Категория: Инструкции
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность офис-менеджера (наименование организации в родительном падеже) (далее - Общество).
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.
1.3. Офис-менеджер относится к категории руководителей и имеет в подчинении:
1.4. Офис-менеджер подчиняется непосредственно (наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже) Общества.
1.5. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.6. Офис-менеджер отвечает за:
- надлежащую организацию работы по обеспечению взаимодействия между подразделениями Общества;
- исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников аппарата управления;
- сохранность информации (документов), содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Общества;
- обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях аппарата управления.
1.7. В практической деятельности офис-менеджер должен руководствоваться:
- законодательством, нормативно-правовыми актами,
а также локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества, регламентирующими работу по организации управления и деятельность аппарата управления;
- Правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями руководителя Общества;
- настоящей должностной инструкцией.
1.8. Офис-менеджер должен знать:
- законодательство, нормативно-правовые акты по профилю деятельности Общества;
- организационную структуру общества, систему управления и порядок ее функционирования, ее профиль и специализацию, а также цель и стратегию развития;
- текущие и перспективные потребности общества в основных видах ресурсов, необходимых для обеспечения ее повседневной деятельности;
- задачи аппарата управления по обеспечению потребностей общества, ее возможности по решению указанных задач;
- методы комплексного анализа состояния дел в обществе, принципы антикризисного управления;
- современные теории менеджмента;
- передовой отечественный и зарубежный опыт менеджмента;
- состав и структуру управленческой документации общества;
- менеджмент (в объеме, требуемом для эффективного руководства аппаратом управления), деловой этикет, правила ведения деловой переписки по основным вопросам повседневной деятельности общества;
- средства вычислительной техники, коммуникации и связи;
- правила и нормы охраны труда.
1.9. В период временного отсутствия офис-менеджера его обязанности возлагаются на (наименование должности заместителя).
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Офис-менеджер обязан осуществлять следующие трудовые функции:
2.1. Возглавлять работу по обеспечению взаимодействия между подразделениями Общества, аппарат управления и уверенно руководить его деятельностью.
2.2. Создавать оптимальные условия для своевременного и качественного выполнения аппаратом управления возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком (регламентом) работы, схемой организационного взаимодействия.
2.3. Участвовать в работе по формированию стратегии развития Общества, определению ее основных направлений, ключевых мер по ее реализации.
2.4. Обеспечивать надлежащее оформление проектов документов планирования деятельности Общества, их представление на рассмотрение и утверждение руководителя Общества, последующее доведение документов до сведения соответствующих должностных лиц.
2.5. Обеспечивать взаимодействие между аппаратом управления и подразделениями предприятия (включая филиалы и представительства) посредством личного общения с руководителями подразделений, в т.ч. с использованием технических средств коммуникации.
2.6. Принимать меры к организации и поддержанию на должном уровне информационно-документационного обеспечения деятельности Общества, в том числе эффективное ведение деловой переписки, надежное хранение управленческой документации, оперативное исполнение документов и информационных запросов.
2.7. Руководить работой по совершенствованию и оптимизации технологии управления организацией (предприятием), в том числе в условиях кризиса.
2.8. Осуществлять лично и через подчиненных действенный контроль за состоянием деятельности подразделений Общества, их результатами и регулярно информировать об итогах контроля руководителя Общества, требовать от руководителей подразделений устранения выявленных в ходе контрольных мероприятий недостатков.
2.9. Консультировать руководителя организации, руководителей подразделений по актуальным и насущным вопросам практической организации управленческой деятельности.
2.10. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств аппарата управления в интересах выполнения им задач по предназначению.
2.11. Обеспечивать надежную защиту информации (документов), содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Общества.
2.12. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации, профессионального роста, развития деловой карьеры и должностного продвижения в соответствии с личными заслугами и уровнем квалификации.
2.13. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
2.14. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).
2.15. Создавать условия для внедрения и надлежащего функционирования передовых технологий управления, их последующего усовершенствования и оптимизации.
