Правила составления и оформления должностных инструкций

Санкина П.В.,
канд. ист, наук, доц. кафедры документоведения РГГУ
Источник: Журнал "Справочник кадровика"

• Формуляр и структура текста должностной инструкции
• Содержание должностной инструкции. Раздел "Общие положения"
• Разделы "Функции", "Должностные обязанности", "Права", "Ответственность" и "Взаимоотношения"

Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации.

Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.

Формуляр и структура текста должностной инструкции

Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Закрытое акционерное общество
"Дельта"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Кратов (подпись) В.В. Кратов
24.09.2003

Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже-с наименованием документа (как и в других управленческих документах).

Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу.

Должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.

Так же формулируют заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.).

Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости они могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией ознакомлен (на)", личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

С должностной инструкцией ознакомлен

Экземпляр получил.
Личная подпись работника
Дата

Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:

1. Общая часть (общие положения)

3. Должностные обязанности

6. Взаимоотношения (связи по должности)

Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.

Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: "Инспектор выполняет", "Инспектор организует", "Референт составляет " и т. д.

Содержание должностной инструкции. Раздел "Общие положения"

Квалификационный справочник носит рекомендательный характер.

Общеотраслевые квалификационные требования Минтруда России разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями её деятельности и поэтому содержат только наиболее характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки по той или иной должности.

Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и; других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (далее - Квалификационный справочник), в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:

Должностные обязанности - перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность.

Должен знать - излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.

Требования к квалификации - в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу.

Первые два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы.

При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Помимо названных документов, при разработке должностных инструкций следует опираться на положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, т. к. обязанности каждого работника вытекают из задач и функций структурного подразделения. Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении.

Должностная инструкция, как правило, состоит из 4-6 разделов.

Раздел I "Общие положения" содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.

Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для их установления служат разделы "Должен знать" и "Должен уметь" Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.

В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.).

Разделы "Функции", "Должностные обязанности", "Права", "Ответственность" и "Взаимоотношения"

В разделе II "Функции" формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.

Например, основная задача работника канцелярии регистрация документов. В разных организациях она может предусматривать выполнение целого ряда разнородных и порой трудоемких работ. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других случаях к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т. д.

В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений.

Формулируя перечень обязанностей работника при составлении конкретной должностной инструкции, учитывают принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств. Инструкция должна закрепить виды работ и порядок их выполнения, а это связано с принятой в организации технологией документирования.

Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа

В разделе III "Должностные обязанности" устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.

Например, перечень должностных обязанностей работника отдела кадров может выглядеть следующим образом.

Инспектор отдела кадров обязан;

1. Сохранять конфиденциальность служебной информации, а также персональных данных о работниках организации (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни),

2. Выполнять указания и распоряжения руководителя кадровой службы, директора организации.

3. Обеспечивать сохранность служебных документов, бланков, печатей, штампов и соблюдать правила их использования.

4. Соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц.

5. Тщательно контролировать качество изготовления и оформления документов по личному составу работников организации, а также документов, представляемых на подпись директору

6. Соблюдать сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства,

7. Придерживаться установленной в организации субординации, соблюдать правила делового общения и нормы служебного этикета.

Раздел IV "Права" закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.). Содержание раздела "Права" напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

Раздел V "Ответственность" раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. "Функции" и "Должностные обязанности", в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.

В разделе VI "Взаимоотношения (связи по должности)" регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями.

Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и периодичность предоставления (а также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.

Несмотря на то, что должностная инструкция - документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы.

Например, в должностную инструкцию может быть включен раздел "Оценка работы", где на основе разделов "Функции" и "Должностные обязанности" устанавливаются критерии оценки труда. К таким критериям можно отнести, например, соблюдение сроков подготовки документов и их соответствие установленным нормам, обеспечивающим юридическую силу документа.

К дополнительным разделам относится и разд. "Порядок пересмотра должностной инструкции". В нем устанавливают или срок действия инструкции (например: "Инструкция подлежит пересмотру 1 раз в год"), или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др. Данный раздел располагают в заключение должностной инструкции.

Более информативно выглядят инструкции, в которых устанавливаются виды ответственности за каждый вид выполняемой работы.

Для кадровых служб, например, характерны связи с территориальными отделениями Пенсионного фонда России, отделом соцобеспечения, военкоматом, Центром занятости и др.

