Правила нотариального делопроизводства и совершения удостоверительных надписей нотариусами - Студопедия

261. – Значение нотариального делопроизводства. От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит надлежащая организация работы нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов. Вместе с тем в настоящее время порядок ведения делопроизводства является одним из самых неурегулированных законодательством вопросов нотариальной практики.

В соответствии со ст. 9 Основ нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой. Однако требование названной статьи не исполнено, правила ведения делопроизводства не разработаны. Единственным документом, хотя и значительно устаревшим, является Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденная Министерством юстиции РСФСР 19 августа 1976 г. № 32. В целях единства практики ведения нотариального делопроизводства и за неимением иного нормативного акта нотариусы руководствуются названной Инструкцией с учетом изменившихся требований гражданского и семейного законодательства.

262. – Язык нотариальных актов. Нотариальное делопроизводство ведется на русском языке либо на языке, предусмотренном законодательством республик в составе Российской Федерации, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

При этом документ оформляется на русском языке. После текста документа, например доверенности, перед подписью представляемого делается указание, что ввиду незнания им русского языка текст доверенности переведен ему устно на соответствующий язык нотариусом или переводчиком с указанием фамилии, имени и отчества последнего. После подписи представляемого и переводчика делается надпись об удостоверении доверенности с аналогичным указанием, при этом не только удостоверяется сама доверенность, но и свидетельствуется верность перевода либо подлинность подписи переводчика.

263. – Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива несет нотариус. Контроль за исполнением правил ведения делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции субъектов Федерации, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, – органы юстиции совместно с региональными нотариальными палатами.

264. – Элементы нотариального делопроизводства. Делопроизводство нотариуса включает:

1) организационно-распорядительную документацию;

2) работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций и контроль за их рассмотрением;

3) составление номенклатур;

4) ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий;

5) ведение архива нотариальной конторы.

265. – В документах организационно-распорядительного характера указывается фамилия, имя, отчество нотариуса, название нотариального округа, в котором нотариусом осуществляется нотариальная деятельность, и почтовый адрес (как правило, воспроизводится в бланке документа), наименование вида документа. К документу составляется заголовок, который формулируется составителем. Он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа. Заголовок не проставляется на извещениях и телефонограммах.

При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие правила:

• документ адресуется учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу;

• наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в именительном падеже;

• при направлении документа должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном;

• почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которому направляется документ; в том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя; перед почтовым адресом корреспондента указывается индекс предприятия связи места назначения.

Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца – прописью или тремя парами арабских цифр. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

В состав подписи входят:

• обозначение должности лица, подписывающего документ;

• личная подпись и ее расшифровка.

Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса.

К ведению документации организационно-распорядительного характера относится также издание различного рода приказов и распоряжений, в том числе по штатам нотариальной конторы, составление статистических отчетов о нотариальной деятельности, оформление документации о финансовой и хозяйственной деятельности, ведение протоколов производственных совещаний и т. п.

266. – Все документы, поступившие в нотариальную контору и требующие исполнения, подлежат регистрации. Не регистрируются лишь различные печатные издания, рекламные извещения, личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и другие подобные им документы, не связанные с деятельностью нотариуса. Конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются и уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции.

На входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп. Подлежащие регистрации документы регистрируются в день поступления и учитываются в Журнале входящей корреспонденции. На каждом из этих документов, кроме даты поступления, проставляются также номер, под которым он зарегистрирован в Журнале, и номер дела (наряда), в которое документ будет формироваться (подшиваться).

Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на недвижимое имущество, если они поступили по почте, регистрируются в журнале входящей корреспонденции и принимаются к исполнению.

Нотариус, рассмотревший документ, решает вопрос о порядке и сроках его исполнения. Документ принимается к производству, корреспонденту дается ответ по существу. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту. На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело (наряд).

Отметка об исполнении помещается на нижнем поле первого листа документа или за неимением места на обороте первого листа документа и включает краткую справку об исполнении и указание номера дела (наряда), в которое должен быть подшит исполненный документ. Исходящие документы регистрируются в Журнале исходящей корреспонденции. На исходящем документе проставляется номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру дела (наряда), в котором будет храниться копия исходящего документа. Корреспонденция направляется адресатам по почте или через рассыльного. В последнем случае она вручается адресату под расписку в Разносной книге.

