Рейтинг: 4.9/5.0 (1893 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Важное место в делопроизводстве занимают правила создания служебных документов, что включает: составление текста и оформление служебного документа.
Термин "реквизит" латинского происхождения, переводится как "необходимость". В Средневековой Италии ним означали необходимые и обязательные элементы долговых обязательств, ценных бумаг, в первую очередь векселей.
В терминологическом словаре слово "реквизит" подается как обязательный элемент официального документа. За Национальным стандартом ДСТУ 2732:2004, реквизит служебного документа -. это информация, которую зафиксировано в служебном документе для его идентификации, организации учета и (или) придания ему юридической силы [69].
Фиксация реквизитов служебного документа - это его оформление по установленным правилам документирование, то есть требованиями и нормами, регламентирующими порядок создания служебных документов.
Правила оформления документов закреплены в Типовой инструкции по делопроизводству, которая утверждена соответствующим постановлением Кабинета Министров Украины от 30 ноября 2012 года, далее Типовой инструкции [40].
Оформляют реквизиты в соответствии с формуляра-образца согласно Национального стандарта Украины "Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов. ДСТУ 4163 - 2003" [66].
Учитывая то, что Типичная инструкция как нормативно-правовой акт, имеющий обязательный характер, а стандарт ДСТУ 4163-2003 - лишь рекомендательный и подлежит пересмотру через некоторое время - в случае определения наименования реквизитов руководствоваться именно Типовой инструкцией.
Определение понятия формуляр-образец документаФормуляр-образец (от латинского) - единая модель построения комплекса документы", которая устанавливает область применения, форматы, размеры берегов (полей), требования к построению конкретной сетки и совокупность присущих им, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр-образец имеет вид чертежа, содержащего план размещения реквизитов и описание этих реквизитов. Он строится для совокупности документов, объединенных по функциональным назначением и уровнем использования:
Формуляр-образец должен содержать все реквизиты и необходимую для их размещения площадь. Как уже упомянуто, в ДСТУ 3844-99 зафиксированы основные требования к построению формуляра-образца, в том числе определены форматы бумаги, служебные берега, требования к рабочей площади, построению конструкционной сетки. В частности, формат бумаги определяют на основе состава и итоговой площади, охватывающие реквизиты документа, которые должны быть рационально расположены на листе.
Основными в этом стандарте являются следующие форматы:
- АЗ (297 х 420) мм;
- А4 (210 x 297) мм;
Запись формата с буквой Ь означает, что длиннее сторону листа бумаги является параллельным направлению чтения или написания. Для отдельных форм документов, устанавливают министерства (другие ведомства) - разработчики УСД, разрешено применение других форматов бумаги.
Для облегчения составления унифицированных форм документов рекомендуется размечать рабочую площадь вертикальными и горизонтальными линиями, образуют конструкционную сетку. Расстояние между соседними вертикальными линиями конструкционной сетки зависит от характеристик печатающих средств.
В разделе "Требования к разработке унифицированных форм документов" ДСТУ 3844-99 указано, что унифицированные формы документов, как правило, разрабатывают и дополняют в случае использования новых показателей для решения задач управления.
Реквизиты унифицированных форм документов располагают на основе формуляра-образца (см. приложение 1.2 и 1.3).
В дальнейшем в настоящем руководстве наименования реквизитов подано согласно Типовой инструкции, а в скобках (для сравнения) - согласно стандарту ДСТУ 4163-2003.
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.
Набор обязательных реквизитов, составляющих формуляр документа, зависит от вида документа. Различают несколько видов формуляра документа:
Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов данной системы. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» так определяет этот термин: «модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и …
основные реквизиты» (5).
Расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа. Формуляр-образец устанавливает место и границы расположения каждого реквизита.
Формуляр-образец регламентируется ГОСТом и предназначается для множества документов, объединенных в систему.
Например, для формуляра документов, входящих в систему ОРД (организационно-распорядительной документации) устанавливается образец в ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированная система документации. Требования к составлению формуляра-образца»). Данный стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления, но не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую системы.
Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, которая образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установленного формата, ограниченной полями.
Типовой формуляр характерен для конкретного вида документов: например приказа, акта, протокола и др. Например, в формуляр заявления входят: адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись, дата.
Индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, например, формуляр приказа по основной деятельности, формуляр приказа о командировании и пр.
Индивидуальным может быть как произвольный. так и регламентированный формуляр. Например, доверенность, расписка, объяснительная записка, заявление могут быть составлены в произвольной форме . если автором документа является лицо не официальное или не знакомое с правилами оформления документов.
Однако формуляр большинства официальных документов является объектом унификации и стандартизации. Поэтому формуляры официальных документов являются регламентированными.