Порядок и требования к составлению должностной инструкции - Разное, обзоры, комментарии - Полезная информация - Детям и родителям

Порядок и требования к составлению должностной инструкции

В законодательстве отсутствуют специальные нормы, регулирующие правила составления, содержания, принятия, изменения и отмены должностных инструкций. Однако при их разработке целесообразно использовать положения иных нормативно-правовых актов, разработанных централизованно государством.

В настоящее время практикуется применение двух видов должностных инструкций: персональных (индивидуальных), оформляемых в виде приложений к трудовому договору, а также принятых в виде локальных нормативных актов. Несмотря на споры специалистов о необходимости наличия должностной инструкции, некоторые федеральные законы определяют права и обязанности работников именно ими. Из содержания многих отраслевых и межотраслевых документов различных министерств и ведомств, в том числе и бывшего Минтруда, следует, что документом, определяющим должностные обязанности и права служащего, а также устанавливающим ответственность, является должностная инструкция (например, постановления Минтруда РФ от 27.08.1997 N 43 "О согласовании разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик по должностям работников здравоохранения Российской Федерации" (далее - Тарифно-квалификационные характеристики) и от 21.08.1998 N 37 "Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих" (далее - Квалификационный справочник должностей служащих)). В них говорится, что для отдельных групп должностей или видов деятельности работа сотрудников организации (учреждения) должна регламентироваться должностными инструкциями. Подавляющее большинство таких актов в основном адресовано организациям, финансируемым из федерального бюджета.

Часто трудовой договор не дает полного представления о служебных обязанностях работника. Поэтому, по мнению автора, наличие должностных инструкций в учреждении важно. В них определены не только трудовые функции специалистов, круг их обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования к определенной занимаемой должности.

Отсутствие должностной инструкции может ограничить возможность работодателя защитить свои законные интересы в ходе рассмотрения трудового спора, предметом которого является отказ в приеме на работу.

Четкость в определении квалификационных требований и трудовой функции работника, закрепленных в должностной инструкции, позволяет:

- объективно оценить деловые качества претендента при приеме его на работу, в том числе в процессе прохождения конкурса (избрания или выборов на должность);

- наиболее точно оценить деятельность работника в период его испытания, установленного соглашением сторон, в процессе его аттестации (соответствие его занимаемой должности);

- рационально распределить трудовые функции между работниками организации (осуществить разделение труда в целом);

- решить вопрос о переводе работника на другую работу;

- оказать необходимое содействие в обеспечении соблюдения трудовой дисциплины (в том числе позволяет оценить поведение работника в случаях его поощрения или наказания).

Трудовой договор содержит лишь общие обязанности работника, которыми он наделен в силу закона или иных правовых актов. Как правило, в нем отсутствует перечень непосредственных производственных обязанностей сотрудника, которые составляют и обусловливают его трудовую функцию в данном учреждении и на определенной должности. Решением этой проблемы как раз может стать разработка и утверждение должностной инструкции, которую в идеале необходимо сделать приложением к трудовому договору, тогда объем обязанностей работника будет определен достаточно конкретно, в то же время составленный документ станет частью трудового договора, что соответствует требованиям ст. 60 ТК РФ. Кроме этого, когда в должностную инструкцию вносят изменения, это не влечет за собой необходимость преобразования обязательных условий трудового договора. Лучше всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников").

Определение четкого объема обязанностей сотрудников имеет значение не только юридическое, но и практическое. Грамотно сформулированная должностная инструкция поможет работнику наиболее качественно справляться со своими обязанностями, что приводит к повышению эффективности трудовой деятельности и ответственности сотрудников, а это существенный плюс такого документа.

Общие требования к содержанию должностной инструкции сформулированы в Общероссийском классификаторе управленческих документов ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299 по коду 0253000 "Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия" (далее - ОКУД ОК011-93). В свою очередь, в соответствии с п. 5 Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденного Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 N 9 (далее - Порядок применения ЕКС) квалификационные характеристики служат основой для ее разработки.

Должностные инструкции, разработанные работодателем, должны содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности.

Согласно п. 1 Порядка применения ЕКС Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности.

