Регламенты нормативы и инструкции как элементы организации

В состав инструктивных и нормативных документов по использованию технических средств включаются следующие виды:

• инструктивные документы, определяющие порядок работы с конкретными техническими устройствами;

• нормативные документы, определяющие общие требования по обеспечению безопасной работы с техническими средствами.

Инструктивные документы по своему составу весьма многообразны и должны входить в комплект поставки соответствующего оборудования.

Нормативные документы являются составной частью законодательства и подлежат неукоснительному изучению и исполнению техническим и управленческим персоналом.

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по организации работы с документами, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания благоприятных условий труда.

К нормативным документам по труду относятся нормативы по труду (нормативы времени, численности, времени обслуживания), единые и типовые нормы (времени, выработки, обслуживания).

1. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (М. ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1995).

Этот документ предназначен для расчета норм времени и организации работы в службах документационного обеспечения управления, определения трудоемкости работ, численности работников и рекомендован для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях (объединениях) независимо от форм собственности, в учреждениях и общественных организациях.

Нормативная часть этого документа содержит разделы:

• затраты времени на работы по документационному обеспечению управления (составление и ведение номенклатуры дел, обработка, регистрация, учет количества документов, работы по контролю исполнения документов, создание и ведение картотек, формирование и оформление дел в подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив);

• затраты времени на работы архива организации (методическое и организационное обеспечение работы, создание научно-справочного аппарата к документам архива организации, каталогизация документов, использование документов, информационное обслуживание учреждений и граждан, проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведомства (организации) и в учреждениях системы, обеспечение сохранности документов, учет документов, техническое оформление работ).

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций (М; ВНИИДАД, 1992). Документ содержит нормативы, предназначенные для работников организаций и подразделений, занимающихся работами по совершенствованию работы с документами: для составления планов работ, заключения договоров, расчета трудозатрат, анализа производительности труда работников и расчета их численности.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (М. ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1993). Нормы времени предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов, для расчета численности работников документационных служб и экономического обоснования применения современных средств вычислительной техники в органах управления. Нормы времени распространяются на все виды работ (комплексы задач), включенные в Государственную систему документационного обеспечения управления.

Они разделены на два блока: нормы времени на работы по документационному обеспечению управления и нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии.

Первый раздел, в частности, включает: нормы времени на разработку положений о структурных подразделениях, должностных инструкций работникам, инструкции по документационному обеспечению, регламента работы коллегиального органа, регламента деятельности руководства, разработку табеля форм управленческих документов, альбома унифицированных форм документов, номенклатуры дел организации, классификаторов структурных подразделений, корреспондентов, разработку типовых текстов управленческих документов, ведение справочной работы по документам и некоторые другие виды работ.

Второй раздел содержит нормы времени на работы по составлению статистических отчетов об организации хранения документов архивного фонда в федеральном архиве, составлению «Списка документов с указанием сроков хранения», составлению отчетов «Сведения по комплектованию архива», «Сведения по использованию архива», на выполнение запросов по ретроспективному поиску информации.

Материал данного раздела изложен в соответствии с федеральными санитарными правилами, нормами и гигиеническими нормативами. Для них установлено, что:

• санитарные правила и нормы являются нормативными актами, устанавливающими критерии безопасности и (или) безвредности для человека факторов среды его обитания и требования к обеспечению благоприятных условий его жизнедеятельности;

• санитарные правила и нормы обязательны для соблюдения всеми государственными органами и общественными объединениями, предприятиями и иными хозяйствующими субъектами, организациями и учреждениями независимо от их подчиненности и форм собственности, должностными лицами и гражданами;

• должностные лица и работники предприятий и организаций и граждане, допустившие санитарное правонарушение, подлежат дисциплинарной, административной и уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации (ст. 3, 27–31 Закона РСФСР «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» от 19 апреля 1991 г.).