267. – Действующая в нотариальной конторе номенклатура дел (нарядов) составляется на основе Примерной номенклатуры. В действующую номенклатуру должны быть включены все дела (наряды), которые ведутся в нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы.

Примерная номенклатура дел (нарядов) нотариальной конторы (нотариуса) состоит из двух разделов:

I раздел – «Делопроизводство, административно-хозяйственные вопросы» (документы финансовой и хозяйственной деятельности; статистические отчеты; справки и акты о результатах проверки работы нотариальной конторы; приказы и трудовые договоры по личному составу; заявления физических лиц, не связанные с совершением нотариальных действий, и ответы на них; журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции и др.);

II раздел – «Совершение нотариальных действий» (договоры об отчуждении недвижимого имущества; договоры о залоге имущества; прочие договоры; доверенности; завещания; наследственные дела и др)_;

Действующая номенклатура утверждается нотариусом, в конце каждого года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года. Если в течение года в нотариальной конторе возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел (нарядов), они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (нарядов). Экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным документом для дел временного хранения и хранится в архиве нотариальной конторы постоянно. Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения группируются в дела (наряды).

Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества и иные документы, связанные с оформлением наследственных прав, формируются в отдельные наследственные дела, каждое дело получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов), затем регистрируется в Книге учета наследственных дел, ему присваивается номер, соответствующий порядковому номеру по этой книге.

В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по поступившему заявлению. Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

Группировать в дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. Внутри дела (наряда) документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

268. – Ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, предполагает составление необходимых реестров, книг, журналов, а также заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

Формы реестров для регистрации нотариальных действий утверждены приказом Минюста РФ от 10 апреля 2002 г. № 99 «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах» и содержатся в приложении к нему:

• реестр для регистрации нотариальных действий нотариуса (форма № 1);

• реестр для регистрации запрещений отчуждения движимого и недвижимого имущества, а также арестов, наложенных судебными и следственными органами (форма № 2).

Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, кроме депозитных операций, должны регистрироваться в реестре для регистрации нотариальных действий. Реестры должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы. Количество листов заверяется подписью работника министерства юстиции субъекта Федерации и скрепляется печатью соответствующего органа.

Запись нотариального действия в реестре производится нотариусом или иным работником нотариальной конторы только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписаны нотариусом. Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки не допускаются, а поправки должны быть оговорены подписью нотариуса.

В реестре регистрации.нотариальных действий содержится следующая информация:

• порядковый номер нотариального действия с начала года, который указывается также в выдаваемых нотариусом документах и в удостоверительных надписях на документах;

• дата совершения нотариального действия (она должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или в ином документе, оформленном нотариусом);

• фамилии, имена, отчества и места жительства граждан, для которых совершается нотариальное действие, или их представителей (родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности), в этой графе дополнительно указываются фамилии, имена, отчества граждан, подписавшихся за лиц, не могущих самостоятельно расписаться, а также переводчиков; в отношении юридических лиц – полное наименование, документы, подтверждающие их правоспособность и сведения о представителе;

• реквизиты документа, удостоверяющие личность обратившегося гражданина;

• наименование документа и краткое его содержание;

• сумма взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа);

• подпись лица, получившего документ.

Необходимость существования реестра по форме № 2 в настоящее время представляется сомнительной по следующим причинам. Во-первых, нотариусы в настоящее время не налагают запрещений на отчуждение имущества. Статья 76 Основ носит бланкетный характер: наложение запрещений на отчуждение имущества осуществляется на условиях, и в порядке, установленном законодательством. На сегодняшний день таких законодательных актов не существует. Даже если исходить из того, что в дальнейшем какими-либо нормативными актами будет предусмотрена обязанность и определен порядок наложения нотариусами запрещений, то запрещения, как любые иные нотариальные действия, должны быть зарегистрированы в реестре регистрации нотариальных действий. Во-вторых, обязанность по регистрации арестов, обременении (ограничений) прав на недвижимое имущество действующим законодательством возложена не на нотариусов, а на учреждения юстиции, осуществляющие государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним.

269. – Нотариальные свидетельства (о праве на наследство, о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, об удостоверении фактов) должны содержать изображение Государственного герба РФ. Оформляются они на чистых листах бумаги либо на специальных типографских бланках. Содержание нотариальных свидетельств может изменяться в зависимости от вида свидетельства и конкретных обстоятельств того или иного нотариального дела.