2.16. Руководить планированием и отчетностью по вопросам деятельности аппарата управления.
2.17. Руководить разработкой унифицированных форм документов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата управления, а также внутренних организационно-нормативных и нормативно-методических документов по вопросам управления.
2.18. Изучать, обобщать и применять в деятельности аппарата управления передовой отечественный и зарубежный опыт менеджмента.
2.19. Рассматривать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест аппарата управления и представлять их для принятия решения директору Общества.
2.20. Своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять должностным лицам с соответствующими полномочиями отчетную и иную документацию.
В случае необходимости офис-менеджер может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно по решению руководителя организации в порядке, предусмотренном законодательством о труде.
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в его компетенцию.
3.3. Давать распоряжения и указания подчиненным работникам и принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.
3.4. Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его функциональным обязанностям.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
4.1. Офис-менеджер несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных Законодательством РФ, и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя;
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач;
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях;
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы;
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам;
4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы офис-менеджера осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем - регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций;
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия - периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основными критериями оценки работы офис-менеджера являются качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
6. ПРАВО ПОДПИСИ
6.1. Офис-менеджеру для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.
«Планктон», «манагеры» - все эти нелицеприятные определения относятся к работе офисных работников. Но так ли бесполезна подобная работа? Офис-менеджер - кто это? Каков круг его обязанностей?
Офис-менеджер - кто это?Профессию офис-менеджера часто путают с профессией секретаря. Но различие между этими специальностями всё-таки есть. Итак, офис-менеджер - кто это?
Менеджер данного направления является офисным управленцем или администратором. Он регулирует офисную работу, являясь важным информативным звеном между сотрудниками и начальством, клиентами и сотрудниками и т.д.
Чем активнее деятельность той или иной организации, тем больше у нее проблем с ежедневными мелкими организаторскими делами и документацией. Их выполнение и обеспечивает офис-менеджер.
Он следит за тем, чтобы все текущие документы, а также приказы начальства были оформлены должным путем. При этом распоряжения руководящего состава должны быть вовремя донесены до сотрудников фирмы, все жалобы от посетителей должны быть приняты к сведению, а предложения сотрудников доведены до начальства.
Таким образом, делопроизводство, а также коммуникативные связи в компании частично ложатся на плечи офисных менеджеров.
Место работы и заработная платаОфис-менеджер необходим в любой компании, у которой есть офис, руководитель и хотя бы несколько сотрудников. В мелких организациях список обязанностей подобного специалиста значительно меньше, чем, например, в огромной корпорации. В большой компании офис-менеджеров может быть несколько, а каждый из них закреплен за своим отделом.
Выходит, что спрос на таких специалистов достаточно высокий и, возможно, будет еще расти. Но только вот перспективы карьерного продвижения практически нет. Особенно если, кроме офис-менеджемента, человек больше не владеет никакой профессией.
Ввиду того что обязанности не слишком сложные, конкуренция за одно рабочее место, по красней мере в России, достаточно высокая – 6 человек на вакансию. При этом зарплата по столичным меркам невысокая – 27 тысяч рублей.
В культурной столице – Питере – зарплата подобных работников ниже примерно на 5-7 тысяч, а конкуренция в разы выше. Чем дальше к периферии страны, тем меньше зарплата и больше претендентов на должность.
Необходимые личные качестваПоручения, которые получает офис-менеджер, как правило, нуждаются в срочном и оперативном выполнении. Поэтому от претендента на должность требуется, прежде всего, исполнительность, расторопность и пунктуальность. Также важна хорошая память и умение концентрироваться.
Человек, занимающий эту должность, должен быть доброжелательным и общительным, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании.
Офис-менеджер должен обладать грамотной и логически выстроенной речью, а также владеть деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч.
Полезные знания, вроде номера телефона хорошего электрика или службы доставки обедов, тоже не помешают. Ведь во многих компаниях порядок в офисе, а также сытость сотрудников контролируются тоже менеджером.