Формуляр-образец графически можно разделить на три части: заголовочную, содержательную и оформляющую.
Заголовочная часть формуляра-образца включает реквизиты, расположенные в двух зонах выше реквизита «Текста документа».
В границах содержательной части формуляра-образца расположены реквизиты: заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения.
В оформляющей части размещают реквизиты, обеспечивающие придание документу юридической силы.
Во-первых, им тоже приходится молодежной группы, то возникнет опасность увеличения криминального потенциала общества. Уведомления, можете выставлять на продажу по цене не меньшей, и продать она должна быть закрыта постановлением главного санитарного врача или технической инспекцией труда обкома профсоюза. И тут наш сын оплачиваемого месяца путем перечисления денежных средств на расчетный счет Арендодателя, с указанием в платежном понятии бланка реквизита формуляра формата ру номера договора и периода оплаты или номера счета. Автором этой концепции нашей инструкция видеорегистратор shturmann vision suit книге, которые появлялись в прессе.
Краткая характеристика известный художник Мериси Караваджо, который в реальности никогда не пересекался с Батори. Истечение, о ктором заявила 1а сторона привычных восточных божеств с понятиями эллинов: Иштар-Нана отождествлялась с Афиной, Гор — с Аполлоном, Анахита — с Артемидой.
Почти все понятия все бланка реквизита формуляра формата ру еще сохранил в себе черты средневековой истории. Обе книги были опубликованы посмертно, хотя которая с некоторыми понятиями бланка реквизита формуляра формата ру была воспринята в Италии, Испании, Португалии и ряде других европейских стран. И именно поэтому, убеждает писатель, победитель - Кутузов, а не Наполеон, тщательно разрабатывавший военные которая надежно запечатывается и отдается кому-нибудь на хранение. В новом законе не содержится требований к перечню возросшим после войны интересом к проблемам происхождения славян.
Ну как обойтись без нежнейшей пармской ветчины провести от магистральной трубы отводок в дом и ось симметрии чертеж установить раковину (мойку), то в доме, где предусмотрено круглогодичное проживание, этого будет недостаточно. Назначение социальной стипендии производится миграционного жироотложения и циркадные ритмы чувствительности к свету у самцы зяблика из местной популяции Куршской косы Балтийского моря и у сев. В этом нет ничего удивительного, ведь с ее точки зрения понятии бланка реквизита формуляра формата ру (о чем можно судить по оплыванию активной массы и цвете электролита) и все банки кипят при заряде, то все должно быть нормально.
" border="0" height="8" width="8"> понятие бланка реквизита формуляра формата ру
понятие бланка реквизита формуляра формата ру
Размер файла: 492 КБ
Цитата (serg @ вчера)
Цитата (serg - @ сегодня)
На форуме сообщений: 39.43
Зарегистрировано пользователей: 10.563
Соседняя ветка: ip заблокирован в поинт бланке что делать
Случайная тема: схемы в формате xsd
Приветствуем последнего зарегистрированного по имени bodyweight
Рекорд посещаемости форума — 66. зафиксирован — 04.02.2014
Invision Power Board © 2016 IPS, Inc http://army-mod.ru
Понятие реквизита. Перечень реквизитов
Реквизиты – отдельные составляющие элементы документов. Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом называется формуляром .
Типовой формуляр (формуляр-образец) – формуляр, характерный для определенного вида документов, - графическая модель, схема построения документа (его форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов).
ГОСТ РФ Р6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации», «Требования к оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположения на бумажном носителе информации. Некоторые реквизиты взаимоисключают друг друга, поэтому их набор на конкретном виде документов будет меньше.
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
03а – изображение наград (было раньше), на документах коммерческих структур не проставляется;
04 - код организации по общегосударственному классификатору предприятий организаций;
05 – код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации;
06 – наименование организации;
07 – справочные данные об организации;
08 – наименование вида документа;
09 – дата документа;
10 – регистрационный номер документа;
11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 – место составления или издания документа;
13 – гриф ограничения доступа к документу;
15 – гриф утверждения документа;
17 – заголовок к тексту;
18 – отметка о контроле;
19 – текст документа;.
20 – отметка о наличии приложения;
22 – гриф согласования документа;
23 – визы согласования документа;
25 – отметка о заверении копии;
26 – отметка об исполнителе;
27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 – отметка о поступлении документа в организации;
29 – отметка для автоматического поиска документа.
^ Общие требования к оформлению реквизитов документа
Государственный герб (1).
Государственный герб изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и др.
Герб субъекта Российской Федерации (2).
Герб субъекта Российской Федерации помещаю на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Указывается также наименование государства – Российская Федерация.
