного делопроизводства) на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в архивное учреждение вместе с документами передаются три экземпляра утвержденных описей. Описи в трех экземплярах и один экземпляр акта остаются в государственном (муниципальном) архиве. Второй экземпляр акта и один экземпляр описи дел возвращается в архив мирового судьи после его оформления.
11.6. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых судебных дел (нарядов, журналов судебного делопроизводства), в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номер отсутствующих документов.
11.7. Номера отсутствующих судебных дел (нарядов, журналов судебного делопроизводства) оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив. Причины их отсутствия - в прилагаемой к акту приема-передачи справке мирового судьи.
11.8. Мировой судья, передающий документы на хранение в государственный (муниципальный) архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств. На отсутствующие документы, составляется акт об их утрате (приложение 11). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии.
11.9. Перевозку судебных дел (нарядов, журналов судебного делопроизводства) в государственный (муниципальный) архив организует мировой судья при непосредственном участии Службы мировых судей Самарской области при Управлении Судебного департамента в Самарской области, на который возлагаются задачи технического и организационного обеспечения, перевозки дел (нарядов) в архив.
12. Учет документов в архиве мирового судьи
12.1. Учет документов в архиве мирового судьи - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.
12.2. Все документы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны.
12.3. Основными учетными документами в архиве мирового судьи являются:
паспорт архива (приложение 9);
сводная номенклатура судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства) мирового судьи;
описи дел постоянного хранения;
книга учета поступления и выбытия документов;
книга учета выдачи документов во временное служебное пользование;
акты о выделении к уничтожению судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;
акты приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив Самарской области;
акты проверки наличия и состояния судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства).
Вспомогательными учетными документами являются:
книги учета дел постоянного хранения и
книги учета судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства) временного (свыше 10 лет) хранения.
12.4. Судебные дела (наряды, журналы судебного и общего делопроизводства) учитываются по описям.
12.5. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.
12.6. Описи дел постоянного и временного (более 10 лет) хранения нумеруются отдельно.
12.7. Ведется раздельно учет поступлений дел постоянного и временного (более 10 лет) хранения.
12.8. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.
12.9. Архив мирового судьи ежегодно (по состоянию на 1 декабря) представляет в соответствующий государственный (муниципальный) архив Самарской области паспорт архива (приложение 9) и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
13. Проверка наличия судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства) в архиве мирового судьи
13.1. В целях обеспечения сохранности документов в архиве мирового судьи комиссией, создаваемой мировым судьей, производится проверка наличия и состояния судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства).
При проведении проверки в случае смены мирового судьи, комиссия создается Службой мировых судей Самарской области при Управлении Судебного департамента в Самарской области.
13.2. В ходе проверки осуществляется:
установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки.
13.3. Проверка проводится не реже одного раза в пять лет при большом объеме документов.
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве мирового судьи:
после перемещения документов в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства) или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене мирового судьи или лица, ответственного за ведение архива.
Результаты проверки оформляются листом проверки и актом, которые представляются на ознакомление мировому судье (приложения 7 и 8).
13.4. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
вносить в опись неучтенные документы;
изымать и изолировать судебные дела (наряды, журналы судебного и общего делопроизводства), зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Неучтенные документы помещаются вслед за учтенными документами для последующей обработки и описания.
13.5. Если при проверке обнаружено отсутствие судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства), то на основании распоряжения мирового судьи организуется розыск необнаруженных судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства).
13.6. В этих целях рекомендуется:
изучить все учтенные документы по книге выдаче дел (нарядов) из архива;
организовать розыск не обнаруженных при проверке судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства), предварительно изучив их сдаточные описи;
проверить находящиеся рядом судебные дела (наряды, журналы судебного и общего делопроизводства);
изучить дело фонда - акты о выделении документов к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния.
13.7. Обнаруженные в итоге розыска судебные дела (наряды, журналы судебного и общего делопроизводства) размещаются на соответствующие места.
Судебные дела (наряды, журналы судебного и общего делопроизводства), причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства), и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения справки по результатам розыска экспертной комиссией мирового судьи и утверждения ее мировым судьей, необнаруженные документы снимаются с учета (приложение 11).
