Образец оформления телеграммы

ДЛЯ ХРАНЕНИЯ В АРХИВЕ

1. Общие положения

2. Формирование дел

3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

1. Общие положения

Номенклатура дел –это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй – используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий – находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. Образец оформления номенклатуры дел представлен в прилож. 7.1.

2. Формирование дел

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию – индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета – 02, бухгалтерия – 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30–40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

Образец оформления телеграммы от организации - делимся информацией

Телеграмма, не имеющая особенностей по назначению, способу оформления, подачи или доставки, ни к одному из. Телеграммы от организаций и учреждений. Заполнить бланк телеграммы в exel используя образец телеграммы. Текст телеграммы юридическому лицу. Организационно-распорядительная управленческая документация, ее классификация, процедуры составления, требования к оформлению. Телеграммы от организаций. Образец оформления телеграммы, адресуемой более чем в 4 адреса с приложением указателя рассылки в. Телеграмма от администрации городского поселения.

Образец оформления телеграммы. Руководитель предприятия подпись расшифровка подписи (учреждения, организации) главный бухгалтер подпись расшифровка. Допускается прием телеграмм от организаций, учреждений, предприятий и должностных лиц на их. Правила оформления телеграммы как пишут телеграмму образец. Отличается телекс от телеграммы содержанием заголовка, в. Организации или на чистом листе бумаги формата а - 4 с расположением реквизитов по образцу. Ведение делопроизводства в организации, учреждении. Вся информация (в том числе и приложение 6.14 образец оформления телеграммы) собрана из открытых.

Кроме того, телекс отличается от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается. В организациях установлен единый порядок оформления. Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные. Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к. Образец телеграммы (для физического лица) с. От кого текст телеграммы.

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ ТЕЛЕГРАММЫ

Приложение No. 12
к п. 6.4.3 Инструкции по
делопроизводству в федеральном
горном и промышленном надзоре
России (Госгортехнадзоре России)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ ТЕЛЕГРАММЫ
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ
---------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ Печатается на копии бланка Госкомсвязи России ¦
¦ ¦
L---------------------------------------------------------------------
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ
426007 ИЖЕВСК ДОМ ПРАВИТЕЛЬСТВА
ПРЕДСЕДАТЕЛЮ ПРАВИТЕЛЬСТВА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПИТКЕВИЧУ Ю.С.
УВАЖАЕМЫЙ ЮРИЙ СТЕПАНОВИЧ ПРИМИТЕ МОИ ИСКРЕННИЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ ПО
СЛУЧАЮ ВАШЕГО ПЯТИДЕСЯТИЛЕТИЯ СО ДНЯ РОЖДЕНИЯ ЖЕЛАЮ ВАМ КРЕПКОГО
ЗДОРОВЬЯ БЛАГОПОЛУЧИЯ УСПЕХОВ В ВАШЕЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА
БЛАГО НАШЕГО ОТЕЧЕСТВА
НАЧАЛЬНИК
ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ Подпись РАСШИФРОВКА
ПОДПИСИ
______________________________________________________________________
Наименование структурного подразделения
Исполнитель,
его телефон Визы
Отметка об отправлении
Подпись и расшифровка подписи отправителя

«Российский iPhone» поступит в продажу в 2018 году и будет стоить $130, анонсировала «Росэлектроника», входящая в «Ростех».

Правила оформления телеграмм и телефонограмм

ПРИКАЗ Генпрокуратуры РФ от 28-12-98 93 О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ. Актуально в 2016 году

5.12.1. Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи и передаются по телетайпу или через отделение связи с указанием при необходимости категории: "Срочная", "Правительственная".

5.12.2. Текст телеграммы должен быть кратким (не более 30 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации. Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные пишутся прописью.

Фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого дается или запрашивается информация, приводятся полностью. Указываются также место и время совершения правонарушения.

5.12.3. При наличии условного телеграфного адреса (позывного) в телеграмме указываются пункт назначения, наименование организации, должность и фамилия лица, которому она направляется, а при отсутствии условного телеграфного адреса - полный адрес корреспондента: пункт назначения, республика (край, область, район), улица, номер дома, наименование организации.

