Кем разрабатываются должностные инструкции - Все лучшее у нас

Квалификационные характеристики должностей и должностные инструкции работников. кадровый портал КАДРОВИК. РУ Новое в трудовом законодательстве. Проверки ГИТ: к чему готовиться в 2016 году; судебная практика. Тренды и прогнозы в управлении персоналом. Построение системы оплаты труда в компании. Пробелы и спорные ситуации в трудовом законодательстве. Подбор и адаптация персонала сквозь призму теории поколений. Трудовые отношения с водителями автотранспорта; с иностранными работниками. Должностные квалификационные характеристики являются основой для разработки должностных инструкций — регламентов деятельности служащих на уровне предприятий, учреждений, организаций. Должностная инструкция является организационно-распорядительным документом, определяющим совокупность трудовых функций должностных обязанностей каждого работника, его права и ответственность за выполненную работу, а также нормативной основой для правильного применения мер дисциплинарного и материального воздействия. Наличие на предприятиях, в учреждениях и организациях должностных инструкций способствует объективной оценке деятельности работников, установлению соответствия их занимаемым должностям при проведении аттестации. Целесообразно при назначении работника на должность установить круг его компетенции исходя из соответствующей должностной инструкции и обеспечить обязательное выполнение закрепляемых за ним функций. Должностные инструкции разрабатываются применительно к наиболее рациональному разделению труда между руководителями, специалистами и другими служащими. Они дают возможность на основе определения конкретного круга обязанностей каждого исполнителя четко распределить между ними выполнение функций, исключить неоправданное дублирование, обеспечить взаимосвязь в работе служащих, занимающих различные должности, а также обязательность и своевременность осуществления закрепленных за ними работ. Кроме того, инструкции позволяют систематизировать и обобщать положительный опыт организации труда, применения наиболее рациональных приемов и методов работы. Квалификационные характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики и наиболее широко используемых на практике, утверждаются Минтрудом России, а должностей, специфических для различных сфер деятельности, разрабатываются соответствующими министерствами ведомствами и утверждаются в установленном порядке после их согласования с Минтрудом России. В настоящее время в отраслях экономики применяется Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, разработанный Институтом труда, который является официальным изданием, утвержденным постановлением Минтруда от 02. В Квалификационный справочник включены квалификационные характеристики более 240 должностей служащих. Справочник призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности на основе четкой регламентации трудовой деятельности работников в условиях рыночной экономики. Справочник дополнен новыми квалификационными характеристиками должностей служащих: аудитора, аукциониста, брокера, дилера, менеджера, специалиста по маркетингу и др. В нем содержатся также квалификационные характеристики по традиционным должностям, в которые внесены существенные изменения и дополнения. Во всех квалификационных характеристиках унифицированы нормативы регламентации труда работников в целях обеспечения единого подхода к подбору персонала соответствующей квалификации и соблюдения единых принципов тарификации работ, основанных на их сложности. Все квалификационные характеристики пересмотрены с учетом новейших законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации. Квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик, включенных в Справочник, а также действующих в различных отраслях, разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников. В характеристиках должностей приводится перечень основных, наиболее часто выполняемых на предприятиях, в учреждениях и организациях работ исходя из сложившегося разделения и кооперации труда. При составлении должностных инструкций уточняются обязанности, предусмотренные в характеристиках, с учетом особенностей организации производства, труда и управления. При этом возможно исключение работ, несвойственных данной должности в конкретных организационно-технических условиях, либо расширение круга обязанностей исполнителей за счет включения в перечень работ, предусмотренных в характеристиках других должностей, родственных по содержанию работ, относящихся к одной функции управления, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации или изменения должностного наименования. При определении круга должностей для разработки их квалификационных характеристик осуществлена группировка должностей по однородности содержания и характеру выполняемых работ, а также входящих в состав одного подразделения либо относящихся к одной категории служащих руководители, специалисты, другие служащие. Устанавливая конкретные наименования должностей, на которые разрабатываются характеристики или должностные инструкции, необходимо обеспечить их точное соответствие Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94. Этот раздел является основным, поскольку содержание работ определяет само наименование должности, ее роль и место в структуре предприятия, учреждения, организации, а также требования к знаниям и квалификации работников, необходимым для замещения соответствующей должности