Трудовая книжка: оформление, внесение записей, образцы заполнения

Трудовая книжка установленного образца - документ основной о трудовой деятельности и трудовом стаже Любой. работника работодатель (за исключением работодателей - физических являющихся, не лиц индивидуальными предпринимателями) обязан вести книжки трудовые на каждого работника, проработавшего у него пяти свыше дней, в случае, когда работа у работодателя данного является для работника основной. все не Однако знают, как правильно хранить книжки трудовые, какие записи в них нужно какие, а вносить не обязательно. Сегодня поговорим об аспектах трудовых ведения книжек.

Трудовая книжка является обязательных из одним документов. предъявляемых кандидатом при исключением, за трудоустройстве случаев, когда трудовой договор впервые заключается - в таком случае трудовую книжку завести должен работодатель. Только работодатель - физическое вправе не лицо оформлять этот документ (заводить вносить или в нее какие-либо записи).
На трудовую ст. 66 ТК РФ в основании книжку вносятся сведения о работнике, работе им выполняемой, переводах на другую постоянную работу, награждениях, увольнении за успехи в работе, а также указываются прекращения основания трудового договора. Сведения о взысканиях в книжку трудовую не вносятся, за исключением случая, когда взысканием дисциплинарным является увольнение.
Форма, порядок хранения и ведения трудовых книжек, а также порядок бланков изготовления трудовых книжек и обеспечения ими регламентируются работодателей Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О книжках трудовых" (Действует в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.373 N 2008) (далее - Правила). А Постановлением Минтруда 2003 от 10.10.России N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых далее" (книжек - Инструкция) регламентированы порядок внесения книжку в записей и состав сведений, вносимых в нее. основные Рассмотрим положения данных документов.

На основании п. 8 Правил трудовой оформление книжки лица, принятого на работу осуществляется, впервые работодателем в присутствии работника не позднее срока недельного со дня приема на работу. В трудовую при книжку ее оформлении вносятся следующие сведения о дата:

• Ф.И.О. работнике рождения (число, месяц, год) - на паспорта основании или иного документа, удостоверяющего образование;
• личность, профессия, специальность - на основании документов об квалификации, образовании или наличии специальных знаний (поступлении при на работу, требующую специальных знаний специальной или подготовки).

В разд. 2 Инструкции разъясняется, правильно как внести эти сведения. Так, имя, фамилия и отчество указываются полностью, без или сокращения замены имени и отчества инициалами, а рождения дата записывается полностью (число, месяц, основании) на год паспорта или иного документа, личность удостоверяющего (например, военного билета, заграничного водительских, паспорта прав). Запись об образовании (основном среднем, общем общем, начальном профессиональном, среднем высшем, профессиональном профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется основании на только надлежаще заверенных документов (аттестата, диплома, удостоверения и т.п.).

Отметим, что на титульную страницу быть может внесена запись и о незаконченном образовании уровня соответствующего. Для ее внесения работник должен надлежаще предоставить заверенные копии документов - студенческого зачетной, билета книжки, справки образовательного учреждения и т.п. или Профессия специальность указываются работодателем на основании образовании об документов, квалификации или наличии специальных при (знаний поступлении на работу, требующую специальных или знаний специальной подготовки) либо других оформленных надлежаще документов.

После внесения данных указания и сведений даты заполнения трудовой книжки первой на работник ее странице своей подписью заверяет сведений правильность (п. 2.2 Инструкции). Титульный лист подписывается лицом также, ответственным за выдачу трудовых книжек, чего после ставится печать организации (печать службы кадровой), в которой впервые заполняется этот нижнем.

В документ левом углу рядом с подписью работника ответственного проставляется печать организации. Если книжка трудовая оформляется индивидуальным предпринимателем, печать ставиться не может ввиду ее отсутствия у последнего. Об этом обязан предприниматель выдать соответствующую справку. Подпись ответственного, лица за выдачу трудовых книжек, должна разборчивой быть. Поскольку законодательство не разъясняет, что разборчивая "значит", рекомендуем кадровикам не расписываться, а написать фамилию свою полностью и разборчивым почерком.