Так, в свидетельстве о праве на наследство должна содержаться следующая информация:

• место и дата выдачи;

• фамилия, инициалы нотариуса и наименование нотариального округа, в котором он назначен на должность;

• фамилия, имя, отчество и дата смерти наследодателя;

• основания наследования (по завещанию или по закону);

• фамилия, имя, отчество, дата рождения, место проживания наследников, а также реквизиты документов, удостоверяющих их личности;

• родственное или иное отношение наследников к наследодателю (при наследовании по закону);

• доли наследников в наследстве;

• состав наследственного имущества, его наименование, характеристика, место нахождения и оценка;

• имеющиеся обременения и ограничения прав;

• указание о необходимости регистрации возникшего у наследников права (в установленных законом случаях);

• номер наследственного дела, номер, за которым зарегистрировано свидетельство в реестре регистрации нотариальных действий, суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа);

• печать и подпись нотариуса.

270. – Удостоверительные надписи. Удостоверение договоров, доверенностей, завещаний и иных документов производится путем проставления после текста документа специальных удостоверительных надписей, формы которых утверждены вышеупомянутым приказом Минюста РФ от 10 апреля 2002 г. № 99. Текст удостоверительных надписей может быть изготовлен с помощью каких-либо технических средств, ясно написан от руки либо выполнен с использованием мастичных штампов. Подчистки не допускаются, незаполненные места должны быть прочеркнуты, приписки и иные исправления оговорены. Четко и разборчиво должны быть указаны фамилия, имя, отчество нотариуса, наименование нотариального округа.

Удостоверительная надпись излагается на лицевой стороне документа либо на обороте документа. Если удостоверительная надпись проставляется на лицевой стороне, обратная сторона документа против надписи прочеркивается. Если удостоверительная надпись излагается на оборотной стороне документа, в этом случае на лицевой стороне документа указывается часть наименования города (поселка, села), где расположена нотариальная контора, а на оборотную переносится остальная часть наименования.

Если удостоверительная надпись не умещается на соответствующем документе, она может быть продолжена или изложена полностью на прикрепленном к документу листе бумаги. В этом случае листы, на которых изложен текст документа и удостоверительная надпись, прошнуровываются и пронумеровываются, число листов заверяется подписью государственного нотариуса с приложением печати нотариальной конторы. Для изложения удостоверительной надписи или ее продолжения допускается также подклейка листа бумаги с приложением печати, оттиск которой должен быть частично изображен на подклеенном листе. Прикрепление и подклейка листов бумаги для надписи о свидетельствовании верности копии документа не допускаются.

Даты оформления в текстах договоров, доверенностей, завещаний, иных документов, а также даты удостоверения в удостоверительных надписях указываются полностью словами.

В случае, когда нотариальное действие совершено вне помещения нотариальной конторы, в удостоверительной надписи, так же как и в реестре для регистрации нотариальных действий, указывается место совершения нотариального действия и его адрес.

Удостоверительная надпись на документе, предназначенном для действия за границей, производится с помощью технических средств либо в исключительных случаях от руки, прочеркивать пробелы недопустимо. Согласно ст. 104 Основ нотариусы вправе также совершать удостоверительные надписи в форме, предусмотренной законодательством других государств, если это не противоречит международным договорам Российской Федерации.

271. – Порядок хранения и уничтожения нотариальных документов. Нотариальные документы (свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены), а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в условиях, обеспечивающих их сохранность. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.

В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.

По окончании года нотариусом производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в. делах, производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом. В конце наряда на отдельном чистом листе делается надпись о количестве листов в нем.

На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений об их составе и содержании.

272. – Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению. Отбор документов для уничтожения оформляется актом.

При отборе документов для уничтожения следует учитывать сроки хранения документов, руководствуясь при этом Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов учреждений юстиции и судов с указанием срока хранения документов, утвержденным Министерством юстиции СССР 31 января 1980 г. и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 25 апреля 1980 г. В соответствии с указанным Перечнем нотариальные документы по срокам хранения можно разделить на три группы:

1) документы постоянного хранения (реестры регистрации нотариальных действий);

2) документы долговременного хранения – от 10 до 75 лет (например, договоры отчуждения недвижимости, свидетельства о праве на наследство, завещания – 75 лет; договоры отчуждения иного имущества и прочие договоры – 25 лет; документы, на основании которых удостоверены договоры отчуждения недвижимости и выданы свидетельства о праве на наследство, – 10 лет);

3) документы кратковременного хранения – до 10 лет (доверенности – 3 года со дня истечения срока их действия, документы по обеспечению доказательств – 5 лет и др.). В случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, его архив передается совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты другому нотариусу. О передаче архива составляется соответствующий акт, утверждаемый органом юстиции и нотариальной палатой.

НОТАРИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

НОТАРИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЗАПОЛНЕНИЕЕ РЕЕСТРОВ.

1. Регистрация нотариальных действий. Делопроизвод­ство в нотариальных конторах осуществляется в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совме­стно с Федеральной нотариальной палатой. Контроль за нота­риальным делопроизводством нотариусов, работающих в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции, а за делопроизводством нотариусов, занимающихся частной практикой, — органы юстиции совместно с нотариаль­ными палатами.

Нотариальное производство состоит из нескольких частей:

1) регистрация нотариальных действий, предполагающая строгое соблюдение порядка ведения реестров для регистра­ции нотариальных действий;

2) заполнение нотариальных свидетельств и совершение удостоверительных надписей;

3) ведение делопроизводства, включающее в себя оформ­ление журналов, нарядов и книг, предусмотренные Инструкци­ей по делопроизводству в государственных нотариальных кон­торах РСФОР (далее — Инструкция по делопроизводству), утвержденная приказом Министра юстиции РСФСР от 19 авгус­та 1976 г. сохраняющая юридическую силу в настоящее время и применяемая как государственными, так и частнопрактикую­щими нотариусами.

Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, ре­гистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий. Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер, который указывается на каждом экземпля­ре оформляемого нотариусом документа и в удостоверительных надписях. Реестры должны быть прошнурованы, а их листы пронумерованы. Количество листов реестров государственных нотариусов должно быть заверено подписью уполномоченного должностного лица соответствующего нотариальному округу органа юстиции субъекта федерации, которая скрепляется пе­чатью этого органа юстиции. Количество листов реестров част­нопрактикующих нотариусов заверяется подписями упол­номоченного должностного лица нотариальной палаты, членом которой является данный нотариус, и налоговой инспекции, со­ответствующей месту деятельности нотариуса. Подписи этих лиц скрепляются печатями нотариальной палаты и налоговой инс­пекции.

Регистрация нотариусом совершаемых им нотариальных действий является наиболее характерным и существенным при­знаком, отграничивающим нотариальную деятельность, направ­ленную на обеспечение зашиты прав и законных интересов об­ращающихся к нотариусу лиц, от деятельности иных правоохра­нительных органов. Запись нотариального действия в реестре производится нотариусом или иным работником нотариальной конторы в строго хронологическом порядке, после проверки всех необходимых оснований и условий совершения действия и только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый нотариальной конторой документ подписаны нотариусом (не допускается запись в реестре карандашом).

В нотариальных конторах с разрешения органа юстиции или нотариальной палаты могут вестись несколько реестров. В этом случае каждому реестру присваивается самостоятельный индекс. Номера на документах обозначаются таким образом: № 1-1, № 1-2, № 2-1 и т.д. где первая цифра означает номер индекса, а вторая — порядковый номер записи. Номер индекса каждого реестра сохраняется без изменения в течение года. Если само­стоятельные реестры введены для записи определенных видов нотариальных действий, к индексу каждого реестра прибавля­ется буква, соответствующая наименованию нотариального дей­ствия, например: № 1К, № 2К, № ЗИ, №4Н, что означает, пер­вый и второй — реестры для записи свидетельствования верно­сти копий документов, третий — для записи исполнительных надписей, четвертый — для записи выданных свидетельств о праве на наследство и т.д. Номера на документах, записанных в такие реестры, обозначаются следующим образом: № 1К-1, № 1К-2 и т.д.; № 2К-1. № 2К-2 и т.д.; № ЗИ-1, № ЗИ-2 и т.д.; №4Н-1, №4Н-2 и т.д.

2. Документооборот в нотариальном делопроизводстве.

Типовые формы реестров для регистрации нотариальных дей­ствий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надпи­сей устанавливаются Министерством юстиции Российской Фе­дерации.

Структура и порядок заполнения реестра регистрации но­тариальных действий. Реестр содержит семь граф. В первой из них указывается порядковый номер нотариального действия с нового года. Нумерация производится в течение календарного года, продолжаясь в каждом следующем реестре. Номер, за которым зарегистрировано нотариальное действие, и дата, ука­занная во второй графе реестра, должны совпадать с теми, что указываются в документах.