и выполнения установленных обязанностей. С учетом различий в объеме и разнообразия работ, степени самостоятельности в принятии решений допускается разная детализация обязанностей работников. Если в характеристиках должностей руководителей эти обязанности излагаются довольно укрупненно, то в обязанности исполнителей включаются более конкретные виды работ. Степень их дифференциации тем больше, чем очевиднее стереотипность выполнения и меньше требуемая для этого квалификация исполнителей. Такой порядок перечисления должностных обязанностей облегчает практическое применение квалификационных характеристик, осуществление сравнительного анализа степени разнообразия работ, предусматриваемых по той или иной должности, а также решение вопросов, связанных с совершенствованием разделения труда служащих. Прежде всего формулируются требования к знаниям нормативных документов и методических материалов, определяющих порядок выполнения предусмотренных функций. Далее следуют требования к знаниям, вытекающие из основной деятельности по той или иной должности. При этом в зависимости от содержания должностных обязанностей и степени самостоятельности их выполнения они дифференцируются. Так, для замещения одних должностей или групп должностей обязательны знания технологии производства продукции, экономики и организации труда и управления, а для других — достаточно знаний их основ. Важная особенность этого раздела — лаконичность и унификация формулировок специальных знаний, особенно применительно к группам должностей, относящихся к одной функции управления. Главный бухгалтер должен знать: законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности; формы и методы бухгалтерского учета на предприятии; план и корреспонденцию счетов; организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета; порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств; методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия; правила эксплуатации вычислительной техники; экономику, организацию труда и управления; рыночные методы хозяйствования; законодательство о труде; правила и нормы охраны труда. Требования к квалификации, устанавливаемые в характеристиках должностей, определяются исходя из сложности выполнения работ, входящих в должностные обязанности работников. Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников и способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. В зависимости от принятого на предприятии, в учреждении, организации разделения труда обязанности исполнителей могут быть расширены или сужены по сравнению с установленными в квалификационных характеристиках. В инструкции могут быть включены должностные обязанности, предусмотренные несколькими характеристиками, либо обязанности, входящие в состав одной характеристики, могут быть разделены между несколькими исполнителями. В должностных инструкциях могут закрепляться дополнительные обязанности, конкретизирующие содержание труда исполнителей, или исключаться из перечисленных в характеристиках работ те из них, которые несвойственны данной должности в конкретных условиях. Требования к квалификации Бухгалтер I категории: высшее профессиональное экономическое образование и стаж работы в должности бухгалтера II категории не менее 3 лет. Бухгалтер II категории: высшее профессиональное экономическое образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное экономическое образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее 3 лет. Бухгалтер: среднее профессиональное экономическое образование без предъявления требований к стажу работы или специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по учету и контролю не менее 3 лет. Инструкции составляются по всем должностям работников, предусмотренным штатным расписанием. Исключение составляют руководители структурных подразделений, поскольку их права и ответственность определяются в соответствующих положениях, а также руководители предприятий, учреждений, организаций их заместители, которые руководствуются в своей работе законодательными и нормативными правовыми актами, регламентирующими их деятельность. Руководители подразделений осуществляют свои функции и права на основании утвержденных положений о соответствующих подразделениях. При этом в виду необходимости четкого разграничения обязанностей, прав и ответственности между руководителем и его заместителями, с тем чтобы исключить дублирование в руководстве и ответственности за работу, не исключается возможность разработки организационных документов для заместителей руководителей, определяющих их функции и разграничивающих полномочия. При разработке должностных инструкций положительную роль призвана сыграть их типизация, способствующая обеспечению единого подхода к структуре их построения, формулировке содержания каждого из разделов, а также позволяющая устранить нерациональные трудовые затраты по их составлению. Типизацию должностных инструкций целесообразно осуществлять применительно к одноименным должностям служащих, работающих в подразделениях, близких по выполняемым функциям, а также к исполнителям, занимающим должности, полные наименования которых имеют одинаковое базовое именование. Исходя из особенностей содержания и характера работ, выполняемых служащими различных должностных групп, инструкции разрабатываются с различной степенью их конкретизации. Так, учитывая отсутствие существенных отраслевых различий в содержании труда некоторых должностных групп, возможно