13.8. При обнаружении неисправимых повреждений дел (нарядов) также составляется акт (приложение 10).
13.9. После утверждения актов об отсутствии судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства) или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные судебные дела (наряды, журналы судебного и общего делопроизводства) исключаются из описей листов фондов.
13.10. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
13.11. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела Самарской области.
14. Научно-справочный аппарат
14.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат.
14.2. В состав научно-справочного аппарата входят:
картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках;
методические пособия по различным видам архивных работ и организация документов делопроизводства;
исторические справки и дополнения к ним.
15. Организация использования документов архива
15.1. Использование документов архива проводится только с разрешения мирового судьи. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, для служебного использования документальных материалов архива мирового судьи:
выдает документы архива работникам аппарата мирового судьи;
направляет на основании письменного запроса документы в другие организации и учреждения по указанию мирового судьи;
информирует мирового судью о составе и содержании документов;
выдает выписки из архивных документов.
15.2. Работники, получившие документальные материалы, отвечают за их сохранность.
15.3. Подлинные документы (паспорта воинские и депутатские билеты, орденские книжки и другие личные документы), поступившие с судебными делами в архив, хранятся в отдельном опечатанном пакете, подшитом к делу и пронумерованном порядковым номером листа дела, до его уничтожения.
При уничтожении судебного дела подлинные документы изымаются (см. п.п. 5.11.) и хранятся до востребования, либо не менее 50 лет.
Порядок выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных постановлений, вступивших в законную силу, обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим, лицам, участвующим в деле и их представителям по гражданскому делу, а также иным лицам – устанавливается мировым судьей (в ред. приказа Управления Судебного департамента в Самарской области от 17.09.2010 № 67 ).
Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.
В случае направления документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в судебное дело.
Выдаваемые судом копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии.
На копии также указывается, в каком судебном деле подшит подлинный документ и в производстве какого мирового судьи находится дело.
Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.
15.5. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения мирового судьи судебные дела направляются по запросу в трехдневный срок заказной почтой или с рассыльным и регистрируются в книге учета выдачи документов (дел) во временное пользование. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца (в ред. приказа Управления Судебного департамента в Самарской области от 17.09.2010 № 67 ).
15.6. Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве мирового судьи, лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном мировым судьей (в ред. приказа Управления Судебного департамента в Самарской области от 17.09.2010 № 67 ).
15.7. Ознакомление с судебным делом без его выдачи производится в рабочем помещении архива в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.
15.8. Лица, перечисленные в п. 15.6 данной Инструкции, делают письменную отметку о своем ознакомлении с судебным делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу работником аппарата мирового судьи, ответственным за ведение архива, и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится ответственным работником аппарата мирового судьи.
15.9. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются плотным листом бумаги в виде круга диаметром 40- 45 миллиметров и опечатываются. Печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить бумажный круг, заклеивающий концы нити.
15.10. Исключен (в ред. приказа Управления Судебного департамента в Самарской области от 17.09.2010 № 67 ).
15.11. Исключен (в ред. приказа Управления Судебного департамента в Самарской области от 17.09.2010 № 67 ).
16. Оборудование помещения архива мирового судьи,
режим его работы
16.1. Для обеспечения сохранности судебных дел (нарядов, журналов судебного и общего делопроизводства) и других документов, создания необходимых условий для работы архива мирового судьи отводится специально оборудованное помещение.
16.2. Архив должен размешаться в зданиях или отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении.
16.3. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками.
16.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.
16.5. Рабочие комнаты архива должны быть обеспечены компьютерной и множительной техникой, а также, кроме электрического освещения, естественным освещением и отделены от хранилища.
16.6. Запрещается использование неприспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.
16.7. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации.
16.8. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.
16.9. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год.
16.10. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10- 15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10- 15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами достигает 1,2 метра, остальных проходов - 70- 80 см.
16.11. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.
16.12. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах или коробках.
16.13. В помещении архива категорически запрещается курение.
16.14. Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и уборки пыли со стеллажей.
16.15. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажно- стные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.
16.16. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов.
16.17. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.
16.18. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.
16.19. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначается номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.
16.20. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.