При оформлении любого нотариального действия устанав­ливается личность обратившегося, поэтому в третьей графе ука­зываются наименование и место жительства лиц, по просьбе которых совершено нотариальное действие, или их представи­телей. В случае если за лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, расписались другие, то указываются фамилии, имена, отчества этих граждан, а также переводчиков.

Прежде чем приступить к удостоверению сделок и ряда дру­гих нотариальных действий, нотариус обязан проверить дееспособность граждан, по просьбе которых сделка оформляет­ся. Дееспособность проверяется по документу; удостоверяю­щему личность. Графа четвертая так и называется: «Документ, удостоверяющий личность явившегося за совершением нота­риального действия». В ней указываются все реквизиты доку­мента и год рождения владельца в подтверждение его дееспо­собности.

Далее, в графе 5, описывается содержание нотариального действия. Если экземпляр нотариально оформленного документа остается в делах нотариальной конторы, то содержание его в реестре можно не описывать, а кратко указать, например, «До­говор купли-продажи квартиры», «Завещание».

В шестой графе указывается сумма взысканной государ­ственной пошлины или тарифа, размер которого соответствует госпошлине; причем отдельно указывается сумма за соверше­ние нотариальных действий и за составление проектов доку­ментов. Если документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты госпошлины или тарифа, в графе 6 должно быть указано: «От уплаты госпошли­ны освобожден на основании (указывается основание освобож­дения от уплаты госпошлины)». В таком случае лица, получаю­щие нотариально оформленные документы, указывают в графе семь «Подпись в получении нотариально оформленного доку­мента», что документы получены бесплатно. При получении но­тариально оформленных документов лица, по просьбе которых они совершались, расписываются в получении их на руки.

Реестры должны вестись аккуратно, подчистки и заштриховывание не допускаются. Исправление должно быть оговорено нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных дей­ствий в реестре составляется акт об этом и приобщается к дан­ному реестру. Все свободные строки в реестре прочеркивают­ся, оставление пустых мест недопустимо.

Письмо Министерства юстиции СССР от 14 ноября 1986 г. предусматривает порядок заполнения как реестров для регист­рации нотариальных действий, так и нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуе­мых документах. Свидетельства подготавливаются нотариусами на чистых листах бумаги или на типографских бланках. Содер­жание свидетельств излагается в соответствии с формами, ут­вержденными Министерством юстиции СССР.

В свидетельствах о праве на наследство нотариус обяза­тельно указывает состав наследственного имущества, его оценку; в случаях наследования недвижимости — ее адрес. При насле­довании денежных вкладов их сумма не указывается.

Если наследуется имущество, в отношении которого были приняты меры к охране, то в свидетельстве о праве на наслед­ство может быть сделана ссылка на акт описи, составленный нотариальной конторой, с указанием даты описи и суммы опи­санного имущества, Если в состав этого имущества входят пред­меты, право собственности на которые возникает лишь после государственной регистрации, то свидетельства на такие пред­меты должны быть выданы отдельно или эти предметы должны быть указаны в них отдельными пунктами.

Если наследование осуществляется по завещанию несколь­кими наследниками, причем каждый наследует конкретное иму­щество, то в свидетельстве о праве на наследство должно быть указано имущество, завешанное каждому; и его оценка.

Следует отметить, что современная нотариальная практика отказалась от выдачи одного свидетельства о праве на наслед­ство всем наследникам независимо от того, наследуют ли они по завещанию конкретное имущество, или по закону или по за­вещанию в долях. Такое свидетельство является правоустанавливающим документом, и в жизни нередко возникают сложнос­ти из-за того, что единственный документ, устанавливающий право собственности многих, находится у одного из собствен­ников. В настоящее время нотариусы выдают каждому наслед­нику свидетельство о праве на наследство отдельно на каждое имущество, на причитающуюся ему долю или вид имущества.

Особым требованиям должны отвечать свидетельства о пра­ве на наследство на недвижимое имущество — дом, квартиру; дачу; земельный участок и автотранспортные средства. В тек­сте свидетельства необходимо указать размер дома, квартиры, дачи, земельного участка; полезную и жилую площадь, если речь идет о жилище; хозяйственные и бытовые надворные построй­ки; адрес; документ, на основании которого данное имущество принадлежит наследодателю; данные об оценке по справке бюро технической инвентаризации с указанием всех ее реквизитов. Кроме того, обязательно указание на то, что свидетельство под­лежит регистрации в регистрирующем органе по месту нахож­дения наследуемого имущества.