Санитарные правила и нормы «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам и персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы с ними» (далее – Санитарные правила и нормы) определяют санитарно-гигиенические требования:

• к проектированию и изготовлению отечественных и эксплуатации отечественных и импортных видеодисплейных терминалов (далее – ВДТ) на базе электронно-лучевых трубок (далее – ЭЛТ), используемых во всех типах электронно-вычислительных машин, в производственном оборудовании и игровых комплексах на базе персональных электронно-вычислительных машин (далее – ПЭВМ);

• к проектированию, изготовлению отечественных и эксплуатации отечественных и импортных ПЭВМ;

• к проектированию, строительству и реконструкции помещений, предназначенных для эксплуатации всех типов ЭВМ, ПЭВМ, производственного оборудования и игровых комплексов с ВДТ на базе ЭЛТ, в административных, учебных, общественных и промышленных зданиях.

Требования к видеодисплейным терминалам и персональным ЭВМ по излучениям

Конструкция ВДТ и ПЭВМ должна обеспечивать следующие моменты:

• мощность экспозиционной дозы рентгеновского излучения в любой точке на расстоянии 0,05 м от экрана и корпуса ВДТ при любых положениях регулировочных устройств не должна превышать 7,74х10 -12 А/кг, что соответствует эквивалентной дозе, равной 0,1 мбэр/ч:

• уровень ультрафиолетового излучения на рабочем месте пользователя в длинноволновой области (400–315 нм) должен быть не более 10 Вт/м, в средневолновой области (315–280 нм) не более 0,01 Вт/м и отсутствовать в коротковолновой области (280–200 нм);

• напряженность электромагнитного поля на рабочем месте пользователя по электрической составляющей должна быть не более 50 В/м и по магнитной составляющей не более 5 А/м;

• напряженность электростатических полей на поверхностях ВДТ для взрослых пользователей должна быть не более 20 кВ/м, для детей дошкольных учреждений и учащихся средних, средних специальных и высших учебных заведений не более 15 кВ/м;

• уровень звука при работе ВДТ и ПЭВМ и при включении их в сеть не должен превышать 45 дБА.

Конструктивные требования к ВДТ и ПЭВМ

Конструкции ВДТ и ПЭВМ должны предусматривать:

• возможность поворота корпуса в горизонтальной плоскости вокруг вертикальной оси в пределах ±30° и в вертикальной плоскости вокруг горизонтальной оси в пределах ±15° с фиксацией в заданном положении;

• антибликовое покрытие экрана и другие конструктивные решения для обеспечения оптимального качества изображения при наличии внешних источников освещения.

Требования к электронно-лучевым трубкам

Электронно-лучевые трубки, используемые в ВДТ и ПЭВМ должны обеспечивать:

• отсутствие геометрических искажений изображения на границах экрана;

• угловой размер рабочего поля экрана не более 60° при заданном расстоянии наблюдения;

• яркость знака не менее 35 кд/м в обратном контрасте (светлые знаки на темном фоне) или фона в прямом контрасте (темные знаки на светлом фоне), которые должны иметь одинаковую яркость и не превышать отношение 2:1;

• коэффициент модуляции контраста цветового знака и фона не менее 60%;

• контрастное отношение для обратного контраста не более 15:1 и детальное контрастное отношение изображения не менее 5:1;

• модуляцию яркости в промежутках между смежными пикселями, между смежными строками растра, определяемую как отношение яркости засвеченного элемента изображения к яркости незасвеченного элемента, не более 3:1 для монохромных и 7:1 для полихромных ВДТ и ПЭВМ;

• внутренний контраст знака не менее 2:1;

• неравномерность яркости элементов знака монохромного ВДТ и ПЭВМ не более 0,5;

• максимальный размер пикселя для монохромного ВДТ и ПЭВМ не более 0,4 мм (размер пикселя определяется фотометрически как ширина пятна на половине максимальной яркости);

• несведение лучей для полихромных ВДТ и ПЭВМ не более 0,5 мм в центре экрана и не более 1,0 мм на краях экрана;

• искажения изображения вертикального столбца и горизонтальной линии на границах рабочего поля экрана не более 2%;

• отсутствие непроизвольного изменения яркости изображения (мерцание изображения);

• видимое непроизвольное изменение положения изображения (дрожание изображения) не более одной десятитысячной доли от проектного расстояния наблюдения, минимально допустимый угловой размер знака 16'.