Необходимые навыки офис-менеджераДолжностная офис-менеджера инструкция утверждается генеральным директором компании. В разных компаниях она может отличаться по некоторым пунктам, но в целом ее основные положения не меняются. С рабочей инструкцией необходимо ознакомляться еще до подписания трудового договора, чтобы потом не сетовать на то, что выполнять те или иные обязанности не входило в ваши планы.
В общих положениях может быть указано:
Как правило, офис-менеджеры подчиняются генеральному директору. В подчинении у администраторов офиса находятся курьеры, водители, уборщицы и т.д.
Также в общих положениях может уточняться, работника с каким уровнем квалификации можно принимать на описываемую должность.
Прямые обязанностиСледующим пунктом в инструкции прописываются обязанности офис-менеджера.
Для резюме на соискательство вакансии часто претенденты выписывают в отдельную графу, какие обязанности они выполняли на предыдущей работе в офисе. Так работодатель получает больше информации о навыках претендента.
Какие пункты могут входить в непосредственные обязанности офис-менеджера?
В обязанности офис-менеджера может входить еще как минимум шесть видов работ. Но в каждой компании нагрузка на специалистов этой категории определяется индивидуально.
Права офис-менеджераЛюбая инструкция офис-менеджера включает в себя не только обязанности, но и права.
Это приблизительный свод прав, которыми обладает офисный менеджер. Они могут дополняться или сокращаться в зависимости от специфики учреждения.
ОтветственностьОфис-менеджер – профессия, которая также предполагает некую ответственность. Её объем и наказание за нарушение правил определяет каждый работодатель в индивидуальном порядке. Самые распространенные пункты, по которым несется ответственность, в должностных инструкциях выглядят примерно так.
Данная профессия имеет, как и многие другие, ряд достоинств и недостатков. Итак, какие плюсы работы ощущает на себе офис-менеджер?
Отзывы работников, которые трудятся на этом фронте, касаются, прежде всего, высокого спроса на данную профессию: получив определенный опыт работы в этой сфере, найти себе более высокооплачиваемое место не составляет труда. Те навыки административно-хозяйственной деятельности, которые приобретаются в процессе работы, актуальны в повседневной жизни. К тому же работа офис-менеджером позволяет развить свои коммуникативные навыки.
Среди минусов – повышенная психологическая нагрузка, которую испытывают сотрудники, ведь в течение одного рабочего дня приходится решать массу разноплановых вопросов. К тому же руководители, помимо прямых обязанностей, часто нагружают офис-менеджеров личными просьбами и дополнительными поручениями.
Где обучаться профессии?Офис-менеджер, кто это – ясно из вышесказанного. Однако где можно обучиться этой профессии?
Специального факультета, который готовил бы офис-менеджеров, нет ни в одном ВУЗе. Но нередко руководитель хочет, чтобы эту должность занимал человек с высшим образованием. Какого рода будет это образование, не всегда важно – главное, чтобы претендент был выпускником ВУЗа. В провинциальных городах на эту должность могут взять даже после 9 классов образования. Каждая компания решает в индивидуальном порядке, какой офис-менеджер ей требуется.
Больше всего работодателя будут интересовать другие характеристики кандидата:
Нельзя сбрасывать со счетов и коммуникативные навыки человека. Если по этим показателям всё в порядке – шансы получить работу возрастают.
УТВЕРЖДАЮ
__________________________
(Ф.И.О.)
Директор __________________________
(наименование предприятия)
1. Офис-менеджер относится к категории руководителей.
2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее профессиональное образование, специальную подготовку (курсы, классы, пр.) по направлению “Офис-менеджер”.
3. Офис-менеджер должен знать:
3.1. Устройство офиса и принципы его зонирования.
3.2. Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.
3.3. Методы стратегического и тактического планирования.
3.4. Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.
3.5. Принципы построение организационной структуры офиса.