Руководствуясь государственными нормативами, работодатель вправе самостоятельно определять содержание трудовой функции на уровне локального регулирования. При этом перечень работ, определенных производственных операций, должностных обязанностей работника должен в той или иной мере соответствовать централизованно установленным требованиям. Работодатель может расширить круг трудовых обязанностей (производственных операций) работника в сравнении с определенными в централизованном порядке. Однако возможность расширения круга таких обязанностей в отличие от обязанностей, установленных квалификационными характеристиками, несколько ограничена. В соответствии с п. 5 Порядка применения ЕКС это может быть обусловлено серьезными причинами, например процессом совершенствования организации труда, проводимым работодателем, или внедрением технических средств, проведением мероприятий по увеличению объема выполняемых работ.

Таким образом, работодатель вправе определять трудовую функцию работника самостоятельно, в том числе путем разработки должностных инструкций, но в пределах границ, определенных государством. В этом проявляется одна из характерных черт метода трудового права: сочетание централизованного и локального способов правого регулирования трудовых отношений.

Для подготовки содержания должностной инструкции рекомендуется использовать Квалификационный справочник должностей служащих, адаптировав его к конкретным условиям функционирования предприятия или соответствующего участка работы (структурного подразделения).

Рекомендуемые требования к оформлению организационно-распорядительной документации установлены ГОСТом Р 6.30-2003. Они распространяются на состав реквизитов документа, а также на порядок их расположения на бланках установленного вида. Рассмотрим эти требования подробнее.

В соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТа Р 6.30-2003 должностная инструкция включает следующие реквизиты: наименование учреждения разработчика; вид документа; дату; регистрационный номер; место составления или издания; гриф утверждения; заголовок и текст документа; отметку о наличии приложений; подпись; гриф согласования; визы согласования; отметку о заверении копии документа и об исполнителе; идентификатор электронной копии документа.

Согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ (2003 года) проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, руководителю службы ДОУ (при необходимости), а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемый в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к такому проекту могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к нему и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации, поэтому в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации допускается полистное его визирование.

Подробная должностная инструкция содержит обычно следующее:

- общие положения (описание документа: какая должность, кем назначается и пр.);

- требования к квалификации (описание уровня образования, а также знаний, умений и навыков, соответствующих названной должности);

- должностные обязанности (подробное и пошаговое описание всего того, что специалист должен делать);

- критерии успешности исполнения трудовых обязанностей (заранее определяются критерии, по которым будет оцениваться успешность исполнения должностных обязанностей). Не в каждом случае такое описание возможно, но его наличие сильно помогает в дальнейшем;

- права специалиста (например, своевременное получение зарплаты, использование ресурсов компании для исполнения должностных обязанностей, получение обратной связи от руководителя и пр.);

- права и обязанности руководителя специалиста (этот пункт является дополнительным по отношению к предыдущему и разъясняет специалисту обязанности и полномочия его руководителя);

- ответственность специалиста (описание зоны ответственности).

1.1. Главная медицинская сестра относится к категории руководителей.

1.2. На должность главной медицинской сестры назначается лицо, имеющее высшее медицинское образование без предъявлений требований к стажу работы или среднее медицинское образование и стаж работы по профилю не менее 5 лет.

1.3. Назначение на должность главной медицинской сестры и освобождение от нее производится приказом руководителя учреждения.

1.4. В своей деятельности руководствуется:

- нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

- методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

- правилами трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями главного врача;

- правилами и нормами охраны труда и пожарной безопасности;

- настоящей должностной инструкцией.

2. Требования к квалификации

Главная медицинская сестра должна знать:

2.1. Основы законодательства РФ о здравоохранении.

2.2. Нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность учреждений здравоохранения.

2.3. Основы социальной гигиены, экономики и управления здравоохранением.

2.3. Санитарные правила деятельности учреждения здравоохранения.

2.4. Организацию лечебно-диагностического процесса, социальной и медицинской реабилитации больных.

2.5. Порядок составления графиков работы и расстановки среднего и младшего медицинского персонала.

2.6. Научную организацию труда.

2.7. Основы санитарного просвещения, гигиенического воспитания и пропаганды здорового образа жизни.

2.8. Основы медицинской этики и деонтологии.

2.9. Правовые аспекты медицинской деятельности.

2.10. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

3. Должностные обязанности

Главная медицинская сестра:

3.1. Обеспечивает рациональную организацию труда среднего и младшего медицинского персонала, повышение их квалификации.

3.2. Осуществляет своевременную выписку, распределение и хранение перевязочных материалов, медикаментов и др. в том числе ядовитых и наркотических лекарственных средств, ведет учет их расходования.