Требования к клавиатуре

Конструкция клавиатуры должна предусматривать:

• исполнение в виде отдельного устройства с возможностью свободного перемещения;

• опорное приспособление, позволяющее изменять угол наклона поверхности клавиатуры в пределах от 5 до 15°;

• высоту среднего ряда клавиш не более 30 мм;

• расположение часто используемых клавиш в центре, внизу и справа, редко используемых – вверху и слева;

• выделение цветом, размером, формой и местом расположения функциональных групп клавиш;

• минимальный размер клавиш 13 мм, оптимальный – 15 мм;

• клавиши с углублением в центре и шагом 19±1 мм;

• расстояние между клавишами не менее 3 мм;

• одинаковый ход для всех клавиш с минимальным сопротивлением нажатию 0,25Н и максимальным – не более 1,5Н;

• звуковую обратную связь от включения клавиш с регулировкой уровня звукового сигнала и возможности ее отключения;

• корпус ВДТ и ПЭВМ, клавиатура и другие блоки и устройства ПЭВМ должны иметь матовую поверхность одного цвета с коэффициентом отражения 0,4–0,6.

Требования к помещениям для эксплуатации ВДТ и ПЭВМ

• Помещения с ВДТ и ПЭВМ должны иметь естественное и искусственное освещение.

• Естественное освещение должно осуществляться через светопроемы, ориентированные преимущественно на север и северо-восток и обеспечивать коэффициент естественной освещенности (КЕО) не ниже 1,2% в зонах с устойчивым снежным покровом и не ниже 1,5% на остальной территории.

• Расположение рабочих мест с ВДТ и ПЭВМ в цокольных и подвальных помещениях не допускается.

• Площадь на одно рабочее место с ВДТ или ПЭВМ для взрослых пользователей должна составлять не менее 6 м 2. а объем – не менее 20 м 3 .

• Производственные помещения, в которых для работы используются преимущественно ВДТ и ПЭВМ, не должны граничить с помещениями, в которых уровни шума и вибрации превышают нормируемые значения (механические цехи, мастерские, гимнастические залы и т.п.).

• Звукоизоляция ограждающих конструкций помещений с ВДТ и ПЭВМ должна отвечать гигиеническим требованиям и обеспечивать нормируемые параметры шума согласно требованиям настоящих Санитарных правил и норм.

• Помещения с ВДТ и ПЭВМ должны оборудоваться системами отопления, кондиционирования воздуха или эффективной приточно-вытяжной вентиляцией.

• Для внутренней отделки интерьера помещений с ВДТ и ПЭВМ должны использоваться диффузно – отражающие материалы с коэффициентом отражения для потолка – 0,7–0,8; для стен – 0,5–0,6; для пола – 0,3–0,5.

• Полимерные материалы, используемые для внутренней отделки интерьера помещений с ВДТ и ПЭВМ, должны быть разрешены для применения органами Государственного санитарно-эпидемиологического надзора.

• Поверхность пола в помещениях эксплуатации ВДТ и ПЭВМ должна быть ровной, без выбоин, нескользкой, удобной для очистки и влажной уборки, обладать антистатическими свойствами.

Требования к микроклимату помещений эксплуатации ВДТ и ПЭВМ

• В производственных помещениях, в которых работа на ВДТ и ПЭВМ является вспомогательной, температура, относительная влажность и скорость движения воздуха на рабочих местах должны соответствовать действующим санитарным нормам микроклимата производственных помещений.

• В производственных помещениях, в которых работа на ВДТ и ПЭВМ является основной (диспетчерские, операторские, расчетные, кабины и посты управления, залы вычислительной техники и др.), должны обеспечиваться оптимальные параметры микроклимата.