5.12.4. В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа или номер переписки адресата, в конце - приводится номер надзорного производства (переписки) отправителя. После номера указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму. Телеграммы подписываются руководителями прокуратур или подразделений. Ниже подписи руководителя проставляются фамилия исполнителя и номер его телефона.

При отправлении телеграммы через почтовое отделение ниже подписи должностного лица указываются полный почтовый адрес отправителя, наименование организации без сокращений, дата отправки, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Саранск респрокурору Сенькину

Исп. Рябиженко, тел. 2-15

5.12.5. Телефонограмма составляется в одном экземпляре объемом не более 30 слов и передается по телефону непосредственно из структурных подразделений. В ней указываются дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее.

В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается.

5.12.6. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов; при этом информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается документом, имеющим юридическую силу.

5.12.7. Документы передаются для отправки за подписью руководителя подразделения. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

5.12.8. Документ регистрируется в журнале с указанием порядкового номера факсограммы, даты передачи, краткого содержания, количества листов и фамилии должностного лица, передавшего документ для отправки. После этого документ возвращается в подразделение с отметкой о дате передачи и подписью передавшего его лица.

5.12.9. Поступившие факсограммы регистрируются в журнале и доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные - без промедления.

5.12.10. Контроль за использованием факсимильной техники осуществляют руководители соответствующих подразделений. В помещения, где установлена аппаратура, посторонние лица не допускаются.

Скачать ПРИКАЗ Генпрокуратуры РФ от 28-12-98 93 О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ. Актуально в 2016 году

Сайт использует файлы cookie .Продолжая просмотр сайта, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.

© 2010—2016. Справочно-правовая система «ЗаконПрост».