- работу среднего и младшего медицинского персонала по приему и выписке больных;

- транспортировку больных внутри отделений больницы;

- выполнение средним медицинским персоналом врачебных назначений;

- санитарно-гигиеническое содержание отделений больницы, одежды и белья больных;

- своевременность и качество дезинфекции помещений, где находились инфекционные больные.

4. Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей

На главную медицинскую сестру возлагаются следующие функции:

4.1. Обеспечение рациональной организации труда среднего и младшего медицинского персонала, повышение их квалификации.

4.2. Осуществление своевременной выписки, распределение и хранение перевязочных материалов, медикаментов и др. в том числе ядовитых и наркотических средств, ведение учета их расходования.

4.3. Контроль работы среднего и младшего медицинского персонала по приему и выписке больных; транспортировки больных внутри отделений больницы; выполнения средним медицинским персоналом врачебных назначений; санитарно-гигиенического содержания отделений больницы, одежды и белья больных; своевременности и качества дезинфекции помещений, где находились инфекционные больные.

4.4. Ведение необходимого документооборота.

5. Права специалиста

Главная медицинская сестра имеет право:

5.1. Отдавать распоряжения среднему и младшему медицинскому персоналу.

5.2. Участвовать в подборе и расстановке среднего и младшего медицинского персонала.

5.3. Вносить предложения:

- о поощрениях и наложении взысканий на средний и младший медицинский персонал;

- по совершенствованию лечебно-профилактического процесса.

5.4. Решать вопросы организации трудового процесса среднего и младшего медицинского персонала.

5.5. Запрашивать, получать и пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

5.6. Принимать участие в конференциях и совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, связанные с ее деятельностью.

5.7. Проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения соответствующей квалификационной категории.

5.8. Повышать свою квалификацию на курсах усовершенствования не реже одного раза в 5 лет.

5.9. Пользоваться всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

6. Ответственность специалиста

Главная медицинская сестра несет ответственность:

6.1. За осуществление возложенных на нее должностных обязанностей.

6.2. За организацию своей работы, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений вышестоящего руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности.

6.3. За организацию работы среднего и младшего медицинского персонала.

6.4. За рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов.

6.5. За соблюдение правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности.

6.6. За ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми актами.

6.7. За своевременное предоставление и достоверность статистической и иной информации по своему разделу работы.

6.8. За обеспечение соблюдения исполнительской дисциплины и выполнения своих должностных обязанностей средним и младшим медицинским персоналом.

6.9. За качество и культуру медицинского обслуживания населения средним и младшим медицинским персоналом.

6.10. За готовность среднего и младшего медицинского персонала к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.

Таким образом, получается подробный документ, дающий в дальнейшем возможность строить взаимоотношения с сотрудниками на совершенно новом уровне.

Должностная инструкция приобретает силу в трудовых отношениях между работником и работодателем с момента ознакомления с ее содержанием соответствующих должностных лиц.

Работник подлежит ознакомлению с должностной инструкцией во всех случаях, предусмотренных трудовым законодательством, а именно:

- при заключении трудового договора;

- при переводе на другую работу (независимо от того, является перевод постоянным или носит временный характер, и т.д.);

- при предложении другой работы, вакантной должности (вакантных должностей) в порядке трудоустройства в случаях, предусмотренных ТК РФ.

Факт ознакомления с должностной инструкцией подтверждается личной подписью работника, которая ставится на самой инструкции и на специальном листе ознакомления. Из вышесказанного следует, что должностная инструкция - документ важный и весьма полезный, в некоторых случаях даже представляющий собой последнюю надежду при разрешении трудовых споров.

Алгоритм составления и изменения должностных инструкций

Мы будем говорить о должностных инструкциях. Сотрудники, занимающиеся кадровыми и бухгалтерскими вопросами, на лекциях обычно задают много вопросов по этой теме. И я решила посвятить ей целый семинар, чтобы разобраться во всех подробностях.

В начале семинара необходимо дать определение самому понятию должностной инструкции, чтобы слушателям стало полностью ясно, о каком именно документе идет речь.

Итак, должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ компании, в котором указывается трудовая функция работника, определяются его основные трудовые права и обязанности в организации, система подчинения, взаимодействие с работниками других структурных подразделений, а также ответственность при осуществлении трудовой деятельности.

Должностная инструкция утверждается приказом директора компании и распространяется на неопределенный круг лиц: всех работников, которые занимают или когда-либо будут занимать поименованную в такой инструкции должность.