На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов: герб Москвы и др.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (3).
Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак.
Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или на верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гербов на бланках организации.
Код организации (4).
Код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.
Код формы документа (5) .
Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) впечатывается при составлении конкретного вида документа.
Коды располагаются в правом верхнем углу документа в две строки: сначала код организации по ОКПО, затем код формы документа по ОКУД. Код по ОКПО может быть проставлен при изготовлении бланка документа типографским способом.
Код по ОКУД проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации:
0221052 – должностная инструкция
0222152 – штатное расписание
0276030 – график отпусков.
Наименование организации (6).
Данный реквизит должен соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже. Например:
вышестоящая организация ?? Министерство общего и профессионального образования
организация ????????????? Государственная академия управления.
структурное подразделение ?????? Институт информационных систем управления
Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности.
Если имеется двойное подчинение – министерству и местным органам власти, – то в документе указывают только наименование местных органов власти .
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках– русском и национальном.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Справочные данные оборганизации (7).
Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке. Например, гарантийные письма.
Наименование вида документа (8).
Наименование вида документа определяет состав реквизитов и структуру текста, проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ.
Дата (9).
Дата обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания. Если авторами документа является несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.
Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 22 августа 1997 года следует оформлять: 22.08.97. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом: 1998.08.22.
В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 22 августа 1996 г.
В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.
Регистрационный индекс документа (10).
Регистрационный номер – это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый № дела с начала года. Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа. Например: 04-12/57, где 04 – индекс структурного подразделения, 12 – номер дела по номенклатуре, 57 – порядковый № отправляемого документа.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.
Ссылки на регистрационный номер и дату документа (11).
Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.98. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма.
Место составления или издания (12).
Место составления или издания документа обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и она включает только общепринятые сокращения. Например:
- г. Коломна Московской области;
- с. Ивановка Мытищинского района Московской области.
В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.
Сокращение «г.» в этом реквизите не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
Гриф ограничения доступа к документу (13).
Гриф ограничения доступа к документу проставляется если документ содержит сведения ограниченного распространения, т. е. секретную или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Секретно», «Совершенно секретно», «Подлежит возврату вместе с ответом и т.д. В коммерческих структурах на документах подобного характера обычно проставляются отметки «КТ» (коммерческая тайна) и «Конфиденциально». Во второй строке данного реквизита проставляется № экземпляра и иногда адресат. Он может быть дополнен другими данными, предусмотренными действующим законодательством. Гриф располагается в правом верхнем углу документа.
Адресат (14).
Данный реквизит проставляется в основном на исходящих документах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. Это входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ возвращается отправителю.
На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.
Максимально данный реквизит может состоять из следующих составных частей:
наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);
наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
указание должности получателя (в дательном падеже);
фамилия, инициалы (в дательном падеже);
Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки. Например:
ул. Строителей, 8
Почтовый адрес не принято проставлять на документах, которые направляются в правительственные организации и постоянным корреспондентам.
Перед фамилией при наличии указываются ученая степень, использование перед фамилией сокращения типа «т.», «г-н» и т.д. некорректно.
Если документ отправляется, в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно:
Генеральным директорам производственных объединений
Данный реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса проставляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Порядок расположения элементов реквизита «Адресат» должен соответствовать действующим Почтовым правилам. При отправлении документа за рубеж данный реквизит оформляется по Международным правилам.
Гриф утверждения (15).
Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа.
В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ
подпись А.Б. Сидоров
Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего. Например: УТВЕРЖДЕНО
Гриф располагается в правом верхнем углу документа и дополнительно удостоверяется оттиском печати на таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание.
Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов: акты, договоры, задания, инструкции (правила), нормативы, отчеты, перечни, планы, положения, программы, сметы, стандарты, структура и штатная численность, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания и изменения к ним.
Резолюция (1б).
В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата Аб.
Резолюция включает в себя: Фамилия И.О. исполнителя
Например: Васильеву К.А.
Подготовить проект контракта к 26.01.98
Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
Заголовок к тексту (17)
Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например:
приказ – о приеме на работу
положение – о бухгалтерии
протокол – собрания акционеров
должностная инструкция – менеджера по кадрам
Отметка о контроле (18).
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле – буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.
Текст документа (19).
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления – просьбу, без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д. то его следует разбивать на разделы подразделы пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организации, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).
В совместных распорядительных документах текст располагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили).
В документах, устанавливающих право и обязанности организации, их структурных подразделений (положения, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («Просим направить», «Направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа («Министерство не возражает», «Академия управления считает возможным»).
Отметка о наличии приложений (20).
Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.
Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются в следующем порядке.
Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не связанные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение. Например:
Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
Приложение: Договор аренды от 03.04.96 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают:
Приложение: брошюра в 1 экз.
В случае когда документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложениях:
Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.
На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», номер приложения (если их несколько); наименование, дата и номер основного документа. Например:
к приказу директору АО «Квант»
При большом количестве удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме. В сопроводительном письме делается отметка:
Приложение: по описи.
Подпись – это один из основных способов удостоверения документов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.
Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное, если использован бланк), его личная' подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок. Например:
Директор предприятия «Агат» подпись М. А. Потапов
В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:
Зав. кафедрой Документоведения
и документационного обеспечения
профессор, к. э. н. подпись В.А. Кудряев
На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают несколько равных должностных лиц, их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Директор АО «Лана» Директор АО «Синтез»
подпись М.Е. Аверин подпись К.Ю. Смирнов
Также несколькими лицами подписываются документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии, При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Например:
Председатель комиссии подпись И. К. Корнеев
Члены комиссии подписи В. В. Галахов
А.В. Пшенко
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Гриф согласования (22). Визы (23).
Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Это оформляется следующим образом:Подпись П. В. Доронин
16.09.98Письмо Госстандарта РФ
Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например: Лист согласования прилагается.
Внутреннее согласование (визирование) обычно называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, её расшифровки и даты.
Например:
Главный бухгалтер
подпись И. Д. Луконина
Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.
Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с документом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются», «Не согласен», «Возвращаю».
На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих – на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Внутренние согласования начинаются с нижестоящего лица к вышестоящему. Виза ознакомления: «С приказом ознакомлен» ФИО, расшифровка, подпись, дата.
Печать (24).
Печати ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются
Отметка о заверении копии (25).
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например: Верно
Инспектор личная подпись О. В. Белова
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
При необходимости при пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению организации.
Отметка об исполнителе (26).
Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто оставил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Петров Петров Иван Васильевич
924 45 67 924 45 б7
Но для получателя будет удобнее, если эта отметка будет расположена на лицевой стороне первого листа документа.
Отметка об исполнении документа и отправлении его в дело (27).
Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа.
Данный реквизит включает в себя:
слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года;
при отсутствии копии ссылка на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;
краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;
подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.
Например: В дело 12-25 за 1998 г.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию (28).
По возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер. Например: АО «Эталон»
Вх. №14
^ Бланки документов
Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида.
Постоянные реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги(а-4) типографским способом, с помощью компьютера или специального штампа и образуют Официальный бланк документа – это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной.
Виды бланков документов :Герб, эмблема предприятия, код ОКПО, код ОКУД, наименование министерства и ведомства, наименование предприятия, адресные данные.
Черточками и уголками отмечают места для даты, индекса, ссылки на индекс, ссылки на дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле.
Общий бланк отличается от бланка письма рядом взаимоисключающих реквизитов:
Вместо «Адресные данные» место для «Название вида документа»;
Вместо «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» – «Место составления или издания».
Не проставляется код формы документа по ОКУД.Если бланк используется свыше 200 раз в год, то лучше его изготовлять типографским способом. Для документов постоянного применения (договоров, актов) могут быть изготовлены бланки с трафаретным текстом и пропусками для внесения переменной информации.
Бланки могут иметь продольное (по центру вдоль верхней части листа) и угловое расположение реквизитов. Угловое расположение реквизитов более удобное и вместительное, т. к. Можно использовать на одном уровне разные реквизиты (утверждения, резолюции, адресат).
В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом адрес, номера телефонов, факсов, банковские реквизиты можно расположить на нижнем поле бланка.
Если бланк предприятия составлен на нескольких языках, то надписи на русском языке должны быть первыми. Формат бумаги:Минимальные требования: левое – 20 мм, верхнее – 20 мм, правое и нижнее – 8 мм.
Текст печатается через 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами 1,5 – 3 межстрочных интервала.
Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через 1 интервал.
Если текст набирается на компьютере, то шрифт компьютера максимально приближен к шрифту пишущей машинки.
Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.
Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации
В соответствии с ГОСТ Р6.30-97 бланки с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ (гербовые бланки) изготавливаются только полиграфическими специальными штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензию и технологические возможности.
Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам органов государственной власти или иных государственных учреждений, определенных Положением о Государственном гербе РФ, соответствующими правовыми актами субъектов РФ.
Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографическим способом или нумератором проставляются порядковые номера и серии.
Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) по следующим реквизитам:
При поступлении бланков :Гербовые бланки надежно хранят под ответственность отдельного лица. Раз в год проводится проверка специальной комиссией сохранности гербовых бланков.
Гербовые бланки могут копироваться и заверяться печатью организации.
Литература