применение для них типовых должностных инструкций например, для конструкторов, модельеров, машинисток, лаборантов, бухгалтеров, инспекторов по кадрам, юрисконсультов. Допускается также составление индивидуальных персональных инструкций для конкретных исполнителей, учитывающих специфический характер возлагаемых на данного работника обязанностей, связанный с этим особый уровень ответственности, а также его возможности и способности к выполнению определенного вида работ. Как правило, такие должностные инструкции подлежат пересмотру при назначении на данную должность другого работника. Остальные инструкции должны пересматриваться при изменении функций работников в связи с осуществлением мероприятий по совершенствованию организации труда, техники и технологии выполнения закрепленных за исполнителем должностных обязанностей. Учитывая большой удельный вес в должностных обязанностях технических исполнителей и некоторых специалистов часто повторяющихся и строго регламентированных работ, при составлении инструкций для этих работников рекомендуется более конкретно излагать их трудовые функции. Однако при высокой степени самостоятельности в выполнении закрепленных за исполнителями работ, их разнообразии и необходимости творческого подхода при обработке информации и разработке управленческих решений излишняя детализация обязанностей этих специалистов не обязательна. При подготовке проектов должностных инструкций необходимо изучить процессы работы и сложившиеся взаимоотношения между отдельными исполнителями в подразделении, а также провести анкетный опрос работников о выполняемых ими обязанностях и предложениях о более целесообразном распределении работ внутри подразделения. В подготовке должностных инструкций участвуют руководители и специалисты подразделений, для которых они разрабатываются, а также работники кадровой и юридической служб. При разработке должностных инструкций важно не только составить наиболее полный перечень должностных обязанностей работников, но и четко, недвусмысленно их сформулировать, принять определенный и единый для всех инструкций порядок и последовательность изложения должностных обязанностей: от основных, главных — к второстепенным, реже повторяющимся, занимающим меньший удельный вес в деятельности того или иного исполнителя. Должностные инструкции по согласованию с профсоюзным органом подлежат утверждению руководителем предприятия, учреждения, организации либо его заместителем, в непосредственном подчинении которого находится подразделение, работникам которого инструкции разработаны. Весь круг вопросов, которые должны быть отражены в должностной инструкции, группируются в соответствующие разделы. В заголовке должностной инструкции указывается полное наименование должности и подразделения, в составе которого предусматривается данная должность. Здесь же следует указать порядок замещения работника в случае его отсутствия. Замещение может иметь следующие формы: замещение вышестоящим работником, когда он хорошо осведомлен в вопросах, связанных с работой замещаемого под чиненного; замещение работником, равным по должности замещаемому, или подчиненным ему работником, что возможно при выполнении простых, постоянно повторяющихся работ; замещение несколькими лицами, когда вышестоящего работника замещают двое или несколько работников, между которыми распределяются его функции. При разработке этого раздела необходимо исходить из задач и назначения подразделения, а также работ, предусмотренных соответствующей квалификационной характеристикой. При этом важно разграничить работу между сотрудниками подразделения, особенно тщательно это должно быть сделано по должностям, близким по содержанию труда. В разделе следует дать полный перечень всех работ, которые необходимо выполнять при замещении данной должности в конкретных организационно-технических условиях. При составлении данного раздела необходимо также использовать утвержденные положения о структурных подразделениях, с тем чтобы все функции, возложенные на то или иное подразделение, были реализованы через должностные обязанности его работников. Обязанности работников, замещающих аналогичные должности, определяются по направлениям деятельности объектам управления с учетом объема и сложности работ, а также установленных полномочий. При разработке данного раздела необходимо сформулировать основанные на должностных обязанностях полномочия, такие как право принимать решения и давать указания по конкретным вопросам, подписывать или визировать документы, представительствовать от имени структурного подразделения или трудового коллектива, получать необходимую информацию, осуществлять контроль и др. Следующий раздел инструкции регламентирует персональную ответственность работника за свою деятельность, правильное и своевременное использование предоставленных ему прав, состояние дел на порученном ему участке работы, что основано на праве и обязанности принимать решения. В самостоятельном разделе должны быть определены основные взаимосвязи исполнителя с работниками своего и других подразделений, а также с внешними организациями, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. В нем указывается также информация, которая используется при выполнении должностных обязанностей, от кого и в какие сроки она поступает, какую информацию, когда и кому необходимо передать, какие документы и с кем готовятся совместно. Нормативная база: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв.