• Для повышения влажности воздуха в помещениях с ВДТ и ПЭВМ следует применять увлажнители воздуха, заправляемые ежедневно дистиллированной или прокипяченной питьевой водой.

• Уровни положительных и отрицательных аэроионов в воздухе помещений с ВДТ и ПЭВМ должны соответствовать нормам.

• Содержание вредных химических веществ в воздухе производственных помещений, в которых работа на ВДТ и ПЭВМ является вспомогательной, не должно превышать предельно допустимых концентраций вредных веществ в воздухе рабочей зоны.

• Содержание вредных химических веществ в производственных помещениях, работа на ВДТ и ПЭВМ в которых является основной, не должно превышать предельно допустимых концентраций загрязняющих веществ в атмосферном воздухе населенных мест.

Требования к защите от шума и вибрации

• В производственных помещениях, в которых работа на ВДТ и ПЭВМ является вспомогательной, уровни шума не должны превышать значений, установленных для данных помещений и видов работ «Санитарными нормами допустимых уровней шума на рабочих местах».

• В производственных помещениях, в которых работа на ВДТ и ПЭВМ является основной, фоновый уровень шума не должен превышать 40 дБА (при работе систем воздушного отопления, вентиляции и кондиционирования – 35 дБА), а во время работы на ВДТ и ПЭВМ – 50 дБА.

• Время реверберации в помещениях с ВДТ и ПЭВМ не должно быть более 1 с. Частотная характеристика времени реверберации в диапазоне частот 250–4000 Гц должна быть ровной, а на частоте 125 Гц спад времени реверберации должен составлять не более 15%.

• В производственных помещениях, в которых работа на ВДТ и ПЭВМ является вспомогательной, уровни вибрации на рабочих местах не должны превышать значений, установленных для данных видов работ действующими «Санитарными нормами вибрации на рабочих местах».

• В производственных помещениях, в которых работа на ВДТ и ПЭВМ является основной, вибрация не должна превышать нормируемых значений.

Требования к освещению помещений и рабочих мест с ВДТ и ПЭВМ

• Искусственное освещение в помещениях эксплуатации ВДТ и ПЭВМ должно осуществляться системой общего равномерного освещения. В производственных и административно-общественных помещениях, в случаях преимущественной работы с документами, допускается применение системы комбинированного освещения (к общему освещению дополнительно устанавливаются светильники местного освещения, предназначенные для освещения зоны расположения документов).

• Искусственное освещение должно обеспечивать на рабочих местах с ВДТ и ПЭВМ в производственных, административно-общественных, дошкольных и учебных помещениях освещенность не ниже нормируемых значений.

• Следует ограничивать прямую блескость от источников освещения, при этом яркость светящихся поверхностей (окна, светильники и др.), находящиеся в поле зрения, должна быть не более 200 кд/м.

• Следует ограничивать отраженную блескость на рабочих поверхностях (экран, стол, клавиатура и др.) за счет правильного выбора типов светильников и расположения рабочих мест по отношению к источникам естественного и искусственного освещения, при этом яркость бликов на экране ВДТ и ПЭВМ на должна превышать 40 кд/м и яркость потолка, при применении системы отраженного освещения, не должна превышать 200 кд/м.

• Показатель ослепленности для источников общего искусственного освещения в производственных помещениях должен быть не более 20, показатель дискомфорта в административно-общественных помещениях не более 40, в дошкольных и учебных помещениях не более 25.

• Следует ограничивать неравномерность распределения яркости в поле зрения пользователя ВДТ и ПЭВМ, при этом соотношение яркости между рабочими поверхностями не должно превышать 3:1–5:1, а между рабочими поверхностями и поверхностями стен и оборудования 10:1.

• В качестве источников света при искусственном освещении должны применяться преимущественно люминесцентные лампы типа ЛБ.

• При устройстве отраженного освещения в производственных и административно-общественных помещениях допускается применение металлогалогенных ламп мощностью до 250 Вт. Допускается применение ламп накаливания в светильниках местного освещения.