3.6. Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.
3.7. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
3.8. Мотивационные методы и мотивационные стратегии.
3.9. Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.
3.10. Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.
3.11.Принципы организации снабжения офиса.
3.12. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
3.13. Основы бухгалтерского учета.
3.14. Деловой этикет.
3.15. Иностранный язык.
3.16. Техническое оснащение офиса.
3.17. Правила пользования оргтехникой.
3.18. Правила внутреннего трудового распорядка.
3.19. Основы трудового законодательства.
3.20. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4. Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
5. Офис-менеджер подчиняется непосредственно ___________________________________.
6. На время отсутствия офис-менеджера (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
Офис-менеджер:
1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).
2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
3. Разрабатывает “кодекс” поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).
4. Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
5. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).
6. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.
7. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.
8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др. проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
9. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.
10. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.
11. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
12. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
13. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
14. Организует:
— встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
— прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
— материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
15. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).
16. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.
17. Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.
18. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.
19. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
22. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).
Офис-менеджер имеет право:
1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.
6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
Офис-менеджер несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
С инструкцией ознакомлен: ___________________ _________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"__________ ____ г.
УТВЕРЖДАЮ
__________________________
(Ф.И.О.)
Директор __________________________
(наименование предприятия)
1. Офис-менеджер относится к категории руководителей.
2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее профессиональное образование, специальную подготовку (курсы, классы, пр.) по направлению “Офис-менеджер”.
3. Офис-менеджер должен знать:
3.1. Устройство офиса и принципы его зонирования.
3.2. Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.
3.3. Методы стратегического и тактического планирования.
3.4. Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.
3.5. Принципы построение организационной структуры офиса.
3.6. Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.
3.7. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
3.8. Мотивационные методы и мотивационные стратегии.
3.9. Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.
3.10. Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.
3.11.Принципы организации снабжения офиса.
3.12. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
3.13. Основы бухгалтерского учета.
3.14. Деловой этикет.
3.15. Иностранный язык.
3.16. Техническое оснащение офиса.
3.17. Правила пользования оргтехникой.
3.18. Правила внутреннего трудового распорядка.
3.19. Основы трудового законодательства.
3.20. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4. Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
5. Офис-менеджер подчиняется непосредственно ___________________________________.
6. На время отсутствия офис-менеджера (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
Офис-менеджер:
1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).
2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
3. Разрабатывает “кодекс” поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).
4. Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
5. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).
6. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.
7. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.
8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др. проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
9. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.
10. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.
11. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
12. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
13. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
14. Организует:
— встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
— прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
— материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
15. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).
16. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.
17. Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.
18. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.
19. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
22. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).
Офис-менеджер имеет право:
1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.
6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
Офис-менеджер несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
С инструкцией ознакомлен: ___________________ _________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"__________ ____ г.
Программа профессиональной переподготовки «Управление персоналом (Профессиональный стандарт)»
Очно-дистанционный курс профессиональной переподготовки Национального союза кадровиков и Московского технологического университета (МИРЭА) в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». Диплом государственного образца государственного университета о прохождении профессиональной переподготовки и удостоверение Национального союза кадровиков.
Сообщение об ошибке 404:
Страница не найдена по адресу http://www.kadrovik.ru Извините, но запрошенной вами страницы, http://www.kadrovik.ru, не существует на сайте " кадровый портал КАДРОВИК.РУ "
10 наиболее читаемых статей
Попробуйте перейти главную страницу: Вы может попробовать перейти на главную странизу сайта: кадровый портал КАДРОВИК.РУ И продолжить свой поиск оттуда.
© ВКК-Национальный союз кадровиков 2002-2016
Секретариат НСК тел. (495) 937 49 55
129164, Москва, а/я 23
e-mail: nsk@kadrovik.ru
При полном или частичном копировании материалов гиперссылка на страницу первоисточника обязательна.
веб-дизайн | оптимизация | продвижение
Время формирования страницы: 1475395376.5151 сек.