Дополнительное соглашение к трудовому договору о порядке и размере возмещения (компенсации) расходов за использование личного транспорта в служебных ц

__________________________, в лице __________________________, действующего на основании __________________, именуем__ в дальнейшем "Работодатель", с одной стороны, и ______________________, именуем___ в дальнейшем "Работник", с другой стороны, руководствуясь ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, заключили настоящее дополнительное соглашение к Трудовому договору N ___ от "___"__________ ____ г. о нижеследующем:

Расходы, связанные с использованием личного транспорта в служебных целях (на приобретение горюче-смазочных материалов, на техническое обслуживание и текущий ремонт), в размерах согласно документам, подтверждающим такие расходы (путевым листам, чекам АЗС и т.п.).

2. Денежные средства, указанные в п. 1 настоящего Соглашения, выплачиваются в следующие сроки и порядке: _________________________.

3. Во всем остальном положения Трудового договора остаются неизменными.

4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью Трудового договора, составлено в двух экземплярах, по одному для каждой стороны и вступает в силу с момента подписания.

Договоры по группам

Договоры по тегам

Если вы работаете в офисе

В чем состоит сложность собеседования?

Продуктивность против трудоголизма

Когда зло маскируется под добро, оно делает это как-то неискренне. (Авессалом Подводный)

© 2016 Все-документы.ру. Образцы договоров и документов.
Сайт-помощник по составлению различных договоров. Шаблоны и бланки. Всё готово, от вас - вставить в редакторе свои данные и распечатать. Если у вас есть шаблон, который бы вы хотели разместить здесь, воспользуйтесь обратной связью.

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

1. Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности. Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику. А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1. Локальный нормативный акт организации. согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

. Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору. Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

• Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
• Размер компенсации;
• Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
• Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

• информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
• информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

• чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
• расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов. А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Трудовой кодекс РФ

Добрый день.
Хорошая статья спасибо.
Но подскажите, я пока один в ООО, я учредитель и Директор, но не оформлен по Договору,не начисляю себе зарплату, поэтому не могу использовать доп. соглашение, как правильно оформить свой личный авто, что бы компенсировать себе бензин и ремонт?
Спасибо.

Сергей Николаевич, добрый день.
В Вашей ситуации, на мой взгляд, имеет смысл оформить использование личного автомобиля в хозяйственной деятельности организации через договор аренды, по которому арендатор — ООО, а арендодатель — Вы как физлицо. В этом случае у организации появится возможность учесть затраты на заправку и ремонт арендованного автомобиля. Однако появится также обязанность по удержанию и уплате НДФЛ с арендной платы. Подробнее об аренде имущества физлиц Вы можете прочитать в этой статье: http://buh-aktiv.ru/arenda-imushhestva-rabotnikov-i-drugih-fizicheskih-lits/

Спасибо за совет.
Подскажите могу ли я установить символическую платку за аренду, например 1 рубль? т.к. мне важно покрыть расходы на ГСМ и ремонт, а не получить прибыль с аренды.
Спасибо еще раз.

Сергей Николаевич, пожалуйста.
По поводу размера арендной платы: «Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды» (п. 1 ст. 614 ГК РФ). Таким образом, стороны договора вправе согласовать любой размер арендной платы.

Добрый день! мне оплачивают амортизацию за использование авто исходя из пробега 3.73р\км. а затраты на мойку. омывающею жидкость должны мне компенсироваться отдельно или работодатель включил их в 3.73\км. В договоре стоит ь просто компенсация- 3.73\км

Дмитрий добрый день.
Если в соглашении отдельно не прописан порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, то, скорее всего, они включены в общую сумму компенсации. Но этот вопрос лучше уточнить у Вашего работодателя (бухгалтера).

Здравствуйте!»Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:
информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.» Получается, что сотрудник получающий компенсацию должен каждый день описывать где он был?

Елена, добрый день.
Безопаснее (с налоговой точки зрения) делать именно так. Наличие документов, подтверждающих служебный характер поездок (маршрут), а также количество дней, в течение которых автомобиль использовался сотрудником при выполнении служебных обязанностей является основанием для освобождения сумм компенсации от НДФЛ, страховых взносов, а также для включения компенсации в налоговые расходы (см. например, Письмо Минфина РФ от 27.02.2013 г. N 03-04-06/5600, Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, Письмо Минтруда РФ от 26.02.2014 N 17-3/В-92).