Содержание свидетельств о праве на наследство не может быть неизменным и зависит от обстоятельств конкретного на­следственного дела.

Если на имущество наследодателя выдается и свидетель­ство о праве собственности пережившему супругу, то в свиде­тельстве о праве на наследство делается отметка об этом с указанием доли имущества, на которое выдано свидетельство о собственности, и наоборот.

выдаче свидетельств о праве собственности обоим суп­ругам в свидетельстве указывается доля каждого из них; если же свидетельство выдается одному из супругов, то указывает­ся, что право собственности принадлежит такому-то супругу в 1/2 доле.

При выдаче свидетельств об удостоверении фактов нужно учитывать некоторые особенности, если удостоверение фактов происходило не в помещении нотариальной конторы. В таких случаях необходимо указывать, по какому точному адресу нота­риус удостоверился в этом лично. В обязательном порядке сле­дует указывать наименование и адрес лечебного учреждения в нотариально удостоверяемых документах, если они оформля­лись там.

Важно отразить в свидетельстве тот факт, что несовершен­нолетний гражданин явился в сопровождении отца или матери. В случае если несовершеннолетний пришел в нотариальную контору в сопровождении опекуна или попечителя, то вместо слов «отцом (матерью)» указывается; «опекуном (попечителем)». В свидетельстве должно быть указано, что личность граждан установлена, факт назначения гражданина Н, опекуном (попе­чителем) проверен.

Принимая на хранение документы, нотариус составляет их опись, которая подписывается гражданином, сдавшим документы на хранение, и нотариусом, Данная опись скрепляется со сви­детельством о принятии документов на хранение.

Свидетельство о передаче заявления может быть изложено на обороте экземпляра поданного заявления. В случаях, когда лицо, подавшее заявление, просит указать содержание получен­ного на заявление ответа или то, что к назначенному сроку ответа не последовало, то в свидетельстве следует указать: «На заявле­ние через означенную нотариальную контору от«_»___ 199_ г. получен ответ следующего содержания: «___»; или: «Ответ на заявление через означенную нотариальную контору до «_» _____ 199_ г. получен не был».

Нотариальные документы являются окончательно оформлен­ными после совершения нотариусом удостоверительной над­писи и подписания им документа. Только после этого нотари­альное действие регистрируется в реестре.

Текст удостоверительной надписи может быть напечатан на машинке, аккуратно написан от руки, проставлен мастичным штампом. В удостоверительной надписи четко и разборчиво должна быть указана фамилия и инициалы нотариуса, наименование нотариальной конторы; при этом могут использоваться штампы с фамилией нотариуса. Удостоверительная надпись обычно излагается на лицевой стороне документа, но может быть и на оборотной, Если удостоверительная надпись находится на лицевой стороне, то на обратной стороне против нее делается прочерк. Когда удостоверительная надпись излагается на об­ратной стороне документа, на лицевой его стороне указывается часть наименования населенного пункта, где расположена кон­тора, а на обратной стороне — остальная часть наименования.

В случае, когда удостоверительная надпись не помещается на документе, она может быть изложена на отдельном листе, прикрепленном к документу. В таком случае листы, на которых изложено содержание документа и удостоверительная надпись, прошнуровываются, число листов заверяется подписью и печа­тью нотариуса.

В тексте договоров, доверенностей, завещаний дата их со­вершения указывается полностью словами, в связи с этим в тексте удостоверительной надписи дата может быть указана сокращенно, например, 1 октября 1997 г.

Если стороны представили 6 нотариальную контору надле­жащим образом оформленный и уже подписанный договор, то в удостоверительной надписи нотариус не указывает, что дого­вор подписан в его присутствии, а вносит такую запись: «Сто­роны лично подтвердили, что договор подписан ими». Такое требование касается любых документов, подписанных гражда­нами не в присутствии нотариуса.

В случае совершения нотариального действия не в поме­щении нотариальной конторы, а на дому, в лечебном учрежде­нии и т.д. об этом делается отметка как в реестре, так и в удостоверительной надписи с указанием места и точного адреса совершения нотариального действия.