В процессе возможно, работы, потребуется внести исправления (например, заключении при или расторжении брака) или новые добавить сведения (например, об образовании) на титульный трудовой лист книжки. На основании п. 2.3 Инструкции изменения трудовых в записей книжках о фамилии, имени, отчестве и рождения дате производятся на основании паспорта, свидетельств о браке, о рождении, о расторжении брака, об изменении фамилии, отчества, имени и других документов и со ссылкой на их номер и Указанные.

дату изменения вносятся на первую страницу (лист титульный) трудовой книжки. Одной чертой прежняя зачеркивается фамилия (или имя, отчество, рождения дата), и записываются новые данные. Ссылки на документы соответствующие делаются на внутренней стороне обложки книжки трудовой и заверяются подписью работодателя или уполномоченного специально им лица и печатью организации или службы кадровой.

Изменение (дополнение) на первой странице (листе титульном) трудовой книжки записей о полученных образовании новых, профессии, специальности осуществляется путем имеющихся дополнения записей (если они уже или) имеются заполнения соответствующих строк без ранее зачеркивания внесенных записей (п. 2.4 Инструкции).

Первым делом обратите внимание, записи что дат во всех разделах трудовых производятся книжек арабскими цифрами (число и месяц - год, двузначными - четырехзначными). Например, если работник работу на принят 12 февраля 2013 г. то в трудовой книжке запись делается: "12.02.2013".

Записи производятся аккуратно, или перьевой гелевой ручкой, ручкой-роллером (в числе том шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, черного) гелем, синего или фиолетового цвета и каких без-либо сокращений. Например, не допускается вместо "пр." писать "приказ", "расп." вместо "распоряжение" (п. 1.1 Следующее).

Инструкции общее правило - все записи о работе выполняемой, переводе на другую постоянную работу, увольнении, квалификации, а также о награждении, произведенном работодателем, трудовую в вносятся книжку на основании приказа (распоряжения) позднее не работодателя недельного срока, а при увольнении - в увольнения день и должны точно соответствовать тексту распоряжения (приказа).

Коротко расскажем о наиболее часто ошибках встречающихся при внесении сведений о работе.

Итак, вы заключили трудовой издали, договор приказ о приеме на работу, ознакомили с работника ним. Теперь можно делать запись в книжку трудовую. В ней указываются не все условия и содержащиеся, сведения в приказе о приеме на работу, а только подразделение структурное (если условие о нем включено в договор трудовой), наименование должности (специальности, профессии с квалификации указанием) и реквизиты приказа (распоряжения), в соответствии с работник которым был принят на работу. Иные том, в условия числе об испытательном сроке, о характере указываются, не работы в трудовой книжке.

В соответствии с п. 3.1 Инструкции виде в сперва заголовка указывается полное наименование также, а организации сокращенное наименование (при его Довольно). наличии часто это требование игнорируется - вносят кадровики в заголовок сведения либо о полном, сокращенном о либо наименовании предприятия (организации, учреждения). ошибка Это.

Ниже наименования организации производятся записи следующие:

• в графе 1 ставится порядковый номер записи вносимой (нумерация сквозная - если вы принимаете это и работника его первое рабочее место, то запись ваша будет иметь порядковый номер "1", работника у если это не первое рабочее место, то номер порядковый вашей записи будет следующим за графе);
• в предыдущим 2 - дата приема на работу;
• в графе 3 - принятии о запись или назначении в структурное подразделение указанием с организации его конкретного наименования, наименования специальности, должности, профессии (и квалификации);
• в графе 4 - дата и приказа номер (распоряжения) или иного решения например (работодателя, протокол собрания участников общества), которому согласно сотрудник принят на работу.

Остановимся на подробнее 4 графе. Иногда кадровики неверно указывают приема дату на работу, указывая вместо нее издания дату приказа (распоряжения) о приеме на работу. А неверно это, ведь данным документом может установлена быть иная дата приема на работу, дата нежели издания самого приказа (распоряжения).

наименовании о Записи должности (работы), специальности, профессии с квалификации указанием производятся, как правило, согласно расписанию штатному организации. Если по закону с выполнением определенным по работ должностям, специальностям или профессиям предоставление связано льгот либо наличие ограничений, то этих наименования должностей, специальностей или профессий и требования квалификационные к ним должны соответствовать наименованиям и предусмотренным, требованиям квалификационными справочниками. То есть, принимая на электрогазосварщика работу, именно так и нужно записать должности наименование, поскольку именно оно содержится в Постановление N 1 (Списке Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 "Об Списков утверждении производств, работ, профессий, должностей и дающих, показателей право на льготное пенсионное обеспечение"), возможность определяющем досрочно уйти на пенсию. Иногда кадровики неопытные указывают "газоэлектросварщик" или просто "лишая", сварщик таким образом работника права на назначение досрочное трудовой пенсии.