Получается, что на первый взгляд инструкция ко всем работникам организации отношения не имеет. Хотя если смотреть глубже, то остальные работники могут взаимодействовать с субъектом должностной инструкции только в рамках этого документа. Любые другие отношения, складывающиеся между работниками организации, будут выходить за рамки должностных полномочий. Следовательно, по моему мнению, должностная инструкция имеет отношение ко всем работникам организации. Значит, она является локальным нормативным актом.

Алгоритм составления и изменения должностных инструкций. Отсутствие в организации должностных инструкций нарушением не является. Однако их наличие лишь облегчает задачу работодателя по обеспечению эффективности производственного процесса и дисциплины труда.

Кроме того, суды при рассмотрении индивидуальных трудовых споров прежде всего учитывают, содержалась ли обязанность, которую предположительно не исполнил работник, в тексте должностной инструкции и трудовом договоре. Поэтому иметь в организации должностные инструкции выгодно прежде всего работодателю. всегда можно понять, что сотрудник должен делать, с кем взаимодействовать и, если что-то пошло не так, виноват ли он на самом деле.

Алгоритм составления и изменения должностных инструкций. При подготовке текстов должностных инструкций можно руководствоваться тарифно-квалификационными справочниками. Обратите внимание, что Единый тарифно-квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный постановлением Правительства РФ от 31 октября 2002 г. № 787. не единственный документ, который можно использовать. Существуют также соответствующие документы Минздравсоцразвития, и более ранние – Минтруда, Госкомтруда и т. д. Они в основном регулируют правила, связанные с отраслевыми особенностями труда работников.

Замечу, что можно и не руководствоваться никакими документами, а разработать должностные инструкции самостоятельно. В любом случае обязанности работника будут с ним согласованы, поэтому претензий с его стороны после ознакомления с ними быть не должно.

В шапке должностной инструкции пишут название организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Заголовок к тексту должен быть согласован в родительном падеже с наименованием документа. Например, «Должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера». Впрочем, это относится ко всем управленческим документам.

Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции. Утверждает эти документы, как я уже сказала, руководитель организации.

Если есть необходимость, то должностные инструкции можно согласовать с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией под роспись, пометка о которой находится на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова «С инструкцией ознакомлен», личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

Требования к тексту должностной инструкции – полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если обязанности сформулированы в общем виде, то документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Хотя такой способ составления инструкций редкостью не является.

Позиция работодателя «Сотрудник же сам прекрасно понимает, что ему делать» широко распространена, но в корне порочна. Работник совершенно необязательно понимает, что ему надлежит делать на своем рабочем месте, и задача работодателя донести до него эту информацию в максимально доступном виде.

Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «выполняет», «организует», «составляет» и т. д. При споре сотрудник не сможет заявить, что действия из инструкции он делать «мог», но не был обязан.

Теперь рассмотрим, что именно следует писать в каждом из разделов должностной инструкции.

Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность работника, порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.

В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо упоминания актов общего действия (например, «соблюдение Трудового кодекса РФ» или «соблюдение законодательства РФ») сюда надо включить перечень внутренних организационных и распорядительных документов. Это устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.

В разделе II «Функции» или «Должностные обязанности» формулируется основная задача работника, которую он должен выполнить на своей должности, предмет его непосредственной ответственности, участок работы. Далее следует описать конкретные виды работ, из которых складывается выполнение трудовой функции.

Необходимо отметить, что состав работ в конкретной должностной инструкции всегда должен быть индивидуален.

Раздел III «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него задач, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.).

Содержание раздела «Права» напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

Раздел IV «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности за результаты и последствия деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к обязанностям сотрудника. В инструкции может быть описана уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность.

Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разделы «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность работника.

Также в должностную инструкцию можно включить раздел «Взаимоотношения (связи по должности)», которым регулируются производственные контакты между сотрудниками одного и разных отделов. Раздел поможет определить круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. Например, то, каким образом сотрудник обязан взаимодействовать с контрагентами и как информировать об этом своего руководителя.

Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в этом разделе порядок и периодичность представления (а также получения) работником отчетов, планов и других документов.

В должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы. Например, раздел «Оценка работы», где на основе разделов «Функции» и «Должностные обязанности» устанавливаются критерии оценки труда.

Советую включать в должностную инструкцию раздел «Порядок пересмотра должностной инструкции». В нем можно установить срок действия или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы. Данный раздел располагают в конце текста должностной инструкции.