Кроме того, инструкции позволяют систематизировать и обобщать положительный опыт организации труда, применения наиболее рациональных приемов и методов работы. Министр генерал-лейтенант полиции В.

svvoyage.tmweb.ru © 2016 г.

Должностные инструкции

Должностная инструкция – локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подраздел?ения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностные обязанности – эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и работником (работодатель и работник).

Должностная инструкция разрабатывается на вс?е должности, которые предусмотрены штатным расписанием. Как правило, должностные инструкции для руководител?ей подраздел?ений не разрабатываются – их деятельность регламентируют положения о соответствующем структурном подраздел?ении.

Должностные инструкции разрабатываются на базе Тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, утвержденных Министерством труда и социального развития Российской Федерации. Разработка должностной инструкции вменяется в обязанность руководителя подраздел?ения, согласовывается с отделом управления персоналом, с юрисконсультом и затем утверждается руководител?ем предприятия. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом руководителя предприятия.

Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации.

1. Общие положения. 2. Должностные обязанности. 3. Права. 4. Ответственность. 5. Связи по должности. Учетная политика. В приказе об учетной политике отражают: - выбор одного способа учета из нескольких; - специфику формирования своих активов; - выбор определенной формы. [читать подробнее] .

Функциональные обязанности должностных лиц районного, городского управления социальной защиты населения Распределение обязанностей между работниками зависит от того, внедрена ли в отделе функциональная специализация или применяется участковый метод. [читать подробнее] .

Штатное расписание - организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы. Кроме того, оно включает в себя учёт всех возможных дополнительных выплат сотрудникам — премий. [читать подробнее] .

Понятие и классификации персонала Раздел 6. Персонал организации Персонал предприятия[58] – это совокупность физических лиц, состоящих с фирмой как юридическим лицом в отношениях, регулируемых договором найма[59]. Он представляет собой коллектив работников с. [читать подробнее] .

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, вышестоящих органов власти и управления. [читать подробнее] .

Каждая должность, предусмотренная штатным расписанием, должна быть снабжена должностной инструкцией, которая составляется на основе Положения о структурном подразделении и квалификационной характеристики и определяет права, обязанности и ответственность сотрудников. [читать подробнее] .

Должностная инструкция- это локальный правовой акт, издаваемый работодателем в целях регламентации организационно-правового положения работника, определяемый конкретную трудовую функцию, обеспечивающий условия для эффективной работы в организации. Преимущества. [читать подробнее] .

Должностная инструкция - документ, в котором определены функ­ции, права и обязанности сотрудника. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт. Трудовой контракт и должностная инструкция использу­ются при разрешении конфликтных ситуаций. [читать подробнее] .

А для чего ты поставлен на пост, Пахоруков? — Чтобы не спал, не дремал, не курил и ни от кого не принимал никаких вещей и подарков. — А честь? — И чтобы отдавал установленную честь господам проезжающим офицерам. — Так. Садись. А. И. Куприн. Поединок. [читать подробнее] .

Во многом эффективность управления фирмой зависит от четкого разгра­ничения компетентности отдельных служб (подразделений) управления, их ответственности и обеспечения в них нормальных рабочих взаимоотноше­ний. Поэтому скелет управления - его организационная. [читать подробнее] .

Как разработать должностную инструкцию

ст. 12.1 Закона РФ от 11 марта 1992 г. № 2487-1 «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации» и т. д.

