Где можно посмотреть образец графика кадрового документооборота?

Доброе утро! Подскажите, где посмотреть образец графика кадрового документооборота? Пользователем по телефону уточнено, что нужен образец документа, содержащего наименования кадровых документов, формы (унифицированные или свои), сроки исполнения и т.д.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Все работники организации создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, строго по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Образец графика документооборота см. ниже.

График документооборота кадровой службы на 2014 год

Трофимов И.О. Трофимов

"30" декабря 2013 г.

Финансовый директор Козлов /В.О. Козлов/

Главный бухгалтер Елисеева /М.В. Елисеева/

Начальник отдела кадров Давыдов /А.С. Давыдов/

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе

Порядок работы с документами

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота. как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел .

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

К организационным документам, в частности, относятся:

положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, должностные инструкции );

К распорядительным документам относятся:

приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);

документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров ( личные карточки. личные дела ).

При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В то же время с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение этих форм не является обязательным. То есть организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Особый подход к оформлению документов действует в отношении организаций государственного сектора. Они обязаны продолжать использовать в работе унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н и актами других федеральных органов исполнительной власти. Если указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно .

В приказе. Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

Возможна ситуация, когда организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.), разрабатывает и утверждает собственные формы.

Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению (например, кассовые документы и т. п.).

Независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в первичном документе должны содержаться все его обязательные реквизиты:

основное содержание операции либо события (принят на работу, уволен и т. п.);

величина натурального или денежного измерения операции либо события с указанием единиц измерения;

наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за правильность ее оформления либо ответственного за правильность оформления свершившегося события;

подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока.

Первый блок – входящая информационно-справочная документация:

указания вышестоящих организаций;

отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;

письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;

заявки, жалобы, предложения граждан.

Второй – исходящая информационно-справочная документация:

ответы на входящие запросы;

инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

Третий – внутренняя информационно-справочная документация:

внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);

другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Учет информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

Обработка входящих документов

Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю. На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.

Документы с пометкой «лично» не вскрываются и сразу передаются адресату.

Обработка исходящих документов

При поступлении запросов в кадровую службу (например, для документального подтверждения информации о сотруднике) работа над ними строится по следующей схеме:

исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;

проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;

исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;

заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;

ответ передается для отправки.

Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при подготовке инициативных документов – запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.

Перед отправкой документа нужно:

проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);

проверить наличие необходимого числа копий;

уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).

Некомплектные и неправильно оформленные документы верните исполнителю на доработку.

Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в пункте 3.1.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах 3.1.1 и 3.1.3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Формы: Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

ПРИКАЗ № 2
об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

г. Москва 09.01.2013

Руководствуясь статьей 8 Трудового кодекса РФ,

1. Утвердить формы организационных документов «Альфа»согласно Приложению 1 к
настоящему приказу.

2. Утвердить формы распорядительных документов «Альфа»согласно Приложению 2 к
настоящему приказу.

3. Утвержденные формы документов применять с 10 января 2013 г.

4.Руководителю отдела кадров Е.Э. Громовой ознакомить руководителей структурных
подразделений с настоящим приказом под подпись до 10 января 2013 г.

5. Начальнику производственного отдела В.К. Волкову до 11 января 2013 г. обеспечить
размещение утвержденных форм документов на корпоративном портале «Альфа».

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: упомянутое по тексту на 64 листах в одном экземпляре.

График документооборота

Движение первичных документов в бухгалтерском учете <создание или получение от других предприятий. учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. Этот график должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он также должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета. повышению уровня автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или таблицы, состоящей из перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ .

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, где перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.

Содержание графика документооборота

Пример построения графика документооборота в организации приведен в Приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, которое не противоречит Федеральному закону "О бухгалтерском учете".

Этот график документооборота представляет собой таблицу, включающую следующие графы:

• наименование документа;
• создание документа;
• проверка документа;
• обработка документа;
• передача в архив.

Внутри указанных граф приведены соответствующие показатели.

На практике по указанному образцу составляются графики документооборота в разрезе отдельных участков бухгалтерского учета, например:

В разных организациях графики документооборота могут отличаться друг от друга наличием участков бухгалтерского учета и совокупностью документов в них, специфических для данного вида деятельности.