Если лицо, по просьбе которого совершается нотариальное действие, не может расписаться по болезни или другим причи­нам, за него расписывается другое лицо; это обязательно дол­жно быть отражено в удостоверительной надписи. В настоящее время все чаще граждане обращаются с просьбой одновремен­но оформить и перевод нотариального документа. В таком слу­чае в удостоверительной надписи указывается о совершении двух нотариальных действий.

3. Выдача дубликатов нотариально удостоверенных до­кументов. Нотариусы выдают выписки из реестров для регист­рации нотариальных действий по письменному заявлению фи­зических или юридических лиц, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия, а также по пись­менному требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания, в связи с находящимися в их производстве уголовны­ми или гражданскими делами, а также по требованию арбит­ражных судов в связи с разрешаемыми ими спорами. В случае же утраты документов, удостоверенных или выданных нотариу­сами указанным лицам или органам, им выдаются дубликаты утраченных документов. Нотариусы также выдают дубликаты за­вещаний, поступивших на хранение от должностных лиц, имею­щих право на удостоверение завещаний в соответствии с зако­нодательством РФ.

Выдача дубликатов документов производится с соблюдени­ем требований российского законодательства о сохранении тай­ны совершения нотариальных действий. На дубликате, который должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа, совершается удостоверительная надпись по уста­новленной форме1.

Дубликат завещания может быть выдан за­вещателю, а после его смерти указанным в завещании наслед­никам по представлении свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследников, которые были указаны в завеща­нии, дубликат завещания может быть выдан их наследникам по представлении ими свидетельства о смерти завещателя и умер­шего наследника, после которого они наследуют, а в необходи­мых случаях — и документов, подтверждающих родственные от­ношения наследников с наследодателем (если эти документы не были представлены ранее). По представлении указанных документов наследникам умершего гражданина может быть выдан и дубликат документа, подтверждающего принадлежность наследодателю наследственного имущества.

4. Порядок ведения дел в нотариальной конторе и но­тариусом, занимающимся частной практикой. Делопроиз­водство в государственной нотариальной конторе и у частно­практикующего нотариуса подчиняется одним и тем же требо­ваниям, закрепленным в Инструкции по делопроизводству. Соответствующая законодательству организация делопроизвод­ства в нотариальных конторах имеет важное значение для над­лежащего исполнения всеми нотариусами принятых на себя обя­зательств.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нота­риальной конторе должны вестись следующие книги и журналы:

а) журнал входящей корреспонденции;

б) журнал исходящей корреспонденции:

в) разносная книга для местной корреспонденции;

г) книга жалоб и предложений;

д) контрольная картотека или папка.

За правильную организацию и ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе несет ответственность ее руководитель, а в конторе частнопрактикующего нотариуса — он сам. Частнопрактикующему нотариусу дано право своим рас­поряжением назначать ответственного, если кроме него есть другие нотариусы или помощник нотариуса, занимающегося частной практикой.

Служебные документы подготавливаются в соответствии с правилами, установленными Министерством юстиции РФ, а так­же требованиями сохраняющими силу соответствующими нор­мативно-правовыми актами РСФСР и СССР. Это касается веде­ния реестров для регистрации нотариальных действий, оформ­ления нотариальных документов, в том числе и для действия за границей.

При составлении документов организационно - распоряди­тельного характера следует руководствоваться названной Ин­струкцией по делопроизводству, а также необходимо соблю­дать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства.

Так, на любом документе должно быть указано его наиме­нование: приказ, справка, отчет, сведения и т.д.; кроме того, должен быть составлен заголовок, который формулируется со­ставителем и должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.

Определенные правила должны быть соблюдены и при на­писании адреса: кому адресуется документ, наименование уч­реждения или его структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в да­тельном; почтовый адрес указывается после названия учрежде­ния. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца — прописью, например, 20 января 1997 г.; или тремя парами арабских цифр — 20.01.97 г.

1Формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотари­альных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свиде­тельствуемых документах утверждены Министерством юстиции СССР 29 декабря 1973 г.

Если документ составлен на чистом листе бумаги, а не на бланке, то Дата проставляется слева внизу ниже подписи. В состав подписи входит обозначение должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка.

Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные с деятельностью конторы. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой стра­ницы проставляется регистрационный штамп. Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в Журнал входящей коррес­понденции под порядковым номером; этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ пос­ле его исполнения.