Трудовой кодекс РФ не содержит нормы, предписывающей обязательное наличие должностной инструкции. Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Вместе с тем, наличие должностной инструкции поможет:

• обосновать увольнение сотрудника в связи с несоответствием занимаемой должности;
• равномерно распределить обязанности между похожими должностями;
• доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника;
• корректно провести аттестацию персонала и т. п.

Должностные инструкции составляют по каждой штатной должности. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника.

О том, как ознакомить сотрудников с должностной инструкцией читайте в полной версии статьи в системе Охрана труда.

Совет: Если сотрудники занимают одинаковые должности, но их обязанности отличаются, лучше дать должностям разные названия.

Порядок составления должностных инструкций законодательством не урегулирован. Работодатель вправе сам определить перечень и обязанности должностных лиц, которые участвуют в процедуре разработки и согласования должностных инструкций. На практике ответственным за разработку инструкций чаще всего назначают сотрудника службы персонала или бухгалтерии, если в организации нет отдельного специалиста по кадрам. Кроме того, отвечать за инструкции могут начальники отделов, для сотрудников которых требуется разработать эти документы. В этом случае служба персонала, как правило, определяет лишь шаблон инструкции и предлагает квалификационные справочники, где прописаны типовые обязанности и требования к знаниям сотрудников. Руководитель подразделения корректирует сведения с учетом специфики деятельности организации.

Внимание: обязанности по разработке и оформлению должностных инструкций за конкретным сотрудником следует закрепить в его трудовом договоре или в должностной инструкции.

Работодатель самостоятельно решает, как оформить должностную инструкцию, в законодательстве нет обязательных требований. На практике должностную инструкцию можно оформить как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Такие разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность.

Как заполнить раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» указывают:

• название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;
• требования, предъявляемые к квалификации сотрудника;
• непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);
• порядок назначения и освобождения от должности;
• наличие и состав подчиненных;
• порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
• перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

Как заполнить раздел «Должностные обязанности»

В разделе «Должностные обязанности» перечисляют все обязанности работника. При составлении раздела можно использовать следующие документы:

В этих документах приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

Как заполнить раздел «Права»

В разделе «Права» прописывают перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

Как заполнить раздел «Ответственность» должностной инструкции

В разделе «Ответственность» составляют список действий сотрудника или его бездействия, которые недопустимы на данной должности. Здесь же конкретизируют виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

О том, как внести изменения в должностную инструкцию читайте в полной версии статьи в системе Охрана труда .

Роль должностных инструкций в жизни современной компании

Главная / Новости / Роль должностных инструкций в жизни современной компании

В статье рассматривается вопрос роли должностных инструкций в жизни современной организации с точки зрения их влияния на эффективность деятельности сотрудников. Показано, как можно упростить процесс их составления с помощью разработок MOLGA Consulting.

Ни для кого не секрет, что при возникновении конфликта между сотрудником и работодателем последний оказывается в проигрышном положении, если не может опереться на должностную инструкцию. При ее отсутствии суды в большинстве случаев принимают решения в пользу работника. Таким образом, должностная инструкция - это важный элемент управления персоналом, о котором часто не задумываются и который является источником многих проблем для HR-специалистов: хотя писать инструкции обычно некогда и законом их необходимость не закреплена, без них организации функционировать сложно. Именно в инструкции определяется место работника в системе управления, а также закрепляются его основные функции, квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, обязанности, права и зона ответственности.

Как правило, должностные инструкции разрабатываются для руководителей, специалистов и служащих. Квалификационные требования для рабочих содержатся в тарифно-квалификационных характеристиках их профессий, сгруппированных в разделы по производствам и видам работ, а остальные требования обычно закрепляются в производственных инструкциях. В настоящее время порядок разработки должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому каждая компания самостоятельно решает, как ее оформлять и по какому принципу вносить изменения. Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору или утверждаться отдельно, как самостоятельный документ.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ В РОССИИ И НА ЗАПАДЕ

Отношение к должностным инструкциям в крупнейших компаниях России различно. Мы выделили четыре основных подхода к их составлению.