Полковский А.Л. Бухгалтерское дело. 2014

График документооборота – инструмент эффективного взаимодействия

Татьяна Скоробогатова, Москва
Источник: КАДРОВИК.РУ

В современных условиях важно, чтобы взаимодействие кадровой службы с другими подразделениями организации было эффективным. Как организовать документооборот, чтобы избежать возможных конфликтов и достичь взаимопонимания? Как упорядочить документы, чтобы повысить производительность труда? Эти вопросы часто задают сотрудники кадровых служб вне зависимости от того, относятся ли компании, в которых они работают, к крупному, среднему или малому бизнесу.

В каждой компании документация должна регламентироваться с учетом конкретных особенностей: объема, вида осуществляемой деятельности, структуры управления и т.п. Являясь функциональным подразделением, кадровая служба взаимодействует со всеми без исключения подразделениями организации. О масштабах этого взаимодействия можно судить по кадровой политике, включающей в себя рекрутинг персонала, его адаптацию, обучение, мотивацию, оценку, а также полноценное ведение кадрового делопроизводства в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Между кадровой службой и бухгалтерским (финансовым) отделом порой складываются непростые отношения, т.к. именно с их деятельностью связан основной документооборот организации. В бухгалтерию кадровики передают сведения о принятых и уволенных работниках, копии кадровых приказов, больничные листы, отпускные записки, табели для расчета заработной платы и т.д. Поэтому очень важно, чтобы документооборот между подразделениями был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами организации. От этого зависит многое – в частности, своевременное получение работниками зарплаты и других положенных им выплат. Следовательно, необходимо зафиксировать последовательность действий, а именно:

• в какие сроки руководители подразделений должны представлять документы в кадровую службу;
• в какой срок кадровая служба должна оформлять приказы и другую кадровую документацию;
• в какой срок кадровая служба должна передавать в бухгалтерию документы для расчета зарплаты.

Четкое определение потоков движения кадровых документов позволит организации наладить соответствующие внутренние регламенты. Одним из них является график документооборота с описанием типов используемых документов и указанием сроков их исполнения. Упрощенная схема взаимодействия между кадровой службой, бухгалтерией и финансовым отделом показана на рисунке.

Между кадровой службой и бухгалтерским (финансовым) отделом порой складываются непростые отношения, т.к. именно с их деятельностью связан основной документооборот организации

Общий порядок создания первичных документов, их хранение, а также порядок организации документооборота определяются законодательством. Так, согласно п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина РФ 29.07.1998 № 34н, создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по образцам, содержащимся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. В данном графике документооборота рассмотрено движение следующих кадровых документов:

• приказ о приеме работника(ов) (формы № Т-1, № Т-1а);
• личная карточка (форма № Т-2);
• штатное расписание (форма № Т-3);
• приказ о перемещении работника(ов) (формы № Т-5, № Т-5а);
• приказ об отпуске работника(ов) (формы № Т-6, № Т-6а);
• график отпусков (форма № Т-7);
• приказ о прекращении трудового договора с работником(ами) (формы № Т-8, № Т-8а);
• приказ о направлении в командировку (форма № Т-9);
• приказ о поощрении работника(ов) (формы № Т-11, № Т-11а);
• табель учета рабочего времени (форма № Т-13).

Документы, утверждаемые непосредственно организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями, предъявляемыми к унифицированным формам. Лица, составившие и подписавшие эти документы, отвечают за достоверность входящих в них данных.

Общий порядок создания первичных документов, их хранение, а также порядок организации документооборота определяются законодательством

В графике документооборота необходимо перечислить работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемые структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепить порядок движения каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. Форма данного документа не унифицирована, пример графика документооборота кадровой службы приведен в приложении. Он представляет собой таблицу, включающую следующие подразделы:

• порядок создания документа;
• наименование документа;
• количество экземпляров;
• данные о лице, ответственном за получение, выписку и оформление;
• данные о лице, утверждающем, визирующем и подписывающем документ;
• срок исполнения;
• данные о лице, направляющем документ, и место назначения;
• дата и порядок представления;
• данные о проверяющем лице;
• дата и срок исполнения.

Если график документооборота составлен правильно и соблюдается должным образом, должностные обязанности между работниками распределяются более рационально, контроль усиливается, внешняя и внутренняя отчетность составляется своевременно.