Важно знать и строго выполнять следующее требование правил делопроизводства. Заявление о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от на­следства, об оплате расходов за счет наследственного имуще­ства, претензии кредиторов, извещения о наложении запреще­нии отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следствен­ных органов о наложении арестов на жилые дома обязательно регистрируются в Журнале входящей корреспонденции, если они поступили по почте, а затем передаются нотариусу для испол­нения. После этого они подлежат обязательной последующей регистрации в соответствующих книгах и журналах согласно.

Документ считается исполненным, когда решены все постав­ленные в нем вопросы и дан если это необходимо, ответ кор­респонденту. После исполнения документ подшивается в соот­ветствующий наряд, на нем делается отметка об исполнении, если нет документа, к примеру, ответа, подтверждающего факт исполнения документа. Отметка об исполнении представляет собой краткую справку об исполнении, а также слова «в наряд» или «в дело», где этот документ будет храниться. Такая отметка делается на первой странице первого листа, а если там нет места — на его обороте,

Все исходящие документы регистрируются в Журнале исхо­дящей корреспонденции. На зарегистрированных в нем докумен­тах ставится номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру наряда (дела), в котором копия этого документа будет храниться. Корреспонден­ция отправляется по почте или через рассыльного. Рассыльный вручает документ адресату под расписку в Разносной книге.

Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет руководитель государственной нотариальной кон­торы и нотариус в конторе частнопрактикующего нотариуса.

Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В каждой конторе со­ставляется своя номенклатура, но ее основой является пример­ная номенклатура. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следую­щего года, В номенклатуре должны быть предусмотрены резер­вные номера на тот случай, если в течение года возникнет необходимость введения нового, не предусмотренного ранее на­ряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.

Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи, с чем хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения формируются в наряды. Документы, поступив­шие в нотариальную контору и связанные с оформлением на­следственных прав, подшиваются в соответствующие наслед­ственные дела. Если наследственное дело в течение года не закончено производством, оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит. При форми­ровании нарядов учитываются документы одного делопроизвод­ственного (календарного) года. Внутри наряда документы распо­лагаются в хронологическом порядке. Годовые планы и отчеты хранятся в нарядах того года, к которому они относятся по со­держанию, независимо от времени их составления. Черновики, проекты, а также документы, не имеющие отношения к наря­дам, в них не подшиваются.

5. Хранение дел в нотариальной конторе и нотариусом, занимающимся частной практикой. Учет и хранение докумен­тов в нотариальной конторе производится в соответствии с Ос­новными правилами постановки документальной части дело­производства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР и указаниями о сроках хранения докумен­тальных материалов судов, нотариальных контор и других уч­реждений юстиции.

Нотариальные документы и документы, на основании кото­рых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в течение десяти лет, а затем сдаются в государственные архивы.

На дела постоянного хранения составляются описи, кото­рые представляют собой перечень заголовков нарядов (дел) с включением необходимых сведений об их составе и содержании. Одновременно с подготовкой документов для хранения в нота­риальной конторе осуществляется отбор документов, подлежа­щих уничтожению. Отбор документов для уничтожения оформ­ляется актом.

При отборе документов для постоянного хранения и уничто­жения комиссия, создаваемая в нотариальной конторе из трех человек, руководствуется действующими правилами, инструк­циями Главного архивного управления, соответствующими ука­заниями Министерства юстиции. Уничтожение документов про­изводится после того, как описи на дела (наряды) постоянного хранения утверждены архивным учреждением.

Все документы до сдачи их в архив должны храниться в зак­рывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воз­действия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих со­хранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из нарядов не раз­решается. В исключительных случаях по требованию суда, про­куратуры, органов следствия и дознания в связи с находящими­ся в их производстве уголовными или гражданскими делами такое изъятие может быть произведено с обязательным остав­лением заверенной копии изъятого документа, составлением протокола выемки или запроса суда.

В случае расторжения договора отчуждения из архива кон­торы выдается правоустанавливающий документ продавцу (да­рителю), имевшийся у него до заключения расторгаемого дого­вора об отчуждении имущества.

По окончании года в нотариальной конторе производится под­готовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твер­дую обложку документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3—4 прокола. Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах уже была нумерация, но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новые ставятся рядом. В конце каждого наряда производится запись о количестве прошитых и прону­мерованных листов с подписью ответственного лица. На обложке наряда должен быть заголовок в соответствии с номенклатурой дел, другие необходимые надписи — о количестве листов, годе образования. Записи должны быть совершены четко, свето­стойкими чернилами или тушью.