Бератор — Персонал

Последний раз обновлено:

Для служебных разъездов работник может использовать свой личный автомобиль (мотоцикл). В этом случае организация-работодатель может выплачивать ему соответствующую компенсацию.

Сумму компенсации определяет работодатель по договоренности с работником. Как правило, размер компенсации зависит от интенсивности использования автомобиля (мотоцикла), который эксплуатируется в служебных целях.

Компенсация назначается с учетом того, что работник должен оплатить свои расходы, связанные с покупкой бензина, текущим ремонтом автомобиля (мотоцикла) и т. д. Поэтому, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов по эксплуатации автотранспорта, ему не полагаются.

Для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля (мотоцикла). Если он управляет автотранспортом по доверенности, он должен представить копию доверенности.

Компенсация выплачивается ежемесячно на основании приказа руководителя организации. В приказе указывают фамилию, имя и отчество лица, получающего компенсацию, и ее сумму.

Приказ о выплате компенсации может выглядеть так:

Для целей налогообложения сумму компенсации нормируют.

Нормы компенсации установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Указанные нормы применяют в целях определения размера расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.

Подтвердить расходы водителей, которые используют личный автотранспорт в служебных целях можно путевыми листами (письмо Минфина России 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406). Обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения утверждены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

При исчислении налога на доходы физических лиц, раньше, по официальной позиции чиновников, следовало также использовать нормы, указанные в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (письма Минфина России от 24 декабря 2007 г. № 03-11-04/3/513, УФНС России по г. Москве от 21 января 2008 г. № 28-11/4115).

В то же время Президиум Высшего Арбитражного Суда в своем постановлении от 30 января 2007 г. № 10627/06 указал на то, что нормы, которые установлены постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. № 92, предназначены только для исчисления налога на прибыль и их нельзя применять для исчисления других налогов. По мнению судей, на основании статьи 188 Трудового кодекса размер возмещения расходов за использование личного транспорта в служебных целях определяют соглашением сторон трудового договора в письменной форме, и именно эти нормы нужно использовать для исчисления НДФЛ. Видимо прислушавшись к мнению судей, финансисты изменили свою точку зрения и в своих последних разъяснениях поддерживают их позицию (письма Минфина РФ от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-327), от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996). Однако для того, чтобы не удерживать НДФЛ с суммы компенсации за использовании личного имущества в служебных целях, компания должна иметь документы, которые подтверждают, что имущество принадлежит работнику и его фактическое использование в интересах фирмы. Также нужно иметь расчеты компенсаций и суммы произведенных расходов (письмо Минфина РФ от 27 февраля 2013 г. № 03-04-06/5600).

По вопросам применения норм компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях для исчисления страховых взносов во внебюджетные фонды и взносов «по травме» чиновники выпускали множество писем, которые порадовали все компании, использующие личное имущество своих сотрудников в служебных целях.

В них указано, что на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ все виды компенсационных выплат в пределах норм, которые установлены законодательством, освобождены от обложения взносами, если связаны с исполнением трудовых обязанностей. На основании статьи 188 Трудового кодекса размер возмещения расходов за использование личного транспорта в служебных целях определяют соглашением сторон трудового договора в письменной форме. Именно на сумму компенсации, прописанную в договоре, страховые взносы начислять не нужно (письма Минздравсоцразвития РФ от 6 августа 2010 г. № 2538-19, от 26 мая 2010 г. № 1343-19, письмо ПФР РФ 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260). Не начислять взносы нужно и в том, случае, если сотрудник управляет автомобилем по доверенности. На это указано в определении ВАС РФ от 24 января 2014 г. № ВАС-4/14.

Не облагают выплаченную компенсацию и взносами «по травме» (письмо ФСС РФ 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985).

В отличие от заработной платы, компенсация (п. 7 ст. 272 НК РФ) уменьшает налогооблагаемую прибыль только после ее фактической выплаты работнику (заработную плату учитывают при налогообложении прибыли после ее начисления).