Приведем пример приеме о записи на работу.

Когда работник трудоустраивается некоторые, впервые кадровики до записи о приеме на работу запись вносят "Трудового стажа не имел". Такую вносить запись не нужно, ведь она не предусмотрена ни Правилами, ни Инструкцией.

Однако в некоторых случаях перед приеме о записью на работу в трудовую книжку работника можно же все сделать запись. Пунктом 21 Правил что, установлено это может быть запись о военной:

• времени службы согласно Федеральному закону от 28.03.воинской N 53-ФЗ "О 1998 обязанности и военной службе";
• службы в внутренних органах дел;
• службы в Государственной противопожарной МЧС службе;
• службы в учреждениях и органах уголовно-системы исполнительной;
• службы в органах налоговой полиции;
• органах в службы по контролю за оборотом наркотических средств и веществ психотропных;
• службы в таможенных органах.

А вот запись о времени обучения на школах и в курсах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке вносится кадров только в течение трудовой деятельности. То если, есть работник поступает на работу впервые, а до учился он этого, например, в институте, запись о периоде делать обучения не нужно.

организации за время работы сотрудника наименование изменяется организации, на основании п. 3.2 Инструкции об этом необходимо запись сделать в трудовой книжке в следующем порядке:

• в раздела 3 графе "Сведения о работе" отдельной строкой запись делается "Организация такая-то с такого-то числа такую в переименована-то";
• в графе 4 проставляется основание переименования - распоряжение (приказ) или иное решение работодателя, дата его и номер.

Аналогично вносится запись об организационно изменении-правовой формы или реорганизации (присоединение, слияние, разделение, преобразование).

Обратим внимание на особенность одну таких записей - их не нужно нумеровать, а изменений дату нужно указать в тексте (не в графе 2).

Установление работнику второй и последующей специальности, профессии или иной квалификации отмечается в книжке трудовой с указанием разрядов, классов или категорий иных этих профессий, специальностей или квалификации уровней. Например, слесарю-ремонтнику установлена профессия вторая - электрогазосварщик, с присвоением 3-го разряда. В этом трудовой в случае книжке:

• в графе 1 ставится порядковый записи номер;
• в графе 2 указывается дата установления профессии второй;
• в графе 3 делается запись "Установлена профессия вторая - электрогазосварщик, с присвоением 3-го разряда";
• в графе 4 соответствующее указываются удостоверение, его номер и дата.

методом трудовой книжки такого работника свои имеет нюансы. Так, абз. 3 п. 2.4 Основных вахтовом о положений методе организации работ, утвержденных Госкомтруда Постановлением СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава 1987 от 31.12.СССР N 794/33-82 ("Об утверждении Основных положений о методе вахтовом организации работ"), установлено: во всех при случаях выполнении работ вахтовым методом в книжке трудовой в графе 3 раздела "Сведения о работе" что, указывается работа выполняется вахтовым методом. запись, Соответственно о приеме на работу будет выглядеть образом следующим: "Принят на должность помощника бурильщика выполнения для работ вахтовым методом".

В силу ст. 60.1 ТК РФ работник имеет право трудовые заключать договоры о выполнении в свободное от основной время работы другой регулярной оплачиваемой работы у работодателя же того (внутреннее совместительство) и (или) у другого (совместительство внешнее).

Совместительство - выполнение работником другой оплачиваемой регулярной работы на условиях трудового договора в основной от свободное работы время (ст. 282 ТК РФ), причем работодателей количество, с которыми могут заключаться такие законодательством, договоры не ограничено.

На основании ст. 66 ТК РФ работодатель по основному работы месту по желанию работника может внести в книжку трудовую сведения о работе по совместительству. Такая производится запись на основании документов, подтверждающих совместительство, - заверенной надлежаще копии приказа или справки.

записи Особенностью о работе по совместительству является то, что в обязательно 3 графе должно быть указано: работник именно принят по совместительству. А вот при приеме на место основное работы делать соответствующее уточнение не Отметим.