Оформление телеграммы образец - рассматриваем новость

Унеча, 2009 Содержание Введение 1. Электронная почта Заключение Список литературы Введение С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти. Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы. Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц граждан и юридических лиц. Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний. В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства. Служебное письмо Письмо синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в группу документов является пересылка их по почте. Разработчик делового письма должен построить грамотную стилистическую конструкцию. От стиля и тона письма зависит характер делового диалога между фирмами. Письмо должно быть мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии фирмы. Для писем установлен специальный бланк - бланк письма. Текст письма служебного состоит из двух логически связанных частей. В первой части вступление формируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части заключение высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, дается гарантии. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части. В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа; от первого лица единственного числа. Размер служебного письма не должен превышать одной машинописной страницы до пяти страниц при необходимости. Если текст письма не превышает 5 - 7 строк, то можно использовать бланк формата А-5 и не составлять заголовок к тексту. Служебное письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции. При составлении служебных писем с однотипной информацией используют типовые тексты и тексты - трафареты. При составлении текстов - трафаретов следует учитывать закономерность порядка слов в официально - деловом стиле русского языка: постоянная информация предшествует переменной. Поэтому текст - трафарет не может начинаться с пробела. Различают различные виды писем: дадим краткую характеристику некоторым. Циркулярные письма - обычно выделяет вышестоящая организация и они касаются деловых вопросов и носят распорядительный характер. Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Коммерческие письма составляют от имени юридического лица при выполнении коммерческой сделки. Существуют также: договорные письма, письма-просьбы, письма - приглашения, информационные письма, письма - сообщения, письма - напоминания, письма - подтверждения, письма - ответы, письма - рекламации и т. Пример составления и оформления информационного письма. ХУДОЖЕСТВЕННО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ МОСКОВСКИЙ ДВОР Малый Трехгорный пер. От имени нашего Объединения приносим вам свои извинения за задержку сдачи работ по выполнению художественного оформления вашего офиса. Хотим заверить вас, что работы будут выполнены в срок, оговоренный в наших предварительных переговорах. Также просим вас учесть, что резкое повышение цен в стране может повлечь за собой увеличение суммы нашего договора. С уважением, Директор Гавричкина 242 38 12 2. Докладная записка Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-то сложной работы, характер которой руководителю известен. Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний. Внутренняя докладная записка составляется на обычных истых листах, ее подписывает составитель. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, оформляются на бланке для писем, подписываются руководителем организации. Реквизиты: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания; заголовок; адресат; текст; подпись. Текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию, а вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы. Пример составления и оформления докладной записки. Общий отдел Генеральному директору объединения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Иванову Калуга О замене пишущих машинок. Довожу до вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества. Прошу рассмотреть вопрос о приобщении шести новых машинок и одного компьютера с принтером. Объяснительная записка Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа плана, отчета, проекта или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка. По содержанию документы этого вида можно разделить на две группы. Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке. Другие объяснительные записки составляются по поводу каких - либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого - либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах, подписываются составителем. Пример составления и оформления объяснительной записки. Бухгалтерия ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Вице-президенту АО "Оникс" 30. Яблокову Москва О невыплате зарплаты 20. Причина состоит в том, что работник бухгалтерии Иванова Отсутствие надлежащего контроля не позволило своевременно выявить этот факт. После принятия срочных мер зарплата была выплачена сотрудникам АО 22. Приняты меры по усилению контроля над деятельностью работников бухгалтерии. Телеграмма Это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Реквизиты телеграмм: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, текст. В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, отправитель телеграммы указывает степень ее срочности. В телеграммах дается точный адрес. Для ее удешевления и упрощения обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. Текст телеграммы должен быть кратким. В нем не излагаются цели, причины, задачи документа, но только способы, напоминания, извещения. Не рекомендуется использовать распространенные предложения. Если знаки препинания необходимы, они обозначаются сокращенно: тчк точказпт запятаяквч кавычкидвтч двоеточиескб скобки. Цифры, знаки "+", "-" и другие в тексте рекомендуется писать словами. Бланк телеграммы делится на две части горизонтальной чертой. Над чертой в оплачиваемой части может быть указано: сокращенное наименование должности в реквизите "Подпись"; фамилии без инициалов. Под чертой в неоплачиваемой части указывают: полное наименование организации, отправляющей телеграмму; ее почтовый адрес; полное наименование должности лица, подписавшего документ; расшифровку его подписи. Над горизонтальной чертой телеграмму печатают прописными буквами. Под горизонтальной чертой телеграммы оформляют по обычным правилам машинописного оформления документов: прописные и строчные буквы, знаки препинания, межстрочные интервалы, полное наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личная подпись и ее расшифровка, дата подписания, печать организации. Пример составления и оформления телеграммы. Телефонограмма Для передачи оперативной информации используют телефонограммы - официальные сообщения, переданные по телефону. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование учреждений адресанта и адреса; реквизит "от кого" и "кому" с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текс и подпись. Телефонограмма составляется и оформляется на специальном бланке или на чистом листе бумаги в одном экземпляре. Ее текст должен быть кратким не более 50 словлаконичным, четким, без труднопроизносимых слов. В телефонограмме необходимо акцентировать внимание на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению. Она должна быть подписана руководителем предприятия или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов. При передаче телефонограммы вначале следует указать название своей фирмы и телефон, вид документа; после передачи текста нужно записать должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего ее, номер телефона, дату, время передачи; указываются все знаки препинания. При приеме телефонограммы необходимо записать название фирмы, автора телефонограммы, дату, время приема; во избежание неточностей или ошибок принимающий должен повторить записанный текст телефонограммы передающему лицу. Пример составления и оформления телефонограммы. Оргкомитет "Возрождение"Директору ОАО "ЛОГОС" ТЕЛЕФОНОГРАММА Время проведения - 12. Регистрация участников - в 16. Глебов Передал: Принял: Референт Усова 329 15 19 144 28 17 05. Телекс Это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телексной сети. Телекс - это телеграмма, переданная по телетайпу телепринту - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды как в телеграммах. Для передачи телекса необходимо знать код получателя, код страны и города, где находится телетайпный аппарат. Реквизиты телекса: наименование и адрес организации - отправителя; дата отправления; номер телекса; адресат; текс; подпись. Требования к оформлению телексов аналогичны требованиям к оформлению телеграмм. Текст телекса близок к телеграфному, так как оплата за передачу телекса исчисляется в зависимости от времени, затраченного на передачу информации. Язык телекса мало чем отличается от языка писем. В тексте телекса может присутствовать вступительное приветствие и заключительная форма вежливости, сохраняются знаки препинания. Отличается телекс от телеграммы содержанием заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, время передачи сообщения. Телексы печатаются латинским шрифтом. Для записи русских букв латинскими используется специальная перекодировочная таблица. Последнее сообщение телекса заканчивается знаком "++". Перекодировочная таблица для записи телекса. А-aЖ-zh j М-mТ-tШ-sh Б-bЗ-zН-nУ-uЩ-sch В-vИ-iО-jФ-fЬ-y Г-gЙ-iП-pХ-hЭ-e Д-dК-kР-rЦ-cЮ-ju Е-eЛ-lС-sЧ-chЯ-ja 7. Протокол Этот документ фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он ведется, как правило, во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на: полные - содержат кроме обсуждаемых вопросов и решений, краткую запись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопросов; краткие - содержат указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших, принятые решения; стенографические - содержат полную запись всего хода заседания. Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Содержит следующие реквизиты: наименование организации - автора, наименование вида документа протоколдата заседаниярегистрационный номер, место заседаниягриф утверждения в том случае, если протокол подлежит утверждениюзаголовок к тексту, текст, подписи. Датой протокола является дата заседания, а не окончательное оформление или подписания документа. Регистрационный номер - это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года. Заголовок протокола содержит вопрос "чего? Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются фамилии инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня. В основной части фиксируется ход заседания. Основная часть текста строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня, и пишутся прописными буквами, от границы левого поля, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения. При выборе должностных лиц результаты голосования фиксируются по каждой кандидатуре отдельно. В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих акций. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления. Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. Протоколы заседаний совещательных органов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", сокращенного наименования должности руководителя. Фирма "Заря" ПРОТОКОЛ 29. Секретарь - Петров Об образовании функционального подразделения отдела информатизации. Информация юрисконсульта Егорова Признать целесообразным создание самостоятельной службы информатизации. Внести изменения в структуру и штатную численность фирмы. Одобрить перспективный план развития отдела Председатель Иванов Пример составления и оформления протокола. Акт Это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом обычно приказом или распоряжением. В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом акты проверок, ревизий, обследований. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа. Акт имеет унифицированную форму. Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А - 4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Реквизиты акта: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись. Дата и место составления должны соответствовать дате и месту актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы. Текс акта состоит из двух логически связанных составных частей: вводной введение и констатирующей. Текст введения во всех актах формализован: основание для составления акта; лица, составляющие акт; лица, присутствующие при. Во вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствующие при проверке, участвующие в работе, но не являющиеся членами комиссии. Это, как правило, проверяемые, руководители заинтересованных подразделений. В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность, методы и характер работы, проделанной составителями акта, ее результаты, установленные факты. Иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются просто констатацией фактов. Почти все разновидности актов подлежат утверждению: Руководителем организации или его заместителями, по приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия. Органами коллегиального управления общим собранием, советом директоров, правлением. Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью. Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта. Член комиссии, имеющий особое мнение по содержанию акта, подписывает акт и прилагает к нему свои замечания на отдельном листе. Пример составления и оформления акта. Администрация Смоленской области Управление капитального строительства АКТ 10. Смоленск о проверке сохранности документов в Управлении Основание: приказ Начальника Управления от 20. Составлен комиссией в составе: Председатель: зам. Начальник сектора отдела кадров Незлобина В период с 28 августа по 8 сентября 2003 г. Комиссия проверила организацию и условия хранения документов в центральном аппарате Управления. Документы хранятся в структурных подразделениях, сформированы в дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел согласовывается с архивным отделом администрации области в установленные сроки. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Комиссия рекомендует предоставить специальное помещение для архива, оборудовав его стеллажами. Составлен в двух экземплярах. Иванова 111 22 33 9. Электронная почта Справка - это документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких - либо фактов, событий. Реквизиты справки: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; адресат; заголовок; текст; подпись; оттиск печати. Пример составления и оформления справки. Администрация Ивановской области Комитет по делам архивов Зав. Иваново О наличии документов по трудовому стажу За 1941-1950 гг. В документах Государственного архива Ивановской области имеются документы, подтверждающие трудовой стаж граждан, работавших в 1941-1950 гг. Чернова 5 18 48 Деловая переписка по электронной почте давно стала неотъемлемой частью бизнеса, поэтому и на нее распространяется некоторые правила делового этикета. Электронное письмо, также как и традиционное, начинается с обязательного приветствия и обращения по имени отчеству. Хорошим тоном считается указывать тему сообщения. Заботьтесь о безопасности ваших партнеров по переписке, не пользуйтесь электронной почтой, если подозреваете, что ваш компьютер может быть "заражен" компьютерным вирусом. Регулярно следите за чистотой вашего почтового ящика: даже самый большой объем может когда-нибудь оказаться заполненным. В конце письма, как и традиционной переписке, лучше употреблять универсальные заключительные формулы: "С уважением" или "С наилучшими пожеланиями". Письмо должно быть подписано для этого можно использовать настройки почтовых программпри желании можно сделать персональный бланк, указав служебный номер телефона и факса, а также название организации. Перед отправкой письма рекомендуется проверить орфографию. Заключение На основе изложенного материала в данной контрольной работе можно сделать следующие выводы, что: письмо синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении; докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя; объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа плана, отчета, проекта или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка; телеграмма-это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи; для передачи оперативной информации используют телефонограммы - официальные сообщения, переданные по телефону; телекс - это телеграмма, переданная по телетайпу телепринту - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи; протокол - этот документ фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов; акт - это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия; справка - это документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких - либо фактов, событий; деловая переписка по электронной почте давно стала неотъемлемой частью бизнеса, поэтому и на нее распространяется некоторые правила делового этикета. Список литературы Басаков Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб. Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание. Стабильная деятельность любой организации и деловодство. Перечень реквизитов, относящихся к общему бланку, бланку письма и бланку конкретного вида документа. Общие требования к оформлению, учету и хранению гербовых бланков. Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов их классификация. Правила оформления управленческих организационно-распорядительных документов. Особенности документирования управленческой деятельности, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Правила оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм. Ознакомление с отдельными видами документов, правила их оформления, подготовки. Особенности составления и оформления деловых документов. Требования и правила написания приказа. Распоряжение и решение как правовой акт. Министерство высшего образования Российской Федерации. Институт управления и экономики Санкт-Петербурга. Общая характеристика информационно-справочных документов организации: справки, сводки, отчетов, актов, писем и телефонограмм. Структура текста и реквизиты, входящие в состав типового формуляра внешних и внутренних докладных и объяснительных записок. Делопроизводство — деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий. Правила и закономерности документирования деятельности современных коллегиальных органов. Важные моменты при подготовке больших заседаний. Понятие и назначение протокола, порядок его составления, оформления и подписания, ответственность секретаря. Инструкции о делопроизводстве, их значение и требования, предъявляемые к. Виды документов по личному составу, особенности их оформления. Оформление некоторых видов отметок: об исполнителе документа и об исполнении документа. Делопроизводство в компании — это рутинный процесс, на который часто не обращают достаточного внимания, пока не возникнут неприятности, связанные с нарушениями порядка, установленного действующим законодательством. Понятие делопроизводства как отрасли деятельности, предмет и методы, порядок его проведения. Виды документов, особенности и сферы их практического применения. Направления государственного регулирования делопроизводства и ответственные за него органы. Понятие и значения информационно-справочной документации, описание ее видов - письма, телеграммы, протокола, акта. Правила оформления реквизита 24 - визы согласования документа. Приведение примера конкретного вида формуляра - "Должностной инструкции". СОДЕРЖАНИЕ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ ПО ДИСЦИПЛИНЕ: "ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. История создания пишущей машины ПМ. Первые данные по созданию технических средств для механизации процесса письма относятся к началу XVIIв. Классификация информационно-справочных документов, их роль в процессе управления. Особенности составления и оформления документов срочного характера: факс, телеграмма, телефонограмма. Виды докладных и объяснительных записок, правила их составления. Приём перевод и увольнение работников. Приказы по личному составу. Требования к составлению и оформлению. Правила составления и оформления. Примеры составления деловых писем, приказов и распоряжений. Приказ по личному составу. Содержание Унификация и стандартизация управленческих документов 3 Приказ об итогах работы с документами в 2001г.

Секретарь - Петров Администрация Ивановской области Комитет по делам архивов Зав.