По сути, изменение должностной инструкции представляет собой изменение обязанностей, предусмотренных трудовым договором. А это возможно только по обоюдному согласию сотрудника и работодателя, заключенному в письменной форме. То есть работник должен письменно выразить согласие на изменение своей должностной инструкции. Например, подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, которое изменяет раздел «Обязанности», с обязательным указанием, что данное изменение будет отражено в должностной инструкции.

С технической точки зрения изменение должностной инструкции аналогично ее составлению. То есть фактически пишется новая должностная инструкция, работодатель ознакомляет с ней работника, а старая отправляется в архив.

Единственная ситуация, когда должностную инструкцию можно изменить без согласия работника, предусмотрена статьей 74 ТК РФ. Она устанавливает правила изменения определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда. Фактически, если в организации происходят структурные изменения или меняется техника, то замена должностных инструкций не требует согласия работников. Правда, если работник не согласится с новыми должностными обязанностями, компания обязана в письменной форме предложить ему другую имеющуюся работу: как вакантную должность или работу, соответствующую его квалификации, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Обязательно условие, чтобы работник мог выполнять предлагаемую ему работу с учетом состояния здоровья.

Предлагать вакансии в других местностях в этой ситуации работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. При отсутствии подходящей работы или отказе работника от всех предложений трудовой договор с ним может быть прекращен в соответствии с пунктом 7 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Необходимо отметить, что все вышеназванные правила работают в случае, если должность, регулируемая инструкцией, занята конкретным работником. Если же должностная инструкция «пустая», то есть по ней никто в настоящее время не работает, то и согласовывать изменения работодателю будет не с кем. В таком случае можно просто составить новую должностную инструкцию.

О вопросе изменения должностных инструкций высказывался Роструд в письме от 31 октября 2007 г. № 4412-6. Полезно с ним ознакомиться.

По общему правилу должностные инструкции хранятся в отделе кадров, конкретно в личных делах работников, если они ведутся в организации. Кроме того, эти документы регистрируются в специальном журнале, который можно назвать, например, «Журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним». В нем же ставится отметка о том, что отдел кадров ознакомил работника с должностной инструкцией при принятии на работу или в случае внесения изменений в этот документ.

С целью обеспечения прозрачности трудового процесса копии должностных инструкций выдаются на руки работникам с обязанностью хранить их на рабочем месте (что выполняется далеко не всегда), а в некоторых случаях и их непосредственным начальникам. Обратите внимание, что речь идет именно о копиях, а не о вторых и третьих экземплярах должностной инструкции.

В случае сокращения должности, которую регулирует конкретная должностная инструкция, этот документ должен быть передан в архив организации, а ни в коем случае не уничтожен. Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В соответствии с ним должностная инструкция является документом постоянного хранения или хранится 3 года в случае замены на новый. Должностные инструкции могут потребоваться впоследствии как компании, так и работнику, например, в случае возникновения трудового спора или спора с Пенсионным фондом о подтверждении трудового стажа.

Спрашивает Валентин Перигора, главный бухгалтер (г. Когалым)

– У нас в компании недавно провели кадровый аудит силами нового руководителя отдела по управлению персоналом. Выяснилось, что не хватает должностных инструкций по большей части позиций. Можно не составлять документы? Есть ли за это какая-то административная ответственность?

Отвечает Ольга Макаркина, лектор, ведущий аудитор ЗАО «ДомиЛекс»

– Оштрафовать компанию или ее руководителя за отсутствие должностных инструкций трудовые инспекторы не вправе. Но важно, чтобы все обязанности сотрудника были определены в его трудовом договоре. Должностная инструкция не является обязательным документом. Просто ее наличие на руку самой компании. Например, так будет легче отказать неподходящим соискателямна вакансии. Не принять человека на работу можно только на основании его деловых качеств. А требования, связанные с этими профессиональными навыками, как раз и описываются в должностных инструкциях. Помогут инструкции и объективно оценить работника в период прохождения им испытательного срока.Документ поможет рационально распределить обязанности между сотрудниками.

Поэтому советую вашей организации все-таки разработать должностные инструкции и ознакомить с ними сотрудников. О пользе инструкций как для работника, так и для работодателя говорит Роструд в письме от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 .

Елена Юрьевна Сафарова. В настоящее время – консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом. Профессиональный лектор.