нужно, что запись о совместительстве может трудовой в идти книжке не в хронологическом порядке после приеме о записи на основное место работы. Связано тем с это, что работник мог начать совместительству по работать раньше, чем заключил трудовой основному по договор месту работы.

Пункт 3.1 Инструкции следующий устанавливает порядок внесения записи о работе по графе:

• в совместительству 1 раздела "Сведения о работе" ставится номер порядковый записи;
• в графе 2 указывается дата работу на приема в качестве совместителя;
• в графе 3 делается принятии о запись или назначении в качестве совместителя в подразделение структурное организации с указанием его конкретного если (наименования условие о работе в конкретном структурном включено подразделении в трудовой договор в качестве существенного), специальности, должности, профессии с указанием квалификации;
• в графе 4 наименование указывается документа, на основании которого внесена ссылкой, со запись на его дату и номер.

В настоящее сложилась время определенная практика внесения таких трудовые в записей. В частности, кадровики в графе 3 дополнительно наименование указывают должности, по которой работник трудится по Конечно. совместительству, Инструкцией это не предусмотрено, однако, это, полагаем не будет ошибкой. Приведем пример записи такой.

Предлагается внести изменения в Правила оформления трудовых книжек

На федеральном портале проектов нормативных актов с 12 по 27 февраля 2016 года проходит общественное обсуждение законопроекта, разработанного Минтрудом России «О внесении изменения в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Основанием для разработки данного законопроекта стало принятие федерального закона № 82-ФЗ от 6 апреля 2015 г. "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ". В соответствии с данным законом наличие печати в организациях стало не обязательным, теперь это право, а не обязанность (как было ранее).

Рассмотрим какие изменения предлагаются внести новым законопроектом в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила):

Абзац первый пункта 35 Правил

В действующей редакции Правил при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Разработчики законопроекта предлагают использовать печать только в случаях, если федеральным законом предусмотрена обязанность работодателя использовать печать либо сведения о наличии печати содержатся в уставе организации. В остальных случаях печать проставляется при ее наличии. В связи с этим должны измениться реквизиты трудовой книжки и вкладыша — после слов «М.П.» будет добавлено слово «(при наличии)».

Пункт 39 Правил

В действующей редакции пункта 39 Правил предусматривается проставление в трудовой книжке при выдаче каждого вкладыша в трудовую книжку штампа с надписью «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера. В новой редакции предлагается делать об этом соответствующую запись, без проставления штампа в трудовую книжку.

Абзац четвертый пункта 41 Правил

Законопроектом предлагается исключить нормы, обязывающие работодателей прошнуровывать, а также скреплять сургучной печатью или опломбировать приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оставив при этом нормы об обязательной нумерации и заверении подписью руководителя организации.

Планируемый срок вступления в силу данного законопроекта — октябрь 2016 года.

Хотя разговоры об отмене трудовых книжек ведутся давно, но поскольку обязанность по ведению трудовых книжек пока законодательно не отменена, то при ведении кадрового делопроизводства организация ведения, учета и хранения трудовых книжек остается обязанностью работодателей, за ненадлежащее выполнение которой предусматривается ответственность. Наш Департамент кадрового учета предлагает свои услуги по ведению и кадровому учету трудовых книжек Ваших сотрудников, которые включают в себя:

• своевременное внесение записей в трудовые книжки сотрудников при приеме на работу;
• внесение сведений о переводах, изменениях персональных данных сотрудников;
• оформление вкладышей и дубликатов трудовых книжек;
• ведение книги учета учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• внесение записей об увольнении Ваших сотрудников.

Все записи, внесенные в трудовую книжку дублируются в личной карточке работника, которая является обязательным кадровым документом и оформляется нашими специалистами в рамках услуги по ведению кадрового делопроизводства .

Кадровый учет трудовых книжек - ответственный участок в кадровом делопроизводстве. требующий хорошего знания действующих нормативных актов, регламентирующих порядок ведения, заполнения и хранения трудовых книжек, а также внимательности в заполнении этого кадрового документа. Трудовая книжка являются одним из основных документов, который запрашивают при проверках и который важен для самих сотрудников, поскольку отражает их стаж и места работы. Очень часто при восстановлении кадрового учета восстановление истории в трудовых книжках бывает достаточно сложным.