1. "Инструкции должны быть". Такой подход встречается редко, но некоторые руководители и сотрудники HR-служб убеждены, что компании необходимы инструкции, разработанные для каждой должности, т.к. без них крайне сложно организовать эффективную работу персонала. При этом многие до конца не понимают, что может дать их наличие, но стремятся сделать их максимально качественными.

2. "Инструкции не нужны". Гораздо больше людей, которые считают, что инструкции не играют никакой роли в управлении человеческими ресурсами. Поэтому в таких организациях должностных инструкций нет, тем более что закон этого не требует.

3. "Инструкции нужны, но их качество неважно". При таком подходе должностная инструкция не имеет ничего общего с реальной деятельностью сотрудников компании.

4. "Инструкции - это инструмент управления" - самый эффективный подход, но его применяет лишь очень небольшое количество компаний, 3-5% от общего количества. Он заключается в том, что актуальные инструкции не только создаются, но и регулярно пересматриваются и обновляются, а также активно применяются на практике.

За рубежом инструкции, или описания должностей, используются не во всех компаниях. Однако у большинства предприятий, численность которых больше 200-300 человек, набор должностных инструкций существует, причем это обусловлено скорее пониманием эффективности их применения, чем требованиями законодательства.

Можно говорить о двух подходах к созданию должностных инструкций: российском и западном.

Западный подход заключается в составлении очень коротких инструкций, где описание функционала занимает буквально несколько строк. При этом для каждой из функций создается отдельный регламент, где она описывается более детально.

Российский подход выражается в том, что инструкция максимально полно описывает функционал, без дополнительных ссылок на регламенты. Дело в том, что документооборот в нашей стране функционирует недостаточно эффективно, и существование нескольких документов вместо одного может существенно затруднить получение информации.

РОЛЬ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

Инструмент повышения эффективности бизнеса

Формальный подход к разработке должностных инструкций, когда они составляются по шаблонам, не соответствуют задачам бизнеса, не отражают основные задачи сотрудника на данной должности, не направлены на достижение главной цели организации, приводит к тому, что на выходе получаются бесполезные, неработающие документы. В данном вопросе большую роль играет отношение к должностным инструкциям работодателя. Если он рассматривает их как эффективный инструмент управления персоналом, скорее всего, так и будет. Но если инструкции разрабатывают сотрудники, далекие от понимания реального функционала специалистов, их творение никому не принесет пользы.

Многие компании, разработав должностные инструкции один раз, более не корректируют их, хотя бизнес-процессы периодически претерпевают определенные изменения, что должно находить отражение в инструкциях. В условиях жестких требований современного бизнеса нет смысла пользоваться должностными инструкциями, не раскрывающими специфику компании и не содержащими строго закрепленные задачи, функциональные обязанности персонала, описание желаемого результата работы и перечисление ответственных за ее эффективность.

Должностные инструкции - необходимый и действенный инструмент повышения эффективности бизнеса. Их наличие в компании позволяет:

• создать систему управления, которая делает бизнес более прозрачным и управляемым;
• четко регламентировать основные обязательства, которые принимают работодатель и сотрудник, устраивающийся на работу, что значительно упрощает отношения обеих сторон;
• упорядочить работу каждого структурного подразделения в частности и всего предприятия в целом;
• сформулировать трудовые функции сотрудников, их зоны ответственности, полномочия и ограничения в принятии решений, квалификационные требования к должности, функциональные обязанности лица, занимающего ее, алгоритм действий в стандартных ситуациях;
• избежать дублирования функций при выполнении определенных видов работ и неравномерного распределения нагрузки;
• обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников, занимающих разные должности, при решении производственных и управленческих задач;
• подобрать качественный персонал: специалист по подбору, ознакомившись с инструкцией, сможет грамотно организовать работу с кандидатами, а соискатель получит возможность заранее узнать, что от него потребуется на данной должности;
• создать комфортные условия для адаптации нового сотрудника: если в инструкции четко закреплено, что должен делать новичок и в каких пределах, а также кто его непосредственный руководитель, это облегчает ему первые дни работы;
• привлечь нерадивых сотрудников к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на них трудовых обязанностей.