Поэтому компенсацию, причитающуюся работнику за истекший месяц, лучше выдавать в последних числах месяца.

В феврале отчетного года менеджеру торговой организации ЗАО «Актив» Петрову назначена ежемесячная компенсация за использование личного автомобиля «Ниссан-альмера» в служебных целях.

В коллективном договоре «Актива» установлен размер компенсации для данного вида транспорта – 1800 руб. Объем двигателя автомобиля – 1600 куб. см (1,6 литра).

Заработная плата Петрова – 8000 руб. в месяц.

Петрову не положены стандартные налоговые вычеты. «Актив» уплачивает взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний по тарифу 0,2%, взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС – по ставке 30%.

Компенсацию выплачивают в конце каждого месяца. Заработную плату за отработанный месяц выплачивают 5-го числа следующего месяца.

28 февраля бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70

– 8000 руб. – начислена заработная плата Петрову;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»

– 1040 руб. (8000 × 13%) – удержан налог на доходы физических лиц;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69-2

– 1760 руб. (8000 × 22%) – начислены взносы, перечисляемые в Пенсионный фонд;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69-1

– 232 руб. (8000 × 2,9%) – начислены взносы, перечисляемые в Фонд социального страхования;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69-3

– 408 руб. (8000 × 5,1%) – начислены взносы, перечисляемые в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69-1

– 16 руб. (8000 × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70

– 1800 руб. – начислена компенсация за использование Петровым личного автомобиля в служебных целях.

Компенсация, выплачиваемая Петрову, превышает законодательно установленную норму на 600 руб. (1800 − 1200). Эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль, но согласно разъяснениям чиновников не облагается налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами и взносами"по травме".

Далее бухгалтер «Актива» должен сделать проводку:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

– 1800 руб. – выплачена Петрову из кассы компенсация за использование личного автомобиля.

Обратите внимание: компенсацию не выплачивают работнику за те дни, которые он находился в отпуске или болел, так как в это время он не мог использовать автомобиль в служебных целях.

Компенсация за использование личного транспорта работников в служебных целях

На сегодняшний день достаточно часто происходят ситуации, когда сотрудник использует свой личный транспорт для служебных целей. При этом организация выплачивает компенсацию такому сотруднику.

Так как любые действия в организации должны быть отражены в бухгалтерском и налоговом учете, у бухгалтера могут возникнуть следующие вопросы. Облагается ли данная компенсация «зарплатными» налогами? Можно ли сумму компенсации учесть при определении налоговой базы по прибыли? Какими документами регулируются такие отношения?

Существует два подхода к оформлению отношений между работодателем и работником при использовании последним личного автомобиля в служебных целях:

1) между организацией и сотрудником заключается договор аренды транспортного средства;

2) на основе приказа руководителя выплачивается компенсация.

Рассмотрим оба подхода. Итак, при первом варианте оформления отношений заключается договор аренды между организацией и сотрудником. Согласно ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. К такому договору не применяются правила о регистрации договоров аренды, предусмотренные п. 2 ст. 609 ГК РФ (ст. 643 ГК РФ ). Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, в том числе проводить текущий и капитальный ремонт. Кроме того, арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию – как коммерческую, так и техническую. При этом, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходы, которые возникают в связи с его эксплуатацией.

При втором варианте рассматриваемые отношения кроме Гражданского кодекса регулируются Трудовым – ст. 188. в которой сказано, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ ). Значит, организация сама устанавливает размер компенсации за использование личного транспорта сотрудника. При этом основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личный транспорт для служебных целей, является приказ руководителя организации, в котором предусматривается размер компенсации. Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного транспорта работника для служебных поездок. В размер компенсации работнику включается сумма износа личного транспорта, затраты на горюче‑смазочные материалы, а также техническое обслуживание и текущий ремонт.

Налог на прибыль. Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты на содержание служебного транспорта. Обращаем ваше внимание на то, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов сотрудников учитываются в пределах норм, установленных Правительством РФ. Согласно Постановлению № 92 [1] эти нормы таковы: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно компенсация составляет 1 200 руб./мес. свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб./мес.