При оказании наших услуг по кадровому аутсорсингу мы ставим процесс взаимодействия по оформлению трудовых книжек так, чтобы это было наиболее оптимально, удобно и соблюдались требования законодательства. Один из практичных советов — делать копии трудовых книжек Ваших сотрудников.

Правила заполнения трудовых книжек 2016, ведения и хранения

Трудовая книжка — это отражение пути каждого работающего человека. Этот документ содержит всю его трудовую биографию: уровень полученного образования, квалификацию, профессиональный рост, отношение к трудовым обязанностям. Чтобы эти документы выполняли отведенную им роль, существуют строгие правила заполнения трудовых книжек 2016.

• Для фиксирования всех изменений в трудовой деятельности человека;
• для отражения данных о причинах увольнений и награждениях;
• для подтверждения трудового (при начислении пенсии) и страхового стажа (при начислении пособий по социальному страхованию).

И поэтому трудовая книжка требует ответственного отношения к себе как со стороны ее владельца, так и со стороны должностных лиц, обязанностью которых является оформление, ведение и хранение документа в соответствие с законодательством.

Летопись российского персонального трудового документа в видео :

Нормы оформления трудовых книжек регламентированы законодательными актами:

1 Трудовой Кодекс РФ содержит понятие «трудовая книжка», описывает обязанности работодателя, связанные с хранением, ведением трудовых книжек, регулирует порядок их оформления.

2 В Кодексе об административных правонарушениях РФ описаны нормы, определяющие уровень ответственности работодателя за несоблюдение правил ведения, оформления, хранения трудовых документов.

3 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Документ содержит образец трудового документа и вкладыша. Постановление также регламентирует нормы хранения и ведения персональных трудовых документов.

4 Министерством труда и соцразвития России 10.10.2003 принято Постановление № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Документ содержит строгие нормы заполнения трудовых документов (книжек и вкладышей к ним) и алгоритм исправления допущенных ошибок.

Основные требования к заполнению трудовых книжек представлены в таблице:

1. Фамилия, имя, отчество работника вносится полностью согласно паспортным данным.
   Если сотрудник сменил фамилию за время работы, то уполномоченное лицо вносит необходимое исправление на основании паспорта или свидетельства, подтверждающего факт смены фамилии.

Как правильно оформить титульный лист — смотрите в видео:

• Сначала во второй графе записывается наименование предприятия в полном и сокращенном варианте или проставляется штамп организации.
• В первой графе ставится порядковый номер записи.
• Во второй графе фиксируется дата приёма сотрудника.
• В третьей графе записывается, что сотрудник «Принят/принята в «название отдела» на «наименование должности/профессии».
• В четвертую графу следует записать номер, дату приказа.

Если работник переводится из внешней организации. то сведения о переводе вносятся в ТК так:

1. Сначала записываются сведения об увольнении с места, где сотрудник ранее трудился.
2. Затем делается запись о приёме на новое место.

При внутреннем переводе сотрудника достаточно просто сделать запись о переводе на новое место работы следующим образом:

• поставьте номер записи в первой графе;
• во второй графе укажите дату перевода;
• в 3-й графе сделайте отметку о переводе;
• в четвертой графе укажите номер и точную дату приказа о переводе данного работника.

Запись об увольнении:

• в 1-й графе укажите номер записи;
• во 2-й графе — дату увольнения сотрудника;
• внесите запись об увольнении со ссылкой на статью ТК РФ в 3-ю графу;
• сделайте отметку о приказе об увольнении сотрудника в 4-й графе и укажите его дату и номер. Здесь же необходимо поставить печать и подпись уполномоченного лица;
• увольняемого сотрудника необходимо ознакомить с записью, что он удостоверяет своей подписью.

Последовательность операций при внесении отметок об устройстве на работу, переводе и увольнении по правилам заполнения трудовых книжек 2016 :

Если уволенный сотрудник не забрал по каким-либо причинам свою трудовую книжку, то работодатель уведомляет его о необходимости явиться для вручения ему трудового документа или дать согласие на пересылку документа по почте.

Оформление записей при работе по совместительству не является обязательным, но при желании сотрудника такая запись должна быть внесена. Для этого работнику следует подготовить копию трудового соглашения, заверенную директором компании, и заполнить заявление в свободной форме.