Инструмент управления мотивацией

В условиях жесткой конкуренции все больше руководителей стали понимать, что основным ресурсом, позволяющим достичь стратегических целей, является персонал, которому необходимо уделять должное внимание, прежде всего стимулировать, как материально, так и нематериально. Одним из эффективнейших HR-инструментов, способных помочь компании решить эти задачи, является система грейдов, при разработке которой важную роль играют выверенная и прозрачная организационная структура и грамотно описанные должностные инструкции, которые позволяют избежать многих проблем и сокращают затраты на данную процедуру.

Осуществляя оптимизацию базовых окладов, компании используют различные инструменты внутренней оценки должностей. Здесь необходимо подчеркнуть, что оцениваются не сами сотрудники, а вес и ценность должности независимо от того, кто ее занимает. В качестве критериев, лежащих в основе построения системы грейдов, используются исходные требования к знаниям и навыкам, сложность профессиональной деятельности и уровень ответственности, которые предполагает должность. Внедрив систему грейдов, компания получает возможность повысить эффективность использования фонда оплаты труда (ФОТ), уровень управляемости и мотивации персонала.

Инструмент оценки деятельности сотрудников

На любом этапе развития компании возможны ошибки и отклонения от запланированных бизнес-результатов. Чтобы минимизировать подобные риски, необходимы четкое планирование и контроль. Наличие в компании такого действенного средства управления, выполняющего организационную, регламентирующую и регулирующую роль, как должностная инструкция, упрощает контроль над результатами работы сотрудников.

Осуществляемый с помощью должностных инструкций контроль над деятельностью является частью системы управления персоналом. Содержащиеся в должностных инструкциях данные позволяют быстро оценить, что необходимо сделать сотруднику для достижения поставленных целей, какие меры следует предпринять для повышения эффективности его деятельности. Подробные должностные инструкции задают стандарты и технологии выполнения поставленных задач, на которые может опираться как сам сотрудник, так и его руководитель. С их помощью можно оценить, насколько сотрудник соответствует занимаемой должности, и применить к нему определенные меры воздействия.

Описания должности в инструкции - это готовый инструмент для грейдирования: оценки важности выполняемой сотрудником работы и, соответственно, назначения ему вознаграждения.

При наличии грамотных должностных инструкций создание системы грейдов может занимать меньше месяца. Приведем пример. К нам обратились представители HR-отдела компании, где было около 800 должностей. Руководство поставило им задачу создать систему грейдов за два месяца, т.к. надо было урезать бюджет на следующий год и понять, как планировать ФОТ. Большинство наших конкурентов не были готовы выполнить проект в такие сроки, т.к. при отсутствии должностных инструкций все отпущенное время заняла бы только оценка должностей. Мы предложили этой компании методику автоматизированного описания должностей, рассчитанную на две недели. После этого грейдирование было проведено за десять дней, причем силами одного специалиста. Если бы подобные инструкции были созданы раньше, грейдирование можно было бы провести со значительно более низкими затратами по времени и деньгам.

Инструмент оценки потребности в обучении

Инструкции - это прекрасный инструмент для планирования карьеры, если они включают пункт о требуемых знаниях и квалификации. Используя информацию из этого пункта, очень просто понять, какие навыки необходимы тому или иному сотруднику, чтобы занять ту или иную должность.

НОВЫЙ ПОДХОД К СОСТАВЛЕНИЮ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ: СИСТЕМА УНИСОД

Большинство компаний сталкиваются с проблемой назначения лиц, ответственных за разработку должностных инструкций. Сотрудники, являющиеся носителями экспертных знаний, либо не очень хотят ей заниматься, либо относятся к ней несерьезно, представляя в результате неинформативный текст, либо приписывают себе чужие обязанности.

Если разработкой должностных инструкций занимается HR-специалист, их качество также оставляет желать лучшего: описание функций в этом случае, как правило, копируется из доступных документов. Это понятно: у сотрудников HR-отдела много других задач, от выполнения которых их никто не освобождал.