При этом на основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Следовательно, расходы в виде выплаты компенсации за использование личного транспорта работника могут быть учтены в целях налогообложения прибыли только в тех случаях, когда работа сотрудника связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями, и в пределах законодательно установленных норм.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором указаны размеры компенсации. В размер компенсации работнику включается возмещение износа личного транспорта, затраты на горюче‑
смазочные материалы, а также на техническое обслуживание и текущий ремонт.

Работнику на основании приказа один раз в месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с использованием личного автомобиля для служебных поездок. Таким образом, в приказе может быть указана и большая сумма, но для целей налогообложения прибыли необходимо руководствоваться названными нормами.

Для получения компенсации сотруднику нужно принести в бухгалтерию организации следующие документы:

– копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;

– другие документы, подтверждающие обоснованность понесенных расходов, в порядке, установленном правилами бухгалтерского учета (чеки на горюче‑смазочные материалы, акты о выполненных работах по ремонту данного автомобиля и т. д.).

Кроме этого, бухгалтерии организации необходимо регулярно заполнять путевой лист, так как он служит первичным документом, подтверждающим использование сотрудником личного транспорта в служебных целях. Форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса РФ № 152 [2].

Работнику на основании приказа один раз в месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с использованием личного автомобиля для служебных поездок.

За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, на больничном, а также в других случаях, когда его личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (письма Минфина РФ от 21.07.1992 № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных целей» , от 16.05.2005 № 03‑03‑01-02/140 и МНС РФ от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ , от 22.02.2007 № 20-12/016776 ).

Как быть, если хотите учесть расходы свыше норм при определении налога на прибыль?

На практике расходы, связанные с использованием личного транспорта работника, могут быть намного больше, чем предусмотрено Постановлением № 92. При этом цель любой организации – это получение прибыли и минимизация налогов, то есть все понесенные расходы бухгалтер хочет включить в налогооблагаемую базу по прибыли и тем самым уменьшить налог на прибыль. Для того чтобы можно было учесть все расходы, связанные с использованием личного транспорта сотрудника в служебных целях, необходимо заключить гражданско-правовой договор между организацией и работником, то есть договор аренды транспортного средства.

В этом случае Постановление № 92 не применяется, а расходы по эксплуатации автомобиля будут включены полностью при расчете налогооблагаемой базы по прибыли, но с учетом п. 1 ст. 252 НК РФ. то есть в бухгалтерию необходимо будет представить те же документы, что и для выплаты компенсации. Такой вывод содержится в письмах Минфина РФ от 26.05.2009 № 03‑03‑07/13. от 15.10.2008 № 03‑03‑07/24 .

В этом случае необходимо помнить о нормах расхода топлива и смазочных материалов, так как сотрудники налогового и финансового ведомств настаивают на том, что при определении расходов на ГСМ налогоплательщику нужно руководствоваться Нормами расхода топлива. введенными Распоряжением Минтранса РФ № АМ-23‑р [3] (письма Минфина РФ от 14.01.2009 № 03‑03‑06/1/6 , № 03‑03‑06/1/15 , от 04.09.2007 № 03‑03‑06/1/640 ).

Однако суды придерживаются другой позиции. Они считают, что расходы при определении налоговой базы по прибыли должны учитываться в фактически произведенных размерах. В Определении ВАС РФ от 14.08.2008 № 9586/08 суд указал на следующее: так как Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов на горюче‑
смазочные материалы в целях налогообложения прибыли и Нормы расхода топлива и смазочных материалов. на которые ссылается налоговый орган, носят рекомендательный характер, значит, фактически произведенные затраты на приобретение горюче‑смазочных материалов могут быть включены в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль. Такие же выводы представлены в Постановлении ФАС ЗСО от 20.02.2006 № А44-3149/2005-9 .