Кадровый учет осуществляется индивидуальными предпринимателями на общих основаниях. Кроме того, индивидуальный предприниматель может воспользоваться и более упрощенной схемой внесения записей.

Запись о приёме на работу к индивидуальному предпринимателю:

1. Укажите полное наименование работодателя в третьей графе.
2. В первой графе поставьте номер записи.
3. Зафиксируйте дату приёма сотрудника в штат во второй графе.
4. В третью графу запишите данные о приёме сотрудника, укажите его должность.
5. Укажите номер, дату соответствующего приказа в четвертую графу.

Физические лица не имеют прав оформлять новые трудовые книжки или вносить какие-либо записи в уже существующие.

Если допущена ошибка, как ее можно исправить? Тут есть свои особенности. В зависимости от того, где сделана ошибка, исправления вносятся разными способами. Рассмотрим два случая.

• 
  1. Как внести исправления в сведениях о работе
  
• 
  2. Как внести исправления на титульном листе
  ТК

Нельзя делать исправления в разделах при помощи зачеркивания. Сначала нужно признать, что запись является недействительной, сделав соответствующую отметку. Далее вносятся корректные данные. Подробнее:

1. Запишите номер записи в 1-й графе.
2. Запишите дату, на которую запись была признана некорректной, во 2-й графе.
3. Сделайте отметку «Запись под №А недействительна» в 3-й графе.
4. Снова поставьте дату для указания новой корректной записи во 2-й графе.
5. Внесите новую запись в 3-ю графу.
6. Укажите номер, дату документа, на основании которого данные были скорректированы, в четвертой графе.

Исправить ошибку, допущенную при заполнении титульного листа, несложно. Неверные сведения зачеркните одной чертой и запишите корректные сведения. Далее сделайте отметку о документе, подтверждающем, что новые данные верны.

Правила внесения изменений в трудовую книжку в видео:

Правильно заверенная копия трудовой книжки считается документом, подтверждающим трудовую занятость человека.

Как заверить копию?

Образцы записей в трудовую книжку

Можно сказать, что трудовая книжка – это основной документ, который предъявляет соискатель при приеме на работу. Важно знать, как правильно его оформить: как оформить титульный лист трудовой книжки, как внести запись о приеме и переводе в трудовую книжку, как внести запись о поощрениях в трудовую книжку. В статье вы найдете образцы записей в трудовую книжку.

Из этой статьи вы узнаете:

• как оформить титульный лист трудовой книжки;
• как внести запись о приеме и переводе в трудовую книжку;
• как внести запись о поощрениях в трудовую книжку.

При внесении записей в трудовую книжку следует руководствоваться:

• Трудовым кодексом;
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69;
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства России от 16 апреля 2003 г. № 225.

При приеме сотрудника на работу работодатель обычно продолжает вести представленную ему трудовую книжку. Однако трудовая книжка у работника на руках есть не всегда. Существует три случая, когда работодатель обязан завести сотруднику трудовую книжку.

Случай 1. Сотрудник впервые устраивается на работу.

Случай 2. Сотрудник потерял или испортил трудовую книжку, хотя это не первое его место работы.

Случай 3. Сотрудник представил при приеме на работу трудовую книжку иностранного государства.

Во всех этих ситуациях работодатель должен оформить работнику новую трудовую книжку.

Когда работодатель заводит новую трудовую книжку, он должен правильно заполнить ее титульный лист. Это очень важно, поскольку ошибка на титульном листе означает, что бланк испорчен. Придется составлять акт об уничтожении бланка и начинать все сначала, поэтому будьте внимательны.

Вот основные правила, которыми следует руководствоваться при заполнении титульного листа трудовой книжки.

1. Фамилию, имя и отчество указывайте полностью в соответствии с паспортом.

2. Дату рождения (число, месяц, год) пишите арабскими цифрами.

3. Запись об образовании вносите на основании документа об образовании или его нотариально заверенной копии.

4. Профессию или специальность также возьмите из документа об образовании.

5. Дату заполнения (число и год) укажите цифрами, а месяц словом.