С целью разработки должностных инструкций можно обратиться к внешним консультантам, но стоимость таких услуг нельзя назвать низкой. В среднем за 100 должностей вам выставят счет на сумму не меньше 400 тыс. руб.

Еще одной проблемой, даже при наличии должностных инструкций, могут стать сложности работы с ними. Как показывает наш опыт, они чаще всего хранятся на сервере как набор файлов в формате MS Word. Чтобы найти должности со схожим функционалом, нужно пересмотреть сотни документов. Если вам понадобится поменять даже одну строчку, вы потратите на этот процесс несколько месяцев, не считая этапа подписей.

Как уже отмечалось выше, должностные инструкции являются основой для разработки системы грейдов - усовершенствованного аналога советской системы тарифных сеток. Если в крупной корпорации существуют соответствующие задачам бизнеса и актуальные должностные инструкции, то при внедрении этой системы компания может сэкономить до нескольких миллионов долларов, т.к. большую часть времени занимает именно описание должностей.

Кроме того, ежегодно организации теряют сотни тысяч рублей, оплачивая работу, которая входит в обязанности сразу нескольких сотрудников (дублирование функций). Исправить эту ситуацию позволит механизм сравнения функционала, описанного в должностных инструкциях.

Для решения всех этих задач наша компания разработала ориентированный на сотрудников HR-отделов инструмент, который мы назвали УниСОД - унифицированная система описания должностей. В этой системе содержатся описания различных видов работ и функций по самым разным направлениям и отраслям. Процесс описания функций при ее использовании выглядит следующим образом. Сотрудник заходит в УниСОД, пользуясь каталогом, находит описание функционала, близкого к своему, и, выбирая подходящие функции и, формирует свою должностную инструкцию. Эта процедура занимает максимум 30 минут. Конечно, часть функций придется вводить вручную, но, как показывает наш опыт, обычно не более двух. Далее заполненная должностная инструкция направляется на проверку линейному руководителю (не более 15 минут). После этого ее оценивает эксперт: проверяет формулировки и соответствие функций конкретной должности. Если все в порядке, документ можно размещать в базе данных.

Проверка у эксперта предусмотрена потому, что наш опыт показывает: нередко люди приукрашивают свои обязанности в надежде получить более высокую должность и, соответственно, зарплату. Встречаются и те, кто просто забывает о части своих функциональных обязанностей. Осознанно или по ошибке линейные руководители тоже часто преувеличивают или преуменьшают функционал своих подчиненных.

Унифицированная система описания должностей позволяет снять много вопросов, на качественное решение которых требуются временные и человеческие ресурсы, что, безусловно, увеличивает расходы компании.

С помощью УниСОД путем несложных операций можно вносить корректировки и дополнения в должностные инструкции сотни сотрудников одновременно. УниСОД позволяет в любых разрезах анализировать должностные инструкции, находить дублирование функций, видеть зоны ответственности и оценивать требования к опыту сотрудников, разрабатывать эффективную систему мотивации, а также планировать обучение и развитие персонала.

Таким образом, если к разработке должностных инструкций подходить серьезно, они являются удобным инструментом для построения эффективных бизнес-процессов, повышения продуктивности и качества работы персонала, снижения затрат на процесс разработки и внедрения новых технологий в управление человеческими ресурсами. Конечно, не стоит рассматривать этот инструмент как универсальный, а также подменять оценку конечного результата деятельности сотрудников оценкой ее соответствия должностной инструкции. При правильном описании должности первое, как правило, вытекает из второго, но так бывает не всегда. Зачастую проблема неэффективности и нерезультативности деятельности кроется не в должностных инструкциях, а в сотрудниках, которые должны их соблюдать.

В заключение еще раз призываем HR-специалистов и руководителей задуматься о важности системного подхода к разработке и хранению должностных инструкций, а также внедрения процедур их своевременной корректировки. Это позволит не только повысить эффективность работы компании, но и снизить материальные и нематериальные затраты на управление персоналом, в том числе облегчить контроль над профессиональной деятельностью сотрудников.