• Общее освещение следует выполнять в виде сплошных или прерывистых линий светильников, расположенных сбоку от рабочих мест, преимущественно слева, параллельно линии зрения пользователей.

• Для освещения помещений с ВДТ и ПЭВМ следует применять светильники серии ЛПО 36 с зеркализованными решетками, укомплектованные высокочастотными пускорегулирующими аппаратами (ВЧ ПРА).

• Допускается применять светильники серии ЛП036 без ВЧ ПРА только в модификации «Кососвет», а также светильники прямого света – П, преимущественно прямого света – Н, преимущественно отраженного света – В.

• Применение светильников без рассеивателей и экранирующих решеток не допускается.

• Яркость светильников общего освещения в зоне углов излучения от 50 до 90° с вертикалью в продольной и поперечной плоскостях должна составлять не более 200 кд/м, защитный угол светильников должен быть не менее 40°.

• Светильники местного освещения должны иметь непросвечивающий отражатель с защитным углом не менее 40°.

• Коэффициент запаса (K_з ) для осветительных установок общего освещения должен приниматься равным 1,4.

• Величина коэффициента пульсации не должна превышать 5%, что должно обеспечиваться применением газоразрядных ламп в светильниках общего и местного освещения ВЧ ПРА.

• При отсутствии светильников с ВЧ ПРА лампы многоламповых светильников или рядом расположенные светильники общего освещения следует включать на разные фазы трехфазной сети и использовать преимущественно люминесцентные лампы типа ЛБ.

• Для обеспечения нормируемых значений освещенности. в помещениях использования ВДТ и ПЭВМ следует проводить чистку остекления световых проемов и светильников не реже двух раз в год, а также своевременную замену перегоревших ламп.

Управление персоналом: Организационный контекст управления персоналом

Понятие “организация ” произошло от французского “organisation; organiser” - устраивать, создавать; объединить, сплотить; упорядочивать. Этим словом можно определять:

• строение чего-либо. Обычно в этом значении слово употребляется в естественных науках (физике, химии. );
• совокупность людей, групп, объединенных для решения какой-либо задачи, или социальный институт. Именно в этом значении мы и будем использовать данное понятие;
• саму деятельность по налаживанию, устройству, упорядочиванию, оптимизации работы других. В предыдущей главе, рассматривая управленческие роли, мы использовали термин “организатор ”, описывая деятельность специалиста по организационному проектированию, созданию специфических организационных структур, наиболее эффективных в заданных условиях, т. е. специалиста, который с помощью задания особых форм взаимодействия людей, подструктур формирует план и порядок осуществления деятельности.

И все-таки, следуя инстинкту, номы продолжали соблюдать
иерархию. Мир испокон веку четко делится на тех, кто
указывает другим, что следует делать, и тех,
кто выполняет эти указания. Так неким загадочным
образом у номов сформировалась новая элита. Рулевые.

Принадлежность к разряду рулевых определялась в зависимости
от того, где тот или иной ном находится во время Большой
Гонки. Те, кто оказался в кабине Грузовика, причислялись
к рулевым. Все остальные считались просто пассажирами.
Правомерность подобного разделения никто не подвергал сомнению,
но и не признавал официально. Это как бы само собой разумелось:
на нома, сумевшего управлять Грузовиком, можно положиться.
Однако не следует думать, что быть рулевым так уж приятно.

Терри Пратчетт.
Землекопы, или Новые приключения номов

Рассматривая организацию как социальный институт, мы можем выделить несколько элементов, составляющих ее структуру и определяющих ее как особое образование, отличное от многих других.

Что это за элементы?

Цель. Ни одна организация (как формальная коммерческая структура, так и неформальное общественное объединение) не сможет сформироваться и тем более далее существовать, если не будет определена ее цель - то, ради чего данная организация формируется и будет действовать в дальнейшем. Определение цели может быть дано двояким образом - для внешних наблюдателей, участников, пользователей продукцией организации и для ее собственных участников, сотрудников, включенных в процесс функционирования.