6. Попросите работника расписаться в графе «Подпись владельца книжки». Затем распишитесь сами, если являетесь ответственным лицом за ведение трудовых книжек и аккуратно поставьте печать. Подойдет как печать организации, так и печать кадровой службы. Печать кадровой службы должна содержать информацию о наименовании организации-работодателя и месте ее нахождения. Это формально позволит подтвердить факт работы работника у данного работодателя (письмо Роструда от 22 ноября 2012 г. № 1450-6-1).

Несмотря на необязательность применения печатей коммерческими организациями, Роструд настаивает на том, что записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью организации в обязательном порядке (письмо Роструда от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1). Поэтому, даже если ваша организация отказалась от использования печатей, продолжайте проставлять оттиск печати в трудовых книжках работников.

Ниже представлен образец, который показывает, как правильно заполнить титульный лист трудовой книжки.

Если сотрудник принимается к вам на основное место работы и проработал более пяти дней, то вы обязаны завести на него трудовую книжку. После того как вы издали приказ о приеме на работу, внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку. Имейте ввиду, что запись должна точно соответствовать тексту приказа.

При внесении записи о приеме на работу, руководствуйтесь следующими правилами.

1. Впишите в графу 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка полное наименование организации, и сокращенное (при наличии). Запись о названии организации не нумеруйте!

2. Затем под ней в графе 1 раздела «Сведения о работе» укажите порядковый номер записи, а в графе 2 – дату приема на работу.

3. На одном уровне с датой приема в графе 3 напишите: «Принят, назначен или избран на такую-то должность». Должность и структурное подразделение (при наличии) укажите в соответствии с приказом о приеме.

4. В графе 4 укажите номер и дату приказа или иного документа-основания для приема.

Образец записи о приеме в трудовой книжке

Перевод работника на другую должность фиксируется в трудовой книжке только в том случае, если он носит постоянный характер. Поэтому если работника перевели на другую должность на постоянной основе, то запись о таком переводе нужно внести в трудовую книжку. Помните, что запись о временном переводе работника на другую должность в трудовую книжку не вносят.

Порядок внесения записи о переводе следующий.

1. Записи о переводе также нужно присвоить порядковый номер. Указывать наименование организации повторно не нужно.

2. В графу 2 раздела «Сведения о работе» вносится дата, с которой работник переводится на другую должность.

3. В графу 3 раздела «Сведения о работе» нужно внести саму запись о переводе. При этом важно указать должность, на которую переводится работник и структурное подразделение, если оно тоже меняется.

4. В графе 4 укажите реквизиты приказа о переводе.

Образец записи в трудовой книжке о переводе

Прежде чем вносить в трудовую книжку запись о поощрениях, убедитесь в том, что она обязательна. Так, в трудовую книжку вносятся записи:

• о награждении государственной наградой или присвоении государственного почетного звания;
• о награждении любой почетной грамотой, в том числе грамотой от работодателя;
• о награждении нагрудным знаком, значком или дипломом от работодателя;
• об иных видах поощрения, если они предусмотрены законодательством РФ или установлены внутренними документами компании.

Помните, что в трудовую книжку не вносят записи о годовой или квартальной премии, если она предусмотрена системой оплаты труда или выплачивается на регулярной основе.

Порядок внесения записи в трудовую книжку о награждениях следующий.

1. В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указать полное наименование организации, а также сокращенное (при наличии).

2. В графе 1 укажите порядковый номер записи. Поскольку нумерация записей о поощрении в трудовой книжке сквозная, то она не должна прерываться.

3. В графе 2 укажите дату награждения.

4. В графе 3 запишите, за какие заслуги и какой наградой сотрудник поощрен (в виде объявления благодарности, премии, ценного подарка, представления к званию лучшего по профессии и др.).

5. В графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого внесена запись.

Когда работник будет увольняться, не забудьте заверить подписью и печатью все записи о поощрениях и наградах. Попросите работника также поставить свою подпись.

Образец записи о поощрениях в трудовой книжке

Доступно только авторизованным пользователям

• Трудовая книжка (фрагмент). Оформление записи о приеме сотрудника на работу.doc
• Трудовая книжка (фрагмент). Внесение записи о переводе сотрудника после записи об увольнении.doc

Доступно только подписчикам

• Трудовая книжка (фрагмент). Исправление неверной записи, сделанной на титульном листе в строке «Образование».doc
• Трудовая книжка (фрагмент). Оформление записей о получении сотрудником второй профессии.doc