В небольших организациях график документооборота составляет компетентный сотрудник, которого назначает руководитель организации. В данном случае это может быть работник кадровой службы. Если вам поручили составить регламент взаимодействия кадровой службы с другими подразделениями, прежде всего внимательно ознакомьтесь с работой каждого из них. Важно также понять, что хотят получить работники от кадровой службы. Что касается документооборота, желательно разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было ясно, какова его связующая роль. В процессе работы можно использовать должностную инструкцию или положение о подразделениях. Чем подробнее описан процесс взаимодействия, тем выше его эффективность.

Перед подписанием графика документооборота необходимо согласовать его со всеми заинтересованными лицами, утвердить его у руководителя организации и ознакомить с ним всех заинтересованных сотрудников под роспись. Также целесообразно вручить каждому исполнителю выписку из графика, в котором перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.

Внедрение графика документооборота позволяет повысить эффективность управления всей организацией и кадровой службой в частности, избежать дублирования документов и улучшить качество функционирования подразделений.

Рисунок- Упрощенная схема взаимодействия с кадровой службой

Приложение- Пример оформления графика документооборота

Выписка из графика документооборота образец

В настоящее время под понятием документооборота понимается процесс по созданию первичных учетных документов, которые также могут быть переданы из других организаций. Все они должны быть в обязательном порядке учтены, обработаны и переданы на хранение в архив. Любое движение подобной документации должно быть регламентировано в специальным графиком посредством бухгалтерского учета.

Сам же график документооборота представляет собой схему, которая описывает весь путь перемещения первичных документов компании с момента их создания и до того, как они передаются на ответственное хранение в архив. Стоит также отметить, что сегодня еще не придумано унифицированной формы для создания подобного графика, поэтому бухгалтер разрабатывает специальный формуляр, а руководитель компании затем его должен утвердить.

Основным требованием к подобному бланку является обязательное установление рациональности в самом документообороте. Другими словами он должен содержать максимально необходимое число подразделений и в то же время конкретных исполнителей для прохождения первичного документа, а также в нем должен быть указан минимальный срок его передачи из одного отдела в другой.

Необходимо понимать, что от грамотного составления графика документооборота, а также точного соблюдения данного свода правил, напрямую зависит оптимальное распределение профессиональных функций и должностных обязательств между сотрудниками организации, а также положительно сказывается на возникновении контрольной функции бухучета, которая отвечает за своевременное предоставление отчетности.

Вся ответственность за исполнение и правильное составление графика документооборота, оперативное перенаправление их в бухгалтерию, а также правдивость всех отраженных в бумаге сведений несут те люди, которые поставили внизу свою подпись. Контролировать же все эти мероприятия должен главный бухгалтер предприятия, который также должен вручить каждому сотруднику выписку из графика, с содержащимися данными, касающимися конкретного лица.

Сегодня известно пять основных этапов документооборота, которые собственно и определяют алгоритм всех необходимых при этом мероприятий и операций. Во-первых, непосредственная разработка и составление документа в момент совершения конкретной хозяйственной операции. Если же выполнить в процессе мероприятия данное условие не представляется возможным, то ее необходимо в срочном порядке исполнить прямо после завершения операции, причем необходимо соблюдать все необходимые правила.

Во-вторых, необходимо осуществить прямую передачу документа в бухгалтерию, где собственно и происходит контроль его своевременности, грамотность оформления и степень полноты для передачи документа для последующей учетной обработки.

В-третьих, во время документооборота должна осуществляться проверка всех принятых документов по специальному образцу, который находится в расположении бухгалтера, причем основное внимание уделяется верному написанию всех обязательных реквизитов, грамотность и полнота отраженных в документе сведений.

Не должен бухгалтер упускать из виду и такой критерий, как законность всех отраженных на бумаге операций. А также логическое соотношение всех компонентов, которое должно подтверждаться арифметическими вычетами. Четвертым этапом современного документооборота является непосредственная обработка документа в бухгалтерии, которая состоит из трех главных мероприятий. Сначала специалист должен произвести таксировку, которая предполагает перевод натуральных и трудовых измерений в денежные единицы.

Например, проанализировать табель рабочего времени сотрудника, на основе которого собственно и происходит начисление заработной платы. После этого следует группировка или сортировка документов, которые содержат однородную по экономическому критерию информацию.

Здесь можно выделить такое распределение документов, как приход и расход товарно-материальных ценностей компании. И завершающим действием является контировка или указание в первичном документе сведений о счетах, относящихся к конкретной хозяйственной операции, которая следует из сведений, отраженных в документе. Итоговым пятым этапом всего документооборота является передача документа на хранение в архив, однако это происходит после того, как будут составлены все учетные регистры.

Согласно правилам ведения бухгалтерского учета вся первичная документация должна храниться не менее пяти лет, однако в архивном законодательстве предусмотрены вариации для типовых документов. Так, например, лицевые счета сотрудников должны храниться на предприятии в течение 75 лет. Причем срок хранения необходимо рассчитывать с 1 января следующего года, который наступает после того, что указан в дате составления.

В 5 пункте Положения по бухгалтерскому учету под названием "Учетная политика организации" отмечено, что данный нормативный акт позволяет устанавливать в каждой компании отдельные правила документооборота и непосредственно обработки учетной документации самостоятельно. Причем составлять график всего документооборота, который совершается на предприятии, должен исключительно главный специалист в области бухгалтерского дела и учета. Ведь только так можно разработать, а затем и внедрить оригинальный график, призванный улучшать трудовой процесс всей компании.

Если специалист затрудняется самостоятельно придумать график учета документооборота, то пример такого документа он может посмотреть в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России, которое содержит специальное Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204.

Таким образом, можно смело сделать вывод, что именно от грамотного ведения всего документооборота зависит эффективность развития и процветания любой компании.

Практические занятия ПМ01 часть 1

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие (организация) составляет его самостоятельно в зависимости от количества сотрудников, видов деятельности и способа организации бухгалтерского учета. На практике это может быть перечень работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием должностей исполнителей и сроков выполнения работ.

Выдержка из графика документооборота для товарной накладной на отгрузку товаров (типовая форма № ТОРГ-12)

Директор ОАО «Энергосервис»

документооборота в ООО «Энергосервис»

Вводится в действие с 1 января 2012 года

Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)

Количество экземпляров: 2.

Ответственный за исполнение: кладовщик.

Срок исполнения: в момент отгрузки товара.

Куда передает документ:

1-й экземпляр - покупателю (в момент отгрузки товара);

2-й экземпляр - в бухгалтерию (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом).

Проверка и обработка документа:

Кто представляет: кладовщик (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом).

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в течение следующего рабочего дня после получения.

Передача документа в архив организации:

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в течение месяца по окончании отчетного года.

Работники фирмы (табельщики, кладовщики, подотчетные лица, снабженцы и др.) должны оформлять и сдавать документы, которые относятся к сфере их деятельности в срок, указанный в графике.

Для этого каждому исполнителю необходимо вручить копию выписки из графика документооборота. В ней перечислены документы, которые он должен оформлять или получать от других фирм, указаны сроки их представления и подразделение фирмы, в которое работник должен документы сдать. Работнику нужно на выписке расписаться.

Оформлять и подписывать первичные документы могут не все сотрудники фирмы. Перечень работников, которые имеют на это право, должен утвердить руководитель фирмы по согласованию с главным бухгалтером (п.3 ст.9Закона о бухгалтерском учете).

График документооборота - это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

График документооборота лучше составить в виде схемы или таблицы, в которой необходимо указать ответственных за оформление, обработку и проверку каждого документа, срок, в который должен быть составлен каждый документ, и порядок его передачи в архив.

Пример графика документооборота показан на следующей странице.

Об учетной политике ОАО «Энергосервис»
на 2010 год

Дата: 28.12.2009 г.

1 Утвердить на 2010 год учетную политику ООО «Энергосервис» для целей бухгалтерского учета и налогообложения согласно приложению к настоящему приказу.

2 Положения учетной политики обязательны для исполнения всеми работниками ООО «Энергосервис», ответственными за ведение бухгалтерского и налогового учета, подготовку первичных документов.

3 Ответственность за организацию исполнения настоящего приказа возложить на главного бухгалтера ООО «Энергосервис» (Коновалов О.В.).

Директор ___________________И.В. Сергиенко

Приложение к Приказу № 54 от 28.12.2009 г.

Учетная политика ООО«Энергосервис» на 2010 год

1. Учетная политика для целей бухгалтерского учета