Миссия . Мы наблюдаем, что все большее количество организаций начинают свои презентации и рекламные кампании с представления собственной миссии - утверждение, раскрывающее смысл существования организации, специфику ее деятельности и основные социальные обязательства. Примером подобного рода заявлений могут быть следующие: “Наша цель сделать мир меньше” (телекоммуникационная компания), “Вместе с нами в будущее” (компьютерная техника), “Нормальная техника - для удобной жизни” (бытовая техника) и др. Таким образом, миссия - это представление о стратегических целях, и в этом смысле - о будущем, в которое приглашается клиент, партнер конкретной организации.

Видение . Для описания цели организации важен такой аспект, как видение т. е. то, как организация предполагает двигаться к достижению стратегических целей, как она видит пути и этапы достижения целей. Обычно это представление ориентировано не столько на клиентов, сколько на сотрудников организации и ее стратегических партнеров. Подобное представление фиксируется в программных документах организации и называется “видение ” (от англ. vision - предвидение).

Структура. Следующий важный элемент, без которого не может существовать ни одна организация, - ее структура. Под структурой организации понимается ее архитектоника, наличие отдельных частей и соотношения между ними, степень жесткости/гибкости организационной конфигурации, типы взаимодействий между внутренними элементами. В литературе и управленческой практике выделены три основных типа организационных структур:

Линейная организационная структура, которая часто называется пирамидальной. бюрократической. - строго иерархически организованная, характеризующаяся разделением зон ответственности и единоначалием.

Выделяются два подтипа линейных организационных структур: плоские и высокие, различающиеся количеством иерархических уровней по отношению к общему числу работников.

Преимущества линейных организационных структур:

• четкая система взаимных связей;
• быстрота реакции в ответ на прямые приказания;
• согласованность действий исполнителей;
• оперативность в принятии решений;
• ясно выраженная личная ответственность руководителя за принятые решения.

Основная проблема организационных структур этого типа - ограниченность количества подчиненных, которые могут “замы-каться” на одного руководителя, т. е. ограниченность диапазона (сферы) контроля.

Диапазон контроля определяется количеством связей в подразделении (организации). Эффективность управленческой деятельности зависит от типа и количества связей, число которых неизменно растет с увеличением количества сотрудников, что существенно осложняет деятельность руководителя.

• прямые единичные между подчиненными;
• перекрестные между подчиненными;
• прямые между руководителем и любой комбинацией подчиненных.

Часто функциональная организация существует одновременно с линейной, что создает двойное подчинение для исполнителей. Функциональные подразделения получают право отдавать распоряжения в рамках своей компетенции как нижестоящим подразделениям, так и равным по статусу, но включенным в реализацию единых функций.

Преимущества функциональных организационных структур:

• более глубокая проработка решений по функциональным направлениям;
• высокая компетентность специалистов, отвечающих за выполнение функций;
• высвобождение линейных менеджеров от части задач, решаемых функциональными руководителями.

Одним из вариантов функциональной структуры является дивизионная (департаментная). которая может быть построена по продуктному, региональному (географическому), потребительскому (группе потребителей, обладающих общими свойствами) принципам.

К основным проблемам функциональных организационных структур можно отнести ориентацию на реализацию в основном закрепленных функций, отсутствие инновационности и гибкости при изменении ситуации как в организации, так и во вне ее.

Адаптивная организационная структура - гибкие структуры, способные изменяться (адаптироваться) к требованиям среды (по аналогии с живыми организмами). Именно адаптивные организационные структуры способны, используя все эффективные аспекты линейных и функциональных структур, успешно функционировать в постоянно изменяющемся мире.

Выделяются следующие типы адаптивных организационных структур:

• проектная - временная структура, создаваемая для решения конкретной задачи. Смысл этой структуры состоит в том, чтобы для решения задачи собрать в одну команду всех специалистов, осуществить проект качественно и в короткий срок, после чего проектная структура распускается;
• матричная - функционально-временно-целевая структура. Это особый вид организации, целиком построенной по проектному типу, действующей длительное время, что характерно для организаций, постоянно существующих в проектной форме.