Налог на доходы физических лиц. Согласно абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

По мнению сотрудников контролирующих органов, не подлежит обложению НДФЛ сумма компенсации, выплачиваемая работникам за использование ими личных автомобилей, в пределах норм, утвержденных Постановлением № 92. Все выплаты, произведенные свыше указанных норм, подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (письма Минфина РФ от 26.03.2007 № 03‑04‑06-01/84. от 01.06.2007 № 03‑04‑06-01/171. от 24.12.2007 № 03‑11‑04/3/513. УФНС по г. Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115. от 28.08.2007 № 28-17/1269 ).

Однако с такой позицией не согласны суды. В своих решениях арбитры основываются на том, что согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, принадлежащих сотруднику, а также расходы, связанные с их использованием. При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Следовательно, выплата компенсации за использование личного транспорта работника в служебных целях не может быть ограничена нормами Постановления № 92. а значит, компенсация, определяемая соглашением сторон, не подлежит обложению НДФЛ.

Если в договоре аренды транспортного средства установлена арендная плата, то ее сумма подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке по ставке 13%, не подлежат обложению НДФЛ только сумма компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и понесенные расходы.

Единый социальный налог и взносы на обязательное пенсионное страхование. Объектом обложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам (п. 1 ст. 236 НК РФ ). В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм), к которым, в частности, относится возмещение расходов за использование личного имущества работника в служебных целях.

Согласно письмам финансового ведомства и сложившейся арбитражной практике компенсация, выплачиваемая сотрудникам за использование их личного транспорта, в пределах сумм, указанных в Постановлении № 92 , не подлежит обложению ЕСН, так как подпадает под действие пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Что касается той части компенсации, которая превышает нормативы, установленные Постановлением № 92. такие суммы не облагаются ЕСН, поскольку в принципе не являются объектом налогообложения. Это связано с тем, что по общему правилу они не принимаются в уменьшение налогооблагаемой прибыли согласно п. 38 ст. 270 и п. 3 ст. 236 НК РФ (письма Минфина РФ от 29.12.2006 № 03‑05‑02-04/192. УФНС по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1 ).

При возникновении споров с налоговыми органами арбитры встают на защиту налогоплательщика. Так, ФАС ЗСО в Постановлении от 19.03.2008 № Ф04-2044/2008(2440‑А46-34) признал недействительным решение налогового органа о привлечении организации к налоговой ответственности за неуплату ЕСН в связи с выплатой работникам компенсации за использование их личного транспорта в производственных целях, поскольку эта компенсация подпадает под действие пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Такие же выводы сделаны в постановленияхФАС ВВО от 01.10.2007 № А17-710/2007-05-20. ФАС МО от 14.06.2006 № КА-А40/5051-06. ФАС СЗО от 23.01.2006 № А26-6101/2005-210 .

Таким образом, платить ЕСН с сумм указанной в трудовом или коллективном договоре компенсации, даже если она превышает нормативы, установленные Постановлением № 92. не нужно.

Объект обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование и база по их начислению совпадают с объектом налогообложения и налоговой базой по ЕСН (п. 2 ст. 10 Закона № 167‑ФЗ [4]). Следовательно, взносы в Пенсионный фонд на суммы компенсаций также не начисляются.

Сумма арендной платы, предусмотренная договором аренды транспортного средства, подлежит обложению ЕСН в общеустановленном порядке на основании п. 1 ст. 236 НК РФ .

Страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Согласно п. 4 Правил [5] страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не начисляются на выплаты, установленные Перечнем [6]. Согласно п. 10 Перечня не начисляются страховые взносы на суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, и иные компенсации, выплачиваемые им в пределах норм, установленных законодательством РФ; суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей.

Таким образом, компенсация, выплачиваемая работнику за использование его автомобиля в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами от несчастных случаевна производстве и профессиональных заболеваний. Что касается ситуации, когда заключен договор аренды автомобиля, то на выплаты по гражданско-правовому договору не начисляются страховые взносы, если иное прямо не указано в договоре (п. 4 Правил ).

[1] Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

[2] Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

[3] Распоряжение Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23‑р «О введении в действие Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

[4] Федеральный закон от 15.12.2001 № 167‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

[5] Постановление Правительства РФ от 02.03.2000 № 184 «Об утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

[6] Постановление Правительства РФ от 07.07.1999 № 765 «О перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации».