Руководства, Инструкции, Бланки

должностная инструкция администратор-секретарь

Рейтинг: 4.5/5.0 (257 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Разработка должностной инструкции секретаря - Студопедия

Разработка должностной инструкции секретаря

Примерная последовательность работ по созданию такого важ­ного документа, как должностная инструкция, регулирующего дея­тельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РФ, основ законодатель­ства о труде (КЗОТ), ЕНДС, Квалификационного справочника, от­раслевых типовых инструкций, ГСДОУ и других нормативно-мето­дических материалов в сфере информационного обеспечения управ­ления. На основе комплексного анализа названных и других доку­ментов (например, общероссийских классификаторов, Унифициро­ванной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конкретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в дан­ном учреждении.

Разрабатываться должностные инструкции могут как «внешни­ми» организациями: государственными и частными, например, кон­сультативными, внедренческими фирмами, так и внутренними сила­ми (подразделения НОТ, инновации и развития и т.п.).

Основой для будущей инструкции может служить также лично­стная спецификация, в которой перечисляются требования к работ­нику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «ти­повые» данные берутся из квалификационных характеристик, состо­ящих из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования».

Сама должностная инструкция секретаря включает в себя:

В разделе «Общие положения» устанавливается область деятель­ности секретаря, порядок его назначения и освобождения от долж­ности, замещения во время его отсутствия, требования к квалифика­ции по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчи­ненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятель­ности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например реги­страция документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.

В разделе «Должностные обязанности» указываются особеннос­ти, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, кото­рые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предостав­лению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых зада­ний.

Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответ­ственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает ин­формацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовыва­ются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяю­щие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обя­занностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изло­женных в должностной инструкции.

Допускается объединение близких по содержанию разделов, на­пример «Права и ответственность». Составители инструкции, при­держиваясь общепринятой структуры, могут вводить новые разделы, например «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций», или раздел «Организация рабочего ме­ста и оптимальные условия труда».

должностная инструкция администратор-секретарь:

  • Ссылка 1
  • Альтернативный сервер
  • Другие статьи

    Профессиональный стандарт секретаря - Отличный Секретарь

    Профессиональный блог Евгении Кожановой

    Профессиональный стандарт секретаря

    Некоторое время назад по России прокатилась туманная информация о том, что будут введены некие профстандарты. Интернет-обыватели немного пошумели, что такая политика приведет к запрету работать не по специальности, и затихли. Между тем стандарты активно разрабатываются и принимаются, и их количество исчисляется уже сотнями. К чему приведет или не приведет использование стандартов, мы рассуждать не будем. Мы будем брать то, что есть, и работать с этим. А в наличии у нас, во-первых, грядущая с середины будущего года обязанность использования профстандартов, а во-вторых – уже готовый профессиональный стандарт для секретарей и делопроизводителей. Чтение, если разобраться, весьма занимательное и полезное.

    Что такое профстандарты и для чего они нужны?

    Профессиональный стандарт – это характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности (ст. 195.1 ТК РФ).

    Профессиональный стандарт секретаря

    Проще говоря, в рамках любой профессии есть уровни квалификации. Так вот, в стандартах четко прописано, какое образование должен иметь человек, работающий по этой профессии, что ему необходимо уметь, знать и какие конкретно действия будут входить в перечень его должностных обязанностей.

    И если для секретаря «прохождение» этих уровней не имеет критического значения – худо-бедно помощника руководителя может подменить и офис-менеджер – то в профессии, скажем, врача, строителя или летчика гражданской авиации уровень квалификации специалиста принципиален.

    Структура документа может показаться довольно запутанной. Это только кажется. На самом деле, если разобраться, все вполне понятно.

    Для чего профстандарты работодателю?

    Согласно той же ст. 191.1. ТК РФ, профстандарты используются:

    • работодателями при формировании кадровой политики и в управлении персоналом, при организации обучения и аттестации работников, разработке должностных инструкций, тарификации работ, присвоении тарифных разрядов работникам и установлении систем оплаты труда с учетом особенностей организации производства, труда и управления;
    • образовательными организациями профессионального образования при разработке профессиональных образовательных программ;
    • при разработке в установленном порядке федеральных государственных образовательных стандартов профессионального образования.

    Тем, кто заинтересовался темой, рекомендую найти и изучить Постановление Правительства РФ от 22.01.2013 N 23 «О Правилах разработки, утверждения и применения профессиональных стандартов».

    Для чего профстандарты работнику?

    Работнику тоже полезно время от времени заглядывать в свой профстандарт. На его основе, например, можно запросто написать резюме, больше не ломая голову над вопросом «что же я такое умею?!». Теоретически, если работник видит, что его знания, умения и навыки соответствуют более высокой профессиональной ступеньке, он может претендовать на повышение.

    Обязательны ли профстандарты?

    На данный момент — нет. Но с 1 июля 2016 года в ТК РФ будут внесены две новые статьи: 195.2 «Порядок разработки и утверждения профессиональных стандартов» и 195.3. «Порядок применения профессиональных стандартов».

    Что касается обязательности применения, то закон обяжет использовать профстандарты в том случае, если самим ТК, другими федеральными законами или другими НПА установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции.

    В переводе с юридического на русский это означает, что если где-то прописано, что операцию пациенту делает хирург, а не терапевт, то применение профстандарта обязательно.

    Если подобные обязательства нигде не прописаны, то профстандарт используется работодателем в целях, которые перечислены выше.

    Похожие статьи

    Byte-catalog39: Дневник

    Должностная Инструкция Секретаря-Администратора

    Должностная Инструкция Секретаря-Администратора

    Менеджер офиса может выполнять обязанности секретаря, администратора, заведующего хозяйственной частью и даже работника отдела кадров.

    Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в Исполнительному секретарю ЕАГ (далее – Исполнительный секретарь). 1.3.

    Открыть в формате WORD Должностная инструкция секретаря -референта а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного.

    По должностной инструкции в мои обязанности много чего входит! которые в свою очередь выполняет секретарь и администратор.

    Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании. Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией. Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера?

    Офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с.

    Должностная инструкция секретаря руководителя. Большая подборка примерных форм должностных инструкций для различных специализаций.

    Должностная инструкция администратора офиса Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия. Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.

    В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется. Трудовой договор и должностная инструкция.

    Образец должностной инструкции (обязанностей) офис-менеджера завхоза, секретаря, администратора, он нередко занимается первичной.

    Должностная инструкция офис-менеджера | Должностные обязанности офис-менеджера, образец должностной инструкции офис-менеджера

    Должностная инструкция администратора офиса. Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в.

    Rapidget59: Новости

    Образец Должностная Инструкция Секретаря-Администратора

    Образец Должностная Инструкция Секретаря-Администратора

    Должностная инструкция секретаря руководителя. Большая подборка примерных форм должностных инструкций для различных специализаций.

    Образец должностной инструкции (обязанностей) офис-менеджера завхоза, секретаря, администратора, он нередко занимается первичной.

    Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя — генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д. К списку должностных инструкций УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. ________________ «________»_____________ ____ г. 1. Общие положения 1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей. 1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании. 1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel). 1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности: - законодательными актами РФ; - Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; - приказами и распоряжениями руководства; - настоящей должностной инструкцией. 2. Должностные обязанности секретаря Секретарь выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. 2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. 2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя. 2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы. 2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. 2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы. 2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. 3. Права секретаря Секретарь имеет право: 3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании. 3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. 3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4. Ответственность секретаря Секретарь несет ответственность: 4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей. 4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. 4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности. К списку должностных инструкций

    Офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с.

    Должностная инструкция составляется в трех экземплярах на каждого работника: один Главный специалист- администратор базы данных автоматизированной информационной. Корпоративный секретарь Общества.

    Должностная инструкция секретаря, должностные обязанности секретаря, образец должностной инструкции секретаря - профессиональная подборка.

    Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании. Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией. Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера?

    Byte-disk8: Новости

    • Новости

    Должностная Инструкция Управляющего Жэу Администратора

    Должностная Инструкция Управляющего Жэу Администратора


    • Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать.
    • Должностная инструкция администратора офиса. Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в.
    • Должностные инструкции руководителей предприятия ЖКХ · Должностные Должностные инструкции технических исполнителей (рабочих).

    Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя — генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д. К списку должностных инструкций УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. ________________ «________»_____________ ____ г. 1. Общие положения 1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей. 1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании. 1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel). 1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности: - законодательными актами РФ; - Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; - приказами и распоряжениями руководства; - настоящей должностной инструкцией. 2. Должностные обязанности секретаря Секретарь выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. 2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. 2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя. 2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы. 2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. 2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы. 2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. 3. Права секретаря Секретарь имеет право: 3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании. 3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. 3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4. Ответственность секретаря Секретарь несет ответственность: 4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей. 4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. 4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности. К списку должностных инструкций

    Государственная политика в области реформирования ЖКХ, каталог производителей товаров и услуг, инвестиционные проекты и муниципальные заказы, предложениями предприятий, работающих в сфере жилищно-коммунального хозяйства, консультации специалиста. Законодательство, СНИПы и САНПИНы, экология города, конкурсы и торги

    Здравствуйте!Как подать показания воды по адресу проезд Голодеда,д.9 ( ЖЭУ № 32, РСЦ № 5),Чижовка, ПОМИМО Администратор.

    Каталог должностных инструкций для различных специализаций работников. Каждую должностную инструкцию можно просмотреть на сайте или.

    Уважаемое руководство ЖРЭО №2. Администратор. у меня возник вопрос - решение каких же задач входит в должностную инструкцию директора.

    Ирина Викторовна. 24.07.2016 в 20:39
    Здравствуйте, предлагаем Вам услуги комплексного продвижения вашего сайта, подробнее с нашими услугами Вы можете ознакомиться по ссылке http://www.anacron.ru/ Извините за беспокойство.

    Должностная инструкция администратора

    Должностная инструкция администратора

    Должностная инструкция администратора

    УТВЕРЖДАЮ
    Генеральный директор
    Фамилия И.О. ________________
    «________»_____________ ____ г.

    1.1. Администратор относится к категории специалистов.
    1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению управляющего салоном / гостиницей / клубом.
    1.3. Администратор подчиняется непосредственно управляющему салоном / гостиницей / клубом.
    1.4. На время отсутствия администратора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
    1.5. На должность администратора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: среднее или среднее профессиональное образование и стаж аналогичной работы не менее полугода.
    1.6. Администратор должен знать:
    - законы, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные акты государственных органов по вопросам оказания услуг;
    - структуру организации, должностные обязанности и полномочия работников организации, режим их работы;
    - правила и методы организации процесса обслуживания посетителей;
    - виды оказываемых услуг.
    1.7. Администратор руководствуется в своей деятельности:
    - законодательными актами РФ;
    - Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
    - приказами и распоряжениями руководства;
    - настоящей должностной инструкцией.

    2. Должностные обязанности администратора

    Администратор выполняет следующие должностные обязанности:
    2.1. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
    2.2. Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг, проводимым специальным акциям, наличием бонусных программ и т.д.
    2.3. Ведет запись на прием, информирует специалистов об имеющейся записи, ведет клиентскую базу.
    2.4. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей.
    2.5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях, контролирует работу уборщиц.
    2.6. Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.
    2.7. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.
    2.8. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

    3. Права администратора

    Администратор имеет право:
    3.1. Знакомиться с решениями руководства организации, касающимися его деятельности.
    3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
    3.3. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
    3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
    3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

    4. Ответственность администратора

    Администратор несет ответственность:
    4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
    4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
    4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

    Администратор салона красоты: функции, ошибки и инструкция

    Администратор салона красоты: образец должностной инструкции

    Администратор салона красоты выполняет большой объем задач. Почему-то принято считать, что администратор салона выполняет функции секретаря. А вместе с тем, он обязан координировать работу всего персонала салона и выступать как лицо компании.

    Именно встреча с администратором становится началом посещения салона. Администратор салона красоты встречает гостей, помогает выбрать подходящую процедуру, презентует дополнительные услуги. Кроме того в функции администратора входит расчет клиента, продажа косметических продуктов и т.п.

    Профессиональный, ответственный администратор салона красоты – важное условие успеха всего вашего бизнеса. Администраторы салонов красоты могут быть двух типов:

    1. «Помощник». Администратор салона встречает гостей, предлагает напитки, ориентирует по услугам.
    2. Старший администратор салона красоты. Старший администратор уполномочен регулировать запись, спорные моменты в вопросах обслуживания, формировать заказ косметики и необходимых инструментов. Обязанности старшего администратора салона красоты включают решение хозяйственных вопросов и конфликтных ситуаций с посетителями.

    С бурным развитием бьюти-индустрии, администратор салона красоты стал обязательным сотрудником в любых компаниях, оказывающих услуги заботы о красоте и здоровье:

    • салоны маникюра и педикюра;
    • парикмахерские салоны;
    • SPA-центры;
    • массажные салоны;
    • центры эстетической медицины;
    Основные функции администратора салона красоты

    Основные обязанности администратора салона красоты включают:

    1. Создание уюта для клиента при обращении в ваш салон на стадиях знакомства, записи, окончания визита.
    2. Сопровождение продаж в салоне.
    3. Выполнять функции кассира.
    Какими профессиональными качествами должен обладать администратор
    1. Высокий уровень мотивации к выполнению работы, желание заниматься этой деятельностью.
    2. Организационные способности – работа с людьми, умение взаимодействовать, общаться.
    3. Практичность, умение ведения хозяйственной деятельности.
    4. Предвидение будущего развития событий, последствий решений.
    5. Способность контроля нескольких объектов сразу и параллельные процессы.
    6. Стрессоустойчивость, эмоциональная уравновешенность.
    7. Ответственность, дисциплинированность, честность, инициативность.
    8. Уверенность в себе, стремление совершенствоваться.
    9. Энергичность, активность, высокая обучаемость.
    Говорит Директор салона красоты

    Елена Валеева, директор салона красоты «Наталия», Калининград

    В функции администратора в моем салоне входит: ответ на телефонные звонки, консультации клиентов, ведение записи, координирование работы специалистов, помощь в выборе подходящих процедур, продажи косметики и инструментов. Важное значение отводится профессионализму и тактичности. Ответственный и опытный администратор выступает опорой для владельца салона красоты, залогом развития бизнеса. При приглашении администратора на работу основное внимание уделяем личным качествам.

    Права администратора салона красоты
    1. Знакомиться с проектами решений руководства салона о его деятельности.
    2. Вносить на рассмотрение руководства предложений, направленных на совершенствование работы, предусмотренной обязанностями в рамках настоящей инструкции.
    3. В рамках своей компетенции выносить предложения для непосредственного руководства по всем недостаткам, выявленным в ходе работы, с внесением предложений для их устранения.
    4. Запрашивание лично либо по поручению руководства от подразделений и других специалистов документы и сведения, которые требуются для выполнения своих должностных обязанностей.
    5. Привлечение специалистов всех структурных подразделений для решения задач, которые на него возложены.
    6. Требовать от руководства салона содействовать в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
    Кому подчиняется администратор салона красоты

    Подчиняется администратор салона красоты непосредственно директору заведения, руководителю соответствующего структурного подразделения либо другому должностному лицу. Когда администратор салона отсутствует (по болезни, во время отпуска и др.), исполнением его обязанностей занимается лицо, которое назначено в установленном порядке, наделяющееся соответствующими правами и ответственностью за исполнение соответствующих обязанностей. В том числе, этим лицом может выступать сам директор салона либо старший специалист.

    Салон красоты для директора родной дом, поэтому в подборе администратора он очень критичен

    Елена Калетина, консультант по подбору персонала«Кадровые технологии»

    Многие руководители особое внимание уделяют личным качествам администратора. Вне зависимости от опыта претендента, он может столкнуться с отказом при несоответствии своего характера ожиданиям работодателя. Администратор работает в коллективе, возлагается требование по способности нахождения общего языка со всеми мастерами и другими сотрудниками.

    При этом администратор является правой рукой руководителя, важно быть не только профессионалом, но и человеком, вызывающим доверие.

    Обычно владелец и директор салона является одним и тем же человеком, как правило, это женщина. Такие руководители опасаются – что-то может нарушить распорядок их компании.

    Они часто считают салон красоты своим домом, с заведенным укладом. Поэтому заранее часто критично и подозрительно относятся к администратору. Соответственно, возникает проблема постоянного контроля по мелочам и чрезмерной опеки нового сотрудника. И при этом часто нет стандартов должностных обязанностей администратора салона красоты.

    Гораздо проще было бы организовать работу администратора салона красоты при наличии четких инструкций, которые предписывали бы подходящей порядок действий в конкретной ситуации.

    Типичные ошибки в работе администратора

    Работа администратора имеет важное значение, поскольку влияет на следующие факторы:

    • впечатление клиента после первого звонка в салон;
    • оформит ли клиент запись на услуги;
    • какие услуги и как часто клиент будет заказывать в салоне красоты;
    • решит ли купить препараты для домашнего применения.

    Ошибки допускают все. Вот список самых распространенных ошибок, которые совершают администраторы в своей работе. Изучив их, вы можете точнее составить список требований к своему сотруднику.

    1. Неправильная работа с клиентами. Часто именно администратор демонстрирует клиенту, что не нужно приходить в этот салон в данный момент. Негативное впечатление может остаться у клиента после общения с администратором по телефону, некорректной встречи в салоне. Невнимательность или некомпетентность администратора также не произведут впечатление на клиента.

    2. Администратор не разбирается в косметических продуктах и не умеет их продавать. Следствием ошибок при продаже косметики для домашнего использования становится недополучение прибыли.

    3. Среди возможных ошибок работы администратора с составлением базы данных следует отметить:

    1. Слишком настойчивый опрос при сборе информации о клиенте, из-за чего возникает напряженность, «закрытие» человека, с намеренным искажением либо сокрытием сведений.
    2. При ведении баз клиентов формируется информационный дефицит, с затруднением установления контактов с клиентами, их развития.
    3. Халатное отношение к получению информации об удовлетворенности посетителей о посещении либо услуге.

    3. Администратор салона красоты некорректно ведет себя с клиентом в конфликтных ситуациях. Из-за чего салон часто теряет клиентов: формируется негативное отношение к заведению. Исправить это очень не просто.

    4. Неграмотное управление персоналом. К серьезным финансовым последствиям для салона приводят ошибки администратора и в вопросах управления персоналом. Среди основных ошибок в этом отношении стоит отметить:

    • чрезмерное «закручивание гаек»;
    • превращение «серого кардинала»;
    • стравливание сотрудников, управление, основанное на принципе «Разделяй и властвуй».

    Следствием такого поведения становится рост уровня психологической напряженности в коллективе, конфликты среди сотрудников. Всё это будет ощущаться и клиентами, из-за чего снижаются удовлетворенность и лояльность.

    Поведение администратора по отношению к специалистам может быть и другим – защита их от руководства, играя роль «своего парня». Порой такой руководитель ставит интересы персонала выше салона, из-за чего заведение лишается денег.

    5. Поведение при проверках. Взаимодействие c проверяющими организациями нередко предполагает серьезные сложности для администратора. Возникают ошибки в этом отношении по причине частичного либо полного незнания нормативной документации, правил проверки, просто психологической неготовности к появлению проверяющих. Следствием ошибок администратора при проверках становятся штрафы и сопутствующие проблемы.

    Администратору должны быть также известны основные проверяющие организации, их полномочия, обязанности, требования. Для этого вам стоит разработать, утвердить специальные инструкции по действиям при проверках, с организацией занятий по этой теме, возможно и организовать экзамен. У руководителя салона красоты есть полное право указывать в этой инструкции пункты, предназначенные для защиты интересов салона. Администратор благодаря пониманию правил и рекомендаций поведения во время плановых и внеплановых проверок может выйти победителем даже в сложнейших ситуациях. В нормативных документах закреплено множество положений, которые могут подлежать разной трактовке.

    Среди наиболее распространенных ошибок во время проверок: администратор пугается при появлении проверяющего, невнимателен к документам, планирует дать взятку, некорректно или грубо себя ведет.

    Довольно распространены случаи превышения служебных полномочий со стороны проверяющих. Чтобы избежать неприятных ситуаций и лишних трат, важно быть внимательным и подготовленным к разным ситуациям. Инструкция по взаимодействию с проверяющими должна содержать весь список таких организаций, с данными о контактных лицах, телефонах, требованиях к предоставляемой информации и пр.

    Кроме инструктажа, также рекомендуем для администратора предусмотреть периодические деловые и административные игры, во время которых будет осваивать взаимодействие с проверяющими и надзирающими органами. При необходимости можно обратиться к «дружественным» инспекторам, чтобы они занялись подготовкой администратора к сложным и неожиданным ситуациям.

    6. Недочеты в проведении учетной и контрольной политики. Среди важнейших задач администратора – внедрить в жизнь учетную и контрольную политику салона. Следствием нарушений в данной области могут стать риски хищений расходных материалов сотрудниками салона.

    К чему приведут грубые ошибки в работе администратора салона красоты

    Следствием несоблюдения правил обслуживания клиентов в салоне становится психологический дискомфорт в заведении. Подобный инцидент может привести к потере клиента. Размер финансовых потерь по причине некачественного обслуживания одного клиента является действительно значимой суммой.

    Строится ориентировочный расчет примерно по следующему принципу. Если в среднем клиент платит в салоне 60 долларов в месяц, то годовые потери для салона при расставании с ним составят 720 долларов. Но на этом потери не ограничиваются. Ведь психологи утверждают – недовольный клиент передает свое негативное отношение к салону и 10 своим знакомым. А каждый из них будет делиться этой информацией со своими друзьями – не лучшее «сарафанное радио» получается. Итого количество потенциальных клиентов составляет 60 человек.

    Неудовлетворительное обслуживание может быть вызвано множеством причин – грубость работников, невнимание к вопросам клиента, некачественная уборка, беспорядок в холле салона, неправильный подход к решению конфликтных ситуаций с клиентами. Не искоренена проблема и «советского ненавязчивого сервиса и обслуживания», когда администратор не уделяет внимание и всем своим видом и действиями дает понять, что ваши вопросы и потребности мало кого интересуют.

    Если администратор салона красоты – мужчина

    О том, как важна роль администратора в салоне красоты, сказано во многих статьях. Поскольку в индустрии красоты заняты в подавляющем большинстве женщины, администратором мы также привыкли видеть женщину. Однако с этой чрезвычайно ответственной должностью прекрасно справляется и мужчина. Более того – с психологической точки зрения есть очевидные отличия, если за стойкой гостей встречает ухоженный и обаятельный администратор-мужчина. Само собой разумеется, что круг обязанностей у администратора-мужчины идентичен обязанностям администратора-женщины. Он встречает гостей за стойкой, отвечает на звонки, помогает разобраться в ассортименте предлагаемых услуг и первый, кто оценивает изменение клиента после различных процедур. И для многих клиенток салона мнение администратора-мужчины может оказаться ключевым в оценке нового образа или результата процедур. Однако в этом есть и определенный подвох – с одной стороны, оценка мужчины для женщины является наиболее значительным фактором успешного или не успешного посещения салона. С другой стороны, под мужским взглядом (пусть даже взглядом рабочим) женщине может быть неуютно. Некоторые клиентки принципиально не посещают салоны, где за стойкой их встречают мужчины-администраторы.

    Конечно, при выборе мужчины в качестве администратора салона красоты директору стоит учитывать и сложности, которые могут появиться, когда администратор приступит к своим обязанностям.

    Мужчина-администратор нуждается в большем контроле, чем администратор-женщина. Также отмечу, что большинство мужчин не расценивают эту работу как постоянную, даже зачастую относясь к ней не очень серьезно. В женском коллективе мужчина порой довлеет над другими сотрудниками, и ему как мужчине многое может сходить с рук. Кроме того, мужчина-администратор непременно пожелает большей оплаты своего труда и больше бонусов. И, наконец, хотя многие мужчины работают непосредственно в индустрии красоты, очень немногие из них считают работу администратора подходящей для сильного пола.

    Образец должностной инструкции администратора салона красоты Должностная инструкция администратора салона красоты

    1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора салона красоты.

    1.2. Администратор принимается на работу, увольняется с работы приказом директора.

    1.3. Администратор подчиняется директору, выполняет его письменные и устные распоряжения.

    1.4. В своей деятельности администратор руководствуется:

    • настоящей должностной инструкцией;
    • правилами производственной санитарии, техники безопасности;
    • стандартами работы в салоне;
    • внутренним трудовым распорядком;
    • приказами и распоряжениями руководителя;
    • иными внутренними нормативными документами предприятия.
    • законодательством РФ.

    2. Требования к должности.

    2.1. Администратор относится к категории специалисты.

    2.2. На должность администратора принимаются лица, имеющие неоконченное или высшее образование, опыт работы - не менее 1 года.

    2.3. Администратор должен знать:

    • основы менеджмента организаций индустрии красоты;
    • законодательные и нормативные правовые акты, определяющие деятельность данной отрасли;
    • требования санитарных норм к предприятиям бытового обслуживания;
    • профиль, специализацию, особенности структуры предприятия;
    • порядок заключения и исполнения производственно-хозяйственных и финансовых договоров;
    • ПК на уровне уверенного пользователя, а также программного обеспечения для управленческого учета;
    • методы изучения потребительского спроса на рынке салонных услуг;
    • правила ведения переговоров;
    • правила делопроизводства;
    • правила и приемы решения конфликтных ситуаций;
    • правила управления персоналом;
    • иметь навыки работы с ККМ, банковским терминалом, оформления документов;
    • систему учета расходных материалов в салоне;
    • правила ведения учета материальных ценностей;
    • правила производственной санитарии и гигиены;
    • правила техники безопасности.

    3. Цели, задачи и основные обязанности

    3.1. Цель должности - обеспечить максимально эффективную работу салона, создать комфортную атмосферу как для клиентов, так и для сотрудников салона.

    3.2. Основными задачами являются:

    • создание максимально комфортной и доброжелательной обстановки для посетителей, создание позитивного отношения к салону;
    • координация производственного процесса;
    • продвижение салона на рынке;
    • поддержание здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей.
    • контроль остатков материалов и товаров, своевременный заказ поставщику

    3.3. Основные обязанности:

    • ведет приём звонков и запись клиентов на услуги;
    • ведёт табель учета рабочего времени и контролирует своевременный выход мастера;
    • создает и согласовывает с руководством предприятия программы продвижения салона на рынке;
    • проводит анализ конкурентов;
    • проводит анкетирование или опросы клиентов для выявления покупательского спроса на услуги салона;
    • проводит поиск потенциальных клиентов и потребителей услуг салона;
    • производит пересчет товаров и материалов при поступлении и списании со склада в производство,
    • ежемесячно проводит инвентаризацию ТМЦ на рабочих местах;
    • организовывает встречи кандидатов на вакансии с руководителем;
    • составляет и предоставляет на согласование заявки на закуп товаров и материалов;
    • ежедневно проверяет рабочее место мастера и контролирует выполнение санитарных требований и правил;
    • производит контроль соблюдения сотрудниками техники пожарной безопасности;
    • ведет график тех.обслуживания оборудования и оформляет заявки на его проведение;
    • контролирует порядок в бытовых помещениях и прилегающей к салону территории, своевременно проводит или организует уборку, ведет График Генеральных уборок.
    • производит контроль договорных обязательств с поставщиками товаров, материалов, оборудования и услуг.

    4.1. Для качественного выполнения своих функций администратор имеет право:

    • предлагать новые технологии работы и новые материалы.
    • делать замечания сотрудникам по результатам проверок рабочих и требовать устранения недочетов;
    • предлагать программы продвижения;
    • получать информацию о перспективах развития предприятия;
    • участвовать в программах, направленных на повышение квалификации;
    • требовать от руководителя салона оказания содействия в исполнении должностных обязанностей и прав;

    5. Взаимодействие и обмен информацией.

    5.1. От кого получает.